K V Education Code

207

                                                        APPENDIX –XXXIX  

NATIONAL  AWARDS TO TEACHERS  

  The Government of India, Ministry of Human Resource Development ( Department of 

Education ) introduced the scheme of National Awards to teachers in 1958‐59, for raising their 

prestige and giving public recognition to their meritorious services in Primary. Middle and Higher 

Secondary Schools. Kendriya Vidyalaya Sangathan is to nominate and recommend names of 16 
(sixteen ) teachers to the Government of India by 30th September. The awards will be                         

PP

presented by His Excellency the President of India on the next  Teachers’ Day. 

 

  Under this scheme , the following categories of teachers of KVS are eligible for the 

National Awards:  

 

1. Primary Teachers who have put in                                  06 Awards 

at least 15 years of service as teacher                             

and Head Master/Head Mistress with                             
20 years of service  
 

2.    

Secondary / Senior Secondary Teachers                        
teaching Secondary / Senior Secondary                         06 Awards 

classes if they have at least 15 years                                

of teaching experience to their credit. This                    

award is also open to such Principals                               

who have put in 20 years of service.   
 
 
 
3. Special category awards for Physically 
02 Awards  
 Handicapped Secondary Teachers 
 (including Principals) 

  
4. Special category awards for Physically                           
 
Handicapped Primary Teachers.  
 
For Sl .No.3&4eligibility of class room 

 teaching experience is 10 years and for   02 Awards 

Principals 15 years of service. Other eligibility   

conditions and the selection procedure will be    

the same as for categories at S.No.1&2   

  
  Total                                                                 16 Awards             

 
         

208

  The teachers recommended for consideration for the awards must fulfil the conditions 
of eligibility as contained in Annexure‐I 

 

  While making recommendations, a suitable representation to women teachers may be 
given. Main considerations that should guide the selection of teachers at Regional level are:‐ 

 

1. Teachers’ reputation in the Vidyalaya and local community. 

 

2. Teachers’ academic efficiency and desire for its improvement. 

 

3. Teachers’ genuine interest in and love for children, and  

 

4. Teachers’ involvement in the social life of the community. 
 

Teachers/ Principals whose names were recommended earlier but not conferred with 
National Award may be considered again, if they are still otherwise found eligible and are duly 
recommended by the Regional Committee, by inviting fresh applications from them. 

 

Normally, retired teachers are not eligible for the award but those teachers who have 
served up to 30th April in the year to which National Award relates may be considered if they 

PP

fulfil all other conditions.  The service rendered on re‐employment after attaining the age of 
superannuation will not count as eligible service. 

 

PROCEDURE FOR SELECTION 

 

  An initial identification would be done for the teachers who are eligible for these awards 
and only after this identification, the  necessary forms would be given to the said teachers for 
filling up   and final submission. No documents would be required to be attached  with the form 
by the teachers and in no case the said form shall be thicker than the number of pages printed 
therein. The procedure for identification and selection should be in the following manner: 

 
 
 
 

A)                Identification at the Vidyalaya Level 
 
A  Committee  consisting  of  one  Assistant  Commissioner  of  the  Regional  Office  and  one 
Principal  form  a  cluster  of  Kendriya  Vidyalayas  shall  be  formed  for  each  cluster.  This 

209

Committee  shall  identify  the  teachers  from  the  schools  falling  in  that  cluster  who  could 
apply for these awards. 

 

For Principals, a Committee at the Regional level consisting of the Deputy  
Commissioner and two Assistant Commissioners would be formed. This Committee 
will identify the Principals who may apply for  the award. 

 

Once the identification of teachers and Principals has been done the proforma of 
application shall be given only to such identified teachers and Principals. The proforma shall 
contain one blank  page also to record whatever achievements he/ she would like to 
present for the purpose of consideration. Beyond  this, no document or photocopy shall be 
attached with the proforma. Concerning Principal, the Deputy Commissioner shall certify 
the correctness of whatever has been stated by the applicant in the proforma by 
verification of supporting documents, in case it is felt necessary. 
  
The recommendations of the Chairman, VMC, must invariably be obtained on these 
applications before they are submitted for consideration by the Regional Selection 
Committee. 

 

B)        Selection at the Regional Level 

 

Regional Selection Committee shall be formed consisting of the Following:‐ 

 

1) Deputy Commissioner               Chairman 

 

2) One Principal of a KV of the             Member                                  
Regional who is a National or                                                    
Incentive Awardee  

 

3) An Educationist who is a member 
of the Regional Advisory Committee     Member 

 

 

4) An Assistant Commissioner                       Member –Secretary 
 

The Regional Selection Committee shall select two names from   each category of the award 
for submission to the KVS Headquarters for   the final selection. The recommendations of the 
Regional Selection Committee   shall be accompanied with the following documents:‐ 

 

a) Minutes of the meeting wherein selection was made. 

210

 
b) Two  copies  of  the  proforma  along  with  2  passport  size  photographs  of  the 

applicant. 
 

 
c) Photocopies of the complete APARs of the five previous years. 
 
d) Citation from   Principal / Chairman  , VMC   / Deputy  Commissioner whichever is 

applicable. 
 
The service records and antecedents of the teachers recommended must be carefully 
verified. A certificate to this effect ( Annexure – II) duly completed must be signed by the 
concerned authority. 
 
The recommendations form the region must reach the KVS (HQ) by the stipulated date  
in a sealed cover with inscription  “   RECOMMENDATIONS  FOR  NATIONAL AWARDS ”   By 
Registered / Speed Post and also through email( [email protected] ). 

HT TH

 
Applications sent directly by the teachers/ Principals and not recommended by the 
Chairman of VMC will not be entertained. 
 
The format of the proforma of applications is at Annexure‐III. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

211

Annexure‐1 
CONDITIONS OF ELIGIBILITY OF TEACHERS FOR  CONSIDERATION FOR NATIONAL AWARD  
1. Classroom teachers with at least 15 years regular teaching experience and Headmasters / 

Principals  with  20  years  of  regular  teaching  experience  and  who  are  actually  working  as 
teachers/  Principals  /  headmasters  in  recognized  primary/  middle  /  high/  higher 
secondary,  etc.  schools  only  shall  be  considered.  Teachers  who  are  teaching  up  to  Class 
VIII should be considered in the category of Primary School teachers and those teaching 
Classes IX – XII in the category of Secondary School teachers. 
 
2. Normally retired teachers are not eligible for this award but those teachers who served a 
part of the calendar year ( at least for four months i.e. up to 30th April in the year to which 

PP

National    Award  relates  )  may  be  considered  if  they  fulfil  all  other  conditions.  The  service 
rendered  on  re‐employment  after  attaining  the  age  of  superannuation  will  not  count  as 
eligible service. 
 

3. Teachers whose names were recommended last year or before can be considered again 
if  they  are  still  otherwise  eligible  and  are  recommended  by  the  Regional  Selection 
Committees. 
 

4.  Assistant Commissioners Deputy Commissioners etc. are not eligible for these awards. 
 

5. Only  those  teachers  having  requisite  years  of  teaching  experience  ,  as  mentioned  at 
SL.No.  1  above,  on  31 st   December  of  the  preceding  year  of  the  Award  will  be  eligible  to 

PP

be considered for the award. 
 

 
 
 
 

 
 
 
 
 

 

212

Annexure –II 
 

Certificate to be furnished by the Principal in case of teachers and by the Chairman VMC/ 
Deputy. Commissioner in case of the Principal  
 
  It is certified that Dr./Smt./ Shri ………………………………………………….. 
        ( Name of  the teacher / Principal with designation ) 
 
Of Kendriya Vidyalaya …………………………………………………………………….has an absolutely clear 
record of service and faultless antecedents and   that no Vigilance/ Disciplinary enquiries  are 
pending / contemplated against  her/ him. 
 
