AS-10-11-002 Guía de Alfresco

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AS-10-11-002 2016-06-3

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Guía rápida para el uso del Gestor de Contenido
Empresarial (Alfresco)

Revisó: Francisco Hidalgo V. Aprobó: Warner Carvajal L.

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Tabla de Contenido

1. Propósito....................................................................................................................4
2. Alcance......................................................................................................................4
3. Definiciones...............................................................................................................4
4. Fundamento Normativo.............................................................................................5
5. Condiciones Generales.............................................................................................5

5.1 El Gestor de Contenido Empresarial (Alfresco).....................................................5
5.2 Información que se administrará en el Gestor de Contenido Empresarial

(Alfresco)................................................................................................................6
5.3 Ventajas de la Gestión Documental administrada a través de un Sistema de

Gestión Documental o un ECM (Enterprise Content Management):....................6
5.4 Funciones con que cuenta el sistema:..................................................................7
5.5 Roles para usuarios y grupos................................................................................8
6. Contenido.................................................................................................................10
6.1 Cómo ingresar a Gestor de Contenido Empresarial (Alfresco)...........................10
6.2 Edición de su perfil..............................................................................................12
6.3 Menú de Inicio.....................................................................................................15
6.4 Mis Ficheros........................................................................................................15
6.5 Ingreso a Sitios Específicos................................................................................17
6.6 Ingreso a la Biblioteca Digital..............................................................................21
6.7 Creación de carpetas y subcarpetas...................................................................23
6.8 Cómo subir información.......................................................................................29

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6.9 Ejecución de búsquedas.....................................................................................33
6.10 Cerrar Sesión......................................................................................................41
7. Elaboración..............................................................................................................49
8. Centro de documentación que oficializa..................................................................49

1. Propósito

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Esta guía tiene la finalidad de orientar a los usuarios que utilizan el Gestor de
Contenido Empresarial (Alfresco), en su uso, para administrar su documentación en
formato electrónico y digital.

2. Alcance

Todos los usuarios de la Empresa que trabajen con el Gestor de Contenido
Empresarial (Alfresco).

3. Definiciones

ECM Enterprise Content Management, es el nombre por el cual también
Gestor de se le conoce al software de Gestión de Contenido, además son las
Contenido estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar,
Empresarial gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos
relacionados con los procesos organizativos.
Wiki
Aplicación que permite el trámite, conservación, publicación y
PDF trabajo sobre documentos electrónicos ya sean documentos
escaneados o que se hayan creado originalmente en digital.

“Una wiki es un sitio web que permite a todos acceder y participar;
se pueden crear o editar fácilmente contenidos sin precisar
ninguna herramienta técnica. Lo único necesario es un ordenador
con conexión a Internet. Una wiki está siempre en revisión
constante. No hay un único autor; todos participan, o pueden
participar, aportando información de forma colaborativa.”
http://www2.uned.es/un_mundo_por_aprender/contenidos/bloque
%20II/wiki.pdf

Es un formato de documento portátil (PDF) es un formato de
archivo utilizado para representar e intercambiar documentos de
forma fiable, independiente del software, el hardware o el sistema
operativo. Es un estándar abierto y oficial reconocido por la
organización Internacional para la estandarización (ISO). Los
archivos en formato PDF pueden contener vínculos y botones,
campos de formulario, audio, video y lógica empresarial. También
pueden firmarse electrónicamente y se visualizarán fácilmente con
el software gratuito de Adobe Reader.
https://acrobat.adobe.com/la/es/why-adobe/about-adobe-pdf.html

“Los archivos Zip (.Zip o .zipx) son archivos individuales, algunas
veces llamados "ficheros", que contienen uno o
más archivos comprimidos. Los archivos Zip facilitan

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Archivo ZIP agrupar archivos relacionados y transportarlos, enviarlos por
correo electrónico, descargar y almacenar datos y software de
CIFS forma más rápida y eficiente.” www.winzip.com/es/aboutzip.html
WebDAV
URL “CIFS (Common Internet File Sistem):CIFS es una versión
mejorada de SMB (Microsoft Server Message Block), protocolo de
red que permite compartir archivos entre nodos de una red.”
https://www.adictosaltrabajo.com/tutoriales/alfresco-accediendo-al-
repositorio/

