คู่มือการใช้ห้องประชุม

ระบบจองหอ้ งประชุม

คู่มือการใช้หอ้ งประชุม
ของ

สำนักงานเขตพ้ืนท่กี ารศึกษาประถมศกึ ษาลำปาง เขต 1

1. บทนำ

ดว้ ยปจั จบุ ันสำนกั งานเขตพนื้ ทก่ี ารศกึ ษาประถมศึกษาลำปาง เขต 1 มหี อ้ งประชมุ ท่ีอยู่ในความ
รบั ผิดชอบ จำนวน 6 ห้อง ท่ีใชส้ ำหรับให้บรกิ ารโรงเรยี นในสงั กัด จำนวน 94 โรงเรยี น กลุ่มงานภายใน
สำนักงานเขตพื้นท่ีการศึกษาประถมศกึ ษาลำปาง เขต 1 จำนวน 9 กลุ่มงาน ไดแ้ ก่

1. กลุ่มอำนวยการ
2. กลมุ่ นโยบายและแผน
3. กลมุ่ สง่ เสรมิ การศึกษาทางไกล เทคโนโลยีสารสนเทศและการสอื่ สาร
4. กลุ่มบรหิ ารงานการเงินและสนิ ทรพั ย์
5. กล่มุ บรหิ ารงานบคุ คล
6. กลุ่มพัฒนาครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษา
7. กล่มุ นิเทศ ตดิ ตาม และประเมนิ ผลการจัดการศกึ ษา
8. กล่มุ สง่ เสรมิ การจดั การศึกษา
9. หนว่ ยตรวจสอบภายใน
ดงั นัน้ เพือ่ ใหก้ ารขอใชห้ อ้ งประชุมของสำนักงานเขตพืน้ ท่ีการศึกษาประถมศกึ ษาลำปาง เขต 1
เปน็ ไปด้วยความเรียบรอ้ ย ลดความเสยี หายที่จะเกิดขนึ้ กับทรพั ยส์ ินของทางราชการ และอำนวยความสะดวก
แก่ผู้ขอใช้หอ้ งประชมุ กล่มุ อำนวยการ สำนกั งานเขตพนื้ ที่การศกึ ษาประถมศึกษาลำปาง เขต 1 จึงได้จัดทำ

คู่มอื การใชห้ อ้ งประชุม ซึ่งในคมู่ ือจะประกอบด้วย ชอ่ื /รูปแบบหอ้ งประชมุ /อุปกรณป์ ระจำหอ้ งประชุม ขอ้
ปฏบิ ัติการใช้หอ้ งประชุม และข้อหา้ มในการใชห้ ้องประชุม เพอื่ ใชเ้ ป็นคมู่ ือสำหรับผู้ขอใช้ห้องประชุมตอ่ ไป

2. วตั ถปุ ระสงค์
2.1 เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ขอใช้ห้องประชุม
2.2 เพอ่ื ป้องกนั การเสยี หายทจี่ ะเกิดข้ึนกับทรพั ยส์ นิ ของทางราชการ

3. ช่ือ/รปู แบบหอ้ งประชุม/อุปกรณป์ ระจำหอ้ งประชุม 2

ชอื่ หอ้ ง รปู แบบหอ้ ง อปุ กรณป์ ระจำห้อง รูปแบบการใช้
ห้องประชมุ ครุ ุมนตรี -เป็นแบบหอ้ งโถงโลง่ 1. ไมโครโฟน ใชส้ ำหรับการ
-รองรบั ผู้เขา้ ประชุมไดไ้ ม่ 2. จอโปรเจคเตอร์ ประชุม/อบรม/จัด
เกิน 200 คน 3. เคร่อื งฉายโปรเจคเตอร์ นทิ รรศการ/สัมมนา
4. ทีวี 2 เคร่อื ง ท่ัวไป
ห้องประชุมมณโี ชตริ ส -เป็นแบบตวั ยู 5. เครื่องเสียง
หอ้ งประชุมบงกชกัลยา -รองรับผูเ้ ข้ารว่ มประชมุ 6. โพเดียม 1 ตัว ใชส้ ำหรบั การประชมุ
ไดไ้ ม่เกนิ 60 คน 1. ไมโครโฟน ทัว่ ไป
2. จอโปรเจคเตอร์
-เป็นแบบตวั ยู 3. เครือ่ งฉายโปรเจคเตอร์ ใชส้ ำหรบั การประชมุ
-รองรับผู้เขา้ รว่ มประชุม 4. ทวี ี 1 เครอ่ื ง ทัว่ ไป
ได้ไม่เกนิ 20 คน 1. ไมโครโฟน
2. จอโปรเจคเตอร์
3. เครื่องฉายโปรเจคเตอร์

