MAKLUMAT KPM, BPLTV DAN KVS

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

MAKLUMAT
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BAHAGIAN PENDIDIKAN DAN
LATIHAN TEKNIKAL VOKASIONAL

[BPLTV] DAN
KOLEJ VOKASIONAL SANDAKAN

vii

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022
1.0 FALSAFAH PENDIDIKAN KEBANGSAAN

Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan ke arah memperkembangkan lagi
potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang

dan harmonis dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan
kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat Malaysia

yang berilmu pengetahuan, berketerampilan, berakhlak mulia, bertanggungjawab dan
berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri, serta memberi sumbangan terhadap
keharmonian dan kemakmuran keluarga, masyarakat dan negara.

2.0 VISI DAN MISI KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

VISI : Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera
MISI : Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan Potensi

Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara

3.0 TRANSFORMASI VOCTECH
Matlamat utama Transformasi Pendidikan Vokasional Kementerian Pendidikan Malaysia adalah
untuk melahirkan modal insan berkemahiran tinggi yang berpotensi untuk menjana pendapatan
tinggi seperti yang dihasratkan negara dalam Wawasan 2020.

4.0 PELAN TINDAKAN STRATEGIK

Perekayasaan sistem pendidikan vokasional dilaksanakan mengikut pelan tindakan strategik
dalam tempoh 2011-2020 yang dibahagikan kepada tiga fasa:
a. Fasa Lonjakan [2011 – 2013]
b. Fasa Peningkatan [2014 – 2016]
c. Fasa Pemerkasaan [2017 – 2020]

1

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022
5.0 PELAN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN MALAYSIA [PPPM] 2013 – 2025

Gelombang 1 [2013 – 2015]: Perubahan Sistem
Menumpukan kepada usaha memperbaiki sistem dengan memberi sokongan guru dan
tumpuan kepada kemahiran asas.
1.1 Pembelajaran Murid
1.2 Guru dan Pemimpin Sekolah
1.3 Struktur Sistem
1.4 Transformasi Kementerian

Gelombang 2 [2016 – 2020] : Pemecutan Penambahbaikan
Gelombang 3 [2021 – 2025] : Gerakan Ke arah Kecemerlangan
Aspirasi Sistem Pendidikan.
Terdapat 5 hasil yang ingin dicapai dalam Pelan Pembangunan Pendidikan iaitu:

Akses Kepada Kejayaan
Kualiti Standard Antarabangsa

Yang Tinggi
Ekuiti Untuk Semua Murid
Memupuk Perpaduan Dalam

Kalangan Murid
Pelaksanaan Berkecekapan Tinggi

2

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022
6.0 VISI DAN MISI KOLEJ VOKASIONAL

VISI
•Peneraju Pendidikan Teknikal Dan Vokasional Yang Unggul
MISI
•Memperkasakan Pendidikan Teknikal Dan Vokasional Melalui
Pelaksanaan Program Yang Berkualiti
MOTO KOLEJ VOKASIONAL
•We Create Our Future
MOTO KOLEJ VOKASIONAL SANDAKAN
•Terampil Dan Jitu
7.0 RUKUN NEGARA

3

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022
8.0 MAKLUMAT KOLEJ VOKASIONAL SANDAKAN

8.1 LOGO KOLEJ VOKASIONAL SANDAKAN
Mesyuarat Profesional KPM Bil. 28/2021 telah meluluskan penggunaan Logo
Tunggal Baharu bagi semua Kolej Vokasional, KPM. Penggunaan logo baharu ini
berkuatkuasa mulai 3hb Ogos 2021.

4

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

8.2 FALSAFAH DAN PIAGAM KOLEJ VOKASIONAL SANDAKAN

FALSAFAH KOLEJ

Kolej Vokasional Sandakan berhasrat untuk menjadi sebuah institusi pendidikan
yang mengamalkan nilai budaya kerja cemerlang, budaya ilmu dan budaya
penyayang yang akan memberi peluang kepada setiap pelajar untuk
memperkembangkan potensinya dari segi intelek, jasmani, emosi dan rohani
dan pelajar-pelajar yang berpendidikan teknik, vokasional dan kemahiran dapat
memberi sumbangan kepada kemajuan dan kemakmuran masyarakat untuk
menjayakan wawasan negara.

PIAGAM KOLEJ

1. Memberikan peluang yang sama kepada semua pelajar untuk mendapatkan
pendidikan yang terbaik dan mendidik setiap pelajar untuk mencapai tahap
kecemerlangan dalam akademik, kokurikulum dan disiplin diri.

2. Melayani semua pelajar dengan adil tanpa pilih kasih.
3. Menyediakan kemudahan pengajaran dan pembelajaran yang mencukupi di

semua makmal, bengkel dan bilik darjah.
4. Memberikan bimbingan dan latihan kepada pelajar untuk mengenalpasti dan

mengembangkan potensi mereka.
5. Menyediakan tempat tinggal yang selesa bagi semua pelajar yang tinggal di

asrama.
6. Mewujudkan iklim kolej yang efektif dan kondusif bagi semua pelajar supaya

kehadiran ke sekolah mencapai tahap maksimum.
7. Memberikan layanan yang cekap dan mesra kepada setiap pelawat.
8. Memberikan pendedahan dan latihan kemahiran vokasional kepada semua

pelajar mengikut program/jurusan masing-masing.
9. Menyediakan dan menyebarkan maklumat kepada semua pelajar dan

masyarakat umum mengenai pendidikan di Kolej Vokasional.

5

8.3 LAGU KV SMT BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

KV SMT

KV SMT KPM
Institusi penuh kepakaran
Menuju arah cemerlang
Bersama membina masa depan

*KV SMT
Sentiasa dihati
Mengoptimumkan potensi
Berkemahiran dan profesional
Perintis pengiktirafan
Revolusi industri
Modal insan terbilang
Usahawan berdaya saing
Pemacu Pendidikan TVET
Murid berkualiti
Kegemilangan Teknikal Vokasional

Ulang *

8.4 IKRAR PELAJAR

IKRAR PELAJAR

Kami pelajar,
Kolej Vokasional Sandakan,
Menyedari pentingnya pelajaran dan disiplin,
Untuk mencapai kejayaan,

Bagi diri kami,
Kolej dan negara.

Dengan ini,
Kami berikrar,
Akan patuh dan taat setia,
Kepada Rukun Negara,
Mematuhi Undang-undang Kolej,
Menghormati Pengarah dan pensyarah-pensyarah,
Mempertingkatkan prestasi akademik,
Kokurikulum dan sahsiah diri,
Bekerjasama dan berdaya saing,
Serta menjaga nama baik kolej.

6

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

9.0 PRINSIP PENGURUSAN BERKUALITI

1. Tumpuan kepada pelanggan
Pelanggan merupakan sebabnya wujud sesebuah organisasi. Kehendak semasa dan masa depan
pelanggan perlu difahami organisasi. Oleh itu organisasi perlu dapat melebihi ekspektasi pelanggan.

2. Kepimpinan
Pengurusan atasan perlu mewujudkan kesepakatan dalam memandu organisasi mencapai matlamat
pewujudannya serta menilai semula sistem pengurusan kualiti bagi memastikan ianya masih sesuai dan
berkesan.

3. Penglibatan anggota organisasi
Semua anggota merupakan sumber penting kepada organisasi. Penglibatan dan kompetensi anggota-
anggota ini amat diperlukan untuk menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi.