 

Signature with seal i) Principal of the school  
In case of teacher 
 
 

ii) Chairman, VMC in  
case of Principal  
 

Counter signature of Deputy Commissioner  
of the Region ( with seal) 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

213

 
 
 
 
 
Annexure –III 
 
 

Please note : one passport size 

photograph duly attested on back 

side by a Gazetted Officer should 

be attached in a separate 

envelope. The photograph should 

not be defaced in anyway. 

 

 

 

PROFORMA    FOR     RECOMMENDING    A     TEACHER    FOR       

NATIONAL  AWARD 

 

Parts    A,     B    and C    are    to    be filled in by the Vidyalaya  from sources such as teacher’s 

diary, records of Inspection, records kept by the  Principal, examination results of the school, 

confidential reports(APARs) and Service Book, etc. of the teachers. Part D and E are to be 

filled in respectively by the Chairman of the Regional Selection Committee appointed for the 

purpose. 

                                                                     

PART – A 

                              Particulars of the Teacher / Principal  

  :______________   
:______________ 
1.   Name ( in block letters ) (Hindi) 
                                  (English )  :_______________ 

 

2.   Sex with marital status  

 

214

3.   Designation and complete  :_______________                                              
________________                                               
school address with   ________________ 

pin code number 

 

4.   Complete residential address  :________________                                               
_________________ 
with pin code number  

 

 

   5.   Complete permanent address        :______________                                            

with pin code number 

      

    6.  Whether the school is Primary/       :______________                                 

Secondary / Hr. Secondary       :______________       

 

7 District & State          :______________ 

 

8. Whether belongs to                                              :‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 

      Special Category i.e.P.H. 

                                                                                                          

9.  Date of Birth                    :______________ 

 

10.  Age as on 31‐3‐ of the present year              :______________ 

 

11.  Date of Superannuation       :______________ 

 

12.  If superannuated, please clarify     :_____________                                             
_ whether extension has been given           

      by the State Authorities  
       with supporting documents     

 

13.Total service with date of joining as teacher  

 

Total Service _______years _______ months.  
 
Date of joining as teacher _____________ 
 

215

14  SERVICE RECORD 

 

Name of the    Level:  Management  Total  Duration of service 

institution(s)    Primary/  Govt. aided  enrolment  with Date, month 

Secondary  or unaided   and year 

etc. 

        (1)    (2)  (3)  (4)  (5) 

         

    
 
    
   
     
 

 

Subject  (s)    Classes     (i)  %of  A  Grades(For                  Any      
taught  taught    PRTs)  other         
(ii)  %  of  8.0&above 
(6)    (7)    CGPA(For TGTs)  responsibility 
(iii)  PI  (in  case  of   discharged 
PGTs) 
(iv)  %  of  8.0  and  (9) 
above  CGPA/PI  of 
Vidyalaya(For  Pr 
&VP) 
        (8) 

         

  
  
  

Total Experience              From                 To 

Teaching     

Administrative     

Other     

Total     

216

  

PART – B 

 

15.    

 In  the  case  of  Primary  School   

teachers,  what  concrete  steps  

has the teacher taken to increase 

enrolment  in  the  school  and    to 

avoid  dropouts  ?  Give  enrolment 

/ retention percentage figures for 

the last there years of school and 

the  Region  to  show  the  progress 

made  in  achieving 

universalization  of  elementary 

education. 

16.    

 In  the  case  of  Secondary  School   

teacher,  what  has  been  the 

dropout  rate  in  the  school  at 

secondary  level  in  the  last  five 

years?  What  steps  has  the 

teacher taken to avoid dropouts? 

 17.  

What  has  been  the  teacher’s   

class  results  in  Board  

examinations?  Give  the 

percentage  of  pass  and  first  

divisioners  in  the  class  /  subject 

of  the  teacher  for  the  last  five 

years. 

18    

 Has  the  teacher  mobilized   

quantifiable  community 

resources      for  the  physical 

development of the School? If so, 

give details. 

  

217

19.    
In  the  case  of  teacher/  Principal,   
indicate  the  number  of  cases  of 
indiscipline,  if  any,  in  the  class/ 
school during the last five years. 

 

20.   
Has  the  teacher  undertaken  any   
specific  activities  for      promoting 
National  integration?  Give 
details. 

21.     
The following information may   
specifically be given: 
‐ does he/ she indulge in   
tuitions? 

‐ does he/ she indulge in   

political / trade union 

activities? 

‐ is he/she in the habit of  ‐ 

submitting complaints 

and indulging  in 

litigation? 

             ‐is he/she punctual ?      

 

  NB. 75% weightage may be given to the above information while  

        finalizing recommendations. 

 

22.  
Has  the  teacher  undertaken  any   
innovative  experiments  for 
greater  impact  of  his/  her 
teaching  on  the  students?  Give  a 
brief note.   
  
 
  

218

23.                                                                                                                                

What  are  the  types  of  teaching   

aids,  including  mass  media,  used 

by  the  teacher  to  make 

classroom  instruction  more 

interesting? 

 

24.                                                                                                                                 

Does the teacher give any special   

attention  and  assistance  to  the 

gifted and weaker students? If so, 

give details. 

25.                                                                                                                     

Has  the  teacher  participated  in   

any  in‐service  training 

programmes,  workshops,  etc.?  if 

so,  give  details  of  the  last  five 

years. 

26.                                                                                                                         

Does  the  teacher  take  active   

interest  in  organizing  co‐

curricular  or  extra‐  curricular 

activities  in  the  school?  Give 

details. 

27.                                                                                                                                

Has  the  teacher  written  any   

articles,  text‐books  etc.?  If  so, 

give details. 

28.                                                                                                                          

Has  the  teacher  received  nay   

recognition,  award  or  prize  form 

the  school,  community  or 

Government  during  the  last  10 

years? If so, give particulars. 

29.                                                                                                                                 

Any  other  significant  achievement  not   

mentioned above. 

219

 
PART‐C 
Remarks   about   the   teacher   based   on   the   assessment   of his/ her superiors: 

 

30   

Does the teacher command   

respect among the 

students? 

31   

Is he/she able to maintain   

discipline among the 

students? 

 

32   

Does the teacher maintain   

cordial relations with his fellow‐ 

teacher and other stake holders? 

33   

Is he/she held in high esteem by   

the community, particularly the 

parents? 

 

34   

What is the extent of   

participation of the teacher in 

activities of Parent‐teacher 

Association, etc., if any? 

 

35.   

General assessment by the Head   

of the Institution. 

 

 

220

36.   

General assessment by the   

Deputy Commissioner . 

 

 

                                                             Deputy Commissioner with seal 

 

                                                   PART‐D 

 

REMARKS / RECOMMENDATIONS OF THE DISTRICT  COMMITTEE 

 

 

                                                         Chairman of the Regional Committee 

 

                                                     PART‐E 

 

RECOMMENDATION BY THE  STATE COMMITTEE 

 

 

                                                     Chairman of the State Committee 

 

                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

221

                                                                                                       Annexure‐D 

                  Kendriya  Vidyalaya Sangathan 

                                National  Award 

 

CHECK LIST‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐                                       Category‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 

 

                                                             ACR/APAR  points for last five years 

                                                         

         

       

 

Name of the Teacher: 

 

Post Held: 

 

Date of Birth: 

 

Name of KV: 

 

Total service in KVS: 

 

1.  Result of last five years: 

 

Year  Classes taught  Pass %  (i) %of 8.0&aboveCGPA(for TGTs) 

(ii)  PI(in case of PGTs) 

(iii) % of 8.0 and above CGPA/PI of 

      Vidyalaya (for Pr&VP) 

     

     

     

     

     

222

 

        For Primary Classes 

Year  Classes taught  No. of Students with   % of students 

‘A’ Grade  getting ‘A’ Grade 

      

      

      

      

      

 

2.  Innovation / Projects / Experimentation 

 

 

 

 

 

 

3.  Awards/Merit Certificates, if any ,received in the field 

 

 

 

 

4.  Publication, if any (Books ,articles with name of magazine  etc) 

 

 

 

 

 

5.  Participation in other co‐curricular activities , Scout  , 

        NSS, Sports& games 

 

 