ห้องประชมุ ประชานริ มติ ร -เปน็ แบบตวั ยู 1. ไมโครโฟน ใชส้ ำหรบั การประชุม

-รองรับผูเ้ ข้ารว่ มประชมุ 2. จอโปรเจคเตอร์ ทว่ั ไป

ไดไ้ มเ่ กิน 30 คน 3. เครือ่ งฉายโปรเจคเตอร์

ห้องประชุมเกียรตยิ ศ ช้ัน 3 -เป็นแบบตัวยู 1. ไมโครโฟน ใชส้ ำหรบั การ
-รองรบั ผู้เขา้ ร่วมประชุม 2. จอโปรเจคเตอร์ ประชมุ /อบรม
ได้ไมเ่ กนิ 30 คน 3. เคร่ืองฉายโปรเจคเตอร์

ห้องประชมุ คอมพิวเตอร์ - เป็นแบบเธยี รเ์ ตอร์ 1. ไมโครโฟน ใชส้ ำหรับการประชมุ
(จัดโต๊ะและเกา้ อี้เปน็ แถว) 2. จอโปรเจคเตอร์ ทัว่ ไป
รองรบั ผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ 3. เครือ่ งฉายโปรเจคเตอร์
ไดไ้ มเ่ กนิ 50 คน 4. คอมพิวเตอร์ 50 เครอ่ื ง
5. ทีวี 3 เครือ่ ง

3
4. การจองและวธิ ีปฏิบตั ิการใชห้ ้องประชุม

การจองห้องประชมุ กลมุ่ อำนวยการได้จัดให้มีสมุดบนั ทกึ การขอใช้ห้องประชมุ จำนวน 6 ห้อง
กลมุ่ งานภายใน

กลุ่มงานภายใน สำนกั งานเขตพืน้ ท่กี ารศึกษาประถมศกึ ษาลำปาง เขต 1 ผจู้ องหอ้ งประชุมตอ้ งจด
บันทึกเขยี นจองห้องประชมุ ในสมดุ บนั ทกึ การขอใชห้ อ้ งประชุม โดยใหร้ ะบุ

- วนั เดือน ปี
- เร่อื ง
- เวลาเช้า (08.30 – 12.00 น.) เวลาบ่าย (13.00 – 16.30 น)
- กลุ่ม/ช่อื ผู้จอง
- รายละเอียดรปู แบบการจัดห้อง

- จำนวนผ้เู ข้าประชุม
- ขึ้นกระดาน
หน่วยงานภายนอก
1. การจองหอ้ งประชุมสามารถจองทางโทรศพั ท์ หมายเลข 054-335068-9 (นางกัลยา มีเมือง)
พรอ้ มหนังสอื นำส่งและตอบรับ อยา่ งนอ้ ย 3 วัน เพ่อื ใหเ้ จ้าหนา้ ท่ีลงจองหอ้ งประชมุ
2. อตั ราคา่ ตอบแทนทเ่ี รยี กเกบ็ ดงั นี้

ช่ือห้องประชมุ จำนวนที่นง่ั อัตราคา่ ตอบแทน (บาท) หมายเหตุ

ห้องครุ ุมนตรี 200 ทีน่ ่งั 1 วนั (ไม่เกิน 8 ครึง่ วัน (ไม่เกนิ 4
ห้องมณีโชติรส 60 ที่นง่ั
ห้องบงกชกัลยา 20 ที่นง่ั ชม.) ชม.)
ห้องประชานริ มิต 30 ทน่ี ่งั
ห้องเกียรติยศ 30 ท่นี ่งั  6,000  3,000
ห้องคอมพวิ เตอร์ 50 ท่ีนั่ง
 3,000  1,500