4. Pendekatan proses
Pendekatan proses bermakna input, proses transformasi input ini dan output kepada proses transformasi
itu dikenalpasti. Hasil yang dihasratkan iaitu output daripada proses transformasi ini akan dapat dicapai
dengan lebih cekap apabila aktiviti-aktiviti dan sumber-sumber yang terlibat diuruskan mengikut
pendekatan proses.

5. Pengurusan yang mengamalkan pendekatan sistem
Pendekatan sistem bermakna semua proses yang ada hubungkait dikenalpasti dan diuruskan dengan
baik supaya objektif organisasi dapat dicapai dengan lebih berkesan dan cekap.

6. Penambahbaikan secara berterusan
Usaha-usaha penambahbaikan secara berterusan hendaklah menjadi objektif tetap organisasi.
Organisasi perlu merancang dan mengambil tindakan penambahbaikan secara berterusan ke atas sistem
pengurusan sistem kualitinya. Tindakan ini boleh diambil berasaskan dasar kualiti, objektif-objektif kualiti,
hasil audit, penganalisisan ke atas data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta kajian semula
pengurusan.

7. Pendekatan membuat keputusan berdasarkan fakta
Keputusan-keputusan hendaklah berdasarkan kepada data dan maklumat yang tepat supaya
keputusan-keputusan ini lebih berkesan.

8. Hubungan dengan pelanggan untuk faedah bersama
Organisasi dan pelanggannya saling bergantung antara satu sama lain. Hubungan yang baik akan
membawa faedah dan meningkatkan prestasi kedua-dua belah pihak.

10.0 EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM [EKSA]

MAMPU telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan 5S yang kini dijenamakan
semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Langkah ini selaras dengan usaha
memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi–agensi sektor
awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga agensi
sektor awam.

Secara khususnya, penjenamaan semula ini dilaksanakan bertujuan untuk membolehkan agensi kerajaan:

1. memperluas pelaksanaan di agensi-agensi Kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif;
2. meningkatkan imej korporat;
3. menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan;
4. menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui Pembudayaan Amalan Hijau;
5. memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi Kerajaan.

Selain daripada itu, EKSA juga memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang
merangkumi Kriteria Generik dan Kriteria Khusus dengan turut mengambil kira kepelbagaian premis agensi
Kerajaan mengikut jenis-jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one-size-fits-all yang dipraktikkan
sebelum ini didapati kurang memadai untuk memenuhi keperluan kepelbagaian agensi Kerajaan pada masa
ini. Justeru, penilaian EKSA ini akan disesuaikan mengikut lokaliti agensi yang diaudit.

Kesimpulannya, EKSA yang diperkenalkan ini bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang telah
sedia ada diamalkan, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan
persekitaran kerja yang kondusif.

7

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

11.0 TERAS PERKHIDMATAN CEMERLANG

 Berazam meningkatkan mutu perkhidmatan.
 Bekerja dengan penuh tanggungjawab.
 Berusaha mengikis sikap mementingkan diri sendiri.
 Berkhidmat dengan penuh muhibah dan kemesraan.
 Bekerja ke arah memajukan pemikiran rakyat dan pembangunan negara.

12.0 IKRAR INTEGRITI PERKHIDMATAN AWAM

Kami, pegawai awam Malaysia, dengan sepenuh dan rela hati berikrar mempertahankan
dan memperkukuhkan integriti perkhidmatan awam dengan mencegah dan
membanteras segala bentuk rasuah, salahguna kuasa dan penyelewengan melalui
tindakan-tindakan berikut:

Pertama : Berusaha memupuk dan mengamalkan nilai-nilai membenci rasuah.
Kedua : Menutup semua ruang dan peluang yang mendedahkan kepada amalan
rasuah.
Ketiga : Bertindak tegas terhadap mereka yang melanggar undang-undang,
Keempat : peraturan dan etika jabatan.
Bekerjasama sepenuhnya dengan mana-mana pihak untuk memerangi
Kelima : sebarang perlakuan jenayah rasuah.
Keenam : Bertindak tegas terhadap mereka yang mencuba menggugat integriti
dan imej pegawai awam.
Mematuhi sepenuhnya kod etika jabatan dan mengamalkan nilai-nilai
murni yang berteraskan ajaran agama dalam melaksanakan tugas.

13.0 IKRAR GURU

Bahawasanya kami, guru-guru negara Malaysia
Dengan ini berikrar mendukung terus cita-cita kami terhadap tugas kami
Dan menyatakan keyakinan kami pada cita-cita murni pekerjaan kami
Kami akan berbakti kepada masyarakat dan negara kami
Kami sentiasa menjunjung Perlembagaan Negara
Kami mengamalkan prinsip-prinsip Rukun Negara pada setiap masa.

8

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

14.0 ETIKA KERJA

Prinsip Etika Kerja Kementerian Pendidikan Malaysia

Etika Kerja Kementerian Pendidikan Malaysia perlu dilaksanakan dan dihayati berdasarkan prinsip-prinsip
berikut:

1. Niat yang betul.

Melaksanakan pekerjaan dengan niat yang betul adalah penting dan dituntut oleh agama,
selari dengan landasan berikut:

• Memenuhi kehendak Falsafah Pendidikan Kebangsaan (FPK), misi, matlamat dan objektif
Kementerian Pendidikan Malaysia.

• Ikhlas menyempurnakan tanggungjawab terhadap agama dan negara.
• Memberikan sumbangan bermutu.
• Sentiasa memperbaharui niat untuk kebaikan.

2. Perlakuan yang baik.

Melakukan tugas dengan sempurna merupakan tanggungjawab warga pendidikan ke
arah mencapai hasil yang berkualiti di samping memperbaiki imej organisasi. Oleh itu,
warga Kementerian Pendidikan Malaysia perlu:

• Menunjukkan penampilan diri, pertuturan dan perbuatan yang terbaik sepanjang masa.
• Menghasilkan kerja berkualiti secara berterusan di samping memberikan kepuasan kepada

pelanggan.
• Menghargai dan bertanggungjawab terhadap hasil usaha organisasi.

3. Penggerak ke arah kebaikan.

Setiap warga Kementerian Pendidikan Malaysia hendaklah menjadi penggerak ke arah
kebaikan. Justeru, seluruh warga Kementerian Pendidikan Malaysia hendaklah:

• Menampilkan diri sebagai seorang yang dinamik, maju, berdaya saing dan dapat mendorong
seseorang melakukan kebaikan.

• Berusaha agar hasil kerja dan amalan dapat menonjolkan ciri-ciri kecemerlangan dan
ketinggian kualiti yang boleh menjadi sumber inspirasi kepada rakan sejawat.

• Sentiasa berusaha menjadi pekerja yang terbaik.

4. Memperkotakan apa yang dikatakan.

Kita hendaklah sentiasa berusaha melaksanakan apa yang dikatakan. Justeru, setiap
warga Kementerian Pendidikan Malaysia hendaklah:

• Sentiasa menunjukkan ketekalan dalam tanggapan, pengucapan dan tindakan, sama ada
terhadap diri sendiri atau orang lain.

• Apa yang dibuat mesti sesuai dengan apa yang diucapkan.
• Sentiasa menepati apa yang dinyatakan dalam piagam pelanggan.

