MINIT MESYUARAT MKSP PERTAMA 28 APRIL IPGKGAYA terkini jun 2021

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) BAGI SISTEM
PENGURSAN ORGANISASI PENDIDIKAN ISO 21001:2018 (EOMS) INSTITUT

PENDIDIKAN GURU KAMPUS GAYA
BILANGAN 1/2021

Tarikh : 28 April 2021

Masa : 8.00 pagi
Platform : Google Meet (https://meet.google.com/ptx-wsgq-zyv)

1

MINIT MESYUARAT
MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) ISO EOMS 21001:2018

IPG KAMPUS GAYA BIL. 1/2021

Tarikh : 28 April 2021

Masa : 8.00 pagi
Platform : Google Meet (https://meet.google.com/ptx-wsgq-zyv)

Kehadiran :

Bil Nama Jawatan Jabatan/ Unit
01 Dr. Gerturude Jock A.D.K Pengarah
Unit Pengurusan
02 En Asrah @ Datu Asrah Bin KU Unit Pengurusan/ Penyelaras
SJKKP
Datok Ambas JK Penilaian Prestasi Pembekal JKA
JHEP
Luar
JPH
03 En. R. Shanmuga Nathan Setiausaha Sekreteriat JB
JPM
04 Tn Hj Mohd Fauzi Mohd Rosli KJ Kecemerlangan Akademik
JSTEM
05 Pn Sharifah Mazni Bt S. KJ Hal Ehwal Pelajar/ Penyelaras
JS
Mokhtar JK Aduan Pelanggan (Pelajar) JPPI

06 En George Thomas KJ Pendidikan Holistik JAPIM
07 Pn Juliana Johari KJ Bahasa
JPJK
08 Pn Khadijah@Aswatie Binti Hj KJ Pengajian Melayu
Unit Kokurikulum
Adenan JPPK

09 En Sonny Teh Eng Chong KJ Sains Teknologi, Kejuruteraan Unit
Peperiksaan &
& Matematik Penilaian
Unit Pusat
10 Dr Sapihi Hj Dulamit KJ Sejarah Sumber
Unit Amalan
11 Dr Juliana Osong KJ Perancangan, Penyelidikan & Profesional
Unit Psikologi &
Inovasi/ Penyelaras JK Kaunseling
Maklumbalas Pelanggan Luar JPJK
JSTEM
12 YM Tengku Zahiri Tengku Abdul KJ Pendidikan Islam & Moral JB
JB
Wahab al-Haj JKA
JPH
13 Dr Raymie A. Bakar KJ Pendidikan Jasmani & JPJK

Kesihatan

14 En Julin Erus@Erusi KU Kokurikulum

15 En Khusaini Bin Mohd Panglan KJ Pembangunan

Profesionalisme & Konsultasi

16 Pn Fudzla Suraya Binti Ahmad KU Peperiksaan & Penilaian
Fisol

17 Pn Noorwainie Binti Yakub KU Unit Pusat Sumber

18 En Chai Ming Chan KU Unit Amalan Profesional

19 En Abdul Halim Bin Tahir KU Unit Psikologi & Kaunseling

20 En Irwan Bin Isdup Ketua Pasukan Audit
21 Pn Winday Saini@Sini Penyelaras JK EOMS
22 En Ong Wei Ann Penyelaras JK Pengurusan Risiko
23 Pn Caroline Val Madin Penyelaras JK Akreditasi
24 En Chaw Kum Loy Penyelaras JK Penambahbaikan
25 Tn Hj Raffaee Hj Musleh Penyelaras JK Kawalan Dokumen
26 Pn Israh Binti Aripin Setiausaha/ Urusetia

Tidak hadir bersebab: Ketua Sekreteriat JJKPP
01 Dr Aris Fazil Bin Hj Ujang

2

1.0 UCAPAN ALU- ALUAN PENGARAH

1.1 Dr Gerturude Jock selaku Pengarah mengucapkan ribuan terima kasih kepada En
Shanmuga Nathan, Setiausaha Sekreteriat Jaminan Kualiti & Kepatuhan Polisi IPG
Kampus Gaya dan semua ahli mesyuarat yang hadir pada hari ini untuk
membincangkan dengan lebih terperinci laporan daripada setiap penyelaras
jawatankuasa dan transisi penggunaan Prosedur Kerja MS ISO 9001:2015 SPK
IPGM/ IPG ke Prosedur Standard International Organization for Standardisation
(ISO) Educational Organizations Management System (EOMS) ISO 21001:2018
yang bermula pada 22 Mac tahun ini.

