ระบบสารสนเทศเพื่องานสำนักงาน

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํานักงาน

หมายถึง กระบวนการนําข้อมูลมาประมวลผล ให้ได้เป็น สารสนเทศ เพื่อประโยชน์ในการนําเสนอ จัดเก็บ และกระจายข้อมูลไปยังบุคลากร ที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วย 5 ขั้นตอนที่สําคัญคือ การนําเข้า การประมวลผล การเก็บข้อมูล การแสดงผล และการกระจายผล การประมวลผลสารสนเทศ (Information Processing)

1.การนําเข้า (Input) เป็นขั้นตอนหนึ่งของการประมวลผล ข้อมูลที่นําเข้ามีลักษณะ เป็นได้ทั้ง ข้อมูลตัวเลข (Numeric Data) ข้อมูลตัวอักษร (Alphabetic Data) ข้อมูลตัวอักษรและตัวเลข (Alphanumeric Data) ข้อมูลกราฟิก (Graphic Data) ขั้นตอนการนําเข้าในการประมวลผลสารสนเทศจึง ประกอบด้วยข้อมูลเกือบทุก ประเภท ซึ่งเข้ามาสู่สํานักงานหรือเกิดขึ้นในสํานักงาน การประมวลผลขึ้นอยู่ กับประเภท ของข้อมูลที่นําเข้า ซึ่งอาจทําด้วยมือหรือใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ การนําเข้าข้อมูล โดยผ่าน คีย์บอร์ด (Keyboard) เป็นวิธีที่แพร่หลายที่สุด การใช้อุปกรณ์ในการสแกนภาพ ช่วยให้มีการพิมพ์ข้อมูลเข้า น้อยที่สุด เช่น สแกนเนอร์ใช้สแกนข้อมูลบนเอกสารเข้าสู่ เครื่องคอมพิวเตอร์ และการใช้อุปกรณ์จําเสียง เพื่อรับสัญญาณเสียงพูด และแปลงเป็น สัญญาณดิจิตอลเก็บเป็นข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์

2. การประมวลผล (Processing) ข้อมูลนําเข้าเมื่อผ่านการประมวลผลแล้ว จะได้เป็น สารสนเทศ การประมวลผลทําให้สารสนเทศนั้นเรียงลําดับ (Sorted) แยกประเภท (Classified) (Edited) กระจาย (Distributed) และจัดเก็บได้ (Store) ในการประมวลผลสารสนเทศระบบอัตโนมัติที่นํา มาใช้มีความสําคัญมาก เพราะการประมวลผลสารสนเทศขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลนําเข้า การใช้ระบบอัตโนมัติในสํานักงานจึงมีความสําคัญต่อการประมวลผลสารสนเทศ 3. การเก็บข้อมูล (Storage) มีความสําคัญมากเมื่อต้องการเข้าถึงสารสนเทศในภายหลัง ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้อง กับกิจกรรมในการจัดการข้อมูลทั้งหมดในสํานักงาน เช่น การบันทึก การนํามาใช้ การบํารุงรักษา และการทําลายข้อมูล การเก็บข้อมูลที่ใช้ในสํานักงาน เช่น เก็บในฮาร์ดดิสก์ ฟลอปปี้ดิสก์ หรือดิสก์เก็ต และซีดีรอม เป็นต้น

4. การแสดงผล (Output) ในขั้นตอนนี้ไม่แตกต่างจากสํานักงานธรรมดา มากนักคือ เมื่อต้องการ ทําสําเนาเอกสารบางอย่างก็สั่งให้พรินเตอร์พิมพ์ ออกมาแล้ว นําไปถ่ายเอกสารจนได้จํานวนตามต้องการ เพื่อเตรียมนําส่งให้แก่ ผู้เกี่ยวข้องต่อไป และสามารถส่งข้อมูลให้แก่บุคคลอื่นได้โดยตรงโดยใช้การส่ง สัญญาณดิจิตอล ผ่านสื่อกลางการโทรคมนาคม เช่น สายโทรทัศน์ สายเคเบิล หรือดาวเทียม 5. การกระจายผล (Distribution) การกระจายผลสารสนเทศไปยังบุคคลอื่น สํานักงานที่ไม่มี อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทําโดยคนเดินเอกสารหรือใช้จดหมายทาง ไปรษณีย์ ปัจจุบันสามารถกระจายเอกสาร ได้หลายวิธี เช่น โดยใช้เครื่องแฟกซ์ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น นอกจากการติดต่อสื่อสารที่ดีก็เป็น ปัจจัยสําคัญ ในการประมวลผลสารสนเทศเพื่อให้งานมีประสิทธิภาพ

