LAPORAN AKTUALISASI VENA

LAPORAN AKTUALISASI

NILAI-NILAI DASAR PROFESI PEGAWAI NEGERI SIPIL
CALON ARSIPARIS - AHLI PERTAMA

PENATAAN ARSIP DINAMIS MELALUI PENGGUNAAN APLIKASI
GOOGLE DRIVE PADA SUBBAGIAN TATA USAHA (BIDANG
KEPEGAWAIAN) KANTOR KEMENTERIAN
AGAMA KABUPATEN ACEH JAYA

OLEH:
VENA MIRANDA, S.A.P
NIP. 19971225 202012 2 007

PESERTA PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III
ANGKATAN V KELOMPOK I

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN ACEH

TAHUN 2021

i

LEMBAR PERSETUJUAN

LAPORAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PNS
CALON ARSIPARIS – AHLI PERTAMA

PENATAAN ARSIP DINAMIS MELALUI PENGGUNAAN APLIKASI GOOGLE DRIVE
PADA SUBBAGIAN TATA USAHA (BIDANG KEPEGAWAIAN) KANTOR
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN ACEH JAYA

Nama : Vena Miranda, S.A.P.
NIP : 199712252020122007

Coach Telah Disetujui
Mentor

Dr. Nirwani Jumala, M.Pd. Faizin, S.HI.
NIP. 19781126 200710 2 004 NIP. 19820912 201101 1 009

Mengetahui
Kepala Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan Aceh

Drs. H. Muhammad Halomoan, M.Pd.
NIP.1968112019994031006

i

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PROFESI PNS
CALON ARSIPARIS – AHLI PERTAMA

PENATAAN ARSIP DINAMIS MELALUI PENGGUNAAN APLIKASI GOOGLE DRIVE
PADA SUBBAGIAN TATA USAHA (BIDANG KEPEGAWAIAN) KANTOR
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN ACEH JAYA

Nama : Vena Miranda, S.A.P.
NIP : 199712252020122007

Telah diuji di depan Penguji
Pada hari Selasa tanggal 16 November 2021

Penguji

Dr. Buhori Muslim, M.Ag
NIP. 197508152001121002

Mengetahui
Kepala Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan Aceh

Drs. H. Muhammad Halomoan, M.Pd.
NIP.1968112019994031006

ii

KATA PENGANTAR

Segenap rasa syukur kepada Allah SWT atas segala berkah dan karunia-Nya,
sehingga penulis dapat menyusun laporan aktualisasi sesuai dengan waktu yang
ditetapkan. Shalawat dan salam kepada Rasulullah SAW, junjungan kita yang mulia yang
telah membimbing umat manusia ke jalan hidayah.

Kegiatan Pelatihan Dasar Calon Pegawai negeri Sipil angkatan V diselenggarakan
oleh Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan Aceh mulai tanggal 23 Agustus s/d 17
November 2021. Salah satu tugas yang harus diselesaikan oleh peserta adalah
melaksanakan kegiatan aktualisasi. Oleh karena itu, berdasarkan hasil konsultasi dengan
mentor dan bimbingan coach, maka penulis menyusun laporan aktualisasi dengan judul
“Penataan Arsip Dinamis Melalui Penggunaan Aplikasi Google Drive pada Subbagian
Tata Usaha (Bidang Kepegawaian) Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya”.
Dalam penyelesaian aktualisasi ini penulis banyak mendapatkan masukan dan bimbingan
dari berbagai pihak. Maka selayaknya penulis menyampaikan ucapan terima kasih
kepada:

1. Drs H. Muhammad Halomoan, M. Pd, selaku Kepala Balai Diklat Keagamaan
Aceh.

2. Drs. Abdussalam, CTESOL, selaku Kepala Seksi Teknis Administrasi pada Balai
Diklat Keagamaan Aceh.

3. H. Samsul Bahri S.Ag. Selaku Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten
Aceh Jaya yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk mengikuti
Pelatihan Dasar CPNS Angkatan V.

4. Faizin, S.HI. Selaku Kepala Subbagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Aceh Jaya dan sebagai Mentor yang telah banyak memberi masukan
dan bimbingan selama pelaksanaan aktualisasi.

5. Dr. Buhori Muslim, M.Ag, selaku penguji yang telah memberikan banyak masukan
dan saran untuk pelaksanaan kegiatan aktualisasi.

6. Dr. Nirwani Jumala, M.Pd. selaku coach yang telah memberikan banyak masukan
kepada penulis dalam menyusun laporan aktualisasi.

7. Nazarullah, S.Ag., M.Pd. sebagai Widyaiswara dan seluruh Widyaiswara Balai
Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan Aceh yang telah mengajarkan dengan

iii

memberikan wawasan dan pengetahuan tentang nilai-nilai dasar serta kedudukan
dan peran PNS selama kegiatan Pelatihan Dasar CPNS ini.
8. Seluruh panitia Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan V Balai Pendidikan
dan Pelatihan Keagamaan Aceh yang telah menyediakan fasilitas hingga
terselesaikannya kegiatan Pelatihan Dasar ini.
9. Teman-teman Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan V khususnya
Kelompok I yang telah membantu dalam proses penulisan laporan aktualisasi.
10. Seluruh pihak yang belum disebutkan diatas yang telah membantu dalam proses
penulisan laporan aktualisasi ini.
Penulis menyadari bahwa laporan aktualisasi ini masih jauh dari kesempurnaan.
Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan masukan, kritikan dan saran untuk
penyempurnaannya. Semoga Allah SWT selalu memberikan kesehatan dan meridhai
kepada kita semua. Amin.

Aceh Jaya, 16 November 2021
Penulis,

Vena Miranda, S.A.P.
NIP. 19971225 202012 2 007

iv

DAFTAR ISI
Halaman

LEMBAR PERSETUJUAN ............................................................................................ i
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ................................................................................................... iii
DAFTAR ISI… .............................................................................................................. v
DAFTAR TABEL ......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................ viii

BAB I PENDAHULUAN................................................................................................ 1
A. Latar Belakang Masalah................................................................................ 1
B. Tujuan dan Manfaat ...................................................................................... 2
C. Ruang Lingkup Kegiatan Aktualisasi ............................................................. 3

BAB II DESKRIPSI AKTUALISASI .............................................................................. 4
A. Deskripsi Kankemenag Kabupaten Aceh Jaya .............................................. 4
1. Profil Kankemenag Kabupaten Aceh Jaya ................................................ 4
2. Visi dan Misi Kankemenag Kabupaten Aceh Jaya .................................... 6
3. Struktur Organisasi Kankemenag Kabupaten Aceh Jaya .......................... 8
B. Matriks Aktualisasi ...................................................................................... 10

BAB III PELAKSANAAN AKTUALISASI ................................................................... 17
A. Capaian Kinerja Aktualisasi......................................................................... 17
B. Kendala dan Solusi ..................................................................................... 32

BAB IV PENUTUP...................................................................................................... 33
A. Simpulan ..................................................................................................... 33
B. Rekomendasi .............................................................................................. 34

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

v

DAFTAR TABEL
Halaman

Tabel 2.1. Jumlah SDM Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya .............. 5
Tabel 2.2 Matriks Aktualisasi ................................................................................... 10
Tabel 3.1. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 1 ................................................... 17
Tabel 3.2. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 2 ................................................... 19
Tabel 3.3. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 3 ................................................... 20
Tabel 3.4. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 4 ................................................... 21
Tabel 3.5. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 5 ................................................... 22
Tabel 3.6. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 6 ................................................... 23
Tabel 3.7. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 7 ................................................... 24
Tabel 3.8. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 8 ................................................... 26
Tabel 3.9. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 9 ................................................... 27
Tabel 3.10. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 10 ................................................ 29
Tabel 3.11. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 11 ................................................ 29
Tabel 3.12. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 12 ................................................ 29
Tabel 3.13. Kendala dan Solusi................................................................................. 32
Tabel 4.1. Rekomendasi.......................................................................................... 33

vi

DAFTAR GAMBAR
Halaman

Gambar 2.1. Bangunan Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya .............. 5
Gambar 2.2. Kondisi Arsip Subbagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama

Kabupaten Aceh Jaya Saat Ini ............................................................... 6
Gambar 2.3. Struktur Organisasi Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya 8
Gambar 3.1. Dokumentasi Koordinasi dengan Pimpinan dan Mentor....................... 18
Gambar 3.2. Dokumentasi Koordinasi dengan Coach .............................................. 18
Gambar 3.3. Surat Izin Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi ....................................... 19
Gambar 3.4. Dokumentasi Koordinasi dengan Staf Subbagian Tata Usaha ............. 21
Gambar 3.5. Dokumentasi Pengumpulan Arsip Administrasi Kepegawaian ............. 21
Gambar 3.6. Dokumentasi Pengelompokan Arsip Administrasi Kepegawaian.......... 22
Gambar 3.7. Kode Klasifikasi Arsip Kepegawaian Berdasarkan KMA No. 44 Tahun

2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Agama ............................................................................ 22
Gambar 3.8. Melakukan Pemindaian/Scanning Arsip............................................... 23
Gambar 3.9. Folder Dokumen Arsip Hasil Scanning................................................. 23
Gambar 3.10. Pembuatan Akun Gmail ...................................................................... 24
Gambar 3.11. Akun Gmail Teregistrasi...................................................................... 24
Gambar 3.12. Tampilan Google Drive Setelah Login................................................. 25
Gambar 3.13. Membuat Folder Klasifikasi Arsip Kepegawaian pada Google Drive ... 25
Gambar 3.14. Screenshoot Dokumen Terunggah ..................................................... 26
Gambar 3.15. Shortener Link Menggunakan bit.ly.com ............................................. 27
Gambar 3.16. Menyimpan Shortener Link pada Daftar Arsip..................................... 27
Gambar 3.17. Evaluasi Dokumen Terunggah oleh Staf Kepegawaian....................... 28
Gambar 3.18. Melaporkan Kegiatan Aktualisasi kepada Mentor serta Meminta Izin

Pelaksanaan Sosialisasi .................................................................... 29
Gambar 3.19. Sosialisasi Pemanfaatan Google Drive untuk Penyimpanan Arsip ...... 29
Gambar 3.20. Kegiatan Konsultasi dengan Coach .................................................... 31
Gambar 3.21. Draft Laporan Hasil Aktualisasi ........................................................... 31

vii

Lampiran I DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran II
Lampiran III : Surat Izin Pelaksanaan Aktualisasi
: Lembaran Pengendalian Mentor
: Lembaran Pengendalian Coach

viii

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah
Aparatur Sipil Negara (ASN) mempunyai peranan strategis dalam berbagai

pengimplementasian kebijakan publik. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara Pasal 10, ASN memiliki fungsi
sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa.
Tugas ASN sesuai dengan pasal 11 adalah melaksanakan kebijakan publik yang
profesional, berkualitas, dan bebas dari intervensi politik.

Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang telah ditetapkan oleh PPK dan
mendapatkan Nomor Induk Pegawai (NIP) sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil pasal 34 wajib
mengikuti masa percobaan atau masa prajabatan selama 1 tahun yang dilaksanakan
melalui proses pendidikan dan pelatihan.

Sebagaimana sesuai dengan Peraturan Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil, mewajibkan
setiap peserta wajib menunjukkan dan mengaktualisasikan sikap dan perilaku bela
negara, serta mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS. Pelatihan yang memadukan
pembelajaran klasikal dan asynchronous (dalam jaringan) dengan pembekalan materi
nilai-nilai dasar profesi PNS yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen
Mutu dan Anti Korupsi (ANEKA) ditambah Pelayanan Publik, Manajemen ASN, Whole of
Government dan pengaktualisasian di tempat kerja masing-masing memungkinkan
peserta mampu untuk menginternalisasi, menerapkan, mengaktualisasikan serta
membuatnya menjadi kebiasaan (habituasi) sehingga terpatri dari dalam dirinya menjadi
Pegawai Negeri Sipil yang profesional. Pelatihan Dasar CPNS Angkatan V Kelompok I
dilaksanakan mulai tanggal 23 Agustus 2021 hingga 17 November 2021 menggunakan
pola Blended Learning.

Penulis merupakan calon arsiparis ahli pertama. Dalam menjalankan tugas dan
fungsinya diharapkan mampu menerapkan nilai-nilai dasar profesi PNS yaitu ANEKA,
serta kedudukannya sebagai pelayan publik. Selama bekerja, penulis menemukan
beberapa isu yang dapat diangkat dalam pelaksanaan aktualisasi. Selama ini,
pengelolaan arsip dilakukan dengan sistem manual, yang berdampak pada sulitnya
menemukan arsip secara cepat, penumpukan arsip yang menyebabkan penuhnya
ruangan, karena sarana dan prasarana penyimpanan arsip juga terbatas. Penulis
mengidentifikasikan beberapa isu aktual yang terjadi di instansi tempat bertugas.

1

2

Permasalahan yang menjadi core issue adalah teknik penyimpanan arsip yang belum
menggunakan teknologi berbasis TIK. Dikarenakan penyimpanan arsip pada kantor
Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya masih manual, yaitu disimpan dalam map-
map arsip.

Upaya penyimpanan arsip dengan menggunakanan teknologi informasi merupakan
salah satu langkah efektif dan efisien dalam pengelolaan arsip pada Subbagian Tata
Usaha (Bidang Kepegawaian) Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya. Karena
dengan teknik penyimpanan arsip yang sebelumnya berbentuk hard copy diubah menjadi
penyimpanan dalam bentuk soft copy akan berdampak pada penghematan tenaga dan
waktu pengelola arsip, serta penghematan ruang penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak
menumpuk.

Penulis sebagai calon arsiparis berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis mempunyai
tugas dan wewenang dalam pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis,
pembinaan kearsipan, serta pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi. Sehingga
inovasi penyimpanan arsip menggunakan teknologi informasi saat ini dibutuhkan dalam
mekanisme penataan arsip, serta mempermudah pencarian dan penemuan kembali arsip
secara cepat.

Berdasarkan permasalahan di atas, penulis melakukan kegiatan aktualisasi
berjudul “Penataan Arsip Dinamis Melalui Penggunaan Aplikasi Google Drive pada
Subbagian Tata Usaha (Bidang Kepegawaian) Kantor Kementerian Agama Kabupaten
Aceh Jaya”. Aplikasi Google Drive merupakan penyimpanan online (cloud storage) yang
dapat dijadikan media penyimpanan arsip. Diharapkan dengan penggunaan aplikasi ini
arsip tertata dengan baik serta memudahkan mencari, dan menemukan kembali arsip
yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.

B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari kegiatan aktualisasi ini adalah:

1. Menerapkan nilai-nilai profesi dasar profesi PNS, peran dan kedudukan PNS
dalam NKRI serta mengaktualisasikannya.

2. Melaporkan capaian kinerja aktualisasi yang telah dilaksanakan di Kankemenag
kabupaten Aceh Jaya.
Kegiatan aktualisasi nilai-nilai dasar PNS ini, diharapkan dapat bermanfaat bagi:

1. Bagi Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya
Pelaksanaan aktualisasi ini berperan dalam menjalankan salah satu misi Kantor

3

Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya yaitu memantapkan tata kelola
pemerintahan yang baik (good governance).
2. Bagi Subbagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya
Kegiatan aktualisasi ini bermanfaat untuk mendukung upaya penataan arsip
berbasis teknologi informasi pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh
Jaya. Diharapkan akan adanya tata kelola pengarsipan yang lebih baik guna
mewujudkan mutu pelayanan sesuai dengan regulasi revolusi industri.
3. Bagi Individu
a. Untuk memenuhi persyaratan kelulusan latsar CPNS Kementerian Agama

Tahun 2021.
b. Bentuk dari implementasi nilai dasar ASN, kedudukan dan peran ASN dalam

NKRI yang akan diterapkan di lingkungan kerja.
c. Melakukan dan mengembangkan inovasi dalam melaksanakan tugas sebagai

Arsiparis Ahli Pertama.
d. Menciptakan individu yang mampu menjadi agen perubahan dan memberikan

pengaruh positif pada budaya kerja di lingkungan Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Aceh Jaya.
4. Bagi Peserta Latsar CPNS
Meningkatkan pemahaman dan kemampuan dalam mengimplementasikan nilai-
nilai dasar Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti
Korupsi (ANEKA) dalam menjalankan tugas dan fungsi sebagai arsiparis.

