GARIS PANDUAN TADBIR URUS DAN PENGURUSAN AKADEMIK

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

GARIS PANDUAN FUNGSI
JAWATANKUASA TADBIR URUS
DAN PENGURUSAN AKADEMIK

KOLEJ VOKASIONAL IPOH

TAHUN 2020

0

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

Kandungan

1.0 Jawatankuasa Akademik
2.0 Jawatankuasa Pengurusan Akademik
3.0 Jawatankuasa Penjaminan Kualiti Sijil Kemahiran Malaysia (SKM)
4.0 Jabatan Pendidikan Umum

4.1 Senarai Tugas Ketua Jabatan Pendidikan Umum
4.2 Senarai Tugas Ketua-Ketua Unit Jabatan Pendidikan Umum
4.3 Senarai Tugas Penyelaras Kursus Unit-Unit Jabatan Pendidikan Umum
5.0 Jabatan Vokasional
5.1 Senarai Tugas Ketua Jabatan Vokasional
6.0 Jabatan Perniagaan
7.0 Pengurusan Program
7.1 Ketua Program
7.2 Senarai Tugas Ketua Program
7.3 Senarai Tugas Ketua Bengkel
7.4 Senarai Tugas Pensyarah
7.5 Senarai Tugas Penyelaras Projek Tahun Akhir (PTA)
7.6 Senarai Tugas Penyelaras Sijil Vokasional Malaysia (SVM)
7.7 Senarai Tugas Penyelaras School Enterprise (SE)
7.8 Senarai Tugas Penyelaras Sijil Kemahiran Malaysia (SKM)
7.9 Senarai Tugas Penyelaras Perhubungan dan Latihan Industri
7.10 Senarai Tugas Penyelaras Penilaian dan Pentaksiran
7.11 Senarai Tugas Penyelaras OSHA dan EKSA
7.12 Senarai Tugas Penolong Penyelaras Akreditasi dan OBE
7.13 Setiausaha Program
8.0 Jawatankuasa Jadual Waktu
9.0 Jwatankuasa Perancangan Strategik
10.0 Jawatankuasa Pembangunan Akademik
11.0 Jawatankuasa Pensijilan Sijil Kemahiran Malaysia
12.0 Jawatankuasa MBMMBI
13.0 Jawatankuasa Pembinaan Item
14.0 Jawatankuasa Pembelajaran Berasaskan Hasil (OBE)
15.0 Jawatankuasa Unit Latihan dan Pembangunan Staf
16.0 Jawatankuasa School Enterprise (SE)
17.0 Jawatankuasa Ace TVET
18.0 Jawatankuasa Pendaftaran Kursus
19.0 Jawatankuasa Pencerapan
20.0 Jawatankuasa Intervensi
21.0 Jawatankuasa Alumni
22.0 Jawatankuasa Buku Pengurusan
23.0 Pengurusan Mesyuarat
24.0 Pelaksanaan PdPc Pensyarah
25.0 Jawatankuasa Kewangan dan Akaun

1

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

1.0 Jawatankuasa Akademik

Peraturan Akademik Kolej Vokasional Edisi 2019 mentakrifkan Jawatankuasa Akademik adalah
jawatankuasa yang bertanggungjawab di peringkat Kolej Vokasional dalam menentusahkan
perkara berkaitan dengan kurikulum, penilaian dan pntaksiran serta membuat keputusan dalam
kes-kes khas pengajian.

Fungsi :
1. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun ATAU dua (2) kali

bagi setiap semester khusus berkaitan pengesahan markah, kes-kes khas akademik dan
penangguhan pengajian.
2. Markah-markah bagi setiap Program Vokasional dan Pendidikan Umum hendaklah
terlebih dahulu dibincang dan diselaraskan dengan berintegriti oleh Ketua Program
Vokasional, Ketua Unit Pendidikan Umum dan disahkan oleh Ketua Jabatan masing-
masing semasa Intervensi atau Mesyuarat Jabatan/Program/Unit sebelum diserahkan
kepada Jabatan Pentaksiran dan Penilaian untuk dibentangkan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Akademik.
3. Jawatankuasa Akademik akan bermesyuarat dengan panduan agenda berikut :
3.1 Mengesahkan markah pelajar setiap Program Vokasional dan Pendidikan Umum

pada setiap semester.
3.2 Membincangkan permohonan penangguhan pengajian dan kes-kes khas pelajar

dalam hal-hal pengajian.
3.3 Menentusahkan keputusan pelajar Sijil Vokasional Malaysia sebelum dihantar

kepada Lembaga Peperiksaan (LP).
3.4 Menentusahkan keputusan pelajar Program Diploma sebelum dihantar kepada

Bahagian Pendidikan dan Latihan Teknik Dan Vokasional (BPLTV).
3.5 Mencadangkan keputusan pelajar Semester 4 SVM untuk penawaran

kemasukan ke Program Diploma berdasarkan syarat-syarat Peraturan
Akademik.

4. Mesyuarat mestilah dipengerusikan oleh Pengarah kolej dengan bilangan ahli yang
mencukupi.

5. Pencatat Minit Mesyuarat hendaklah dilantik oleh pengurus kolej.
6. Minit Mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-

ahli mesyuarat tidak lewat daripada satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan.

2

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

2.0 Jawatankuasa Pengurusan Akademik

Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun ATAU dua (2) kali bagi
setiap semester dengan agenda berikut :
(i) Membincangkan berkaitan dengan Kurikulum/Silibus dan Course Outline yang

merangkumi perubahan, permasalahan, kesilapan dikesan dan tindakan pembetulan.
(ii) Membincangkan berkaitan jadual waktu, peningkatan kompetensi staf akademik dan

kemudahan/peralatan.
(iii) Membincangkan proses PdPc, pencerapan, penilaian pelajar terhadap staf

akademik/kursus , Projek Tahun Akhir dan On The Job Training.
(iv) Membincangkan tentang Pentaksiran Berterusan, penilaian pelajar dan intervensi

Jabatan/Program/Unit:
(v) Membincangkan tentang kemajuan akademik pelajar, permasalahan, program

kecemerlangan/pemulihan dan peranan Unit Psikologi dan Kerjaya serta Penasihat
Akademik.
(vi) Membincangkan kebolehpasaran pelajar dan Alumni.

Tindakan Selepas Mesyuarat
(i) Minit Mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-

ahli mesyuarat tidak lewat daripada tujuh (7) hari selepas tarikh mesyuarat diadakan
(II) Memanjangkan minit mesyuarat kepada BPLTV mengikut keperluan.

3.0 Jawatankuasa Penjaminan Kualiti Sijil Kemahiran Malaysia (SKM)

Jawatankuasa ini bertanggungjawab merancang, membincang dan menguruskan
perkara-perkara berkaitan Pusat Bertauliah Cawangan (PBC) dan urusan pensijilan
SKM :
(i) Pematuhan yang ditetapkan oleh Jabatan Pembangunan Kemahiran (JPK) dan BPLTV.
(ii) Menyemak dan memantau keperluan WIM, tenaga pengajar berkelayakan mengikut tahap

SKM termasuk PP/PPD dan peralatan setiap program.
(iii) Melaksanakan audit dalaman untuk memastikan Rekod Pentaksiran Kumulatif (RPK) dan

fail eviden pelajar patuh prosedur dan disahkan untuk verifikasi.
(iv) Menyelaras pendaftaran dan persediaan pelajar untuk peperiksaan SKM.
(v) Menguruskan lawatan BPLTV/JPK/PPL ke kolej.
(vi) Mengeluarkan arahan-arahan berkaitan penjaminan kualiti SKM dari semasa ke semasa

3

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

4.0 Jabatan Pendidikan Umum

Timbalan Pengarah
Akademik

Ketua Jabatan
Pendidikan Umum

Setiausaha

Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit Sains Ketua Unit
Kemanusiaan Bahasa dan Matematik Teras Umum