223

6.Analysis‐quality parameters‐checklist for National Awards to 
Teachers/Principals 

  1.Name: 
 
  2. Designation &Subject: 
 
  3. Name of working KV: 
 
  4. Name of Region: 
 
  5. Date of Birth: 
 
  6. Date of joining in KVS: 
 
  7.Total service in KVS as on 31‐12‐: 
 
  8. Date from which working in the present post. 
 
  9. ACR/APAR of last five years(Max marks 25) 
 
  10.Quantitative results for the last five years(Max marks 5) 
 
  11.Qualitative results for the last five years(Max marks 5) 
 
  12. Frequency of participation in training programme/ 
         contribution to various training/in‐service courses 
         as resource person: (Max marks 5) 
 
  13. Innovative Experiments/Projects taken in curricular/ 
          Co‐curricular areas (Max marks 5): 
 
  14. Development and use of Teaching and technological aids/ 

224

         use of computers for teaching/special attention to gifted/ 
         weak children with special needs(max marks 5): 
 
  15. Contribution in administrative work &achievement in Co‐ 
         curricular activities like music,arts,sports,literatute, 
         scouts and guides ctc. Contribution to community in  
         form of in form of various social service (Max marks 5): 
 
  16. Publication (Research papers/Articles in International, 
         National journals ,books, Vidyalaya patrica ctc.) in the last 5years (Max marks 5): 
 
  17. Recognition( Max marks 20) : 
 
  18. Total marks(col 1 to 17) Max marks 80: 
 
  19. Committee (Max marks 20) : 
 
  20  Total (col 18 to 19) : Max marks 100: 
 
  21. Recommendation of Committee :  
 
  22. Remarks: 
          
   
   
 
 
 
 
 
 
 
 

225

                                                                                                    ANNEXURE ‐ IV 

 

GUIDELINES FOR RECOMMENDING NAMES FOR NATIONAL AWARDS 

 

1. The main considerations for selection of the Teachers/Principals are 

    (i)  His /Her reputation in the Vidyalaya and local community. 

    (ii) His/ Her academic efficiency and desire for its improvement. 

    (iii) His/ Her genuine interest in holistic development of children. 

    (iv) His/ Her involvement and contribution In the social life of the community.  

2.  This is analysed with the help of the following parametrs. 

     A.    ACR /APAR  of five years                             25 Marks 

     B.   Contribution                                                   35 Marks 

     C.    Recognition                                                   20 Marks –This includes 

                       i.  National Level                                20 Marks 

                             (National Govt . of India or International NGO awards) 

                      ii.  State Level                                     15 Marks 

                      iii. Regional Incentive Award           15 Marks  

                      iv. District Level                                 o5 Marks (on the basis 

                                                                                            of citation) 

       D. Committee                                                    20 marks 

   

A. RESULTS FOR LAST FIVE YEARS‐QUANTITATIVE    
 

   For Principal/Vice Principal/PGT/TGT  Marks to be  Total 

allotted  maximum 

marks to be

awarded 

I. If 95%‐100% result of Vidyalaya/Subject   05   
 
concerned in  all five years      
 
II. If 95%‐100% result of Vidyalaya /subject for 04   04   05 
years and above 90% result in one year 
III. If 95%‐100% result of Vidyalaya /subject for 03   
03 
years and above 90% result in  two years 
IV. If 95%‐100% result of Vidyalaya /subject for 02   

years and above 90% result in  three year  02 

226

V. If 95%‐100% result of Vidyalaya /subject for 01   

years and above 90% result in four years  01 

VI. If  result of Vidyalaya /subject below 90% in all   
years 
  00 

               

B. RESULTS  FOR LAST FIVE YEARS – QUALITATIVE 

 

       For Principal/Vice Principal/PGTs     
 
i.  PI  60 and above last five years  05   

    
 
ii. PI  60 and above in four out of last five rears  04   
05 
  
 
iii. PI  60 and above in three out of last five rears  03   
 
    
 
iv. PI  60 and above in two out of last five rears  02 
05 
    
05 
v. PI  60 and above in one out of last five rears  01 

  

vi If PI less than 60 all five years  00 

     For TGT   

i.  25% students getting 90% & above /A1 in three of   05 

     five years    

ii. 20% students getting 90% & above /A1 in three of   04 

     five years    

iii. 15% students getting 90% & above /A1 in three of   03 

     five years    

iv. 10% students getting 90% & above /A1 in three of   02 

     five years    

v.  05% students getting 90% & above /A1 in three of   01 

     five years  

 

 

C. Frequency of participation in training  05 
programmes/contribution to various 
training /in service courses as a resource 
person 

227

D. Innovative experiments /projects taken in 05  05 
05 
the curricular co‐curricular areas 
05 
E. Development and use of teaching and  05 
 
technology  aids/use of computers for   
 
teaching/special attention to gifted   05 

/weak/children with special needs   
 
F. Contribution to administrative work&  05   
 
achievement in co‐curricular activities like   20 

music ,arts,sports,literature,Scouts&     
guides etc. Contribution towards   
community in form  of various social     
service activities   

              

 

G. Publication (Research papers/Articles in   
International/National journals, Books,   
Vidyalaya patrika etc.) in the last 5 years  
i)  National level   05 
ii) State level   03 
iii) Vidyalevel   02 

H. Recognition   

(i) National level(National Govt.of India 20 

or any International NGO   
Awards)including innovation   
&Experimentation award &ICT   
award by NCERT   
(ii) State level (including innovative 

&experimentation award &ICT   

award by KVS    

(iii) Regional Incentive Award  15 
(iv) District Level  15 

05 

I. Committee: The committee constituted   

for recommending names for award will   

allot marks on the basis of overall   

performance and reputation of teacher 

228

considering four parameters mentioned in   20    20 

para‐1     25 
 100 
J. ACRs/APARs of last five years     25 
Total 
        TOTAL ( A  TO  J)    maximum 
marks to be 
  awarded 
 05 
           FOR PRIMARY TACHERS  Marks to be 
allotted   
 
A. Concrete steps taken to improve the   05   
 
quality of teaching at Primary level   
 
B. Results for last five years     
 
(1) If 70% and above students get A grade     05   
05 
in all five years   
05 
(2) If 70% and above students get A grade    
05 
for four years    04 
05 
(3) If 70% and above students get A grade    
05 
for  three years    03 

(4) If 70% and above students get A grade    

for  two years    02 

(5) If 70% and above students get A grade    

one  one years   

(6) If students getting A grade is less    01 

than70%   

 00   

C. Frequency of participation in training  05 

programmes/contribution to various 

training /in service courses as a resource 

person 

D. Innovative experiments /projects taken in 05 

the curricular/ co‐curricular areas 

E. Development and use of teaching and  05 

technology  aids/use of computers for 

teaching/special attention to gifted 

/weak/children with special needs 

F. Contribution to administrative work&  05 

achievement in co‐curricular activities like  

229

music ,arts, sports, literature, Scouts&   
guides etc. Contribution towards   
community in forms of various social   
service activities                

G. Publication (Research papers/Articles in     
International/National journals, Books,     
Vidyalaya patrika etc.) in the last 5 years    
i)  National level   05   05 
ii) State level   03 
iii) Vidyalaya  level   02 

H. Recognition     
 
i) National level(National Govt.of India 20   
 
or any International NGO    20 

Awards)including innovation   
&Experimentation award &ICT   
award by NCERT 
ii) State level (including innovative   

&experimentation award &ICT   

award by KVS    

iii) Regional Incentive Award  15 
iv) District Level  15 

05 

I. Committee: The committee constituted     
 
for recommending names for award will     
  20 
allot marks on the basis of overall   
  25 
performance and reputation of teacher    20 
considering four parameters mentioned 

in para‐1  

J. ACRs/APARs of last five years     25 

        TOTAL ( A  TO  J)     100 

 

FOR MISCILLANEOUS CATEGORY TEACHERS  Marks to be  Total 

allotted  maximum 

marks to be

230

A. Frequency of participation in training  05  awarded 
programmes/contribution to various  05 
training /in service courses as a resource 
person  05 
05 
B. Innovative experiments /projects taken in 05 
15 
the curricular/ co‐curricular areas 
 
C. Development and use of teaching and  05   
 
technology  aids/use of computers for   05 

teaching.   
 