C. Ruang Lingkup Kegiatan Aktualisasi
Ruang lingkup pada kegiatan aktualisasi ini adalah:

1. Isu yang diangkat merupakan isu yang terjadi di Subbagian Tata Usaha (Bidang
Kepegawaian) Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya. Adapun lokus
kajian dibatasi pada arsip dinamis yaitu arsip administrasi kepegawaian. Hal ini
dimaksudkan sebagai langkah awal dari penyimpanan arsip manual menjadi arsip
digital pada unit kerja.

2. Aktualisasi ini dilaksanakan selama 30 hari kerja terhitung mulai 06 Oktober
sampai dengan 10 November 2021.

3. Evidance aktualisasi adalah arsip administrasi kepegawaian Tahun 2021 pada
Subbagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya telah
tersimpan di Google Drive.

BAB II
DESKRIPSI AKTUALISASI

A. Deskripsi Kankemenag Kabupaten Aceh Jaya
1. Profil Kankemenag Kabupaten Aceh Jaya
Kementerian Agama adalah Kementerian yang bertugas menyelenggarakan

pemerintahan dalam bidang agama. Usulan Pembentukan Kementerian Agama pertma
kali disampaikan oleh Mr. Muhammad Yamin dalam Rapat Besar (Sidang) Badan
Penyelidik Usaha-Usaha Persiapan Kemerdekaan Indonesia (BPUPKI) pada tanggal 11
Juli 1945. Dalam rapat tersebut Mr. Muhammad Yamin mengusulkan perlu diadakannya
Kementerian yang istimewa, yaitu yang berhubungan dengan Agama.

Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2019 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama menerangkan bahwa
instansi vertikal Kementerian Agama adalah instansi di lingkungan Kementerian Agama
yang melakukan tugas dan fungsi Kementerian Agama di daerah yang terdiri atas Kantor
Wilayah Kementerian Agama Provinsi dan Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota.
Urusan Keagamaan merupakan salah satu kewenangan pemerintah pusat yang tidak
disentralisasikan kepada pemerintah daerah termasuk urusan pertahanan, urusan luar
negeri, urusan hukum, dan urusan pertanahan.

Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya terbentuk setelah Kabupaten
Aceh Jaya menjadi daerah otonom berdasarkan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2002
tentang Pembentukan Kabupaten Aceh Jaya, yang merupakan hasil pemekaran dari
Kabupaten Aceh Barat. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya resmi menjadi
sebuah instansi pemerintah berdasarkan Peraturan Menteri Agama Nomor 472 Tahun
2003. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya memiliki wilayah kerja yang
terdiri dari 6 kecamatan, yaitu Kecamatan Jaya, Kecamatan Sampoiniet, Kecamatan Setia
Bakti, Kecamatan Krueng Sabee, Kecamatan Panga, dan Kecamatan Teunom. Masing-
masing kecamatan memiliki perwakilan Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh
Jaya yaitu Kantor Urusan Agama (KUA) yang bertugas melayani pelaksanaan nikah dan
rujuk serta tugas tambahan lainnya.

Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya beralamat di Jalan Ulee
Ateung, Gampong Keutapang, Kecamatan Krueng Sabee, Kabupaten Aceh Jaya, Telp.
(0654) 2210241, Fax. 0654) 2210240, Email: [email protected]. Jumlah
keseluruhan ASN pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya adalah
berjumlah 47 Pegawai terdiri dari PNS dan Non PNS. Adapun jumlah ASN pada Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya bedasarkan penempatan jabatan dapat dilihat

4

5

pada tabel berikut.

Tabel 2.1. Jumlah SDM Kantor Kementerian Agma Kabupaten Aceh Jaya

No Unit Kerja PNS Non PNS Jumlah
1 Kepala Kantor 1 - 1
2 Subbagian Tata Usaha
1 - 1
Kepala Subbagian 9 10 19
Staf Subbagian
3 Seksi Pendidikan Islam 1 - 1
Kepala Seksi 4 5 9
Staf Seksi
4 Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah 1 - 1
Kepala Seksi 1 2 3
Staf Seksi
5 Seksi Bimbingan Masyarakat Islam 1 - 1
Kepala Seksi 2 1 3
Staf Seksi
6 Penyelenggara Zakat dan Wakaf 1 - 1
Kepala Penyelenggara - 1 1
Staf Penyelenggara 6 - 6
7 Pengawas 28 19 47

Jumlah Total

Gambar bangunan Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya dapat
dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar 2.1. Bangunan Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya

6

Gambar 2.2. Kondisi Arsip Subbagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Aceh Jaya Saat Ini

2. Visi, Misi, Tujuan Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya
a. Visi
Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya memunyai visi sebagai berikut.
“Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya yang profesional dan andal dalam
membangun masyarakat yang saleh, moderat, cerdas dan unggul untuk
mewujudkan Indonesia maju yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian
berdasarkan gotong royong”.
b. Misi
Adapun misi Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya yaitu sebagai

berikut:
1. Meningkatkan kualitas kesalehan umat beragama;
2. Memperkuat moderasi beragama dan kerukunan umat beragama;
3. Meningkatkan layanan keagamaan yang adil, mudah dan merata;
4. Meningkatkan layanan pendidikan yang merata dan bermutu;
5. Meningkatkan produktivitas dan daya saing pendidikan; dan
6. Memantapkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
c. Tujuan
Adapun tujuan dari Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya adalah

7

memberikan pelayanan bedasarkan nilai-nilai organisasi Kementerian Agama yaitu
Integritas, Profesionalitas, Inovatif, Tanggung Jawab dan Keteladanan. Sehingga moto
“Ikhlas Beramal” menjadi langkah untuk mencapai visi dan misi Kementerian Agama.
Indikator dari nilai-nilai organisasi Kementerian Agama adalah sebagai berikut:

a. Integritas
1) Bertekad dan berkemauan untuk berbuat baik dan benar;
2) Berpikir positif, arif dan bijaksana dalam melaksanakan tugas;
3) Mematuhi perundang-undangan yang berlaku; dan
4) Menolak korupsi, suap dan gratifikasi.

b. Profesionalitas
1) Melakukan pekerjaan sesuai kompetensi jabatan;
2) Disiplin dan bersungguh-sungguh dalam bekerja; dan
3) Melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

c. Inovasi
1) Meningkatkan kompetensi dan kapasitas pribadi;
2) Memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam bekerja efektif; dan
3) Berani mengambil terobosan dan solusi dalam memecahkan masalah.

d. Tanggung Jawab
1) Menyelesaikan pekerjaan tepat waktu;
2) Mengatasi masalah dengan segera; dan
3) Komitmen dengan tugas yang diberikan.

e. Keteladanan
1) Berakhlak terpuji;
2) Memberikan pelayanan dengan sikap baik, penuh keramahan dan adil;
3) Membimbing dan memberikan arahan kepada bawahan dan teman sejawat;
dan
4) Melakukan pekerjaan yang baik dimulai dari diri sendiri.

