MAKALAH ANALISIS ISU INSTANSI OPTIMALISASI PENGGUNAAN SOP DALAM PENDISTRIBUSIAN OBAT DAN VAKSIN BERDASARKAN CDOB DISUSUN OLEH : NAMA : NETTI DAMI YANTI, A.Md.Prs NIP : 199506102022022001 JABATAN : PENGELOLA OBAT DAN ALAT-ALAT KESEHATAN PENGAMPU : Dr. STEPANUS, S.Hut., MP BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI KALIMANTAN TENGAH TAHUN 2023
BAB I. LATAR BELAKANG 1.1 PENDAHULUAN Aparatur Sipil Negara (ASN) sebagai unsur utama sumber daya manusia aparatur memiliki peranan penting dalam proses penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan professional sebagai upaya mencapai kondisi Good and Clean Governance. Menurut UndangUndang Nomor 5 tahun 20114 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) memiliki fungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, perekat dan pemersatu bangsa. Seorang ASN dituntut untuk memahami nilai-nilai dasar yang menjadi landasan dalam menjalankan profesinya. Nilai-nilai dasar BerAKHLAK (Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif). Dalam pembentukan ASN yang profesional diawali dengan Pendidikan dan pelatihan dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang ditegaskan dalam peraturan Kepala LAN Nomor 22 Tahun 2016 Calon Pegawai Negeri Sipil wajib menjalani masa percobaan yang dilaksanakan melalui proses pelatihan terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang, untuk membentuk ASN sehingga mampu melaksanakan tugas dan perannya secara profesionan sebagai pelayan publik. Dinas Kesehatan merupakan unsur pelaksana otonomi daerah di bidang kesehatan. Dinas Kesehatan dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. Dinas Kesehatan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dikoordinasikan oleh Asisten Kesejahteraan Masyarakat. Dinas Kesehatan mempunyai tugas melaksanakan pelayanan, pembinaan, dan pengembangan urusan kesehatan seperti penyelenggaraan surveilans kesehatan, pencegahan, pemberantasan, dan pengendalian penyakit menular dan tidak menular. Di setiap kota Administrasi dan Kabupaten Administrasi dibentuk Suku Dinas Kesehatan. Sebagai peserta Latsar perlu ada solusi dan penyelesaian yang harus dilakukan supaya tercipta pelayanan kesehatan yang optimal. Beberapa isu-isu kontemporer yang sering dan umum terjadi diunit kerja peserta Latsar. Sebagai Pengelola Obat dan Alat-Alat Kesehatan berkewajiban untuk mendukung tercapainya visi dan misi Dinas Kesehatan Kabupaten Barito Timur yaitu ‘Masyarakat Barito Timur Sehat Yang Mandiri Dan Sejahtera’ beberapa tugas dan fungsi pokok Pengelola Obat dan Alat-Alat Kesehatan adalah :
1. Menyiapkan perencanaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) untuk Puskesmas dan BP4 berdasarkan usulan dari Puskesmas, BP4 dan program 2. Menyiapkan Pengadaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) untuk Puskesmas, BP4 dan program berdasarkan Rencana Kebutuhan Obat BMHP Puskesmas 3. Menyusun Laporan Penggunaan Obat Generik 4. Melaksanakan Monitoring Obat dan Perbekalan Kesehatan 5. Melaksanakan Monitoring Ketersediaan Obat sesuai FORNAS 6. Membuat Berita acara tentang Perencanaan kebutuhan BMHP Puskesmas , BP4 dan program Dalam pelaksaan tugas di unit kerja Instalasi Farmasi, terdapat beberapa masalah yang menjadi isu yang terjadi dimasyarakat maupun di unit kerja, berikut ini beberapa isu tersebut. 1. Kurangnya minat Masyarakat terhadap Vaksinasi Booster 2 Kurangnya pemahaman lansia terhadap pelaksanaan vaksinasi covid 19. Lansia menjadi prioritas sasaran penerima vaksin karena lansia rentan tertular virus covid 19. Dampak dari ketidakpahaman lansia terhadap pelaksanaan vaksin adalah lansia menjadi raguragu dan bisa berakibat menurunnya minat akan vaksin. Selain itu penyebab turunnya sasaran vaksin saat ini dikarenakan masyarakat merasa tidak memerlukan lagi untuk di vaksin ataupun untuk berpergian jauh, masih banyak masyarakat yang memilih merk vaksin untuk booster Vaksin dan beberapa masyarakat takut melakukan Vaksin di karenakan KIPI (Kejadian Ikutan Pasca Imunisasi) hal ini menyebabkan penumpukan Vaksin di Instalasi Farmasi, Dalam menganalisis permasalahan ini, metode yang digunakan adalah kualitatif. Dimana data yang didapatkan berdasarkan kondisi di lokasi yaitu di Instalasi Farmasi. Gambar 1.1
