บทที่7การเขียนรายงานการปฏิบัติงาน

การเขียนรายงานการปฏิบตั ิงาน เป็ นการเขียนเพื่อนาเสนอส่ิงท่ีได้
ปฏิบตั ิหรือพบเห็นต่อผู้บงั คบั บญั ชา หรือหน่วยงานที่รบั ผิดชอบ เรื่องท่ี
นามาเขียนรายงานอาจเป็ นเรื่องท่ีได้รบั มอบหมายให้ไปทาหรืออาจเป็ น

เร่ืองเกี่ยวกบั ความก้าวหน้าหรือความสาเรจ็ ของงาน
ในหน้ าท่ี ท่ี ตนรับผิ ดชอบ การเขียนรายงานผล
การปฏิ บัติ งานอาจมีผลต่อการทางานในองค์กร
ทงั้ ภาครฐั รฐั วิสาหกิจ เอกชน รวมถึงต่อผ้บู ริหาร หรือ
ผเู้ ก่ียวข้องอย่างใดอย่างหน่ึง

๗๐

รายงานผลการปฏิบตั ิ หมายถึง การเขียนเพื่อให้ทราบถึงภารกิจ
ที่ได้รับมอบหมาย หลังจากปฏิ บัติ งานเสร็จสิ้ นแล้ว และเสนอต่อ
ผ้บู งั คบั บญั ชาหรือผ้ทู ี่เกี่ยวข้องต่อไปการเขียนรายงานผลการปฏิบตั ิงาน
จึงต้องเขียนอย่างมีหลกั เกณฑ์ โดยมีสาระสาคญั ของการเขียนรายงานผล

การปฏิบตั ิงาน การนาเสนอรายงานการปฏิบตั ิงานอาจทา
เป็ นประจาเสมอตามระยะเวลาท่ีกาหนดไว้ เช่น รายงาน
ประจาเดือน รายงานประจาปี หรือรายงานของแผนกต่างๆ
บางครงั้ การนาเสนอรายงานการปฏิบตั ิงานอาจทาเป็ นครงั้
คราวตามความต้องการและความจาเป็ น เรียกว่า “รายงาน
พิเศษ” ซึ่งมกั เป็ นการวิเคราะห์หรือวางแผนงานในอนาคต

เพื่อกาหนดแนวทางการปฏิบตั ิงานของหน่วยงาน

๗๑

1 ใช้รปู แบบตามที่หน่วยงานนัน้ ๆ กาหนด
2 เขียนในรปู ของจดหมายหรอื บนั ทึกติดต่อ
3 เขียนในรปู ของรายงานขนาดสนั้

วิธีเขียนรายงานการปฏิบตั ิงาน

มีแนวทางการเขียนรายงานการปฏิบตั ิงานไว้ ๒ ลกั ษณะ คือ

๑ เขียนอย่างละเอียดทกุ ขนั้ ตอนของการปฏิบตั ิงาน

๒ เขียนแบบสรปุ ความ ๗๒

การนาเสนอรายงานการปฏิบตั ิงาน

ม๑ี ๒ ลกั ษณะ ได้แก่
การเสนอรายงานปากเปล่า
๒ การเสนอรายงานเป็นลายลกั ษณ์อกั ษร

๑ เพื่อช่วยในการตดั สินใจหรือค้นหาสาเหตคุ วามต้องการ
๒ เพ่ือช่วยสาหรบั การตดั สินใจว่า ควรจะดาเนินงานต่อไป

๓ เพื่อช่วยในการตดั สินใจปรบั ปรงุ เปลี่ยนแปลงงาน

๔ เพ่ือเผยแพร่ความก้าวหน้าของงาน
๕ เพ่ือช่วยส่งเสริมความเข้าใจ
และความร้พู ืน้ ฐาน
๗๓

การเขียนรายงานมีหลายรปู แบบขึน้ อย่กู บั วตั ถปุ ระสงค์ เนื้อหา

๑ท่ีม่งุ ศึกษาและระยะเวลาที่ทาในท่ีนี้จะแบง่ เป็น ๓ ประเภท ได้แก่
รายงานขนาดสนั้ แบบไม่เป็นทางการ
๒ รายงานขนาดยาวแบบเป็นทางการ
๓ รายงานท่ีอย่ใู นรปู ของการกรอกข้อความ
ลงในแบบฟอรม์

๗๔

๑. รายงานขนาดสนั้ แบบไม่เป็นทางการ

 มีความยาวไม่เกิน ๑๐ หน้า

บางครงั้ อาจมีแค่ประโยคเดียว

เช่น การให้ข้อมลู บางอย่าง รายงาน
ขนาดสนั้
องคป์ ระกอบ ใช้ในโอกาสเร่งด่วนกบั เรอ่ื งราว
ท่ีไมเ่ ป็นทางการนัก
 มีรปู แบบวิธีเขียนหลายแบบ แบง่ เป็น ๓ ส่วน คือ

นิยมเขียน ในรปู บนั ทึก ซึ่งมกั ใช้

เป็นการภายใน หรอื อยใู่ นรปู ๑. ตอนต้นหรอื ส่วนหน้า

จดหมายซึ่งนิ ยมใช้ภายนอกที่ ๒. เนื้อหา
เป็ นทางการมากกว่า ๓. ตอนท้ายหรือสรปุ

๗๕

๒. รายงานขนาดยาวแบบเป็นทางการ

 มีความยาวตงั้ แต่ ๑๐ หน้าขึน้ ไป องคป์ ระกอบ รายงาน
มีขอบเขตของเรื่อง
แบง่ เป็น ๔ ส่วน คือ ขนาดยาว
 มีข้อมลู รายละเอียดที่กวา้ งขวาง
ต้องอาศยั การวิเคราะหอ์ ย่าง ๑. หนังสือนาส่งรายงาน
ละเอียด มีความชดั เจนแม่นยา ๒. ส่วนต้นของรายงาน
๓. ส่วนเนื้อหา
 ใช้เป็นหลกั ฐานอ้างอิงได้ ๔. ส่วนท้าย

 นิยมจดั ทาเป็นรปู เล่ม

 มีการใส่สถิติ ตาราง รปู ถา่ ย และ
เอกสารอ้างอิงตามระเบียบแบบ
แผนที่กาหนดไว้

๗๖

๓. รายงานที่อย่ใู นรปู
ของการกรอกข้อความ
ลงในแบบฟอรม์

เป็ นการเขียนรายงานในแบบฟอรม์ ท่ีเตรียมไว้
แล้ว มกั ใช้กบั การรายงานผลที่รีบด่วน หรือรายงานท่ี
ทาเป็ นประจา เช่น การรายงานผลการปฏิบตั ิงาน
ประจาวนั การบนั ทึกผลการขายสินค้าประจาวนั

๗๗

การเขียนรายงานการปฏิบตั ิงานเป็ นการเขียนเพ่ือนาเสนอส่ิงท่ี
ได้รบั มอบหมายต่อผ้บู งั คบั บญั ชา หรือหน่วยงานที่รบั ผิดชอบ ต้องใช้ภาษา
ท่ีสุภาพ ใช้รปู แบบการเขียนรายงานการปฏิบตั ิงานท่ีถกู ต้อง เขียนในส่ิงที่
สร้างสรรคแ์ ละคานึงถึงประโยชน์ส่วนรวมเป็นสาคญั

๗๘