การเขียนจดหมายกิจธุระ

การเขียนจดหมายกิจธรุ ะ

การเขียนจดหมายกจิ ธรุ ะ

ความหมาย

จดหมายกิจธุระเป็นจดหมายที่เขียนติดต่อระหว่างบุคคลหรือ
องคก์ รตา่ ง ๆ เชน่ ห้างรา้ น บรษิ ทั สมาคม ฯลฯ เพื่อตดิ ต่อกิจธุระ ส่ังซื้อของ
สมัครงาน เชิญวิทยากร เชิญไปทัศนศึกษา เปน็ ต้น

การเลือกใช้ภาษาจึงเป็นสิ่งสาคัญในการเขียนจดหมาย ภาษาท่ีใช้
ควรเป็นภาษาแบบแผน ใช้ข้อความสั้นกะทัดรัด ครอบคลุม ชัดเจน สื่อสาร
ตรงไปตรงมาและอ่านเข้าใจงา่ ย

การเขยี นจดหมายกจิ ธรุ ะ

หลกั การเขยี น

การเขียนจดหมายกิจธุระที่ดี ควรเขียนให้กระจ่าง ชัดเจน เพื่อให้
ผรู้ ับจดหมายเข้าใจตรงกับผูเ้ ขยี น ดังน้ี

1. เขยี นใหก้ ระจ่างชดั เจน
2. ลาดับเรือ่ งราวให้เขา้ ใจง่าย
3. รกั ษาความสะอาด
4. ใชภ้ าษาใหเ้ หมาะสม
5. สะกดคาให้ถูกตอ้ ง
6. ไมข่ ูดลบขดี ฆ่า
7. พมิ พ์หรือเขยี นให้สวยงาม
8. เขียนชื่อและนามสกุลผู้รบั ใหถ้ ูกตอ้ ง

การเขียนจดหมายกจิ ธรุ ะ

รูปแบบของจดหมายกิจธรุ ะ

จดหมายกจิ ธุระมี 2 รปู แบบ
1. จดหมายกิจธุระเตม็ รูปแบบ
- ใชใ้ นการเขยี นแบบทางการ
- มีรูปแบบเหมือนหนงั สอื ราชการ
- ใช้ภาษาทางการ
2. จดหมายกิจธรุ ะไมเ่ ต็มรปู แบบ
- ใชใ้ นการเขยี นจดหมายกิจธุระสว่ นตวั
- มรี ูปแบบเหมอื นจดหมายสว่ นตัว
- ใช้ภาษากึง่ ทางการหรอื ทางการ

องคป์ ระกอบจดหมายกจิ ธุระ

ลาดบั ทขี่ อง ๒๑ หัวจดหมาย
จดหมาย วนั /เดอื น/ปีพ.ศ.
๓ ช่ือเรื่อง
๔ คาขึน้ ต้น
๕ ส่ิงท่ีส่งมาดว้ ย
๖
ขอ้ ความเนื้อหาสาระ
๗
คาลงท้าย
๘ ลายมอื ชอื่
ช่อื เตม็ ของผูเ้ ขยี นจดหมาย
๙ ตาแหน่งของผ้เู ขยี นจดหมาย

หน่วยงานท่อี อกจดหมาย ๑๒ ๑๐
และหมายเลขโทรศัพท์ ๑๑
ของผู้เขยี นจดหมาย

การเขยี นจดหมายกิจธรุ ะ

ขนั้ ตอนการเขยี นจดหมายกจิ ธุระ

๑. หัวจดหมาย คือชื่อของหน่วยงานหรือองค์กรที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย และ
เขียนท่อี ยู่ โดยเขียนไว้ตรงมมุ บนสดุ ขวามือและอยูใ่ นบรรทัดเดยี วกบั ลาดบั ของจดหมาย

๒. ลาดับที่ของจดหมาย ใช้คาว่า “ที่” ตามด้วยเลขบอกลาดับของจดหมายและปี พ.ศ. มี
เครื่องหมาย / (ทับ) คัน่ กลาง ลาดบั ทน่ี ีจ้ ะอยูด่ ้านซ้ายของจดหมาย เช่น

