PKPOP@1Dash PUSAT KONSULTASI DAN PEMBANGUNAN ORGANISASI PENDIDIKAN
Pusat: Konsultasi dan Pembangunan Organisasi Pendidikan Bidang Inovasi: Penyampaian Perkhidmatan Kategori: Penciptaan Jenis: KIK Primer PKPOP@1Dash KUMPULAN: TechBond Gear Empat Warna: Penggerak Minda, Inovasi dan Teknologi Merah: Berani Mencuba dan Meneroka Idea Baharu Biru: Berfikir Secara Kreatif dan Terbuka Hijau: Meningkatkan Sinergi dan Kerja Sepasukan Kuning: Bertanggungjawab dan Beretika LOGO
Ahli Kumpulan TechBond PENYELARAS DOKUMEN PN. JUDITH EDDIE PENGURUS PROJEK EN. MUSLIMIN BIN PARMIN PEMBANGUN SISTEM DR. THILAGAM a/p GURUSAMY PEMBANGUN SISTEM DR. SALWATI BT. SHAFEE PENGURUS KANDUNGAN DR. NOORAZZAM SYAH BIN MOHAMED PENYELARAS DOKUMEN PN. NORMAZWIN BT. YAHYA PENYELARAS DOKUMEN EN. DHARMALINGAN a/l VYAPURY PEMBANGUN SISTEM PN. NOR HAZIMAH BT. ISMAIL PENGURUS KANDUNGAN DR. NOR HASMIDA BINTI MOHD NOR PENGURUS KANDUNGAN DR. BAVANI A/P NAGESWANAROW
DASHBOARD Pkpop@1Dash TAGLINE “Inovasi + one-stop-center + Kerja Sepasukan + Kepimpinan = Kejayaan” MISI Transformasi Perkhidmatan Berimpak Tinggi VISI Merealisasikan Penambahbaikan Berterusan Dalam Penyampaian Perkhidmatan Yang Cekap & Berkesan
LATAR BELAKANG PROJEK Institut Aminuddin Baki Kementerian Pendidikan Malaysia IAB sebagai sebuah institusi latihan kepimpinan & pengurusan pendidikan bagi membangunkan keupayaan pengurus dan pemimpin pendidikan di semua peringkat KPM memerlukan data latihan dengan kadar segera dan terkini. JUSTIFIKASI & RASIONAL Pusat Konsultasi dan Pembangunan Organisasi Pendidikan (PKPOP) LOKASI: Kompleks Pendidikan Nilai 71760 Bandar Enstek Negeri Sembilan Kesegeraan memperolehi data di hujung jari oleh Pengarah,Timbalan Pengarah Kanan Kluster Khidmat Latihan dan Ketua Pusat KPOP untuk keberadaan pegawai Pegawai gagal dihubungi maklumat & data tidak dapat diperolehi dalam kadar segera. Data dari Insyst IAB juga tidak lengkap. Solusi - Pengkalan data sehenti atau one stop centre @ DASHBOARD bertujuan untuk mengatasi masalah tersebut. Kaedah penyampaian lebih cepat & tepati secara real-time KUALA LUMPUR Bandar Enstek
PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN
SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN Perkaitan projek Signifikan Pembuktian Fungsi utama jabatan/organisasi Merancang dan mengawalselia program jabatan/pusat serta memastikan keberadaan dan pembangunan kompetensi staf PKPOP Kutipan data dan analisis secara dalam talian dan automatik serta ‘real-time’ Memenuhi kehendak pelanggan & pemegang taruh (stakeholder) Memudahkan pemantauan pihak pengurusan atasan bagi mengawalselia pelaksanaan program dengan lebih pantas Paparan Dashboard pelaporan secara individu, jabatan dan pusat Kaitan dgn agenda nasional Anjakan 8 - Mentransformasikan kebolehupayaan dan kapasiti penyampaian kementerian. Menggalakkan dan merangsang daya cipta selaras dengan Malaysia Madani. Memberi penekanan kepada aspek Karamah Insaniah melalui pembentukan adap, akhlak dan integriti sejajar dengan 7 teras KPM Kemudahan mengakses data pemeringkatan prestasi pada paparan dashboard Akses data lebih mudah dan pemeringkatan data mengikut jabatan dalam paparan dashboard Kaitan dgn keadaan & ekosistem semasa Menggalakkan budaya celik ICT dalam kalangan warga PKPOP dengan penggunaan ICT secara meluas iaitu input dan akses kepada data secara ‘real-time’ selain merealisasikan organisasi tanpa kertas (paper-free office) Mengakses data boleh dilakukan pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja selain menjimatkan kos
