PANDUAN ASAS GUNA EXCEL

PENDAHULUAN
Syukur alhamdulilah, buku mini skrap Panduan Asas Menggunakan Excel
(Dibangunkan Sendiri Dengan merujuk Pelbagai Sumber) berjaya disiapkan.
Pengetahuan Excel sangat penting dalam urusan kerja terutama yang
melibatkan data, maka satu keperluan untuk memahami fungsi dan
penggunaannya.
Memandangkan pengetahuan saya kosong dalam pengetahuan dan
penggunaan Excel terutama penggunaan rumus, saya telah berusaha untuk
mempelajarinya. Sekurang-kurangnya saya boleh menguasai pengetahuan
asas Excel yang melibatkan rumus. Dengan merujuk pelbagai sumber
terutama orang perseorangan serta memanfaat teknologi seperti Google saya
boleh menggunakan asas-asas rumus Excel yang biasa digunakan.
Saya membuat buku mini skrap Panduan Asas Menggunakan Excel ini adalah
sebagai rujukan dan panduan saya sendiri dalam usaha saya mempraktikkan
penggunaan dan pengetahuan Excel. Dengan adanya buku mini skrap ini,
sedikit sebanyak dapat membantu saya untuk menggunakan Excel dalam
urusan kerja.

i

SENARAI KANDUNGAN

TAJUK MUKA SURAT

Pendahuluan ---------------------------------------------------------------------- i

Panduan Asas ------------------------------------------------------------------- 1

Cara Menambah / Menjumlah Data yang berlainan -------------------- 1
Muka Surat / Sheet

Cara Menghitung Bilangan (Sheet / Muka Surat yang Sama) ------- 1
(Analisis Bilangan Orang)

Cara Membuat Daftar Pilihan (Validation) ------------------------------- 1 - 3

Memadam Validation ---------------------------------------------------------- 3

Mengunci Sheet / Protect Sheet (Sepenuhnya) ------------------------ 3

Sebahagian Sheet Tidak Dikunci ------------------------------------------ 3

Membuka Sheet yang Dikunci / Unprotect Sheet ---------------------- 4

Header / Tajuk Tidak Bergerak Walaupun Skrol Ke Bawah -------- 4

Cara Kekalkan Angka Kosong Pada Awal Nombor ------------------- 4

Sumber Rujukan --------------------------------------------------------------- 5

Catatan

ii

PANDUAN ASAS

SUM - Jumlah Keseluruhan
AVERAGE - Purata
COUNTIF - Menggabungkan data bukan nombor seperti nama dsb

SIMBOL MAKSUD
SIMBOL
Tolak
+
* Tambah
/
: Darab
!
Bahagi
$
Jumlah Keseluruhan / Gabungan

Menggabungkan data berlainan Sheet.
Diletakkan pada awal

Menggabungkan data dari jadual berlainan /
Sheet berlainan. Diletak kedua sekiranga ada
simbol !, sekiranya tiada simbol !, maka
simbol ini akan diletakkan pada awal

CARA MENAMBAH/ MENJUMLAH DATA YANG BERLAINAN MUKA SURAT / SHEET

=1. Dimulakan dengan menaip / menulis

Contoh: 1) =namasheet!A1+namasheet!B2+namasheet!cC3

2) =Januari!A1+Februari!B2+Mac!C3

CARA MENGHITUNG BILANGAN (SHEET / MUKA SURAT YANG SAMA)

1. Taip =COUNTIF( )
2. Blok / Bold semua kotak / kolum (rumus akan dimasukkan ke dalam ( ) pada para 1

$ koma (,)3. Masukkan tanda berselang seli, letak tanda diakhir rumus, kemudian taip

“ “nama atau kedudukan cell yang ingin dihitung. Pada nama letak tanda contoh

“UPIN”

Contoh: =COUNTIF($B$2:$B$7,”UPIN”)

=COUNTIF($C$2:$C$7, “UPIN”)

UNTUK MEMUDAHKAN MEMBUAT RUMUS BLOK / BOLD DATA YANG DIPERLUKAN
KILI DI DALAM KURUNGAN. CONTOH: =SUM ( )

CARA MEMBUAT DAFTAR PILIHAN (VALIDATION)

1. Untuk Senarai Yang Sedikit
i) Blok / bold semua kolum yang dikehendaki –

ii) kilk Data (menu di atas cell) –
iii) pilih Validation - Validation
iv) dalam kotak Data Validation -

1

- Setting - Allow - list - Source - tulis / taip data

OKyang dikehendaki. Contoh: Lelak, Perempuan. Tekan .

Validation siap dan sedia diguna.

2. Untuk Data Yang Banyak
i) Klik mana-mana tempat / kotak / kolum yang kosong (pada sheet yang hendak

dibuat validation)

=ii) Pada tempat / kotal / kolum yang telah diklik, taip / tulis
iii) Blok / bold semua data yang ingin disenaraikan / dikehendaki (pada sheet yang
berlainan, bukan pada sheet seperti pada para (i) di atas.

F4 ENTERiv) Kemudian tekan butang
(pada keyboard) kemudian tekan butang

(pada keyboard) (kedudukan sheet / muka surat masih di para (iii) seperti di atas.

v) Blok / bold Rumus pada Ruang (ƒx) klik kanan mouse - tekan cut
vi) Blok / bold kolum yang hendak divalidation / dimasukkan data

vii) Klik menu Data di atas cell –

viii) Pilih Validation - validation –

ix) Pada kotak Data Validation

Pilih - (1)Setting –

Allow - pilih list - pilih Source - klik kanan mouse tekan paste klik OK -
Selesai dan sedia diguna.

