คู่มือการปฏิบัติงานการเงิน การจ่ายเงินและจ่ายเช็คตามโปรแกรม e-cheque

คูมือการปฏิบัติงานการเงิน
่




่
็
่
การจายเงินและจายเชคตามโปรแกรม e-cheque


















ึ
ึ

สานกงานเขตพื้นที่การศกษาประถมศกษาล าปาง เขต 1
ั
นางสาววิไลพร พิจอมบุตร

ิ
ั
ิ
กลุมบรหารงานการเงินและสนทรพย ์
่
เอกสารลำดับที่ 2/2563

ค ำนำ


ึ
ส านักงานเขตพื้นทการศกษาประถมศกษาล าปาง เขต 1 เปนหน่วยงานทางการศกษาทม ี
ี
่
ึ
็
่
ึ
ี
ุ
่
ี
ิ
ิ
ี
็
ึ
ี
ิ
หน้าทส่งเสรม สนับสนนและจัดการศกษาให้โรงเรยนในสังกัดให้เปนไปอย่างมประสทธภาพ ในแต่ละ
ุ
ึ
ี
ิ
็
ปงบประมาณได้รบจัดสรรและอนมัตงบประมาณจากส านักงานคณะกรรมการการศกษาขั้นพื้นฐานเปน
ั
็
ิ
ิ
็
ี
็
จ านวนมาก ท าให้ต้องด าเนนการเบกจ่ายงบประมาณอย่างเรวเรว ถกต้อง เปนไปตามระเบยบของทางราชการ
ู
็
ู
ื
ิ
่
ื
ิ
ิ
ิ
ั
ส าหรบค่มอการปฏบัตงานการเงน เรอง การจ่ายเงนและจ่ายเชคตามโปรแกรม e-cheque
ิ
่
ิ
ี
็
ประกอบด้วยขั้นตอนการด าเนนการจ่ายเงน,โปรแกรมe-cheque และขั้นตอนการเขยนเชค เพือให้ผู้ปฏบัตงาน
ิ
ิ
ด้านการจ่ายเงนทราบขั้นตอนกระบวนการจ่ายเงนได้อย่างถกต้อง สะดวกรวดเรว กล่มบรหารงานการเงนและ
็
ิ
ิ
ิ
ิ
ู
ุ
ิ
ื
ู
่
ึ
ึ
ิ
่
ิ
ึ
สนทรพย์ ส านักงานเขตพื้นทการศกษาประถมศกษาล าปาง เขต 1 จงได้จัดท าค่มอการปฏบัตงานการเงนเพือ
ิ
ี
ั
ิ
เปนแนวทางการปฏบัตงานและสามารถให้เจ้าหน้าทในกล่มบรหารงานการเงนและสนทรพย์ท่านอน สามารถ
ิ
ื
่
ิ
ิ
ั
ุ
็
ี่
ิ
็
ิ
ิ
ู
ู
ื
ใช้เปนค่มอประกอบการปฏบัตงานได้อย่างถกต้อง






กล่มบรหารงานการเงนและสนทรพย์
ั
ิ
ิ
ิ
ุ
ึ
่
ึ
ส านักงานเขตพื้นทการศกษาประถมศกษาล าปาง เขต 1
ี

สำรบัญ

หน้า



ค าน า
ิ
ิ
การจ่ายเงนและขั้นตอนการปฏบัตงาน 1
ิ
แผนผังแสดงขั้นตอนการจ่ายเงน 2
ิ
โปรแกรม e- chaque 4
วัตถประสงค์ 4
ุ
ี
็
ี
ี
เปรยบเทยบวิธการและขั้นตอนการเขยนเชค 5
ี
ิ
ขั้นตอนการปฏบัตงานในโปรแกรม e-chaque 6
ิ
ภาคผนวก

1



่
ื
คูมอขนตอนการด าเนนงานการจายเงิน
่
้
ั
ิ

่
การจายเงิน
่
ึ
ึ
ี
็
ิ
การจ่ายเงนของส านักงานเขตพื้นทการศกษาประถมศกษาล าปาง เขต 1 เปนไปด้วย
็
ี
่
ู
ี
้
ความเรยบรอย ถกต้องเปนระบบตามขั้นตอนทระเบยบก าหนด
ี