5. Berdisiplin dan beradab.

Aktiviti yang berperaturan, mulia, berdisiplin dan beradab adalah penting ke arah
melahirkan warga Kementerian yang cemerlang. Justeru, setiap warga Kementerian
Pendidikan hendaklah:

• Sentiasa menjaga adab sopan seperti yang terdapat dalam ajaran agama.
• Sentiasa mematuhi peraturan dan arahan perkhidmatan.
• Sentiasa berpandukan prosedur dan kaedah yang sesuai dan betul.

9

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

Nilai Utama Dalam Etika Kerja Kementerian Pendidikan Malaysia

1. Amanah.
Sifat bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas tanpa menyalahgunakan kuasa dan
kedudukan. Antara amalan amanah adalah:
• Sentiasa menjalankan tugas yang diberikan dengan penuh tanggungjawab tanpa
menyeleweng dan cuai.
• Bersikap jujur dan setia kepada organisasi tanpa menyalahgunakan kuasa dan
kedudukan.
• Menggunakan masa dengan sebaik-baiknya dan menyiapkan kerja dalam tempoh
yang ditetapkan dan tidak menggunakan masa pejabat untuk urusan peribadi.
• Berdisiplin dan mengawal diri dan tidak melakukan sesuatu yang boleh
menghilangkan kepercayaan orang lain terhadap dirinya.
• Bertanggungjawab melaporkan penyelewengan dan penyalahgunaan kuasa.

2. Benar.
Benar pada niat dan perbuatan, contohnya:
• Mempunyai niat yang baik dan jujur dalam melakukan sesuatu pekerjaan, tanpa niat
yang tersembunyi ataupun mengharapkan balasan.
• Bercakap benar dan menepati janji, tidak bercakap bohong dan mungkir janji.
• Memberikan atau menerima arahan yang jelas dan tepat dan tidak mengelirukan.
• Rela berkongsi pengalaman, ilmu dan kepakaran untuk kejayaan bersama.

3. Bijaksana.
Menggunakan pemikiran dengan bijaksana dalam membuat keputusan dan tindakan
sesuai dengan masa serta keadaan seperti:
• Menggunakan seluruh potensi, keupayaan dan kepakaran untuk menjayakan sesuatu
tugas dengan cemerlang dan tidak mengambil jalan mudah.
• Sentiasa berusaha menghasilkan kerja yang bermutu tinggi dan berkualiti.
• Mempunyai fikiran yang rasional dan pertimbangan yang saksama dalam
menyelesaikan sesuatu masalah tanpa mengikut perasaan dan emosi.
• Sentiasa mempertingkatkan ilmu, kepakaran dan profesionalisme.

4. Bersyukur.
Perasaan dan perlakuan yang menghargai nikmat dan pemberian yang diterima,
antaranya:
• Sentiasa menghargai anugerah dan nikmat yang diterima tanpa menganggap
kejayaan sebagai hak.
• Bersedia memberikan pengiktirafan kepada mereka yang berjaya tanpa sebarang
prasangka, berdendam atau menabur fitnah.
• Tenang menghadapi masalah dan reda menerima ketetapan, kegagalan dan ujian
serta tidak boleh putus asa.
• Berpuas hati dengan nikmat yang diperoleh seperti ganjaran yang diterima dan
kemudahan yang disediakan.

10

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

5. Dedikasi.
Berminat dan rela mengorbankan masa dan tenaga secara berterusan dalam
menghasilkan kerja yang berkualiti, contohnya:

• Bekerja tanpa rasa jemu dan bosan serta bersedia untuk menerima tugas dengan
tidak mencari helah.

• Sanggup berkorban masa dan tenaga demi kepentingan perkhidmatan.
• Tekun dan rajin serta bersikap positif dalam melaksanakan tugas dan memastikan

hasil kerja sentiasa berkualiti.
• Menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan sabar, teliti dan ceria, tidak cuai atau

merungut.
• Cergas dan pantas bekerja dan hasilnya menepati kehendak organisasi.

6. Ikhlas.
Berhati suci dalam menunaikan tanggungjawab untuk menghasilkan kerja yang terbaik
tanpa mengharapkan ganjaran, antaranya:

• Menerima tanggungjawab dengan rela dan hati yang suci, tidak berpura-pura atau
mengelak daripada tanggungjawab.

• Menjalankan tugas semata-mata untuk mencapai matlamat organisasi, bukan kerana
pangkat, kedudukan atau mendapat perhatian orang lain.

• Memberikan layanan yang baik tanpa mengira pangkat, status atau kedudukan dan
tidak bersikap pilih kasih.

• Bersedia menerima teguran dan kritikan dengan hati dan fikiran yang terbuka.
• Saling hormat-menghormati antara satu sama lain tanpa sebarang kepentingan.

7. Penyayang.
Perasaan dan perlakuan yang menunjukkan sikap memahami, menghargai dan
mengambil berat seperti:

• Bersifat pemaaf dan penyayang, tidak berdendam, sombong dan suka meninggi diri.
• Menganggap setiap orang mempunyai harga diri yang perlu dihormati tanpa sebarang

prasangka buruk.
• Bersifat bertimbang rasa dan suka mengambil berat dalam melaksanakan tugas.
• Menjadikan organisasi sebagai sebuah keluarga besar yang penuh kemesraan.
• Bersifat simpati dan empati dalam menjalankan tugas seharian.

“Jangan menunggu waktu yang tepat untuk melakukan

sesuatu kerana waktu tidak pernah tepat bagi mereka yang

menunggu “

Asri bin Arase
Ketua Jabatan Hospitaliti

11

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

15.0 TIME-BASED BERASASKAN KECEMERLANGAN [TBBK]
KATEGORI PPP DAN KOMPONEN PENILAIAN

KATEGORI PPP KOMPONEN PENILAIAN

KATEGORI 1 • Pengetahuan dan penguasaan isi kandungan
Guru pengajaran.

PPP yang terlibat dalam Pengajaran dan • Penyampaian pengajaran dengan strategi dan
Pembelajaran (P&P) di sekolah menengah aktiviti P&P.
atau rendah di bawah KPM atau di Institusi
Pendidikan di bawah agensi lain yang • Peningkatan prestasi pelajar.
mengisi jawatan kader/pinjaman.
• Bimbingan dan khidmat rundingan [untuk
kenaikan pangkat ke gred DGA34, DGA38,
DG48, DG52 dan DG54 sahaja] dan,

• Kegiatan kokurikulum, tugas khas dan
sumbangan profesional di luar tugas rasmi.

• Pengetahuan dan penguasaan isi kandungan

KATEGORI 2 pengajaran.

Pensyarah • Penyampaian pengajaran dengan strategi dan

aktiviti P&P.

Pensyarah yang terlibat dalam P&P di Institut • Peningkatan prestasi pelajar.
• Coaching & Mentoring [untuk kenaikan pangkat
Aminuddin Baki (IAB), Institut Pendidikan

Guru Malaysia (IPGM), ELTC, Kolej ke Gred DG44, DG48, DG52 dan DG54 sahaja]

Matrikulasi (KM) atau di agensi lain yang dan.

mengisi jawatan kader/pinjaman. • Tugas khas dan sumbangan profesional di luar

tugas rasmi.