D. Contribution and achievement in co‐ 15   
 
curricular activities like music ,arts,    20 

sports, literature, Scouts& guides etc.     
Contribution towards community in forms  
of various social service activities   

 

              

E. Publication (Research papers/Articles in   

International/National journals,   

Books,etc. /Editor of Vidyalaya patrika .)   
I)  National level 
ii) State level   05 

iii) Vidyalaya level   03 

 02 

  

F. Recognition   

i) National level(National Govt.of India  
or any International NGO Awards)  20 

 

ii) State level   15 
iii) Regional Incentive Award  15 
iv) Vidyalaya  Level  05 

 

G. Committee: The committee constituted   

for recommending names for award will   
allot marks on the basis of overall 

231

performance and reputation of teacher     
considering four perameters mentioned    20    20 
in para‐1  
H. ACRs/APARs of last five years     25    25 

        TOTAL ( A  TO  H)     100 

    

 

Note:‐   The screening committee constituted at Cluster/Regional level for recommending 

the names of Principals/Vice Principals/Teachers for the award should ensure that 

above guide lines are strictly followed while selection. 

 

 

 

 

 

 

232

 
                                                                                                             APPENDIX‐XLI 
 
NORMS FOR  ARCHITECTURAL PLANNING 
 

    School  buildings  should  be  planned  by  following    the   standard Engineering     
practices  with due  consideration  to  the  following aspects: 

 

(a) In  planning    of    school    buildings  ,  simultaneous    consideration          of    the  
environment,    size    and    layout,    structural                  system,    orientation,   
circulation,   climate   and  the  inter‐ relationship    of   different  spaces  are  
important.   

 

(b) While  preparing  layout plans,  buildings  should      have   long    facades  
oriented      approximately      north‐  south,    light    source      should        preferably  
face      north    orientation    and    the    shorter    facades    should      face    west   
orientation.     Adequate    care       should  be  taken  for  proper   ventilation, 
especially in   warm    and  humid  regions. 

 

  (c)  Building  should  be  planned  preferably  with “H”, “F”, “L”,  “U”,    “T”  or  
“I” shape  configuration  and  with  single loaded  corridor  to  reduce   level  
  of   noise.   

  (d) Building    should    not    be    planned    based    on    the    concept    of    central  
courtyard  system.  In case  central  courtyard  system      is  to  be  adopted,   
corridors   should   be   planned    on  the    opposite    side   of the  courtyard. 

 
(e) Provision  for    making    an    open    air  assembly    area  or  for  adding          an  
assembly  hall  at  a  later  stage   may  also  be  kept  in view   in  the  layout  
plan  or  in  the  arrangement  of  blocks. 

 

(f) Adequate    toilet  facilities  are  to  be  provided   separately for  boys  and  
girls    and    for      male    and    female    staff      members    and      these    may    be  
spread      out.      These    toilets    may        also        be      provided      with    permanent  
ventilation   and  with exhaust  fans where necessary.  

(g) The  clear  height  of  the  class‐rooms  may be kept  not  less    than     3  
meters,    subject    to    such    variations    as      may    be      prescribed      by    the  
Municipal and   other  local  authorities.    

233

  
(h)  Details  of  windows  may   be     such  that  size  of  the   glass   may not be  
more   than  0.1  sq.m  in  area , in order  to minimise     maintenance  cost.  
For  the  reasons  of  security,  grills  may     be provided  in  all   windows. 

 

 

(i) A  light    plug    shall  be    provided    at    the    back    of  the  class    rooms      for 
projection  facilities.  Necessary  provision  for  power     plugs   may  also  be  
made  in   the  laboratories,  Principal’s room,   staff   room   ,  etc., 

 

(j) Arrangements    for    water    supply    and    electricity      may    be    made  
considering    the    overall    requirements,    including    those      for      future   
expansion. 

 
(k) It is  desirable to make first  a  master   plan  of  the  entire  area  showing  
the  detailed  layout    of  the  school    along  with     provisions  for   future  
expansion,    if    any.        Areas    shall          be    earmarked      for      staff      quarters,   
hostels,      play‐  grounds,    approach      roads      and    internal  connecting  roads, 
green      areas      ,  location  of    septic    tank,    OHT/Sump,          sub‐    station    etc.  
Construction      then    could    be    taken    up    in    a    phased    manner    depending  
on  priorities. 

 
(l) Landscaping    of    open    areas    especially    in    consideration      to        buildings  
planned   is  desirable   as  it   helps   in  increasing      comfort conditions in  
the  building   and   also  in  the surrounding  environment .  Trees    should  
shade  west  elevation.  Bows  of  trees  or  shrubs  should  be  at  right  angle 
of  the  source  of  light to the  building      in  order    to    avoid    glare    in    the  
room. 

 
(m) Proper surface  and  rain  water  drainage    should   also   be  planned   so  
that  there  is  no  stagnation  of  water    during      monsoon. 

 
 
 
 
 
 
 

234

CLIMATE  AND  DESIGN  CRITERIA  FOR  COMFORT : 
 
    India  is  a    big      country    with    varying    climatic    conditions.    Vidyalayas    are  
located  in  different   climatic   zones,    requiring      different    comfort   conditions .  Each  
comfort  condition     has    its    own  architectural  demands. 

 
    In  the  warmest  and  most  humid   areas,  solar  protection        and  Ventilation  
are  essential  for  comfort.  Comfort  in  these  zones  is  mainly achieved  by  choosing  sites  
which  are   exposed  to  breeze  and      which have  sufficient  vegetation  to  absorb  solar  
radiation;  orientating      the  main facades  of   the   buildings    approximately   north‐  sout (  
with  Corrections  to  increase   ventilation  );  planning  single banked  buildings  with 
openings  of  a size   and  position  to  achieve  required   ventilation      and   shading   all   
openings   from    sun   radiation. 

 
FUNCTIONAL  REQUIREMENTS  OF  SCHOOL  BUILDINGS  

(a)  When  two  rooms   are  facing   each  other,   doors   should          not  be  
kept      facing    each    other    but    should    be    kept    on    alternate      corners    of  
each  room  so  that   they  are   farthest  from   each  other. 

(b) Chemistry lab. should  be  planned  on  ground   floor. 

(c) Necessary   built‐ in – facilities  like  teachers’  cup‐boards,                  bulletin  
boards    ,  and    display      boards    in    class  –  rooms,    corridors,    cabinets    for  
each    teacher    in    the    staff  common    room  ,    built‐  in  almirahs    in   
laboratories,    under    work    benches,    store    ,    PET  room    may    also    be  
provided. 

(d) Sprouts(pernala)  is  to  be  provided  in  place  of  rain      water pipe. 

 

 

 

 

 

235

                                                                                  APPENDIX‐ XLII(A) 

KVS  (RECOGNITION OF ASOCIATION )  REGULATIONS  1995 

1. Short  Title   and  commencement 

These  regulations  may  be  called  the  Kendriya  Vidyalaya    Sangathan (Recognition  
of  Service  Associations)  Regulations,  1995.These  shall  come  into  force  with  
immediate  effect. 

2. Definition                                                                                                                                             
In these   regulations  ,  unless  the  context  other wise  requires:‐                                     
a)  “Sangathan  “ means  the  Kendriya  Vidyalaya Sangathan                                                  
b)  “Employee “ means an  employee  of  the  Sangathan and to whom the  Central  
Civil  Services ( Conduct ) Rules, 1964,  apply  mutatis mutandis.  

3. Application                                                                                                                              
These  regulations  shall   apply   to  Service  Associations  of  all  employees   of  the   
Sangathan. 