2. Belum optimalnya pelabelan LASA (Look Alike Sound Alike) Pada obat di Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Barito Timur. Penyimpanan Obat yang penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan pengambilan Obat. Penandaan obat yang tergolong LASA dilakukan untuk lebih menegaskan bahwa dalam deretan rak obat tersebut terdapat obat LASA, yaitu dengan menempelkan label bertuliskan “LASA” dengan pemberian warna tertentu. Kondisi saat ini pelabelan obat LASA (Look Alike Sound Alike) di gudang farmasi belum optimal sehingga dapat terjadi kesalahan pengambilan obat. Berikut bukti foto pelabelan obat LASA (Look Alike Sound Alike) belum optimal. Gambar 1.2
3. Kurang Optimalnya Penggunaan SOP dalam Pendistribusian Obat dan Vaksin a. Suhu ruang penyimpanan obat harus dipantau secara optimal untuk menjaga kualitas obat tetap terjamin dan stabil. Terutama untuk obat dengan penyimpanan khusus seperti vaksin, suppositoria, insulin disimpan pada suhu dingin 2 – 8ºC. Petugas Gudang belum optimal dalam melakukan pencatatan monitoring suhu ruang penyimpanan obat saat pendistribusian dari Instalasi Farmasi ke puskesmas. Pencatatan vaksin dengan vvm (vaccine vial monitor) Suhu dgn menggunakan coolpack (suhu (2-8 c). b. Cara Distribusi Obat Yang Baik di Gudang farmasi belum berjalan sesuai dengan Standar Operasional. Dan dalam Proyeksi kebutuhan Obat belum mencukupi karena masih terdapat kekosongan dan terdapat obat yang kadaluarsa dan obat ditarik oleh BPOM. c. Pelaporan Obat Berdasarkan LPLPO belum terlaksana secara optimal dikarenakan ada beberapa puskesmas tidak mengirimkan Laporan sesuai jadwal yang disepakati sehingga Pemberian obat tidak berdasarkan LPLPO. d. Tidak adanya surat permintaan oleh petugas puskesmas saat pengambilan obat ke Instalasi Farmasi.
4. Belum optimalnya pencatatan dan pelaporan vaksin pada aplikasi Smile a. Aplikasi untuk pencatatan dan pelaporan sampai saat ini belum optimal b. Terlalu banyak laporan yang harus dilakukan oleh Pengelola Program berbarengan dengan laporan program lain. c. Pengelola Program dan Petugas Vaksin dirotasi sehingga harus belajar Aplikasi dari Awal. Gambar 1.3 Gambar 1.4
5. Kurangnya penanganan dan pengorganisasian terhadap dokumen yang ada instalasi farmasi. Dokumen antar seksi yang disusun secara manual dan ditempatkan di satu tempat yang sama menjadi satu permasalahan yang menyulitkan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Hal ini akan memperlambat kerja dan membuat hasil pekerjaan tidak maksimal. sehingga akan berdampak pada penyusunan program kerja Dalam menganalisis permasalahan ini. Gambar 1.5
BAB II. IDENTIFIKASI ISU DAN PENETAPAN ISU 2.1 Identifikasi Isu Dalam menentukan isu strategis yang akan ditinjau lebih lanjut, berikut ini beberapa isu yang perlu diidentifikasi : Tabel 2.1 Identifikasi Isu, Sumber Isu, dan Penyebab Isu No Identifikasi Isu Sumber Isu Penyebab Isu 1 Menurunnya minat Masyarakat terhadap Vaksinasi Booster 2 Unit Kerja - Masyarakat takut dengan efek samping dari Vaksin atau KIPI (Kejadian Ikutan Pasca Imunisasi) - Kurangnya pengetahuan tentang Vaksin yang tersedia di PKM 2 Belum optimalnya pelabelan LASA (Look Alike Sound Alike) pada obat di Gudang Farmasi Unit Kerja - Belum dilaksanakan Pemisahan pada obat LASA Berdasarkan dosis obat dan kesediaan - Daftar obat LASA dan HIGH ALERT belum diperbaharui dan belum adanya penandaan khusus pada kelompok obat tersebut. 