La URL es la ruta que se encuentra en la caja de texto ubicada en
la barra de navegación del navegador, sirve para ubicar de manera
precisa en un servidor, cualquier recurso: una imagen, un video o
una página web.

aprendeenlinea.udea.edu.co/boa/contenidos.php/.../18/1/contenido/

4. Fundamento Normativo

AS-10-12-003 Manual de Gestión Documental

5. Condiciones Generales

5.1 El Gestor de Contenido Empresarial (Alfresco).

Alfresco es una herramienta que le permitirá la gestión de grandes cantidades de
información almacenadas en forma de documentos.

La combinación de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una
base de datos, permite el acceso rápido a la información contenida en los
documentos o cualquier otro tipo de formato como imágenes, vídeos, entre otros.

Un gestor documental permite compartir la información contenida en los
documentos que son creados, editados y dispuestos por sus usuarios. Provee de
mecanismos que posibilitan la colaboración y todo lo que ello conlleva:
organización del repositorio de documentos, gestión de los usuarios y permisos
para el acceso a los documentos y para la modificación de estos, control de
versiones y búsquedas de los mismos.

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5.2 Información que se administra en el Gestor de Contenido Empresarial
(Alfresco)

Contendrá los recursos de información documentales dispuestos en archivos de
diferente tipo y formato (documentos electrónicos generados por herramientas de
ofimática, PDF's, formularios electrónicos, planos, fotos, videos, etc.) que son del
interés y giro del negocio y que junto a los datos manejados por los sistemas de
información formales, conforman el conocimiento del negocio.
Es por lo anterior que la gestión de estos contenidos se convierte en la clave
fundamental para la continuidad del negocio y protección de su memoria
empresarial.

5.3 Ventajas de la Gestión Documental administrada a través de un Sistema de
Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management):

 Fácil de usar.

 Captura de la información en forma sencilla.

 Búsquedas ágiles a través de índices generados automáticamente.

 Incremento en la productividad.

 Gestión avanzada de búsquedas de documentos.

 Mecanismos de seguridad en la gestión de documentos.

 Carga y descarga de archivos mediante diversos protocolos (CIFS
y WebDAV).

 Continuidad operativa.

 Reducción a cero del tiempo en el ingreso de metadatos. Esto al
extraer información del contenido del documento y utilizarla para
identificar, describir y distinguir un documento en forma automática,
economizando tiempo en su ubicación.

 Hacer llegar la información a quién la necesita: puede ser enviado
en forma automática o semi-automática ya sea a través de un flujo

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del documento o, a través de compartirlo vía una url en el correo

 Manejo de versiones de un documento: puede almacenar varias
versiones de un mismo documento identificando los cambios
realizados en cada versión del mismo.

 Permite el almacenamiento, recuperación, edición, consulta y la
conservación de los documentos.

 Gestiona el ciclo de vida de los contenidos, esto al crear, compartir,
gestionar, versionar, aprobar, publicar, almacenar e implementar
flujos de trabajo con los documentos.

 Cuenta con un pre visualizador: que permite ver documentos en
formato PDF, Microsoft office, Libre Office, Open Office entre otros.

 Relacionar documentos, para que al localizar el documento principal
pueda visualizar los documentos vinculados o asociados con este.

 Firmar documentos. Por medio del complemento instalado Libre
Firma, el usuario puede firmar sus documentos almacenados en el
Gestor Documental, sin tener que descargarlos y volverlos a subir
al repositorio.

5.4 Funciones que le habilita la herramienta

 Gestor Documental.
 Gestor de Expedientes.
 Gestor de Conocimiento.
 Gestor de Contenido Web.
 Almacenamiento de imágenes.
 Metadatos para búsquedas complejas.
 Almacenamiento centralizado de la información como de muestra

en la siguiente imagen:

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5.5 Roles para usuarios y grupos

La gestión de usuarios y grupos de usuarios son tareas restringidas al Administrador del
Gestor de Contenido, por lo que en este apartado hablaremos solamente de los roles de
los usuarios y lo que el usuario puede hacer según su rol.

