คู่มืองานการเงินการเบิกจ่ายเงิน

ค่มู อื การปฏบิ ตั งิ านการเงิน
การเบกิ จา่ ยเงิน

นางสาววไิ ลพร พจิ อมบุตร
กลุม่ บริหารงานการเงนิ และสินทรัพย์
สำนักงานเขตพน้ื ทกี่ ารศกึ ษาประถมศึกษาลำปาง เขต 1

คำนำ

สานักงานเขตพนื้ ทกี่ ารศกึ ษาประถมศึกษาลาปาง เขต 1 เปน็ หนว่ ยงานทางการศกึ ษาทมี่ ีหนา้ ที่
สง่ เสรมิ สนบั สนุนและจัดการศึกษาให้โรงเรียนในสงั กัดให้เปน็ ไปอยา่ งมปี ระสิทธิภาพ ในแต่ละปีงบประมาณ
ไดร้ ับจัดสรรและอนมุ ัติงบประมาณจากสานักงานคณะกร รมการการศกึ ษาข้ันพืน้ ฐานเปน็ จา นวนมาก ทาใหต้ อ้ ง
ดาเนินการเบกิ จา่ ยงบประมาณอย่างเร็วเร็ว ถกู ตอ้ ง เป็นไปตามระเบียบของทางราชการ

สาหรบั คมู่ ือการปฏบิ ตั งิ านการเงนิ เรอ่ื ง การจ่ายเงินและจ่ายเชค็ ตามโปรแกรม e-cheque
ประกอบด้วยขั้นตอนการดาเนินการจ่ายเงนิ ,โปรแกรมe-cheque และขน้ั ตอนการเขยี นเชค็ เพือ่ ใหผ้ ปู้ ฏบิ ตั ิงาน
ดา้ นการจ่ายเงนิ ทราบขน้ั ต อนกระบวนการจา่ ยเงนิ ได้อย่างถูกต้อง สะดวกรวดเรว็ กลมุ่ บริหารงานการเงินและ
สนิ ทรัพย์ สานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษาประถมศกึ ษาลาปาง เขต 1 จงึ ไดจ้ ดั ทา คมู่ ือการปฏบิ ตั งิ านการเงนิ เพื่อ
เปน็ แนวทางการปฏิบัติงาน และสามารถให้เจา้ หน้าที่ ในกลมุ่ บรหิ ารงานการเงนิ และสนิ ทรพั ย์ทา่ นอ่ืน สามารถใช้
เปน็ คมู่ อื ประกอบการปฏบิ ัตงิ านไดอ้ ย่างถูกต้อง

วิไลพร พจิ อมบตุ ร
กลุ่มบริหารงานการเงนิ และสินทรัพย์
สานกั งานเขตพ้นื ที่การศกึ ษาประถมศึกษาลาปาง เขต 1

สำรบญั หน้า

คานา 1
การจา่ ยเงินและขนั้ ตอนการปฏิบตั งิ าน 2
แผนผังแสดงขัน้ ตอนการจ่ายเงนิ 4
โปรแกรม e- chaque 4
วัตถุประสงค์ 5
เปรยี บเทียบวธิ ีการและข้นั ตอนการเขียนเช็ค 6
ขั้นตอนการปฏบิ ตั ิงานในโปรแกรม e-chaque
ภาคผนวก

1

คู่มอื ขนั้ ตอนการดาเนินงานการจา่ ยเงนิ

การจ่ายเงนิ
การจา่ ยเงนิ ของสานักงานเขตพื้นที่การศกึ ษาประถมศกึ ษาลาปาง เขต 1 เป็นไปดว้ ย

ความเรียบร้อย ถูกต้องเป็นระบบตามขั้นตอนทร่ี ะเบียบกาหนด

การจา่ ยเงนิ เป็นเชค็ มวี ธิ ีดาเนนิ การได้ 2 วธิ ี คือ
- การจา่ ยเงนิ เพือ่ ขอรบั เงินสดมาจา่ ย
- การจา่ ยเงินกรณโี อนเงนิ เข้าบัญชีผ่านธนาคาร
ตาม ระเบียบการ เบกิ จ่ายเงนิ จากคลัง การ เกบ็ รักษาเงินและการนาเงินสง่ คลัง