3 Kurang Optimalnya Penggunaan SOP dalam Pendistribusian Obat dan Vaksin Unit Kerja - Belum terlaksananya CDOB pada Instalasi Farmasi - Pencatatan Monitoring Suhu saat pendistribusian belum terlaksana - Beberapa Puskesmas terlambat memberikan Pelaporan Obat (LPLPO) 4 Belum optimalnya pencatatan dan pelaporan vaksin pada aplikasi Smile Unit Kerja - Pelaporan dan Pencatatan Vaksin Rutin maupun Covid belum dilaksanakan dengan baik - Beberapa petugas belum memahami penggunaan Aplikasi. 5 Kurangnya penanganan dan pengorganisasian terhadap dokumen yang ada instalasi farmasi Unit Kerja - Dokumen yang masih belum dikelola dengan baik - Sering terlupa letak dokumen - Dokumen yang dibutuhkan segera namun lambat ditemukan telaknya - Kurangnya pemanfaatan digitalisasi dalam penyimpanan dan pengorganisasian dokumen perikanan
2.2 Penetapan Isu Dalam menentukan isu, penulis menggunakan analis APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak) dan analisis USG (Urgency, Seriousness, dan Growth) untuk mengidentifikasi isu yang akan ditangani. 2.2.1 APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak) Pemilihan isu prioritas dilakukan dengan Teknik analisis Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak (APKL). Metode APKL ini merupakan salah satu metode yang dapat digunakan untuk melakukan pengujian terhadap kelayakan suatu isu untuk ditinjau lebih lanjut dan dicarikan solusinya dalam kegiatan aktualisasi. Metode APKL menggunakan Teknik scoring untuk mentapkan prioritas isu yang akan diambil. APKL memiliki 4 kriteria penilaian yaitu Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Kelayakan. a. Aktual artinya isu atau persoalan yang benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan b. Problematik artinya isu yang menyimpang dari harapan standar, ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya c. Kekhalayakan artinya isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak. d. Kelayakan artinya isu yang masuk akal, logis, realistis, dan dapat dibahas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Table 2.2 Analisis APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak) No Isu Indikator Total Ranking Keterangan A P K L 1 Kurangnya minat Masyarakat terhadap Vaksinasi Booster 2 5 5 4 4 18 II Memenuhi 2 Belum optimalnya pelabelan LASA (Look Alike Sound Alike) pada obat di Instalasi Farmasi 5 4 4 4 17 III Memenuhi 3 Kurang Optimalnya Penggunaan SOP dalam Pendistribusian Obat dan Vaksin berdasarkan CDOB 5 5 5 4 19 I Memenuhi 4 Belum optimalnya pencatatan dan pelaporan vaksin pada aplikasi Smile 5 5 3 3 16 IV Tidak Memenuhi
5 Kurangnya penanganan dan pengorganisasian terhadap dokumen yang ada instalasi farmasi 5 4 3 3 15 V Tidak Memenuhi Table 2.3 Keterangan Skala Likert Untuk Analisis APKL A P K L 5 = Sangat Aktual 5 = Sangat Problematik 5 = Sangat Cepat 5 = Sangat Layak 4 = Aktual 4 = Problematik 4 = Cepat 4 = Layak 3 = Cukup Aktual 3 = Cukup Problematik 3 = Cukup Cepat 3 = Cukup Layak 2 = Kurang Aktual 2 = Kurang Problematik 2 = Kurang Cepat 2 = Kurang Layak 1 = Tidak Aktual 1 = Tidak Problematik 1 = Tidak Cepat 1 = Tidak Layak Berdasarkan analisis APKL yang telah dilakukan, menunjukkan bahwa 3 isu dengan peringkat tertinggi adalah Kurang Optimalnya Penggunaan SOP dalam Pendistribusian Obat dan Vaksin berdasarkan CBOD, Kurangnya minat Masyarakat terhadap Vaksinasi Booster 2 dan Belum optimalnya pelabelan LASA (Look Alike Sound Alike) pada obat di Instalasi Farmasi Sedangkan isu-isu yang tidak memenuhi meliputi Belum optimalnya pencatatan dan pelaporan vaksin pada aplikasi Smile dan Kurangnya penanganan dan pengorganisasian terhadap dokumen yang ada instalasi farmasi Dari hasil analisis APKL tersebut, tiga isu yang memenuhi, kemudian akan dilanjutkan dengan menggunakan metode Urgency, Seriousness, dan Growth (USG) untuk mendapatkan isu yang akan digunakan untuk aktualisasi 2.2 USG (Urgency, Seriousness, dan Growth) Selanjutnya analisis yang digunakan untuk memprioritaskan isu yang akan ditindak lanjuti yaitu menggunakan analisis USG. Adapun indicator USG adalah sebagai berikut.