Un rol es el papel que juega un usuario en un determinado espacio, es decir, los
privilegios que posee para realizar acciones dentro de ese espacio. Inicialmente Alfresco
presenta 5 roles que se muestran en la siguiente tabla:

Lector
Editor
Contribuyente
Colaborador
Coordinador

xx x x x Ver todos los espacios y contenidos
x x x Edita y actualiza contenido

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x x x Añade nuevo contenido
x x x Edita propiedades

x Invita a otros
x Toma posesión

Un usuario puede tener roles en un espacio o carpeta determinada, aunque como se
observa en la tabla, el rol de Coordinador permite todas las acciones posibles y por
tanto, engloba a los demás roles.

El rol que juega un usuario en un determinado espacio se propaga a los espacios que
dependen de él (herencia), a no ser que se indique lo contrario en la gestión de usuarios
de los espacios descendientes.
La gestión de usuarios y roles sobre un determinado espacio o carpeta, es una tarea
del usuario administrador.

Según el rol que tenga el usuario, este podrá crear, subir, modificar, versionar, eliminar,
mover, sincronizar en la nube, ejecutar flujos de trabajo, además de realizar acciones adi -
cionales con los archivos tales como las que se muestran en la siguiente imagen.

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Según su rol, el usuario también podrá realizar acciones adicionales como es el caso de
borrar, subir, mover y eliminar carpetas.
6. Contenido

6.1 Ingreso al Gestor de Contenido Empresarial (Alfresco)
Para acceder al aplicativo, se ha dispuesto en Recopenet http://recopenet/, un
icono que le llevará a la aplicación como se muestra a continuación:

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a. Para acceder esta aplicación solo debe dar un clic en el icono que dice:

b. En el siguiente cuadro de diálogo el sistema le solicitará las credenciales, mis-
mas que usted utiliza en la red para ingresar a su equipo de cómputo, como
se le muestra a continuación:

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Si en alguna oportunidad no puede acceder a la aplicación, por favor elabore un ticket
en la Plataforma de Servicios TIC o comuníquese a la extensión 3504 donde los
operadores del Centro de Datos le gestionarán el incidente.

Al registrar sus credencias de Nombre de Usuario y Contraseña, el aplicativo le
permitirá ingresar a la Página de Inicio

6.2 Edición de su perfil
Al acceder la página principal de Alfresco, es recomendable que usted edite su perfil de
usuario.
Donde aparece el nombre de su usuario dé un clic y proceda actualizar sus datos, para
esto es importante que realice los siguientes pasos.

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Active aquí la opción de perfil

a) Establecer su estado

Alfresco tiene características de red social lo que permite al usuario colocar un mensaje,
que será visualizado por el resto de la comunidad cuando sea localizado por otro usuario
dentro del sistema. Este mensaje lo puede colocar al darle clic a la opción de editar perfil,
como se muestra a continuación.

b) Perfil de Usuario
En este apartado se realizan las actualizaciones de datos relacionados con el usuario.
Al dar clic en la opción de editar perfil, se le desplegará la siguiente pantalla que usted
podrá modificar y agregar sus datos.

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A continuación se muestra un ejemplo de los datos básicos, que deben se actualizados y
guardados por el usuario.

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6.3 Menú de Inicio
Al ingresar al Gestor de Contenido Empresarial Alfresco usted verá una página con diver-
sas funcionalidades, las cuales se describen a continuación:

6.4 Mis Ficheros
Esta opción se encuentra en la barra de menú, tal como se muestra a continuación:

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La opción de Mis ficheros permite crear carpetas y subcarpetas donde podemos guardar
la información de los documentos con que el usuario trabaja habitualmente.
Esta funcionalidad es muy importante pues permite sustituir la acción de tener que
guardar la información en los discos duros del computador de trabajo o cualquier otro dis -
positivo externo que acostumbre utilizar para este fin. Así la información de trabajo diario
quedará resguardada y respaldada en Alfresco.
Es muy importante tener presente que si Usted sigue la recomendación anterior, esto le
permitirá cuando su computador se dañe o no lo tenga disponible, no correr el riesgo de
perder información o esperar a que le revisen o reparen su equipo, sino, que solo deberá
buscar otra computadora y acceder Alfresco y continuar trabajando.

a. Ficheros Compartidos

En la opción de Ficheros compartidos, se encuentra toda la información que la organi-
zación considera totalmente pública y de interés para todos los funcionarios de la Empre-
sa.
En este apartado la información está organizada por carpetas sin requerir unirse a un si-
tio en particular, aquí puede encontrar una serie de carpetas dispensadas con informa -
ción general de su interés. Puede encontrar entre otras cosas, información sobre la Nor-
mativa Empresarial, la Legislación Costarricense, la Gaceta, entre otras.

