การเขียนจดหมายกิจธุระ

การเขียนจดหมาย กิจธุระ

การเขียน จดหมาย กิจธุระ

จดหมายชนิดต่าง ๆ จดหมายส่วนตัว เขียนถามสารทุกข์สุขดิบ จดหมายกิจธุระ ติดต่อกิจธุระต่าง ๆ จดหมายธุรกิจ ติดต่อเชิงธุรกิจ จดหมายราชการ ติดต่อระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ กับ ส่วนราชการ หรือส่วนราชการกับส่วน ราชการ

จดหมายกิจธุระ จ ด ห มา ย กิ จ ธุ ร ะ ห มา ย ถึ ง จดหมายที่ใช้ติดต่อธุระที่นอกเหนือจาก เรื ่องส ่วนตัว อาจเป็นการติดต ่อกัน ระหว่างเอกชนกับเอกชน หรือเอกชน กับหน่วยงานทางราชการก็ได้ จดหมายกิจธุระมีเนื้อหากล่าวถึงธุระและเขียนถึงผู้ไม่รู้จัก คุ้นเคย จึงต้องใช้ภาษาสุภาพ และไม่มีข้อความที่แสดงถึง ความสัมพันธ์เป็นการส่วนตัวต่อกัน

ความส าคัญของจดหมายกิจธุระ 1. ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย เพราะไม่ต้องเดินทาง ไปติดต่อด้วยตนเอง 2. สะดวกและรวดเร็ว 3. ให้รายละเอียดของข้อมูลได้มาก ชัดเจน และมีระบบ 4. ใช้เป็นหลักฐานในการค้นเรื่อง อ้างอิง หรือทาง กฎหมายได้เป็นอย่างดี 5. ส ่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที ่ดีในการติดต ่อธุรกิจ รวมทั้งการแจ้งข่าวสารที่จ าเป็นและทันสมัย

ตัวอย่างของจดหมายกิจธุระ เช่น • จดหมายขอความช่วยเหลือ • จดหมายสมัครงาน • จดหมายสั่งซื้อหรือสั่งจองสินค้า • จดหมายติดต่อขอใช้สถานที่ เป็นต้น ตัวอย่างจดหมายกิจธุระ

องค์ประกอบจดหมายกิจธุระ 1 2 3 4 5 7 8 9 10 11 12 หัวจดหมาย ล าดับที่ วัน เดือน ปี เรื่อง ค าขึ้นต้น ข้อความ ค าลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อเต็มของผู้เขียน ต าแหน่งผู้เขียน หมายเลขโทรศัพท์ หน่วยงานออกแบบ จดหมาย 6 สิ่งที่ส่งมาด้วย

1 หัวจดหมาย "หัวจดหมาย" เป็นส่วนของชื่อองค์กร หรือหน ่วยงานที ่เป็นต้นสังกัดของผู้ออก จดหมาย จะบอกรายละเอียดถึงหน่วยงานที่ รับผิดชอบและที ่อยู ่หน ่วยงาน ซึ ่งจะมี ตราองค์กรหรือตราหน ่วยงานอยู ่กลาง หน้ากระดาษ ที ่อยู ่จะอยู ่ทางขวามือของ กระดาษ

ล าดับที่ 2 ล าดับที่ของจดหมาย จะใช้ค าว่า “ ที่ ” ตามด้วยเลขบอกล าดับที่ของจดหมายตามด้วย ปี พ.ศ. โดยจะมีเครื่องหมาย “/” ทับคั่น เช่น ที่ 5 / 2556 ล าดับอยู่ทางด้านซ้ายของ จดหมาย ซึ่งตรงกับที่อยู่ของผู้ออกจดหมาย ในส่วนล าดับที่ของจดหมายอาจมีตัวย่อของชื่อ องค์กรได้ แต่ค าย่อของชื่อองค์กรต้องเป็นที่ รู้จักและยอมรับกันโดยทั่วไป เช่น

3 วัน เดือน ปี “ วัน เดือน ปี ” จะเขียนอยู ่กลาง หน้ากระดาษต่อจากที่อยู่ของผู้ออกจดหมาย การเขียนวัน เดือน ปี ไม่ต้องเขียนค าว่า “ วันที่ และ “ ปี ” ให้ระบุ วัน เดือน ปี เท่านั้น เช่น

