Farah Pitra Khaerunisah 11140930000167

2.9 Pengkuruan Kinerja
Tujuan dan ukuran didefinisikan dalam cobit pada tiga tingkat:

1. Tujuan dan ukuran teknologi informasi, yang mendefinisikan apa yang diharapkan bisnis
dari teknologi informasi (apa yang akan bisnis gunakan untuk mengukur teknologi
informasi).

2. Tujuan dan ukuran proses, yang mendefinisikan proses apa yang harus diberikan untuk
mendukung tujuan teknologi informasi (bagaimana pemilik proses teknologi akan diukur).

3. Ukuran kinerja proses (untuk mengukur seberapa baik proses dilakukan untuk menunjukkan
jika tujuan kemungkinan besar terpenuhi).
Cobit menggunakan 2 jenis ukuran yaitu indikator tujuan dan indikator kinerja. Indikator

tujuan pada tingkat yang lebih rendah menjadi indikator kinerja pada tingkat yang lebih tinggi.
Indikator Tujuan Utama/Key Goal Indicator (KGI) mendefinisikan pengukuran yang

menginformasikan kepada manajemen-sesudah terjadinya fakta/aktivitas- apakah suatu proses
teknologi informasi telah mencapai kebutuhan bisnisnya, biasanya dinyatakan berkaitan dengan
kriteria informasi sebagai berikut:

1. Ketersediaan informasi yang diperlukan untuk mendukung kebutuhan bisnis.
2. Ketiadaan integritas dan risiko kerahasiaan.
3. Efisiensi biaya proses dan operasi.
4. Konfirmasi keandalan, efektivitas dan kepatuhan.
Indikator Kinerja Utama/Key Performance Indicator (KPI) mendefinisikan pengukuran
yang menentukan seberapa baik proses teknologi informasi dilakukan. Hal ini, mengindikasikan
kemungkinan pencapaian tujuannya. KPI di samping merupakan indikator petunjuk, apakah tujuan
sepertinya akan dicapai atau tidak, juga merupakan indikator kapabilitas, praktik dan keterampilan

42

yang baik. KPI mengukur tujuan aktivitas yang merupakan tindakan yang harus diambil pemilik
proses untuk mencapai proses yang efektif.
2.10 Assessment Process Activities Pada COBIT 5

Pada COBIT terdapat tujuh tahapan assessment process activities, yaitu sebagai berikut
(ISACA, 2012):

Gambar 2.10 Assessment Process Activities (ISACA, 2012)

1. Initiation
Tahapan pertama yang terdapat pada Assessment Process Activities adalah tahapan
initiation. Tahapan ini menjelaskan mengenai pengenalan objek yang akan diteliti atau
dinilai, ditetapkannya ruang lingkup penelitian dan menjelaskan hasil identifikasi dari
informasi yang dapat dikumpulkan.
2. Planning the Assessment
Pada tahap kedua ini peneliti melakukan perencanaan penilaian agar mendapatkan hasil
evaluasi penilaian capability level. Tahapan ini menjelaskan aktivitas yang ada pada

43

penilaian capability level, yang memuat jadwal penilaian dan metode-metode yang
digunakan dalam penilaian capability level.
3. Briefing
Pada tahapan ini yang dilakukan adalah mengarahkan kepada tim penilai yang mencakup
input, proses dan output pada organisasi yang dilakukannya penilaian capability level.
4. Data Collection
Pada tahap empat ini, yang akan dilakukan adalah mengumpulkan data yang didapatkan
dari hasil temuan yang terdapat pada organisasi yang dilakukan penilaian capability level
yang berguna untuk mendapatkan bukti-bukti dalam penilaian capability level.

5. Data Validation
Pada tahap kelima ini dilakukannya validasi atau memastikan bahwa data yang
dikumpulkan sudah cukup dalam melakukan penilaian capability level.
6. Process Attribute Rating
Pada tahapan ini yang dilakukan adalah menetapkan level pada atribut yang terdapat pada
setiap indikator. Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui hasil dari penilaian capability
level yang dilakukan.
7. Reporting the Result
Pada tahapan terakhir ini dilakukan pelaporan hasil penilaian capability level yang
bertujuan dalam memberikan rekomendasi.
2.11 Pemetaan IT Goals Terhadap Proses COBIT 5
Di bawah ini terdapat tabel mengenai pemetaan IT Goals terhadap proses COBIT 5.
Tabel ini dibuat dengan tujuan untuk menunjukkan kepada perusahaan bagaimana tujuan
perusahaan didukung tujuan terkait teknologi informasi (ISACA, 2012). Dalam tabel tersebut

44

terdapat 17 IT-Related Goals yang ditetapkan pada COBIT 5. Dalam pemetaan ini terdapat dua
skala yang jelas, yaitu primary dan secondary.

Gambar 2. 11 Enterprise Goals

45

Berikut adalah gambar yang menjelaskan mengenai pemetaan IT Goals dengan proses
COBIT 5:

Gambar 2.12 Pemetaan IT Goals terhadap Proses COBIT 5 Bagian I (ISACA, 2012)
46

Gambar 2. 13 Pemetaan IT Goals terhadap Proses COBIT 5 Bagian II (ISACA, 2012)
47

2.12 Diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) Chart
Diagram RACI berguna untuk mengidentifikasi struktur organisasi dan peran serta

tanggung jawabbyang ada pada area fungsional. Diagram ini menggambarkan tingkatan dari
peran dan tanggung jawab, yaitu sebagai berikut:

1. R (Responsibility) adalah setiap individu, kelompok atau badan yang
tugasnya menyelesaikan pekerjaan sesuai rencana dan bertanggung
jawab terhadap proses kegiatan dan bertanggung jawab pada kegiatan
yang ada.

2. A (Accountability) adalah individu, kelompok atau badan yang
bertanggung jawab pada segala proses, ruang lingkup dan punya
kewenangan dalam mengambil keputusan agar dapat mencapai
keberhasilan.

3. C (Consultancy) adalah individu, kelompok atau badan yang dimintai
pendapat dalam mengambil suatu keputusan. Komunikasi dua arah di
mana pihak yang berpendapat memiliki pengetahuan yang luas
mengenai hal yang ditanyakan.

4. I (Informational) adalah individu, kelompok atau badan yang bertugas
dalam menyebarluaskan informasi dari aktivitas yang ada pada
organisasi. Informasinya harus selalu informasi yang tepat dan
bermanfaat untuk membantu dalam mengambil keputusan.

Pihak-pihak yang terlibat dalam struktur COBIT 5, yaitu:

48

a. Board adalah kelompok eksekutif paling senior dan/atau direktur non-
eksekutif dari organisasi yang bertanggung jawab untuk tata kelola
organisasi dan memiliki kontrol keseluruhan sumber daya.

b. Chief Executive Officer (CEO) adalah orang yang memiliki kedudukan
tinggi yang bertanggung jawab dari manajemen keseluruhan organisasi.

c. Chief Financial Officer (COO) adalah seseorang yang memiliki jabatan
senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk operasi organisasi.

d. Chief Risk Officer (CRO) adalah seseorang yang memiliki jabatan senior
pada organisasi yang bertanggung jawab untuk operasi organisasi.

e. Chief Risk Officer (CRO) adalah seseorang yang memiliki jabatan senior
pada organisasi yang bertanggung jawab untuk semua aspek manajemen
risiko di seluruh organisasi. Bertugas mengawasi risiko yang
berhubungan dengan TI.

f. Chief Information Officer (CIO) adalah pejabat senior pada organisasi
yang bertanggung jawab untuk menyelaraskan TI dengan strategi bisnis
dan akuntabel untuk perencanaan, sumber daya dan mengelola
pengiriman layanan dan solusi untuk mendukung tujuan TI organisasi.

g. Chief Information Security Officer (CISO) adalah pejabat senior pada
organisasi yang bertanggung jawab untuk keamanan informasi organisasi
dalam segala bentuknya.

h. Business Executive adalah sebuah manajemen individu senior yang
bertanggung jawab untuk operasi unit bisnis tertentu atau anak organisasi.

49

i. Business Process Owner adalah seseorang yang bertanggung jawab pada
proses kinerja untuk mewujudkan tujuannya, mendorong perbaikan
proses dan menyetujui perubahan proses.

j. Strategy (IT Executive) Committee adalah sekelompok eksekutif senior
yang ditujukan oleh dewan untuk memastikan bahwa dewan terlibat
dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan TI. Komite ini
bertanggung jawab untuk mengelola portfolio investasi IT-enabled,
layanan TI, dan asset TI.

k. (Project and Programme) Steering Committee adalah sekelompok
pemangku kepentingan dan ahli yang bertanggung jawab untuk
bimbingan program dan proyek, termasuk pengelolaan dan pemantauan
rencana, alokasi sumber daya dan manajemen program, dan risiko
proyek.

l. Architecture Board adalah sekelompok pemangku kepentingan dan ahli
yang bertanggung jawab pada organisasi terkait arsitektur dan keputusan
untuk menetapkan kebijakan dan standar arsitektur.

m. Enterprise Risk Committee adalah kelompok eksekutif dari organisasi
yang bertanggung jawab untuk kolaborasi tingkat organisasi untuk
mendukung manajemen risiko organisasi.

n. Head of Human Resources adalah pejabat senior pada organisasi yang
bertanggung jawab untuk perencanaan dan kebijakan terhadap semua
sumber daya manusia di organisasi.

