Kertas Kerja MAT SMK Astana Kali Ke-20/2022

PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU
SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN ASTANA

25200 KUANTAN, PAHANG.

KERTAS KERJA PROGRAM

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU

SMK ASTANA
KALI KE-20

TARIKH : 28 MEI 2022 (SABTU)
MASA : 9:00 PAGI – 11:00 PAGI
TEMPAT :
ANJURAN : GOOGLE MEET (KEDIAMAN MASING-MASING)

PIBG, SMK ASTANA

1

PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU (PIBG)
SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN ASTANA
JALAN SUNGAI LEMBING, 25200 KUANTAN

Kod Sekolah : CEA4088
Email : [email protected]:09-5721522/Fax:09-5721520

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ruj. Kami : SMKAS.100-3/1/1 ( )

Tarikh : 27 APRIL 2022

YBrs. Pengetua
SMK Astana
25200 KUANTAN
Pahang.

PROGRAM MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PIBG SMK ASTANA,
KALI KE-20, TAHUN 2022

1.0 PENGENALAN

Pihak sekolah dengan kerjasama erat PIBG sentiasa berbincang bagi mencapai permuafakatan
bersama dalam usaha merangka dan merancang program-program ke arah peningkatan
kecemerlangan akademik, sahsiah dan juga kokurikulum murid. Mesyuarat Agung Tahunan
PIBG SMK Astana yang diadakan setiap tahun adalah suatu wadah ke arah menggembling
kerjasama dan melaksanakan tanggungjawab secara bersama dalam memastikan setiap
program yang dirancang oleh pihak sekolah berjaya direalisasikan. Ini terutamanya dalam
memastikan kebajikan dan kecemerlangan murid dapat dijaga dan ditingkatkan dari setahun
ke setahun.

2.0 MATLAMAT

Mendapatkan kerjasama dan sokongan pihak ibu bapa terhadap sekolah dalam melahirkan
murid SMK Astana yang sentiasa bersungguh-sungguh, komited dan konsisten (istiqamah)
dalam segala bidang terutama demi mencapai cita-cita mereka.

3.0 OBJEKTIF

3.1 Supaya dapat mengeratkan kerjasama dan sokongan dalam kalangan ibu bapa dan
guru secara lebih tersusun dalam program-program akademik, kokurikulum dan
sahsiah murid

3.2 Supaya dapat mencapai kata sepakat dalam kalangan ibu bapa dan guru untuk
menyalurkan sumbangan dana PIBG dan kecemerlangan murid

3.3 Supaya dapat meningkatkan pencapaian akademik murid khususnya dalam SPM dan
STPM.

3.4 Supaya dapat menghasilkan modal insan berkualiti yang sentiasa cinta akan ilmu
pengetahuan dan mempunyai daya saing dan juang yang tinggi.

3.5 Supaya dapat menghasilkan Pusat Sumber Sekolah serta Bilik-bilik Khas MP sebagai
gedung Ilmu yang kondusif dan ceria serta dapat memberi manfaat kepada semua
murid.

3.6 Supaya dapat membina sahsiah dan jati diri murid melalui program seperti bina insan
dan kokurikulum.

2

4.0 SASARAN
4.1 Ibu bapa / Penjaga
4.2 Guru

5.0 BUTIRAN PELAKSANAAN

5.1 Tarikh, Masa dan Tempat Pelaksanaan
Tarikh : 28 Mei 2022 (Sabtu)
Masa : 9.00 pagi
Tempat : Aplikasi Google Meet (melalui kediaman masing-masing)

5.2 Tentatif Mesyuarat Agung PIBG
08:30 pagi Pendaftaran
09:00 pagi Ucapan Alu-aluan Pengerusi Majlis

Bacaan Doa
Ucapan Pengetua
Ucapan Yang DiPertua PIBG
Ucapan Perasmian Majlis Mesyuarat Agung PIBG
MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-19, SMK ASTANA

Agenda Mesyuarat :-
Membentang dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung PIBG Kali Ke-19
Membentang dan Menerima Laporan Tahunan PIBG Kali Ke-19
Membentang, Menerima dan Mengesahkan Penyata Kewangan Kali Ke-19
Membahaskan Usul
Hal-hal Lain
Pembubaran Jawatankuasa PIBG Kali Ke-19
Pelantikan Pengerusi Sementara
Pemilihan Jawatankuasa PIBG Kali Ke-20
Ucapan Penangguhan
Penyampaian Sijil dan Cenderahati

5.3 Strategi Pelaksanaan / Perjalanan Program

Langkah 1 : Sebelum Program

Bil. Aktiviti Jangkaan Tindakan
tarikh
Mesyuarat AJK PIBG membincangkan Mesy. Pentadbir dan
18/04/2021 AJK PIBG
1 Agung Tahunan, program kecemerlangan yang (Isnin)
dirancang dan cadangan bayaran sumbangan Setiausaha PIBG
29/04/2022
PIBG dan Dana Kecemerlangan. (Jumaat) AJK MAT
SU PIBG
2 Pembentangan kertas kerja MAT kepada 11/05/2022 SU Kecemerlangan
Pengetua dan YDP PIBG. (Rabu) SU Kokurikulum
SU HEM
3 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja MAT kali 12 – 20 SU Bina Insan
Pertama. /05/2022

Menyiapkan minit mesyuarat, laporan-laporan

4 aktiviti kecemerlangan akademik, kokurikulum,
HEM dan bina insan untuk diserahkan kepada

SU PIBG dalam bentuk soft copy.

