ประจ ำปี 2567 ศูนย์ส่งเสริมการเรียนรู้อ าเภออมก๋อย ส านักงานส่งเสริมการเรียนรู้จังหวัดเชียงใหม่ กรมส่งเสริมการเรียนรู้ นางสาวธัณญนันท์ พงศ์หน่อแก้ว ต าแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการ คู่มือ ปฏิบัติงำนธุรกำร
1 คำนำ การเขียนหนังสือราชการนอกจากรูปแบบจะต้องถูกต้องตามระเบียบ การรับ – ส่งหนังสือ ราชการ เป็นส่วนหนึ่งของงานสารบรรณ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 คู่มือการปฏิบัติงานฉบับนี้มีเนื้อหาเกี่ยวกับขั้นตอนและวิธีการ ปฏิบัติงาน การเขียนหนังสือราชการ รับ – ส่ง หนังสือราชการออกสู่ภายนอกหน่วยงาน และขั้นตอนการรับเอกสาร หนังสือราชการ จากหน่วยงานภายนอก เพื่อคัดแยกให้แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้อง ผู้จัดทำหวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือการ ปฏิบัติงานการเขียนหนังสือราชการ รับ – ส่ง หนังสือราชการฉบับนี้ จะเป็นประโยชน์แก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ผู้เกี่ยวข้องและ ผู้สนใจทั่วไป ได้ นำไปศึกษาเพื่อพัฒนาและเพิ่มประสิทธิภาพให้แก่การทำงานยิ่งขึ้นไป นางสาวธัณญนันท์ พงศ์หน่อแก้ว เจ้าพนักงานธุรการ ศูนย์ส่งเสริมการเรียนรู้อำเภออมก๋อย
2 สารบัญ หน้า บทที่ 1 บทนำ 3 วัตถุประสงค์ขอบเขต 3 คำจำกัดความ 3 หน้าที่ของงานสารบรรณ 4 หน้าที่ความรับผิดชอบ 4 บทที่2 งานสารบรรณและการปฏิบัติงานธุรการในสำนักงาน 5 หมวดที่ 1 ชนิดของหนังสือ 5 หมวดที่ 2 การรับและส่งหนังสือ 7 หมวดที่ 3 การเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ 7 หมวดที่ 4 มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง 9 การปฏิบัติงานธุรการ (สารบรรณ) ในสำนักงาน 11 แผนผังแสดงขั้นตอนการรับหนังสือ 12 ขั้นตอนการส่งหนังสือหนังสือ 13 ภาคผนวก 14
3 บทที่ 1 บทนำ วัตถุประสงค์ 1. เพื่อใช้เป็นคู่มือประกอบการปฏิบัติงานสารบรรณของ ศูนย์ส่งเสริมการเรียนรู้อำเภออมก๋อย ให้มีมาตรฐานและถือปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน 2. เพื่อให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนด ระเบียบหลักเกณฑ์เกี่ยวกับงานสารบรรณที่ได้กำหนด ไว้อย่างมีประสิทธิภาพ 3. เพื่อให้ผู้ควบคุมระบบงานทราบความต้องการของผู้ใช้งานระบบเพื่อนำไปปรับปรุงพัฒนาระบบ ให้มีความทันสมัย รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ ขอบเขต คู่มือการปฏิบัติงานนี้ครอบคลุมขั้นตอนการ รับ–ส่งหนังสือ ชนิดของหนังสือ การเก็บรักษา การยืม และทำลายหนังสือ มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง การออกเลขคำสั่งต่างๆ หรือการจัดส่งหนังสือโดย เจ้าหน้าที่ คำจำกัดความ 1. งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การสร้างหนังสือ การรับ –ส่ง การเก็บรักษาเอกสาร ซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอนขอบข่ายของงานสารบรรณ ในทางปฏิบัติ เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร 2. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์e-office หมายถึง การรับ – ส่งข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือผ่าน ระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ 3. หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ 4. การรับหนังสือ หมายถึง การรับหนังสือจากส่วนราชการ หน่วยงานเอกชนและบุคคลซึ่งมีมาจาก ภายนอกและภายใน หนังสือที่รับไว้แล้วนั้นเรียกว่า “หนังสือรับ” 5. การส่งหนังสือภายในส่วนราชการหรือหน่วยงาน คือ การจ่ายเรื่องให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ ผู้อำนวยการกองฯ หัวหน้าฝ่ายฯ หัวหน้างานฯ และผู้ปฏิบัติ ได้รับทราบเรื่องราวที่จะต้องดำเนินการและ จ่ายเรื่องให้แก่เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่อง เพื่อนำไปปฏิบัติ
4 หน้าที่ของงานสารบรรณ 1. เป็นหน่วยงานกลางที่ทำหน้าที่ในการเป็นแหล่งข้อมูลการรับหนังสือราชการของผู้บริหารหน่วยงาน ต่างๆ ทั้งจากบุคลากร หน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอก รวมถึงข้อมูลการมอบหมายงานให้กับ ผู้รับผิดชอบดำเนินการในแต่ละเรื่องที่มีการเก็บข้อมูล 2. ควบคุม ดูแล ติดตามจัดเก็บรวบรวมข้อมูล และเป็นแหล่งสืบค้นหลักฐาน และข้อมูลอ้างอิง ประกอบการบริหารงาน 3. คัดกรอง พิจารณาแยกหนังสือราชการทั้งภายในและหนังสือภายนอก เพื่อนำเสนอผู้บริหารหรือ หน่วยงานที่ได้รับมอบหมาย หรือรับผิดชอบโดยไม่ต้องส่งถึงผู้บริหารระดับสูงทั้งหมด 4. ตรวจสอบความถูกต้อง เหมาะสมของการจัดทำหนังสือราชการ เพื่อให้ระบบงานเอกสารของ องค์กรเป็นไปอย่างมาตรฐาน และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน 5. รับ – ส่ง หนังสือราชการ และนำแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้องให้รับทราบโดยเร็ว หน้าที่ความรับผิดชอบ ผู้อำนวยการศูนย์ส่งเสริมการเรียนรู้อำเภออมก๋อย มีหน้าที่ 1) พิจารณาสั่งการ โดยบันทึกสั่งการ บันทึกติดต่อในหนังสือรับให้งานบริหารงาน สารบรรณฯ รับทราบและประสาน/ปฏิบัติงาน 2) พิจารณาหนังสือส่งออก ให้ความเห็นชอบ และลงนามในหนังสือราชการ หัวหน้าฝ่ายงานบริหารงานทั่วไป มีหน้าที่ 1) วิเคราะห์หนังสือเพื่อมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการตามระบบงานสารบรรณ 2) ตรวจสอบการบันทึกย่อเรื่อง บันทึกความเห็นในหนังสือรับ 3) ตรวจสอบการร่างและพิมพ์หนังสือส่ง 4) รับหนังสือ เอกสาร บันทึกข้อความที่ผู้บริหารพิจารณาสั่งการแล้วดำเนินการแจ้ง/ปฏิบัติตามคำสั่ง เจ้าหน้าที่ในงานสารบรรณ มีหน้าที่ 1) รับ- ส่งหนังสือราชการ ด้วยระบบสารบรรณ 2) ลงทะเบียนรับหนังสือราชการ/ บันทึก 3) นำเสนอผู้ที่ได้รับมอบหมาย 4) นำเสนอรับ - ส่งผู้บริหาร 5) จัดทำหนังสือแจ้งเวียนหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง 6) ให้บริการแก่หน่วยงาน / บุคลากรที่เกี่ยวข้อง