Makluman

1.2 Pengarah juga memohon agar semua penyelaras jawatankuasa untuk memastikan
kualiti perkhidmatan semua warga dapat ditingkatkan dengan mendokumentasikan
setiap program atau aktiviti yang telah dilaksanakan. Begitu juga kepada semua
Ketua Jabatan dan Ketua Unit agar dapat memastikan semua pensyarah maklum
berkenaan dengan setiap perubahan terutama sekali pelaksanaan EOMS yang
menggantikan MS ISO ataupun program yang akan dilaksanakan di institut ini.
Tindakan semua penyelaras Jawatankuasa dan KJKU

1.3 Semua warga juga perlu memahami untuk merealisasikan visi dan misi institut.
Cogan kata “Demi Ilmu dan Dharma” perlu sebati dalam minda dan jiwa dalam
semua warga institut terutama pensyarah, pelajar dan Anggota Kumpulan Pelaksana
(AKP).
Makluman

2.0 STATUS TINDAKAN DARIPADA KAJIAN SEMUAL PENGURUSAN SEBELUM
SERTA PERUBAHAN TERHADAP ISU LUARAN DAN DALAMAN EOMS -
TAKLIMAT SETIAUSAHA SEKRETERIAT JAMINAN KUALITI DAN KEPATUHAN
OLEH EN SHANMUGA NATHAN A/L RAMASAMY

2.1 Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih kepada Dr Gerterude Jock yang sudi
hadir bersama dalam mesyuarat pada pagi ini. Tidak dilupakan juga kepada
penyelaras – penyelaras jawatankuasa, Ketua Jabatan dan Ketua Unit yang hadir
untuk sama-sama pada pagi ini.

Makluman

2.2 Maklum balas MKSP telah diterima dari IPGM pada 15 Mac 2021 dan perlu
dilengkapkan oleh semua jawatankuasa dan dikembalikan ke IPGM pada 23 Mac
2021 berdasarkan laporan daripada semua penyelaras jawatankuasa sepanjang sesi
Jun -Disember 2020. Mesyuarat hari ini adalah untuk membentangkan laporan dari
setiap penyelaras bagi skop 01 Januari – 27 April 2021.
Makluman

3

2.3 Tahniah kepada semua penyelaras jawatankuasa, Ketua Jabatan dan Ketua Unit
yang telah mengambil langkah pro aktif dalam melaksanakan transisi prosedur
EOMS sebelum pelaksanaan Audit Dalaman Pertama tahun 2021.
Makluman

2.4 IPGK Gaya tidak menyediakan jadual waktu anjal kerana pelaksanaan PdP mengikut

jadual waktu asal dapat dilaksanakan dengan baik. Pensyarah dapat

menghabiskan PdP mengikut jadual waktu yang ditetapkan. Jadual waktu

direka bentu bersesuai dgn jam kredit sesuatu kursus berdasarkan MK/RMK.

Makluman

2.5 IPGK perlu melaksanakan kursus, seminar atau webinar secara maya pada tahun ini

selaras dengan arahan kerajaan bagi membendung wabak Covid 19. IPGKPT

patuh dengan arahan untuk mengadakan kursus, seminar atau webinar secara maya

sepanjang tahun 2021 ini.

Makluman

2.6 Kutipan derma bagi kebajikan pelajar perlu dimakluman kepada Pengarah sebelum

program dilaksanakan. Sehingga April 2021 tiada kutipan derma dijalankan

oleh HEP

Makluman

2.7 E-KPI akan pantau oleh Pengarah dengan bantuan KJ/KU bagi memantau dan
memastikan pencapaian KPI dan segala perancangan yang dirancang dapat
dicapai pada tahun ini.

Makluman

2.8 IPGK perlu menyediakan pelan strategik masing-masing. IPGKPT telahpun selesai
membangunkan pelan strategik 2019 sehingga 2023.

Makluman

2.9 Isu dalaman 2021 adalah berkaitan maklumat berkaitan EOMS masih belum jelas

kerana pihak IPGM masih dalam proses menambahbaik prosedur EOMS.