ื
็
ี
การจ่ายเงนเปนเชค มวิธด าเนนการได้ 2 วิธ คอ
ิ
ี
ี
ิ
็
- การจ่ายเงนเพือขอรบเงนสดมาจ่าย
่
ิ
ิ
ั
- การจ่ายเงนกรณโอนเงนเข้าบัญชผ่านธนาคาร
ี
ิ
ิ
ี
ิ
ตาม ระเบยบการ เบกจ่ายเงนจากคลัง การ เก็บรกษาเงนและการน าเงนส่งคลัง
ั
ิ
ิ
ิ
ี
พ.ศ. 2551
่
ขันตอนการปฏิบัติงานการจายเงิน
้
่
็
็
การจายเงินเปนเชค
ี่
ิ
ี
้
ิ
1. เจ้าหน้าทน าหลักฐานทเข้าเบกเงนในระบบ GFMIS เรยบรอยแล้ว มาตรวจสอบการโอน
ี่
เงนเข้าบัญชธนาคารของส านักงานเขตพื้นทการศกษาประถมศกษาล าปาง เขต 1
ิ
ี
ึ
ึ
่
ี
ประกอบหลักฐานการเข้าเบกเงนแต่ละฎกาว่ามเงนเข้าบัญชถกต้องตรงตามหลักฐาน
ี
ิ
ิ
ี
ู
ี
ิ
ื
หรอไม่อย่างไร
ี
ื
2. เมอตรวจสอบว่ามเงนโอนเข้าบัญชธนาคารของส านักงานแล้ว เจ้าหน้าทการเงนจัดท า
ี
ิ
ี่
่
ิ
ิ
รายละเอยดการจ่ายเงน ประกอบด้วยใบสั่งจ่าย/บันทกทะเบยนคมเชคและเขยนเชค
็
ุ
็
ี
ึ
ี
ี
ิ
ี
ุ
ึ
่
3. เสนอผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นทการศกษาประถมศกษาล าปาง เขต 1 อนมัต และ
ึ
ุ
ลงนามอนมัตการสั่งจ่ายเชค
ิ
็
็
4. เจ้าหน้าทการเงนจ่ายเชค /โอนเงนให้เจ้าหน้ /ผู้มสทธรบเงน โดยน าใบเสรจรบเงนหรอ
ิ
ั
ั
็
ิ
ิ
ิ
่
ื
ี
ิ
ิ
ี
ี
ี
ั
่
ี
ื
็
่
ิ
ิ
ใบส าคัญรบเงน แล้วแต่กรณมาเปนหลักฐานประกอบการจ่าย เจ้าหน้าทการเงนลงชอ
ิ
ผู้จ่ายเงน
ิ
ิ
ิ
5. แจ้งการโอน/จ่ายเงนให้เจ้าหน้/ผู้มสทธรบเงนทราบ
ิ
ี
ี
ั
ี
6. เจ้าหน้าทการเงนจัดส่งหลักฐานการจ่ายให้เจ้าหน้าทบัญชเพือบันทกบัญชต่อไป
่
ี
่
ึ
่
ิ
ี
ี