Tambahan (Pilihan Sahaja):

- Pada kotak Data Validation
- (2)Input Message - Title - tulis / taip nama jadual contoh: Nama –

- Input - tulis / taip contoh: “Sila klik tanda panah untuk pilih nama”

- (3)Error Alert - Title - tulis / taip contoh: Kesalahan.

- Error Message - taip / tulis “Sila pilihb nama yang sudah disediakan” -

OKtekan - Validation siap dan sedia untuk diguna.

3. Menggunakan Senarai Data
i) Buat senarai data yang akan dimasukkan pada muka surat / sheet yang sama atau

muka surat / sheet yang berlainan.

ii) Blok / bold kolum yang ingin dibuat atau akan dimasukkan data.

iii) Klik Data (di atas menu cell)

iv) Pilih Validation - Validation

v) Dalam Kotak Data Validation

- Allow - pilih list
- Source - tekan kotak
di hujung / kanan (kotak kecil ada anak panah

dalam)

- akan keluar kotak Data Validation (kotak nipis dan
panjang)

vi) Blok data yang ingin dimasukkan (para (I) di atas) - rumus akan dimasukkan secara
automatik

2

vii) Klik kotak kecil di hujung / kanan dalam kotak Data Validation (kotak

nipis dan panjang)

OKviii) Tekan - Siap dan sedia untuk diguna.

MEMADAM VALIDATION

1. Blok / bold kolum yang hendak dipadam

2. Klik menu Data di atas cell - validation - Validation
3. Pada kotak Data Validation - klik Clear All - OK. -Siap, validation

sudah dipadam.

MENGUNCI SHEET / PROTECT SHEET (SEPENUHNYA)

1. Pilih sheet / nama fail (menu di bawah)
2. Klik kanan mouse

3. Pilih Protect Sheet - dalam kotak Protect Sheet

 Select locked cells (tick dalam kotak)
 Select unlocked cells (tick dalam kotak)




OK. OK.4. Masukkan password tekan
Masukkan sekali lagi password dan tekan

Sheet siap dikunci.

SEBAHAGIAN SHEET TIDAK DIKUNCI

1. Blok / bold kotak / kolum yang tidak mahu dikunci
2. Tekan mouse sebelah kanan

3. Pilih Format Cells - dalam Kotak Format Cells - pilih
 Locked (jangan tick dalam kotak)
Protection
 Hidden (jangan tick dalam kotak)

4. Tekan OK.
5. Pilih sheet / nama fail (menu di bawah)
6. Klik kanan mouse

7. Pilih Protect Sheet

8. Dalam Kotak Protect Sheet

 Select locked cells (jangan tick dalam kotak)
 Select unlocked cells (tick dalam kotak)




Tekan OK. Siap

3

MEMBUKA SHEET YANG DIKUNCI / UNPROTECT SHEET

1. Pilih sheet / nama fail (menu di bawah)
2. Klik kanan mouse

3. Pilih Unprotect Sheet

4. Masukkan password

5. Tekan OK

6. Blok / bold kotak / kolum yang ingin dibuka

7. Pilih Format Cells
8. Pilih Protection

 Locked (jangan tick)
 Hidden (jangan tick)

Tekan OK. Siap

HEADER / TAJUK TIDAK BERGERAK WALAUPUN SKROL KE BAWAH

1. Blok / bold baris / kotak pertama selepas tajuk / header

2. Tekan menu View (di atas cell)
3. Pilih Freeze Panes - pilih ikon pertama (paling atas untuk header / tajuk)

- pilih ikon ketiga (paling bawah untuk baris
pertama(sebelah kiri))
Untuk Membuka - ikut langkah (1) dan (2) di atas, pada no. (3) di atas pilih Unfreeze Panes

CARA KEKALKAN ANGKA KOSONG PADA AWAL NOMBOR

CARA PERTAMA:

1. Blok / bold kotak / kolum yang ingin ditaip dengan nombor.

2. Klik kanan mouse

3. Pilih Format Cells

4. Pada kotak Format Cells - pilih Number - pilih Custom

0 #5. Pada Type - taip / tulis angka ( ) diikuti tanda

Contoh: 0########### (pastikan jumlah adalah sama atau lebih
dengan nombor yang akan dimasukan.

OK6. Tekan . Siap dan sedia untuk diguna

CARA KEDUA:

1. Ikut langkah (1) hingga (4) seperti pada CARA PERTAMA di atas.

2. Pada Type - tulis / taip “0”0

OK3. Klik . Siap dan sedia untuk diguna.

CARA KETIGA:
1. Ikut langkah (1) hingga (3) seperti pada CARA PERTAMA dan CARA KEDUA di atas.

2. Pada kotak Format Cells - pilih Number - pilih Text

OK3. Tekan . Siap dan sedia untuk diguna.

!4. Jika keluar tanda (Error), klik dan pilih Ignore Error

4

SUMBER RUJUKAN
1. Orang Perseorangan
2. E-Book Panduan Lengkap Belajar Asas Microsoft Excel 2010, Munandar

Usman, Terbitan Sendiri.
3. Google

5