KATEGORI 3 • Pengurusan sumber dan organisasi.
Ketua Jabatan/ Pengetua/ Ketua Unit/ Guru
Besar/Penolong Kanan • Pengurusan kurikulum [perancangan,
pelaksanaan, pemantauan dan penilaian].
PPP yang terlibat dalam tugas pentadbiran
dan pengurusan serta P&P di • Penguasaan pengetahuan dan kemahiran dalam
sekolah/IAB/IPGM/KM/ELTC dan Institusi P&P.
Pendidikan di agensi lain.
• Kepimpinan dalam merancang dan mengetuai
projek / program di pelbagai peringkat [untuk
kenaikan pangkat ke Gred DGA34, DGA38,
DG48, DG52 dan DG54 sahaja] dan,

• Tugas khas dan sumbangan profesional di luar
tugas rasmi.

KATEGORI 4A • Penguasaan pengetahuan dan kemahiran dalam

KATEGORI 4B bidang tugas.

Pegawai yang tidak termasuk dalam kategori • Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan dan

1, 2 atau 3 Penilaian dalam menjalankan tugas rasmi.

• Penyeliaan dan khidmat nasihat [untuk kenaikan

PPP yang terlibat dalam tugas pentadbiran pangkat ke Gred DGA34, DGA38, DG48, DG52

dan pengurusan di Bahagian/JPN/PPD/KM/ dan DG54 sahaja] dan,

Institusi Pendidikan di bawah KPM atau di • Tugas khas dan sumbangan profesional di luar

agensi lain sebagai pegawai kader/pinjaman. tugas rasmi.

12

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

16.0 PANDUAN AM UNTUK STAF KOLEJ

1. Arahan Am
Semua pensyarah dan pelaksana :

1.1 adalah tertakluk kepada segala arahan yang terdapat dalam Perintah Am Kerajaan selaku pegawai
awam.

1.2 dinasihatkan supaya membaca, memahami dan boleh mentafsirkan dengan tepat akan kandungan
Perintah Am dan Arahan Perkhidmatan lain.

1.3 perlu mengamalkan dan menghayati prinsip-prinsip Perkhidmatan Cemerlang.

1.4 perlu meletakkan kepentingan murid dan Kolej lebih daripada kepentingan diri dalam menjalankan
tugas.

1.5 bertanggungjawab menjaga dan menjamin keselamatan murid ketika berada di kolej atau ketika
melaksanakan program di luar kawasan kolej dan menjaga harta benda kolej.

1.6 sentiasa mengamalkan kepimpinan yang berkesan dan dinamik serta cekap menjalankan tugas.

Semua pensyarah juga perlu :

1.7 menghayati tatasusila profesion kepensyarahan dan menjunjungnya sebagai satu profesion dan
bukan sebagai suatu pekerjaan/ mata pencarian semata-mata.

1.8 mengamal dan menghayati Falsafah dan Matlamat Pendidikan Kebangsaan.

2. Kedatangan/ Waktu Bertugas

2.1 Jadual waktu mengajar mesti dipatuhi seperti ditetapkan oleh pihak kolej.

2.2 Staf dikehendaki berada di dalam kawasan kolej 5 minit sebelum waktu kolej atau waktu bekerja dan
merakamkan waktu semasa sampai dan sewaktu balik kolej. Merakamkan waktu untuk pegawai
lain boleh menyebabkan kedua-dua pegawai berkenaan dikenakan tindakan tatatertib.

2.3 Staf yang tidak dapat hadir atau terpaksa datang lewat wajib memaklumkan kepada pihak
pentadbir secepat mungkin dengan memberi sebab-sebab yang wajar.

2.4 Semua urusan peribadi staf hendaklah dibuat di luar waktu kolej/ bekerja kecuali dalam keadaan
kecemasan dan dengan kebenaran pihak pentadbir terlebih dahulu.

3. Keluar Semasa Waktu Bertugas
3.1 Staf tidak dibenarkan meninggalkan kawasan kolej dalam masa waktu mengajar/ bekerja kecuali jika
ada sesuatu perkara yang tidak dapat dielakkan atau arahan dari Jabatan Pendidikan/ Pejabat
Pendidikan Daerah dengan syarat mendapat kebenaran daripada Pengarah/ Timbalan Pengarah
terlebih dahulu.

3.2 Staf dikehendaki mencatat masa keluar/ balik serta tempat/ tujuan dalam Buku Rekod Keluar-Masuk.
Tandatangan kelulusan Pengarah / Timbalan Pengarah mesti diperolehi sebelum staf keluar.

3.3 Pensyarah yang keluar untuk urusan rasmi / peribadi perlu mengisi borang rekod penangguhan dan
penggantian kuliah dan disahkan kepada Timbalan Pengarah Akademik serta dimaklumkan kepada
guru jadual waktu dan pensyarah terlibat.

3.4 Pensyarah dibenarkan keluar untuk urusan peribadi semasa waktu rehat (satu jam) pada hari Isnin
hingga Khamis dengan syarat melalukan kad perakam waktu untuk rekod keluar-masuk.

13

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

4. Cuti

4.1 Cuti Rehat / Cuti Penggal

Sebagai ganti cuti rehat, pensyarah-pensyarah adalah berkelayakan mendapat cuti semester kolej
dengan syarat bahawa Ketua Jabatan boleh memanggil pensyarah-pensyarah untuk menjalankan
tugas-tugas selain daripada tugas-tugas mengajar semasa percutian penggal kolej bagi masa tidak
melebihi separuh daripada jumlah cuti semester kolej dalam satu-satu tahun (Perintah Am Bab ‘C’ –
50(a).

4.2 Cuti Sakit (Rujukan: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2/2006)

4.2.1 Kemudahan cuti sakit boleh dikeluarkan oleh doktor swasta jika jumlah cuti sakit dalam
4.2.2 sesuatu tahun kalendar:
[a] Tidak melebihi 15 hari untuk rawatan pesakit luar.
[b] Tidak melebihi 180 hari untuk rawatan pesakit dalam di hospital/ klinik.

Jumlah cuti sakit (sijil sakit swasta/ kerajaan) tidak melebihi 180 hari yang diberikan dalam
sesuatu tahun kalendar memerlukan kelulusan Ketua Jabatan untuk 90 hari pertama dan
kelulusan oleh Ketua Setiausaha untuk 90 hari yang seterusnya.

4.3 Cuti Tanpa Gaji (Rujukan: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9/1991)

4.3.1 Mengikut Perintah Am Bab C, Cuti Tanpa Gaji boleh dipohon di atas sebab-sebab
persendirian yang mustahak.

4.3.2 Cuti Tanpa Gaji hanya boleh diberi selepas habis semua cuti rehatnya.

4.3.3 Kelayakan Cuti Tanpa Gaji ialah 30 hari bagi tiap-tiap genap tahun perkhidmatan tetapi
4.3.4 tidak melebihi 360 hari.

Kelulusan Cuti Tanpa Gaji yang tidak melebihi 14 hari setahun adalah diluluskan oleh
Pengarah Pendidikan Negeri. Cuti yang melebihi 15 hari diluluskan oleh Kementerian
Pendidikan Malaysia. Borang permohonan hendaklah dihantar ke Jabatan Pendidikan
Negeri 10 minggu sebelum tarikh mula bercuti. Cuti Tanpa Gaji hendaklah dicatatkan
dalam Kenyataan Perkhidmatan.