Esto lo observamos en la siguiente imagen:

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6.5 Ingreso a Sitios Específicos.
Existen tres tipos de sitios en el Gestor de Contenido Alfresco:

 Sitios públicos: son los sitios que permiten acceso a todos los funcionarios de la
Empresa por el tipo de información que administran y comparten a nivel empre-
sarial.

 Sitios medianamente privados: pueden ser encontrados al realizar una búsque-
da libre y el usuario se une al sitio o bien solicita unirse.

 Sitios Privados: al sitio privado el usuario debe esperar una invitación de unión al
sitio.

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Ingreso a un sitio específico:

Para ingresar a un sitio en el Gestor de Contenido al que pertenece o solicitó unirse,

debe seleccionar el sitio en la pestaña "Sitios", o seleccionar el nombre del sitio donde

desea ingresar, como por ejemplo el sitio de la Dirección de Tecnología Informática, que
lo puede ubicar como se le muestra en la siguiente imagen:

Adicionalmente en la pestaña de sitios, se pueden observar los sitios que usted ha visita-

do recientemente en el apartado de "Sitios recientes" o puede tener la opción de in-
gresar a otros sitios por medio de accesos directos de "Mis Sitios", o visualizar los Si-

tios Favoritos, como se le muestra a continuación:

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Para ingresar al sitio de interés solo debe dar un clic en el menú de "Sitios Recientes"
para seleccionar el nombre del sitio al que dese ingresar:

Posicionarse en el nombre del sitio al que quiere acceder y de un clic. Si aún no ha ingre-
sado a ningún sitio debe acceder el mismo menú para luego seleccionar la opción de
Buscador de Sitios, que lo llevara a la siguiente pantalla:

De un clic en la opción de buscar para que se le despliegue todos los nombres de los si -
tios a los que puede acceder, posiciónese en el Sitio donde desea ingresar y de doble
clic.

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Una vez ingresado a la página de inicio del sitio, por ejemplo Dirección de Tecnología In-
formática, podrá navegar por los diferentes paneles que conforman el sitio.
Los sitios pueden contener enlaces a documentos o carpetas del mismo sistema o, enla -
ces a sitios externos de importancia para la unidad organizacional dueña del sitio.
También puede encontrar visores de videos y documentos, viajar a través de la Wiki, así
como ver el contenido de la biblioteca documental del sitio visitado y del que se forma
parte tal como ilustra la siguiente imagen.

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6.6 Ingreso a la Biblioteca Digital
En el menú del sitio en el que usted desee trabajar ingrese a Biblioteca Digital

Verá una estructura de carpetas en las que se almacenan los diversos expedientes para
la administración de la información, tal como se muestra a continuación:

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Y dentro de estas carpetas se podrán tener todas las subcarpetas necesarias por la uni-
dad dueña del sitio.

6.7 Creación de carpetas y subcarpetas

El sistema le permite confeccionar la cantidad de carpetas y subcarpetas que el usuario
necesite. Cada carpeta puede tener una administración de permisos particular, esto

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significa, que el administrador del sitio puede darle permisos a diversos usuarios para
que puedan ver, tener acceso a la información de esa carpeta y darle tratamiento a esta
y sus subcarpetas.
Sólo tenga presente que lo que le es permitido hacer, ya ha sido definido por el
administrador del sitio y por tanto, algunas opciones podrían estar desactivadas para
Usted.