พ.ศ. 2562

ขนั้ ตอนการปฏิบตั งิ านการจ่ายเงนิ

การจ่ายเงินเปน็ เช็ค

1. เจ้าหนา้ ที่นาหลักฐานทเี่ ข้าเบกิ เงนิ ในระบบ GFMIS เรียบร้อยแล้ว มา ตรวจสอบการโอน

เงนิ เข้าบัญชธี นาคารของสานกั งานเขตพืน้ ท่ีการศึกษาประถมศกึ ษาลาปาง เขต 1

ประกอบหลกั ฐานการเขา้ เบกิ เงินแต่ละฎีกาว่ามีเงินเข้าบัญชถี ูกต้องตรงตามหลกั ฐาน

หรือไม่อย่างไร

2. เมือ่ ตรวจสอบวา่ มีเ งินโอนเขา้ บัญชีธนาคารของสานกั งานแล้ว เจ้าหนา้ ที่การเงนิ จดั ทา

รายละเอียดการจ่ายเงิน ประกอบดว้ ยใบสง่ั จา่ ย/บันทกึ ทะเบียนคมุ เชค็ และเขยี นเชค็

3. เสนอผ้อู านวยการสานกั งานเขตพืน้ ทก่ี ารศึกษาประถมศกึ ษาลาปาง เขต 1 อนมุ ตั ิ และ ลง

นามอนมุ ัติการสง่ั จ่ายเชค็

4. เจา้ หน้าที่การเงนิ จา่ ยเช็ค /โอนเงนิ ใหเ้ จ้าหน้ี /ผู้มีสิทธริ บั เงิน โดยนาใบเสรจ็ รบั เงินหรือ

ใบสาคญั รบั เงิน แล้วแตก่ รณมี าเป็นหลกั ฐานประกอบการจ่าย เจ้าหนา้ ทีก่ ารเงินลงชื่อ

ผู้จ่ายเงิน

5. แจง้ การโอน/จ่ายเงินให้เจา้ หน้ี/ผู้มีสทิ ธริ บั เงินทราบ

6. เจา้ หน้าทกี่ ารเงินจดั สง่ หลกั ฐานการจ่ายให้เจา้ หนา้ ท่บี ัญชีเพื่อบันทึกบัญชีตอ่ ไป

2

แผนผังแสดงข้นั ตอนการจ่ายเงิน

การจ่ายเงนิ

จนท.ตรวจสอบการโอน
เงนิ เขา้ บัญชธี นาคาร

จนท.จัดทารายละเอียดการจ่าย/เขียนเช็คสง่ั จ่าย
และบนั ทึกทะเบียนคมุ เช็ค

ไม่ถูกต้อง

เสนอ ผอ.สพท.อนมุ ัติ
และลงนามสงั่ จ่ายเชค็

ถูกต้อง

จ่ายเช็ค/โอนเงินให้แก่เจ้าหนี้/ผู้มสี ิทธริ บั เงิน

แจง้ การโอน/จา่ ยเงนิ ให้เจ้าหน้ี/ผ้มู สี ิทธิรับเงินทราบ

จนท.จดั สง่ ทะเบียนคมุ การจ่ายเชค็ และ
หลักฐานการจ่ายใหก้ บั เจ้าหน้าทีบ่ ญั ชี

3

แบบพมิ พ์ท่ใี ช้
1. ใบสั่งจา่ ย (ใบสาคญั รบั เงิน, ใบรับรองการจ่ายเงนิ )
2. แบบคาขอเบกิ ท่มี ชี อ่ งรบั เงนิ ตามแบบที่กระทรวงการคลงั กาหนด
3. สมุดเช็ค ,ทะเบียนคมุ เช็ค
4. บนั ทกึ ข้อความ