ท่ี ๑๘/๒๕๕๕
ที่ ศธ ๒๐/๒๕๕๕ (บางหน่วยงานจะมตี ัวย่อของหน่วยงาน)
๓. วนั เดอื น ปี ทอ่ี อกหนังสอื ให้ลงวนั ท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขเป็นพทุ ธศักราช เร่ิม
เขียนจากกลางหนา้ กระดาษไปทางขวา เช่น
๒๐ มกราคม ๒๕๕๕
๔. เร่ือง บอกวัตถุประสงค์ท่ีออกจดหมายฉบับน้ันโดยใช้ประโยคท่ีส้ัน กะทัดรัด เช่น ขอ
ความอนุเคราะห์

การเขยี นจดหมายกจิ ธรุ ะ

ขนั้ ตอนการเขยี นจดหมายกจิ ธุระ

๕. คาข้ึนต้น จดหมายกิจธุระจะใช้คาว่า “เรียน” ตามด้วยช่ือ นามสกุล หรือตาแหน่งของ
ผู้รับ เช่น

เรยี น ผอู้ านวยการโรงเรยี นสมหญิงศกึ ษา
๖. ส่งิ ทส่ี ่งมาด้วย ให้ระบุว่าเป็นเอกสารใดที่ส่งมายังผู้รับ เช่น รายงานการประชุม หนังสือ
ฯลฯ
๗. ข้อความเนื้อหาสาระมี ๒ ย่อหน้าเป็นอย่างน้อย ย่อหน้าแรกบอกสาเหตุท่ีต้องเขียน
จดหมาย ยอ่ หนา้ ท่ี ๒ บอกวตั ถปุ ระสงคข์ องจดหมาย
๘. คาลงทา้ ยใช้คาวา่ ขอแสดงความนับถือ อย่ตู าแหน่งตรงกับวันท่ี
๙. ลายมือชอ่ื ต้องเปน็ ชอื่ จรงิ ของผู้ลงชือ่

การเขยี นจดหมายกจิ ธรุ ะ

ขนั้ ตอนการเขยี นจดหมายกจิ ธรุ ะ

๑๐. ช่อื เต็มของผู้เขยี นจดหมาย พิมพอ์ ยูใ่ นวงเลบ็ เชน่ (นายสมชาย เจรญิ ดี)
๑๑. ตาแหน่งของผเู้ ขียนจดหมาย
๑๒. หมายเลขโทรศัพท์ของผู้เขียนจดหมายหรือหน่วยงานท่ีออกจดหมาย พิมพ์ไว้ลาดับ
สุดท้าย ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย หากมีหมายเลขโทรสาร ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ควรระบุให้
ครบถว้ นเพือ่ ความสะดวกในการตดิ ตอ่ กลับ

นอกจากน้ีผู้เขียนจดหมายต้องคานึงถึงหลักการเว้นบรรทัด และวรรคตอนให้ถูกต้องตามท่ี
ได้กาหนดไว้ รวมถึงการใชซ้ องจอดหมายควรเปน็ ซองทม่ี ีขนาดมาตรฐานหรอื ซองจดหมายราชการ

การเขยี นจดหมายกจิ ธุระ

ตัวอยา่ งจดหมาย เชญิ วทิ ยากร

การเขียนจดหมายกิจธรุ ะ

ตวั อย่างจดหมาย ขอความอนเุ คราะห์

การเขียนจดหมายกิจธรุ ะ

ตัวอย่างจดหมาย ขอบคณุ ในความอนเุ คราะห์

การเขียนจดหมายกจิ ธรุ ะ

งานที่มอบหมาย

ให้นักเรียนเขียนจดหมายกิจธุระลงในกระดาษท่ีครูแจกให้
โดยกาหนดสถานการณ์สมมติว่านักเรียนต้องการเชิญวิทยากรมาบรรยาย
ให้ความรู้เนื่องในงานสัปดาห์วิชาการของโรงเรียน โดยนักเรียนเป็นผู้สมมติ
วัน เวลา สถานที่ในการจัดงาน ชื่อบุคคลและหัวข้อในการบรรยายด้วย
ตนเอง

** สง่ คาบหน้า **

การเขียนจดหมายกิจธรุ ะ