Penyelaras Penyelaras Penyelaras Penyelaras

Sejarah Bahasa Melayu Sains Keusahawanan
Pendidikan Islam Core Ability
Pendidikan Moral Bahasa Inggeris Matematik
Pengajian Malaysia Khidmat Komuniti
Asas Pengurusan Bahasa Mandarin Tenaga dan Kuasa Etika
Jasmani dan Kesihatan Kinematik & Dinamik
Bahasa Arab Profesionalisme
Ko-Kurikulum Bahasa Inggeris Komunikasi Kimia Tak Organik
Pengajian Islam Bahasa Inggeris Perniagaan
Pengajian Moral Matematik Teknologi
Prinsip Perakaunan Kemahiran Dinamika
Pengurusan Kewangan Kemahiran Komunikasi Statistik Teknologi
Asas Ekonomi
Kalkulus
Pensyarah
Statistik
Matematik Komputeran

Matematik Diskret
Mathematics for Business

Pensyarah Pensyarah Pensyarah

Ketua Jabatan

Ketua Jabatan ialah individu yang dilantik oleh Kolej Vokasional sebagai ketua yang
bertanggungjawab untuk mengurus sesuatu jabatan pengajian.

4

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

4.1 Senarai Tugas Ketua Jabatan Pendidikan Umum

4.1.1 Bertanggungjawab menyelaras pengurusan pentadbiran dan kurikulum
Jabatan Umum.

(i) Merancang dan menguruskan pentadiran dan kurikulum Unit
Bahasa, Unit Kemanusiaan, Unit Sains dan Matematik dan Unit
Teras Umum

(ii) Menentukan serta mengagihkan tugas tenaga pengajar dalam
Jabatan Umum bersama-sama dengan semua ketua unit.

(iii) Mempengerusikan mesyuarat jabatan
(iv) Memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

dipatuhi oleh semua unit jabatan.
(v) Mengambil tindakan terhadap semua laporan yang berkaitan

dengan jabatan
(vi) Menganggotai Jawatankuasa Akademik dan Jawatankuasa

Pengurusan Kurikulum Kolej.
(vii) Mengajar sekurang-kurangnya 6 jam seminggu.
(viii) Mentafsir segala arahan, polisi dari pihak kolej dan BPLTV dan

menyampaikannya kepada kakitangan jabatan.
(ix) Berhubung dengan Ketua Jabatan Umum dari Kolej Vokasional

lain bagi tujuan berkongsi maklumat dan sumber pendidikan bagi
memantapkan keupayaan dan pengetahuan.
(xi) Membantu merancang takwim kolej berkaitan akademik.

4.1.2 Menyelia dan memantau pelaksanaan kurikulum bagi Bahasa,
Unit Sains dan Matematik, Unit Kemanusiaan dan Unit Teras Umum.

(i) Merancang jadual pencerapan jabatan bagi menyelia dan menilai
keberkesanan pengajaran dan pembelajaran setiap unit

(ii) Membantu dalam merancang program dan menyelaras kegiatan
kurikulum yang dijalankan oleh kolej, BPLTV dan KPM.

(iii) Menyelaras perkara berkaitan audit dalam, Akreditasi MQA dan MBOT
dan penjaminan kualiti LP

(iv) Memberi bimbingan dan pementoran kepada tenaga pengajar baharu dan
pelatih dalam latihan mengajar.

(v) Menentukan bahan dan sumber pendidikan digunakan secara
optimum.

(vi) Memastikan standard kualiti dipatuhi dalam pelaksanaan
kurikulum Bidang Umum.

(vii) Menggalakkan pelbagai kaedah mengajar oleh tenaga pengajar.

4.1.3 Menyelaras, mengurus dan memantau pengurusan penilaian dan
pentaksiran jabatan.

(i) Menganggotai Jawatankuasa Penjaminan Kualiti Penilaian dan
Pentaksiran 4P kolej.

(ii) Menyelaras dan mengesahkan penyediaan soalan Pentaksiran
Berterusan dan skema pemarkahannya/rubrik.

(iii) Memurnikan soalan Pentaksiran Berterusan di peringkat unit melalui
proses vetting dalaman atau luar.

(iii) Memastikan intervensi PB dilaksanakan oleh setiap unit sebanyak
dua (2) kali dalam setiap semester.

(v) Menyemak dan menilai semula pelaksanaan kerja kursus PA
yang dikendalikan oleh unit bagi Bidang Umum.

(viii) Memastikan penyelarasan skor PA dilaksanakan mengikut prosedur

5

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

(ix) Memastikan markah PB yang akan dibentangkan dalam mesyuarat
Jawatankuasa Akademik telah dibincangkan, disemak dan disahkan
dengan setiap unit.

4.1.4 Merancang, mengurus dan menyelia perbelanjaan Geran Per Kapita Mata
Pelajaran (PCG) jabatan

(i) Membantu kolej menyediakan Anggran Belanja Mengurus (ABM) .
(ii) Menganggotai Jawatankuasa Kewangan dan Akaun Kolej
(iii) Menyelia perancangan kewangan setiap unit jabatan umum
(iv) Menyemak dan menyokong permohonan pembelian dan

perolehan aset setiap unit jabatan
(v) Membantu dalam pemilihan buku rujukan, bahan pusat sumber,

alat pandang dengar dan bahan-bahan pendidikan jabatan.

4.1.5 Menilai dan merancang keperluan program pembangunan staf akademik
termasuk kaedah mengajar, latihan kepimpinan, peningkatan kompetensi
dan kemahiran dalam bidang

(i) Merancang program pembangunan staf akademik mengikut keperluan
dari semasa ke semasa.

(ii) Bekerjasama dengan Unit Latihan Kemajuan Staf (ULKS) dan
Jawatankuasa Coaching and Mentoring bagi latihan pembangunan staf
akademik.

(iii) Memupuk dan menggalakan minat staf akademik dalam latihan,
menjalankan kajian tindakan, inovasi PdPc, menyambung pelajaran dan
terlibat dengan khidmat komuniti serta penerbitan.

4.1.6 Merancang dan mengurus pembangunan akademik pelajar dalam

(i) Merancang dan melaksanakan program peningkatan akademik jabatan
umum

(ii) Menyelaras pengurusan aktiviti bimbingan, pemulihan dan pengayaan
melalui kerjasama dengan Unit Psikologi dan Kerjaya

4.1.7 Bertanggungjawab mengurus dan menyelaras keselamatan dan
keperluan infrastruktur jabatan umum

(i) Menyelaras dan bertanggungjawab dalam pelaksanaan OSHA dan EKSA

dipremis-premis jabatan umum seperti makmal sains dan bilik-bilik kelas
dan bilik pensyarah

4.1.8 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa
ke semasa.

6

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

4.2 Senarai Tugas Ketua-Ketua Unit Jabatan Pendidikan Umum

4.2.1 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan PdPc
mengikut kurikulum yang ditetapkan

(i) Merancang dan mengurus unit di bawah penyeliaan Ketua Jabatan
Pendidikan Umum

(ii) Menyediakan agihan tugas mengajar setiap pensyarah
(iii) Memantau dan menyemak Fail Kursus unit
(iv) Memastikan penggunaan modul akademik adalah mengikut

pelaksanaan terkini yang diarahkan oleh BPLTV
(v) Menggalakkan penggunaan alat bantu mengajar dan kaedah-kaedah

pengajaran dan pembelajaran yang pelbagai dan terkini
(vi) Mencadangkan bahan rujukan yang perlu ada di pusat sumber atau

rujukan tenaga pengajar.
(vii) Merancang dan menguruskan perbelanjaan Geran Perkapita Mata

Pelajaran (PCG)
(viii) Mengajar sekurang-kurangnya 12 jam seminggu.
(ix) Menjalankan pencerapan pengajaran dan pembelajaran

4.2.2 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran
berdasarkan modul pembelajaran

(i) Menyemak penyediaan soalan-soalan PB dan memantau pemeriksaan
kertas-kertas jawapan.

