BUKU SAKU PENGADAAN BARANG DAN JASA E-KATALOG

Gambar 12.2 Halaman Reviu Paket
• PPK dapat melihat informasi detail mengenai paket, jika setuju maka pilih tombol

proses persetujuan PPK, maka akan muncul konfirmasi, isikan catatan yang
diperlukan, lalu pilih setuju.

Gambar 12.3 Proses Persetujuan PPK
• Sampai tahap ini, status paket menjadi proses kontrak PPK dengan posisi PPK.
• Pilih daftar kontrak untuk menuju halaman daftar kontrak.

Gambar 12.4 Daftar Kontrak
• Pilih tombol tambah kontrak.

Gambar 12.5 Tambah Kontrak
• Memasukkan nilai kontrak, tanggal kontrak, nomor kontrak, dan catatan apabila

ada. Lalu pilih tombol simpan dan kembali pada halaman sebelumnya yaitu daftar
kontrak.

51

Gambar 12.6 Form Kontrak
• Pilih aksi pada kontrak yang telah dibuat, lalu pilih unduh lampiran.

Gambar 12.7 Unduh Lampiran
• Jika telah diunduh, maka lanjutkan dengan pilih tombol kirim kontrak, lalu akan

muncul konfirmasi “Apakah anda yakin akan mengirimkan kontrak? Jika ok maka
kontrak sudah dikirim dan tidak data diubah”. Jika ada perubahan kontrak maka
dapat dilakukan di proses addendum kontrak saat proses pengiriman dan
penerimaan.

Gambar 12.8 Konfirmasi Kontrak

52

10. Penyedia Membuat dan Mengunggah Nota Pengiriman
Jika PPK telah melakukan aksi pengiriman kontrak, maka paket tersebut akan berstatus
“Melakukan Pengiriman dan Penerimaan” dengan posisi paket berada pada “Distributor”.
Jika penyedia merupakan distributor itu sendiri, maka yang akan melakukan tugas
distributor adalah penyedia itu sendiri. Arti dari status paket ini berarti penyedia sudah
dapat melaksanakan kegiatan sesuai kontrak tersebut pada tanggal yang telah
ditentukan. Penyedia diwajibkan membuat nota pengiriman. Format nota pengiriman
tidak ada bentuk bakunya.

• Masuk pada halaman index daftar paket dengan pilih tab paket kemudian pilih
paket baru.

Gambar 13.1 Paket Baru
• Pada halaman daftar paket, cari paket dengan status “Melakukan Pengiriman dan

Penerimaan” dengan posisi paket berada pada “Distributor”. Lalu pilih paket
tersebut untuk masuk ke halaman detail paket.

Gambar 13.2 Pilih Paket
• Pada halaman detail paket, pilih tombol Riwayat Pengiriman dan Penerimaan.

Gambar 13.3 Riwayat Pengiriman & Penerimaan
• Pada halaman riwayat pengiriman & penerimaan, pilih tab pengiriman, lalu pilih

tombol tambah pengiriman. Dalam satu paket dapat dilakukan beberapa kali
pengiriman sesuai kontrak/surat pesanan yang telah disepakati. Contoh pada
etalase makanan dan minuman, paket “Rantang Kasih”, pengiriman dilakukan

53

setiap hari, sehingga nota pengiriman juga dibuat dan diunggah setiap harinya
hingga berakhirnya kontrak.

Gambar 13.4 Tambah Pengiriman
• Pada halaman tambah pengiriman, masukkan nomor dokumen nota pengiriman,

tanggal dokumen nota pengiriman, ongkos kirim, catatan yang diperlukan, dan
unggah scan nota pengiriman. Lalu pilih berikutnya.

Gambar 13.5 Unggah Nota Pengiriman
• Pilih tombol Tambah Produk

54

Gambar 13.6 Tambah Produk
• Sehingga akan muncul jendela produk pesanan tersebut, pilih tombol “+” pada

produk yang dikirimkan, lalu pilih tutup pada jendela tersebut.

Gambar 13.7 Jendela Produk
• Isikan jumlah pengiriman pada produk yang telah dipilih dan berikan catatan bila

diperlukan. Lalu pilih simpan.