Para la creación de una carpeta o subcarpeta, se deben ejecutar los siguientes pasos.
a) Ingrese al sitio donde desea trabajar

b) Ingrese a la opción de Biblioteca Digital

c) Si desea crear una carpeta, vaya al submenú que se le muestra en la parte su-
perior:

a) Seleccione la opción de crear
b) De un clic sobre la opción de Carpeta

c) Se le desplegará la siguiente caja de dialogo

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Llene los siguientes campos para la nueva carpeta:

a) Nombre: en este apartado usted podrá incluir el nombre con el
cual se identificará la carpeta.

b) Título: en este campo incluirá cualquier otro título que le ayude
a identificar la carpeta.

c) Descripción: ingrese aquí el detalle de los contenidos que incluirá
la carpeta ayudando posteriormente a poder

clasificar la información.

d) Guardar: De un clic en la opción de guardar para que concluya
la creación de su carpeta

Nota: Recuerde revisar el Manual de Gestión Documental que le dará pautas de cómo
realizar el trabajo en la confección de carpetas en el Gestor de Contenido Alfresco

Veamos un ejemplo de la creación de varias carpetas y subcarpetas:

Tenemos a manera de ejemplo la carpeta "Archivo de Gestión" y dentro de esta se ob-
serva la subcarpeta con el nombre 2014 (lo cual corresponde al año 2014) y dentro de
esta otra subcarpeta 111100 Junta Directiva y así sucesivamente, como se muestra a
continuación:

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Archivo de Gestión
2014
111100 Junta Directiva
111101 Secretaria de Actas
1121100 Auditoria Interna
131100 Presidencia
131104 Contraloría de Servicios
133100 Dirección de Planificación

Podemos observar que son carpetas y subcarpetas creadas de acuerdo a la necesidad
de cada usuario y al manejo del expediente tipo mixto o electrónico que quiera adminis-
trar en el Gestor de Contenido Empresarial.

De igual forma lo podemos ver en esta otra imagen:

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Confección de la estructura de carpetas
Como complemento de lo anterior, la estructura de carpetas funciona igual que la
estructura de carpetas que usted crea en su disco duro para almacenar información, esto

permite organizar los elementos del sistema de manera jerárquica, generando una or-
ganización de los documentos y espacios adecuados a los requisitos del usuario.
El repositorio en el Gestor de Contenido Alfresco se estructura en forma de árbol, esto a
partir de la primera carpeta y todas las carpetas necesarias de acuerdo al requerimiento
del usuario, como se muestra en el siguiente ejemplo:

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Una vez creada cada carpeta usted podrá utilizar la funcionalidad de Editar propiedades,
moviendo el mouse hacia la parte derecha de la carpeta requerida, lo cual le permitirá:

Descargar como .Zip: Le permite tomar toda la información que contiene la carpeta y
pasarla a un archivo .Zip si así lo requiere.

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Copiar a: Si desea copiar otra carpeta igual en otro sitio o dentro del
Mover a: mismo sitio pero en otra carpeta.

Esta opción le permitirá mover la carpeta a otra sección del sitio

donde considere conveniente o incluso lo puede pasar hacia
otro sitio donde usted cuente con los permisos para ejecutar
esta opción

Eliminar la carpeta: Esta funcionalidad le permitirá la opción de eliminar carpetas si
su rol dentro del sistema así se lo permite

Administrar permisos: El usuario podrá con esta opción dar permisos para que la
carpeta sea pública o privada.

Editar propiedades: Permite modificar los datos asignados al nombre, título o
descripción de la carpeta puede volver a cargarlos y modificar
todo lo que necesite al activar esta funcionalidad.

Con lo anterior el usuario podrá tener un árbol de carpetas como a lo que esté acostum -
brado a trabajar en su computador.