(ii) Memastikan pelaksanaan intervensi PB setiap semester
(iii) Menyediakan analisis peperiksaan dan pencapaian pelajar dan

melakukan post mortem.

4.2.3 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik

(i) Memastikan RSL dan RPH disediakan oleh pensyarah pada
waktu yang ditetapkan.

(ii) Mengadakan mesyuarat unit sekurang-kurangnya 2 kali dalam
satu semester.

(iii) Memastikan aktiviti atau program dilaksanakan mengikut takwim
perancangan tahunan.

4.2.4 Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pencapaian prestasi akademik
unit

(i) Mengenalpasti masalah kelemahan pelajar dan mencari langkah-
langkah untuk mengatasinya.

(ii) Mengadakan program untuk meningkatkan kecemerlangan akademik

4.2.5 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari
semasa ke semasa.

7

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

4.3 Senarai Tugas Penyelaras Kursus Unit-Unit Jabatan Pendidikan Umum

(i) Membantu Ketua Jabatan dan Ketua Unit meneliti struktur program
bagi memastikan kursus yang ditawarkan kepada program terlibat betul
(ii) dan tepat.
(iii) Mendapatkan Silibus/KSKV dan Course Outline (CO) terkini untuk kegunaan
(iv) semua pensyarah dalam kursus berkenaan.
(v) Merancang, menyelaras dan menyediakan Rancangan Sesi Latihan
(RSL) bagi kursus berkenaan.
(vi) Mengatur agihan waktu mengajar bagi semua pensyarah dalam kursus
(vii) berkenaan.
(viii) Menyelaras pelaksanaan Pentaksiran Berterusan (PB) seperti tertera
(ix) dalam CO dan JSPB untuk diikuti oleh semua pensyarah yang mengajar kursus
(x) tersebut.
Memastikan semua pensyarah kursus menyediakan dan mengemas kini
(xi) fail kursus.
Membantu Ketua Unit menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan.
(xii) Memastikan proses dan pelaporan intervensi PB dijalankan mengikut takwim
akademik jabatan/kolej.
(xiii) Menyediakan pelaporan atau analisis (PB/PA) untuk dibentangkan oleh Ketua
(xiv) Unit dalam Mesyuarat Jawatankuasa Akademik.
(xv) Menganalisis keputusan PB dan PA (semester terdahulu dan semasa)
bagi semua pelajar untuk melaksanakan langkah dan strategi bagi membaiki
Pengajaran dan Pemudahcaraan (PdPC).
Mengadakan taklimat dalaman atau in house kepada pensyarah kursus
setelah mengikuti mesyuarat, kursus atau taklimat yang dianjurkan oleh pihak kolej
mahupun agensi luar.
Memilih dan mencadangkan kepada Pusat Sumber Kolej senarai buku-buku atau
bahan bacaan tambahan yang sesuai untuk rujukan pelajar dan kegunaan
pensyarah.
Mengadakan mesyuarat secara berkala dan mengadakan perjumpaan Ad-Hoc
apabila perlu.
Menjana minat para pensyarah kursus berkenaan supaya mengadakan
penyelidikan dan pembangunan (R&D).
Menjalankan semua arahan yang diberikan dari semasa ke semasa.

8

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020
5.0 Jabatan Vokasional

Timbalan Pengarah Akademik

Ketua Jabatan Teknologi Ketua Jabatan Ketua Jabatan
Mekanikal dan Pembuatan Teknologi Awam Teknologi Maklumat

Ketua Program Ketua Program Ketua Program
Teknologi Penyejukan dan Teknologi Pembinaan Teknologi Maklumat

Penyamanan Udara

5.1 Senarai Tugas Ketua Jabatan Vokasional

5.1.1 Bertanggungjawab menyelaras pengurusan pentadbiran dan kurikulum
Jabatan Vokasional
(i) Merancang dan menguruskan pentadbiran dan kurikulum program

bawah jabatan
(ii) Menentukan serta mengagihkan tugas tenaga pengajar dalam

jabatan bersama-sama dengan semua Ketua Program
(iii) Mempengerusikan mesyuarat jabatan
(iv) Memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

dipatuhi oleh semua program bawah jabatan.
(v) Mengambil tindakan terhadap semua laporan yang berkaitan

dengan jabatan
(vi) Menganggotai Jawatankuasa Akademik dan Jawatankuasa

Pengurusan Kurikulum Kolej.
(vii) Mengajar sekurang-kurangnya 6 jam seminggu
(viii) Mentafsir segala arahan, polisi dari pihak kolej dan BPLTV dan

menyampaikannya kepada kakitangan jabatan.
(ix) Berhubung dengan Ketua Jabatan Vokasional dari Kolej Vokasional lain

bagi tujuan berkongsi maklumat dan sumber pendidikan untuk
memantapkan keupayaan dan pengetahuan.
(xi) Membantu merancang takwim kolej berkaitan akademik.

9

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

5.1.2 Menyelia dan memantau pelaksanaan kurikulum bagi semua program
jabatan

(i) Merancang jadual pencerapan jabatan bagi menyelia dan menilai
keberkesanan pengajaran dan pembelajaran setiap program

(ii) Membantu dalam merancang program dan menyelaras kegiatan

kurikulum yang dijalankan oleh kolej, BPLTV dan KPM.

(iii) Menyelaras perkara berkaitan audit dalam, Akreditasi MQA dan MBOT

dan penjaminan kualiti LP

(iv) Memberi bimbingan dan pementoran kepada tenaga pengajar baharu dan

pelatih dalam latihan mengajar.

(v) Menentukan bahan dan sumber pendidikan digunakan secara

optimum.

(vi) Memastikan standard kualiti dipatuhi dalam pelaksanaan kurikulum

jabatan vokasional

(vii) Menggalakkan pelbagai kaedah mengajar oleh tenaga pengajar.

5.1.3 Menyelaras, mengurus dan memantau pengurusan penilaian dan
pentaksiran jabatan.

(i) Menganggotai Jawatankuasa Penjaminan Kualiti Penilaian dan
Pentaksiran 4P kolej.

(ii) Menyelaras dan mengesahkan penyediaan soalan Pentaksiran
Berterusan dan skema pemarkahannya/rubrik

(iii) Memurnikan soalan Pentaksiran Berterusan di peringkat unit melalui
proses vetting dalaman atau luar

(iii) Memastikan intervensi PB dilaksanakan oleh setiap unit sebanyak
dua (2) kali dalam setiap semester.

(v) Menyemak dan menilai semula pelaksanaan kerja kursus PA
yang dikendalikan oleh program bidang vokasional

(iv) Memastikan penyelarasan skor PA dilaksanakan mengikut prosedur
(v) Memastikan markah PB yang akan dibentangkan dalam mesyuarat

Jawatankuasa Akademik telah dibincangkan, disemak dan disahkan
dengan setiap program

5.1.4 Merancang, mengurus dan menyelia perbelanjaan Geran Per Kapita Mata
Pelajaran (PCG) jabatan

(i) Membantu kolej menyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) .
(ii) Menganggotai Jawatankuasa Kewangan dan Akaun Kolej
(iii) Menyelia perancangan kewangan setiap program
(iv) Menyemak dan menyokong permohonan pembelian dan

perolehan aset setiap unit jabatan
(v) Membantu dalam pemilihan buku rujukan, bahan pusat sumber,

alat pandang dengar dan bahan-bahan pendidikan jabatan.

5.1.5 Menilai dan merancang keperluan program pembangunan staf akademik
termasuk kaedah mengajar, latihan kepimpinan, peningkatan kompetensi
dan kemahiran dalam bidang

(i) Merancang program pembangunan staf akademik mengikut keperluan
dari semasa ke semasa

10

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

(ii) Bekerjasama dengan Unit Latihan Kemajuan Staf (ULKS) dan
Jawatankuasa Cooching and Mentoring bagi latihan pembangunan staf
akademik

(iii) Memupuk dan menggalakkan minat staf akademik dalam latihan,
menjalankan kajian tindakan, inovasi PdPc, menyambung pelajaran dan
terlibat dengan khidmat komuniti serta penerbitan.