 3,000  1,500

 3,000  1,500

 3,000  1,500

 6,000  3,000

3. หนว่ ยงานผจู้ องต้องรับผิดชอบค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม
4. หนว่ ยงาน ผู้จองตอ้ งรบั ผดิ ชอบค่าทำงานลว่ งเวลาของเจา้ หนา้ ท่ีใหบ้ ริการ และเจ้าหน้าท่ปี ระจำ
ห้องประชุม กรณขี อใชน้ อกเวลาราชการ
5. หากมีการยกเลิกการจองหอ้ งประชมุ ผู้จองตอ้ งแจ้งเจา้ หน้าทีท่ ราบ เน่ืองจากอาจมีหน่วยงานท่ี
ประสงคจ์ ะใช้หอ้ งในวนั เวลา ดังกล่าว

4

6. การใช้ห้องประชุม ท่อี าจมกี ารจ้างเหมาบรษิ ัทเอกชนเขา้ ดำเนินการตกแตง่ สถานที่ หนว่ ยงาน
ผู้จองตอ้ งมเี จา้ หนา้ ท่ีของตนมากำกบั ดูแลไม่ให้เกิดความเสยี หาย และหากหอ้ งประชุมเกิดความเสยี หาย
เน่อื งจากการกระทำของบรษิ ทั หรอื การใช้สถานท่ีของหนว่ ยงานผจู้ อง หนว่ ยงานผู้จองตอ้ งรบั ผดิ ชอบ
คา่ เสียหายท่ีเกดิ ขนึ้

7. การขอใช้หอ้ งประชุมทตี่ อ้ งมกี ารทดสอบระบบก่อนวนั งาน เชน่ การฉายวีดที ัศน์ ภายในห้อง
ประชุม ให้ทดสอบในวนั ทำการของราชการ ไมอ่ นุญาตใหท้ ดสอบในวันหยุดราชการ เนื่องจากในวันหยุดราชการ จะ
ไม่อนญุ าตให้เปิดเครอื่ งปรบั อากาศ (เนื่องจากมีค่าไฟฟ้าทส่ี งู มาก) ซึ่งความรอ้ นจะทำใหจ้ อภาพ LED ภายใน
ห้องประชุมเสยี หายได้

8. การเปิดระบบปรบั อากาศจะเปิดกอ่ นการประชุม/อบรม/สัมมนา ประมาณ 30 นาที
9. เมื่อเลกิ ใช้หอ้ งประชมุ เจ้าหนา้ ท่ีประจำห้องประชมุ จะทำการปิดระบบเคร่อื งเสียง ระบบฉายภาพ
ระบบปรับอากาศ คงเหลือแสงสวา่ งไวพ้ อสมควรเพอ่ื ให้พนักงานบรกิ ารหอ้ งประชุมหรือเจ้าหนา้ ท่ีทำการเกบ็
อปุ กรณ์ ภาชนะท่ใี สอ่ าหารว่างและเครื่องดมื่ หรอื อาหาร เกบ็ โต๊ะ เก้าอีใ้ หเ้ รยี บร้อย
10. หลงั การประชมุ เสร็จ เจา้ หนา้ ทีป่ ระจำห้องประชุมและหัวหน้าผ้คู วบคมุ จะเขา้ ทำการตรวจสอบ
สภาพหอ้ ง อปุ กรณต์ า่ ง ๆ ภายในห้องประชุม หากพบข้อบกพร่อง ชำรุด จากการใชง้ านในระหวา่ งการประชุม
หารอื การจดั งาน กลมุ่ อำนวยการจะแจง้ ให้ผู้ขอจองหอ้ งประชมุ ทราบ เพอื่ รับผิดชอบความเสยี หายที่เกดิ ข้ึน
ตามความเหมาะสม

......................................

