1. PROSEDUR SAAT BUKA TOKO

PT. CATUR MITRA SEJATI SENTOSA

PROSEDUR PENGAWASAN PENERIMAAN BARANG

Nomor CMSS/SOP/LP/008 Revisi ke 1

Registrasi Arsip Berlaku per 1 dari 5

Divisi Halaman ke PT.CATUR MITRA SEJATI SENTOSA

Dept / Unit Loss Prevention Status Tanggal
Pengesahan :
LEMBAR VALIDASI Diperiksa dan Disetujui Oleh :
Disiapkan Oleh :

Boedhiono Putra Fery Andrianto Ivana Ariestya
Team Prosedur Manager LP GM. Acc & Fin

I. TUJUAN

Prosedur ini memberikan panduan LP dalam melakukan proses pengawasan penerimaan
barang dari supplier dan dari DC / TOKO

II. KEBIJAKAN UMUM

1. Pengawasan dilakukan oleh LP
2. Supplier yang diterima, harus terdaftar pada Log book Pendaftaran Receiving Supplier
3. Untuk DC dan Toko, telah ditentukan slot penerimaan oleh toko
4. Untuk Barang Terjual dan tidak terdaftar, harus dikoordinasikan dengan MOD

III. RUANG LINGKUP

1. Kebijakan ini berlaku untuk kalangan PT. Catur Mitra Sejati Sentosa
2. Departemen/pejabat yang dibebani dan/atau berwenang atas kebijakan ini adalah Dept.

Loss Prevention, dan departemen/pejabat lain yang disebutkan kemudian dalam
naskah kebijakan di bawah ini
3. Prosedur ini berlaku untuk pedoman LP untuk melakukan pengawasan penerimaan
barang di gudang toko

Dilarang mencopy atau memperbanyak tanpa seijin Internal Audit SOP LOSS PREVENTION

PT. CATUR MITRA SEJATI SENTOSA

PROSEDUR PENGAWASAN PENERIMAAN BARANG

Nomor CMSS/SOP/LP/008 Revisi ke 1

Registrasi Arsip Berlaku per 2 dari 5

Divisi Halaman ke PT.CATUR MITRA SEJATI SENTOSA

Dept / Unit Loss Prevention Status

IV. URUTAN PROSEDUR

No. Urutan Prosedur Pelaksana

1 Terima daftar antrian supplier dari Admin dan melakukan pencatatan K-DOCK LUAR
pada Papan Penerimaan Supplier

2 Terima dokumen Supplier/ DC/ Toko sesuai dengan daftar antrian K-DOCK LUAR
(booking) dan yang tercatat pada Papan Penerimaan Supplier

3 Supplier yang tidak terdaftar / terjadwal pada hari penerimaan supplier, K-DOCK LUAR
harus ditolak, koordinasi dengan Kadiv Gudang dan MOD

4 Pastikan pada kolom tujuan di dokumen sesuai dengan toko penerima K-DOCK LUAR

5 Terima dokumen supplier yang sudah terdaftar untuk receiving serta
pastikan tujuan pengiriman sesuai , dan catat pada Form Barang masuk :

Supplier : DC / TOKO K-DOCK LUAR
 No PO/SJ  No Loading Doc / TO
 No Polisi Pengangkut  No Polisi Pengangkut
 Nama Supplier  Nama DC / Toko
 Jam Kedatangan  Jam Kedatangan

6 Menulis Nama Jelas pengirim pada kolom supir & kenek, dan belum K-DOCK LUAR
ditandatangani oleh sopir/knek

Dilarang mencopy atau memperbanyak tanpa seijin Internal Audit SOP LOSS PREVENTION

PT. CATUR MITRA SEJATI SENTOSA

PROSEDUR PENGAWASAN PENERIMAAN BARANG

Nomor CMSS/SOP/LP/008 Revisi ke 1

Registrasi Arsip Berlaku per 3 dari 5

Divisi Halaman ke PT.CATUR MITRA SEJATI SENTOSA

Dept / Unit Loss Prevention Status

7 Serahkan ke supplier nomor urut 1 Set (2 Nomor yang sama), sesuai

dengan nomor pendaftaran dan minta KTP/SIM milik supir, 1 Nomor Urut
K-DOCK LUAR

Di Klip pada dokumen Supplier, 1 Nomor Urut dipegang Supplier untuk

dipanggil nomor urut saat akan bongkar

8 Arahkan supplier untuk menyerahkan dokumen SJ / PO / LD / TO asli & K-DOCK LUAR
copy beserta satu kartu nomor urut bongkar ke loket admin

9 Menerima SJ / PO / LD / TO asli & copy dan juga 1 kartu nomor urut ADMIN
bongkar, jika PO Expired maka panggil sopir / Kenek dan serahkan
kembali seluruh dokumen dan kartu nomor urut dan arahkan untuk
kembali ke K-Dock Luar