8

3. Struktur Organisasi Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya
Susunan Organisasi dan Jabatan Struktural Kantor Kementerian Agama

Kabupaten Aceh Jaya terdiri dari Kepala Kantor, Kepala Sub. Bagian Tata Usaha, Kepala
Seksi Pendidikan Islam, Kepala Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah, Kepala Seksi
Bimbingan Masyarakat Islam, dan Penyelenggra Zakat dan Wakaf, serta Kelompok
Jabatan Fungsional. Eselonisasinya adalah untuk Kepala Kantor merupakan Jabatan
Struktural eselon IIIa, Kepala Sub. Bagian dan Kepala Seksi merupakan Jabatan
Struktural eselon IVa, dan Penyelenggara Zakat dan Wakaf eselon IVb. Secara lebih jelas
dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 2.3. Struktur Organisasi Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya
Adapun uraian tugas dari masing-masing subbagian dan seksi yang ada pada

Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya adalah sebagai berikut:
1. Kepala Kantor
Kepala Kantor Kementerian Agama sebagaimana dimaksud dalam PMA N0. 19
Tahun 2019 Pasal 7 mempunyai tugas melaksanakan tugas dan fungsi
Kementerian Agama dalam wilayah kabupaten/kota berdasarkan kebijakan Kepala
Kantor Wilayah Kementerian Agama provinsi dan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
2. Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud dalam PMA No. 19 Tahun 2019
Pasal 739 ayat (1) mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi

9

penjabaran kebijakan teknis dan kegiatan, pelayanan urusan persuratan,
administrasi perencanaan, kepegawaian, keuangan dan barang milik negara,
keorganisasian dan ketatalaksanaan, penyusunan keputusan, kerumahtanggaan,
kearsipan, hubungan masyarakat, serta publikasi, data dan informasi.
3. Seksi Pendidikan Islam
Seksi Pendidikan Madrasah sebagaimana dimaksud dalam PMA No. 19 Tahun
2019 Pasal 739 ayat (2) mempunyai tugas melakukan pelayanan, bimbingan
teknis, pengelolaan data dan informasi, serta penyusunan rencana dan pelaporan
di bidang pendidikan raudlatul athfal, madrasah ibtidaiyah, madrasah tsanawiyah,
pendidikan agama Islam, pendidikan diniyah, dan pondok pesantren.
4. Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah
Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah sebagaimana dimaksud dalam PMA No.
19 Tahun 2019 Pasal 739 ayat (3) mempunyai tugas melakukan pelayanan,
bimbingan teknis, pengelolaan data dan 2019, No.1115 -393- informasi, serta
penyusunan rencana dan pelaporan di bidang pendaftaran dan pembatalan haji,
bimbingan manasik, bina haji reguler, penyelenggara haji khusus dan umrah,
transportasi dan dokumen haji reguler, serta administrasi keuangan haji.
5. Seksi Bimas Islam
Seksi Bimbingan Masyarakat Islam sebagaimana dimaksud dalam PMA No. 19
Tahun 2019 Pasal 739 ayat (4) mempunyai tugas melakukan pelayanan,
bimbingan teknis, pengelolaan data dan informasi, serta penyusunan rencana dan
pelaporan di bidang urusan agama Islam dan bina syariah, bina kantor urusan
agama dan keluarga sakinah, serta penerangan agama Islam.
6. Penyelenggara Zakat dan Wakaf
Penyelenggara Zakat dan Wakaf sebagaimana dimaksud dalam PMA No. 19
Tahun 2019 Pasal 740 bertugas melakukan pelayanan, bimbingan teknis,
pengelolaan data dan informasi, serta penyusunan rencana dan pelaporan di
bidang pemberdayaan zakat dan wakaf.
7. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas pokok membantu Kepala Kantor
dalam melaksanakan wewenang, tugas pokok dan fungsi Kantor sesuai uraian
tugas berdasarkan pedoman angka kredit jabatan.

10

B. Matriks Aktualisasi

Tahapan kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada tabel berikut.

Tabel 2.2. Matriks Aktualisasi

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Bukti Nilai-Nilai Dasar Penguatan Nilai
Fisik Profesi ASN Organisasi

1 Melakukan 1. Meminta izin Output Akuntabilitas Pelaksanaan
(bertanggung kegiatan ini
koordinasi dan pelaksanaan jawab) berkontribusi
dalam
konsultasi kegiatan 1. Kegiatan Nasionalisme pencapaian visi
(tenggang rasa, Kantor
dengan pimpinan, aktualisasi. aktualisasi musyawarah, Kementerian
dan Agama
mentor dan coach mendapat menggunakan Kabupaten Aceh
bahasa Jaya yaitu
tentang persiapan 2. Memaparkan dukungan dari Indonesia yang “Kementerian
baik dan benar) Agama
kegiatan langkah-langkah pimpinan. Kabupaten Aceh
Etika Publik Jaya yang
aktualisasi. kegiatan (hormat, sopan, profesional dan
menghargai andal dalam
aktualisasi. 2. Adanya arahan komunikasi, membangun
konsultasi, dan masyarakat yang
dan bimbingan kerjasama) saleh, moderat,
cerdas dan
3. Mendiskusikan dari mentor Komitmen Mutu unggul untuk
(inovatif, rasional mewujudkan
kegiatan dan dan coach. dan terbuka) Indonesia maju
yang berdaulat,
tahapan Anti Korupsi mandiri dan
(disiplin) berkepribadian
aktualisasi. berdasarkan
Whole of gotong royong.”
Bukti Fisik Government Serta
(koordinasi, mewujudkan misi
1. Surat izin kolaborasi, dan ke-enam yaitu
aktualisasi. sinergitas) memantapkan
tata kelola
2. Form Nasionalisme pemerintahan
pengendalian (tidak yang baik (good
mentor dan memaksakan governance).
coach. kehendak,
musyawarah dan Kegiatan ini dapat
3. Foto/video. kerjasama) memberikan
kontribusi
2 Melakukan 1. Meminta Output Etika Publik terhadap
(menghargai organisasi yaitu
koordinasi dukungan dari staf komunikasi, transparan, jujur,
konsultasi, dan serta tata nilai
dengan Staf Subbagian Tata Koordinasi sinergi dapat
diperkuat.
Subbagian Tata Usaha dalam dengan staf

Usaha untuk kegiatan penataan Subbagian Tata

pelaksanaan arsip administrasi Usaha berhasil

kegiatan. kepegawaian. dilakukan dan

mendapat

2. Meminta dan dukungan dalam

saran,masukan pelaksanaan

dan dari staf kegiatan

11

Subbagian Tata aktualisasi. kerjasama
Usaha tentang
mekanisme kerja Bukti Fisik Komitmen Mutu
pengarsipan yang (rasional dan
mudah dan Foto/video terbuka)
praktis. kegiatan.
Whole of
Government
(koordinasi,
kolaborasi, dan
sinergitas)

3 Mengumpulkan 1. Mengidentifikasi Output Komitmen Mutu Pelaksanaan
(berorientasi kegiatan ini
arsip administrasi arsip Pengumpulan mutu) dengan
arsip mengumpulkan
kepegawaian. administrasi administrasi Akuntanbilitas arsip yaitu
kepegawaian (kejelasan target) memperkuat nilai
kepegawaian selesai dengan tanggung jawab
sempurna. Anti Korupsi dan
berdasarkan (tanggung profesionalitas,
Bukti Fisik jawab) yaitu melakukan
klasifikasi arsip. pekerjaan sesuai
Foto/video Etika Publik dengan
2. Melakukan kegiatan (cermat) kompetensi
pengumpulan jabatan.
arsip
administrasi
kepegawaian
berdasarkan
klasifikasi arsip.

4 Melakukan 1. Melakukan Output Akuntabilitas Pelaksanaan

pengelompokan pemilahan arsip (konsisten) kegiatan ini

arsip administrasi sesuai klasifikasi Pengelompokan dengan

kepegawaian arsip. arsip Nasionalisme melakukan

berdasarkan administrasi (kerja keras) pengelompokan

sistem klasifikasi 2. Mendata dan kepegawaian arsip yaitu

arsip. melengkapi kode berdasarkan Etika Publik memperkuat nilai

arsip. sistem (cermat) tanggung jawab

klasifikasi arsip Komitmen Mutu dan
selesai (inovasi) profesionalitas,
dilaksanakan yaitu melakukan

Bukti Fisik Anti Korupsi pekerjaan sesuai
(mandiri) dengan
kompetensi

1. Daftar/catatan jabatan.

kode klasifikasi

arsip.