6.8 Subir información dentro de cada carpeta.
Cuando ingrese al Gestor de Contenido Empresarial Alfresco realice los siguientes pa-
sos:

 Ingrese a la carpeta que haya creado o sobre la cual tiene derechos
 Vaya a la parte superior de la pantalla y encontrará el siguiente menú de opciones:

Active el botón que dice , se le desplegará la siguiente opción de subir archivos

según se muestra a continuación:

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De un clic en la opción de
Y se le desplegará el explorador de archivos de su equipo, para que pueda buscar y se -
leccionar los archivos requeridos:

Al realizar la selección de archivos, puede hacerlo en forma individual o grupal y sin im -
portar el tipo de archivo se le desplegará la siguiente pantalla:

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Para el ejemplo expuesto sólo se podrán subir archivos y no carpetas completas desde
la estación de trabajo del usuario.
Si desea subir carpetas completas con información, contacte con el administrador del
servicio Alfresco en la DTI para que le instruya y le defina una unidad de red en su equipo
para ligarla al sitio en el que desea depositar las carpetas completas.
En el proceso de subida de archivos, el sistema presenta un informe sobre el porcentaje
de subida por archivo y cada archivo concluido toma el color verde cuando este finalizó
con éxito y, color naranja si ocurrió algún error.
Para cada archivo almacenado, el sistema genera una imagen en miniatura para distin-
guir cada archivo. Esta imagen puede ser por tipo de archivo o bien, puede ser que gene -
re una imagen de la primera página del documento tal es el caso de los archivos PDF
como se muestra a continuación:

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O puede visualizarse como se ilustra a continuación:

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Alfresco cuenta con un pre visualizado, que permite ver documentos PDF, Microsoft Offi-
ce, Libre Office, Open Office, pero su potencial es mayor con archivos PDF utilizando el
navegador Web.

6.9 Ejecución de búsquedas.
En la parte superior derecha de la pantalla encontrará la opción que dice:

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Escriba en el espacio que se le brinda el nombre del documento que desea buscar o, el
tema del documento que necesita ubicar o, varias palabras por las cuales cree que pue-
de identificar el documento.

Por ejemplo, como se le muestra a continuación donde se está ingresando la búsqueda
de las palabras Código Notarial y se le despliega lo siguiente:

También lo podemos observar en este ejemplo:

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Luego puede dar doble clic en la opción donde dice Código Notarial para ir directamen-
te al documento de interés.

Otro ejemplo es la búsqueda con una palabra, por ejemplo reglamentos

Búsqueda por varias palabras, por ejemplo contratación administrativa

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Cuando necesite realizar una búsqueda de un documento al que le conoce el nombre
exacto realice los siguientes pasos para ubicarlo:

En la opción de incluya el nombre de la información que de-

sea ubicar. Como por ejemplo: reglamentos y obtendrá el siguiente despliegue de infor-

mación:

Si el documento se encuentra en esta lista solo deberá seleccionar con un doble clic el
nombre del documento que está buscando.
Asociación de documentos.

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Por medio de una extensión al software de Gestión de Contenido Alfresco, se logra la
función que permite relacionar documentos. Esta relación se realiza en una vía, es decir;
el archivo que agrega las relaciones es quien tiene el control en la asociación y no quien
recibe la asociación. Cabe indicar que a diferencia del software de base Alfresco que es
multilenguaje, esta extensión únicamente se presenta en idioma inglés.

Para realizar una asociación de documentos siga lo siguientes pasos:

Primero seleccione el archivo que requiere tener archivos asociados y en el menú de la
derecha seleccione la opción “Más” para que se despliegue Manage Associations

Seguidamente aparece la ventana en donde se inicia la búsqueda de los archivos que
serán asociados. Presione el botón “Select Association...”

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En este momento el usuario debe seleccionar el sitio documental en donde se encuentra
el o los archivos a relacionar o asociar. Es importante señalar que el usuario solo puede
seleccionar archivos de sitios en los que es miembro o de su repositorio, es decir, “Mis Fi -
cheros”

Posterior a seleccionar el sitio documental, hay que identificar la carpeta en donde se en -
cuentra el documento. Todos los sitios tienen una carpeta base en donde se encuentran
las subcarpetas creadas por usuarios que son miembros del sitio, la cual se llama “ do-
cumentLibrary”.

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Al hacer clic en esta carpeta se desplegará la siguiente pantalla, en la cual se ven las
otras carpetas creadas en sitio.

Una vez dentro de la carpeta, se selecciona el o los archivos a relacionar, usando el bo-
tón para agregar a la lista de elementos seleccionados.

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Al finalizar la selección de los archivos la lista toma un aspecto como el siguiente.