4. Service  Associations  already  recognized                   
[

    A    service      Association    which    has    been    recognized    by      the      Sangathan  
before    the    commencement  of  these  regulations    and  in  respect  of  which    the  
recognition  is  subsisting  at  such  commencement  ,  shall  continue  to be so recognized  
for  a  period  of    one  year  from  such  commencement  or  till  the  date  on  which  the  
recognition  is withdrawn,  which ever  is  earlier. 

5. Conditions  for  Recognition of  Service  Associations. 

A      Service      Association    may    be  recognized    by    the    Sangathan    on    the  
following  conditions  , namely:‐ 

a) An  application for  recognition of     Service   Association   has  been  made  
to  the  Sangathan  containing  Memorandum  of    Association,  Constitution,  
Bye‐ Laws  of  the   Association,         

 

236

 
      names  of  office  bearers,  total  membership  and  any  other 
      information   as  may  be  required  by  the   Sangathan; 
 
b) The  Service  Association  has  been  formed   primarily     with        the  object   

of  promoting the common  service interest of its    members; 
c) Membership  of  the   Service  Association  has  been restricted  to  a   distinct   

category      of      employees          having    common  interest,  all  such  employees   
being  eligible  for  membership  of  the  Service  Association  . 

d)  i)      The  Association  represents  minimum  35  percent  of            total  
number  of  a category  of  employees  provided  that where there  
is  only  one  association  which commands more than  35  percent  
membership  ,  another  Association  with  econd    highest 
membership,  although  less  than 35 percent , may be recognized if 
it commands  at least   15  percent  membership; 

ii)    The  membership    of    the  employee    shall    be    automatically  
discontinued  on his  ceasing to belong   to  such  category; 

e) Employees  who  are   in  service  shall  be  members  or  office  bearers  of  
the  Service  Association  ; 

f) The  Service  Association  shall   not  be  formed  to   represent   the interests  
or  on  the  basis  of  any  caste, tribe  or  religious  denomination  or  of  any  
group  within a  section  of  such caste,  tribe  or  religious  denomination; 

g) The    Executive  of    the      Service    Association  has  been  appointed  from 
amongst the members only; and 

h)  The funds of the Service Association consist  exclusively    of  subscriptions   
from   members   and      grants, if  any  made    by the  Sangathan,  and  are  
applied    only    for    the    furtherance        of    the  objects      of    the    Service  
Association . 

 

 

 

237

6. Conditions  subject   to  which  Recognition is continued: 

Every   Service   Association  recognised  under  these   regulations  shall   comply  
with  the  following  conditions, namely; 

a) the    Service    Association      shall    not  send    any    representation    or    deputation  
except in connection   with  a  matter  which is  of  common  interest to members of  
the   Service  Association   

b) the   Service  Association   shall not espouse  or  support  the cause  of  individual  
employees  relating to  service  matters; 

c) the Service  Association  shall  not maintain any  political fund  or lend itself to the 
propagation of the  views  of  any  political   party  or a  member  of  such party; 

d) all  representations    by    the  Service    Association      shall  be    submitted    through  
proper  channel  and  shall be  addressed to the  Commissioner, Kendriya  Vidyalaya  
Sangathan. 

e) a  list    of  members  and    office    bearers,  up‐to‐date  copy  of            
the  rules and an audited  statement of  accounts of the   Service  Association   shall 
be  furnished to the Sangathan  annually  through proper channel  after  the  annual  
general  eeting  so  as  to  reach  the    Sangathan  before  1st  day            
of July  each year; 

f) the Service  Association   shall abide  by  and  comply  with all the  provisions of its  
constitution/bye‐laws; 

g) any amendment in the constitution / bye‐laws  of the   Service  Association   , after 
its    recognition  under    these      Regulations,  shall  be  made  only  with    the    prior  
approval  of the  Sangathan; 

h) the  Service    Association  hall  not    start  or  publish  any            
periodical    magazine  or  bulletin    without    the    previous            
approval  of  the  Sangathan; 

 

i) the        Service    Association      shall  cease  to  publish  any  periodical    magazine  or 
bulletin      if  directed  by  the    Sangathan  to  do  so,    on  the    ground  that    the 
publication  thereof    is  prejudicial  to  the  interests  of  the    Sangathan,  Central 

238

Government,  the  Government    of    any    State  or  any  Government    authority    or  to 
good  relations  between  employees  and  the    Sangathan  authorities,  or  to  good  
relations between the Government   of India and the Government of foreign State; 

j) the Service  Association   shall  not  address  any  communication to or enter  into 
correspondence    with    a  foreign  authority  except  through  the  Sangathan  which            
shall have  right to withhold it; 

k) the Service   Association  shall not  do  any  act  or  assist  in the  doing of any  act 
which,  if    done  by  an    employee,  would    contravene  any  of  the  provisions  of  the  
Central Civil   Services ( Conduct) Rules 1964; and  

l) communications  addressed  by  the Service  Association  or by any office‐bearer on 
its    behalf  to  the  Sangathan  or  a  Sangathan  authority  shall  not    contain  any  
disrespectful   or  improper  language.    

7. Verification 

(1) The  verification  of  membership  for  the  purpose    of      recognition  of  a  Service  
Association  shall  be  done    by    the    Check‐off‐system  in  pay‐rolls  at    such 
intervals  and  in such manner as prescribed  in Annexure – A. 

(2) The    Sangathan    may,  at  any    time,    order    a    special    verification    of 
  membership  if it is  of the  opinion, after an  enquiry, that  the  Service  
Association     does  not  have  the  membership    required under  sub‐clause  (i) 
of clause (d) of Regulation 5. 

8. Withdrawal  of  Recognition 

If,  in  the  opinion  of  the  Sangathan,  a   Service  Association, recognized under 
these    regulations, has    failed    to  comply  with  any  of  the  conditions set out in 
regulations 5 or 6 or 7,the  Sangathan may , after  giving an opportunity  to the 
Service    Association  to  present  its  case,  withdraw  the  recognition  accorded  to 
such Association. 

9.   Relaxation 

The Chairman,    Kendriya  Vidyalaya Sangathan , may  dispense with or relax the 
requirements of any of  these  regulations  to such extent and subject  to  such  
conditions as  he  may  deem fit  in  regard to any    Service  Association.            

239

10.       Interpretation 

If any question arises as to the interpretation  of   any  of  the    provisions  
of  these  Regulations  or  if  there  is  any  dispute relating to fulfillment  
of  conditions  for  recognition  , it shall be  referred to the Chairman,  
Kendriya  Vidyalaya Sangathan, whose decision  thereon  shall be  final. 

 
      11.                   Extension  and  Application  of  Department  of  Personnel  and    
                        Training    Instructions 
 

The Instructions  issued  by  the  government of India  in  the       
Department  of  Personnel and Training regarding  the Recognition of Service  
Associations  and  other  related   matters  are  applicable  mutasis‐ mutandis  in  
implementation  of  these  regulations. 
 
12.           Repeal 
 

The      Kendriya  Vidyalaya Sangathan ( Recognition of    
    Associations)  Rules, 1985, are  repealed  with  immediate  effect.   
  

          

  

                                                             

 

 

 

 

                     

 

 

240

ANNEXURE – A 

  

Procedure  for  verification of Membership of  Associations  for the purpose of  
recognition under  the  Kendriya Vidyalaya Sangathan  (Recognition of Service  Associations), 
Regulations, 1995. 

 

1. In  terms  of  Regulation  7  of  the    above    mentioned  Regulations,  the  verification  of 
membership for the purpose  of  recognition of  a Service  Association shall be done by 
Check‐off‐system in pay‐rolls. 

 

2. Check‐off  system is a  means to verify  the membership  of  an  Association  on the 
basis  of    deduction  of  subscription  from  the  pay‐rolls  .  Under  the    system,  each  
employee,  who  is    a    member  of  an  Association  ,  is  required    to    apply,  in  writing,  to 
the    DDO    or  any    other    designated    authority,  his    consent  for  the  deduction  of            
annual  subscription  for  the  financial    year    from  the    pay‐roll  in  favour  of  a  particular 
Association.  A  specimen      of      the    application    is  enclosed  in    Annexure‐B.  On  receipt  
of  the      application    ,  the  Association    is    required  to  confirm  the  membership  and 
thereafter  pass on the application  to  the  DDO for effective   recoveries. 