2. Foto/video.

5 Melakukan 1. Melakukan Output Akuntabilitas Kegiatan ini
(konsisten) memperkuat nilai
pemindaian/scan pemindaian Pemindaian organisasi yaitu
dokumen Nasionalisme efektif, efisien,
ning arsip (alih berkas dengan selesai dengan (kerja keras) inovatif, dan
sempurna. profesionalisme.
media arsip) yang format pdf. Etika Publik

akan diinput ke

dalam aplikasi 2. Menyimpan

dokumen ke

12

Google Drive. dalam folder. Bukti Fisik (cermat)

1. Screenshoot Komitmen Mutu
folder (inovasi)
dokumen.
Anti Korupsi
2. Foto/video (mandiri)
kegiatan.

6 Membuat akun 1. Menghubungkan Output Anti Korupsi Kegiatan ini
gmail. komputer dengan (mandiri) memperkuat nilai
koneksi internet. Pembuatan organisasi yaitu
akun gmail Akuntanbilitas efektif, efisien,
2. Membuka selesai. (kejelasan target) inovatif, dan
halaman profesionalisme.
pembuatan akun Bukti Fisik Komitmen Mutu
Google. (efektivitas)
1. Screenshoot
3. Mengikuti kegiatan Etika Publik
langkah-langkah pembuatan (cermat)
di layar untuk akun gmail.
menyiapkan akun Nasionalisme
gmail. 2. Foto/video. (tanggung jawab)

7 Mengunggah 1. Menghubungkan Output Akuntabilitas Kegiatan ini
(konsisten) memperkuat nilai
dokumen arsip komputer dengan organisasi yaitu
Komitmen Mutu efektif, efisien,
administrasi koneksi internet. Kegiatan (inovasi) inovatif, dan
profesionalisme.
kepegawaian ke unggah Anti Korupsi
(mandiri)
Google Drive. 2. Melakukan login dokumen ke

ke akun gmail. akun Google

Drive selesai.
3. Membuka Google

Drive di alamat Bukti Fisik

www.google.com/i Etika Publik
(cermat)
ntl/in/drive. 1. Screenshoot

4. Melakukan klik dokumen Nasionalisme
buka drive. terunggah. (kerja keras)

5. Melakukan klik + 2. Foto/video
baru. kegiatan.

6. Membuat folder
arsip
kepegawaian
sesuai kode
klasifikasi.

7. Melakukan upload
file ke dalam
folder drive sesuai
kode klasifikasi
arsip.

13

8 Membuat dan 1. Menghubungkan Output Anti Korupsi Pelaksanaan
menyimpan komputer dengan (mandiri) kegiatan ini
shortener link koneksi internet. Link Google dengan membuat
Google Drive. Drive arsip yang Akuntabilitas dan menyimpan
2. Membuka tersimpan (kejelasan target) shortener link
browser dan dalam bentuk arsip yaitu
masuk ke short link. Etika Publik memperkuat nilai
halaman (tanggung jawab) tanggung jawab,
bit.ly.com. Bukti Fisik inovatif, serta
Komitmen Mutu efektif dan
3. Melakukan klik 1. Daftar short (efisien) efisien.
Sign Up untuk link dokumen
mendaftar akun. arsip.

4. Mengisi 2. Foto kegiatan.
Username, Email
address, dan
Password.

5. Melakukan klik
‘dapatkan link’

pada dokumen di

Google Drive.

6. Mencopi link
dokumen pada
Google Drive

7. Melakukan klik
Create pada
aplikasi bit.ly.

8. Memasukkan link
yang telah dicopi
ke dalam kotak
Paste Long URL.

9. Mengetik nama
dokumen yang
akan disingkat
pada kolom
Customize Back-
Half.

10. Melakukan klik
Save.

11. Mencopi link
yang sudah
disingkat.

12. Menyimpan link
yang sudah
disingkat dalam

14

daftar arsip di
Microsoft Excel.

9 Melakukan 1. Meminta Output Akuntabilitas Pelaksanaan
evaluasi kesediaan staf (tanggung jawab kegiatan ini
dokumen subbagian untuk 1. Pemeriksaan dan transparan memperkuat nilai
terunggah. memeriksa ketepatan dan tanggung jawab,
kelengkapan kelengkapan Nasionalisme profesionalitas,
dokumen yang dokumen (menghargai serta efektif dan
telah tersimpan di terunggah pendapat orang efisien.
Google Drive. selesai lain)
dengan
2. Mencatat sempurna. Etika Publik
permasalahan (cermat)
yang belum 2. Segala
terselesaikan dari kendala dan Whole of
hasil pemeriksaan permasalahan Government
dokumen oleh staf dapat teratasi. (koordinasi,
subbagian. kolaborasi, dan
Bukti fisik sinergitas)

3. Melengkapi 1. Foto/video Komitmen Mutu
dokumen yang kegiatan. (inovatif)
belum lengkap
pada Google
Drive.

10 Mensosialisasikan 1. Menyampaikan Output Akuntabilitas Kegiatan ini
(bertanggung berkontribusi
hasil pemanfaatan hasil yang telah jawab) terhadap visi dan
misi organisasi,
Google Drive dicapai kepada Kegiatan Nasionalisme yaitu dapat
(tenggang rasa, meningkatkan
untuk mentor. sosialisasi musyawarah, tanggung jawab,
dan akuntabilitas, tata
penyimpanan arsip selesai. menggunakan nilai sinergi
bahasa diperkuat.
administrasi 2. Meminta izin Indonesia yang
baik dan benar)
pegawai kepada sosialisai cara

staf bidang penyimpanan arsip Bukti Fisik

kepegawaian. administrasi
pegawai
Foto/video

menggunakan kegiatan.

Google Drive

kepada staf bidang

kepegawaian. Etika Publik
(hormat, sopan,
3. Menyampaikan menghargai
sistem komunikasi,
pengarsipan konsultasi, dan
menggunakan kerjasama)
aplikasi Google
Drive kepada staf Komitmen Mutu
bidang (inovatif, rasional
kepegawaian. dan terbuka)

4. Membimbing staf Anti Korupsi
untuk (disiplin)
mengoperasikan
cara penyimpanan Whole of

15

arsip Government
menggunakan (koordinasi,
Google Drive. kolaborasi, dan
sinergitas)

11 Melakukan 1. Membuat video Output Akuntabilitas Kegiatan ini dapat
evaluasi hasil testimoni dari (bertanggung memberikan
kegiatan Kepala Kegiatan jawab) kontribusi
aktualisasi. Kankemenag Kab. evaluasi hasil terhadap
Aceh Jaya. kegiatan Nasionalisme organisasi yaitu
selesai. (tenggang rasa, transparan, jujur,
2. Membuat video musyawarah, serta tata nilai
testimoni dari Hasil/Bukti dan sinergi dapat
Mentor/Ka. Fisik menggunakan diperkuat.
Subbagian Tata bahasa
Usaha Video testimoni. Indonesia yang
Kankemenag Kab. baik dan benar)
Aceh Jaya.

3. Membuat video Etika Publik
testimoni dari Staf. (hormat, sopan,
menghargai
komunikasi,
konsultasi, dan
kerjasama)

Komitmen Mutu
(inovatif, rasional
dan terbuka)

Anti Korupsi
(disiplin)

Whole of
Government
(koordinasi,
kolaborasi, dan
sinergitas)

12 Menyusun 1. Mengumpulkan Output Akuntabilitas Kegiatan ini
(kepemimpinan, berkontribusi
laporan kegiatan data dan bukti bertanggung dalam
jawab dan pencapaian visi
aktualisasi. pendukung Draft laporan transparan) Kantor
Kementerian
laporan. aktualisasi Nasionalisme Agama
(menggunakan Kabupaten Aceh
selesai. bahasa Jaya yaitu
Indonesia yang “Kementerian
2. Konsultasi dan baik dan benar) Agama
Kabupaten Aceh
meminta Etika Publik Jaya yang
(menghargai profesional dan
persetujuan dari Bukti Fisik komunikasi, andal dalam
konsultasi, dan membangun
mentor dan coach.

1. Draft laporan

3. Menyusun laporan aktualisasi.

aktualisasi.

2. Form

4. Membuat slide pengendalian

presentasi (PPT) mentor dan

16

laporan aktualisasi. coach. kerjasama) masyarakat yang
saleh, moderat,
5. Membuat video 3. PPT untuk Komitmen Mutu cerdas dan
aktualisasi. evaluasi hasil (rasional, efetif, unggul untuk
aktualisasi. dan efisien) mewujudkan
Indonesia maju
4. Lampiran hasil Anti Korupsi yang berdaulat,
aktualisasi. (kerja keras dan mandiri dan
disiplin) berkepribadian
berdasarkan
5. Video kegiatan gotong royong.”
aktualisasi. Serta
mewujudkan misi
ke-enam yaitu
memantapkan
tata kelola
pemerintahan
yang baik (good
governance).