4.4 Cuti Rehat Khas (Rujukan: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3/2005)
4.4.1 Cuti Rehat Khas ialah cuti bergaji penuh untuk pensyarah sahaja.

4.4.2 Cuti ini boleh diluluskan oleh Pengarah mengikut syarat pekeliling yang berkuatkuasa
4.4.3 dengan syarat pengajaran dan pembelajaran di kolej tidak terjejas.

Bilangan hari Cuti Rehat Khas adalah sebanyak sepuluh [10] hari dalam satu tahun
(berdasarkan tempoh perkhidmatan dalam tahun tersebut).

4.4.4 Sepanjang perkhidmatan seseorang pegawai, jumlah keseluruhan Cuti Rehat Khas yang
dibenarkan untuk dikumpul bagi tujuan Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat
hendaklah tidak melebihi 120 hari.

[Pensyarah-pensyarah yang memohon Cuti Rehat Khas ini diwajibkan menyediakan Jadual
Jual-Beli/ Kerja Bertulis dan diserah kepada Pengarah/ Timbalan Pengarah semasa
permohonan dibuat sekurang-kurangnya tiga hari sebelum mula bercuti].

4.4.5 Cuti Rehat Khas tidak boleh dipohon untuk tujuan melancong semasa sesi persekolahan
[pekeliling perkhidmatan bilangan 8 tahun 2017].

14

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

4.4.6 Pihak Kolej menetapkan bahawa Cuti Rehat Khas tidak boleh dipohon untuk
memanjangkan cuti persekolahan.

4.5 Cuti Keluar Negara

4.5.1 Semua pensyarah yang hendak bercuti ke luar negeri wajib mendapat kelulusan dari
Jabatan melalui pihak Pengarah. Sila isikan borang permohonan yang ada di pejabat
selewat-lewatnya 6 minggu sebelum tarikh bercuti.

5. Pakaian (SPI Bil. 7/2001, 6/1985, SPP Bil. 1/ 2006, SPP Bil. 9/ 2013)

5.1 Pensyarah hendaklah berpakaian kemas, sesuai dengan profesion dan masyarakat timur. Pakaian
baju tanpa lengan tidak dibenarkan bagi pensyarah perempuan. Pensyarah lelaki dikehendaki
mempunyai potongan rambut dan panjang rambut yang sesuai.

5.2 Pensyarah yang mengajar Pendidikan Jasmani dikehendaki memakai pakaian yang sesuai - seluar
trek/panjang yang sesuai, kemeja T, kemeja sukan atau baju trek, kasut sukan atau kasut getah
tanpa tumit.

5.3 Pemakaian pakaian batik Malaysia (Rujukan: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1/2008) – hendaklah
dilaksanakan setiap hari Khamis.

5.4 Pemakaian baju melayu pada hari Jumaat wajib lengkap [bersamping dan bersongkok].

5.5 Kasut yang digunakan mesti bertutup dan bersesuaian dengan tugas masing-masing sepanjang
waktu persekolahan.

6. Perhubungan Sesama Staf

6.1 Staf sewajarnya memupuk hubungan peribadi dan profesional yang baik dan sihat sesama staf dan
sentiasa dapat mengawal tutur kata mereka supaya dapat diwujudkan perasaan kekitaan.

6.2 Pensyarah tidak dibenarkan mempengaruhi atau memaksa pandangan/ fahaman/ pendapat/
kepercayaan kepada pensyarah, pelaksana ataupun pelajar kolej yang lain.

6.3 Perhubungan yang berbentuk kumpulan yang berdasarkan kepada kaum, status sosial, sosial
ekonomi, kelulusan dan sebagainya adalah tidak dibenarkan sama sekali wujud di kolej.

7. Bilik Pensyarah * (* termasuk bilik pejabat pensyarah di bengkel/ makmal)

7.1 Kebersihan dan keselamatan bilik pensyarah adalah menjadi tanggungjawab semua pensyarah. Ini
termasuk keselamatan harta benda di dalam bilik pensyarah.

7.2 Pensyarah hendaklah berada di bilik pensyarah semasa tidak mengajar di kelas. Masa ini
hendaklah dianggap sebagai ‘non-teaching period’ dan bukannya ‘free period’. Oleh itu pensyarah
hendaklah menggunakan masa tersebut di bilik pensyarah untuk perkara-perkara berkaitan dengan
pengajaran dan pembelajaran sahaja. (Ruj : Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 3/ 1981).

7.3 Pensyarah tidak digalakkan membenarkan pelajar berada di dalam bilik pensyarah.

7.4 Pensyarah yang berada di bilik pensyarah hendaklah sama-sama bertanggungjawab memastikan
suasana yang sesuai dan tidak mengganggu ketenteraman mana-mana pihak.

7.5 Pensyarah hendaklah sentiasa menjaga tata kelakuan dan kegiatan pensyarah di bilik pensyarah
supaya tidak menjejaskan profesionalisme kepensyarahan.

7.6 Pensyarah hendaklah sentiasa mengamalkan EKSA di Bilik Pensyarah.

15

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

8. Perjawatan dan Pengajaran

8.1 Jika pensyarah menghadapi sebarang masalah dalam bidang perjawatan, mereka boleh berurusan
dengan Pembantu Tadbir atau Pengarah.

8.2 Pensyarah yang menghadapi masalah di bidang pengajaran bolehlah berurusan dengan Pengarah,
Timbalan Pengarah, Ketua Jabatan atau Ketua Unit/ Ketua Program/Sub-Unit.

8.3 Semua pensyarah dan Anggota Kumpulan Pelaksana [AKP] wajib menyemak Buku Rekod
Perkhidmatan sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

8.4 Semua pensyarah dan AKP wajib mengikuti sekurang-kurangnya 7 hari latihan dalam perkhidmatan
[LDP] termasuk pembacaan kendiri melalui Sistem E-Pembelajaran Sektor Awam [EPSA].

8.5 Semua staf wajib mengistiharkan harta setiap 5 tahun atau apabila berlaku perubahan pemilikan
harta. Staf baharu wajib mengistiharkan harta mereka dalam tempoh 6 bulan selepas melapor diri
di kolej.

9. Tugas.

9.1 Pensyarah akan diberi tugas-tugas berbentuk kurikulum, kokurikulum dan pentadbiran. Mereka
bertanggungjawab melaksanakan tugas-tugas tersebut dengan penuh dedikasi dan cekap.

9.2 Apabila diarahkan untuk melaksanakan sesuatu tugas/ arahan misalnya menghadiri mesyuarat,
pergi ke Jabatan Pendidikan atau ke kolej lain, pensyarah hendaklah mengambil tindakan sendiri.
Pensyarah yang ditugaskan tidak boleh mengarahkan pensyarah lain melaksanakannya tanpa
pengetahuan Pengarah. Jika tugas itu terpaksa dijalankan oleh pihak lain atas persetujuan sesama
sendiri, maka ia mesti dimaklumkan kepada Pengarah / Timbalan Pengarah.

10. Fail Dokumen Kurikulum Standard Kolej Vokasional (DKSKV) / Rancangan Sesi Latihan (RSL) /
Rancangan Pengajaran (RP) / Rekod Tugas Harian

10.1 Setiap staf wajib mengendalikan Fail DKSKV / RSL / RP / Rekod Tugas Harian dan
bertanggungjawab terhadap keselamatan fail / rekod tersebut. Semua butiran hendaklah
disempurnakan dengan teliti, kemas dan lengkap. Rekod ini hendaklah diserahkan ke pejabat pada
hari Jumaat untuk disemak dan ditandatangani oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua Jabatan/
Ketua Unit.