2



่
้
แผนผังแสดงขันตอนการจายเงิน


การจายเงิน
่


จนท.ตรวจสอบการโอน
ิ
ี
เงนเข้าบัญชธนาคาร



็
ี
ี
จนท.จัดท ารายละเอยดการจ่าย/เขยนเชคสั่งจ่าย
ุ
็
ึ
ี
และบันทกทะเบยนคมเชค

ไมถูกตอง
้
่
เสนอ ผอ.สพท.อนมัต ิ
ุ
และลงนามสั่งจ่ายเชค
็


้
ถูกตอง

จ่ายเชค/โอนเงนให้แก่เจ้าหน้/ผู้มสทธรบเงน
ั
ิ
ี
ี
ิ
ิ
็
ิ


แจ้งการโอน/จ่ายเงนให้เจ้าหน้/ผู้มสทธรบเงนทราบ
ิ
ั
ิ
ิ
ิ
ี
ี


จนท.จัดส่งทะเบยนคมการจ่ายเชคและ
ี
็
ุ
หลักฐานการจ่ายให้กับเจ้าหน้าทบัญช ี
ี
่

3



์
แบบพิมพที่ใช ้
ิ
ั
1. ใบสั่งจ่าย (ใบส าคัญรบเงน, ใบรบรองการจ่ายเงน)
ั
ิ
่
ี
ิ
2. แบบค าขอเบกทมช่องรบเงนตามแบบทกระทรวงการคลังก าหนด
ี
ั
่
ี
ิ
3. สมดเชค ,ทะเบยนคมเชค
็
ี
ุ
ุ
็
ึ
4. บันทกข้อความ
เอกสาร/ หลักฐานอางอิง
้
ี
ิ
ิ
ระเบยบการเบกจ่ายเงนจากคลัง การเก็บรกษาเงนและการน าเงนส่งคลัง พ.ศ. 2551
ิ
ิ
ั
ี
่
ิ
หมวด 4 การจ่ายเงนของส่วนราชการ ส่วนท 1 – 3

4



โปรแกรม e-cheque


ี
่
ึ
ึ
ิ
็
ส านักงานเขตพื้นทการศกษาประถมศกษาล าปาง เขต 1 เปนองค์กรกลางในการบรหาร
ิ
ิ
ุ
ึ
ิ
่
ิ
ิ
ั
ิ
ี
็
สถานศกษาในสังกัด กล่มบรหารงานการเงนและสนทรพย์เปนหน่วยงานทปฏบัตงานด้านการรหารงาน
ิ
ี
ิ
ุ
ึ
่
ี
ิ
การเงน การบัญช และพัสด ของส านักงานเขตพื้นทและสถานศกษาในสังกัด ปฏบัตงานตอบสนองต่อ
ี
ี
่
่
ี
ี
ึ
ภารกิจของส านักงานเขตพื้นทและสถานศกษา เพือให้มระบบการบรหารจัดการทดมความคล่องตัวและม ี
ี
ิ
่
์
ั
ิ
ั
ิ
ิ
ิ
ุ
ุ
ประสทธ์ภาพ ประกอบกับปจจบันกล่มบรหารงานการเงนและสนทรพย์ประสบกับภาวการณขาดแคลน
ิ
ื
ั
่
ิ
ั
อัตราก าลังส าหรบบรหารงาน อันเนองมาจากได้รบผลกระทบจากการโยกย้ายและเกษยณอ ายุราชการ
ี
ั
ี
่
ี
ุ
ุ
ี
ี
ุ
ของบคลากรภายในกล่ม ท าให้บคลากรทมอยู่อย่างจ ากัดต้องมภาระงานทเพิ่มข้น อกทั้งปจจบันน้ ี
่
ุ
ี
ึ
็
ี
เทคโนโลยีได้เข้ามามบทบาทในชวิตประจ าวันเปนอย่างมาก ส่งผลให้การตดต่อสอสารมความสะดวก
่
ี
ื
ิ
ี
ิ
ี
ิ
ิ
รวดเรว การพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศการสอสารเพื่อการบรหารจัดการอย่างมประสทธภาพ
ื่
็
ุ
ุ
็
่
การสั่งจ่ายและการเขยนเชคเพือจ่ายให้แก่บคคลภายนอกและบคลากรของส านักงาน ม ี
ี
หลายขั้นตอนและต้องเขยนแบบฟอรมหลายรายการนับเปนการท างานทซ ้าซ้อนและเพิ่มภาระงานโดยไม่
่
ี
ี
์
็
ี
จ าเปน บางคร้งผู้เขยนใบสั่งจ่ายและเขยนเชคลายมอไม่สวยงาม ท า ให้อ่านยากและการเขยนมโอกาสท ่ ี
ื
ี
็
ี
ี
ั
็
็
็
ึ
ี่
่
ื
เกิดความผิดพลาดคลาดเคลอนได้ค่อนข้างมาก จงเล็งเหนความส าคัญและจ าเปนทต้องมระบบ
ี
ี
ิ
ิ
ิ
ี
่
ี
ิ
ี
ิ
บรหารงานการเงนและบัญชทมประสทธภาพ เพือให้การปฏบัตงานการเงนและบัญชในองค์กรเกิดความ
่
ิ
ิ
ั
ิ
ี
็
ู
ุ
ี
็
ถกต้อง รวดเรวและให้บรการได้อย่างมคณภาพมากยิ่ งข้น หากน าโปรแกรมเขยนเชคมาปรบใช้กับการ
ึ
่
ิ
็
่
ปฏบัตงานด้านการสั่งจ่ายเชคให้กับบคคลทเกียวข้อง จะท าให้การเขยนใบสั่งจ่ายและเชคมตัวอักษรท ่ ี
ุ
ี
ิ
ี
็
ี
ี
ู
ี
้
็
็
์
เปนรปแบบเดยวกันง่ายแก่การอ่าน การตรวจสอบและลดข้อผิดพลาดในการเขยนลงได้รอยเปอรเซนต์
วัตถุประสงค ์
1. เพือลดขั้นตอนการปฏบัตงานให้มความสะดวกรวดเรวและถกต้อง
ิ
่
ี
ู
ิ
็
ี
2. ท าให้เอกสารอ่านง่ายเปนระเบยบและการตรวจสอบรายการสั่งจ่ายท าได้ง่ายและสะดวก
็
ยิ่งข้น
ึ
3. เปนมาตรฐานแบบเดยวกันทั้งหมด
็
ี
ี
ี
ุ
็
4. ลดข้อผิดพลาดในการเขยนใบสั่งจ่าย เชคและทะเบยนคมเชค ทั้งตัวเลขและตัวอักษรถกต้อง
็
ู
ตรงกัน
ิ
่
ู
ุ
ี
ี
็
5. ท าให้การให้บรการแก่บคคลทเกียวข้องมความถกต้อง สะดวกและรวดเรวกว่าเดม
ิ
่