50

o. Compliance adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk bimbingan
pada hukum, peraturan, dan kepatuhan terhadap kontrak.

p. Audit adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penyediaan audit
internal.

q. Head of Architecture adalah seorang individu senior untuk proses
arsitektur enterprise.

r. Head of Development adalah seorang individu senior yang bertanggung
jawab terkait proses TI, proses pembangunan solusi.

s. Head of IT Operations adalah seorang individu senior yang bertanggung
jawab atas lingkungan dan infrastruktur operasional TI.

t. Head of Administrations adalah seorang individu senior yang
bertanggung jawab terkait TI, catatan dan bertanggung jawab untuk
mendukung TI terkait masalah administratif.

u. Programme and Project Management Office (PMO) adalah seseorang
yang bertanggung jawab untuk mendukung program dan proyek manajer,
mengumpulkan, menilai, dan melaporkan informasi tentang pelaksanaan
program dan proyek konstituen.

v. Value Management Office (VMO) adalah seseorang yang bertindak
sebagai sekretariat untuk mengelola portfolio investasi dan layanan,
termasuk menilai dan memberi nasihat tentang peluang investasi,
manajemen kontrol, dan menciptakan nilai dari investasi dan jasa.

51

w. Service Manage adalah seorang individu yang mengelola pengembangan,
implementasi, evaluasi, dan pengelolaan berkelanjutan baru dan yang
sudah ada.

x. Information Security Manage adalah seorang individu yang mengelola,
desain, mengawasi, dan/atau menilai keamanan informasi suatu
organisasi.

y. Business Continuity Manager adalah seorang individu yang mengelola,
merancang, mengawasi, dan/atau menilai kemampuan kelangsungan
usaha suatu organisasi, untuk memastikan bahwa fungsi organisasi tetap
beroperasi pada saat kritis.

z. Privacy Officer adalah seorang yang bertanggung jawab untuk memantau
risiko dan dampak bisnis undang-undang privasi dan untuk membimbing
dan koordinasi pelaksanaan kebijakan dan kegiatan yang akan
memastikan bahwa arahan privasi terpenuhi. Privacy Officer juga disebut
sebagai petugas perlindungan data.

2.13 APO07 Manage Human Resources
Deskripsi dari proses APO07 (Manage Human Resources) adalah menyediakan

pendekatan terstruktur untuk memastikan penataan, penempatan, keputusan dan keterampilan
SDM secara optimal. Dalam hal ini termasuk juga mengkomunikasikan peran serta tanggung
jawab, rencana pembelajaran dan pengembangan, serta ekspektasi kinerja yang didukung oleh
staf-staf kompeten dan termotivasi. Tujuan dari proses APO07 ini adalah untuk mengoptimalkan
kemampuan SDM dalam memenuhi tujuan perusahaan (ISACA, 2012).

1. APO07.01 Maintain Adequate and Appropriate Staffing

52

Mengevaluasi kebutuhan kepegawaian baik perubahan dasar atau utama secara
teratur pada perusahaan atau operasional atau lingkungan TI untuk memastikan
bahwa perusahaan memiliki sumber daya manusia yang mendukung tujuan dan
sasaran perusahaan baik sumber daya internal maupun eksternal.

2. APO07.02 Identify Key IT Personnel
Mengidentifikasi personil utama TI dan meminimalkan ketergantungan pada satu
individu dalam melakukan pekerjaan penting melalui penangkapan pengetahuan
(melalui dokumentasi), pembagian pengetahuan, rangkaian perencanaan dan staf
cadangan.

3. APO07.03 Maintain The Skills and Competencies of Personnel
Mendefinisikan dan mengelola keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan
personil. Membuktikan bahwa SDM memiliki kompetensi dalam memenuhi
perannya pada dasar pendidikannya, pelatihan dan/atau pengalaman, serta
membuktikan bahwa kompetensi dapat dipertahankan, menggunakan kualifikasi
dan sertifikasi pada program yang tepat. Menyediakan pegawai dengan
kesempatan belajar untuk memelihara pengetahuan, keterampilan dan kompetensi
pada tingkatan yang diperlukan dalam mencapai tujuan perusahaan.

4. APO07.04 Evaluate Employee Job Performance
Melakukan evaluasi kinerja tepat waktu secara teratur pada tujuan individu yang
diperoleh dari tujuan perusahaan, ditetapkannya standar, tanggung jawab
pekerjaan yang spesifik dan keterampilan serta kerangka kerja kompetensi.
Pegawai harus menerima pelatihan pada kinerja dan melaksanakannya dengan
tepat.

53

5. APO07.05 Plan and Track The Usage of IT and Business Human
Resources

Memahami dan melacak permintaan saat ini pada bisnis dan SDM TI dengan
tanggung jawab pada TI perusahaan. Mengidentifikasi kekurangan dan
memberikan masukan ke rencana penetapan sumber daya dan bisnis serta proses
perekrutan TI.
6. APO07.06 Manage Contract Staff
Memastikan bahwa konsultan dan tenaga kontrak yang mendukung perusahaan
dengan keterampilan TI mengetahui dan mematuhi kebijakan organisasi dan
memenuhi persyaratan kontrak yang telah disepakati.

2.14 Sumber Daya Manusia
Menurut Sonny Sumarsono, pengertian sumber daya manusia dapat dibagi menjadi dua.

Pertama, sumber daya manusia mengandung pengertian usaha kerja ataupun jasa yang diberikan
dalam sebuah proses produksi (dalam hal ini, SDM menggambarkan kualitas usaha yang bisa
diberikan oleh seseorang untuk menghasilkan suatu produk berupa barang ataupun jasa dalam
periode waktu tertentu), dan yang kedua, sumber daya manusia menyangkut setiap orang yang
mampu melaksanakan aktivitas kerja dengan jalan memberikan jasa baik tenaga ataupun ilmu.

2.15 Skala Pengukuran
Skala Likert adalah skala yang digunakan peneliti dalam penelitian ini. Skala likert

adalah skala yang berguna untuk mengukur sikap, pendapat dan persepsi seseorang. Kuesioner
menghasilkan sebuah data, lalu kemudian data tersebut diolah dalam bentuk kuantitatif. Caranya

54

adalah dengan ditentukannya skor jawaban dari pertanyaan yang sudah dijawab oleh responden,
terdapat ketentuan untuk pemberian skor tersebut (Sugiyono, 2009).
2.16 Metode Perhitungan

Dalam menilai tingkat kapabilitas, peneliti memakai rating scale sebagai skala yang
digunakan dalam menghitung rekapitulasi jawaban penelitian sesuai dengan pedoman COBIT 5
yang ada di dalam buku yang berjudul Self Assesment Guide dibantu rumus indeks sebagai
berikut:
Menghitung nilai dan level kapabilitas

Keterangan:
NK : Nilai kapabilitas pada proses TI
LP : Level persentase pada setiap distribusi jawaban kuesioner capability level
Nk : Nilai kapabilitas yang tertera pada tabel pemetaan jawaban, nilai, dan tingkat kapabilitas

55

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ketiga ini akan menjeleaskan metodologi penelitian yang digunakan dalam
pembuatan laporan Pengukuran Capability Level Tata Kelola Teknologi Informasi Dengan
Menggunakan Framework COBIT 5 di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KPU RI)
Pada Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat). Bab ini juga menjelaskan tentang
metode penelitian dan tahapan usulan tata kelola teknologi informasi menggunakan framework
COBIT 5. Berikut ini adalah beberapa metodolog penelitian yang dilakukan:

3.1 Metode pengumpulan data
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa metode yang digunakan dalam penelitian ini

diantaranya observasi, wawancara, dan analisis dokumen yaitu:
3.1.1 Observasi

Metode observasi dilakukan menggunakan teknik pengamatan serta ingatan. Jenis
pengamatan terdiri dari dua, yaitu observasi partisipan dan observasi nonpartisipan. Pengamatan
jenis pertama (observasi partisipan) adalah pengamat terlibat secara langsung dengan aktivitas
harian objek yang diamati. Pada observasi nonpartisipan, pengamatan dilakukan secara
independen dan pengamat tidak terlibat secara langsung (Jogiyanto, 2008).