เอกสาร/ หลกั ฐานอา้ งอิง
ระเบยี บการเบกิ จ่ายเงินจากคลงั การเกบ็ รักษาเงนิ และการนาเงินสง่ คลงั พ.ศ. 2562

หมวด 4 การจา่ ยเงินของสว่ นราชการ ส่วนท่ี 1 – 3

4

โปรแกรม e-cheque

สานกั งานเขตพนื้ ทก่ี ารศกึ ษาประถมศึกษาลาปาง เขต 1 เปน็ องคก์ รกลางในการบริหาร
สถานศึกษาในสงั กดั กลมุ่ บริหารงานการเงินและสนิ ทรพั ยเ์ ปน็ หน่วยงานทป่ี ฏบิ ัติงานดา้ นการรหิ ารงาน
การเงนิ การบญั ชี และพัสดุ ของสานักงานเขตพ้นื ท่แี ละสถานศกึ ษาในสงั กดั ปฏิบตั ิงานตอบสนองต่อ
ภารกจิ ของสานกั งานเขตพนื้ ทแ่ี ละสถานศึกษา เพื่อใหม้ รี ะบบการบรหิ ารจัดการทดี่ มี ีความคลอ่ งตัวและมี
ประสิทธภ์ิ าพ ประกอบกบั ปจั จบุ ันกลมุ่ บริหารงานการเงนิ และสินทรพั ย์ประสบกบั ภาวการณ์ขาดแคลน
อตั รากาลังสาหรับบรหิ ารงาน อนั เนอ่ื งมาจากได้รบั ผลกระทบจากการโยกย้ายและเกษียณอ ายรุ าชการ
ของบคุ ลากรภายในกลมุ่ ทาใหบ้ คุ ลากรทม่ี อี ยอู่ ยา่ งจากดั ต้องมีภาระงานท่ีเพ่ิมขนึ้ อีกทง้ั ปจั จุบนั น้ี
เทคโนโลยีไดเ้ ข้ามามบี ทบาทในชวี ิตประจาวนั เป็นอยา่ งมาก สง่ ผลใหก้ ารตดิ ต่อส่ือสารมคี วามสะดวก
รวดเรว็ การพฒั นาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศการสื่อสารเพอ่ื การบรหิ ารจดั การอยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ

การสงั่ จา่ ยและการเขยี นเช็คเพื่อจ่ายให้แก่บคุ คลภายนอกและบุคลากรของสานกั งาน มี
หลายขัน้ ตอนและต้องเขียนแบบฟอร์มหลายรายการนบั เปน็ การทางานท่ซี า้ ซอ้ นและเพ่ิมภาระงานโดยไม่
จาเปน็ บางคร้งั ผ้เู ขียนใบสั่งจ่ายและเขียนเชค็ ลายมือไมส่ วยงาม ทา ให้อา่ นยากและการเขียนมโี อกาสท่ี
เกิดความผิดพลาดคลาดเคลื่อนไดค้ อ่ นข้างมาก จึงเล็งเหน็ ความสาคัญและจาเปน็ ที่ต้องมรี ะบบบรหิ ารงาน
การเงนิ และบัญชีทมี่ ปี ระสทิ ธภิ าพ เพอ่ื ใหก้ ารปฏบิ ตั ิงานการเงินและบญั ชใี นองคก์ รเกิดความถูกต้อง
รวดเรว็ และใหบ้ รกิ ารไดอ้ ย่างมคี ุณภาพมากยิ่ งขึ้น หากนาโปรแกรมเขียนเชค็ มาปรับใชก้ บั การปฏิบัติงาน
ดา้ นการส่ังจา่ ยเชค็ ใหก้ บั บคุ คลที่เกี่ยวขอ้ ง จะทาให้การเขียนใบสั่งจา่ ยและเช็คมีตัวอกั ษรท่เี ป็นรปู แบบ
เดียวกนั ง่ายแก่การอ่าน การตรวจสอบและลดขอ้ ผิดพลาดในการเขยี นลงได้ร้อยเปอร์เซ็นต์