3

Menyiapkan laporan kewangan berakhir 31

5 Disember 2021 dan mendapatkan semakan serta 12/05/2022 Bendahari PIBG
pengesahan juruaudit luar yang dilantik untuk (Khamis)

diserahkan kepada SU PIBG.

Menyedia notis panggilan mesyuarat MAT, 12-13 SU PIBG
6 borang pencalonan AJK PIBG dan borang usul /05/2022

secara google form dan lain-lain surat rasmi.

7 Mengedar notis panggilan mesyuarat MAT, 13/05/2022 Guru kelas
borang pencalonan AJK PIBG dan borang usul (Jumaat)

secara google form dan lain-lain surat rasmi.

8 Tarikh tutup penghantaran borang pencalonan 19/05/2022 SU PIBG
dan borang usul (google form) oleh guru, ibu (Khamis) Guru Kelas

bapa dan penjaga.

9 Pengundian calon AJK PIBG oleh ibu bapa dan 20 – 22 SU PIBG
guru /05/2022

10 Pengiraan undi 23/05/2022 AJK PIBG

Mesyuarat JK Kerja MAT kali ke-2 untuk

11 pelaporan bidang tugas, menyenarai calon AJK 24/05/2022 AJK MAT
PIBG dan pemurnian usul untuk dibentangkan (Selasa)

dalam MAT pada 28/5/2022.

Mengedarkan Laporan Penyata Kewangan dan

laporan akvitivi dalam bentuk anyflip kepada ibu 27/05/2022 SU PIBG dan

12 bapa secara maya melalui group telegram kelas (Jumaat) Bendahari PIBG
dan group telegram PIBG untuk diteliti sebelum Guru Kelas

MAT. (Buku Laporan Anyflip)

13 Mengedarkan link google meet MAT. 27/05/2022 AJK MAT

Langkah 2 : Semasa Program Jangkaan Tindakan
tarikh
Bil. Aktiviti AJK MAT
28/05/2022 AJK PIBG
Persediaan aplikasi google meet untuk
14

mesyuarat.
Mesyuarat Agung PIBG kali ke-20 dan
Pembentangan Usul termasuk usul tentang
15 bayaran sumbangan PIBG dan Dana
Kecemerlangan Sekolah. Mengumumkan
keputusan Undian AJK PIBG Tahun 2022.
16 Rakaman peristiwa

Langkah 3 : Selepas Program Jangkaan Tindakan
tarikh AJK PIBG
Bil. Aktiviti AJK MAT
29/05/2022 AJK MAT
17 Penyerahan cenderahati kepada AJK PIBG yang
telah berkhidmat kepada sekolah 29/05/2022
Pemurnian rakaman untuk disimpan dan disebar
01/06/2022
18 di FB rasmi sekolah dan galeri sekolah
19 Mengadakan post mortem MAT untuk

penambahbaik pada MAT akan datang

4

6.0 JAWATANKUASA

6.1 JAWATANKUASA PENGELOLA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

Pengerusi Program : Pn. Hjh. Shabariah bt. Mohamed Zakwan – Pengetua
Pengerusi MAT : En. Johan b. Razak – YDP PIBG
Naib Pengerusi : Cik Nor Janah bt. Suhadi – PK Pentadbiran
: En. Idris b. Wahab – PK HEM
Setiausaha PIBG : En. Yusran b. Mohd Bahari – PK Ting. 6
Penolong Setiausaha PIBG
Bendahari PIBG : Pn. Hjh. Mazlina bt. Zulkifli

: Pn. Rosaliza bt. Muhammad

: Pn. Wang Mei Wan

AJK KERJA :-

Jemputan / Surat Siaran : Pn. Rosaliza bt. Muhammad (K)
Google Form Pn. Hjh. Mazlina bt. Zulkifli

Pendaftaran QR Code : Pn. Azrina bt. Ahmad Demuri (K)
Pn. Khoo Hui Chew

Pautan Google Meet : Pn. Norlizati bt. Mansor (K)
En. Muhamad Shah bin Ghazali

Juru Acara Majlis : Pn. Siti Amiza bt. Hanafi (K)
Pn. Nada Nurhida bt. Fadzil

Laporan Setiausaha Bahagian : Pn. Hjh. Mazlina bt. Zulkifli – SU PIBG (K)
Pn. Wang Mei Wan – Bendahari PIBG
Pn. Julisa bt Johari – SU Kecemerlangan STPM
Pn. Rosmawati bt. Yusof – SU Kecemerlangan SPM
Pn. Nor Aniza bt. Mohd Alias – SU Koku. Perdana
En. Chandran a/l Pachamutu Sanmugam – SU Koku. T6
Pn. Norihan bt. TV Ahamed – SU HEM Perdana
En. Mohd Shukri b. Abd Razak – SU HEM T6
Tn. Hj. Mohamad Tawpik b. Ab. Aziz – SU Bina Insan
Pn. Hjh. Nor Hasnida bt. Ahmad – SU Keceriaan