Berikut ini adalah waktu dan tempat observasi yang dilakukan oleh penulis, untuk
mendapatkan data, yaitu:

56

a. Waktu
Observasi di Komisi Pemilihan Umum Republik Indoensia dilaksanakan selama 25
hari, 5 hari dalam seminggu pada hari kerja, yaitu dimulai dari tanggal 16 Januari
2017 sampai dengan 17 Februari 2017.

b. Tempat
Observasi dilaksanakan di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia, Jl.Imam
Bonjol No.29 Menteng, Jakarta Pusat, Kode Pos 10310 Telp: 021- 31937223

Observasi yang dilakukan pada penelitian ini adalah pengamatan secara langsung
mengenai proses yang berkaitan dengan usulan tata kelola teknologi informasi di Komisi
Pemilihan Umum Republik Indonesia.
3.1.2 Wawancara

Pada tahapan ini, peneliti melakukan wawancara prapenelitian dengan menanyakan
beberapa pertanyaan secara langsung kepada Bapak Andi Bagus, S.Sos. M.Si selaku KASUBAG
Pencalonan dan Penetapan Calon Terpilih serta Bapak Zulimansyah Siregar selaku staff TI di
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia mengenai permasalahan yang ada, gambaran
umum, serta kondisi tata kelola teknologi informasi yang ada di Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia secara rinci. Pertanyaa yang diajukan berupa visi, misi, tujuan dari
organisasi, struktur organisasi, pengelolan teknologi informasi di Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia, permasalahan yang ada saat mengelola teknologi informasi, serta harapan
dalam pengelolaan teknologi informasi.

57

Tahapan wawancara ini juga dilakukan dalam pengukuran capability level di Komisi
Pemilihan Umum Republik Indonesia. Pengumpulan data dilakukan dengan cara mewawancarai
narasumber yang terkait dengan COBIT 5.

3.1.3 Analisis Dokumen
Metode yang digunakan selanjutnya adalah analisis dokumen, analisis dokumen

dilakukan dengan cara melakukan penganalisisan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tata
kelola teknologi informasi pada Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia, serta dokumen
yang ada pada COBIT 5. Setelah penganalisisan kedua dokumen tersebut, selanjutnya dokumen
dari Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia diselaraskan dengan dokumen yang ada di
COBIT 5.

3.2 Metode peniliaian Tata Kelola Teknologi Informasi
Metode peniliaian tata kelola teknologi informasi pada penelitian ini sesuai dengan

Assessment Process Activities yang ada di COBIT 5, yaitu sebagai berikut:

3.2.1 Initiation
Tahapan pertama dalam Assessment Process Activities adalah Initiation yang
didalamnya dilakukan pengidentifikasian informasi yang terdapat pada biro teknis
dan hubungan partisipasi masyarakat di Komisi Pemilihan Umum Republik
Indonesia. Seluruh data-data yang diambil, adalah data yang berkaitan dengan
penelitian ini, yaitu data-data yang diperlukan untuk pengukuran Capability Level
tata kelola TI. Tahapan yang dilakukan di Initiation diperlukan untuk menentukan
proses-proses dalam COBIT 5 yang akan dirincikan lagi dalam penelitian ini.

58

3.2.2 Planning the Assessment
Tahapan kedua di dalam Assessment Process Activities adalah Planning the
Assessment yaitu pembuatan rencana untuk tahapan-tahapan dalam pengukuran
Capability Level pada proses yang dipilih. Pada tahapan Planning the Assessment
terdapat pemetaan peran-peran yang akan terlibat dalam pengukuran Capability
Level sesuai dengan diagram RACI Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia.

3.2.3 Briefing
Tahapan ketiga di dalam Assessment Process Activities adalah Briefing yaitu
menjelaskan kepada tim partisipan mengenai masukan, proses, dan keluaran
dalam pengukuran Capability Level yang akan dilakukan di Biro Teknis dan
Hubungan Partisipasi Masyarakat Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia.
Briefing ini dilakukan dengan cara menentukan jadwal lalu mengumpulkan
dokumen, setelah itu penilaian dokumen dan yang terakhir adalah pelaporan hasil
pengukuran Capability Level.

3.2.4 Data Collection
Tahapan keempat di dalam Assessment Process Activities adalah Data Collection
yang didalamnya terdapat pengumpulan berbagai macam informasi tentang
dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam pengukuran capability level. Data
collection bertujuan untuk memudahkan dalam pencarian bukti-bukti temuan
yang terdapat pada Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia biro Teknis dan
Hubungan Partisipasi Mayarakat.

59

3.2.5 Data Validation
Tahapan kelima di dalam Assessment Process Activities adalah Data Validation
yang didalamnya terdapat pengecekan dari hasi temuan dokumen yang sudah
didefinisikan sebelumnya. Tahapan Data Validation bertujuan untuk memastikan
dan mengecek bahwa data hasil temuan dokumen yang disampaikan oleh
partisipan adalah dokumen yang benar dan akurat.
3.2.6 Process Attribute Level
Tahapan keenam di dalam Assessment Process Activities adalah Process Attribute
Level yaitu dilakukannya perhitungan terhadap seluruh proses yang dilakukan.
Pengukuran ini menggunakan domain yang berfokus pada proses APO 07
(Manage Human Relations). Dalam Process Attribute Level juga dilakukan
pemenuhan Generic Work Product yaitu pengecekan yang dilakukan secara
bertahap untuk mengetahui apakah proses tersebut memenuhi syarat yang harus
dipenuhi setiap levelnya.

3.2.7 Reporting the Result
Tahapan terakhir atau tahapan ketujuh di dalam Assessment Process Activities
adalah Reporting the Result yang didalamnya dilakukan pelaporan hasil dari
penelitian mengenai pengukuran Capability Level Tata Kelola Teknologi
Informasi dengan menggunakan domain yang berfokus pada proses APO 07
(Manage Human Relations). Laporan ini dilaksanakan setelah mendapatkan hasil
temuan, aktifitas di setiap proses sehingga dapat dibuatkan gap dari hasil
penelitian. Hasil laporan dari penelitian ini berupa:

60

1. Gap yang didapatkan dari kondisi Capability Level saat ini (as is) dan
kondisi Capability Level yang diinginkan (to be). Kondisi saat ini (as is)
dan kondisi yang diinginkan (to be) didapatkan dengan cara wawancara
dengan pihak-pihak yang terkait.

2. Rekomendasi yang didapatkan dari perhitungan Capability Level dan
analisis gap serta temuan yang sudah dikumpulkan pada langkah
sebelunya dapat dijadikan suatu usulan perbaikan tata kelola yang
mengarahkan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia biro Teknis
dan Hubungan Partisipasi Masyarakat ke level yang diharapkan
organisasi.

61

BAB IV

PEMBAHASAN

Pada bab ini akan membahas mengenai kerangka kerja (framework) COBIT 5 dan
tahapan-tahapan yang dilakukan pada Assessment Process Activities (ISACA, 2012). Dalam
penerapan tata kelola teknologi informasi ini terdapat beberapa tahapan berdasarkan tahapan-
tahapan yang dilakukan pada Assessment Process Activities (ISACA, 2012), yaitu:

4.1 Initiation
Tahapan initiation ini adalah dilakukannya pendefinisian Business Goals COBIT 5

yang di sikronisasikan dengan tujuan bisnis yang berada di Komisi Pemilihan Umum Republik
Indonesia. Berdasarkan data, fakta dan hambatan yang terjadi pada KPU RI, adalah tidak
meratanya jumlah kuantitas SDM di KPU Pusat dan KPU Daerah, tidak adanya kejelasan tentang
kebijakan tata kelola system informasi di KPU Pusat dan kurangnya koordinasi antara KPU
Pusat dan KPU Daerah. Berdasarkan hambatan yang ada, maka identifikasi Business Goals
COBIT 5 berkaitan dengan pengelolaan sumber daya. Terdapat 17 Enterprise Goals COBIT 5, 5
diantaranya adalah sebagai berikut:

No. Enterprise Goal Related IT-Related Goals COBIT 5
1. Resources Alignment of IT and Process

Stakeholder value of EDM 04, EDM
05, APO 01,
business investments business strategy APO 02, APO
07, DSS 06

63

Delivery of IT services APO 09, BAI
in line with business 02, BAI 04, DSS
requirements
02, DSS 04,
DSS 06, MEA

03

Enablement and

Business service continuity

2. and availability support of business

processes by APO 09, BAI

04, BAI 05, DSS

integrating applications 02, DSS 04, DSS

06

and technology into

business processes

Optimisation of business Alignment of IT and APO 02, EDM
3. process functionality business strategy 03, EDM 04,
Delivery of IT services
in line with business DSS 06
requirements
Enablement and EDM 02, EDM
03, EDM 04,
APO 09, BAI
02, DSS 02, DSS
06, DSS 06,

MEA 03

support of business

processes by EDM 03, EDM

integrating applications 04, BAI 05, DSS
06

and technology into

business processes

Operational and staff Adequate use of APO 07, BAI
4. productivity applications, 03, DSS 01,
information and
MEA 02

64

technology solutions

Knowledge, expertise APO 04, APO
and initiatives for 07, BAI 08,
business innovation
DSS 01, DSS 06,
MEA 02

Competent and APO 07, BAI
motivated business and 08, DSS 01, DSS
IT personnel
06, MEA 02

Skilled and motivated Knowledge, expertise APO 04, APO
5. people and initiatives for 07, BAI 08, DSS
business innovation
06, MEA 02

Competent and APO 07, BAI
motivated business and 08, DSS 06,
IT personnel
MEA 02

Tabel 3.1 Enterprise Goals

Berdasarkan hasil pemetaan Enterprise Goals terdapat beberapa Enterprise Goals yang
berkaitan dengan pengelolaan sumber daya atau Human Resources. Diantaranya adalah
Stakeholder value of business investments, Business service continuity and availability,
Optimisation of business process functionality, Operational and staff productivity, Skilled and
motivated people.