10.2 Pensyarah hendaklah memastikan bahawa pengajaran dan pembelajaran di kelas adalah
dikendalikan seperti mana yang dirancang dan direkodkan dalam Fail RSL / RP.

10.3 Jika seseorang pensyarah tidak berada di kolej kerana bercuti/ berkursus/ atas urusan rasmi, rekod
tersebut hendaklah diserahkan kepada Ketua Jabatan / Timbalan Pengarah.

10.4 Fail DKSKV/ RSL/ RP/ Rekod Tugas Harian hendaklah diserahkan ke pejabat pada hari terakhir
tahun tersebut.

11. Jadual Waktu

11.1 Pensyarah kelas hendaklah menyediakan satu salinan jadual waktu untuk dipamerkan dalam kelas
sendiri.

11.2 Pensyarah tidak dibenarkan mengubah jadual waktu yang telah ditetapkan tanpa kebenaran dari
Pengarah / Timbalan Pengarah.

12. Jadual Kedatangan Pelajar

12.1 Setiap pensyarah kelas akan diberi sebuah buku kedatangan pelajar. Pensyarah
bertanggungjawab memasukkan maklumat-maklumat yang diperlukan dan hendaklah memahami
dan mematuhi kehendak-kehendak mengenainya yang tercetak di bahagian dalam kulit hadapan.

16

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

12.2 Jadual kedatangan pelajar hendaklah ditulis secara teratur, kemas dan ditanda pada setiap hari
oleh pensyarah kelas pada waktu pertama. Adalah tanggungjawab pensyarah kelas yang tidak
hadir (atas urusan rasmi/ peribadi) untuk memaklumkan kepada Ketua Unit Hal Ehwal Pelajar
supaya tindakan penggantian pada hari tersebut boleh diambil. Ketua Unit Hal Ehwal Pelajar perlu
dimaklumkan juga sekiranya pensyarah telah menguruskan penggantian itu sendiri.

12.3 Jadual kedatangan pelajar perlu dikembalikan ke pejabat am pada/ sebelum akhir waktu kedua
setiap hari. Buku ini hendaklah sentiasa berada di pejabat.

12.4 Pensyarah kelas bertanggungjawab untuk menghubungi ibubapa / penjaga apabila pelajar tidak
hadir ke Kolej tanpa sebab yang munasabah atau surat sakit. Surat-surat amaran ketidakhadiran
pelajar mesti dikeluarkan oleh pensyarah kelas melalui Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
mengikut peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia.

12.5 Analisis kehadiran mesti dibuat dan dicatatkan dalam Jadual Kedatangan Pelajar pada setiap akhir
bulan dan akan disemak oleh Timbalan Pengarah Sokongan Akademik. Sebarang pindaan
menggunakan pemadam cecair putih adalah tidak dibenarkan.

12.6 Pensyarah tidak dibenarkan membawa balik Buku Jadual Kedatangan Pelajar.

13. Keselamatan Harta Benda Kolej

13.1 Semua staf dikehendaki memberi kerjasama sepenuhnya dalam menjaga keselamatan harta benda
kolej. Pelajar yang merosakkan harta benda Kolej sama ada dengan sengaja atau tidak sengaja
hendaklah dibawa ke pengetahuan pihak kolej untuk tindakan selanjutnya.

13.2 Semua pensyarah / staf berkaitan hendaklah memastikan peraturan-peraturan mengenai
penggunaan alat-alat di bilik-bilik tertentu seperti makmal, bengkel dan lain-lain sentiasa dipatuhi.

14. Kebersihan

14.1 Kebersihan kawasan kolej adalah tanggungjawab semua pensyarah, pelaksana dan pelajar.

14.2 Setiap pensyarah bertanggungjawab bersama menjaga kebersihan dan keceriaan di kelas setiap
masa. Jadual Bertugas pelajar hendaklah disediakan oleh pensyarah kelas. Alatan membersihkan
kelas hendaklah digunakan dengan rapi dan disimpan dengan selamat.

14.3 Pensyarah yang mempunyai bilik khas / tempat khas (bengkel, bilik kaunseling, makmal dan lain-
lain) bertanggungjawab untuk menjaga bilik masing-masing dan memastikan amalan EKSA
sentiasa dipatuhi.

15. Surat-menyurat

15.1 Semua surat rasmi hendaklah dikirimkan melalui Pengarah untuk disampaikan kepada pihak
berkenaan.

16. Surat Yang Diterima

16.1 Apabila surat diedarkan kepada pensyarah atau pelaksana, pensyarah atau pelaksana berkenaan
hendaklah menandatangani pengesahan penerimaan surat tersebut dalam Buku Rekod Masuk
Surat dan seterusnya mengambil tindakan segera terhadap surat tersebut.

16.2 Tindakan yang telah diambil wajib dicatatkan dalam Buku Rekod Masuk Surat oleh pensyarah atau
staf pelaksana setelah selesai dilaksanakan tindakan yang diperlukan itu.

17. Urusan ke KPM / Jabatan Pendidikan Negeri / Pejabat Pendidikan Daerah Sandakan

17.1 Pensyarah-pensyarah tidak digalakkan pergi ke Jabatan Pendidikan Negeri atau Pejabat Pendidikan
Daerah Sandakan untuk urusan peribadi tanpa melalui Pengarah.

17

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

18. Pelawat.

18.1 Semua pelawat DIMESTIKAN berjumpa dan mendapatkan kelulusan pihak Pengarah/ Timbalan
Pengarah terlebih dahulu. Pensyarah/ staf tidak dibenarkan berbincang dengan wakil-wakil firma
atau penjual-penjual secara langsung tanpa kelulusan tersebut.

19. Pemerolehan Bekalan/ Perkhidmatan

19.1 Pensyarah / Pelaksana yang hendak membeli barang mesti memohon kebenaran dengan
menggunakan borang Nota Minta yang boleh diperolehi di pejabat.

19.2 Borang itu mesti mendapat pengesahan sokongan daripada Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Timbalan
Pengarah sebelum diluluskan oleh Pengarah.

19.3 Semua pesanan mesti dibuat melalui Borang Pesanan Kerajaan / Nota Minta yang telah diluluskan.

19.4 Segala invois mesti ditandatangani dan dicatatkan nama pensyarah yang menerima. Bekalan /
perkhidmatan yang diterima wajib direkodkan dengan kemas dengan segera mengikut tatacara
pengurusan aset/ stor yang sedang berkuatkuasa.

19.5 Penggunaan / pengagihan bekalan yang diperolehi tersebut mesti dikawal rapi dan direkodkan oleh
Ketua Jabatan / Unit atau Sub-Unit / staf pelaksana yang membuat pembeliannya.

20. Kegiatan Kokurikulum

20.1 Semua pensyarah yang ditugaskan menjadi penasihat kegiatan kokurikulum hendaklah menjalankan
tugas dengan cekap dan teratur.

21. Perhimpunan Kolej

21.1 Semua pensyarah wajib menghadiri perhimpunan rasmi kolej pada masa dan hari yang ditetapkan.

21.2 Pensyarah hendaklah menyanyikan Lagu Negaraku, Lagu Negeri, Lagu Kolej, Ikrar Rukun Negara
dan lagu-lagu lain yang ditetapkan bersama-sama pelajar.