Si la lista de archivos está completa presione la opción de “Aceptar” para completar la
asociación. Esta debe ser almacenada en la base datos presionado el botón de “Guar-
dar” o “Save as” si el lenguaje de la interface al usuario está en inglés.

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Al guardar la selección anterior de documentos asociados, el documento principal pre-
senta la imagen de documentos adjuntos

Si realiza una visualización del documento puede ver directamente los documentos aso-
ciados en el apartado de “ Manager Associations”

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Para poder ver los documentos asociados solamente se necesita dar clic sobre el nom-
bre del documento y este se abre en la vista de pre visualización.

6.10 Como firmar digitalmente documentos desde el Gestor Documental
Empresarial (Alfresco)

Utilizaremos la aplicación de Libre Firma para firmar documentos desde el Gestor de
Contenido Empresarial (Alfresco), los formularios por su naturaleza no se firman desde
aquí.

Vamos a realizar las siguientes acciones para poder firmar un documento con la
herramienta de LibreFirma desde el Gestor de Contenido Empresarial (Alfresco).
Lo primero es subir los documentos para ser firmados en la carpeta destinada para este
fin por su persona.

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Veamos el ejemplo del siguiente archivo:

Tenemos el archivo con el nombre de: modulovda-final.pdf, como se muestra en la
imagen.

De un clic en el menú de la derecha, para visualizar la opción de Editar propiedades,
como se muestra en la siguiente imagen:

De doble clic en la opción de:

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Al presionar esta propiedad se descarga un archivo (solo en el navegador de Google Ch-
rome se ejecuta de esta forma, para los navegadores de IE y Mozilla se realiza de otra
forma)

Se le descargara el archivo titulado: Ifws(7).jnlp

Una vez descargado el archivo se deben
realizar las siguientes acciones:

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1. Hay que ejecutarlo haciendo clic sobre el recuadro que dice ejecutar para que se
instale el aplicativo de Libre Firma.

2. Se ejecuta este aplicativo y unos segundos después aparece la opción de PIN
para que ingrese el PIN correspondiente del certificado.

Ahora se tienen las opciones de Identidad donde se muestra su nombre, las propieda-
des y la opción de ubicación para realizar la firma de este documento.

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En la opción de Propiedades se indica la razón de la firma, el lugar y el contacto.

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En la opción de Ubicación se elige la página y la ubicación.
También se puede personalizar la imagen con la rúbrica de la persona.
No olvide si usted es la última persona que debe firmar el documento el darle un clic en la
opción de e impedir más firmas.

Como se muestra en la siguiente imagen:

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Una vez firmado aparece la indicación respectiva

Al refrescar el navegador con F5, aparece el documento anterior y la versión firmada con
nombre modificado agregándole la palabra firmado, como lo vemos a continuación.

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Al realizar una consulta en el detalle del documento se puede ver lo siguiente para la fir -
ma, en donde se ven los firmantes y las versiones anteriores sin la firma ejecutada o bien
la versión anterior firmada.

En este visor no es posible ver la firma como tal, para verlo se requiere ver documento en
Adobe Reader.

6.11 Cerrar Sesión
Es importante que cada vez que termine de utilizar la funcionalidad del Gestor de Conte-
nido, debamos salir totalmente de Alfresco, esto seleccionando la opción de Cerrar Se-
sión que puede encontrarla en la parte superior donde aparece su nombre. Sólo debe
seguir los pasos que se le indican a continuación:
Vaya a la parte superior derecha de la pantalla del sistema e identifique donde se en -
cuentra su nombre tal como se le muestra en la siguiente imagen. De un clic y se le abri -

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rá una serie de menús en los cuales podrá ver la opción de cerrar sesión. De un clic so -
bre esta opción y estará fuera de la aplicación.

Se recomienda no usar la "X" en el extremo superior derecho de la pantalla, tal como
usualmente cerramos las páginas Web, debido a que además de cerrar la aplicación de
Alfresco se cerraran automáticamente todas las aplicaciones que tengamos abiertas con
Google Chrome.

7. Elaboración
Ana María Alfaro L
Alfonso Ureña N.

8. Centro de documentación que oficializa
Centro de Documentación Administración Superior.

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