Setelah dilakukannya pemetaan Enterprise Goal, selanjutnya dilakukan sikronisasi atau
penyelarasan degan tujuan dari Komisi Pemilihan Umum itu sendiri, yaitu Membangun SDM
yang Kompeten sebagai upaya menciptakan Penyelenggara Pemilu yang Profesional; Menyusun

65

Regulasi di bidang Pemilu yang memberikan kepastian hukum, progresif dan partisipatif;
Meningkatkan kualitas pelayanan pemilu khususnya untuk para pemangku kepentingan dan
umumnya untuk seluruh masyarakat; Meningkatkan partisipasi dan kualitas pemilih melalui
sosialisasi dan pendidikan pemilih yang berkelanjutan; Memperkuat Kedudukan Organisasi
dalam Ketatanegaraan; Meningkatkan integritas penyelenggara Pemilu dengan memberikan
pemahaman secara intensif dan komprehensif khususnya mengenai kode etik penyelenggara
pemilu; Mewujudkan penyelenggara Pemilu yang efektif dan efisisen, transparan, akuntabel, dan
aksesabel. Maka enterprise yang selaras dengan fakta dan tujuan dari Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia Pusat adalah Operational and staff productivity. Berikut ini adalah
penjelasan IT-Related Goals yang selaras atau memiliki nilai Primary (p) dengan Operational
and staff productivity:

Enterprise IT-Related COBIT 5 Process
Goals Goals

Adequate use of APO07 Manage Human Resources

Operational applications, BAI03 Manage Solutions Identification and Build
and staff information and
DSS01 Manage Operations
productivity technology MEA02 Monitor, Evaluate and Asses the System of Internal
solutions Control
APO04 Manage Innovation
Knowledge, APO07 Manage Human Resources
expertise and BAI08 Manage Knowledge
initiatives for DSS01 Manage Operations

business DSS06 Manage Business Process Controls

innovation MEA02 Monitor, Evaluate and Asses the System of Internal
Control

66

Competent and APO07 Manage Human Resources
motivated BAI08 Manage Knowledge
DSS01 Manage Operations

business and IT DSS06 Manage Business Process Controls

personnel MEA02 Monitor, Evaluate and Asses the System of Internal
Control

Tabel 3.2 IT Related Goals

Berdasarkan tabel diatas yang menjelaskan mengenai pemetaan IT-Related Goals

terdapat 15 proses COBIT 5 yang akan menunjang tujuan organisasi Komisi Pemilihan Umum

Pusat di Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat yang berkaitan dengan pengelolaan

sumber daya dan fakta yang berada di KPU Pusat Biro Teknis dan HUPMAS. Terdapat satu

proses COBIT yang menjadi prioritas pada pengukuran yang dilakukan dalam penelitian ini,

yaitu APO07. Penjelasannya adalah sebagai berikut:

APO07 mengelola Sumber Daya Manusia (Manage Human Resources)

Menurut ISACA(2012), deskripsi dari proses APO07 adalah menyediakan pendekatan

terstruktur untuk memastikan penataan, penempatan, hak keputusan dan keterampilan sumber

daya manusia yang optimal. Hal ini termasuk mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab,

rencana pembelajaran dan pengembangan, dan ekspektasi kinerja yang didukung oleh staff-staff

kompeten dan termotivasi. Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan kemampuan

sumber daya manusia untuk memenuhi tujuan perusahaan.

Dalam pengelolaan data di Komisi Pemilihan Umum Pusat membutuhkan proses APO07

untuk mengelola sumber daya manusia atau Manage Human Resources. Sesuai dengan fakta

yang ada bahwa kuantitas sumber daya manusia di Komisi Pemilihan Umum tidak sesuai dengan

jumlah yang dibutuhkan oleh organisasi, karena banyak sumber daya yang difokuskan di pusat.

Sehingga kuantitas sumber daya di Komisi Pemilihan Umum Daerah dan Pusat tidak seimbang.

67

Berdasarkan fakta yang ada, maka dibutuhkannya proses APO07 Manage Human Resources
untuk mendukung keseimbangan dan kemampuan sumber daya manusia dengan apa yang
diharapkan organisasi.

4. 2 Planning The Assesment
Pada tahapan Planning the Assesment ini dilakukan penyusunan daftar partisipan untuk

pengukuran Capability Maturity di Komisi Pemilihan Umum Pusat di Biro Teknis dan
Hubungan Partisipasi Masyarakat, yaitu sebagai berikut:

No. Jabatan Nama
1. Kepala Biro Teknis dan Hupmas Nur Syarifah

2. Wakil Kepala Biro Teknis dan Hupmas Drs. Supriatna, M.Si

3. Kepala Bagian Teknis Pemilu Sahruni Hasna Ramadhan

Kepala Bagian PAW dan Pengisian Drs. Saukani
4.

Anggota DPR, DPD, dan DPRD

Kepala Bagian Publikasi dan Sosialisasi
5. Robby Leo August, S.Si

Informasi Pemilu

Kepala Bagian Bina Partisipasi Dra. Titik Prihati Wahyuningsih,
6. M.P

Masyarakat

Tabel 3.3 Jabatan Pada KPU di Biro Teknis dan HUPMAS

Deskripsi RACI Chart pada COBIT 5 yang disesuaikan dengan struktur organisasi Biro

Teknis dan HUPMAS adalah sebagai berikut:

No. Raci Chart COBIT 5 Jabatan Teknis HUPMAS
1. Business Executive Kepala Biro Teknis dan Hupmas
2. Steering Committee Kepala Biro Teknis dan Hupmas
3. Project Management Office Kepala Bagian Teknis Pemilu

68

4. Head Human Resources Wakil Kepala Biro Teknis dan
5. Chief Information Officer Hupmas
Kepala Bagian Publikasi dan
Sosialisasi Informasi Pemilu

6. Head Architect Kepala Bagian Teknis Pemilu

7. Head Development Kepala Bagian PAW dan Pengisian
8. Head IT Operations Anggota DPR, DPD, dan DPRD
9. Head IT Administration Kepala Bagian Teknis Pemilu
10. Service Manager Kepala Bagian Publikasi dan
11. Information Security Manager Sosialisasi Informasi Pemilu
12. Business Continuity Manager Kepala Bagian Bina Partisipasi
Masyarakat
Kepala Bagian Publikasi dan
Sosialisasi Informasi Pemilu
Kepala Bagian Bina Partisipasi
Masyarakat

13. Privacy Officer Kepala Biro Teknis dan Hupmas

Tabel 3.4 RACI Chart

4.3 Briefing
Dalam penelitian ini semua partisipan yang ada akan diberikan penjelasan detail

mengenai tahapan-tahapan dalam penilitian ini:

Daftar Kegiatan Aktor Pelaksana Metode Tempat
Wawancara dalam
melakukan penilaian -Partisipan Diskusi Biro Teknis KPU RI
-Peneliti

Pengumpulan bukti sebagai -Partisipan Diskusi Biro Teknis KPU RI
pendukung dalam penelitian -Peneliti

69

Rekapitulasi dari hasi -Peneliti Diskusi Biro Teknis KPU RI
penilaian
Pelaporan dari hasil -Peneliti Diskusi Biro Teknis KPU RI
penelitian

Tabel 3.5 Daftar Kegiatan

4.4 Data Collection
Mendefinisikan dan mengidentifikasikan kebutuhan output yang ada pada COBIT 5

untuk setiap proses yang diprioritaskan dalam melakukan penelitian. Penjelasan mengenai output
yang wajib dipenuhi pada Biro Teknis dan HUPMAS Komisi Pemilihan Umum Republik
Indonesia sesuai dengan fakta yang ada adalah sebagai berikut:

4.4.1 Data Collection pada APO07 Manage Human Resources
Berikut ini adalah output dari proses yang ada pada APO07 Manage Human Resources

yaitu:

Subproses Bukti Dokumen Definisi Output
Dokumen yang didalamnya berisi
APO07.01 Maintain Staffing Requiremen persyaratan untuk membuat susunan
adequate and Evaluation kepegawaian di Biro Teknis dan
Hupmas.
appropriate staffing Competency and Dokumen yang berisi aktivitas
Career Development pegawai yang membantu para
pegawai dalam merencanakan karir
Plans dan kompetensi di Biro Teknis dan
Hupmas.