Sehingga 28 April 2021, Manual EOMS masih belum dimuatnaik dalam portal

www.ipgm.moe.edu.my. Cadangan penambahbaikan adalah pembudayaan

amalan prosedur EOMS perlu dipertingkatkan dalam kalangan warga

IPGKPT dari semasa ke semasa untuk mewujudkan satu sistem pengurusan

organisasi pendidikan yang lebih sistematik demi kepentingan pelajar dan pihak

berkepentingan. Maklumat yang tepat perlu disampaikan melalui;

i. Melaksanakan bengkel berkaitan EOMS kepada pemegang

dan penggerak EOMS

ii. Mendapatkan maklumbalas tentang kefahaman EOMS

selepas bengkel dilasksanakan

Tindakan : SU JKPP

4

3.0 PEMBENTANGAN MAKLUMAT PRESTASI & KEBERKESANAN EOMS
( TERMASUK ARAH ALIRAN (TREND) DALAM (SKOP 01 JANUARI – 27 APRIL
2021)

3.1 Laporan Takat Pencapaian Objektif/ KPI Setiap Jabatan/ Unit

Objektif Operasi Status

Objektif Operasi 1 Akan dilaksanakan pada bulan

Kepuasan Pelajar 4.3 terhadap proses pendaftaran Mei 2021

dan Minggu Pendaftaran Pelajar Baharu.

Objektif Operasi 2 a) PdP: Dalam proses

Pelajar berpuas hati pada terhadap aktiviti pengajaran BIG : Dalam Proses
dan pembelajaran, kokurikulum dan bimbingan dalam b) Kokum : Dalam Proses
amalan profesional c) Praktikum

PISMP - Dalam proses

PDPP - Dalam proses

Objektif Operasi 3 Telah Dilaksanakan

Memastikan proses pemantauan pelaksanaan

kurikulum sekurang- kurangnya sekali setahu

Objektif Operasi 4 Akan Dilaksanakan pada bulan

Pelajar berpuas hati pada skor min 4.3 terhadap

penilaian pelaksanaan mentor-mentee

Objektif Operasi 5 Tiada keputusan peperiksaan

Keputusan peperiksaan akhir program/kursus akhir program yang perlukan

dimaklumkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja pengesahan senat sepanjang

selepas mesyuarat Senat. tempoh 1 Januari - kini (27 April

2021)

Objektif Operasi 6 Dalam Proses

Sekurang-kurangnya 99% pelajar yang menduduki

peperiksaan lulus.

Objektif Operasi 7 Dilaksanakan

Aduan Pelanggan (Pelajar) akan diambil tindakan

dalam masa tiga (3) hari bekerja.

Objektif Operasi 8 Dilaksanakan

Semua aduan pelajar diberi maklum balas dalam

tempoh tujuh (7) hari bekerja.

Objektif Operasi 9 Dilaksanakan

Memastikan program latihan dalam perkhidmatan

memenuhi Standard Pembangunan Profesionalisme

Berterusan (PBB)

Objektif Operasi 10 Dalam proses

Memastikan semua pensyarah, pegawai dan staf

pelaksana dapat memenuhi keperluan latihan

berdasarkan arahan semasa Jabatan Perkhidmatan

Awam

Objektif Operasi 11 Dilaksanakan

Mesyuarat pengurusan kewangan, pembangunan dan

aset serta pengurusan sumber manusia diadakan

empat (4) kali setahun

Objektif Operasi 12 Dilaksanakan

5

Pemantauan ke atas keselamatan bangunan dan Dilaksanakan
fizikal pejabat dilaksanakan dua (2) kali setahun.
Objektif Operasi 13 Dilaksanakan
Aktiviti penyelenggaraan semua peralatan teknologi Dilaksanakan
maklumat dan komunikasi dilaksanakan

Objektif Operasi 14
Audit Dalaman dilaksanakan

Objektif Operasi 15
Mesyuarat Kualiti Institut (MKI) dilaksanakan

Makluman

3.2 Laporan Khidmat Pengurusan
3.2.1 Bagi Laporan Prestasi Penyedia Luar, secara keseluruhanya, analisa prestasi pembekal

menunjukkan bahawa ianya mencapai standard yang ditetapkan dengan purata prestasi bagi
kategori bukan kontrak adalah 4.24 manakala prestasi bagi pembekal secara kontrak adalah
90.10%. Sungguhpun demikian, penambahbaikan boleh dilakukan agar prestasi pembekal
dapat dipertingkatkan.