5.1.6 Merancang dan mengurus pembangunan akademik pelajar

(i) Merancang dan melaksanakan program peningkatan akademik jabatan
(ii) Menyelaras pengurusan aktiviti bimbingan, pemulihan dan pengayaan

melalui kerjasama dengan Unit Psikologi dan Kerjaya

5.1.7 Bertanggungjawab mengurus dan menyelaras keselamatan dan
keperluan infrastruktur jabatan

(i) Menyelaras dan bertanggungjawab dalam pelaksanaan OSHA dan EKSA

dipremis-premis jabatan seperti bengkel, bilik-bilik kelas dan bilik
pensyarah

5.1.8 Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari
semasa ke semasa.

6.0 Jabatan Perniagaan

Timbalan Pengarah
Akademik

Ketua Jabatan
Perniagaan

Setiausaha

Ketua Program Ketua Program
Perbankan Pemasaran

11

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

6.1 Senarai Tugas Ketua Jabatan Perniagaan

- Rujuk senarai tugas Ketua Jabatan Vokasional

7.0 Pengurusan Program

Ketua Jabatan

Ketua Program

Setiausaha

Pensyarah Vokasional Ketua Bengkel Pensyarah Umum

7.1 Ketua Program

Individu yang dilantik oleh Kolej Vokasional sebagai ketua yang bertanggungjawab untuk
mengurus sesuatu program pengajian.

7.2 Senarai Tugas Ketua Program

7.2.1. Pengurusan Program

(i) Menjadi ahli Jawatankuasa Akademik dan Jawatankuasa Pengurusan Akademik
(ii) Mempengerusikan mesyuarat program sekurant-kurangnya empat(4) kali setahun
(iii) Menguruskan program bagi memenuhi keperluan LP, akreditasi MQA/MBOT dan

pensijilan SKM
(iv) Merancang kewangan program bersama Ketua Bengkel bagi keperluan

pembelian, PdPc, latihan, peperiksaan, pertandingan, lawatan industri dan
keperluan yang dibenarkan bagi maksud belanja PCG
(v) Bertanggungjawab kepada arahan dari semasa ke semasa yang diberikan oleh
Ketua Jabatan Vokasional dan pengurusan kolej.
(vi) Mengajar sekurang-kurangnya 10 jam seminggu.
(vii) Melaksanakan penilaian prestasi staf akdemik mengikut PBPPP

12

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

7.2.2 Pengurusan Kurikulum

(i) Merancang, memilih dan menentukan staf akademik yang akan mengajar
kursus pada setiap semester berdasarkan struktur program, kelayakan dan jadual
waktu

(ii) Menyediakan rancangan untuk peningkatan dan kecemerlangan program
(iii) Memastikan penggunaan kurikulum/silibus dan modul yang kemaskini.
(iv) Menggalakkan penggunaan alat bantu mengajar dan kaedah-kaedah pengajaran

dan pembelajaran terkini
(v) Menyemak dan mengesahkan jadual waktu tenaga pengajar .
(vi) Menyemak dan mengesahkan soalan pentaksiran berterusan dan skema

pemarkahannya.
(vii) Melaksanakan intervensi dua (2) kali pada setiap semester untuk menyemak dan

mengesan prestasi semasa pelajar
(viii) Menggunakan keputusan analisis pentaksiran untuk mengkaji serta mencari jalan

untuk meningkatkan pencapaian akademik dari semasa ke semasa.
(ix) Mengenalpasti masalah kelemahan pelajar dan mencari langkah-langkah untuk

mengatasinya.
(x) Menyelenggara fail-fail unit seperti minit mesyuarat, rekod tenaga pengajar, rekod

pelajar, analisis pentaksiran, jadual waktu, pesanan peralatan dan bahan,
pelupusan, perkembangan staf, program motivasi dan lawatan pelajar dan hal–hal
yang berkaitan.
(xi) Mencadangkan bahan rujukan yang perlu ada di pusat sumber atau rujukan
tenaga pengajar.
(xii) Merancang penyediakan bahan-bahan atau alat-alat untuk pameran, jika
diperlukan.
(xiii) Mengadakan tindak balas kepada setiap perubahan baru yang diperlukan seperti
penambahbaikan modul vokasional, pengkaedahan pengajaran dan pembelajaran
baru, jika ada.
(xiv) Menguruskan perjalanan aktiviti-aktiviti bimbingan, pemulihan, dan pengayaan
bagi pelajar kolej.
(xv) Menyelaras lawatan Industri pelajar berpandukan prosedur yang telah ditetapkan.
(xvi) Melaksanakan penambahbaikan kursus dan program mengikut semester.

7.2.3 Pembangunan Staf Akademik

(i) Merancang keperluan latihan dan kemahiran dalam bidang untuk semua staf
akademik
(ii) Menggalakan staf akademik memyambung pelajaran ke peringkat lebih tinggi
(iii) Mengadakan latihan dalaman mengikut keperluan
(iv) Menerangkan laluan kerjaya staf akademik ke peringkat lebih tinggi
(v) Memupuk budaya kajian, reka cipta, inovasi, penulisan, penerbitan dan khidmat
komuniti kepada semua staf akademiki
(vi) Melaksanakan pementoran bagi staf akademik baharu
(vii) Merancang dan melaksanakan program Latihan Sangkutan Industri untuk staf
akademik vokasional
(viii) Menjalankan semua tugas – tugas lain yang berkaitan seperti yang diarahkan
oleh Pengarah Kolej Vokasional dari semasa ke semasa.

13

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

7.2.4 Pengurusan Bengkel

(i) Mengurus bengkel dengan kerjasama daripada Ketua Bengkel
berpandukan Tatacara Pengurusan Aset yang berkuatkuasa, OSHA dan
EKSA.

(ii) Menguruskan laporan kerosakan dan keperluan pembangunan fizikal
bengkel mengikut keperluan dan keadaan semasa.

7.3 Senarai Tugas Ketua Bengkel

(i) Mengajar mengikut kelayaakan dalam bidang berkaitan.
(ii) Menjadi ahli Jawatankuasa Kewangan dan Akaun kolej.
(iii) Membantu mengawal selia aktiviti amali pelajar dan memastikan pelaksanaannya

mengikut garis panduan yang disediakan oleh Lembaga Peperiksaan, akreditasi
MQA/MBOT dan pensijilan SKM
(iv) Mengurus, menyelenggara dan bertanggungjawab dalam aspek keselamatan,
kebersihan dan keceriaan (3K) di bengkel.
(v) Menguruskan perancangan perbelanjaan PCG dan membuat pesanan pembelian
keperluan program bersama dengan Ketua Program
(vi) Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan Tatacara Pengurusan Aset
(viii) Menguruskan aduan kerosakan kepada Penolong Jurutera dan Juruteknik
Komputer mengikut keadaan semasa
(xiv) Mengurus dan menyelenggara aspek OSHA/ 5S dan EKSA bengkel.
(xv) Bekerjasama dengan Ketua Program dan Ketua Jabatan dalam aspek pengurusan
program
(xvi) Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan yang diarahkan oleh pengurusan kolej
dari semasa ke semasa.

7.4 Senarai Tugas Pensyarah

7.4.1 Merancang dan melaksanakan tanggungjawab akademik.

(i) Mengajar tidak melebihi 4 kursus dan maksima 18 jam seminggu pada
setiap semester

(ii) Mengemaskini jadual PdPc pada setiap semester.
(iii) Menyediakan Fail Kursus, bahan pengajaran, nota kuliah dan alat bahan

Mengajar
(iv) Melaksanakan kuliah mengikut silibus dan kaedah Sistem Pengurusan

Kualiti KV
(v) Menyelia aktiviti amali/bengkel/projek.