70

Personnel Sourcing Dokumen yang berisi rencana

Dokumen tentang penyebaran

Knowledge Sharing pengetahuan agar tidak terjadi

APO07.02 Identify ketergantungan pada individu.

Key IT Personnel Dokumen yang berisi tentang

Staff Backup Plans rencana cadangan jika terjadi

kekurangan pegawai.

Skills and Cometencies Dokumen matriks yang membantu
Matrix menillai dan meninjau keterampilan
dan kompetensi pegawai.

APO07.03 Maintain Skills Development Dokumen perencanaan dalam
the Skills and Plans mengembangkan keterampilan
pegawai.
Competencies of
Personel Laporang yang berisi tentang

Review Reports peninjauan keterampilan dan

kompetensi pegawai.

APO07.04 Evaluate Personnel Goals Dokumen yang berisi tujuan apa
Employee Job yang ingin dicapai pegawai.
Performance Performance Dokumen tentang evaluasi dan
Evaluation penilaian kinerja pegawai.
Dokumen tentang rencana perbaikan
Improvement Plans kinerja pegawai.

APO07.05 Plan and Inventory of Business Dokumen yang berisi daftar alat-alat
Track the Usage of IT and IT Human kantor yang memenuhi kebutuhan
and Business Human Resources bisnis dan sumber daya manusia di
bidang TI.

Resources Resourcing Shortfall Dokumen tentang analisis

Analyses kekurangan yang terjadi dalam

71

Plans sumber daya.
tentang pengadaan dan proses dalam
perekrutan pegawai sampai
penerimaan pegawai di Biro Teknis
dan Hupmas.

Resource Utilisation Dokumen yang mencatat pegawai

Records dalam memaksimalkan kinerja.

Dokumen tentang kebijakan tentang
Contract Staff Policies

kontrak pegawai.

Dokumen yang berisi perjanjian

APO07.06 Manage antara pegawai dengan organisasi
Contract Staff Contract Agreements

4.5 Data Validation yang berisi syarat kerja, hak dan

juga kewajiban.

Contract Agreements Dokumen yang meninjau perjanjian
Reviews antara pegawai kontrak dengan
organisasi.

Tabel 3.6 Output Proses pada APO07

Pada tahapan kelima ini adalah melakukan valiasi mengenai bukti atau keluaran
(output) yang sudah ditentukan pada COBIT 5 dengan dokumen yang ada pada Biro Teknis dan
Hupmas KPU RI.

4.5.1 Data Validation APO07 Manage Human Resources
Dibawah ini adalah Data Validation pada proses APO07 yaitu Manage Human

Resources yang ada pada Biro Teknis dan Hupmas di Komisi Pemilihan Umum Republik
Indonesia yang sudah disesuaikan dengan keluaran atau output pada COBIT 5, yaitu:

72

Subproses Bukti Dokumen Tersedia Keluaran/Dokumentasi
Staffing Form penyusunan pegawai,

Requirement √ rencana, pemenuhan dan
Evaluation
usulan pegawai

APO07.01 Maintain Competency and Daftar Pelatihan dan
√
adequate and Career

appropriate staffing Development Plans Sertifikasi

Form penyusunan pegawai,
Personnel Sourcing √ rencana, pemenuhan dan

Plans
usulan pegawai

Daftar Pelatihan dan
Knowledge Sharing √

Sertifikasi
APO07.02 Identify

Key IT Personnel Dokumen Tidak ada atau
Staff Backup Plans -

tidak Ditemukan

Skills and √ Form Sasaran Kerja dan
Competencies Kinerja Pegawai

APO07.03 Maintain Matrix

the Skills and Skills Development Daftar Pelatihan dan

Competencies of Plans √
Sertifikasi

Personel

Form Penilaian Kinerja,

Review Reports √ Tinjauan dan Prestasi

Pegawai

APO07.04 Evaluate Personnel Goals Form Sasaran Kerja dan
Employee Job √
Performance Performance
Evaluation Kinerja Pegawai
Form Penilaian Kinerja,
√ Tinjauan dan Prestasi
Pegawai

73

Form Penilaian Kinerja,

Improvement Plans √ Tinjauan dan Prestasi
Pegawai

Inventory of Dokumen Tidak ada atau
Business and IT -
Human Resources
tidak Ditemukan

APO07.05 Plan and

Track the Usage of IT Resourcing Form Penilaian Kinerja,
and Business Human Shortfall Analyses √ Tinjauan dan Prestasi

Resources Pegawai

Resource Form Penilaian Kinerja,

Utilisation Records √ Tinjauan dan Prestasi

Pegawai

Contract Staff SK Penetapan Pegawai
Policies √

Honorer dan Outsourcing

APO07.06 Manage Contract √ SK Penetapan Pegawai
Contract Staff Agreements Honorer dan Outsourcing
Dokumen Tidak ada atau
Contract
Agreements -
tidak Ditemukan
Reviews

Tabel 3.7 Data Validation pada proses APO07

4.6 Process Attribute Rating
Pada proses ke-enam ini dilakukan pemberian level pada tiap-tiap subproses, lalu

dilakukan pengecekan dari atribut yang telah dicapai oleh Biro Teknis dan Hupmas di Komisi
Pemilihan Umum Republik Indonesia. Process Attribute Rating ini memiliki tujuan untuk

74

menunjukkan hasil dari setiap penilaian kapabilitas dan juga tingkatan yang telah dilakukan
pada tahapan-tahapan sebelumnya.
4.6.1 Process Attribute Rating APO07 Manage Human Resources

Dibawah ini adalah Process Attributr Rating pada proses APO07 yang ada pada Biro
Teknis dan Hupmas di Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia, yaitu:

Subproses Bukti Dokumen Tersedia Nilai
√ 100%
APO07.01 Maintain Staffing Requirement
adequate and Evaluation √ 50%
100%
appropriate staffing Competency and √ 100%
Career Development √
- 75
Plans
Personnel Sourcing

Plans

APO07.02 Identify Knowledge Sharing
Key IT Personnel Staff Backup Plans

APO07.03 Maintain Skills and √
the Skills and Competencies Matrix √
Skills Development √
Competencies of √
Personel Plans √

Review Reports

APO07.04 Evaluate Personnel Goals
Employee Job Performance
Performance

Evaluation

APO07.05 Plan and Improvement Plans √ 66.67%
Track the Usage of IT Inventory of Business -
and Business Human √ 66.67%
and IT Human √ 80.55%
Resources Resources

Resourcing Shortfall
Analyses

Resource Utilisation
Records

Contract Staff Policies √

APO07.06 Manage Contract Agreements √
Contract Staff -
Contract Agreements
Reviews

Average Score

Tabel 3.8 Process Attribute Rating

4.6.1.1 APO07.01 Maintain adequate and appropriate staffing
Proses pertama di APO07 ini adalah Maintain adequate and appropriate staffing yaitu

yang mengevaluasi kebutuhan kepegawaian baik itu perubahan dasar maupun perubahan yang
utama secara teratur pada perusahaan atau organisasi. Kegiatan tersebut digunakan untuk
memastikan bahwa perusahaan memiliki sumber daya manusia yang mendukung tujuan dan
sasaran perusahaan, baik sumber daya internal maupun eksternal.

Pada proses APO07 Maintain adequate and appropriate staffing Biro Teknis dan
Hupmas mendapatkan nilai sebesar 100% yang artinya proses tersebut sudah terpenuhi secara
keseluruhan. Penjelasan dari nilai yang didapat adalah sebagai berikut:

76

1. Didalam Maintain adequate and appropriate staffing terdapat dokumen Staffing
Requirement Evaluation yaitu evaluasi dalam membuat susunan kepegawaian.
Dokumen yang ada berupa struktur organisasi; dokumen penyusunan kebutuhan,
dokumen rencana kedepan, pemenuhan dan usul pegawai. Dokumen-dokumen
tersebut menjelaskan jumlah pegawai saat ini; jumlah pegawai yang dibutuhkan;
jumlah pegawai tetap dan jumlah pegawai tidak tetap; jumlah pegawai
outsourcing; jumlah pegawai pensiun dan pindah; rencana pemenuhan pegawai;
usulan pemenuhan kebutuhan pegawai. Setiap tahunnya KPU RI melakukan
evaluasi terhadap kinerja terhadap pegawai berdasarkan dokumen tersebut.