5 บทที่2 งานสารบรรณและการปฏิบัติงานธุรการในสำนักงาน งานสารบรรณ งานสารบรรณ เป็นงานเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารนับตั้งแต่คิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์จดจำ ทำ สำเนา รับ ส่ง บันทึก ย่อเรื่อง เสนอสั่งการ โต้ตอบ จัดเก็บ ค้นหา ทำลาย ความสำคัญของงานสารบรรณ 1. เป็นเอกสารราชการ บันทึกงาน หลักฐานราชการอื่นๆ ของหน่วยงาน 2. เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการอ้างอิง 3. เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารราชการ 4. เป็นหลักฐานราชการ 5. เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร สาระสำคัญของสารบรรณตามระเบียบงานสารบรรณ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 , (ฉบับที่2) พ.ศ. 2548 และ (ฉบับที่ 3) พ.ศ.2560 มีสาระสำคัญ ดังนี้ หมวดที่ 1 ชนิดของหนังสือ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่หลักฐานในราชการ ได้แก่ 1. ส่วนราชการถึงส่วนราชการ 2. ส่วนราชการถึงบุคคลภายนอก 3. หน่วยงานอื่นถึงส่วนราชการ 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ ชนิดของหนังสือราชการ หนังสือราชการมี 6 ชนิด คือ 1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้กระดาษครุฑ เป็นหนังสือติดต่อ ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก 2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือ ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
6 3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม ขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการ ระดับกองหรือผู้ได้รับมอบหมาย เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับใช้ใน กรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร การตอบรับทราบ ที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ดำเนินการไปแล้ว การเตือนเรื่องที่ค้าง เรื่องหัวหน้า ส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่ง ให้ใช้หนังสือประทับตรา 4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ 1. คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย 2. ระเบียบ คือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้เพื่อเป็นหลักปฏิบัติงาน 3. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดไว้ใช้ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว 1. ประกาศ เพื่อประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ 2. แถลงการณ์เพื่อทาความเข้าใจ 3. ข่าว เผยแพร่ให้ทราบ 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้ในราชการ มี 4 ชนิด ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น 6.1 หนังสือรับรอง ได้แก่ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคลหรือ หน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง 6.2 รายงานการประชุม คือ บันทึกความคิดเห็นของผู้ที่มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติ ที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ให้จัดทำตามแบบที่ 11 6.3 บันทึกคือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชา เสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชา สั่งการให้ผู้ใต้บังคับบัญชา โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ 6.4 หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของ เจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมหมายถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ หนังสือของบุคคลภายนอกที่เจ้าหน้าที่รับเข้าทะเบียนหนังสือราชการ สัญญา คำร้อง เป็นต้น หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ และดำเนินการทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ (ระบุชั้นความเร็วด้วยอักษรสีแดง ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์) 1. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น 2. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว 3. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
7 หมวดที่ 2 การรับและส่งหนังสือ การรับหนังสือ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัติ ตามที่กำหนดไว้ 1. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลัง 2. ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ 12 ที่มุมด้านขวาของหนังสือโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ - เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน - วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือ - เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ โดยตรารับมี ขนาด 2.5 x 5 ซ.ม. (ตัวอย่าง) การส่งหนังสือ หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ 1.ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน 2.เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลาง ได้รับเรื่องและดำเนินการลงทะเบียนส่ง หนังสือในทะเบียนหนังสือส่งตามแบบที่ 14 หมวดที่ 3 การเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ การเก็บรักษา การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเก็บไว้ เพื่อใช้ในการตรวจสอบ 1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการ ปฏิบัติงาน 2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เจ้าหน้าที่จัดทำ บัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ 19 เลขรับ........................................... วันที่.............................................. เวลา………..............……..……………