a) Urgency (U) yaitu seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis dan ditindak lanjuti. b) Seriousness (S) yaitu seberapa serius suatu isu harus dibahas, dikaitkan dengan akibat yang ditimbulkan c) Growth (G) yaitu seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera Berikut ini 2 (dua) isu utama yang akan dianalisis lebih lanjut dengan menggunakan metode teknik lapisan isu USG Tabel 2.4 Parameter Analisis USG No Isu Kriteria Jumlah Prioritas U S G 1 Kurangnya minat Masyarakat terhadap Vaksinasi Booster 2 5 5 4 14 II 2 Belum optimalnya pelabelan LASA (Look Alike Sound Alike) pada obat di Instalasi Farmasi 5 5 4 14 III 3 Kurang Optimalnya Penggunaan SOP dalam Pendistribusian Obat dan Vaksin berdasarkan CDOB 5 5 5 15 I Keterangan : • Skor 5 = sangat mendesak/serius/berdampak • Skor 4 = mendesak/serius/berdampak • Skor 3 = cukup mendesak/serius/berdampak • Skor 2 = kurang mendesak/serius/berdampak • Skor 1 = tidak mendesak/serius/berdampak Berdasarkan analisis yang telah dilakukan dengan menggunakan metode Teknik lapisan isu USG atas ketiga isu diatas, didapatkan hasil isu yang paling mendesak adalah isu “Kurang Optimalnya Penggunaan SOP dalam Pendistribusian Obat dan Vaksin berdasarkan CDOB” Isu tersebut menjadi lebih prioritas dibandingkan dengan isu “Kurangnya minat Masyarakat terhadap Vaksinasi Booster 2 dan Belum optimalnya pelabelan LASA (Look Alike Sound Alike) pada obat di Instalasi Farmasi ” karena Kurang Optimalnya Penggunaan SOP dalam Pendistribusian Obat dan Vaksin berdasarkan CDOB” lebih mendesak untuk segera disampaikan kepada petugas dan puskesmas, agar menghindari beberapa dampak yang mungkin terjadi yaitu :
1. Jika tidak dilakukan Pencatatan dan Pemantauan Suhu Obat dan Vaksin menyebabkan Obat dan Vaksin menjadi tidak efektif dan efiensi bahkan tidak dapat digunakan lagi. 2. Penarikan Obat yang mengandung Etilen Glikol menyebabkan terjadinya kekosongan Stok dan Masih rendahnya Manajemen Risiko. 3. Pelaporan LPLPO yang terlambat menyebabkan Terhambatnya Proses Distribusi Sehingga Pemberian Obat tidak berdasarkan LPLPO.
BAB III. PENETAPAN ISU TERPILIH DAN GAGASAN KREATIF A. PENETAPAN ISU TERPILIH DAN GAGASAN KREATIF Isu yang terpilih adalah Belum optimalnya alur pelayanan rekomendasi izin fasilitas pelayanan kesehatan. Adapun gagasan kreatif untuk menyelesaikan isu terbut. 1. Melaporkan kepada mentor terkait kegiatan yang akan dilakukan 2. Mencari referensi tentang SOP Cara Distribusi Obat dengan Baik 3. Membentuk tim untuk berdiskusi mengenai SOP 4. Meminta persetujuan Kasie,Kabid, dan Kadis mengenai SOP yang sudah dibuat. 5. Menyimpan SOP kedalam map folder agar mudah dilakukan penemuan kembali Gagasan tersebut terkait dengan fungsi ASN sebagai pelayan publik dimana harus selalu berorientasi pada pelayan, meningkatkan kompetensi diri, terus berinovasi dan mengembangkan kreativitasnya. Oleh karean itu, ASN dituntut untuk selalu professional dalam memberikan pelayanan kepada masyarkat, dalam hal ini sebagai seorang Pengelola Obat dan Alat-Alat Kesehatan. Selain itu, hal ini sesuai dengan mata pelatihan Smart ASN karena dalam penyelesaian isu tersebut, terdapat inovasi dalam mengembangkan dan memanfaatkan media edukasi agar berkualitas, efektif dan efisien. Implementasi dari gagasan tersebut adalah dengan melakukan “Optimalisasi SOP Cara Distribusi Obat dengan Baik (CDOB)”. Peningkatan pengetahuan kepada petugas dapat dilakukan dengan menjelaskan dan menunjukkan SOP dan semua itu dirangkum secara cermat dan efisien dalam media pamflet.