1. Pelaksanaan aktiviti latihan tergendala disebabkan peruntukan terhad 2. Kekurangan perjawatan dalam jabatan memberi kesan kepada aktiviti jabatan. 3. Pembangunan kompetensi pensyarah hanya terhad kepada individu tertentu 4. Kepelbagaian sistem maklumat pengurusan IAB menyebabkan proses mendapatkan maklumat dan membuat keputusan mengambil masa yang lama. 5. Tahap sumbangan penerbitan dari ahli pusat adalah sederhana. SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN Kenal Pasti Masalah
Bil isu/ masalah Keupayaan Kritikal 1 Pelaksanaan aktiviti latihan tergendala disebabkan peruntukan terhad 3 6 2. Kekurangan perjawatan dalam jabatan memberi kesan kepada aktiviti jabatan 3 5 3 Pembangunan kompetensi pensyarah hanya terhad kepada individu tertentu 5 5 4 Kepelbagaian sistem maklumat pengurusan IAB menyebabkan proses mendapatkan maklumat dan membuat keputusan mengambil masa yang lama. 9 9 5 Tahap sumbangan penerbitan dari ahli pusat adalah sederhana. 6 4 • Temubual Warga PKPOP Kenal pasti Masalah • Analisis Matriks Pemilihan Masalah SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN
• Temubual Warga PKPOP Kenalpasti Masalah • Analisis Matriks Pemilihan Masalah SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN Bil isu/ masalah Keupayaan Kritikal 1 Pelaksanaan aktiviti latihan tergendala disebabkan peruntukan terhad 3 6 2. Kekurangan perjawatan dalam jabatan memberi kesan kepada aktiviti jabatan 3 5 3 Pembangunan kompetensi pensyarah hanya terhad kepada individu tertentu 5 5 4 Kepelbagaian sistem maklumat pengurusan IAB menyebabkan proses mendapatkan maklumat dan membuat keputusan mengambil masa yang lama. 9 9 5 Tahap sumbangan penerbitan dari ahli pusat adalah sederhana. 6 4 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 0 1 2 3 4 6 7 8 9 10 Kritikal skala Keupayaan 1 2 3 4 5 Analisis data Matriks
Masalah: Kepelbagaian sistem maklumat pengurusan IAB menyebabkan proses mendapatkan maklumat dan membuat keputusan mengambil masa yang lama. Persoalan Jawapan Why Tidak ada maklumat data analisis kursus Why Tiada real-time data Why Akses data yang terhad di dalam sistem Insyst Why Sebarang maklumat perlu memohon daripada pegawai pentadbir sistem Insyst Why Tidak ada platform untuk pengumpulan data bagi aktiviti pusat 5 Whys CADANGAN UNTUK TUKARKAN JADUAL KEPADA BENTUK INFOGRAFIK
1. Akses data yang terhad di dalam sistem Insyst 2. Tidak ada platform untuk pengumpulan data bagi aktiviti pusat 3. Ketua Pusat tidak mengetahui keberadaan pegawai (tidak ada open access) 4. Sebarang maklumat perlu memohon daripada pegawai pentadbir sistem Insyst 5. Tidak ada maklumat data analisis kursus 6. Tiada real-time data SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN Latar Belakang Masalah
Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian DESIGN THINKING FASA PERTAMA : EMPATI PEGAWAI : Ketua Pusat Ketua Jabatan Pensyarah KAEDAH : Temubual Sumbangsaran
Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian DESIGN THINKING FASA KEDUA : TAKRIFAN Technique Unpacking and Point of View Analisa Tematik Penemuan 1. Akses data yang terhad di dalam sistem Insyst 2. Tidak ada platform untuk pengumpulan data bagi aktiviti pusat 3. Sebarang keputusan yang melibatkan data pensyarah dan latihan mengambil masa 4. Sebarang maklumat perlu memohon daripada pegawai pentadbir sistem Insyst 5. Tidak ada maklumat data analisis kursus 6. Tiada real-time data Sasaran • Menjimatkan masa analisis • Memudahkan data akses • Pusat pengumpulan data sehenti