8 3. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้เกิดความ สะดวกและคล่องตัวในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่สามารถค้นหาเรื่องเดิมได้อย่างง่ายและรวดเร็วตลอดจน สะดวกในการควบคุม ติดตามงานของหัวหน้าหน่วยงานให้เจ้าของเรื่องเก็บไว้เป็นเอกเทศเป็นเจ้าของเรื่องนั้นๆ เป็นผู้จัดเก็บโดยแยกเข้าแฟ้มตามรหัส หมวดหมู่หนังสือ กลุ่มเรื่องและกลุ่มย่อย อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ 10 ปี ยกเว้นกรณีดังนี้ 1. หนังสือที่ต้องสงวนไว้เป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความ ปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ 2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาล พนักงานสอบสวน เก็บตาม กฎหมายระเบียบแบบแผนนั้นๆ 3. หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ต่อการศึกษาค้นคว้า วินัย ให้เก็บตลอดไปหรือ ตามที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติกำหนด 4. หนังสือที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สาเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี 5. หนังสือไม่สำคัญเป็นเรื่องธรรมดาสามัญ เกิดขึ้นเป็นประจาและดาเนินการเสร็จแล้วเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี * ในกรณีหนังสือเกี่ยวกับการเงิน เมื่อมิใช่เป็นเอกสารสิทธิ หากเห็นว่าไม่มีความจำเป็น ต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทำลายได้ การจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี ทุกสิ้นปี (ปีปฏิทิน) ให้ส่วนราชกานจัดส่งหนังสือที่อายุครบ 25 ปี พร้อมทั้งบัญชีให้กองจดหมาย เหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ 31 มกราคมของปีถัดไป การยืมหนังสือ 1. การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับ กองขึ้นไป หรือผู้ได้รับมอบหมาย 2. การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วน ราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย 3.การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบให้ถือปฏิบัติตามข้อ 62 โดยอนุโลม 4.การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะต้อง ได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป
9 การทำลายหนังสือราชการ 1. ภายใน 60 วัน หลังสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้า ส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ 2. คณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วยประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการพลเรือนหรือพนักงานส่วนท้องถิ่น ประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการหรือ ประเภททั่วไป ระดับชำนาญงาน ขึ้นไป หรือเจ้าหน้าที่ของรัฐอื่นที่เทียบเท่า หมวดที่ 4 มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ มี 2 ขนาด คือ - ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร - ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร * มาตรฐานกระดาษโดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก 60 กรัม ต่อตารางเมตร มี 3 ขนาด - ขนาด เอ 4 = 210 * 297 มิลลิเมตร - ขนาด เอ 5 = 148 * 210 มิลลิเมตร - ขนาด เอ 8 = 52 * 74 มิลลิเมตร * มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก 80 กรัม ต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาดซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด - ขนาด ซี 4 = 229 * 324 มิลลิเมตร - ขนาด ซี 5 = 162 * 229 มิลลิเมตร - ขนาด ซี6 = 114 * 162 มิลลิเมตร - ขนาด ดีแอล = 110 * 220 มิลลิเมตร กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ครุฑด้วยหมึกสีดำ หรือทำเป็นครุฑดุน ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพ์ครุฑด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้าย ซองหนังสือ ให้พิมพ์ครุฑด้วยหมึกสีดําที่มุมบนด้านซ้ายของซอง - ขนาด ซี 4 ใช้สําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไมตองพับมีชนิดธรรมดาและขยายข้าง - ขนาด ซี 5 ใช้สําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 2 - ขนาด ซี 6 ใช้สําหรับกระดาษตราครุฑพับ 4 - ขนาด ดีแอล ใช้สําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 3
10 ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับ มีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร ทะเบียนหนังสือรับ ใช้สําหรับลงรายการหนังสือที่ไดรับเขาเป็นประจําวัน มีขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า มีสอง ชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็นแผ่น ทะเบียนหนังสือส่ง ใช้สําหรับลงรายการหนังสือที่ไดสงออกเป็นประจําวัน มีขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า มีสอง ชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็นแผน เรื่องอื่นๆ ควรรู้ได้แก่ 1. เรื่องราชการที่จะดำเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือไม่ทัน ให้ส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารเช่น โทรศัพท์วิทยุสื่อสาร ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่ต้องยืนยันเป็นหนังสือให้ทำหนังสือ ยืนยันไปทันที 2. การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไม่ปรากฏหลักฐานชัดแจ้ง ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้ เป็นหลักฐาน สำเนาคู่ฉบับ ให้ลงชื่อผู้ร่าง – ผู้พิมพ์– ผู้ตรวจ (ไม่มีผู้ทาน) 3. ถ้าหนังสือที่เป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมาย หรือหนังสือสำคัญที่แสดง เอการสิทธิ สูญหาย ให้ ดำเนินการแจ้งความต่อ (พนักงานสอบสวน) 4. หนังสือเวียน คือหนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมากมีใจความอย่างเดียวกันให้เพิ่มตัวพยัญชนะ ว 5. หนังสือราชการปกติทำ 3 ฉบับ มีต้นฉบับ 1 ฉบับ และสำเนาคู่ฉบับ 2 ฉบับ 6. ผู้ลงนามรับรองหนังสือราชการ ให้มีคำรับรองว่า สำเนาถูกต้อง โดยให้ข้าราชการพลเรือนหรือ พนักงานส่วนท้องถิ่นประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป ระดับชำนาญงานขึ้นไปหรือ เจ้าหน้าที่ของรัฐอื่นที่เทียบเท่า หรือพนักงานราชการ ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนาหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ รับรอง พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจง สาระสำคัญของระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่2 พ.ศ. 2548) มีสาระดังนี้ 1. เพิ่มนิยามศัพท์ ของ อิเล็กทรอนิกส์ คือ การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่น แม่เหล็กไฟฟ้าหรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสงวิธีการ ทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ เช่นว่านั้น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์คือ การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการอิเล็กทรอนิกส์ 2. เพิ่มความหมายของหนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