Makluman

3.2.2 Statistik bagi Laporan Sumber Manusia (Kedudukan Pengisian Jawatan adalah
seperti berikut;

Butiran GELARAN GRED BILANGAN BILANGAN KEKOSONGAN CATATAN
JAWATAN JAWATAN PENGISIAN 32
JAWATAN/SKIM
129 97
A: KUMPULAN PENGURUSAN DAN

PROFESIONALISME

Butiran GELARAN GRED BILANGAN BILANGAN KEKOSONGAN CATATAN
JAWATAN JAWATAN PENGISIAN 86
JAWATAN/SKIM
448 362
B: KUMPULAN SOKONGAN

Makluman

3.2.3 Terdapat tiga peluang/ cadangan penambahbaikan bagi jawatankuasa ini adalah
pertama, pembekal perlu dimaklumkan berkenaan skala penilaian prestasi. Kedua,

pembekal perlu dimaklumkan prestasi semasa mereka. Ketiga, lebih banyak pihak perlu
dilibatkan untuk membuat penilaian prestasi pembekal.

3.3 Laporan Pelaksanaan Pemantauan, Penyemakan dan Penambahbaikan Kualiti
3.3.1 Kurikulum Secara Berterusan

Keterangan petunjuk CDL secara keseluruhan berdasarkan setiap jabatan adalah seperti
berikut;

JABATAN DAN UNIT KETERANGAN PETUNJUK CDL
STEM Kepujian
Sejarah Cemerlang
PJK Kepujian
Kokurikulum Kepujian
Pengajian Melayu Kepujian
JAPIM Kepujian
Pendidikan Holistik Kepujian

6

Bahasa Kepujian

Makluman

3.4 Laporan Aduan Pelanggan (Pelajar)

3.4.1 Aduan Pelanggan yang telah diterima sepanjang tempoh 01 Januari hingga 27 April 2021

dianalisis mengikut tiga komponen utama. Komponen pertama bilangan aduan mengikut

komponen. Kedua, aduan pelanggan mengikut kategori dan tarikh aduan berdasarkan

komponen. Ketiga adalah peratus aduan yang berjaya diselesaikan dalam tempoh 7 hari

bekerja.

a) Bilangan aduan mengikut komponen

Bil Komponen Kategori Aduan Jumlah Aduan

1 Kebajikan Tuntutan 1

Jumlah 1

b) Kategori dan tarikh aduan berdasarkan komponen

Komponen Kategori dan Jenis Aduan Tarikh Terima Tarikh Maklum Balas
27/01/2021
Kebajikan Tuntutan – Kad Matrik 21/01/2021

c) Peratus aduan berjaya diselesaikan dalam tempoh 7 hari bekerja

Tempoh Pelaksanaan Status Pelaksanaan Bilangan Status
Pencapaian
Aduan
100%
01 Januari – 26 April 2021 Tercapai 1

3.5 Laporan Maklum Balas Pelanggan (Dalam dan Luar)

3.5.1 Proses menyediakan laporan masih dalam proses.

Makluman

3.6 Laporan Audit Dalaman

3.6.1 Audit Dalaman Pertama telah diadakan pada 21 hingga 23 April 2021 dan buat kali pertama
menggunakan Standard International Organization for Standardisation (ISO) Educational
Organizations Management System (EOMS) ISO 21001:2018.

Makluman

3.6.2 Penemuan Audit Dalaman Pertama berdasarkan dapatan kekuatan yang ditemui adalah
seperti berikut;
KEKUATAN 1: Di Unit Amalan Profesionalisme, usaha penambahbaikan meningkatkan
pengurusan praktikum lebih efisen dan berkualiti dengan adanya ‘google classroom’ untuk
guru pembimbing,pensyarah dan pelajar mengakses semua bahan-bahan praktikum untuk
semua opsyen PITO,PDPP dan PISMP

KEKUATAN 2: Pemegang Pelan Pengurusan Risiko telah menyediakan folder Pengurusan
Risiko menggunakan kod warna mengikut kriteria untuk mudah mengenalpasti tahap
pengurusan risiko yang perlu diambil tindakan segera

KEKUATAN 3: Semua pensyarah telah berjaya menghantar folder kursus sebanyak 155 buah
Makluman

7

3.6.3 Terdapat 2 Ketidakakuran (Non Conformity – NC) dan 1 Peluang Penambahbaikan
(Opportunities for Improvement Report)
Makluman