DESIGN THINKING FASA KETIGA: Penjanaan Idea ● rujukan data alternatif kepada sistem sedia ada seperti HRMIS, Substitute INSYST dan idMe Combine •penggabungan semua jenis data pada satu tempat •Penggunaan one stop dashboard untuk pengumpulan data Adopt •Menggunakan Data studio Modify •Penggunaan google form untuk kehadiran mingguan pensyarah •Dashboard boleh digunapakai untuk data-data lain seperti data Put to another use latihan dan profil kepakaran pensyarah dan jabatan E ● Menggugurkan laporan harian kepada kehadiran mingguan liminate •Susun semula kandungan data dalam dashboard bagi Reverse memenuhi keperluan jabatan dan pusat Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian Boleh juga tukarkan kpd bntuk infografik
Tambah teknik 5w1H sbg tindakan penyelesaian .. setelah SCAMPER
Kawalan Sistem Pergerakan Staf (SPS v1) Kawalan Sistem Pergerakan Staf (SPS v2) Dashboard PKPOP@1Dash DESIGN THINKING FASA KEEMPAT: Prototaip Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian Low Fidelity High Fidelity
FASA KEEMPAT: Prototaip Sistem bermula dengan pemantauan pergerakan staf PKPOP dan akhirnya dikemaskini menjadi dashboard PKPOP
FASA KEEMPAT: Prototaip
DESIGN THINKING FASA KELIMA: Pengujian Ujian Alpha Ujian dalam kalangan ahli pasukan, pakar kandungan dan IT, 100% pakar berpuas hati Ujian Beta Ujian dalam kalangan pengguna : pensyarah-pensyarah pusat dan ketua-ketua jabatan 96% peserta berpuas hati Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian
DESIGN THINKING https://tinyurl.com/pkpopsite Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian
PENETAPAN SASARAN OUTCOME
PENETAPAN SASARAN OUTCOME Kesan Jangka Pendek Semasa Sasaran Jangka masa pengumpulan data keseluruhan 3 bulan 15 saat Jangka masa untuk menganalisa data 1 hari 1 minit Sumber manusia untuk memproses dan analisis data 1 orang Tiada Pemantauan sumber manusia 4 KJ+ 1KP (5 orang) 1KP (1 orang) Peratus penggunaan ICT / Gajet 70% 90%
SASARAN IMPAK PENGGUNA Pelanggan Dalaman Pengurusan KP & KJ KPOP 5 orang Pelanggan Dalaman Staf KPOP 28 orang Proses pemantauan pihak pengurusan & tindakan penambahbaikkan @ pembetulan adalah PANTAS, MUDAH & TEPAT,
KEBERHASILAN PROJEK
KEBERHASILAN PROJEK (Outcome) Kesan Jangka Pendek Sebelum Selepas Sasaran Petunjuk Prestasi Jangka masa pengumpulan data keseluruhan 3 bulan 10 saat 15 saat Melepasi Sasaran Jangka masa untuk menganalisa data 1 hari 30 saat 1 minit Melepasi Sasaran Sumber manusia untuk memproses dan analisis data 1 orang Tiada sumber manusia yang diperlukan Tiada sumber manusia yang diperlukan Menepati sasaran Pemantauan sumber manusia 4 KJ+ 1KP (5 orang) 1KP (1 orang) 1KP (1 orang) Menepati sasaran Peratus penggunaan ICT / Gajet 70% 100% 90% Melepasi Sasaran
Nilai Tambah •Analisa KPI secara automatik • Pembangunan sistem percuma dan mudah •Interaktif
IMPAK PROJEK ● Mengurangkan kos pembelian kertas oleh pihak IAB bagi kegunaan Pusat KPOP. Penjimatan kos untuk pembelian kertas boleh disalurkan untuk tujuan dan sumber lain ● Ke arah organisasi tanpa kertas (paper-free office) ● Pengurangan penggunaan sumber manusia bagi mengumpul dan menganalisis data boleh disalurkan kepada tugas-tugas lain seperti pembangunan modul baharu dan peningkatan kompetensi staf Pusat KPOP ● Meningkatkan tahap integriti staf Pusat PKPOP ● Meningkatkan tahap celik ICT dalam kalangan staf Pusat KPOP ● Berupaya mendorong pusat lain / cawangan di IAB untuk menyediakan dashboard seperti ini
Potensi Pengembangan Inovasi Perkongsian Dashboard PKPOP@1Dash kepada Pusat Pentaksiran dan Pembangunan Bakat
POTENSI TAHAP REPLIKASI Pelanggan Dalaman Pengurusan Tertinggi & warga IAB Induk Pelanggan Dalaman Pengurusan Tertinggi & warga IAB seluruh Malaysia Pengurusan Tertinggi & warga KPM Proses pemantauan pihak pengurusan & tindakan penambahbaikkan @ pembetulan adalah MUDAH , CEPAT & TEPAT,
Pautan Projek Inovasi https://tinyurl.com/pkpopsite
Terima kasih