10 Meminta Kartu nomor urut 1 set kembali, mengisi jam pergi, tanda

tangan pada kolom sopir / kenek,menulis PO Expired pada form barang K-DOCK LUAR
masuk dan mengembalikan Identitas dari Sopir / Kenek ketika Supplier

PO nya Expired

11 Mengawasi proses Quality Control & penanganan bongkar barang

berjalan dengan baik dan memastikan Checker melakukan proses K-DOCK DALAM
perhitungan dengan menghitung secara fisik dan menulis hasil

perhitungan pada ASN

12 Terima dokumen asli dan copy SJ/PO atau LD/TO dan ASN, serta nomor
SOPIR / KENEK

urut bongkar dari admin

13 Pastikan dokumen SJ, ASN atau LD telah ditandatangani, berikan cap “
Check Security “ pada lembaran asli dan copy pada dokumen SJ, ASN K-DOCK LUAR

ataupun LD

Dilarang mencopy atau memperbanyak tanpa seijin Internal Audit SOP LOSS PREVENTION

PT. CATUR MITRA SEJATI SENTOSA

PROSEDUR PENGAWASAN PENERIMAAN BARANG

Nomor CMSS/SOP/LP/008 Revisi ke 1

Registrasi Arsip Berlaku per 4 dari 5

Divisi Halaman ke PT.CATUR MITRA SEJATI SENTOSA

Dept / Unit Loss Prevention Status

14 Catat Secara Koli Qty dan per brand pada Form Barang Masuk dari ASN

yang sudah ditandatangani lengkap (Barang dari Supplier/DC/Toko) K-DOCK LUAR

15 Setelah dokumen telah di beri stempel kemudian memanggil sopir untuk
menandatangani pada dokumen tsb. Memisahkan dokumen yang Asli K-DOCK LUAR
dan yang copy. Asli diberikan kepada sopir, copy diberikan ke admin

16 Jam pergi diisi pada saat sopir telah terima receiving note / TI, mencatat
nomor receiving note / TI serta tanda tangan petugas dan sopir pada
form barang masuk dan memastikan sopir mengembalikan 1 set nomor K-DOCK LUAR
urut bongkar dan petugas K-Dock Luar Mengembalikan Kartu Identitas
kepada sopir.

17 Kembalikan Surat Jalan Asli atau TO yang sudah di stempel ke supir K-DOCK LUAR
pengirim barang bersama dengan Receiving Note / TI

18 Mengecek kendaraan yang telah bongkar sebelum meninggalkan area,
pastikan tidak ada barang - barang toko yang tertinggal dikendaraan. K-DOCK LUAR
Jika ditemukan ada barang yang tertinggal panggil SPV / SS LP untuk
dilakukan proses interogasi kepada Ybs.

19 Mendapat Copy ASN dan Copy Receiving Note / TI dari Admin, pastikan
ketika menerima copy dokumen catat pada log book penyerahan K-DOCK DALAM
dokumen nama admin, tanggal diterima dan tanda tangan admin

Dilarang mencopy atau memperbanyak tanpa seijin Internal Audit SOP LOSS PREVENTION

PT. CATUR MITRA SEJATI SENTOSA

PROSEDUR PENGAWASAN PENERIMAAN BARANG

Nomor CMSS/SOP/LP/008 Revisi ke 1

Registrasi Arsip Berlaku per 5 dari 5

Divisi Halaman ke PT.CATUR MITRA SEJATI SENTOSA

Dept / Unit Loss Prevention Status

20 Menyerahkan Copy ASN dan Copy Receiving Note / TI kepada petugas

CCTV dan mencatat pada log book penyerahan dokumen nama petugas K-DOCK DALAM
CCTV, tanggal, jam dan tanda tangan petugas CCTV

21 Memeriksa dan mencocokkan Formulir Barang Masuk yang di catat oleh

K.Dock dalam dengan yang diterima administrasi. Pastikan petugas LP PETUGAS

CCTV menerima copy ASN dan Copy Receiving Note TI dari K-Dock CCTV, SPV / SS

dalam yang telah ditandatangani lengkap dan mencocokkan jumlah yang LP

diterima (ASN) dengan yang dimasukkan kedalam system (Receiving

Note).

22 Jika ditemukan perbedaan segera informasikan kepada Kadiv admin dan PETUGAS

MOD/SM untuk dibuatkan Receiving Correction yang mendapat CCTV, SPV / SS

persetujuan dari MOD/SM. File dengan rapi dan simpan diruangan CCTV LP

23 Menutup catatan Formulir Barang Masuk dan menandatangani SPV / SS LP

24 Memeriksa apakah stempel Surat Jalan sudah benar penggunaan nya SPV / SS LP
dan sudah di tandatangani oleh K Dock pemberi stempel.

V. DOKUMEN PENDUKUNG No. NRA / NRF
No. Judul Form
1 FORM BARANG MASUK

Dilarang mencopy atau memperbanyak tanpa seijin Internal Audit SOP LOSS PREVENTION