7.4.2 Merancang dan melaksanakan tanggungjawab pentaksiran dan penilaian.

(i) Menyediakan rancangan PB.
(ii) Menyediakan bahan PB
(iii) Melaksanakan penilaian – Kuiz, Ujian, Projek dan Peperiksaan.
(iv) Merekod dan menyimpan markah penilaian.
(iv) Memantau pencapaian pelajar
(v) Menganalisa prestasi individu pelajar dan membuat penambahbaikan untuk

kohort akan datang.

14

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

7.4.3 Melaksanakan tanggungjawab diarahkan oleh Ketua Program, Ketua
Jabatan dan pengurusan kolej.

(i) Bertanggungjawab ke atas disiplin pelajar.
(ii) Bertanggungjawab menjaga kebajikan pelajar.
(iii) Bertanggungjawab memupuk nilai-nilai murni, sikap positif dan budaya

KV yang sesuai dengan masyarakat berbilang bangsa dalam kalangan pelajar
dan pensyarah.
(iv) Merancang dan melaksanakan tanggungjawab pengurusan dan
pentadbiran yang ditetapkan oleh Ketua Program dan Ketua Jabatan.
(vi) Memahami dan melaksanakan semua aspek Sistem Pengurusan Kualiti KV.
(vii) Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengurusan kolej iaitu
Pengarah, Timbalan Pengarah dan Ketua Jabatan dari semasa ke semasa.

7.5 Senarai Tugas Penyelaras Projek Tahun Akhir (PTA)

(i) Memberi taklimat PTA kepada semua pelajar-pelajar DVM Semester 3
(ii) Mengenalpasti dan menetapkan Penyelia projek serta pelajar (jndividu/kumpulan)
(iii) Mengurus dan menyediakan surat lantikan Penyelia Projek
(iv) Mengurus dan menyediakan surat makluman kepada pelajar
(v) mengagihkan Buku Garis Panduan dan Buku Log PTA kepada pelajar
(vi) Membimbing Penyelia Projek dan pelajar sepanjang pelaksanaan PTA
(vii) Menguruskan Final Year Project (FYP) Exhibition
(viii) Melaksanakan arahan terkini dari kolej dan BPLTV

7.6 Senarai Tugas Penyelaras Sijil Vokasional Malaysia (SVM)

(i) Memastikan setiap pensyarah program menggunakan KSKV yang betul
(ii) Memastikan pentaksiran bagi PB patuh DPSK
(iii) Memantau dan menyemak Rekod Pentaksiran Kompetensi (RPK) dilengkapkan

oleh Pentaksir dan disahkan oleh Penyelaras Dalaman.
(iv) Memastikan pensyarah menyimpan RPK dalam Portfolio Murid
(v) Bekerjasama dengan Penyelaras Penilaian dan Pentaksiran untuk penyelarasan

Intervensi dan arahan berkaitan pentaksiran daripada JPP
(vi) Menerima arahan KP atau melapor kepada KP permasalahan atau perkembangan

berkaitan SVM dari semasa ke semasa
(vii) Menghadiri mesyuarat yang diarahkan oleh KP atau pengurusan kolej berkaitan SVM

.

7.7 Senarai Tugas Penyelaras School Enterprise (SE)

(i) Menjadi ahli Mesyuarat Jawatankuasa SE di peringkat kolej yang bernaung di bawah
koperasi kolej

(ii) Memupuk konsep latihan bagi membangunkan ciri-ciri keusahawanan, kreatif, inovatif,
produktif, berdaya saing dan berdikari (self employment) dalam kalangan pelajar program
melalui aplikasi pengetahuan dan kemahiran pelajar dengan persekitaran sebenar (alam
pekerjaan)

(iii) Merancang dan menguruskan kolaborasi antara kolej dan industri.
(iv) Menggalakkan minat dan motivasi pelajar untuk mendalami bidang keusahawanan dalam

mempraktikkan kemahiran yang dipelajari.
(v) Membantu pelajar menjalin hubungan yang rapat dengan komuniti dan seterusnya

membantu komuniti menjana ekonomi setempat.
(vi) Merancang dan mengelola pelaksanaan SE dilaksanakan berdasarkan kaedah

penghasilan produk, perkhidmatan dan gabungan lebih daripada satu kaedah dengan
menggunakan kepakaran guru dan pelajar.

15

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

7.8 Senarai Tugas Penyelaras Sijil Kemahiran Malaysia (SKM)

(i) Menyelaras penyampaian maklumat daripada Ketua Penyelaras Pusat Bertauliah
Cawangan dari semasa ke semasa kepada semua pensyarah program

(ii) Menyelaraskan pemakluman dan pelaksanaan bahan Pengajaran Bertulis (Written
Instructional Material : WIM) dipatuhi oleh pensyarah.

(iii) Memastikan program mempunyai Pegawai Pengesah (PP) dan Pegawai Pengesah
Dalaman (PPD) yang patuh syarat dan mencukupi

(iv) Memastikan Rekod Pentaksiran Kumulatif (RPK) patuh prosedur, disemak dan disahkan
(v) Membuat semakan dan pemantauan terhadap dokumentasi pentaksiran setiap

pensyarah
(vi) Mendaftar calon yang akan mengambil SKM
(v) Menyelaras markah PB calon
(vi) Menyediakan dokumen berkaitan untuk setiap calon sebelum menduduki peperiksaan

SKM
(vii) Menyelaraskan fail eviden pelajar untuk verifikasi
(viii) Memastikan calon bersedia dengan penulisan LPKT bagi calon Tahap 4 dan dijilidkan
(ix) Menjalankan arahan yang diarahkan oleh Ketua Penyelaras PBC dari semasa ke

semasa

7.9 Senarai Tugas Penyelaras Perhubungan dan Latihan Industri

(i) Menguruskan penyerahan borang OJT kepada pelajar
(ii) Menguruskan permohonan pelajar untuk mendapatkan tempat di Organisasi

Latihan
(iii) Memaparkan status permohonan pelajar di papan kenyataan program
(iv) Menghantar surat penempatan OJT kepada Ketua Unit Perhubungan Latihan Industri
(v) Menyediakan jadual lawatan OJT serta senarai Pensyarah Penilai Organisasi

(PPO) dan Pensyarah Penilai (PP)
(vi) Mengumpulkan surat pengesahan tamat OJT, buku log OJT, laporan akhir OJT

dan markah oleh industri bagi setiap pelajar kepada PPO
(vii) Menerima markah penilaian akhir dari PPO dan mengunci masuk markah di ADOP
(viii) Menguruskan senarai pelajar, Organisasi Latihan dan skop tugas OJT bagi tujuan

penilaian akreditasi MQA/MBOT

7.10 Senarai Tugas Penyelaras Penilaian dan Pentaksiran

(i) Menyelaras semua PB supaya akur DPSK/CO dan mematuhi SOP penilaian
(ii) Menyelaras jadual amali PB/PA
(iii) Mengumpul data berkaitan penilaian dan pentaksiran
(iv) Menyampaikan maklumat/tindakan berkaitan penilaian dan pentaksiran dari

semasa ke semasa.

7.11 Senarai Tugas Penyelaras OSHA dan EKSA

(i) Menjadi ahli Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekejaan dan Jawatankuasa
Ekosistem Kondusif Sektor Awam Kolej

(ii) Melaksanakan mesyuarat sekurang – kurangnya dua (2) kali setahun di peringkat
program.

(iii) Mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal.

16

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

(iv) Meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja,
kebersihan, kekemasan dan keselamatan di tempat kerja.

(v) Memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan SPKKV
(vi) Memberi nilai tambah kepada imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.
(vii) Membentuk disiplin diri yang baik, semangat kerja berpasukan di samping mewujudkan

rasa selesa terhadap persekitaran tempat kerja.