2. Competency and Career Development Plans adalah perencanaan karir yang akan
datang dan kompetensi dari para pegawai. Dalam Competency and Career
Development Plan terdapat beberapa dokumen daftar pelatihan SDM dan daftar
sertifikasi pegawai yang didalamnya terdapat rincian mengenai pelatihan apa
yang dibutuhkan oleh para pegawai dalam jangka waktu dekat dan jangka waktu
yang lama. Dalam dokumen tersebut juga terdapat rincian anggaran yang
dibutuhkan dalam pelatihan.

3. Pada proses Personnel Sourcing Plans yaitu perencanaan perekrutan pegawai,
terdapat dokumen yang berupa struktur organisasi; dokumen penyusunan
kebutuhan, dokumen rencana kedepan, pemenuhan dan usul pegawai. Dokumen-
dokumen tersebut menjelaskan jumlah pegawai saat ini; jumlah pegawai yang
dibutuhkan; jumlah pegawai tetap dan jumlah pegawai tidak tetap; jumlah
pegawai outsourcing; jumlah pegawai pensiun dan pindah; rencana pemenuhan
pegawai; usulan pemenuhan kebutuhan pegawai. Setiap tahunnya KPU RI

77

melakukan evaluasi terhadap kinerja terhadap pegawai berdasarkan dokumen
tersebut. Hasil dari evaluasi KPU RI membuat perencanaan untuk merekrut
pegawai selanjutnya.

4.6.1.2 APO07.02 Identify Key IT Personnel
Identify Key IT Personnel adalah proses yang mengidentifikasikan personil utama dari

IT sehingga dapat meminimalkan ketergantungan pada satu individu dalam melakukan pekerjaan
penting.

Proses APO07.02 Identify Key IT Personnel di biro Teknis dan Hupmas mendapatkan
nilai sebesar 50% yang berarti proses pada Identify Key IT Personnel tidak terpenuhi secara
keseluruhan. Berikut ini adalah penjelasan dari proses APO07.02 Identify Key IT Personnel
yaitu:

1. Terdapat dokumen Knowledge Sharing atau dokumen penyebaran pengetahuan,
yaitu dokumen yang didalamnya berisi tentang daftar pelatihan dan sertifikasi
SDM. Dalam dokumen tersebut dijelaskan mengenai rincian pelatihan dan
sertifikasi apa saja yang dibutuhkan pegawai di Biro Teknis dan Hupmas.
Dokumen ini juga berisi tentang rincian anggaran yang dibutuhkan serta jadwal
pelatihan dan sertifikasi.

2. Tidak terdapat dokumen mengenai Staff Backup Plans atau rencana candangan
pegawai.

4.6.1.3 APO07.03 Maintain the Skills and Competencies of Personnel
Maintain the Skills and Competencies of Personnel adalah mengelola kemampuan dan

kompetensi yang dibutuhkan SDM. Proses ini membuktikan bahwa setiap SDM memiliki
kompetensi dan kemampuan lebih yang ada pada SDM. Dalam proses ini juga pegawai diberikan

78

kesempatan untuk menambah pengetahuan pada tingkatan yang diperlukan dalam mencapai
tujuan perusahaan serta memelihara pengetahuan yang sudah ada.

Pada proses APO07.03 yaitu Maintain the Skills and Competencies of Personnel Biro
Teknis dan Hupmas mendapatkan nilai 100% yang artinya proses terebut sudah terpenuhi secara
keseluruhan. Berikut ini akan dijelaskan proses yang ada pada APO07.03 Maintain the Skills and
Competencies of Personnel yaitu:

1. Didalam Skill and Competencies Matrix atau matriks yang digunakan dalam
menilai serta meninjau keterampilan dan kompetensi SDM terdapat dokumen
Form Sasaran Kerja dan Kinerja Pegawai. Dokumen ini berisi data-data pegawai;
penilaian pegawai; target yang sudah di capai, belum tercapai dan target yang
akan datang; tujuan kegiatan tahunan pegawai; sasaran kerja pegawai; kinerja
pegawai selama setahun; tugas pokok pegawai; dan review serta penilaian dari
atasan yang ditinjau berdasarkan kinerja pegawai tersebut. Pada Biro Tekni dan
Hupmas Dokumen ini ditinjau dan dinilai setiap tahun dalam rapat tahunan.

2. Proses Skills Developments Plans atau rencana pengembangan keterampilan, yang
didalamnya terdapat dokumen yang berisi tentang daftar pelatihan dan sertifikasi
SDM. Dalam dokumen tersebut dijelaskan mengenai rincian pelatihan dan
sertifikasi apa saja yang dibutuhkan pegawai di Biro Teknis dan Hupmas; tempat
dan lokasi kegiatan; jadwal pelatihan; daftar nama pegawai yang mengikuti
pelatihan dan sertifikasi;dan rincian anggaran yang dibutuhkan. Dokumen ini
dibuat pada saat agenda rapat tahunan yang diadakan setiap satu tahun sekali.

3. Terdapat dokumen mengenai Review Reports atau laporan tinjauan yaitu
dokumen Form Penilaian Kinerja, Tinjauan dan Prestasi Pegawai. Dokumen ini

79

berisi daftar absensi pegawai; daftar prestasi pegawai; kinerja pegawai; target
yang sudah dicapai dan tidak dicapai; form penilaian kerja pegawai; dan terakhir
adalah review kinerja pegawai. Isi dari dokumen tersebut lalu dijadikan laporan
yang berupa review reports yang akan diberikan kepada atasan untuk ditinjau
secara lanjut.

4.6.1.4 APO07.04 Evaluate Employee Job Performance
Pada APO07 yang keempat terdapat proses evaluasi mengenai kinerja kerja dari

pegawai. Evaluasi biasanya mengenai absensi, pencapaian target, kedisiplinan, tanggung jawab
dan kinerja pegawai. Evaluasi ini akan diberikan ke atasan yang nantinya akan ditinjau kembali
dan hasilnya akan dibahas pada rapat Biro tahunan yang diadakan setiap satu tahun sekali.

Proses APO07.04 Evaluate Employee Job Performance pada Biro Teknis dan Hupmas
mendapatkan nilai 100% yang artinya bahwa proses tersebut telah terpuhi secara keseluruhan.
Berikut ini adalah penjelasan mengenai proses APO07.04 Evaluate Employee Job Performance
yaitu:

1. Terdapat dokumen Personnel Goals yaitu dokumen mengenai tujuan dari
pegawai dalam suatu organisasi, dokumen tersebut adalah Form Sasaran Kerja
dan Kinerja Pegawai. Dokumen ini berisi data-data pegawai; penilaian pegawai;
target yang sudah di capai, belum tercapai dan target yang akan datang; tujuan
kegiatan tahunan pegawai; sasaran kerja pegawai; kinerja pegawai selama
setahun; tugas pokok pegawai; dan review serta penilaian dari atasan yang
ditinjau berdasarkan kinerja pegawai tersebut. Pada Biro Teknis dan Hupmas
Dokumen ini ditinjau dan dinilai setiap tahun dalam rapat tahunan.

80

2. Terdapat dokumen tentang Performance Evaluation atau evaluasi kinerja dari
pegawai, yaitu dokumen mengenai Form Penilaian Kinerja, Tinjauan dan Prestasi
Pegawai. Dokumen ini berisi daftar absensi pegawai; daftar prestasi pegawai;
kinerja pegawai; target yang sudah dicapai dan tidak dicapai; form penilaian kerja
pegawai; dan terakhir adalah review kinerja pegawai. Isi dari dokumen tersebut
lalu dijadikan laporan yang berupa Performance Evaluation yang akan diberikan
kepada atasan untuk dievaluasi secara lanjut. Pada setiap laporannya SDM akan
dievaluasi berdasarkan kinerjanya selama setahun, lalu akan dibahas pada rapat
tahunan yang diadakan Biro Teknis dan Hupmas.

3. Terdapat dokumen mengenai Improvement Plans atau rencana perbaikan yang
dikhususkan untuk pegawai atau SDM, yaitu dokumen mengenai Form Penilaian
Kinerja, Tinjauan dan Prestasi Pegawai. Dokumen ini berisi daftar absensi
pegawai; daftar prestasi pegawai; kinerja pegawai; target yang sudah dicapai dan
tidak dicapai; form penilaian kerja pegawai; dan terakhir adalah review kinerja
pegawai. Isi dari dokumen tersebut lalu dijadikan laporan yang berupa
Improvement Plans yang akan diberikan kepada atasan untuk ditinjau secara
lanjut. Pada setiap laporannya SDM akan dievaluasi berdasarkan kinerjanya
selama setahun, lalu akan dibahas pada rapat tahunan yang diadakan Biro Teknis
dan Hupmas. Hasil dari rapat tersebut digunakan untuk rencana perbaikan
pegawai pada tahun yang akan datang.