3.6.4 Ketidakakuran (NC) 1

Klausa :(8.1.1)

Organisasi Pendidikan hendaklah merancang,melaksana dan mengawal proses(4.4)
yang diperlukan untuk memenuhi keperluan penyediaan produk dan perkhidmatan,
dan untuk melaksanakan tindakan yang ditentukan pada klausa 6.1 dengan:
d.Melaksanakan kawalan proses sejajar dengan kriteria
e.Menentu dan menyimpan maklumat didokumentasikan mengikut takat yang
diperlukan:
1.Untuk memberi jaminan proses dilaksanakan seperti yang dirancang.
Prosedur Kerja yang terlibat : PT05/PT03 (Reka Bentuk dan Penyampaian
Kurikulum). Didapati agihan jam interaksi dalam perancangan semester LAM PT 05-
01 tidak selari dengan RMK/MK
Bukti: Folder kursus yang terlibat ialah GPM1083, PIMK3163, BAMB2102(R),
BAMB2092(R), ELMK3072, PKES3072, BMMB2063(M), PJMS3033, GSA1072,
PRNV2042, SJHK3043

Makluman dan Tindakan Ketua Jabatan Kecemerlangan serta Penyelaras JK
Peluang dan Penambahbaikan

3.6.5 Ketidakakuran (NC) 2
Klausa 6.1.2
Organisasi Pendidikan hendaklah merancang:
a. Tindakan bagi menyatakan risiko dan peluang.
Prosedur Kerja yang terlibat: PP02 (Pengurusan Risiko)
Organisasi Pendidikan hendaklah merancang tindakan bagi menyatakan risiko dan
peluang dengan merancang pelan laluan kebakaran di luar dan dalam Pusat Sumber.
Bukti: Pelan laluan kebakaran tidak disediakan di luar dan dalam Pusat Sumber.

Makluman dan Tindakan Ketua Unit Pusat Sumber serta Penyelaras JK
Pengurusan Risiko

3.6.6 Peluang Penambahbaikan (OFI) 1
Klausa 7.1.3.2
Organisasi Pendidikan hendaklah:
a. menentukan,menyediakan dan menyelenggara kemudahan yang selamat:
1. yang bersesuaian dengan sumber manusia bagi menyokong kekompetenan

pelajar
Prosedur Kerja yang terlibat PT12 (Pengurusan Sumber Pendidikan)
Organisasi Pendidikan hendaklah menyelenggara kemudahan yang selamat dengan
memantau tarikh luput pemadam api di Pusat Sumber.
Bukti: 1 buah alat pemadam api di Pusat Sumber tarikh luput pada 9.7.2020.

Makluman dan Tindakan Ketua Unit Pusat Sumber serta Penyelaras JK
Pengurusan Risiko

3.7 Laporan Kawalan Dokumen

3.7.1 Surat dan Memo yang telah diterima dari IPGM dan diedarkan kepada Ketua Jabatan/ Ketua

Unit/ Penyelaras sepanjang tempoh Januari 2021 hingga 26 April 2021

8

Bil Rujukan/ Tarikh Nama Dokumen Tarikh Terima Tindakan
1
Edaran Jadual Spesifikasi 14 Januari KU PEN /
2 IPG Kampus Kent Ujian (JSU) bagi Peperiksaan 2021 Pegawai
Mei – Jun 2021 29/17/DR/19/46 Dokumen
No. ruj : Unit
KC/11(H0836/1- Jadual Spesifikasi Ujian (Ujian 23 Februari KU PEN /
5/SULIT/JLD. 13 Terbuka) bagi Program Ijazah 2021 Pegawai
(26) bertarikh 22 Sarjana Muda Perguruan 29/17/DR/19/47 Dokumen
Februari 2021 (PISMP) bagi Peperiksaan Mei Unit
2021
3 Institut Pendidikan
Surat Pemakluman Ralat 18 Mac 2021 KJKA/
Guru Malaysia No. Dokumen Kurikulum (Maklumat Pegawai
ruj : KPM.700- Kursus) bagi Program Diploma Dokumen
3/19/1 Jld 3 (4) Pascasiswazah Pendidikan Unit
bertarikh 18 Mac (PDPP) Kemas kini Mac 2021
2021

Makluman dan tindakan Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Penyelaras