11 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ 6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 3. การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ใช้งาน หรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ การปฏิบัติงานธุรการ (สารบรรณ) ในสำนักงาน การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสาร (งานสารบรรณเป็นส่วนหนึ่งงานธุรการ) ในสำนักงาน ควรดำเนินการ ดังนี้ 1. จัดให้มีการฝึกอบรมผู้รับผิดชอบงานด้านนี้ ในเรื่องเทคนิคการปฏิบัติในเรื่อง การรับ – ส่งการ จัดทำ การเก็บรักษา การยืม การทำลายหนังสือราชการ 2. ควรใช้ระบบคอมพิวเตอร์ดำเนินการจะเกิดความรวดเร็ว ตรวจสอบได้ง่าย 3. ควรมีการประเมินผลการทำงานเป็นระยะๆ เพื่อปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพขึ้น การปฏิบัติงานธุรการในสำนักงานมีรายละเอียดกระบวนการดำเนินการดังนี้ 1. การรับ – ส่ง หนังสือราชการ การรับ – ส่ง หนังสือราชการ เป็นเรื่องความรวดเร็ว ถูกต้อง เรียบร้อย มีประสิทธิภาพ ควร จัดระบบการรับส่งที่ทันสมัย ปลอดภัย การใช้ระบบ E-mail หรือการใช้คอมพิวเตอร์สนับสนุนการดำเนินการ แต่ยึดหลักการระบบที่ทันสมัย ลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ลดกำลังคน มีหลักฐานการดำเนินงานที่ถูกต้อจำแนก ความเร่งด่วน ตรวจสอบได้ 2. การทำหนังสือราชการ การทำหนังสือราชการ หมายความรวมถึง การคิด ร่าง แต่ง พิมพ์ทำสำเนา ผู้จัดทำหนังสือ ราชการต้องคิด ทำไปทำมา (ความจำเป็น) ใครใช้เอกสารนั้น อะไร (ควรใช้เอกสารประเภทใด จดหมาย ราชการบันทึกข้อความ) อย่างไร (วิธีการจัดส่งที่เหมาะสม) ที่ไหน (ส่งไปที่ใด เพื่อปฏิบัติงาน หรือหลักฐาน) เมื่อใด (จัดทำเสร็จเมื่อใด) การทำหนังสือราชการแต่ละเรื่อง ควรมีหลักยึดในการทำ การทำหนังสือราชการ 1. มีความถูกต้อง ตัวสะกด การันต์วรรคตอน ไวยากรณ์ถูกความนิยม 2. ได้สาระสมบูรณ์ทุกใจความ ชัดเจน กะทัดรัด ไม่วกวน 3. การจัดลำดับความดี แต่ละวรรคตอนมีเอกภาพ 4. เนื้อความทั้งหมด กลมกลืน สัมพันธ์กัน ตรงประเด็นเน้นจุดที่ต้องการ 5. สุภาพมีความเหมาะสม
12 แผนผังแสดงขั้นตอนการรับหนังสือ/เอกสารจากภายนอก งานธุรการ ศูนย์ส่งเสริมการเรียนรู้อำเภออมก๋อย แผนผัง ผู้รับผิดชอบ/ดำเนินการ เอกสารที่เกี่ยวข้อง -เจ้าพนักงานธุรการ -เจ้าพนักงานธุรการ หนังสือภายนอก/เอกสาร หนังสือภายนอก/เอกสาร -เจ้าพนักงานธุรการ หนังสือภายนอก/เอกสาร -เจ้าพนักงานธุรการ หนังสือภายนอก/เอกสาร -เจ้าพนักงานธุรการ -เจ้าพนักงานธุรการ หนังสือภายนอก/เอกสาร -ทะเบียนหนังสือรับ หนังสือภายนอก/เอกสาร -เจ้าพนักงานธุรการ -หนังสือภายนอก/เอกสาร - ผู้อำนวยการ หนังสือภายนอก/เอกสาร -เจ้าพนักงานธุรการ -งานที่เกี่ยวข้อง -หนังสือภายนอก/เอกสาร -ทะเบียนหนังสือรับ ตรวจสอบความครบถ้วนของ หนังสือรับ (8 นาที) ลงทะเบียนรับหนังสือ(5 นาที) คัดแยกให้งานที่เกี่ยวข้อง ดา เนินการตามสั่ง (15 นาที) (ลงชื่อในทะเบียนรับหนังสือ) จัดล าดับความส าคัญและเร่งด่วน (2 นาที) แยกประเภทหนังสือ(5 นาที) - หนังสือราชการ/อื่นๆ สรุปใจความส าคัญของ หนังสือรับ (5 นาที) เสนอผู้อ านวยการ พิจารณา/ทราบ (1-2 ชม.) ผู้อ านวยการพิจารณา/สั่งการ (1-2 ชม.) งานธุรการรับเรื่อง(1 นาที)
13 หนังสือที่ผู้อำนวยการลงนามแล้ว ตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ ออกเลขที่หนังสือ วัน เดือน ปี คัดแยกเอกสาร/ลงคุมเลขหนังสือส่ง/บรรจุซอง/ปิดซอง คุมเลขหนังสือ ในสมุดนำส่งหนังสือ นำส่งหนังสือราชการ ส่งจังหวัด/ส่งส่วนราชการ แสกนส่งในระบบ E-office Flow Chart แสดงขั้นตอนการส่งหนังสือ การปฏิบัติงานสารบรรณ/ธุรการ งานส่งหนังสือราชการ ส่งคืนเจ้าของ เรื่องแก้ไข หนังสือไม่ถูกต้อง
14 ภาคผนวก - ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน สารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 - แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
หน า ๑ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ระเบ ี ยบสํานักนายกรัฐมนตร ี วาด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยที่เปนการสมควรปรับปรุงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ เสียใหมใหเหมาะสมยิ่งขึ้น คณะรัฐมนตรีจึงวางระเบียบไว ดังตอไปนี้ ข อ ๑ ระเบียบนี้เรียกวา “ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖” ข อ ๒ ระเบียบนี้ใหใช บังคับตั้งแตวันที่ ๑ มิถุนายน ๒๕๒๖ เป นตนไป ข อ ๓ ให ยกเลิก ๓.๑ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ ๓.๒ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาด วยการลงชื่อในหนังสือราชการ พ.ศ. ๒๕๐๗ ๓.๓ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาด วยการลงชื่อในหนังสือราชการ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๑๖ บรรดาระเบียบ ข อบังคับ มติของคณะรัฐมนตรี และคําสั่งอื่นใด ในสวนที่กําหนดไว แล ว ในระเบียบนี้ หรือซึ่งขัด หรือแย งกับระเบียบนี้ ใหใช ระเบียบนี้แทน เว นแตกรณีที่กลาวในข อ ๕ ข อ ๔ ระเบียบนี้ใหใช บังคับแกสวนราชการ สวนราชการใดมีความจําเป นที่จะต องปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากที่ได กําหนดไว ในระเบียบนี้ให ขอทําความตกลงกับผู รักษาการตามระเบียบนี้ ข อ ๕ ในกรณีที่กฎหมาย หรือระเบียบวาด วยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ กําหนดวิธี ปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไวเป นอยางอื่น ให ถือปฏิบัติตามกฎหมาย หรือระเบียบวาด วยการนั้น ข อ ๖ ในระเบียบนี้ “งานสารบรรณ” หมายความวา งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแตการจัดทํา การรับ การสง การเก ็ บรักษา การยืม จนถึงการทําลาย “หนังสือ” หมายความวา หนังสือราชการ “สวนราชการ” หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม สํานักงาน หรือหนวยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งในราชการบริหารสวนกลาง ราชการบริหารสวนภูมิภาค ราชการบริหารสวนท องถิ่น หรือในตางประเทศ และให หมายความรวมถึงคณะกรรมการด วย