81

4.6.1.5 APO07.05 Plan and Track the Usage of IT and Business Human Resources
Proses selanjutnya adalah Plan and Track the Usage of IT and Business Human

Resources yaitu. Tujuan dari proses ini adalah untuk merencanakan dan melacak permintaan
pada bisnis dan SDM TI dengan syarat TI perusahaan sebagai penanggung jawabnya.

Pada proses APO07.05 Plan and Track the Usage of IT and Business Human Resources
Biro Teknis dan Hupmas mendapatkan nilai sebesai 66.67% yang artinya proses yang terjadi
tidak terpenuhi secara keseluruhan. Berikut ini adalah penjelasan mengenai proses APO07.05
Plan and Track the Usage of IT and Business Human Resources yaitu:

1. Tidak terdapat dokumen mengenai Inventory of Business and IT Human
Resources, yaitu dokumen yang berupa laporan Inventaris bisnis dan pegawai TI
dalam proses Plan and Track the Usage of IT and Business Human Resources.

2. Terdapat dokumen mengenai Resourcing Shortfall Analyses atau analisis
kekurangan pada sumber daya, yaitu dokumen mengenai Form Penilaian Kinerja,
Tinjauan dan Prestasi Pegawai. Dokumen ini berisi daftar absensi pegawai; daftar
prestasi pegawai; kinerja pegawai; target yang sudah dicapai dan tidak dicapai;
form penilaian kerja pegawai; dan terakhir adalah review kinerja pegawai. Pada
dokumen ini juga dijelaskan mengenai jumlah pegawai yang dibutuhkan pada
setiap posisi dan jabatan; jumlah pegawai yang tersedia dan efektifitas pegawai.

3. Terdapat dokumen tentang Resources Utilisation Records atau catatan kinerja
pegawai, yaitu dokumen mengenai Form Penilaian Kinerja, Tinjauan dan Prestasi
Pegawai. Dokumen ini berisi daftar absensi pegawai; daftar prestasi pegawai;
kinerja pegawai; target yang sudah dicapai dan tidak dicapai; form penilaian kerja
pegawai; dan terakhir adalah review kinerja pegawai. Isi dari dokumen tersebut
lalu dijadikan laporan yang berupa Resources Utilisation Records yang akan

82

diberikan kepada atasan untuk ditinjau secara lanjut. Pada setiap laporannya SDM
akan dievaluasi berdasarkan kinerjanya selama setahun, lalu akan dibahas pada
rapat tahunan yang diadakan Biro Teknis dan Hupmas.

4.6.1.6 APO07.06 Manage Contract Staff
Proses terakhir didalam APO07.06 Manage Contract Staff yang bertujuan untuk

memastikan bahwa pegawai outsourcing dan pegawai tidak tetap yang bekerja di KPU RI
mengetahui dan mematuhi semua kebijakan yang ada pada organisasi dan memenuhi syarat-
syarat kontrak yang telah disepakati bersama antara perusahaan dengan pegawai yang
bersangkutan.

Pada proses APO07.06 Manage Contract Staff Biro Teknis dan Hupmas mendapatkan
nilai sebesai 66.67% yang artinya proses yang terjadi tidak terpenuhi secara keseluruhan. Berikut
ini adalah penjelasan mengenai proses APO07.06 Manage Contract Staff yaitu:

1. Terdapat dokumen Contract Staff Policies atau kebijakan pada pegawai kontrak,
yaitu dokumen berupa SK Penetapan Pegawai Honorer dan Outsourcing.
Dokumen ini berisi seluruh aturan-aturan dan kebijakan dari kepala Biro Teknis
dan Hupmas; biodata pegawai kontrak dan outsourcing; lampiran mengenai
honorarium pegawai tersebut; dan surat kesediaan untuk menjadi pegawai honorer
dan outsourcing yang ditanda tangani oleh pegawai tersebut.

2. Terdapat dokumen Contract Agreements atau persetujuan pegawai kontrak, yaitu
dokumen berupa SK Penetapan Pegawai Honorer dan Outsourcing. Dokumen ini
berisi seluruh aturan-aturan dan kebijakan dari kepala Biro Teknis dan Hupmas;
biodata pegawai kontrak dan outsourcing; lampiran mengenai honorarium
pegawai tersebut; form kesediaan untuk menjadi pegawai honorer dan

83

outsourcing yang ditanda tangani oleh pegawai tersebut; dan form yang berisi
bahwa pegawai honorer dan outsourcing tunduk pada semua aturan dan kebijakan
yang ada pada KPU RI.
3. Tidak terdapat dokumen Contract Agreement Reviews atau dokumen yang berisi
tentang tinjauan mengenai persetujuan kontrak antara organisasi dan pegawai
kontrak.
Berdasarkan rincian tentang dokumen yang ditemukan pada proses APO07 Manage
Human Resources mendapatkan nilai persentasi sebesar 80.55%. Sehingga proses ini berada
pada level Largerly Achieved, yaitu nilai presentase proses yang berada antara >50%-85%.
Karena proses ini Largerly Achieved maka proses APO07 Manage Human Resources berada
pada capability level 1.

Process Name Level 0 Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5

APO07 PA 1.1 PA PA PA PA PA PA PA PA
2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2

Rating by F F

Criteria (100%) (80.55%)

Capability 1
Level

Achieved

Legend :
N (Not Achieved, 0-15%) P(Partially Achieved, >15-50%) L(Largerly Achieved, >50-85%) F(Fully
Achieved, >85-100%)

Tabel 3.9 Capability Level

84

Berikut ini adalah grafik dari penilaian Capability Maturity pada proses APO07
Manage Human Resources:

APO07.01 Diagram APO07

APO07.05 5 APO07.02 Current Capability
4 Expected Capability
Max Capability
3
2
1
0

APO07.04 APO07.03

Gambar 4.1 Diagram APO07

4.7 Reporting the Results
Proses terakhir adalah Reporting the Results atau hasil dari penilaian Capability Level

yang akan diberikan dalam bentuk laporan. Hasil laporan ini akan menunjukkan kelemahan dan
kelebihan pada proses yang di teliti. Penelitin ini juga akan menghasilkan rekomendasi pada
proses yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya. Hasil yang didapatkan dari penilaian
yang telah dilakukan adalah bahwa proses pada APO07 Manage Human Resources mendapatkan
penilaian Capability Level 1 dan Target Level berada pada Level 3.

Setelah didapatkan penilaian Capability Level yang telah dilakukan pada tahapan
sebelumnya, maka Capability Level yang didapat Biro Teknis dan Hupmas dalam proses APO07
adalah level 1, dan memiliki batasan gap yaitu 2, karena level yang ditentukan dalam penelitian
di Biro Teknis dan Hupmas adalah 3. Analisis temuan dan rekomendasi perbaikan pada proses
APO07 telah dilakukan penilaian pada tahapan sebelumnya yang akan dijelaskan pada tabel
rekomendasi berikut ini, yaitu:

No Key Management Practice Keterangan

85

APO07.01 Maintain Adequate and

Appropriate Staffing

Temuan:

Terdapat proses Personnel Sourcing Plans yaitu perencanaan

perekrutan pegawai. Dokumen ini diisi setiap tahun pada saat

evaluasi dan rapat tahunan Biro Teknis dan Hupmas. dokumen

yang berupa struktur organisasi; dokumen penyusunan

kebutuhan, dokumen rencana kedepan, pemenuhan dan usul

pegawai. Dokumen-dokumen tersebut menjelaskan jumlah

pegawai saat ini; jumlah pegawai yang dibutuhkan; jumlah

pegawai tetap dan jumlah pegawai tidak tetap; jumlah pegawai

outsourcing; jumlah pegawai pensiun dan pindah; rencana

1. pemenuhan pegawai; usulan pemenuhan kebutuhan pegawai

Rekomendasi:

 Perlu dievaluasi lagi mengenai perekrutan pegawai

yang sesuai dengan masing-masing divisi di Biro Teknis

dan Hupmas agar SDM yang didapatkan sesuai dengan

yang dibutuhkan.

 Perlu dibuatkannya rincian kebutuhan pegawai yang

diperlukan oleh masing-masing divisi di Biro Teknis

dan Hupmas.

 Perlu dibuatkannya kebijakan dalam perekrutan

pegawai, agar tidak ada pegawai yang di rekrut karena

kepentingan pribadi, politik, almamater dan lainnya.