วัตถปุ ระสงค์
1. เพ่ือลดขัน้ ตอนการปฏบิ ัติงานให้มีความสะดวกรวดเรว็ และถูกตอ้ ง
2. ทาใหเ้ อกสารอา่ นงา่ ยเป็นระเบียบและการตรวจสอบรายการสง่ั จ่ายทาได้งา่ ยและสะดวก
ยง่ิ ขน้ึ
3. เป็นมาตรฐานแบบเดยี วกนั ทั้งหมด
4. ลดขอ้ ผิดพลาดในการเขียนใบสง่ั จ่าย เชค็ และทะเบยี นคมุ เช็ค ทัง้ ตวั เลขและตัวอกั ษรถกู ต้อง
ตรงกัน
5. ทาให้การใหบ้ ริการแกบ่ ุคคลที่เกยี่ วข้องมีความถูกต้อง สะดวกและรวดเร็วกว่าเดมิ

5

เปรยี บเทยี บวธิ ีการและขั้นตอนการปฏบิ ตั งิ านการเขยี นเชค็
ขน้ั ตอนเดิม

1. รบั หลักฐานการเบิกจ่ายจากเจ้าของเรื่อง
2. เขยี นใบสงั่ จ่าย
3. เขยี นรายการในทะเบยี นคุมเชค็
4. เขยี นเช็ค
5. จัดทาใบรบั รองภาษหี กั ณ ทีจ่ ่ายให้แก่ผ้รู ับเงนิ
6. เสนอผูบ้ ังคบั บัญชาลงนามตามลาดับ
7. จา่ ยเช็คให้แกผ่ ู้มสี ทิ ธ์ิรับเงิน/เจา้ หนี้
8. ออกเลขที่ใบสาคญั ค่จู า่ ยในใบสงั่ จ่าย
9. สง่ หลักฐานให้งานบัญชีจดั ทาใบสาคัญการลงบญั ชีดา้ นจา่ ย
10. งานบญั ชีรบั หลักฐานเพอื่ บนั ทกึ บัญชี

ขั้นตอนใหมโ่ ปรแกรม e-cheque
1. รบั หลกั ฐานการเบกิ จา่ ยจากเจา้ ของเรื่อง
2. บันทกึ ขอ้ มลู ในโปรแกรม e-cheque / พิมพ์หลักฐานใบสาคัญจากระบบไดแ้ ก่ -ใบสัง่ จา่ ย ,ใบสาคญั การ

ลงบัญชี, เช็ค, หนังสอื รบั รองการหักภาษี ณ ทจี่ ่าย
3. นาเสนอผู้บงั คับบญั ชาลงนามตามลาดบั
4. จา่ ยเช็คใหแ้ ก่ผูม้ ีสิทธิ์รับเงิน/เจ้าหน้ี
5. ออกเลขทีใ่ บสาคัญค่จู า่ ยในใบส่งั จา่ ย
6. สง่ หลกั ฐานให้งานบญั ชีเพือ่ บันทกึ บญั ชี