หน า ๒ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ “คณะกรรมการ” หมายความวา คณะบุคคลที่ได รับมอบหมายจากทางราชการใหปฏิบัติงาน ในเรื่องใด ๆ และให หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทํางาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงาน ในลักษณะเดียวกัน ข อ ๗ คําอธิบายซึ่งกําหนดไว ท ายระเบียบ ให ถือวาเป นสวนประกอบที่ใชในงานสารบรรณ และใหใชเปนแนวทางในการปฏิบัติ ข อ ๘ ใหปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีรักษาการตามระเบียบนี้ และให มีอํานาจตีความและ วินิจฉัยปญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้ รวมทั้งการแก ไขเพิ่มเติมภาคผนวกและจัดทําคําอธิบาย กับให มีหน าที่ดําเนินการฝกอบรมเกี่ยวกับงานสารบรรณ การตีความ การวินิจฉัยปญหา และการแก ไขเพิ่มเติมภาคผนวก และคําอธิบายตามวรรคหนึ่ง ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีจะขอความเห ็ นจากคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบ สํานักนายกรัฐมนตรีเพื่อประกอบการพิจารณาก ็ได หมวด ๑ ชนิดของหนังสือ ข อ ๙ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป นหลักฐานในราชการ ได แก ๙.๑ หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ ๙.๒ หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีไปถึง บุคคลภายนอก ๙.๓ หนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึง สวนราชการ ๙.๔ เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเป นหลักฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข อบังคับ ข อ ๑๐ หนังสือ มี ๖ ชนิด คือ ๑๐.๑ หนังสือภายนอก ๑๐.๒ หนังสือภายใน ๑๐.๓ หนังสือประทับตรา
หน า ๓ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๑๐.๔ หนังสือสั่งการ ๑๐.๕ หนังสือประชาสัมพันธ ๑๐.๖ หนังสือที่เจ าหน าที่ทําขึ้น หรือรับไวเป นหลักฐานในราชการ สวนที่ ๑ หนังสือภายนอก ข อ ๑๑ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เป นแบบพิธีโดยใช กระดาษตราครุฑ เป นหนังสือติดตอระหวางสวนราชการ หรือสวนราชการมถีึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือ ที่มีถึงบุคคลภายนอก ให จัดทําตามแบบที่ ๑ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๑.๑ ที่ ให ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจ าของเรื่อง ตามที่กําหนดไว ในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการให กําหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพิ่มขึ้นได ตามความจําเป น ๑๑.๒ สวนราชการเจ าของหนังสือ ให ลงชื่อสวนราชการ สถานที่ราชการ หรือ คณะกรรมการซึ่งเป นเจ าของหนังสือนั้น และโดยปกติให ลงที่ตั้งไว ด วย ๑๑.๓ วัน เดือน ป ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของป พุทธศักราชที่ออกหนังสือ ๑๑.๔ เรื่อง ให ลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ เป นหนังสือตอเนื่อง โดยปกติให ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม ๑๑.๕ คําขึ้นต น ใหใช คําขึ้นต นตามฐานะของผู รับหนังสือตามตารางการใช คําขึ้นต น สรรพนาม และคําลงท าย ที่กําหนดไวในภาคผนวก ๒ แล วลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือ ชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไมเกี่ยวกับตําแหนงหน าที่ ๑๑.๖ อ างถึง (ถ ามี) ให อ างถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการ ผู รับหนังสือได รับมากอนแล ว จะจากสวนราชการใดก็ ตาม โดยให ลงชื่อสวนราชการเจ าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันท่ ีเดือน ปพุทธศักราช ของหนังสือนั้น การอ างถึง ให อ างถึงหนังสือฉบับสุดท ายที่ติดตอกันเพียงฉบับเดียว เว นแต มีเรื่องอื่นที่เป นสาระสําคัญต องนํามาพิจารณา จึงอ างถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะ ให ทราบด วย
หน า ๔ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๑๑.๗ สิ่งที่สงมาด วย (ถ ามี) ให ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่สงไปพร อมกับ หนังสือนั้น ในกรณีที่ไมสามารถสงไปในซองเดียวกันได ให แจ งด วยวาสงไปโดยทางใด ๑๑.๘ ข อความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องให ชัดเจนและเข าใจงาย หากมีความประสงค หลายประการใหแยกเป นข อ ๆ ๑๑.๙ คําลงท าย ใหใช คําลงท ายตามฐานะของผู รับหนังสือตามตารางการใช คําขึ้นต น สรรพนาม และคําลงท าย ที่กําหนดไวในภาคผนวก ๒ ๑๑.๑๐ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อเจ าของหนังสือ และให พิมพชื่อเต ็ มของเจ าของ ลายมือชื่อไวใต ลายมือชื่อ ตามรายละเอียดที่กําหนดไวในภาคผนวก ๓ ๑๑.๑๑ ตําแหนง ให ลงตําแหนงของเจ าของหนังสือ ๑๑.๑๒ สวนราชการเจ าของเรื่อง ให ลงชื่อสวนราชการเจ าของเรื่อง หรือหนวยงาน ที่ออกหนังสือ ถ าสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกระทรวง หรือทบวง ให ลงชื่อสวนราชการ เจ าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ าสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมลงมา ให ลงชื่อสวนราชการ เจ าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหนวยงานที่รับผิดชอบ ๑๑.๑๓ โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจ าของเรื่อง หรือหนวยงาน ที่ออกหนังสือและหมายเลขภายในตูสาขา (ถ ามี) ไว ด วย ๑๑.๑๔ สําเนาสง (ถ ามี) ในกรณีที่ผูสงจัดทําสําเนาสงไปใหสวนราชการ หรือ บุคคลอื่นทราบ และประสงคจะให ผู รับทราบวาได มีสําเนาสงไปให ผูใดแล ว ให พิมพชื่อเต ็ ม หรือชื่อยอ ของสวนราชการหรือชื่อบุคคลที่สงสําเนาไปให เพื่อใหเป นที่เข าใจระหวางผูสงและผู รับ ถ าหากมีรายชื่อ ที่สงมากให พิมพวาสงไปตามรายชื่อที่แนบ และแนบรายชื่อไปด วย สวนที่ ๒ หนังสือภายใน ข อ ๑๒ หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เป นแบบพิธีน อยกวาหนังสือภายนอก เป นหนังสือติดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช กระดาษบันทึกข อความ และ ให จัดทําตามแบบที่ ๒ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