3.8 Laporan Maklum Balas Staf Bagi Meningkatkan Kompetensi

3.8.1 Jumlah LPS yang telah dirancang oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit/Penyelaras
Jawatankuasa dan yang telah dilaksanakan sepanjang tahun hingga bulan April
2021 adalah berikut;

Jumlah LPS dirancang bagi tahun 2021 67
67Jumlah LPS telah dilaksanakan sehingga April 2021 27

Makluman

3.9 Laporan Pelan Pengurusan Risiko

3.9.1 Berikut adalah analisis Pelan Pengurusan Risiko bagi tahun 2020 dan tahun 2021.

ANALISIS PELAN PENGURUSAN RISIKO YANG DIBAWA DARI CATATAN

DISEMBER 2020

Jabatan Pemeringkatan Risiko Status Risiko

Rendah Sederhana Tinggi Aktif Tutup Berterusan

JHEP 3 4 *risiko-risiko ini
akan dilaporkan
JAPIM 2 2 keberkesanan
tindakannya/
JB 3 3 Disemak Semula
pada Mesyuarat
JKA 1 1 JKPR bil 1/2021
Jun ini.
JPH 2 2
CATATAN
JSTEM 1 2 3

UPEN 11

JSJ 1 1

SSR 11

ANALISIS PELAN PENGURUSAN RISIKO UNTUK TAHUN 2021

PT/PP/ Pemeringkatan Risiko Status Risiko

UNIT Rendah Sederhana Tinggi Aktif Tutup Berterusan

PT 03 1 1+4* *risiko telah

9

PT 04 1 dikenalpasti tetapi
PT 05 11
ULDP pemeringkata n
UPEN 1*
JPPK 1 masih belum
UAP 1*
1 1 dibuat
1

Makluman

3.10 Laporan Peluang untuk Penambahbaikan

3.10.1 JK akan bertindak terhadap ketidakakuran yang berkenaan dan mengambil tindakan untuk

mengawal serta membuat pembetulan. Tindakan belum dapat dilaksanakan.
Makluman

3.10.2 JK juga akan menilai keperluan untuk tindakan bagi menghapuskan punca-punca

ketidakakuran dalam memastikan punca yang sama tidak berulang dari berlaku di tempat lain.
Berdasarkan hal ini JK akan mengkaji semula dan menganalisis ketidakakuran untuk
menentukan punca- punca ketidakakuran, menentukan sama ada ketakakuran yang sama
wujud, atau berpotensi untuk berlaku.

Makluman
4.0 HAL-HAL LAIN

4.1 Pengarah meminta untuk Jawatankuasa Maklum Balas Pelanggan diwujudkan serta
merta dan Dr Zakiah Noordin. Seorang AKP perlu dilantik sebagai pembantu dan
mesyuarat pertama pada 3 Mei secara dalam talian. JK ini perlu buat borang-borang,
hubungan dengan alumni dan ibu bapa. JK ini juga bekerjasama JK sedia ada.
Makluman dan tindakan Setiausaha Sekreteriat

4.2 Pengarah juga meminta semua dapatan dan laporan dalam MKSP mesti dijadikan
salah satu agenda mesyuarat bulanan jabatan dan unit.
Makluman dan tindakan Ketua Jabatan serta Ketua Unit

4.3 En Harold Ong menjelaskan bahawa JK Pengurusan Risiko perlu menentukan tahap
tinggi perlu sentiasa pemantauan untuk turunkan risiko tersebut ke tahap rendah.
Pelan Pengurusan Risiko adalah yang telah disediakan pada tahun 2020.
Makluman

4.4 En Harold Ong juga memaklumkan untuk penambahan ahli jawatankuasa dan
memerlukan wakil dari setiap Jawatankuasa Pengurusan serta Jawatankuasa
Keselamatan.
Makluman dan tindakan pentadbir

4.5 Pn Winday Saini@Sini selaku penyelaras SPK EOMS meminta agar semua
setiausaha jawatankuasa menjadi ahli jawatankuasa dalam JK SPK EOMS untuk
memudahkan dari aspek pengumpulan maklumat dan laporan daripada semua
jawatankuasa sedia ada.
Makluman dan tindakan pentadbir.