ระบบสารสนเทศสํานักงาน

องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศสํานักงาน 1. ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System) ประกอบด้วย ระบบการ ประมวลคํา การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ ระบบการประมวลภาพ รวมถึงการทําสําเนาและหน่วยเก็บข้อมูลถาวร 2. ระบบการจัดการข่าว (Message-Handling Systems) ระบบจัดการข่าวสารนั้นเกี่ยวข้อง กับการส่งข้อความหรือเอกสาร โปรแกรมประยุกต์ที่สําคัญของระบบสารสนเทศสํานักงานในกลุ่มของ ระบบการจัดการข่าวสาร ประกอบด้วย โทรสาร ไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์ ไปรษณีย์เสียง

3. ระบบสนับสนุนสํานักงาน (Office Support Systems) ระบบสนับสนุนสํานักงาน เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีหลักในการการจัดการ เอกสาร การแลกเปลี่ยนเอกสาร และการจัดประชุม นอกจากระบบเหล่านี้ ยังมีการประยุกต์ใช้โดยการประสานงาน และการจัดการเกี่ยวกับ กิจกรรมของการทํางาน เป็นกลุ่ม (Groupware) และการจัดการงาน โดยโปรแกรมตั้งโต๊ะเอนกประสงค์ (Desktop Organizers) กลุ่มของโปรแกรมประยุกต์เหล่านี้รวมเรียกว่า ระบบสนับสนุนสํานักงาน

ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในสํานักงาน ประกอบด้วย ชุดซอฟต์แวร์สํานักงาน และซอฟต์แวร์การสื่อสารข้อมูล 1. ชุดซอฟต์แวร์สํานักงาน (Office Software) การสร้างระบบสํานักงานบูรณาการที่สมบูรณ์ และการใช้ชุดซอฟต์แวร์สํานักงาน เป็น ปัจจัยที่จะทําให้องค์กรเข้าสู่การเป็นสํานักงานแบบบูรณาการที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างชุดซอฟต์แวร์ 1. ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ 2. โลตัสสมาร์ทซูต (Lotus Smartsuite) 3. ออฟฟิศ 2000

ข้อดี ที่เห็นได้ชัดที่สุดในการนําซอฟต์แวร์สํานักงาน หรือซอฟต์แวร์แบบที่เป็นชุดมาใช้งาน 1. ชุดซอฟต์แวร์ง่ายต่อการใช้งาน เพราะว่าส่วนของโปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ กันอยู่ใน ชุดเดียวกันนั้น ในส่วนประสาน (Interface) และโครงสร้างที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เช่น แทนที่จะต้อง เรียนรู้การบันทึกข้อมูล (Save) และพิมพ์ (Print) งานแต่ละโปรแกรม ทําให้ผู้ใช้ชุดคําสั่งและส่วนติดต่อ (Interface) เป็นรูปแบบเดียวกัน 2. ความสามารถในการส่งผ่านข้อมูลจากโมดูลหนึ่งไปโมดูลอื่น เช่น สามารถ สร้างตารางทําการด้วยโมดูลสเปรดซีด สร้างภาพกราฟฟิก สามารถนําข้อมูล จากทั้งสองส่วนมาสร้างเป็นเอกสาร โดยใช้ชุดซอฟต์แวร์การประมวลคํา

3. ผู้ใช้สามารถมุ่งความสนใจไปที่เนื้องานแทนที่จะมาคอยกังวล ว่าจะต้องใช้เครื่องใดในการทํางาน โดยแนวคิดข้อนี้ผู้ใช้จะเน้นไปที่ ตัวเอกสาร (Document Centric) 4. ชุดซอฟต์แวร์รวมสนับสนุนการทํางานร่วมกันกับ ผู้ใช้อื่น ๆ ในเน็ตเวิรก์หรือ อินเทอร์เน็ต 5. ราคาโดยรวมต่ํากว่าการซื้อซอฟต์แวร์สําเร็จแต่ละโปรแกรมแยกกัน

ข้อเสีย 1. แม้ว่าชุดซอฟต์แวร์จะมีราคาโดยรวมถูกกว่าเมื่อเทียบกับซื้อซอฟต์แวร์ แต่ละโปรแกรมแยกกัน แต่ในราคานี้อาจไม่สมเหตุสมผลนัก ถ้าเราไม่ต้องการใช้ โปรแกรมประยุกต์ทั้งหมดที่รวมอยู่ในชุดซอฟต์แวร์ 2. ชุดซอฟต์แวร์อาจจะเสนอหน้าที่ (Function) การทํางานต่าง ๆ มากเกินกว่าที่ผู้ใช้ต้องการจริง ๆ ทําให้ผู้ใช้ต้องเรียนรู้มากขึ้น 3. ชุดซอฟต์แวร์ต้องการหน่วยความจําและฮาร์ดดิสก์ มากกว่าเมื่อเทียบกับซอฟต์แวร์ เบ็ดเสร็จ