APO07.02 Identify Key IT Personnel

Temuan:

2. Adanya proses Knowledge Sharing atau pembagian
pengetahuan yang didalamnya berisi tentang daftar pelatihan
dan sertifikasi SDM. Dalam dokumen tersebut dijelaskan

86

mengenai rincian pelatihan dan sertifikasi apa saja yang
dibutuhkan pegawai di Biro Teknis dan Hupmas.

Rekomendasi:

 Perlu dilakukannya pembagian pengetahuan secara

merata dan terkordinasi dengan baik antara KPU Pusat

dan KPU Daerah.

 Perlu dibuatnya dokumen mengenai Staff Backup

Plans, seperti daftar pegawai yang akan mengajukan

cuti atau pergi dinas.

APO07.03 Maintain the Skills and

Competencies of Personnel

Temuan:

Adanya proses Skill Development Plans atau rencana
pengembangan yang didalamnya terdapat dokumen tentang
daftar pelatihan dan sertifikasi SDM. dokumen tersebut
dijelaskan mengenai rincian pelatihan dan sertifikasi apa saja
yang dibutuhkan pegawai di Biro Teknis dan Hupmas; tempat
dan lokasi kegiatan; jadwal pelatihan; daftar nama pegawai
yang mengikuti pelatihan dan sertifikasi;dan rincian anggaran
3. yang dibutuhkan. Banyak pelatihan yang sudah terencana
namun gagal karena padatnya kegiatan setiap menjelang
pemilihan umum.

Rekomendasi:

 Perlu dilakukan pemerataan pengetahuan mengenai
pemilihan umum secara detail, agar tidak ada lagi
pegawai yang mendapatkan kerja ganda.

 Perlu dilakukan penyeleksian pelatihan mulai dari
pelatihan dan sertifikasi yang penting sampai yang tidak
terlalu penting.

87

 Perlu dibuatkan laporan hasil pengembangan

pengetahuan agar dapat diketahui pelatihan apa yang

dibutuhkan selanjutnya.

4. APO07.04 Evaluate Employee Job

Performance

Temuan:

Adanya proses Improvement Plans atau rencana perbaikan yang
dikhususkan untuk pegawai. Dokumen ini berisi daftar absensi
pegawai; daftar prestasi pegawai; kinerja pegawai; target yang
sudah dicapai dan tidak dicapai; form penilaian kerja pegawai;
dan terakhir adalah review kinerja pegawai. Dokumen tersebut
lalu dijadikan laporan yang akan diberikan kepada atasan untuk
ditinjau secara lanjut.

 Perlu dilakukannya pemberian penghargaan kepada

pegawai berprestasi. Misal pegawai yang memenuhi

target akan diberikan hadiah.

 Perlu adanya rekap kejadian harian dan mingguan,

untuk bahan evaluasi rencana perbaikan pegawai.

APO07.05 Plan and Track the Usage of

IT and Business Human

Resources

Temuan:

Adanya proses Resourcing Shortfall Analyses yaitu analisis
5. pada kekurangan sumber daya. Dokumen ini berisi daftar

absensi pegawai; daftar prestasi pegawai; kinerja pegawai;
target yang sudah dicapai dan tidak dicapai; form penilaian
kerja pegawai; dan terakhir adalah review kinerja pegawai.
Pada dokumen ini juga dijelaskan mengenai jumlah pegawai
yang dibutuhkan pada setiap posisi dan jabatan; jumlah

88

pegawai yang tersedia dan efektifitas pegawai.
Rekomendasi:

 Perlu adanya laporan mengenai kekurangan dari

masing-masing pegawai, untuk bahan dalam evaluasi.

6. APO07.06 Manage Control Staff

Temuan:

Adanya proses Contract Staff Policies atau kebijakan untuk
pegawai kontrak Dokumen ini berisi seluruh aturan-aturan dan
kebijakan dari kepala Biro Teknis dan Hupmas; biodata
pegawai kontrak dan outsourcing; lampiran mengenai
honorarium pegawai tersebut; dan surat kesediaan untuk
menjadi pegawai honorer dan outsourcing yang ditanda tangani
oleh pegawai tersebut.

Rekomendasi:

 Perlu dijelaskan lebih rinci mengenai hak dan kewajiban
pegai kontrak dan outsourcing.

 Perlu dibuat kebijakan dalam melakukan perekrutan
pegawai kontrak dan outsourcing agar sesuai dengan
apa yang diharapkan organisasi.

89

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan yang telah dipaparkan oleh penulis pada bab sebelumnya, maka

dapat disimpulkan bahwa:
1. Berdasarkan hasil pengukuran yang dilakukan, Capability level di Biro Teknis dan
Hupmas KPU RI proses APO07 Manage Human Resourcces berada pada level 1 dengan
nilai sebesar 80.55% (Largerly Achieved). Pengukuran ini menggunkan metode
Assesment Process Activities. Hal ini ditandai dengan adanya proses yang dijalankan dan
proses yang belum dijalankan serta tidak terdapat bukti prosesnya.
2. Berdasarkan analisa gap yang dianalisis, maka rekomendasi yang diberikan penulis
adalah rekomendasi pada proses APO07 Manage Human Resources yaitu perlu
dievaluasi lagi mengenai perekrutan pegawai yang sesuai dengan masing-masing divisi di
Biro Teknis dan Hupmas agar SDM yang didapatkan sesuai dengan yang dibutuhkan,
perlu dilakukan pemerataan pengetahuan mengenai pemilihan umum secara detail, agar
tidak ada lagi pegawai yang mendapatkan kerja ganda, Perlu dilakukannya pembagian
pengetahuan secara merata dan terkordinasi dengan baik antara KPU Pusat dan KPU
Daerah.

5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah dijelaskan dan analisis yang telah dilakukan pada

tahapan-tahapan sebelumnya, maka terdapat beberapa saran dalam melakukan peningkatan
pengelolaan teknologi informasi pada Biro Teknis dan Hupmas di KPU RI, adalah:

90

1. Penelitian selanjutnya diharapkan untuk mengembangkan penilaian capability level
tata kelola teknologi informasi dengan proses yang berbeda.

2. Penelitian selanjutnya dapat melanjutkan penelitian ini ke tahapan perancangan tata
kelola teknologi informasi sampai tahapan implementasi.

3. Penelitian selanjutinya dapat menggunakan metode pengambilan data yang berbeda
dengan yang dilakukan penulis, misal dengan menggunakan metode pengambilan sample
atau kuesioner.

91

DAFTAR PUSTAKA

Rati. (2016). Perancangan Tata Kelola Teknologi Informasi Di Bapapsi Pemkab Bandung
Menggunakan Framework COBIT 5 Pada Domain Evaluate, Direct And Monitor (EDM)
dan Deliver, Service And Support (DSS)

Sandria, Muhammad. (2015). Mengukur Capability Level Tata Kelola Kemanan Teknologi
Informasi dengan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: PUSTIPANDA UIN Syarif
Hidayatullah). Skripsi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta.

Gusnita, Nurma. (2015). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Framework
COBIT 5 Fokus Pada Proses Manage The IT Management Framework (APO01) Dan
Manage Human Resources (APO07) (Studi Kasus: Pusat Pengolahan Data Kementerian
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat). Skripsi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta.

Rahmawati, Silvana. (2015). Usulan Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance)
Menggunakan Framerork COBIT 5 (Studi Kasus: Pusat Informasi dan Hubungan
Masyarakat Kementerian Agama). Skripsi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta.

Altemimi, Mohammed Alaa H., Zakaria, Mohamad Shanudin. (2015). Developing Factors for
Effective IT Governance Mechanism. Malaysian Software Engineering Conference.

Putra, Hervandi. (2014). Penerapan dan Penilaian Tata Kelola Teknologi Informasi Berdasarkan
COBIT 5 Framework (Studi Kasus Pada BPK RI). Skripsi. Universitas Indonesia. Depok.

Islamiah, Mega Putri. (2014). Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) Menggunakan
Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP).
Skripsi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta.

Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
ISACA. 2012. COBIT 5 Enabling Processes. USA: IT Governance Institute.
ISACA. 2012. COBIT 5 Implementation. USA: IT Governance Institute
ISACA. 2012. COBIT 5 Process Assessment Model. USA: IT Governance Institute.
ITGI. 2007. COBIT 4.1. USA: IT Governance Institute
Jogiyanto, H.M. & Abdillah, W. 2011. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi. Yogyakarta:

ANDI.
Fauziyah. 2010. Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah.
Jogiyanto, H. M. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi
Jogiyanto, H.M. & Abdillah, W. 2011. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi.

Yogyakarta:ANDI.
Rozitra. (2017). Evaluasi Implementasi Sistem Informasi Manajemen Dalam Pemutakhiran Data

Pemilih (Studi Pada Pemilihan Umum Legislatif Tahun 2014 Oleh Komisi Pemilihan

Umum Kota Palembang).

Surendro, K. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung: Informatika.

Sugiyono. 2013. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: ALFABETA.

92