22. Mesyuarat/ Taklimat Pensyarah/ Staf Sokongan

22.1 Dari masa ke masa Pengarah akan memanggil taklimat/ mesyuarat pensyarah / pelaksana.
Kedatangan semua staf ke taklimat/ perjumpaan / mesyuarat ini adalah diwajibkan. Pakaian semasa
mesyuarat adalah pakaian kerja / rasmi.

22.2 Pensyarah/ pelaksana yang tidak dapat menghadiri taklimat / mesyuarat tersebut hendaklah
mendapatkan kebenaran pihak Pengarah terlebih dahulu.

22.3 Pensyarah / Pelaksana juga diwajibkan menghadiri mesyuarat rasmi yang dipanggil oleh Timbalan
Pengarah / Ketua Jabatan / Ketua Unit.

23. Buku Stok / Inventori

23.1 Ketua Jabatan / Ketua Program / Ketua Unit bertanggungjawab mengurusan buku stok/ inventori
dan memastikan maklumat dalam buku stok atau inventori adalah tepat, lengkap dan sentiasa
dikemaskini mengikut tatacara pengurusan aset dan tatacara pengurusan stor yang sedang
berkuatkuasa. Buku ini akan disemak dari semasa ke semasa oleh Pemverifikasi Stok / Pegawai
Aset Kolej / Juru Audit Dalaman / Timbalan Pengarah atau Pengarah.

24. Tanda Nama

24.1 Semua pensyarah hendaklah sentiasa memakai tanda nama rasmi pada hari kerja, majlis rasmi di
kolej / di luar kolej.

18

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

25. Keahlian PIBG
.

25.1 Semua pensyarah adalah ahli PIBG kolej dan tidak dikecualikan daripada pembayaran sumbangan
keahlian.

26. Penggunaan Alat-alat

26.1 Penggunaan alat-alat hendaklah betul serta mengikut peraturan.

26.2 Penggunaan alat-alat mesti mendapat kebenaran daripada Ketua-ketua Bahagian atau Penjaga
Stok.

26.3 Semua pensyarah dan AKP bertanggungjawab menggunakan alat-alat dengan baik dan
mengembalikannya dengan segera serta berkeadaan baik.

26.4 Sebarang kerosakan alat atau kehilangan hendaklah dilaporkan dengan serta-merta. Kerosakan
dan kehilangan sebarang alat-alat atas kecuaian pensyarah atau staf pelaksana perlu diperbaiki atau
diganti dengan kuantiti dan kualiti alat-alat yang sama jenama atas tanggungan kos sendiri.

27. Arahan dan Pekeliling

27.1 Setiap arahan dan pekeliling atau memo dalaman yang dikeluarkan oleh pihak Pengarah hendaklah
dibaca dengan teliti dan dipatuhi serta ditandatangani selepas membacanya.

27.2 Staf hendaklah sentiasa merujuk kepada maklumat yang dihantar secara online serta papan
kenyataan di Pejabat Am untuk maklumat terkini.

28. Telefon dan Fax

28.1 Penggunaan telefon dan faks Kolej hanyalah untuk urusan rasmi sahaja. Penggunaan atas urusan
peribadi TIDAK dibenarkan.

28.2 Semua rekod penggunaan telefon / faks wajib dicatatkan dalam buku rekod penggunaannya.

29. Kunci

29.1 Semua kunci mesti disimpan di pejabat.

29.2 Kalau ada pensyarah yang hendak menyimpan kunci bilik-bilik tertentu, dia mestilah mendapat
29.3 kebenaran dari Pengarah. Pensyarah tersebut bertanggungjawab terhadap bilik tersebut
sepenuhnya.

Pensyarah / staf sokongan adalah dilarang keras menduakan (duplicate) kunci untuk kegunaan
sendiri.

30. Acara atau Majlis Kolej

30.1 Semua pensyarah dikehendaki hadir dalam semua majlis, acara rasmi, aktiviti atau program Kolej.
Sebarang pengecualian mesti dengan kebenaran pihak Pengarah.

30.2 Sekiranya majlis / acara rasmi / aktiviti atau program diadakan di Dewan Kolej, semua pensyarah /
AKP perlu berada di dalam dewan dan bukannya berada di luar dewan sepanjang kegiatan tersebut.

30.3 Semua pensyarah wajib berpakaian sesuai dengan majlis rasmi yang diadakan.

19

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

17.0 KETETAPAN KHUSUS UNTUK ANGGOTA KUMPULAN PELAKSANA BERKAITAN DENGAN CUTI
KERANA PERKHIDMATAN DAN KELUAR PEJABAT SEMASA WAKTU BERTUGAS

17.1 RASIONAL

Ketetapan ini bertujuan untuk memberikan panduan khusus kepada anggota kumpulan pelaksana
berkaitan dengan kemudahan cuti kerana perkhidmatan dan keluar pejabat semasa waktu bertugas.

17.2 SUMBER KUASA

1. Perintah-Perintah Am : Bab C – Cuti dan Bab G – Mematuhi Waktu Bekerja.
2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 1986: Cuti Kecemasan.
3. Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981: Garis Panduan Penggunaan Kad Perakam Waktu.
4. Perlembagaan Persekutuan: Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)

(Pindaan 2002).
5. Surat Siaran JPA bertarikh 9 Disember 2009.

Garis Panduan Pelaksanaan Kebenaran Untuk Meninggalkan Pejabat Dalam Waktu Bekerja.

17.3 KETETAPAN BERKAITAN DENGAN CUTI

1. Ketetapan ini dibuat berdasarkan kuasa yang diperuntukkan mengikut perkara 7 Bab C
Perintah-Perintah Am, iaitu Kuasa yang boleh meluluskan cuti rehat ialah Ketua Jabatan.

2. Cuti Rehat bukan hak pegawai awam tetapi suatu keistimewaan yang diberi kerana
perkhidmatan. Oleh itu, Ketua Jabatan mempunyai kuasa untuk tidak meluluskan permohonan
cuti rehat seseorang pegawai awam atas kepentingan perkhidmatan.

3. Kelayakan cuti seseorang pegawai awam diberi berdasarkan tempoh setahun dalam
perkhidmatan. Oleh itu, seseorang pegawai awam tidak boleh mengambil cuti melebihi tempoh
perkhidmatan yang melayakkannya.Cuti rehat yang pegawai itu berkelayakan ialah
sebanyak cuti bagi tempoh perkhidmatan yang melayakkannya itu sahaja, dikira
kesetengah hari yang berhampiran (Perkara 9(a), Bab C Perintah-Perintah Am). Sebagai
contoh, seseorang pegawai awam yang mempunyai kelayakan 25 hari cuti rehat tidak boleh
mengambil cuti rehat melebihi 13 hari secara terkumpul pada bulan Jun.