หน า ๕ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๑๒.๑ สวนราชการ ให ลงชื่อสวนราชการเจ าของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถ าสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมขึ้นไป ให ลงชื่อ สวนราชการเจ าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ าสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับต่ํากวากรมลงมา ให ลงชื่อสวนราชการเจ าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือสวนราชการเจ าของเรื่องพร อมทั้งหมายเลข โทรศัพท (ถ ามี) ๑๒.๒ ที่ ให ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจ าของเรื่อง ตามที่กําหนดไว ในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการให กําหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพิ่มขึ้นได ตามความจําเป น ๑๒.๓ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราช ที่ออกหนังสือ ๑๒.๔ เรื่อง ให ลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ เป นหนังสือตอเนื่อง โดยปกติให ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม ๑๒.๕ คําขึ้นต น ใหใช คําขึ้นต นตามฐานะของผู รับหนังสือตามตารางการใช คําขึ้นต น สรรพนาม และคําลงท าย ที่กําหนดไวในภาคผนวก ๒ แล วลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือ ชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไมเกี่ยวกับตําแหนงหน าที่ ๑๒.๖ ข อความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องให ชัดเจนและเข าใจงาย หากมีความประสงค หลายประการใหแยกเป นข อ ๆ ในกรณีที่มีการอ างถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันหรือมีสิ่งที่สงมาด วย ให ระบุไวในข อนี้ ๑๒.๗ ลงชื่อและตําแหนง ใหปฏิบัติตามข อ ๑๑.๑๐ และข อ ๑๑.๑๑ โดยอนุโลม ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงคจะกําหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพื่อใชตามความเหมาะสมก ็ให กระทําได สวนที่ ๓ หนังสือประทับตรา ข อ ๑๓ หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน าสวนราชการ ระดับกรมขึ้นไป โดยให หัวหน าสวนราชการระดับกอง หรือผู ที่ได รับมอบหมายจากหัวหน าสวนราชการ ระดับกรมขึ้นไป เป นผู รับผิดชอบลงชื่อยอกํากับตรา
หน า ๖ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ หนังสือประทับตราใหใชได ทั้งระหวางสวนราชการกับสวนราชการ และระหวางสวนราชการ กับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใชเรื่องสําคัญ ได แก ๑๓.๑ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม ๑๓.๒ การสงสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ๑๓.๓ การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับราชการสําคัญ หรือการเงิน ๑๓.๔ การแจ งผลงานที่ได ดําเนินการไปแลวใหสวนราชการที่เกี่ยวข องทราบ ๑๓.๕ การเตือนเรื่องที่ค าง ๑๓.๖ เรื่องซึ่งหัวหน าสวนราชการระดับกรมขึ้นไปกําหนดโดยทําเป นคําสั่ง ใหใช หนังสือประทับตรา ข อ ๑๔ หนังสือประทับตรา ใช กระดาษตราครุฑ และให จัดทําตามแบบที่ ๓ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๔.๑ ที่ ให ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจ าของเรื่อง ตามที่กําหนดไว ในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบียนหนังสือสง ๑๔.๒ ถึง ให ลงชื่อสวนราชการ หนวยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง ๑๔.๓ ข อความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องให ชัดเจนและเข าใจงาย ๑๔.๔ ชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก ให ลงชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก ๑๔.๕ ตราชื่อสวนราชการ ใหประทับตราชื่อสวนราชการตามข อ ๗๒ ด วยหมึกแดง และให ผู รับผิดชอบลงลายมือชื่อยอกํากับตรา ๑๔.๖ วัน เดือน ป ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือนและตัวเลขของป พุทธศักราชที่ออกหนังสือ ๑๔.๗ สวนราชการเจ าของเรื่อง ให ลงชื่อสวนราชการเจ าของเรื่อง หรือหนวยงาน ที่ออกหนังสือ ๑๔.๘ โทร. หรือที่ตั้ง ใหลงหมายเลขโทรศ ัพทของสวนราชการเจ าของเรื่อง และ หมายเลขภายในตูสาขา (ถ ามี) ด วย ในกรณีที่ไมมีโทรศัพท ให ลงที่ตั้งของสวนราชการเจ าของเรื่อง โดยให ลงตําบลที่อยูตามความจําเป น และแขวงไปรษณีย (ถ ามี)
หน า ๗ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ สวนที่ ๔ หนังสือสั่งการ ข อ ๑๕ หนังสือสั่งการ ใหใช ตามแบบที่กําหนดไวในระเบียบนี้ เว นแตจะมีกฎหมายกําหนดแบบไว โดยเฉพาะ หนังสือสั่งการมี ๓ ชนิด ได แก คําสั่ง ระเบียบ และข อบังคับ ข อ ๑๖ คําสั่ง คือ บรรดาข อความที่ผู บังคับบัญชาสั่งการใหปฏิบัติโดยชอบด วยกฎหมาย ใช กระดาษตราครุฑ และให จัดทําตามแบบที่ ๔ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๖.๑ คําสั่ง ให ลงชื่อสวนราชการ หรือตําแหนงของผู มีอํานาจที่ออกคําสั่ง ๑๖.๒ ที่ ให ลงเลขที่ที่ออกคําสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงเป นลําดับไป จนสิ้นปปฏิทินทับเลขปพุทธศักราชที่ออกคําสั่ง ๑๖.๓ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องที่ออกคําสั่ง ๑๖.๔ ข อความ ให อ างเหตุที่ออกคําสั่ง และอ างถึงอํานาจที่ให ออกคําสั่ง (ถ ามี) ไว ด วย แล วจึงลงข อความที่สั่ง และวันใช บังคับ ๑๖.๕ สั่ง ณ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของป พุทธศักราชที่ออกคําสั่ง ๑๖.๖ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อผู ออกคําสั่ง และพิมพชื่อเต ็ มของเจ าของลายมือชื่อไว ใต ลายมือชื่อ ๑๖.๗ ตําแหนง ให ลงตําแหนงของผู ออกคําสั่ง ข อ ๑๗ ระเบียบ คือ บรรดาข อความที่ผู มีอํานาจหน าที่ไดวางไว โดยจะอาศัยอํานาจของกฎหมาย หรือไมก ็ได เพ่อถื ือเป นหลักปฏิบัติงานเปนการประจํา ใช กระดาษตราครุฑ และให จัดทําตามแบบที่ ๕ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๗.๑ ระเบียบ ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกระเบียบ ๑๗.๒ วาด วย ให ลงชื่อของระเบียบ ๑๗.๓ ฉบับที่ ถ าเป นระเบียบที่กลาวถึงเป นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไมต องลงวา เป นฉบับที่เทาใด แตถ าเป นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก ไขเพิ่มเติมใหลงเป น ฉบับที่ ๒ และที่ถัด ๆ ไปตามลําดับ