 

 

3. Consent  for  deduction  of annual  subscription  shall  remain  valid            
till  altered or withdrawn. The  revised option for  deduction, if  any ,  can be exercised 
only in the month of April each  year  to be  effective  from  July  of that  year. 

 
4. Under check‐off  system, an employee may subscribe to only ONE Association. For  the  
purpose of fulfillment of the  requirement of minimum membership under Regulation 
5(d)  (i)  of  the  KVS(RSA)  Regulations,  1995,  only    such  of  the  members            
who  have  paid  the  subscription through the check‐off  system   shall be  taken into 
account. 

 

 

5. Recoveries    of    annual    subscription    from    pay    roll    in    favour    of    a    particular  
Association   shall be made  by  the  DDO once a  year  in  the month of  July. 

241

 

 

6. Broad    guidelines    for    the    conduct    of    the    verification  of            
Membership  is  enclosed    as    Annexure‐C.  This  procedure    is  to  be    adopted  for 
recognition  of Associations at  the initial  stage.   The    guidelines    are  by  no  means  
exhaustive        and      KVS(Hqrs)  can  issue  instructions    modifying    or    supplementing  
these  guidelines   provided  the  changes  do  not  infringe  any of  the  provisions of  
  KVS(RSA) Regulations, 1995. 

 
7. Detailed    procedure    regulating    recovery    of    subscription    from    the      pay‐rolls, 
accounting  and  the  consolidation  of  accounts, is  given  in  Annexure‐ D. 

 
8. The    Procedure    for      crediting    the          subscription  deducted      by  the    DDO      to  the   
Association’s  account    may    be    finalized    by    Commissioner,  Kendriya  Vidyalaya 
Sangathan, in consultation    with  the  concerned  Association.   

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

242

 
 

ANNEXURE‐B 
 

LETTER  OF  AUTHORISATION 
 

    I …………………………………………………( name and designation)  being a 
      
      member  of ………………………………………………….Association  hereby  authorise 
 
      the deduction of  sum of Rs……………………………………………being  subscription 
 
      for…………………………………… year,from my salary and authorize its payment  
       
      to…………………………….Association. 
 
 

                                         Signature: 
                                  Name 

                                           Designation 
                                                    Vidyalaya/ Office 

 
 

 
TO BE FILLED  IN  BY  THE  ASSOCIATION 
 

    It   is  certified  that  Sh./Smt…………………………………………………. of 
 
……………………………………………………………………..Vidyalaya/Office is a member of 
 
………………………………………..Association. 
 
 
 

                                              Signature of authorized 
                            Office Bearer 
             Date: 

243

                                                  
ANNEXURE‐C 

BROAD GUIDELINES AND SCHEDULE FOR THE CONDUCT   OF VERIFICATION OF MEMBERSHIP 
OF ASSOCIATION 
 

  The    verification of membership   of  an  Association  would  broadly  involve  the  
following    steps: 

 

 

i)  The circular  shall be  issued  by  Kendriya   Vidyalaya  Sangathan  (Hqrs) calling   for  
applications    from  the    associations  who    wish  to    be    recognized  including  existing  
recognized    Associations    who  are    in    any    case    to    seek    fresh    recognition.    The  
applications  in  the   prescribed  proforma  should be accompanied  by the  following  
documents:  

 

(a) Memorandum of  Association 

 

(b) Constitution/Bye‐laws  of  the  Association 

 

 

(c) Names of the Office  Bearers  of  the  association 

 

(d) Estimated  membership of  the  Association. 

 

 

All applications  should  reach  the  authorized    officer   within   one    month   from  
the  date  of  issue  of  the  circular.  
 
ii)       The  applications  should   be      scrutinized  in  the  first  instance  by   Kendriya 
Vidyialaya Sangathan (Hqrs) to ensure that they conform  to  the  provisions of the  KVS(RSA) 
Regulations,   1995.  It may,   however    ,  be    kept    in  mind    that    the    associations    are  
formed with the object  of  promoting   the   common  service  interest  of a distinct category 
of    Kendriya Vidyialaya Sangathan  employees  so  that the commonality  of  interest  can  be  
secured      to        the    maximum  extent    and    each    Association    functions    as  a    homogenous  
group.The  scrutiny  should  be completed  within  one   month   as     per  Instructions  
issued  by  the  Department  of  Personnel   and Training. 
 
iii)       Simultaneously,  the  work    of  ascertaining  the  choice  of  the  staff  and  obtaining  
their  consent  for  deduction  of  subscription   from   the pay‐ roll in proforma at Annexure‐ 
B should begin.  Commissioner, Kendriya Vidyialaya Sangathan  , will  prescribe the  time limit  
and    the    detailed      procedure      to    be    followed    by      Principals  of    Vidyalayas    and    Deputy     
Commissioners      of  Regional    Offices    and      Kendriya  Vidyialaya  Sangathan      (Hqrs)  for 

244

completion  of  the  work  related    to    the    verification,  compilation    and    remitting    of  
information  to  nodal    point    at    Kendriya    Vidyalaya  Sangathan    (Hqrs).  The    concerned  
officer  at    Kendriya    Vidyalaya  Sangathan    (Hqrs)    after    compilation    of    information  should  
put  up    the    proposal    for    obtaining    the    approval    of      the    Chairman,  Kendriya  Vidyialaya 
Sangathan    ,  to  accord  the      formal    recognition  to  such  of  the    associations    who    fulfill    all 
the    requirements  of  the  KVS(RSA)  Regulations,    1995,    and    instructions    issued    by      the 
Department  of  Personnel  and  Training   on  the  subject.    
 

iv)  The  Drawing  and  Disbursing  officers   should  complete  the  work related   to  
the  verification  and  its  compilation  and  remit       the    information  to the  
nodal  authority   at  the    Kendriya Vidyialaya Sangathan  (Hqrs )with in  time  
limit  to  be   prescribed     for   the       purpose.                 

 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

245

ANNEXURE –D 

SUBJECT :  Procedure for deduction towards membership subscriptions to Service 
Associations of Kendriya Vidyalaya Sangathan employees from salary bills‐ 
regarding  

  The following procedure regarding recovery of subscription for  the Association from 
the  pay‐rolls  may  be  followed  by  all  Vidyalayas,  Regional  Offices  and  Kendriya  Vidyalaya 
Sangathan (Hqrs): 

 

1. Every employee wanting to be a member of a Service     Association would have to give 
in  writing  to  the  DDO  in  the  proforma  as  prescribed,  his  consent  for  deduction  of            
subscription  form  his  pay  bill.  The  consent  is  to  be  sent  through  the  authorised 
regional  representative  of  the  concerned  Service  Association,  to  which  the 
membership is sought, 

 

2. The  consent  letters  given  by  the  employees,  will  be  grouped        
category  wise  and  filed  securely  in  guard  files.  The  details  of        
the  consent  will  be  noted  in  a  register  by  the  DDO,  the  format    of        
which is indicated in Annexure –E. 

 

3. The recovery shall be made at such intervals as prescribed by  the Kendriya Vidyalaya 
Sangathan (Hqrs). 

 

4. An  extract  from  this  register,  in  duplicate,  will  be  given  to  the            
cashier for making necessary entries in the acquittance roll of  the month concerned. A 
suitable column in the acquittance roll may be opened in the relevant month to record 
the  deductions  separately.  The  deductions  made  by  the  cashier  through            
acquittance  roll  will  be  outside  the  cash  transactions  of  the  Government  /  Kendriya 
Vidyalaya Sangathan account. 

 

5. The  DDO,  after  making  the  deductions,  will  remit  the  amount  to  the  concerned 
Associations/  Regional  Office  /  KVS  (HQ)  as  per  instructions  of  Kendriya  Vidyalaya 
Sangathan(HQ), indicating the total deductions and the total number of persons covered         
by  the  amount  remitted.  The  amount  may  be  remitted  to  the    functionaries  as  may  be 
authorised by the Association to receive   the subscription. 