6

ขั้นตอนการปฏบิ ัตงิ านในโปรแกรม e-cheque
1. เข้าสู่ระบบ

2. เลอื กแฟม้ เข้าสู่ระบบ

3. ใส่รหสั User Name และ pass word
เลือก Login

7

4. เลือก แฟ้ม บนั ทึกการจ่ายเช็ค

5. บนั ทกึ ขอ้ มลู ใบสั่งจา่ ยเช็คตามหลกั ฐานการส่ังจา่ ยเช็ค

- ระบุประเภทเงนิ เช่น เงินงบประมาณ

- เลขทเ่ี ช็ค ระบุเล่ม/เลขที่เชค็

- ผรู้ บั เงิน ระบชุ ่อื ผู้มสี ิทธิร์ ับเงิน

- สถานภาพ เชน่ ขา้ ราชการ , ลูกจา้ ง ,เอกชน

- ฎกี า ใสเ่ ลขท่ฎี ีกา/ปีงบประมาณกรณเี งินนอกงบประมาณ(ระบุประเภท) เช่น

เงินนอกงบประมาณ Onet

- รายการทีจ่ ่าย ขอ้ ความแสดงรายละเอียดของการจ่ายเงนิ เช่น จา่ ยคา่ ตอบแทน

คณะกรรมการสอบ O-net ปกี ารศกึ ษา 2558 เป็นตน้

- จานวนเงิน ระบุจานวนเงิน

- ภาษีหัก ณ ทจ่ี ่าย (ถา้ มี)

- ค่าปรบั (ถ้ามี)

- ผู้จ่ายเช็ค ชือ่ ผู้จ่ายเช็ค

- ผ้ตู รวจสอบ เจา้ ของเรือ่ ง

- หวั หน้างาน ระบชุ ่ือหวั หน้างาน

- ผจู้ ดั ทาบัญชี ระบุชอื่ ผู้จดั ทาบญั ชี

- ผบู้ นั ทกึ ขอ้ มูล ระบุชือ่ ผู้บันทึกรายการ

- กด บนั ทึก

8

ตัวอยา่ งหนา้ จอการบนั ทึกขอ้ มลู

6. เลอื กรายการ
- พิมพ์ใบสัง่ จา่ ย
- พิมพใ์ บสาคัญรบั เงนิ
- พิมพเ์ ช็ค
- พมิ พท์ ะเบยี นคมุ เช็ค
- พมิ พใ์ บรบั รองภาษีหัก ณ ท่จี ่าย (ถ้ามี)

9

ตัวอย่างการเรียกรายงาน เลอื กพิมพใ์ บสง่ั จ่าย

ตัวอย่าง หนา้ จอใบสั่งจ่าย กดเลอื ก เคร่อื งพิมพ์

10

ตวั อยา่ งหนา้ จอก่อนพมิ พใ์ บสั่งจ่าย

ตัวอยา่ ง เชค็ ก่อนสัง่ พมิ พ์

11

ตวั อยา่ ง ทะเบยี นคุมเช็ค

ผลทีเ่ กิดขึน้ และประโยชน์ท่ไี ดร้ บั
การนาโปรแกรม e-cheque มาชว่ ยในการปฏบิ ัติงานของกลุ่มบรหิ ารงานการเงินและสินทรัพย์
ของสานกั งานเขตพ้นื ท่กี ารศกึ ษาประถมศกึ ษาลาปาง เขต 1 สามารถชว่ ยลดขนั้ ตอนในการปฏิบตั ิงาน
การเงนิ ได้ โดยเจา้ หนา้ ทีบ่ นั ทึกข้อมลู การจา่ ยเชค็ ในระบบเพียงคร้งั เดยี ว แลว้ สามารถเชื่อมโยงขอ้ มูลไปยงั
ใบส่งั จา่ ย ทะเบียนคมุ เช็ค, เชค็ , ใบรับรองภาษหี กั ณ ทจี่ า่ ย, ใบสาคญั การลงบัญชี ซ่งึ สามารถช่วยลด
ขน้ั ตอนการปฏิบตั งิ านจากเดมิ หลายขั้นตอน ชว่ ยลดเวลาในการตรวจสอบเอกสาร หลกั ฐานมีความ
ถกู ตอ้ งตรวจสอบงา่ ยและสามารถสืบคน้ หาข้อมูลการจ่ายเช็ค ทงั้ เชค็ ทยี่ งั ไมไ่ ดส้ ่ังจา่ ยหรอื ทีส่ ั่งจ่ายแล้ว
ยอ้ นหลงั ได้อย่างสะดวกรวดเรว็ ส่งผลใหก้ ารทางานในองคก์ รเกิดประสิทธิภาพและผมู้ ารับบริการหรอื ผู้มี
ส่วนเก่ยี วข้องเกดิ ความพงึ พอใจ