Teks Ucapan : Pn. Wan Marizan bt. Wan Derasik (K)
Pn. Hjh. Wan Suziyana bt. Wan Embong

Bacaan Doa : En. Muhamad Haziman b. Mohamad (K)
Pencatat Minit En. Rosli b. Kasim
Sijil dan Cenderamata
: Pn. Nur ‘Alia bt. Abdullah (K)
Pn. Zainun bt. Ismail
Pn. Norhayati bt. Mamat

: Pn. Rohana bt. Othman – AJK PIBG (K)
Pn. Zalina bt. Ismail – AJK PIBG

Rakaman Peristiwa : En. Mohd Sahdan b. Mokhtar (K)
Pn. Norlihayusniza bt. Ramli

5

6.2 PERINCIAN TUGAS AJK PELAKSANA MAT

AJK SENARAI / BIDANG TUGAS

Setiausaha 1) Berbincang, merangka dan menyusun perjalanan MAT
PIBG 2) Menyediakan kertas kerja MAT
3) Bekerjasama dengan Setiausaha Kecemerlangan Akademik, HEM,

Kokurikulum dan Bina Insan untuk mendapatkan laporan perjalanan
aktiviti tahun lepas yang menggunakan dana PIBG dan
Kecemerlangan PIBG untuk dilaporkan semasa MAT
4) Memastikan program yang diatur berjalan lancar dan sentiasa
berbincang dengan pentadbir untuk pemurnian dan penambaikan
program sesuai dengan norma baru dan mengikut SOP
5) Mengeluarkan notis mesyuarat secara online, borang pencalonan dan
borang usul serta borang kehadiran MAT melalui google form
6) Menyediakan minit MAT lepas untuk dibentangkan semasa MAT
7) Menyediakan laporan aktiviti PIBG tahun lepas
8) Membentangkan laporan aktiviti PIBG dan sekolah semasa MAT

Bendahari PIBG 1) Menyediakan laporan penyata kewangan berakhir 31 Disember 2020
2) Mendapatkan semakan dan pengesahan juruaudit luar yang dilantik
3) Mengedarkan penyata kewangan kepada ibu bapa
4) Membentangkan laporan kewangan semasa MAT berlangsung

SU Menyediakan dan menghantar laporan bergambar program
Kecemerlangan kecemerlangan bidang masing-masing kepada SU PIBG untuk disatukan
SPM, STPM, bagi tujuan pelaporan melalui slide power point dan juga untuk terbitan
Kokurikulum anyflip

SU HEM & Menyediakan QR Code dan mencetak salinan kehadiran
Bina Insan
Pendaftaran QR
Code

Pautan Google Menyediakan pautan google meet

Meet Mengendalikan aplikasi google meet sepanjang MAT

Rakaman Membuat rakaman peristiwa dan menyiarkan rakaman di FB rasmi
Peristiwa sekolah

Juru Acara Menyediakan dan membacakan teks pengacara majlis berpandukan
Majlis agenda mesyuarat MAT

Bacaan Doa Menyediakan dan membacakan teks doa
Menyediakan teks ucapan yang sesuai berkaitan MAT kepada Pengetua
Teks Ucapan dan YDP PIBG
Mencatat Minit Mesyuarat MAT dan menyerahkan kepada SU PIBG
Pencatat Minit
Sijil dan Menyediakan dan mengendalikan penyerahan sijil dan cenderahati

Cenderamata

6

7.0 IMPLIKASI KEWANGAN

7.1 Anggaran Perbelanjaan HARGA KUANTITI JUMLAH
BIL PERKARA SEUNIT (RM) 1 rim (RM)
1 20.00
1 Sijil Penghargaan 20.00 30.00
2 Cenderamata perasmi
30.00 1,000.00
Cenderamata AJK PIBG dan
3 50.00 20 1,050.00

JK MAT

JUMLAH KESELURUHAN

7.2 Sumber Kewangan
Peruntukan daripada PIBG.

8.0 PENUTUP
Pihak PIBG dan sekolah meletakkan sepenuh kepercayaan kepada pihak sekolah untuk sama-
sama menjayakan Majlis MAT pada tahun ini. Semoga kesepakatan dan pemuafakatan antara
PIBG dan sekolah akan dapat melancarkan lagi program yang telah disusun rapi.

Sekian, terima kasih.

Disediakan oleh,

(MAZLINA BINTI ZULKIFLI)
Setiausaha Kehormat PIBG
SMK Astana, Kuantan

Disemak oleh,

(HAJAH SHABARIAH BT MOHAMED ZAKWAN)
Pengetua
SMK Astana
25200 Kuantan

Diakui dan disahkan oleh ,

(MOHD JOHAN BIN RAZAK)
YDP PIBG
SMK Astana
25200 Kuantan

7

8

9