246

 

6. The  DDO  shall  also  reconcile  the  total  deductions  with  the  details            
of  membership  of  different  Associations  as  per  his  records.  Suitable  endorsement  in 
the register mentioned in para 2 above  shall also be made by the DDO. 
 

7. The  DDO  shall  report  to  such  authority  in  Regional  Office/Kendriya  Vidyalaya 
Sangathan (Hqrs) and at such intervals as may be prescribed by the Kendriya Vidyalaya 
Sangathan  (Hqrs)  the  details  with  regard  to  the  total  number  of  persons  belonging            
to  each  of  the  Service  Associations.  The  proforma  in  which  the            
statement is to be sent is enclosed as Annexure – E. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

247

Appendix  XLII(A) 
ANNEXURE‐ E 
 

REGISTER TO BE MAINTAINED  BY  THE DDO 
FOR  CATEGORIES  OF  EMPLOYEES 
 

 
s.   Name             Year 95‐96          Bill    Year 96‐97  Bill     Year  97‐98  Bill 
no  Name of the                 Name of the                Name of the                      

Association                    Association                    Association 
    of which a                    of which a                      of which a   
  member                        member                          member  

(1)        (2)                         (3)                            (4)               (5)                          (6)                (7)                   (8) 

 

  

 

 

ANNEXURE‐ F 
 

PROFORMA  OF  STATEMENT  TO BE  SENT  BY 
THE  DDO  TO THE NODAL  OFFICER 
 
 

S.no      Category     Total  No.of            Name of the        Membership      remarks                                  
                                   employees in          Association          as per check  
                                     that Category                               of system 

(1)               (2)                           (3)                                    (4)                          (5)                  (6) 

 

 

 

 

 

248

 
  Appendix  XLII(B) 

 
SCHEME     OF     JOINT     CONSULTATIVE     MACHINERY    FOR                                     

KENDRIYA   VIDYALAYA   SANGATHAN 
    With  the  object  of  promoting  harmonious  relations  and  of  securing  the  greatest 

measures  of  co‐operation  between  the  Sangathan  in  its  capacity  as  employer  and  the 
general  body  of  its  employees  in  matters  of  common  concern,  and  with  the  object 
further,  of  increasing  the  efficiency  of  services  combined  with  these  employees,  the 
Kendriya  Vidyalaya  Sangathan  has  decided  to  establish  a  machinery  for  joint 
consultation  and  arbitration  of  unresolved  differences.  The  essential  features  of  the 
scheme for setting up such a machinery are described    below: 
 
  CONSTITUTION AND PROCEDURE  
 
1)    The Scheme will cover all regular employees of the Sangathan    except GROUP‐‘A’ 

Officers. 
 
2)   The  Machinery  will  supplement,  and  not  replace,  the  facilities      provided  to 
employees to make individual representations, or to Associations of employees to 
make  representations  on  matters  concerning  their  respective  constituent  service 
grades etc. 

 

3)    There will be a Council, called the Joint Consultative Machinery  (JCM) of Kendriya 
Vidyalaya Sangathan which will deal with matters relating to conditions of service 
and  work,  welfare,  and  improvement  of  efficiency  and  standards  of  work  of  all 
regular employees of the Kendriya Vidyalaya Sangathan. 

 

4)   The Council will consist of an official side and a staff side. The official side will be 
decided  by  the  Chairman  of  the  JCM  of  the    Kendriya  Vidyalaya  Sangathan  and 
may  consist  of  seven    members  who  will  include  the  Vice‐Chairman,  Kendriya                  
Vidyalaya  Sangathan,  Finance  Member  of  Kendriya  Vidyalaya  Sangathan,  two 
members  of  the  Board  of  Governors,  Commissioner,  Additonal  Commissioner 
(Admn.) and Joint        Commissioner (Admn.) of the Sangathan. The staff side may                  
consist  of  seven  members  to  be  nominated  by  the  Associations,  in  the  manner 
prescribed in the Constitution. The Vice – Chairman,  

 

249

     Kendriya  Vidyalaya  Sangathan,  will  be  the  Chairman  of  the      Council.  The  staff  side 
will elect its own leader. Each side will   appoint its own Secretary / Secretaries. 

 

5)    No  person  who  is  not  an  employee  of  the  Sangathan  shall  be  a  member  of  the 
staff side of the Council. 

 

6)   The  Associations  will  nominate  their  representatives  for  a  period                  
of three years; but there will be no bar on re‐ nomination .  Vacancies caused by 
death, retirement, transfer etc., will be   filled for the unexpired term. 

 

NOTE :  An  Association  may  replace  on  the  Council  such  of  its                     
representatives  as  have  ceased  to  be  its  office  bearers  at  annual 
elections or by exigencies such as a vote of no‐  confidence  

SCOPE AND FUNCTIONS 
    7)      The  scope  of  the  Council  will  include  all  matters  relating  to  the                         
of  service  and  work,  welfare  of  the  employees  ,  an  improvement  of  efficiency  and 
standard of work provided however, that (i) in regard to recruitment , promotion and 
discipline,  consultation  will  be  limited  to  matters  of  general  principles  and  (ii) 
individual cases will not be considered. 

 

8) The official side will conclude matters at the meeting of the Council and will not 
reserve them for later decisions by the Kendriya Vidyalaya Sangathan. 

 

9)    The  Council  may  appoint  Committee(s)  to  study  and  report  on    any  matters 

falling within its scope. 

 

10)      Subject  to  the  final  authority  of  the  Board  of  Governors  of  Kendriya    of 

Vidyalaya Sangathan, agreements reached between the two sides of Council will 
become operative. 

 

11)     If  there  is  no  agreement  between  the  two  sides,  the  matter  may  be 
transmitted  to  a  Committee  of  the  Council  for  further  examination  and  report. 
But, if a final disagreement is recorded in the Council ( after the disagreement in 
the  Committee  having  been  ratified  in  the  Council)  and  the  matter    is  one  for 
which  compulsory        arbitration        is        provided,      it      shall      be      referred    to 
arbitration, if either side so desires. In other cases, the Board of Governors will 
take action according  to its own  judgement. 

 

250

12)    A matter disposed of by the Council in any manner will not be placed on the 
agenda during the following 12 months, unless,  for any special reason, the 
Chairman of the Council directs otherwise. 

 

13)   The Council will frame rules for the conduct of its business. 

 

ARBITRATION  

 

14)   Compulsory arbitration shall be limited to :‐ 

 

i)  Pay and Allowances; 

ii)  Weekly hours of work, and  

iii)  Leave of a class or grade of employees. 

15)    As to the question whether or not a  particular issue falls  within  the scope of 
any of the above arbitrable items, the decision of  the Ministry of  HRD in the 
matter will be final. 

 

16)   Cases of individuals shall not be subject to arbitration. 

 

17)     A dispute shall not be referred to arbitration unless it has been considered by 
the Council and final disagreement between the  two sides has been recorded. 

 

18)    On a final disagreement being recorded as mentioned in clause 11 and 17, the 
Ministry of HRD shall appoint  a Board of Arbitration as soon  as possible. The 
Board will consist  of three members‐ one drawn from a panel of three names 
submitted  by  the  official  side  of  the  Council,  one  from  a    similar  panel 
submitted  by  the  staff  side  and  a  Chairman,  who  will  be  an  independent 
person. 

 

19)(i) In determining a dispute, the Board of Arbitration shall        examine the merits 
of the case presented by both the official and staff sides and take into account 
all other relevant   factors  

 

 

(ii)  matters  determined  by  the  Government  in  accordance  with  the 
recommendations  of  a  Commission,  in  case  made  application  to  the 
Sangathan,  will  not  be  subject  to  arbitration  for  a  period  of  five  years  on 
the date of the recommendations after which they will become arbitrable 
with reference, as  far as possible, to the factors referred to in (i) above 

 

251

20)    Subject to the over‐ riding authority of the Ministry of HRD, recommendations 
of the Board of Arbitration will  be binding on both sides.  
 