2. ซอฟต์แวร์การสื่อสารข้อมูลเพื่องานสํานักงาน เพื่อให้การทํางานในสํานักงานเกิดความร่วมมือและประสานงานกันอย่างราบรื่น จําเป็นต้องมีระบบสื่อสารข้อมูลตลอดจนการใช้ข้อมูลร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ ในอดีตนิยมใช้ระบบโทรศัพท์สําหรับ ติดต่อแลกเปลี่ยนข่าวสารหรือส่งข้อความ เตือนความจําในแผ่นโน้ต หรือใช้ระบบโทรสารส่ง ข้อมูลถึงกันและกัน ในปัจจุบัน ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้รับการพัฒนาทําให้สามารถสร้างระบบ เครือข่ายเพื่อการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูง ในการสื่อสารข้อมูล ระหว่างบุคคลที่ทํางานภายในกลุ่มงานและระหว่างกลุ่มงาน การสื่อสารข้อมูลภายในองค์การด้วยเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อการประสานงาน ระหว่างทีมงานจึงมีความกว้างไกลกว่าการสื่อสารด้วยโทรศัพท์และโทรสาร เป็นอย่างมาก โดยสรุปแล้วการสื่อสารข้อมูลด้วยเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เป็นการสื่อสารระหว่างคนทํางานและคอมพิวเตอร์ในทุกขั้นตอนของระบบ

กรุ๊ปแวร์ (Groupware) หมายถึง กลุ่มซอฟต์แวร์ที่ทํางานร่วมกับระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ทีมงาน สามารถประสานงานกันอย่างราบรื่นด้วยการสื่อสารข้อมูล แบบอิเล็กทรอนิกส์ 1. การใช้ข้อมูลร่วมกัน ความสามารถในการใช้ข้อมูลร่วมกันเป็น สิ่งจําเป็นสําหรับการทํางานเป็นทีมงาน เริ่มตั้งแต่การจัดทําตารางนัดหมาย ของกลุ่ม รายงานความก้าวหน้าของ โครงการ รายงานปัญหา และแนวทาง แก้ปัญหาของระบบงาน 2) การใช้โครงสร้างพื้นฐานเพื่อสื่อสารข้อมูลของกลุ่ม การทํางาน ของสมาชิกในทีมงานที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสื่อสารนั้น จําเป็นต้องมี ระบบเครือข่ายเพื่อเชื่อมต่อเครื่องคอมพิวเตอร์ทั้งหมดเข้าด้วยกัน

3) การแลกเปลี่ยนความเห็นจากสมาชิกของกลุ่ม การทํางานเป็นทีมจําเป็น ต้องมีการร่วมออกความเห็นกัน แต่เดิมการออกความเห็นร่วมกันมักจะทําผ่านการ ประชุมซึ่งเป็น สิ่งที่สิ้นเปลืองเวลาของสมาชิก ด้วยเทคโนโลยีของเครือข่ายคอมพิวเตอร์ สามารถสร้างระบบงานเพื่อเปิดโอกาสให้สมาชิกของทีมงานร่วมออกความคิดเห็น และปรึกษางานกันผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ ระบบงานเวิร์ดกรุ๊ป (Workgroup) ที่ใช้ในสํานักงาน การทํางานเป็นทีมและเป็นคณะนั้นเรียกว่า เวิร์คกรุ๊ป เทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วยให้การทํางานเวิร์คกรุ๊ปเกิดประสิทธิภาพอย่างมาก

งานที่จัดให้เกี่ยวข้องกับเวิร์คกรุ๊ปมีอย่างน้อย 4 กลุ่ม คือ 1. งานรวบรวมเอกสาร 2. งานจัดส่งเอกสาร 3. การติดตามงาน 4. การประชาสัมพันธ์ ซอฟต์แวร์เพื่อการจัดการกระแสงาน ระบบกระแสงาน (Workflow) ภายในองค์กระแสงานเป็นการทํางานในสํานักงานที่ประกอบด้วย ขั้นตอนการทํางาน (Work Processes) ที่จัดลําดับกิจกรรมก่อนหลัง (Sequence) ไหลไปตามกระบวนการ จากต้นจนจบ โดยอาศัยข้อมูลทางธุรกิจ (Business Data) นโยบายและกฎระเบียบ ขององค์การ (Business Roules) เป็นตัวกําหนด