5



้
ี
็
เปรยบเทียบวิธการและขันตอนการปฏิบัติงานการเขียนเชค
ี
้
ขันตอนเดิม
ื
ั
ิ
่
1. รบหลักฐานการเบกจ่ายจากเจ้าของเรอง
2. เขยนใบสั่งจ่าย
ี
3. เขยนรายการในทะเบยนคมเชค
็
ุ
ี
ี
4. เขยนเชค
ี
็
ี
ิ
ั
ั
5. จัดท าใบรบรองภาษหัก ณ ทจ่ายให้แก่ผู้รบเงน
ี
่
6. เสนอผู้บังคับบัญชาลงนามตามล าดับ
็
ี
ิ
ี
ิ
ั
ิ
7. จ่ายเชคให้แก่ผู้มสทธ์รบเงน/เจ้าหน้
่
8. ออกเลขทใบส าคัญค่จ่ายในใบสั่งจ่าย
ู
ี
ี
ี
9. ส่งหลักฐานให้งานบัญชจัดท าใบส าคัญการลงบัญชด้านจ่าย
ึ
ี
ั
10. งานบัญชรบหลักฐานเพื่อบันทกบัญช
ี
่
้
ขันตอนใหมโปรแกรม e-cheque
ื
1. รบหลักฐานการเบกจ่ายจากเจ้าของเรอง
ิ
่
ั
2. บันทกข้อมูลในโปรแกรม e-cheque / พิมพ์หลักฐานใบส าคัญจากระบบได้แก่ -ใบสั่งจ่าย ,ใบส าคัญการ
ึ
ี
ี
่
ั
ลงบัญช, เชค, หนังสอรบรองการหักภาษ ณ ทจ่าย
็
ื
ี
3. น าเสนอผู้บังคับบัญชาลงนามตามล าดับ
ั
ี
ิ
ิ
็
4. จ่ายเชคให้แก่ผู้มสทธ์รบเงน/เจ้าหน้ ี
ิ
5. ออกเลขทใบส าคัญค่จ่ายในใบสั่งจ่าย
่
ู
ี
่
6. ส่งหลักฐานให้งานบัญชเพือบันทกบัญช ี
ี
ึ

6



้
ขันตอนการปฏิบัติงานในโปรแกรม e-cheque
1. เขาสูระบบ
้
่
้
่
2. เลือกแฟม เขาสูระบบ
้

