BAB III
PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Capaian Pelaksanaan Tahapan Kegiatan Aktualisasi

Capaian pelaksanaan aktualisasi tentang “Penataan Arsip Dinamis Melalui
Penggunaan Aplikasi Google Drive pada Subbagian Tata Usaha (Bidang Kepegawaian)”

yang telah dilaksanakan di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya selama 1

(satu) bulan adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 1

Kegiatan 1 Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan pimpinan,
mentor dan coach tentang persiapan kegiatan
aktualisasi

Tanggal 06 Oktober 2021

Tahapan Kegiatan - Meminta izin pelaksanaan kegiatan aktualisasi.
- Memaparkan langkah-langkah kegiatan aktualisasi.
- Mendiskusikan kegiatan dan tahapan aktualisasi.

Keterkaitan dengan Nilai Akuntabilitas (bertanggung jawab)
Dasar ASN Nasionalisme (tenggang rasa, musyawarah, dan
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar)
Etika Publik (hormat, sopan, menghargai komunikasi,
konsultasi, dan kerjasama)
Komitmen Mutu (inovatif, rasional dan terbuka)
Anti Korupsi (disiplin)

Kontribusi Kegiatan Whole of Government (koordinasi, kolaborasi, dan
terhadap Pencapaian Visi
dan Misi Organisasi sinergitas)

Pelaksanaan kegiatan ini berkontribusi dalam pencapaian

visi Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya yaitu
“Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya yang
profesional dan andal dalam membangun masyarakat yang

saleh, moderat, cerdas dan unggul untuk mewujudkan

Indonesia maju yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian
berdasarkan gotong royong.” Serta mewujudkan misi ke-

enam yaitu memantapkan tata kelola pemerintahan yang
baik (good governance).

Output/Bukti Fisik Output
- Kegiatan aktualisasi mendapat dukungan dari pimpinan.
- Adanya arahan dan bimbingan dari mentor dan coach.

Lampiran Bukti Fisik
- Surat izin aktualisasi.
- Form pengendalian mentor dan coach.
- Foto/video.
a. Koordinasi dan konsultasi dengan Pimpinan, Mentor, dan

Coach

17

18

Gambar 3.1. Dokumentasi Koordinasi dengan Pimpinan dan
Mentor

Gambar 3.2. Dokumentasi Koordinasi dengan Coach
b. Surat izin pelaksanaan kegiatan aktualisasi

19

Gambar 3.3. Surat Izin Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

Tabel 3.2. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 2

Kegiatan 2 Melakukan koordinasi dengan Staf Subbagian Tata
Usaha untuk pelaksanaan kegiatan

Tanggal 07 Oktober 2021

Tahapan Kegiatan - Meminta dukungan dari staf Subbagian Tata Usaha

dalam kegiatan penataan arsip administrasi

kepegawaian.
- Meminta saran dan masukan dan dari staf Subbagian

Tata Usaha tentang mekanisme kerja pengarsipan yang

mudah dan praktis.

Keterkaitan dengan Nilai Nasionalisme (tidak memaksakan kehendak, musyawarah

Dasar ASN dan kerjasama)

Etika Publik (menghargai komunikasi, konsultasi, dan

kerjasama
Komitmen Mutu (rasional dan terbuka)

Whole of Government (koordinasi, kolaborasi, dan

sinergitas)

Kontribusi Kegiatan Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap

terhadap Pencapaian Visi organisasi yaitu transparan, jujur, serta tata nilai sinergi

dan Misi Organisasi dapat diperkuat.

Output/Bukti Fisik Output

- Koordinasi dengan staf Subbagian Tata Usaha berhasil

dilakukan dan mendapat dukungan dalam pelaksanaan

kegiatan aktualisasi.

Bukti Fisik
- Foto/video kegiatan.

20

Gambar 3.4. Dokumentasi Koordinasi dengan Staf
Subbagian Tata Usaha

Tabel 3.3. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 3

Kegiatan 3 Mengumpulkan arsip administrasi kepegawaian

Tanggal 08 s.d 11 Oktober 2021

Tahapan Kegiatan - Mengidentifikasi arsip administrasi kepegawaian
berdasarkan klasifikasi arsip.
Keterkaitan dengan Nilai
Dasar ASN - Melakukan pengumpulan arsip administrasi kepegawaian
berdasarkan klasifikasi arsip.
Kontribusi Kegiatan
terhadap Pencapaian Visi Komitmen Mutu (berorientasi mutu)
dan Misi Organisasi Akuntanbilitas (kejelasan target)
Output/Bukti Fisik Anti Korupsi (tanggung jawab)
Etika Publik (cermat)

Pelaksanaan kegiatan ini dengan mengumpulkan arsip yaitu
memperkuat nilai tanggung jawab dan profesionalitas, yaitu
melakukan pekerjaan sesuai dengan kompetensi jabatan.
Output
- Pengumpulan arsip administrasi kepegawaian selesai

dengan sempurna.

Lampiran Bukti Fisik
- Foto/video kegiatan.
a. Pengumpulan arsip administrasi kepegawaian

21

Gambar 3.5. Dokumentasi Pengumpulan Arsip Administrasi
Kepegawaian

Tabel 3.4. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 4

Kegiatan 4 Melakukan pengelompokan arsip administrasi
Tanggal kepegawaian berdasarkan sistem klasifikasi arsip
12 s.d 14 Oktober 2021

Tahapan Kegiatan - Melakukan pengelompokan arsip administrasi
Keterkaitan dengan Nilai kepegawaian berdasarkan sistem klasifikasi arsip.
Dasar ASN
Akuntabilitas (konsisten)
Kontribusi Kegiatan Nasionalisme (kerja keras)
terhadap Pencapaian Visi Etika Publik (cermat)
dan Misi Organisasi Komitmen Mutu (inovasi)
Output/Bukti Fisik Anti Korupsi (mandiri)

Pelaksanaan kegiatan ini dengan melakukan
pengelompokan arsip yaitu memperkuat nilai tanggung
jawab dan profesionalitas, yaitu melakukan pekerjaan sesuai
dengan kompetensi jabatan.
Output
- Pengelompokan arsip administrasi kepegawaian

berdasarkan sistem klasifikasi arsip selesai dilaksanakan.

Lampiran Bukti Fisik kepegawaian
- Daftar/catatan kode klasifikasi arsip.
- Foto/video.
a. Pengelompokan arsip administrasi

berdasarkan sistem stem klasifikasi arsip

22

Gambar 3.6. Dokumentasi Pengelompokan Arsip
Administrasi Kepegawaian

b. Daftar kode klasifikasi arsip kepegawaian

Gambar 3.7. Kode Klasifikasi Arsip Kepegawaian
Berdasarkan KMA No. 44 Tahun 2010 tentang Pedoman
Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama

Tabel 3.5. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 5

Kegiatan 5 Melakukan pemindaian/scanning arsip (alih media arsip)
yang akan diinput ke dalam aplikasi Google Drive

Tanggal 15 s.d 19 Oktober 2021

Tahapan Kegiatan - Melakukan pemindaian berkas dengan format pdf.
- Menyimpan dokumen ke dalam folder.
Keterkaitan dengan Nilai Akuntabilitas (konsisten)
Dasar ASN Nasionalisme (kerja keras)
Etika Publik (cermat)
Komitmen Mutu (inovasi)

23

Kontribusi Kegiatan Anti Korupsi (mandiri)
terhadap Pencapaian Visi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu efektif,
dan Misi Organisasi efisien, inovatif, dan profesionalisme.
Output/Bukti Fisik
Output
- Pemindaian dokumen selesai dengan sempurna.

Lampiran Bukti Fisik
- Screenshoot folder dokumen.
- Foto/video kegiatan.
a. Melakukan pemindaian/scanning arsip

Gambar 3.8. Melakukan Pemindaian/Scanning Arsip
b. Folder dokumen arsip hasil scanning

Gambar 3.9. Folder Dokumen Arsip Hasil Scanning

Tabel 3.6. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 6

Kegiatan 6 Membuat akun gmail

Tanggal 21 Oktober 2021

Tahapan Kegiatan - Menghubungkan komputer dengan koneksi internet.