Gambar 13.8 Isi kuantitas dan catatan pengiriman
• Status pengiriman menjadi “Paket telah dikirim”. Nota pengiriman yang telah

diunggah dapat diunduh dengan cara pilih aksi lalu pilih unduh lampiran.

Gambar 13.9 Paket telah Dikirim
55

• Selama PPK belum melakukan aksi penerimaan terhadap pengiriman tersebut,
penyedia masih dapat mengubah data pengiriman.

11. Pejabat Pembuat Komitmen Membuat dan Mengunggah Nota Penerimaan
Jika Penyedia/Distributor telah melakukan pengiriman dan mengunggah nota
pengiriman, maka paket tersebut akan berstatus “Melakukan Pengiriman Dan
Penerimaan” dengan posisi paket berada pada PPK.

• Masuk pada halaman index daftar paket dengan pilih tab paket lalu pilih paket
baru.

Gambar 14.1 Paket Baru
• Pada halaman daftar paket, cari paket dengan status “Melakukan Pengiriman Dan

Penerimaan” dengan posisi paket berada pada “PPK”.

Gambar 14.2 Paket yang Dimaksud
• Pada halaman detail paket, pilih tombol riwayat pengiriman dan penerimaan.

Gambar 14.3 Tombol Riwayat Pengiriman & Penerimaan
• Pada halaman riwayat pengiriman & penerimaan, pilih tab penerimaan, lalu pilih

tombol tambah penerimaan.

56

Gambar 14.4 Tambah Penerimaan
• Pada halaman tambah penerimaan, masukkan nomor dokumen berita acara

penerimaan, tanggal dokumen berita acara penerimaan, ongkos kirim, catatan
yang diperlukan, dan unggah scan berita acara penerimaan. Lalu pilih berikutnya.

Gambar 14.5 Unggah Berita Acara Penerimaan
• Pilih tombol cari pengiriman.

57

Gambar 14.6 Cari Pengiriman
• Sehingga akan muncul jendela pengiriman pesanan tersebut, pilih tombol “+” pada

pengiriman yang telah diterima, lalu pilih tutup pada jendela tersebut.

Gambar 14.7 Pilih Pengiriman
• Berikan catatan yang diperlukan, lalu pilih simpan.

Gambar 14.8 Catatan dan Simpan
• Status pengiriman menjadi “Paket telah sampai”. Berita acara penerimaan yang

telah diunggah dapat diunduh dengan cara pilih aksi lalu pilih unduh lampiran.

Gambar 14.9 Paket telah Sampai
58

• Jika pesanan telah dilaksanakan 100% yang ditandai dengan samanya total
produk pesanan dengan jumlah produk yang sudah lengkap diterima (berdasarkan
penyelesaian penerimaan produk), maka akan muncul tombol selesaikan proses
pengiriman dan penerimaan. Lalu akan muncul jendela konfirmasi “Apakah anda
yakin akan menyelesaikan proses pengiriman dan penerimaan? Jika Ya maka
data sudah tidak dapat diubah”. Pilih Ok.

Gambar 14.10 Selesaikan Proses Pengiriman dan Penerimaan
• Lalu pada halaman riwayat pengiriman dan penerimaan akan muncul status

berhasil menyelesaikan proses pengiriman dan penerimaan.

Gambar 14.11 Konfirmasi Menyelesaikan Proses Pengiriman dan Penerimaan
• Kembali pada detail paket, Status paket menjadi “Verifikasi penyelesaian paket”

dengan posisi paket berada pada PPK.

Gambar 14.12 Status Paket
59

12. PPK Menyelesaikan Paket
• Pada halaman detail paket yang akan diselesaikan, pilih tombol selesaikan paket.

Gambar 15.1 Selesaikan Paket
• Maka akan muncul jendela form penilaian penyedia. Berikan penilaian dan catatan

terhadap penyedia paket tersebut, lalu pilih selesai.

Gambar 15.2 Form Penilaian Penyedia
• Jika telah melakukan penilaian, maka pada halaman detail paket akan muncul

rating penyedia.

60

Gambar 15.3 Rating Penyedia
• Sampai tahap ini status paket menjadi paket selesai dengan posisi paket berada

pada PPK. Artinya paket tersebut telah dilaksanakan hingga selesai.
Gambar 15.4 Paket Selesai

61