ประเภทของซอฟต์แวร์การจัดการกระแสงานที่ใช้ระบบสารสนเทศสํานักงาน สามารถจําแนกได้ 2 ประเภทคือ 1. ซอฟต์แวร์การจัดการกระแสงานเพื่อระบบงานเฉพาะ 2. ซอฟต์แวร์การจัดการกระแสงานเพื่อพัฒนาระบบงาน ประเภทของซอฟต์แวร์การจัดการกระแสงาน

ระบบการจัดการกระแสงานในองค์การ มีวัตถุประสงค์ ดังนี้ 1. การเพิ่มประสิทธิภาพการทํางาน 2. การลดค่าใช้จ่ายการดําเนินการ 3. การลดความซ้ําซ้อน การลดการผลิตเอกสารและการทําสําเนาเก็บแยก 4. การอํานวยความสะดวกในการเรียกใช้เอกสาร

ระบบการจัดการกระแสงานมีหน้าที่ที่สําคัญ ดังนี้ 1. การส่งเอกสารโดยอัตโนมัติ สามารถส่งข้อความ เอกสาร งาน ไปตามเส้นทาง 2. การกําหนดค่าตัวแปร 3. การควบคุมกิจกรรม 4. การนําเข้าและส่งออก 5. การบันทึกงานแต่ละขั้นตอน

ประโยชน์ของการจัดกระแสงาน ประโยชน์ของระบบการจัดการกระแสงาน สรุปได้ ดังนี้ 1. การบันทึกกระบวนการทางธุรกิจ ระบบจะมีการจัดเก็บบันทึกผู้เกี่ยวข้องกับ ทําให้ทราบบทบาทหน้าที่ซึ่งต้อง กระบวนการทางธุรกิจแบบครบวงจรเข้ามาเก็บในฐานข้อมูลเดียวกัน พึ่งพากันและกัน 2. การวิเคราะห์และออกแบบกระบวนการทํางาน แผนภูมิกระแสงานซึ่งผู้ใช้ ระบบ จะต้องวิเคราะห์ออกแบบกระบวนการทํางาน และกําหนดรายละเอียดต่าง ๆ ขององค์ประกอบของระบบ การจัดการกระแสงาน

3. การจัดระเบียบการทํางานใหม่ ระบบการจัดการกระแสงาน จะเปิดโอกาสให้มีการ จัดระเบียบการทํางานอย่างเหมาะสม 4. การแก้ไขเอกสาร ข้อมูลที่ถูกแก้ไข เพิ่มเติม เปลี่ยนแปลงในเอกสาร ในขณะเดินเอกสารไปตามหน่วยงานต่าง ๆ จะได้ข้อมูลที่ทันสมัยตลอดเวลา และสามารถเปิดใช้ร่วมกันได้ในสํานักงาน 5. การทํางานโดยอัตโนมัติ การเคลื่อนขยับไปของงานเป็นไปอย่าง อัตโนมัติ เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ และงานที่จะถูกดําเนินการโดย ผู้ปฏิบัติงานทําตามลําดับขั้นตอน จึงทํางาน ได้อย่างรวดเร็ว ไม่เสียเวลา หยุดรอเป็นเวลานาน

6. การลดเวลาในการผลิตชิ้นงาน ระยะเวลารวมในการผลิตชิ้นงานลดลงได้มาก ในหน่วยงานสามารถทํางานได้เพิ่มขึ้น และยังสามารถควบคุมดูแลเอกสารได้อย่างทั่วถึง ช่วยแบ่งเบาภาระงานด้านเอกสาร เพิ่มความปลอดภัยในระดับชั้นความลับของเอกสาร ลดปัญหาด้านการ สูญหาย ไม่เสียเวลาค้นหา 7. การสร้างความได้เปรียบ ระบบการจัดการกระแสงานจะอํานวย ให้ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อให้เกิด การได้เปรียบในการให้บริการ สามารถช่วงชิงโอกาส ในการแข่งขันได้ ตามที่ลูกค้าหวังผล ทําให้งานบริการลูกค้ามีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

แหล่งอ้างอิง https://bit.ly/3omalvp

สื่อนำ เสนอ ระบบสารสนเทศเพื่องานสํานักงาน เป็นส่วนหนึ่งของวิชา เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการสำ นักงาน รหัสวิชา 30216-2101 ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2566 เสนอ ครูปรียา ปันธิยะ จัดทำ โดย นางสาวศิศกาญจน์ นิลแท้ สบจ.65.1 เลขที่ 19 นางสาวสุธาทิพย์ เป็นมูล สบจ.65.1 เลขที่ 20 สาขาวิชาการจัดการสำ นักงาน ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2566 วิทยาลัยอาชีวศึกษาลำ ปาง

ขอบคุณ คุ ค่ะ ค่