10

4.6 Rumusan Ringkas hasil laporan dan mesyuarat;

a) Status tindakan daripada kajian semula pengurusan sebelumnya;

Tiada status tindakan daripada kajian semula MKSP Bil.1/2021.

b) Perubahan terhadap isu luaran dan dalaman yang relevan terhadap EOMS;

Setakat ini tiada perubahan terhadap isu dalaman dan luaran yang telah

dibangunkan.

c) maklumat prestasi dan keberkesanan EOMS, termasuk arahaliran (trend)

dalam:

1. kepuasan pelajar dan benefisiari yang lain dan maklum balas

daripada pihak berkepentingan yang relevan;

Sistem Soal Selidik Kepuasan sedang dalam proses dikemaskini

dengan data-data baharu.

Dapatan kajian akan dibentangkan di mesyuarat akan datang.

2. Takat di mana kualiti objektif dipenuhi;

Secara keseluruhan, objektif kualiti IPGKPG telah mencapai takat

30% bagi suku pertama tahun 2021. Objektif ini dijangka akan

mencapai objektif keseluruhan pada penghujung tahun ini.

3. Prestasi proses dan keakuran produk dan perkhidmatan;

Secara keseluruhan, prestasi proses masih dalam lingkungan

Sasaran Kerja (e-KPI)/ Deskripsi Kerja HRMIS (Job description)

masing-masing.

4. Ketakakuran dan Tindakan pembetulan;

Tiada ketakakuran atau tindakan pembetulan yang diambil semasa

proses berjalan bagi suku pertama tahun 2021.

5. Keputusan pemantauan dan pengukuran;

Secara keseluruhan, pemantauan dan pengukuran oleh Timbalan

Pengarah dan Ketua Jabatan masih dalam lingkungan Sasaran Kerja

(e-KPI)/ Deskripsi Kerja (Job description) masing-masing.

6. Keputusan Audit;

Secara keseluruhan, semua IPGKGaya telah menjalankan audit

dalaman mengikut tempoh yang ditetapkan. Status pembetulan dan

penambahbaikan sedang/telah diambil tindakan mengikut jenis proses

yang terlibat serta berdasarkan tempoh masa yang diperlukan

sebelum pengauditan dalaman yang seterusnya.

7. Prestasi penyedia luar;

Setakat prestasi suku pertama, tiada isu berkenaan prestasi penyedia

luar yang diterima atau dibangkitkan oleh kampus kepada IPGM. Data

keseluruhan prestasi penyedia luar akan dikumpulkan di akhir tahun

dan dibentangkan dalam mesyuarat akan datang.

8. Hasil pentaksiran formatif dan sumatif;

Pentaksiran Alternatif Secara Dalam Talian akan dilaksanakan

pada bulan Mei dan hasil pentaksiran akan dibentangkan pada

mesyuarat akan datang.

9. Kecukupan sumber;
Secara keseluruhan, Unit Khidmat Pengurusan sedang dalam proses
mengisi kekosongan jawatan di kampus IPGKGaya dan sentiasa
berhubung dengan Bahagian KPM/ JPN yang berkaitan bagi
mengetahui status pelepasan setiap calon yang berjaya ditemuduga.

10. Keberkesanan tindakan bagi menyatakan risiko dan peluang;
Segala proses keberkesanan dari segi tindakan bagi
mengurangkan/mengelakkan risiko hanya boleh diketahui pada akhir
tahun iaitu setelah selesai analisis keberkesanan dilakukan atau pada

11

awal tahun hadapan iaitu apabila pembentangan laporan dilakukan

semasa proses pembentangan PPR baharu.

11. Peluang untuk penambahbaikan.

Secara keseluruhan, peluang untuk penambahbaikan yang perlu

diutamakan adalah meningkatkan kompentesi pegawai dan

pensyarah dalam bidang tugas masing-masing serta sentiasa

melakukan pemantauan pematuhan operasi kerja

untukpenambahbaikan secara berterusan.

12. Maklum balas staf berkaitan aktiviti bagi meningkatkan kekompetenan

mereka.

Dapatan maklum balas akan dibentangkan di mesyuarat akan datang.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 9.55 pagi

Disediakan oleh :
Setiausaha/ Urusetia
Jawatankuasa Sekreteriat Jaminan Kualiti & Kepatuhan Polisi
Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya
Tarikh Kemaskini: 10 Jun 2021

Disemak oleh : Disahkan oleh:

__________________________________ __________________________________
Encik Shanmuga Nathan a/l Ramasamy Dr.Gerturude Jock A.D.K.
Setiausaha Jaminan Kualiti & Kepatuhan Polisi Pengarah
Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya
Kota Kinabalu, Sabah Kota Kinabalu, Sabah

12