เรื่อง 4 “ เรื่อง ” เป็นการสรุปสาระส าคัญของ จดหมาย ควรเป็นประโยคสั้น กะทัดรัด และ บอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย เช่น “ ขอความอนุเคราะห์……” “ ขอเชิญเป็นวิทยากร ”

ค าขึ้นต้น 5 “ ค าขึ้นต้น ” ใช้ค าว ่า “ เรียน ” ขึ้นต้นจดหมายทุกครั้ง จากนั้นตามด้วยชื่อ และนามสกุล หรืออาจตามด้วยต าแหน่งของ ผู้รับจดหมาย

6 สิ่งที่ส่งมาด้วย “ สิ่งที่ส่งมาด้วย ” เป็นสิ่งที่ผู้ส่งจดหมาย ส ่งให้ผู้รับพร้อมจดหมาย เช ่นรายละเอียด โครงการ เอกสารประกอบการประชุม หนังสือ (อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้)

“ข้อความหรือเนื้อหาของจดหมาย ” เป็นเนื้อหาสาระหลักของจดหมาย มักมี 2 ย่อหน้า หากเนื้อหาจดหมายมีความยาว อาจมี 3 ย่อหน้า ก็ได้ 7 ข้อความ

“ ค าลงท้าย ” ใช้ค าว่า “ ขอแสดง ความนับถือ ” โดยให้เขียนตรงกับวันที่ ค าลงท้าย 8

“ ลายมือชื ่อ ” เป็น ลายมือชื ่อจริงของผู้ลงชื่อ ห้ามใช้ตรายาง 9 10 ลายมือชื่อ ชื่อเต็มของผู้เขียน “ ชื ่อเต็มของผู้เขียน จดหมาย ” ชื ่อเต็มและ นามสกุลจะเขียนใส่ไว้ใน วงเล็บ หรืออาจจะพิมพ์ก็ ได้และจะต้องมีค าน าหน้า ชื่อเสมอ

“ ต าแหน ่งของผู้เขียน จดหมาย ” หากผู้เขียนจดหมาย เป็นผู้มีต าแหน่ง รับผิดชอบ งาน ของหน ่วยงานที ่ออกจดหมาย จะต้องพิมพ์ ก ากับต่อท้ายเสมอ แต ่หากออกจดหมายในนาม ชมรมในสถานศึกษา ต้องมี ลายมือชื่ออาจารย์ที่ ปรึกษาชมรม ก ากับท้ายจดหมายด้วย 12 หมายเลขโทรศัพท์ หน่วยงานออกแบบ จดหมาย “ หมายเลขโทรศัพท์ของ ผู้เขียนจดหมายหรือหน่วยงานที่ ออก ” ในส ่วนนี้จะอยู ่ล าดับ สุดท้ายของจดหมาย และพิมพ์ชิด ขอบจดหมายด้านซ้าย ควรระบุ หมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร และ ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ด้วย 11 ต าแหน่งผู้เขียน

หลักการเขียนจดหมายกิจธุระ 1. ใช้ภาษาที ่สื ่อความหมายชัดเจน ไม ่อ้อมค้อม สามารถสื ่อความหมายระหว ่างผู้เขียนกับผู้รับได้ตรงกัน เมื่ออ่านจบแล้วผู้รับจะทราบได้ทันทีว่าต้องการอะไร 2. ควรระวังเรื่องความสะอาดและความเป็นระเบียบ เรียบร้อย ทั้งกระดาษและซองจดหมาย

หลักการเขียนจดหมายกิจธุระ 3. ควรใช้กระดาษที่ท าขึ้นเพื่อการเขียนจดหมาย โดยตรง ควรใช้กระดาษเต็มแผ่นสีขาว 4. ควรจ ่าหน้าซองจดหมายให้ถูกต้อง ครบถ้วน และก่อนส่งควรตรวจดูการสะกดค า ที่อยู่ รหัสไปรษณีย์ ค าบอกยศ ต าแหน่งของผู้รับ และผู้ส่งให้ถูกต้อง ผนึกตรา ไปรษณียากรในต าแหน่งมุมบนขวาสุด

การเขียนจดหมาย กิจธุระ