4. Tertakluk kepada kelulusan Ketua Jabatan, Cuti Setengah Hari dibenarkan untuk memastikan
kerja-kerja pengawai awam tidak tertangguh sehingga menjejaskan produktiviti dan kerja-kerja
pegawai yang lain. Cuti Setengah Hari bermakna pegawai bekerja sekurang-kurangnya empat
jam (tiga jam setengah pada hari Jumaat), iaitu separuh daripada tempoh masa bekerja
dalam sehari. Pegawai yang memilih untuk bercuti setengah hari perlu berada di pejabat dan
bertugas tidak kurang daripada empat jam secara berterusan tidak termasuk waktu rehat.
Sekiranya seseorang pegawai awam memilih untuk mengambil Cuti Setengah Hari pada
sebelah pagi, pegawai berkenaan perlu berada di pejabat dan bertugas dari pukul 11:00 pagi
hingga 4:00 petang (WP1). Pegawai awam yang ingin mengambil Cuti Setengah Hari pada
sebelah petang perlu datang bertugas dari pukul 7:00 hingga 11:00 pagi (WP1).Dengan memilih
untuk mengambil Cuti Setengah Hari, seseorang pegawai itu tidak dibenarkan untuk keluar dari
pejabat dalam tempoh empat jam dia bertugas kecuali atas urusan rasmi dan mendapat
kebenaran daripada Ketua Jabatan.

5. Seseorang pegawai yang meninggalkan pejabat atas sebab kecemasan (Rujuk Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1986) pada hari dia mendapat kelulusan Cuti Setengah Hari perlu
memastikan masa bertugas pada hari berkenaan tidak kurang daripada empat jam. Pegawai
yang kembali bertugas untuk melengkapkan masa bekerja selepas urusan kecemasan perlu
memastikan jumlah jam bekerja yang perlu diganti adalah tidak kurang daripada satu jam.
Pegawai yang tidak dapat bertugas sekurang-kurangnya empat jam akan dikira sebagai memilih
untuk mengambil cuti rehat sehari dan sebarang masa bertugas pegawai berkenaan pada hari
itu tidak akan diambil kira.

20

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

6. Kelulusan permohonan cuti rehat seseorang pegawai adalah tertakluk kepada keperluan
perkhidmatan mengikut budi bicara Ketua Jabatan. Dalam hal ini, kelulusan permohonan cuti
rehat pada hari bekerja yang jatuh di antara dua hari cuti umum akan dipertimbangkan dengan
mengambil kira keperluan perkhidmatan mengikut jawatan pegawai berkenaan.

17.4 KETETAPAN BERKAITAN DENGAN KELUAR PEJABAT SEMASA WAKTU BERTUGAS

1. Ketetapan ini dibuat berpandukan Surat Siaran JPA bertarikh 9 Disember 2009: Garis Panduan
Pelaksanaan Kebenaran Untuk Meninggalkan Pejabat Dalam Waktu Bekerja dengan memberi
penekanan khusus kepada perkara-perkara berikut.

Perkara 4c
Pegawai Penyelia hendaklah menggunakan budi bicaranya untuk memberi kebenaran kepada
pegawai meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja bagi urusan persendirian setelah
mengambil kira kepentingan perkhidmatan;

Perkara 4h
Pegawai Penyelia hendaklah memastikan kemudahan yang disediakan ini tidak disalahgunakan
oleh pegawai terutamanya dari segi kekerapan penggunaannya.

2. Seseorang pegawai yang ingin keluar dari pejabat pada waktu bekerja hendaklah mengisi buku
keluar masuk yang disediakan di kaunter pertanyaan dan mendapatkan kebenaran daripada
pengarah sekiranya pengarah berada di kolej. Pegawai berkenaan hendaklah berjumpa dengan
pengarah untuk mendapatkan kelulusan kecuali ada tetamu dari pihak luar kolej.

3. Seseorang pegawai yang ingin keluar dari pejabat pada waktu bekerja ketika ketiadaan
pengarah perlu berjumpa dengan pegawai yang menjalankan tugas pengarah untuk
mendapatkan kebenaran.

4. Seseorang pegawai perlu mengisi buku keluar masuk dengan mencatat ke tempat yang ingin
dituju dan tujuannya termasuk tempat-tempat yang perlu disinggah serta tidak pergi ketempat
lain selain daripada tempat-tempat yang dicatat.

5. Tertakluk kepada kelulusan Ketua Jabatan, seseorang pegawai yang keluar secara rutin
sehingga menjejaskan masa bekerja lapan jam sehari akan dikurangkan masa rehat atau
ditambah waktu bekerja mengikut jumlah masa bekerja yang terjejas itu. Ketetapan ini dibuat
untuk memastikan pegawai berkenaan bekerja lapan jam sehari dan tidak menjejaskan
penyampaian perkhidmatan.

6. Pegawai yang keluar atau meninggalkan pejabat atas urusan peribadi melebihi dua jam perlu
memohon cuti setengah hari.

18.0 PERATURAN AKADEMIK KOLEJ VOKASIONAL,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
[Sila rujuk Buku Peraturan Akademik Kolej Vokasional yang dikeluarkan oleh Bahagian
Pendidikan Dan Latihan Teknikal Vokasional (BPLTV),
Kementerian Pendidikan Malaysia]

21

BUKU PANDUAN PENGURUSAN KOLEJ 2022

19.0 KETETAPAN BERKAITAN DENGAN RANCANGAN PENGAJARAN (RP), BUKU
REKOD PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING (B & K) DAN FAIL MEJA
(FM) ANGGOTA KUMPULAN PELAKSANA

PENGHANTARAN

1. Fail RP, buku rekod B & K dan FM hendaklah dihantar ke pejabat pada setiap hari Jumaat
atau hari terakhir persekolahan dalam minggu berkenaan.

2. Fail RP, buku B&K dan FM yang tidak sempat dihantar kerana menjalankan tugas di luar kolej
hendaklah diserahkan terus kepada pegawai yang menyemak minggu berkenaan sebaik
sahaja kembali bertugas di kolej.

PEMANTAUAN

1. Pengarah [P], Timbalan Pengarah Akademik [TPA], Timbalan Pengarah Sokongan
Akademik [TPSA] dan Ketua Jaminan Kualiti [KJK] memantau penyediaan Rancangan
Pengajaran [RP] dengan cara menyemak RP yang disediakan oleh pensyarah berpandukan
jadual yang disediakan.

2. Ketua Unit (KU), Ketua Program (KP) dan Ketua Jabatan (KJ) juga terlibat menyemak RP
pensyarah selaras dengan senarai tugas yang dikeluarkan oleh Bahagian Pendidikan dan
Latihan Teknikal Vokasional, Kementerian Pendidikan Malaysia. RP pensyarah disemak
oleh KU dan KJ mengikut jabatan masing-masing berpandukan jadual yang disediakan.

3. Fail Meja Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP) disemak oleh Pengarah dan pegawai yang
diberi kuasa meliputi TPA, TPSA dan KJK. Fail Meja AKP disemak oleh barisan pentadbir
secara bergilir berpandukan jadual yang disediakan. Pengarah selaku Ketua Jabatan kolej
bertanggungjawab untuk memastikan semua pegawai AKP mempunyai Fail Meja yang
lengkap dan kemaskini seperti yang tersurat dalam perkara 5.4, Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat. Ketidakakuran boleh disifatkan
sebagai pelanggaran Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993
khususnya Bahagian II : Kelakuan, iaitu :

4.(2) Seseorang pegawai tidak boleh –

(e) kurang cekap atau kurang berusaha;
(g) tidak bertanggungjawab;
(i) ingkar perintah atau berkelakuan dengan apa-apa cara yang boleh

ditafsirkan dengan munasabah sebagai ingkar perintah; dan
(j) cuai dalam melaksanakan tugasnya.

22