หน า ๘ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๑๗.๔ พ.ศ. ให ลงตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกระเบียบ ๑๗.๕ ข อความ ให อ างเหตุผลโดยยอ เพื่อแสดงถึงความมุงหมายที่ต องออกระเบียบ และอ างถึงกฎหมายที่ให อํานาจออกระเบียบ (ถ ามี) ๑๗.๖ ข อ ให เรียงข อความที่จะใชเป นระเบียบเป นข อ ๆ โดยให ข อ ๑ เป นชื่อระเบียบ ข อ ๒ เป นวันใช บังคับกําหนดวาใหใช บังคับตั้งแตเมื่อใด และข อสุดท าย เป นข อผู รักษาการ ระเบียบใด ถ ามีมากข อหรือหลายเรื่อง จะแบงเป นหมวดก ็ได โดยให ย ายข อผู รักษาการไปเป นข อสุดท ายกอนที่จะขึ้น หมวด ๑ ๑๗.๗ ประกาศ ณ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของป พุทธศักราชที่ออกระเบียบ ๑๗.๘ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อผู ออกระเบียบ และพิมพชื่อเต ็ มของเจ าของลายมือชื่อไว ใต ลายมือชื่อ ๑๗.๙ ตําแหนง ให ลงตําแหนงของผู ออกระเบียบ ข อ ๑๘ ข อบังคับ คือ บรรดาข อความที่ผู มีอํานาจหน าที่กําหนดใหใชโดยอาศัยอํานาจของกฎหมาย ที่บัญญัติให กระทําได ใช กระดาษตราครฑุ และให จัดทําตามแบบที่ ๖ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๘.๑ ข อบังคับ ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกข อบังคับ ๑๘.๒ วาด วย ให ลงชื่อของข อบังคับ ๑๘.๓ ฉบับที่ ถ าเป นข อบังคับที่กลาวถึงเป นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไมต องลงวา เป นฉบับที่เทาใด แตถ าเป นข อบังคับเรื่องเดียวกันที่มีการแก ไขเพิ่มเติมใหลงเป นฉบับที่ ๒ และทถี่ดัๆ ไป ตามลําดับ ๑๘.๔ พ.ศ. ให ลงตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกข อบังคับ ๑๘.๕ ข อความ ให อ างเหตุผลโดยยอเพื่อแสดงถึงความมุงหมายที่ต องออกข อบังคับ และอ างถึงกฎหมายที่ให อํานาจออกข อบังคับ ๑๘.๖ ข อ ให เรียงขอความท ี่จะใช บังคับเป นข อ ๆ โดยให ข อ ๑ เป นชื่อข อบังคับ ข อ ๒ เป นวันใช บังคับกําหนดวาใหใช บังคับตั้งแตเมื่อใด และข อสุดท ายเป นข อผู รักษาการ ข อบังคับใด ถ ามีมากข อหรือหลายเรื่องจะแบงเป นหมวดก ็ได โดยให ย ายข อผู รักษาการไปเป นข อสุดท ายกอนที่จะขึ้น หมวด ๑
หน า ๙ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๑๘.๗ ประกาศ ณ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราช ที่ออกข อบังคับ ๑๘.๘ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อผู ออกข อบังคับ และพิมพชื่อเต ็ มของเจ าของลายมือชื่อไว ใต ลายมือชื่อ ๑๘.๙ ตําแหนง ให ลงตําแหนงของผู ออกข อบังคับ สวนที่ ๕ หนังสือประชาสัมพันธ ข อ ๑๙ หนังสือประชาสัมพันธ ใหใช ตามแบบที่กําหนดไวในระเบียบนี้ เว นแตจะมีกฎหมาย กําหนดแบบไวโดยเฉพาะ หนังสือประชาสัมพันธมี ๓ ชนิด ได แก ประกาศ แถลงการณ และขาว ข อ ๒๐ ประกาศ คือ บรรดาข อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให ทราบ หรือแนะแนว ทางปฏิบัติ ใช กระดาษตราครุฑ และให จัดทําตามแบบที่ ๗ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๒๐.๑ ประกาศ ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกประกาศ ๒๐.๒ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ ๒๐.๓ ข อความ ให อ างเหตุผลที่ต องออกประกาศและข อความที่ประกาศ ๒๐.๔ ประกาศ ณ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราชที่ออกประกาศ ๒๐.๕ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อผูออกประกาศ และพิมพชื่อเต ็ มของเจ าของลายมือชื่อ ไวใต ลายมือชื่อ ๒๐.๖ ตําแหนง ให ลงตําแหนงของผูออกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกําหนดให ทําเป นแจ งความ ใหเปลี่ยนคําวาประกาศ เป น แจ งความ ข อ ๒๑ แถลงการณ คือ บรรดาข อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทําความเข าใจในกิจการ ของทางราชการ หรือเหตุการณหรือกรณีใด ๆ ให ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช กระดาษตราครุฑ และ ให จัดทําตามแบบที่ ๘ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
หน า ๑๐ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๒๑.๑ แถลงการณ ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกแถลงการณ ๒๑.๒ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ ๒๑.๓ ฉบับที่ ใชในกรณีที่จะต องออกแถลงการณหลายฉบับในเรื่องเดียว ที่ตอเนื่องกัน ให ลงฉบับที่เรียงตามลําดับไว ด วย ๒๑.๔ ข อความ ให อ างเหตุผลที่ต องออกแถลงการณและข อความที่แถลงการณ ๒๑.๕ สวนราชการที่ออกแถลงการณ ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกแถลงการณ ๒๑.๖ วัน เดือน ป ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราชที่ออกแถลงการณ ข อ ๒๒ ขาว คือ บรรดาข อความที่ทางราชการเห ็ นสมควรเผยแพรให ทราบ ให จัดทํา ตามแบบที่ ๙ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๒๒.๑ ขาว ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกขาว ๒๒.๒ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องที่ออกขาว ๒๒.๓ ฉบับที่ ใชในกรณีที่จะต องออกขาวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ตอเนื่องกัน ให ลงฉบับที่เรียงตามลําดับไว ด วย ๒๒.๔ ข อความ ให ลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของขาว ๒๒.๕ สวนราชการที่ออกขาว ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกขาว ๒๒.๖ วัน เดือน ป ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราชที่ออกขาว สวนที่ ๖ หนังสือที่เจ าหน าที่ทําขึ้นหรือรับไวเป นหลักฐานในราชการ ข อ ๒๓ หนังสือที่เจ าหน าที่ทําขึ้นหรือรับไวเป นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการ ทําขึ้นนอกจากที่กลาวมาแล วข างต น หรือหนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือ บุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ และสวนราชการรับไวเป นหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