7.12 Senarai Tugas Penyelaras Akreditasi/OBE

(i) Membantu Ketua Program menguruskan persediaan akreditasi
(ii) Menghadiri mesyuarat/taklimat akreditasi mengikut keperluan
(iii) Menguruskan sistem fail akreditasi
(iv) Menguruskan pengurusan audit dalam program,dan lawatan penilaian akreditasi penuh.
(v) Membantu Ketua Program membimbing semua pensyarah program dalam pemahaman

OBE dan keperluan akreditasi

7.13 Setiausaha Program

(i) Memastikan mesyuarat program diadakan sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun.
(ii) Menguruskan mesyuarat mengikut Pengurusan Mesyuarat
(iii) Menguruskan fail dan mendokumentasikan kertas kerja, minit mesyuarat dan

laporan.aktiviti program

8.0 Jawatankuasa Jadual Waktu

(i) Memastikan pelaksanaan jadual waktu mengikut Sistem Pengurusan Kualiti
(SPK) KV

(ii) Menyediakan jadual waktu kelas dan pensyarah pada setiap semester setelah :
 KP dan KU melengkapkan borang Agihan Jadual Waktu
 TPA menyemak dan mengesahkan borang Agihan Jadual Waktu

(iii) Memastikan jadual waktu yang telah siap :
 disahkan oleh Pengarah kolej
 mengedarkan jadual waktu beserta surat lantikan mengajar kursus kepada
semua pensyarah sebelum semester bermula.

(iv) Menyusun semula jadual waktu jika terdapat pembetulan atau perubahan setelah
disahkan atau diarahkan oleh TPA.

9.0 Jawatankuasa Perancangan Strategik

(i) Mengadakan mesyuarat sekurang – kurangnya 2 kali setahun.
(ii) Mengumpul dan menyediakan laporan data tentang pencapaian KPI dua (2) kali

setahun (Jun) dan (Disember).
(iii) Mengenal pasti masalah utama dalam mencapai KPI yang telah ditetapkan.
(iv) Mengenal pasti peratusan / bilangan KPI yang tidak mencapai sasaran supaya tindakan

segera dapat dilakukan untuk membolehkan KPI dicapai.
(v) Mencadangkan kursus / latihan / aktiviti terkini yang sesuai dijalankan bagi mana – mana

KPI sesuai dengan trend terkini bidang pendidikan.
(vi) Mengenal pasti strategi, skop, KPI dan cara mengukur KPI untuk Perancangan Strategik.
(vii) Mengenal pasti strategi, skop, KPI Perancangan Strategik yang kurang relevan dan perlu

digugurkan.

17

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

(viii) Melakukan analisis SWOT dan SWOT Matrik bagi setiap strategi untuk melihat
keberkesanan Perancangan Strategik kini dan akan datang.

(iv) Menyediakan review dan cadangan menambah baik KPI, kaedah pengukuran KPI dan
lain – lain

10.0 Jawatankuasa Pembangunan Akademik.

(i) Membentuk dasar dan kaedah pengajaran dan pembelajaran, penilaian dan pentaksiran,
kajian, dan latihan yang dijalankan di dalam oleh atau dari kolej

(ii) Memastikan standard pendidikan dalam kursus pengajian yang diadakan
(iii) Menggubal dasar bagi melindungi keutuhan akademik dan kecemerlangan kolej
(iv) Menentukan kebolehlaksanaan atau selainnya apa-apa cadangan berkenaan dengan

kurikulum atau kursus pengajian yang dijalankan atau hendak dijalankan.

11.0 Jawatankuasa Pensijilan Sijil Kemahiran Malaysia

(i) Menguruskan pendaftaran Pusat Bertauliah Cawangan
(ii) Membincang dan menyelaraskan pematuhan WIM, keperluan peralatan dan

kelayan dan latihan pensyarah serta PP dan PPD.
(iii) Menyelaraskan pendaftaran pelajar mengikut kohort dan program
(iv) Mengurus lawatan penilaian pegawai JPK , PPL dan peperiksaan berkaitan SKM
(v) Berkomunikasi, bekerjasama dan melaksanakan arahan BPLTV dari semasa ke

semasa.

12.0 Jawatankuasa MBMMBI

(i) Merancang dan mengelola program atau aktviti bagi Memartabatkan Bahasa Melayu dan
Memperkukuhkan Bahasa Inggeris.

13.0 Jawatankuasa Pembinaan Item

(i) Menyediakan prosedur dalam proses pembinaan item Pentaksiran Berterusan (PB) bagi
pengajian Diploma Vokasional Malaysia.

(ii) Memastikan proses penyediaan item dijalankan secara sistematik dan mengikut
peraturan yang telah ditetapkan

(iii) Menyediakan panduan bagi proses vetting atau menyemak dan mengesahkan soalan PB
(iv) Menyediakan standard muka depan bagi kertas kuiz, ujian, tugasan dan amali PB
(v) Merancang dan mengelola kursus atau latihan berterusan pembinaan item dan

pemarkahan/rubrik kepada semua pensyarah diploma
(vI) Memberi bimbingan proses pembinaan item dan penyediaan pemarkahan dan rubrik

14.0 Jawatankuasa Pembelajaran Berasaskan Hasil (OBE)

(i) Memantau pelaksanaan Hasil Pengajaran, Hasil Program dan Hasil Pendidikan
Program di peringkat program dan kolej

(ii) Menyediakan satu garis panduan bagi pelaksanaan Pendidikan Berasaskan Hasil bagi
tujuan pemakaian di peringkat kolej

(iii) Merancang pelaksanaan pemahaman Pendidikan Berasaskan Hasil dalam kalangan staf
akademik;

(iv) Menyediakan satu kerangka bagi menilai dan membuat penarafan pencapaian yang
standard terhadap Pendidikan Berasaskan Hasil, Hasil Pengajaran, Hasil Program dan
Hasil Pendidikan Program di peringkat Universiti;

18

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

(v) Menyediakan mekanisme maklum balas yang standard antara Fakulti ke pihak-pihak
yang berkepentingan;

(vi) Memantau penyediaan pelaporan Pendidikan Berasaskan Hasil kepada pihak-pihak yang
berkepentingan;

(vii) Menyediakan laporan perkembangan Pendidikan Berasaskan Hasil ke Pejabat Timbalan
Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) berdasarkan keperluan.

(vii) Memastikan pencapaian objektif Pendidikan Berasaskan Hasil di peringkat Fakulti adalah
selaras dengan objektif di peringkat Universiti.

(viii) Membuat penambahbaikan dari masa ke semasa Pendidikan Berasaskan Hasil, Hasil
Pengajaran, Hasil Program dan Hasil Pendidikan Program.

(iv) Mengenal pasti kursus atau program yang perlu dibuat penambahbaikan terhadap
Pendidikan Berasaskan Hasil.

(ix) Melaporkan perkara-perkara yang perlu dibuat keputusan dan kelulusan kepada
Jawatankuasa Tetap Senat Hal Ehwal Akademik .