21)    Orders  made  by  the  Sangathan  in  pursuance  of  the  recommendations  of  the 
Board  of  Arbitration  shall,  unless  otherwise  specified  in  those 
recommendations or modified by mutual agreement, remain in operation for a 
period of three    years. 

 

    AMENDMENT 

22)   Any amendment or alteration in the Scheme or in the constitution/ rules made 
there‐under shall be made by the Council  
 

    INTERPRETATION  OF RULES  

23)     If  any  question  arises  as  to  the  interpretation  of  any  of  the  clauses  of  the 
Scheme  or  the  constitution  /  rules  made  there‐    under,  it  will  be  decided  by 
the Chairman of the Council. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

252

Appendix  XLII(B) 
KENDRIYA VIDYALAYA SANGATHAN 

 
CONSTITUTION    OF    THE   COUNCIL   UNDER THE  SCHEME                 

OF    JOIN    CONSULTATIVE   MACHINERY   OF                                            
THE KENDRIYA VIDYALAYA SANGATHAN 

1) SHORT TITLE 
The  Constitution  may  be  called  the  Constitution  of  the  Council                      

under  the  scheme  of  the  Joint  Consultative  Machinery  of  the  Kendriya  Vidyalaya 
Sangathan 

 
2) APPLICATION 

The  constitution  shall  cover  all  the  regular  employees  of  the  Sangathan  for 
whom the scheme is applicable  

 
3) HEADQUARTERS  

The office of the Council will be situated at Delhi and or at such other places as 
the Kendriya Vidyalaya Sangathan shall determine. 

 
4) OBJECTS  

The  objects  of  the  Council  are  to  promote  harmonious  relations  and  to  secure 
the greatest measure of  co‐operation  between  the    Sangathan  in  its capacity as an 
employer, and the general body of its employees in matters of common concern and 
further  to  increase  the  efficiency  of  services  combined  with  the  welfare  of  these                      
employees.  It  shall  also suggest  ways  and  means to  raise  the  academic  standard  in 
Vidyalaya  

 
5) SCOPE AND FUNCTIONS 

The scope of the Council will include all matters relating to conditions of service 
and work, welfare and improvement of efficiency and standards of work of all regular 
employees of the Kendriya    Vidyalaya Sangathan. Provided , however, that: 

 
i)  in regard to recruitment, promotion and discipline, consultation will be 

limited to matters of general principles. 
ii)    Individual cases will not be considered  
 

 

253

 

 

 

6) MEMBERS OF THE COUNCIL  

 

The Council shall consist of :‐ 

  ‐ Chairman of                        
the Council 
A) Vice‐ Chairman,         

Kendriya Vidyalaya Sangathan                

 

B) Representatives on the Official Side  

 

1) Finance Member,        ‐ Member     

      Kendriya Vidyalaya Sangathan              

  ‐ Member(s)   

2) Two Members of the Board of    

     Governors , Kendriya Vidyalaya                                      

     Sangathan ( to be nominated        

       by the Chairman, KVS) 

3) Commissioner,          ‐ Member      

   Kendriya Vidyalaya Sangathan 

 

4) Additional  Commissioner ( Admn.)    ‐ Member  

  Kendriya Vidyalaya Sangathan 

 

5) Joint Commissioner  ( dealing with JCM matters )         
Kendriya Vidyalaya Sangathan          ‐‐‐‐‐‐ Member Secretary 

 
C) Representative on the Staff Side 

 

The shall not be more than 7 members on the staff side to be nominated by 
the Associations recognized for the purpose of representation on the Staff 
Council. The 7 seats may be distributed according to the numerical strength 
of members  represented by these Associations in the following manner:‐ 

 

i)     Teachers’ Association      ‐ 04 
ii)    Non‐ Teaching Staff Association  ‐ 02 
iii)   Hqrs. Staff Association     ‐ 01 ( when 
                        existence) 
      total           ‐ 07  
 
 
 

254

Note : Distribution of seats may be done by the Chairman in consultation with 
the Association / Unions in any other  

  manner acceptable  to Association / Unions 
 

D) The staff side and official side may appoint its Secretary / Secretaries from 
amongst its representatives. 
 

E) Leaders  

 

The  staff  side  shall  elect  by  simple  majority  one  of  its  members  as  its 
leader,  who  shall  hold  that  office  for  a  period  of  one  year  but  shall  be 
eligible for re‐election; a vacancy caused by death, retirement, resignation 
, transfer, etc., will be filled for the unexpired term. 
 
F) Permanent Secretariat  
 
There shall be a Permanent Secretariat of the Council under the control of 
the Chairman. 
 
7)  NOMINATION    OF   REPRESENTATIVES   ON   THE   STAFF  SIDE BY 
RECOGNISED    EMPLOYEES’   ASSOCIATIONS  
 
1.  At the commencement of the Constitution and thereafter   when occasions 
arise,  each  recognized  employees’    Association  shall  be  intimated  in  form 
‘A’ the number of members it may nominate on the Council. 
 
2.  On  receipt  of  intimation  as  in  Clause  (1),  a  recognized  employees’ 
Association  may  intimate  in  form  ‘  B’  the  names  of  its  representatives 
nominated by its Executive Committee. 
 
3.  In the event of retirement,  resignation,  death  etc., of  a  representative  of 
an employees’ Association, such Association may nominate or, in the case 
of retirement, re‐ nominate its representatives in form ‘C’. 
 
 
 
4.  on receipt of intimation under clause (2) or (3) above, as the case may be, 
the  Chairman  of  the  Council  shall  consider  whether  the  nomination  is  in 

255

accordance with the   provisions of the scheme and inform the employees’ 
Association concerned. 
 
8)    TERM OF MEMBERSHIP 
 
1.  The employees’ Association will nominate their representatives on the 
staff side for a term of three years; but there will be no bar to re 
nomination. 
 
2.  Vacancies caused by death, retirement, resignation, transfer etc. will be 
filled for the unexpired term. 
 
NOTE :  Where a person becomes a member of the Council by reason of the office 
or appointment he holds, his membership of the Council shall ipso facto 
terminate when he ceases to hold that office or appointment 
 
9)   APPOINTMENT OF COMMITTEES  
 
  The council may appoint Committee from amongst its members to study and 
report on any matter falling within its scope. 
 

 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

256

                                                                                                            Appendix  XLII  ( B) 

KENDRIYA VIDYALAYA  SANGATHAN 

RULES FOR  THE  CONDUCT OF BUSINESS   FOR 
THE COUNCIL  UNDER JCM FOR 

KENDRIYA VIDYALAYA  SANGATHAN 

The  following  rules shall  govern  the conduct of business of the   Council  
under  the  Scheme  of  Joint  Consultative  Machinery  for   Kendriya  Vidyalaya  
Sangathan. 

 
1.         SHORT   TITLE  

 
       These  rules   may be  called  the  rules  for  the  conduct of business  of  the  
Council.  . 
 
2.        MEETINGS 
 

2.1)    The  ordinary  meetings  of  the Council  shall be  held not less  than  once  
in  four  months  viz. in  February,    June and   October. Notice for a meeting 
shall be  sent  by  the  Member  Secretary of the Council  to  all  members   not  
less  than    15  days  before  the  date  of  meeting.  If  the Chairman  is  not    
  present  at  the  meeting  of  the  Council,  any  member of the  Council  
appointed  for  the  purpose  by  the  Chairman  in  writing  shall  be  the 
Chairman  of  the  meeting. 
 
2.2)    A special  meeting  may  be  called  by  the  Chairman  at   any  time.  A  
notice  of  such  a  meeting     shall   be   sent   to  all  members  not  less  than  
10 days    before   the  date  of    the  meeting. 
 
2.3) For attending  the  meeting,  the  members  will  be   entitled to TA/DA  ,  as   
per  instructions  issued  by   the  Government    of  India  from  time to  time. 
Their  absence  from duty attending  such  meetings  will  also  be  treated  
likewise.