24

Keterkaitan dengan Nilai - Membuka halaman pembuatan akun Google.
Dasar ASN - Mengikuti langkah-langkah di layar untuk menyiapkan

Kontribusi Kegiatan akun gmail.
terhadap Pencapaian Visi Anti Korupsi (mandiri)
dan Misi Organisasi Akuntanbilitas (kejelasan target)
Output/Bukti Fisik Komitmen Mutu (efektivitas)
Etika Publik (cermat)
Nasionalisme (tanggung jawab)
Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu efektif,
efisien, inovatif, dan profesionalisme.

Output
Pembuatan akun gmail selesai.

Lampiran Bukti Fisik
- Screenshoot kegiatan pembuatan akun gmail.
- Foto/video.
a. Pembuatan akun gmail

Gambar 3.10. Pembuatan Akun Gmail

Kegiatan 7 Gambar 3.11. Akun Gmail Teregistrasi
Tanggal
Tabel 3.7. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 7
Mengunggah dokumen arsip administrasi kepegawaian
ke Google Drive
22 s.d 26 Oktober 2021

25

Tahapan Kegiatan - Menghubungkan komputer dengan koneksi internet.
- Melakukan login ke akun gmail.
Keterkaitan dengan Nilai - Membuka Google Drive di alamat
Dasar ASN
www.google.com/intl/in/drive.
Kontribusi Kegiatan - Melakukan klik buka drive.
terhadap Pencapaian Visi - Melakukan klik + baru.
dan Misi Organisasi - Membuat folder arsip kepegawaian sesuai kode
Output/Bukti Fisik
klasifikasi.
- Melakukan upload file ke dalam folder drive sesuai kode

klasifikasi arsip.
Akuntabilitas (konsisten)
Komitmen Mutu (inovasi)
Anti Korupsi (mandiri)
Etika Publik (cermat)
Nasionalisme (kerja keras)
Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu efektif,
efisien, inovatif, dan profesionalisme.

Output
Kegiatan unggah dokumen ke akun Google Drive selesai.

Bukti Fisik
- Screenshoot dokumen terunggah.
- Foto/video kegiatan.

Lampiran

Gambar 3.12. Tampilan Google Drive Setelah Login

Gambar 3.13. Membuat Folder Klasifikasi Arsip
Kepegawaian pada Google Drive

26

Gambar 3.14. Screenshoot Dokumen Terunggah

Tabel 3.8. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 8

Kegiatan 8 Membuat dan menyimpan shortener link Google Drive

Tanggal 27 s.d 29 Oktober 2021

Tahapan Kegiatan - Menghubungkan komputer dengan koneksi internet.
- Membuka browser dan masuk ke halaman bit.ly.com.
- Melakukan klik Sign Up untuk mendaftar akun.
- Mengisi Username, Email Address, dan Password.

- atau
- Melakukan klik ‘dapatkan link’ pada dokumen di Google

Drive.
- Mencopi link dokumen pada Google Drive
- Melakukan klik Create pada aplikasi bit.ly.
- Memasukkan link yang telah dicopi ke dalam kotak Paste

Long URL.

Keterkaitan dengan Nilai - Mengetik nama dokumen yang akan disingkat pada
Dasar ASN kolom Customize Back-Half.

- Melakukan klik Save.
- Mencopi link yang sudah disingkat.
- Menyimpan link yang sudah disingkat dalam daftar arsip

di Microsoft Excel.
Anti Korupsi (mandiri)
Akuntabilitas (kejelasan target)
Etika Publik (tanggung jawab)
Komitmen Mutu (efisien)

Kontribusi Kegiatan Pelaksanaan kegiatan ini dengan membuat dan menyimpan
terhadap Pencapaian Visi shortener link arsip yaitu memperkuat nilai tanggung jawab,
dan Misi Organisasi inovatif, serta efektif dan efisien.
Output/Bukti Fisik Output

- Link Google Drive arsip yang tersimpan dalam bentuk
short link.

Bukti Fisik

- Daftar short link dokumen arsip.
- Foto kegiatan.

Lampiran

27

Gambar 3.15 Shortener Link Menggunakan bit.ly.com

Gambar 3.16. Menyimpan Shortener Link pada Daftar Arsip

Tabel 3.9. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 9

Kegiatan 9 Melakukan evaluasi dokumen terunggah

Tanggal 01 November 2021

Tahapan Kegiatan - Meminta kesediaan staf bidang kepegawaian untuk
memeriksa kelengkapan dokumen yang telah tersimpan
di Google Drive.

- Mencatat permasalahan yang belum terselesaikan dari
hasil pemeriksaan dokumen oleh staf subbagian.

- Melengkapi dokumen yang belum lengkap pada Google
Drive.

Keterkaitan dengan Nilai Akuntabilitas (tanggung jawab dan transparan
Dasar ASN Nasionalisme (menghargai pendapat orang lain)
Etika Publik (cermat)
Whole of Government (koordinasi, kolaborasi, dan
sinergitas)
Komitmen Mutu (inovatif)

Kontribusi Kegiatan Pelaksanaan kegiatan ini memperkuat nilai tanggung jawab,

terhadap Pencapaian Visi profesionalitas, serta efektif dan efisien.

dan Misi Organisasi

Output/Bukti Fisik Output

28

- Pemeriksaan ketepatan dan kelengkapan dokumen
terunggah selesai dengan sempurna.

- Segala kendala dan permasalahan dapat teratasi.

Bukti fisik
- Foto/video kegiatan.

Lampiran

Gambar 3.17. Evaluasi Dokumen Terunggah oleh Staf
Kepegawaian

Tabel 3.10. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 10

Kegiatan 10 Mensosialisasikan hasil pemanfaatan Google Drive untuk
penyimpanan arsip administrasi pegawai kepada staf

bidang kepegawaian

Tanggal 02 November 2021

Tahapan Kegiatan - Menyampaikan hasil yang telah dicapai kepada mentor.

- Meminta izin sosialisai cara penyimpanan arsip administrasi
pegawai menggunakan Google Drive kepada staf bidang

kepegawaian.

- Menyampaikan sistem pengarsipan menggunakan aplikasi
Google Drive kepada staf bidang kepegawaian.

- Membimbing staf untuk mengoperasikan cara penyimpanan
arsip menggunakan Google Drive.

Keterkaitan dengan Nilai Akuntabilitas (bertanggung jawab)

Dasar ASN Nasionalisme (tenggang rasa, musyawarah, dan

menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar)
Etika Publik (hormat, sopan, menghargai komunikasi,

konsultasi, dan kerjasama)
Komitmen Mutu (inovatif, rasional dan terbuka)
Anti Korupsi (disiplin)

Whole of Government (koordinasi, kolaborasi, dan sinergitas)

Kontribusi Kegiatan Kegiatan ini berkontribusi terhadap visi dan misi organisasi,
terhadap Pencapaian yaitu dapat meningkatkan tanggung jawab, akuntabilitas, tata

29

Visi dan Misi Organisasi nilai sinergi diperkuat.

Output/Bukti Fisik Output

Kegiatan sosialisasi selesai.

Lampiran Bukti Fisik
Foto/video kegiatan.
a. Melaporkan hasil kegiatan aktualisasi

Gambar 3.18. Melaporkan Kegiatan Aktualisasi kepada Mentor
serta Meminta Izin Pelaksanaan Sosialisasi

b. Melakukan sosialisasi

Gambar 3.19. Sosialisasi Pemanfaatan Google Drive untuk
Penyimpanan Arsip

30

Tabel 3.11. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 11

Kegiatan 11 Melakukan evaluasi hasil kegiatan aktualisasi

Tanggal 03 s.d 05 November 2021

Tahapan Kegiatan - Membuat video testimoni dari Kepala Kankemenag Kab.
Aceh Jaya.
Keterkaitan dengan Nilai
Dasar ASN - Membuat video testimoni dari Mentor/Ka. Subbagian Tata
Usaha Kankemenag Kab. Aceh Jaya.