15.0 Jawatankuasa Unit Latihan dan Pembangunan Staf

(i) Menyediakan data status kemahiran guru KV
(ii) Menyediakan data verifikasi status dan membuat semakan status latihan

kemahiran guru dari semasa ke semasa.
(iii) Menyediakan maklumat status pelaksanaan latihan kemahiran guru untuk tujuan

pemantauan oleh pengurusan KV
(iv) Mengumpul dan menyediakan laporan aktiviti latihan KV mengikut skop peruntukan
(v) Menguruskan permohonan menggunakan peruntukan untuk tujuan latihan guru-guru dan

staf KV
(vi) Menguruskan pelaporan kewangan berdasarkan peruntukan latihan yang diturunkan,
(vii) Menyelesaikan pengisian maklumat pelaksanaan latihan guru-guru dan staf KV
(ix) Menyediakan laporan prestasi pencapaian SPL

Skop Latihan

(i) Meliputi semua latihan-latihan dalam perkhidmatan, kursus-kursus dalaman serta luaran
yang dilaksanakan untuk guru dan staf KV

(ii) Meliputi proses latihan bermula daripada pengenalpastian keperluan latihan,
perancangan, penyediaan dan pelaksanaan latihan dan penilaian ke atas latihan dan
kursus yang telah dilaksanakan

(iii) Kursus Anjuran BPLTV, kursus-kursus perkembangan staf dan peningkatan
profesionalisme

(iv) Kursus Anjuran Agensi Kerajaan dan Swasta ; Kursus yang ditawarkan dan dianjurkan
oleh KPM/BPLTV atau agensi kerajaan dan swasta bergantung kepada pencalonan KV
dan dipersetujui oleh BPLTV

16.0 Jawatankuasa School Enterprise (SE)

(i) Mengadakan mesyuarat induk bagi merancang pelaksanaan SE
(ii) Menyediakan panduan pelaksanaan SE peringkat kolej
(iii) Bekerjasama dengan koperasi kolej bagi penglibatan SE
(v) Menggalak dan membimbing pelaksanaan SE di peringkat program
(vi) Meneroka kolaborasi dan penglibatan dengan industri

19

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

17.0 Jawatankuasa Ace TVET

(i) Menguruskan penarafan berdasarkan borang yang disediakan oleh BPLTV dua (2) kali
setahun

(ii) Mengenalpasti KPI yang perlu dicapai oleh kolej mengikut bidang yang dinyatakan dalam
borang

(iii) Merancang bersama pengurusan kolej bagi mencapai KPI yang ditetapkan dalam borang
(vii) Melengkapkan borang untuk disahkan oleh Pengarah kolej dan membuat penghantaran

ke BPLTV.

18.0 Jawatankuasa Pendaftaran Kursus

(i) Mematuhi Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) KV : Pengurusan Pendaftaran Kursus
Program Diploma

(ii) Memastikan pendaftaran kursus dapat dilaksanakan dengan sistematik dan teratur pada
setiap semester mengikut struktur program dan peraturan yang ditetapkan oleh kolej

(iii) Menguruskan penyimpanan rekod pendaftaran kursus setiap pelajar
(viii) Mengemukakan salinan pendaftaran kursus setiap pelajar kepada program untuk

difailkan dalam Fail Peribadi Pelajar

19.0 Jawatankuasa Pencerapan

(i) Memastikan semua Ketua Jabatan Vokasional, Ketua Jabatan Perniagaan dan Ketua
Jabatan Umum menyediakan Jadual Pencerapan PdPc pensyarah masing-masing
sekurang-kurangnya satu (1) kali pada setiap semester.

(ii) Membuat pemantauan pelaksanaan pencerapan setiap jabatan dilakukan mengikut
jadual dan mematuhi Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) KV : Proses Pencerapan PdPc

(iii) Membentangkan laporan pelaksanaan dan pemantauan pencerapan kepada TPA.

20.0 Jawatankuasa Intervensi

(i) Menyediakan Garis Panduan Intervensi sebagai rujukan semua jabatan
(ii) Merancang dan menyediakan jadual intervensi pada setiap semester
(iii) Memastikan setiap jabatan melaksanakan intervensi sebanyak dua (2) kali pada

setiap semester.
(iv) Mengemukakan dan membentangkan laporan intervensi kepada TPA

21.0 Jawatankuasa ALUMNI

(i) Bermesyuarat bagi merancang pembentukan Alumni induk
(ii) Mengenalpasti dan menyenaraikan bekas pelajar program, mulai kohort bergraduat 2018

hingga seterusnya.
(iii) Menetapkan tarikh dan proses perjumpaan @ mesyuarat penubuhan Alumni
(iv) Menguruskan kaedah dan surat jemputan
(v) Mengadakan mesyuarat
(vi) Menguruskan penglibatan Alumni bagi tujuan maklum balas program dan perkongsian

pengalaman

20

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

22.0 Jawatankuasa Buku Pengurusan

(i) Menyelaraskan persediaan senarai tugas bidang akademik, sokongan akademik,
jaminan kualiti dan tugas-tugas khas mula bulan Oktober pada setiap tahun.
(ii) Menyediakan carta/jadual imbangan Amanah Tugas Pensyarah untuk semakan dan
rujukan agihan tugas.
(iii) Menyusun dan melengkapkan takwim tahunan
(iv) Menyediakan draf Buku Pengurusan untuk semakan pengurusan tertinggi kolej
(v) Mencetak dan menjilid Buku Pengurusan setelah disahkan dan dibenarkan oleh
Pengarah atau TPA
(vi) Menyemak Buku Pengurusan yang telah dijilid supaya betul mengikut draf
(vii) Menguruskan edaran kepada semua pensyarah semasa Mesyuarat Staf Akademik awal
tahun
(viii) Mengeluarkan memo makluman perubahan/pertukaran/penambahan tugas jika berkaitan
(ix) Mengemaskini status persaraan dan pertukaran keluar masuk pensyarah dari semasa ke
semasa untuk penyelarasan dan pengesahan semula agihan tugas oleh Pengarah atau
TPA

23.0 Pengurusan Mesyuarat

Mesyuarat merupakan platform utama bagi membincangkan, menyelaraskan, menyelesaikan
seterusnya memutuskan sesuatu perkara atau isu. Mesyuarat dikatakan berkesan apabila
matlamat mesyuarat tercapai mengikut tempoh yang ditetapkan.

Perbincangan dan keputusan mesyuarat perlu dicatat dan diedarkan kepada ahli mesyuarat agar
tindakan susulan dapat diambil dan dipantau. Minit mesyuarat yang berkualiti perlulah berasaskan
fakta, padat, tepat, dan jelas.

23.1 Tanggungjawab Setiausaha/Urus Setia Mesyuarat

Urus setia berperanan penting bagi menyelaraskan urusan mesyuarat bermula dari
sebelum, semasa, dan selepas sesuatu mesyuarat itu diadakan. Antara tanggungjawab
urus setia mesyuarat adalah seperti yang berikut:

23.1.1 Tindakan Sebelum Mesyuarat

(i) Menentukan tarikh, masa, dan tempat mesyuarat;

(ii) Membuat tempahan bilik mesyuarat;

(iii) Menentukan agenda mesyuarat dengan persetujuan pengerusi
mesyuarat serta menyediakan Perutusan Pengerusi mesyuarat.
Agenda mesyuarat hendaklah disusun dalam bentuk seperti yang
berikut :
a) Perutusan Pengerusi
b) Pengesahan Minit Mesyuarat
c) Perkara-perkara Berbangkit
d) Pembentangan Kertas Kerja
e) Hal-hal Lain
f) Penutup

(iv) Menentukan kertas kerja yang akan dibawa untuk perbincangan
mesyuarat.
a) Urus setia hendaklah memastikan kertas kerja yang
disediakan oleh jabatan/jawatankuasa untuk pembentangan
dalam mesyuarat diterima sekurang-kurangnya 5 hari sebelum
mesyuarat.

21

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

b) Urus setia juga dikehendaki memaklumkan
jabatan/jawatankuasa yang dipertanggungjawabkan dalam
penyediaan kertas kerja tentang perkara yang berikut:
 Bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan
 Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya
kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk
lampiran);

(vii) Menghantar surat/e-mel jemputan mesyuarat.
a) Pihak urus setia hendaklah menentukan ahli mesyuarat
menerima surat/e-mel jemputan mesyuarat dan dokumen-
dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya
3 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan.
b) Surat/e-mel jemputan mesyuarat sewajarnya mengandungi
maklumat asas seperti:
 tajuk mesyuarat,
 nama jawatankuasa,
 tarikh dan tempat mesyuarat,
 masa mula dan masa dijangka tamat,
 agenda mesyuarat;
 nama pengerusi.
c) Menghantar peringatan sehari sebelum mesyuarat
diadakan.