ภาคผนวก



ระบบสนบั สนนุ การบริหารจดั การสานกั งานเขตพ้นื ที่การศึกษา
Education Area Management Support System
ระบบจองหอ้ งประชมุ

วตั ถุประสงค์
เพ่ือทาการจองห้องประชุมท่ีมีอย่อู ย่างจากดั จัดสรรห้องประชุมให้เกดิ

ประสิทธิภาพมากท่ีสุดในการใช้ห้องประชุมในการจัดกจิ กรรมต่าง ๆ ที่ทุกคน
สามารถนามาใชไ้ ด้ และรู้การใชห้ ้องประชุม
การใช้งานโปรแกรม ระบบจองห้องประชุม

เม่อื Login เขา้ ระบบแลว้ คลกิ เลือก บริหารงานทว่ั ไป คลกิ เลือก จองหอ้ งประชุม

งานบรหิ ารงานท่ัวไป หนา้ ที่ 1/6

ระบบสนบั สนุนการบริหารจดั การสานกั งานเขตพ้นื ที่การศึกษา
Education Area Management Support System
ระบบจองหอ้ งประชุม

เจ้าหน้าที่ผ้ดู ูแลระบบ

ต้งั ค่าระบบ >> กาหนดเจา้ หน้าที่
ในส่วนของเจา้ หนา้ ทดี่ ูและระบบ จะทาหนา้ ที่กาหนด เจา้ หน้าท่ีในการ

อนุญาตให้ผจู้ องหอ้ งประชุมใช้ห้องประชุมไดต้ ามท่ีจอง และสามารถกาหนดเจา้ หน้า
ได้มากกว่า 1 คน

การเพม่ิ เจา้ หน้าที่ คลกิ แลว้ ทาการเลือกบุคลท่ีจะใหท้ าหน้าท่ี เป็ น

เจา้ หนา้ ที่ในการอนุญาตในการให้ใช้ห้องประชุม

งานบริหารงานทวั่ ไป หน้าที่ 2/6

ระบบสนบั สนนุ การบริหารจดั การสานกั งานเขตพ้นื ที่การศึกษา
Education Area Management Support System
ระบบจองหอ้ งประชมุ

ผ้ใู ช้ระบบจองห้องประชุม

เมอ่ื Login เขา้ ระบบแลว้ คลกิ เลอื ก บริหารงานท่วั ไป คลกิ เลอื ก จองห้อง
ประชุมจะพบเมนู ดังภาพในส่วนของผใู้ ช้จะประกอบดว้ ย เจา้ หน้าท่ี และผใู้ ชท้ วั่ ไป

เจ้าหน้า จะมหี นา้ ที่เป็ นผทู้ ่ีมสี ิทธิในการอนุญาตในหารให้ใช้ห้องประชุม
ตามท่ีได้จองมา

คลกิ เลอื กในช่อง อนุญาต แลว้ กด อนุญาต เม่อื เสร็จแลว้ ในช่อง อนุญาต
จะปรากฏ แสดงว่าได้รบั อนุญาตใหใ้ ชห้ ้องประชุมแลว้

** ในกรณีที่ตอ้ งการดูรายละเอียด อนุญาตและไม่อนุญาตใหใ้ ช้ห้องประชุม
คลิก จะแสดงรายละเอยี ดดังน้ี

งานบรหิ ารงานทว่ั ไป หนา้ ท่ี 3/6

ระบบสนบั สนุนการบริหารจดั การสานกั งานเขตพ้นื ที่การศึกษา
Education Area Management Support System
ระบบจองหอ้ งประชุม

ผ้ใู ช้งาน เมื่อ Login เขา้ ระบบแลว้ คลกิ เลอื ก บริหารงานท่วั ไป คลิกเลอื ก
จองห้องประชุม จะพบเมนู ดังภาพ

งานบรหิ ารงานทัว่ ไป หน้าที่ 4/6

ระบบสนบั สนนุ การบริหารจดั การสานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษา
Education Area Management Support System
ระบบจองหอ้ งประชมุ

การจองห้องประชุม

คลิก กรอกรายละเอยี ดในการจองห้องประชุม

เลือกห้องประชุม หนา้ ท่ี 5/6

เลือก วนั เดือน ปี
ทีจ่ องห้องประชุม
เลือก เวลาเริ่มใช้ห้อง และเวลาสิ้นสุด

งานบริหารงานทัว่ ไป

ระบบสนบั สนุนการบริหารจดั การสานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษา
Education Area Management Support System
ระบบจองหอ้ งประชมุ

กรอกรายละเอียด วตั ถุประสงค์การจอง จานวยผ้เู ข้าร่วมประชุม และอ่ืน ๆ ถ้ามี
เมอ่ื เสร็จแล้ว กด ตกลง

งานบรหิ ารงานทัว่ ไป หน้าท่ี 6/6