- Membuat video testimoni dari Staf.
Akuntabilitas (bertanggung jawab)
Nasionalisme (tenggang rasa, musyawarah, dan
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar)
Etika Publik (hormat, sopan, menghargai komunikasi,
konsultasi, dan kerjasama)
Komitmen Mutu (inovatif, rasional dan terbuka)
Anti Korupsi (disiplin)
Whole of Government (koordinasi, kolaborasi, dan
sinergitas)

Kontribusi Kegiatan Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap
terhadap Pencapaian Visi organisasi yaitu transparan, jujur, serta tata nilai sinergi dapat
dan Misi Organisasi diperkuat.
Output/Bukti Fisik Output
Kegiatan evaluasi hasil kegiatan selesai.

Lampiran Hasil/Bukti Fisik
Video testimoni.

Link Video Testimoni:

https://youtu.be/TnRsnbhahLE

Tabel 3.12. Rincian Tahapan Aktualisasi Kegiatan 12

Kegiatan 12 Menyusun laporan kegiatan aktualisasi

Tanggal 05 s.d 10 November 2021

Tahapan Kegiatan - Mengumpulkan data dan bukti pendukung laporan.

- Konsultasi dan meminta persetujuan darimentor dan
coach.

- Menyusun laporan aktualisasi.
- Membuat slide presentasi (PPT) laporan aktualisasi.

- Membuat video aktualisasi.

Keterkaitan dengan Nilai Akuntabilitas (kepemimpinan, bertanggung jawab dan

Dasar ASN transparan)

Nasionalisme (menggunakan bahasa Indonesia yang baik

dan benar)

Etika Publik (menghargai komunikasi, konsultasi, dan

kerjasama)
Komitmen Mutu (rasional, efetif, dan efisien)

Anti Korupsi (kerja keras dan disiplin)

Kontribusi Kegiatan Kegiatan ini berkontribusi dalam pencapaian visi Kantor

terhadap Pencapaian Visi Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya yaitu

dan Misi Organisasi “Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya yang profesional

dan andal dalam membangun masyarakat yang saleh,

moderat, cerdas dan unggul untuk mewujudkan Indonesia

Output/Bukti Fisik 31
Lampiran
maju yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian
berdasarkan gotong royong.” Serta mewujudkan misi ke-
enam yaitu memantapkan tata kelola pemerintahan yang
baik (good governance).
- Draft laporan aktualisasi.
- Form pengendalian mentor dan coach.
- PPT untuk evaluasi hasil aktualisasi.
- Lampiran hasil aktualisasi.

Gambar 3.20. Kegiatan Konsultasi dengan Coach

32

Gambar 3.21. Draft Laporan Hasil Aktualisasi

B. Kendala dan Solusi
Selama pelaksanaan kegiatan aktualisasi peserta latsar mendapatkan beberapa

kendala sebagaimana terdapat pada tabel di bawah ini:

Tabel 3.9. Kendala dan Solusi

No Kendala dalam Kegiatan Antisipasi/Alternatif Hasil

Aktualisasi Penyelesaian

1 Keterbatasan mesin Terbantasnya mesin scanner Peserta dapat

scanner, karena scanner bisa diantisipasi dengan memanfaatkan

digunakan bersama. memanfaatkan waktu sebaik kesempatan sebaik

mungkin ketika mesin scanner mungkin menggunakan

tidak ada yang menggunakan. mesin scanner ketika

tidak ada yang

menggunakan.

2 Jaringan internet yang Kendala jaringan internet ini Peserta dapat

lambat menghambat bisa diantisipasi dengan menyelesaikan

proses penginputan arsip penggunaan hotspot portable pekerjaan (menginput

dalam aplikasi Google pribadi. file arsip ke dalam

Drive. aplikasi Google Drive)

dengan tepat waktu.

3 Terbatasnya waktu Memanfaatkan waktu seefektif Peserta dapat

penyusunan laporan mungkin dalam pengerjaannya. mengoptimalkan waktu

aktualisasi. dalam pengerjaannya.

BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Capaian kinerja aktualisasi dalam habituasi nilai-nilai ANEKA yaitu sebagai berikut:

1. Peserta Latsar telah berhasil melewati tahapan kegiatan aktualisasi dengan
menerapkan nilai- nilai ANEKA yaitu:
a. Akuntabilitas
Melaksanakan tugas pelaksanaan aktualisasi dengan penuh tanggung jawab
sesuai petunjuk, arahan dan masukkan atasan serta mengerjakan aktualisasi
sampai dengan selesai.
b. Nasionalisme
Menjaga semangat kerja dalam melaksanakan tahapan kegiatan aktualisasi
dengan penuh tanggung jawab.
c. Etika Publik
Memastikan dengan cermat dan teliti bahwa arsip dinamis yang telah di pilah
diberikan kode klasifikasi sesuai kaidah kearsipan.
d. Komitmen Mutu
Melakukan penataan arsip dinamis dengan sistem kode klasifikasi sesuai KMA
Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Agama dan melakukan alih media arsip dalam format file pdf serta
menyimpannya ke dalam aplikasi berbasis Google Drive.
e. Anti Korupsi
Penataan arsip dinamis yang telah disimpan ke dalam aplikasi Google Drive
sudah tertata rapi dan sesuai dengan kaidah kearsipan.

2. Peserta latsar berhasil melakukan pemecahan isu “Teknik penyimpanan arsip
belum menggunakan aplikasi berbasis TIK” melalui penggunaan aplikasi berbasis
Google Drive untuk penataan arsip dinamis yang lebih efektif dan efisien pada
Subbagian Tata Usaha (Bidang Kepegawaian) Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Aceh Jaya.

3. Peserta latsar juga berhasil melakukan perubahan teknik penyimpanan arsip dari
sistem manual menjadi penyimpanan arsip secara digital sehingga memudahkan
penemuan kembali arsip saat dibutuhkan.

33

34

B. Rekomendasi
Setelah melaksanakan kegiatan aktualisasi dan habituasi, peserta latsar

memberikan beberapa rekomendasi sebagai berikut:

Tabel 4.1. Rekomendasi

No Ditujukan kepada Rekomendasi

1. Kepala Kantor Memberikan dukungan agar gagasan ini dapat

Kementerian Agama diterapkan secara berkelanjutan (sustainable) dan

Kabupaten Aceh Jaya dilakukan pengembangan sesuai kebutuhan

organisasi.

2. ASN pada Kantor Diperlukan pembuatan SOP kearsipan dimulai dari

Kementerian Agama kegiatan penciptaan arsip hingga penyusutan arsip,

Kabupaten Aceh Jaya agar prosedur pengelolaan arsip pada tiap-tiap unit

kerja menjadi lebih terstruktur dan terarah.

3. Kepala Subbagian Tata Penyempurnaan sarana dan prasarana bidang

Usaha Kantor kearsipan, guna tercapainya pengelolaan arsip yang

Kementerian Agama optimal dan sesuai dengan kaidah kearsipan pada

Kabupaten Aceh Jaya Kantor Kementerian Agama Kabupaten Aceh Jaya.,

sehingga dapat meningkatkan mutu kinerja organisasi

dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik

(good governance).

DAFTAR PUSTAKA

Keputusan Menteri Agama No 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di
Lingkungan Kementerian Agama

Lembaga Administrasi Negara. (2014). Diklat Prajabatan: Mata Diklat Anti Korupsi.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Pelayanan
Publik. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara. (2019). Modul Pendidikan dan Pelatihan Dasar CPNS:
Akuntabilitas. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara. (2019). Etika Publik Pendidikan dan Pelatihan Dasar.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara. (2019). Komitmen Mutu Pendidikan dan Pelatihan Dasar.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara. (2019). Nasionalisme Pendidikan dan Pelatihan Dasar.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara. (2019). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Analisis Isu
Kontemporer. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara. (2019). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Manajemen
Aparatur Sipil Negara. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik
Indonesia.

Peraturan Kepala LAN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar (Latsar) Calon
Pegawai Negeri Sipil.

Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2020 Tentang Rencana
Strategis Kementerian Agama Tahun 2020-2024.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib
Arsip.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan
Fungsional Arsiparis.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Undang-Undang Nomor 05 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.

LAMPIRAN

Lampiran I. Surat Izin Pelaksanaan Aktualisasi

Lampiran II. Lembaran Pengendalian Mentor