(viii) Memastikan persediaan kemudahan bilik Mesyuarat seperti yang berikut:
a) Bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas;
b) Tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu,
menyediakan, dan menyusun nama pengerusi dan ahli
mesyuarat yang akan hadir;
c) Sistem audio disediakan, dan berfungsi;
d) Komputer, dan skrin disediakan, dan berfungsi (jika perlu);
e) Menyusun kedudukan ahli mesyuarat mengikut kekananan
f) Meletakkan tanda nama (tagging)di atas meja mesyuarat (jika
perlu);

23.1.2 Tindakan Semasa Mesyuarat
(i) Menyemak kehadiran ahli mesyuarat sejurus sebelum mesyuarat
berlangsung;
(ii) Mengemas kini senarai kehadiran. Jika ada ahli yang tidak hadir,
masukkan nama wakil dan sebab ketidak hadiran (jika ada)
(iii) Mencatat minit mesyuarat.

23.1.3 Tindakan Selepas Mesyuarat
(i) Menyediakan draf minit mesyuarat mengikut format yang
ditetapkan dan mengemukakannya kepada pengerusi mesyuarat untuk
kelulusan dalam tempoh tiga hari bekerja selepas mesyuarat diadakan
(ii) Mengedarkan minit mesyuarat selewat-lewatnya tujuh hari bekerja
selepas mesyuarat
(iii) Mengesan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat
(iv) Menyediakan dan mengedarkan borang maklum balas
(v) Mendapatkan laporan maklum balas daripada pihak yang
bertanggungjawa

23.2 Pengurusan Fail dan Dokumen
(i) Setiausaha/urus setia adalah bertanggungjawab mengurus fail minit
mesyuarat dan kertas kerja mesyuarat dengan sistematik dan selamat.
(ii) Menguruskan fail pengerusi dan pengurusan tertinggi kolej

22

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

24.0 Pelaksanaan PdPc Pensyarah

Bil Perkara Rujukan SVM DVM
/ /
1 Menyediakan Fail Kursus / /
/ /
2 Menerima jadual waktu dan surat lantikan mengajar Pengesahan Pengarah / /
/ /
3 Menyusun jadual waktu ikut teori dan amali Pengesahan KP/KJ / /
/
4 Menyemak DPSK/CO kursus yang akan diajar Akur struktur / /
/ /
5 Merancang PdPc : Nota/kaedah PdPc / /
/ /
6 Merancang PB : JSPB/Pembinaan item/Rubrik/Vetting
/ /
7 Mulakan kuliah dengan Entrance Survey
/ /
8 Menerangkan DPSK/CO kepada pelajar
/ /
9 Merekodkan kehadiran pelajar bagi setiap sesi kuliah Akur SPK / /
/ /
10 Mengeluarkan surat peringatan tidak hadir kuliah Kepada pelajar /
/ /
11 Melaksanakan PB dan memaklumkan markah kepada 7 hari selepas PB
/ /
pelajar dilaksanakan / /
/
12 Membuat intervensi prestasi pelajar dan membuat laporan 2 kali setiap semester /
/ /
di dalam Borang Laporan Intervensi dan menyerahkan Minggu 7 dan Minggu 12 /
/ /
kepada Penyelaras JK Pentaksiran & Penilaian
/
program/unit bagi Rumusan Laporan Intervensi

13 Laporan intervensi dibincangkan di dalam Mesyuarat

Jabatan dan Mesyuarat JK Pengurusan Akademik

14 Bimbingan meningkatkan prestasi pelajar

15 Pencerapan oleh pencerap Markah 80% ke atas

16 Pemarkahan PB dan serahan ke JPP Akur takwim

17 Tamat kuliah dengan Exit Survey dan buat analisa EES Serta rumusan

18 Tamat Kuliah dengan Penilaian Kursus dan buat analisa. Serta rumusan

Disahkan oleh Pencerap PdPc masing-masing

19 Penilaian Akhir dan semakan skrip jawapan Akur takwim

20 Pemarkahan PA/Penyelarasan Skor dan serahan ke JPP Akur SOP

21 Analisa CLORR, laporan dan cadangan penambahbaikan

: Serahan ke KP

22 Melengkapkan Fail Kursus

23 Melengkapkan Fail Eviden Pelajar

24 Melengkapkan eviden Closing The Loop bagi cadangan

penambahbaikan kursus

25 Pelaporan prestasi kursus dalam mesyuarat program

Jumlah Minggu PdPc Termasuk PB 17 minggu
Sijil Vokasional Malaysia 14 minggu
Diploma Vokasional Malaysia

Dokumen Pentaksiran Standard Kompetensi (DPSK)
Pentaksiran di Kolej Vokasional telah direkabentuk dan dilaksanakan secara dalam dua bentuk iaitu
Pentaksiran Berterusan (PB) dan Penilaian Akhir (PA). PB dijalankan secara formatif seiring dengan proses
pengajaran dan pembelajaran. PA pula dijalankan pada minggu peperiksaan yang ditetapkan oleh kolej
menggunakan instrumen dan peraturan pemarkahan yang disediakan oleh LP.

23

Garis Panduan Fungsi Tadbir Urus dan Pengurusan Akademik 2020

Dokumen Pentaksiran Standard Kompetensi (DPSK) yang dikeluarkan oleh LP dijadikan sebagai panduan
untuk guru mendapatkan maklumat tahap penguasaan kompetensi serta keberkesanan pengajaran dan
pembelajaran dalam pembangunan modal insan selaras dengan hasrat Falsafah Pendidikan Kebangsaan
dan objektif Kolej Vokasional untuk melahirkan murid berkompetensi pekerjaan aras tinggi dan menepati
kehendak industri serta berkompetensi usahawan.

25.0 Jawatankuasa Pengurusan Tugas-Tugas Khas

25.1 Jawatankuasa Kewangan dan Akaun (JPKA)
Pekeliling Perbendaharan (1PP) PS5.1 yang berkuatkuasa 1 Disember 2014 menjelaskan
mengenai penubuhan , peranan dan tanggungjawab JPKA di setiap agensi kerajaan bagi
memantapkan keberkesanan tadbir urus terhadap pengurusan kewangan dan akaun.
KViP sebagai Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu menubuhkan JKPA. PTJ mana-mana
pejabat yang merupakan pemegang waran Kerajaan Persekutuan yang mempunyai kuasa
berbelanja dan membuat pengagihan waran kepada Pusat Kos di bawah tanggungannya

JPKA hendaklah bertanggungjawab bagi perkara-perkara yang disenaraikan di bawah :
(i) Pengurusan bajet
(ii) Pengurusan Perakaunan
(iii) Pengurusan Perolehan
(iv) Pengurusan Aset dan Stor
(v) Prestasi Perbelanjaan Peruntukan

Pelantikan Ahli Jawatankuasa
Semua ahli Jawatankuasa Kewangan dan Akaun hendaklah dilantik secara rasmi
Pengarah kolej

Kekerapan Mesyuarat
JPKA hendaklah mengadakan mesyuarat setiap tiga (3) bulan sekali atau empat (4) kali
setahun

Minit Mesyuarat
Minit Mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-
ahli mesyuarat tidak lewat daripada satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan.

Kriteria Semakan Yang Perlu Dipatuhi Berhubung PengurusanJawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

Bil Kriteria Semakan Terhadap Pematuhan
1 JPKA ditubuhkan
2 Keahlian JPKA adalah seperti ditetapkan oleh pekeliling
3 JPKA bermesyuarat tiga (3) bulan sekali/ 4 kali setahun
4 Minit Mesyuarat disediakan
5 Minit Mesyuarat diedarkan dalam masa seminggu
6 Bincang perkara yang ditetapkan mengikut pekeliling
7 Laporan Suku Tahun ditandatangani oleh Pengerusi dan dihantar ke BPLTV dalam

tempoh yang ditetapkan
6 Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas

24