3. ใสรหัส User Name และ pass word
่

เลือก Login

7



็
้
4. เลือก แฟม บันทึกการจายเชค
่



































่
่
ั
้
่
็
่
ั
็
5. บันทึกขอมูลใบสงจายเชคตามหลักฐานการสงจายเชค
ิ
- ระบุประเภทเงน เช่น เงนงบประมาณ
ิ
็
ี่
- เลขที่เชค ระบเล่ม/เลขทเชค
ุ
็
ิ
ุ
ั
ี
ิ
ิ
ิ
ั
้
ื่
- ผูรบเงน ระบชอผู้มสทธ์รบเงน
- สถานภาพ เช่น ข้าราชการ , ลกจ้าง ,เอกชน
ู
ี
่
ี
ุ
(
ิ
ี
ี
- ฎีกา ใส่เลขทฎกา/ปงบประมาณ กรณเงนนอกงบประมาณระบประเภท) เช่น
ิ
เงนนอกงบประมาณ Onet
- รายการที่จาย ข้อความแสดงรายละเอยดของการจ่ายเงน เช่น จ่ายค่าตอบแทน
ิ
ี
่
ี
คณะกรรมการสอบ O-net ปการศกษา 2558 เปนต้น
็
ึ
- จานวนเงิน ระบจ านวนเงน
ุ
ิ

ี
- ภาษีหัก ณ ที่จาย (ถ้าม)
่
- คาปรบ (ถ้าม)
ี
ั
่
- ผูจายเชค ชอผู้จ่ายเชค
ื
็
็
่
้
่
ื่
- ผูตรวจสอบ เจ้าของเรอง
้

8


ื่
- หัวหนางาน ระบชอหัวหน้างาน
ุ
้
- ผูจดท าบัญช ี ระบชอผู้จัดท าบัญช ี
ุ
ื่
้
ั
ึ
- ผูบันทึกขอมูล ระบชอผู้บันทกรายการ
ุ
ื่
้
้
- กด บันทก
ึ


ตัวอย่างหน้าจอการบันทกข้อมล
ึ
ู








































6. เลือกรายการ

- พิมพ์ใบสั่งจ่าย

- พิมพ์ใบส าคัญรบเงน
ั
ิ
็
- พิมพ์เชค
ุ
็
- พิมพ์ทะเบยนคมเชค
ี
ี
่
ั
- พิมพ์ใบรบรองภาษหัก ณ ทจ่าย (ถ้าม)
ี
ี

9


ื
ี
ตัวอย่างการเรยกรายงาน เลอกพิมพ์ใบสั่งจ่าย






































ื
ตัวอย่าง หน้าจอใบสั่งจ่าย กดเลอก เครองพิมพ์
่
ื

10


ตัวอย่างหน้าจอก่อนพิมพ์ใบสั่งจ่าย











































็
ตัวอย่าง เชคก่อนสั่งพิมพ์

11




ตัวอย่าง ทะเบยนคมเชค
็
ุ
ี





































ผลที่เกิดขึ้นและประโยชนที่ไดรบ
้
์
ั
ุ
ิ
ิ
ิ
ั
ิ
การน าโปรแกรม e-cheque มาช่วยในการปฏบัตงานของกล่มบรหารงานการเงนและสนทรพย์
ิ
ึ
ึ
ของส านักงานเขตพื้นทการศกษาประถมศกษาล าปาง เขต 1 สามารถช่วยลดขั้นตอนในการปฏบัตงาน
ิ
ี
่
ิ
ี
ั
ื
็
่
่
ึ
ิ
ี
การเงนได้ โดยเจ้าหน้าทบันทกข้อมูลการจ่ายเชคในระบบเพียงคร้งเดยว แล้วสามารถเชอมโยงข้อมูลไป
่
ึ
่
ี
ี
ุ
ี
ั
ยัง ใบสั่งจ่าย ทะเบยนคมเชค, เชค, ใบรบรองภาษหัก ณ ทจ่าย, ใบส าคัญการลงบัญช ซงสามารถช่วย
็
ี
็
ี
ลดขั้นตอนการปฏบัตงานจากเดมหลายขั้นตอน ช่วยลดเวลาในการตรวจสอบเอกสาร หลักฐานมความ
ิ
ิ
ิ
ื
ถกต้องตรวจสอบง่ายและสามารถสบค้นหาข้อมูลการจ่ายเชค ทั้งเชคทยังไม่ได้สั่งจ่ายหรอทสั่งจ่ายแล้ว
ี
่
่
ี
็
ื
็
ู
ิ
ย้อนหลังได้อย่างสะดวกรวดเรว ส่งผลให้การท างานในองค์กรเกิดประสทธภาพและผู้มารบบรการหรอผู้
็
ื
ั
ิ
ิ
ี
มส่วนเกียวข้องเกิดความพึงพอใจ
่