หน า ๑๑ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข อ ๒๔ หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่สวนราชการออกให เพื่อรับรองแก บุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงาน เพื่อวัตถุประสงคอยางหนึ่งอยางใดใหปรากฏแกบุคคลโดยทั่วไปไมจําเพาะเจาะจง ใช กระดาษ ตราครุฑ และให จัดทําตามแบบที่ ๑๐ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๒๔.๑ เลขที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแตเลข ๑ เรียงเป น ลําดับไปจนถึงสิ้นปปฏิทิน ทับเลขปพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไป ตามแบบหนังสือภายนอกอยางหนึ่งอยางใด ๒๔.๒ สวนราชการเจ าของหนังสือ ให ลงชื่อของสวนราชการซึ่งเป นเจ าของ หนังสือนั้น และจะลงสถานที่ตั้งของสวนราชการเจ าของหนังสือด วยก ็ได ๒๔.๓ ข อความ ให ลงข อความขึ้นต นวา หนังสือฉบับนี้ใหไว เพื่อรับรองวา แล วตอด วยชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงานที่ทางราชการรับรอง ในกรณีเป นบุคคลให พิมพชื่อเต ็ ม โดยมีคํานําหน านาม ชื่อ นามสกุล ตําแหนงหน าที่ และสังกัดหนวยงานที่ผู นั้นทํางานอยูอยางชัดแจ ง แล วจึงลงข อความที่รับรอง ๒๔.๔ ใหไว ณ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง ๒๔.๕ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อหัวหน าสวนราชการผู ออกหนังสือ หรือผู ที่ได รบมอบหมายั และพิมพชื่อเต ็ มของเจ าของลายมือชื่อไวใต ลายมือชื่อ ๒๔.๖ ตาแหนํ ง ให ลงตําแหนงของผู ลงลายมือชื่อในหนังสือ ๒๔.๗ รูปถายและลายมือชื่อผูได รับการรับรอง ในกรณีที่การรับรองเป นเรื่องสําคัญ ที่ออกให แกบุคคลให ติดรูปถายของผู ที่ได รับการรับรอง ขนาด ๔ × ๖ เซนติเมตร หน าตรง ไมสวมหมวก ประทับตราชื่อสวนราชการที่ออกหนังสือบนขอบลางด านขวาของรูปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และให ผู นั้นลงลายมือชื่อไวใต รูปถายพร อมทั้งพิมพชื่อเต ็ มของเจ าของลายมือชื่อไวใต ลายมือชื่อด วย ข อ ๒๕ รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห ็ นของผูมาประชุม ผู เข ารวมประชุม และมติของที่ประชุมไวเป นหลักฐาน ให จัดทําตามแบบที่ ๑๑ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๒๕.๑ รายงานการประชุม ให ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุมนั้น ๒๕.๒ ครั้งที่ ให ลงครั้งที่ประชุม ๒๕.๓ เมื่อ ให ลงวัน เดือน ปที่ประชุม
หน า ๑๒ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๒๕.๔ ณ ใหลงสถานที่ที่ประชุม ๒๕.๕ ผูมาประชุม ให ลงชื่อและหรือตําแหนงของผูได รับแตงตั้งเป นคณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุม ในกรณีที่มีผูมาประชุมแทนให ลงชื่อผูมาประชุมแทน และลงวามาประชุมแทนผูใดหรือ ตําแหนงใด ๒๕.๖ ผูไมมาประชุม ให ลงชื่อและหรือตําแหนงของผู ที่ได รับแตงตั้งเป นคณะ ที่ประชุม ซึ่งมิไดมาประชุมพร อมทั้งเหตุผล (ถ ามี) ๒๕.๗ ผู เข ารวมประชุม ให ลงชื่อและหรือตําแหนงของผู ที่มิได รับการแตงตั้ง เป นคณะที่ประชุม ซึ่งได เข ารวมประชุม (ถ ามี) ๒๕.๘ เริ่มประชุมเวลา ให ลงเวลาที่เริ่มประชุม ๒๕.๙ ข อความ ให บันทึกข อความที่ประชุม โดยปกติให เริ่มต นด วยประธาน กลาวเปดประชุม และเรื่องที่ประชุม กับมติ หรือข อสรุปของที่ประชุมในแตละเรื่องตามลําดับ ๒๕.๑๐ เลิกประชุมเวลา ให ลงเวลาที่เลิกประชุม ๒๕.๑๑ ผูจดรายงานการประชุม ให ลงชื่อผูจดรายงานการประชุมครั้งนั้น ข อ ๒๖ บันทึก คือ ข อความซึ่งผูใต บังคับบัญชาเสนอตอผู บังคับบัญชา หรือผู บังคับบัญชา สั่งการแกผูใต บังคับบัญชา หรือข อความที่เจ าหน าที่ หรือหนวยงานระดับต่ํากวาสวนราชการระดับกรม ติดตอกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติใหใช กระดาษบันทึกข อความ และให มีหัวข อดังตอไปนี้ ๒๖.๑ ชื่อหรือตําแหนงที่บันทึกถึง โดยใช คําขึ้นต นตามที่กําหนดไวในภาคผนวก ๒ ๒๖.๒ สาระสําคัญของเรื่อง ใหลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ ามีเอกสารประกอบ ก ็ให ระบุไว ด วย ๒๖.๓ ชื่อและตําแหนง ให ลงลายมือชื่อและตําแหนงของผู บันทึก และในกรณีที่ ไมใช กระดาษบันทึกข อความ ให ลงวัน เดือน ปที่บันทึกไว ด วย การบันทึกตอเนื่อง โดยปกติให ผู บันทึกระบุคาขํ ึ้นต น ใจความบันทึก และลงชื่อเชนเดียวกับ ที่ได กลาวไว ข างต น และให ลงวัน เดือน ป กํากับใต ลายมือชื่อผู บันทึก หากไมมีความเห ็นใดเพิ่มเติม ให ลงชื่อและวัน เดือน ป กํากับเทานั้น ข อ ๒๗ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ าหน าที่ เพื่อเป นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถาย ฟลม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด วย หรือ
หน า ๑๓ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ หนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นตอเจ าหน าที่และเจ าหน าที่ได รับเข าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกําหนดขึ้นใชตามความเหมาะสม เว นแตมีแบบตามกฎหมาย เฉพาะเรื่องให ทําตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคําร อง เป นต น สวนที่ ๗ บทเบ ็ ดเตล ็ ด ข อ ๒๘ หนังสือที่ต องปฏิบัติให เร ็ วกวาปกติ เป นหนังสือที่ต องจัดสงและดําเนินการ ทางสารบรรณด วยความรวดเร ็วเป นพิเศษ แบงเป น ๓ ประเภท คือ ๒๘.๑ ดวนที่สุด ให เจ าหน าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได รับหนังสือนั้น ๒๘.๒ ดวนมาก ให เจ าหน าที่ปฏิบัติโดยเร็ ว ๒๘.๓ ดวน ให เจ าหน าที่ปฏิบัติเร ็ วกวาปกติ เทาที่จะทําได ให ระบุชั้นความเร ็ วด วยตัวอักษรสีแดงขนาดไมเล ็ กกวาตัวพิมพโป ง ๓๒ พอยท ให เห ็นได ชัด บนหนังสือและบนซอง ตามที่กําหนดไวในแบบที่ ๑ แบบที่ ๒ แบบที่ ๓ และแบบที่ ๑๕ ท ายระเบียบ โดยให ระบุคําวา ดวนที่สุด ดวนมาก หรือดวน สําหรับหนังสือตามข อ ๒๘.๑ ข อ ๒๘.๒ และข อ ๒๘.๓ แล วแตกรณี ในกรณีที่ต องการให หนังสือสงถึงผู รับภายในเวลาที่กําหนด ให ระบุคําวา ดวนภายใน แล วลงวนั เดือน ป และกําหนดเวลาที่ต องการให หนังสือนั้นไปถึงผู รับ กับให เจ าหน าที่สงถึงผู รับซึ่งระบุบนหน าซอง ภายในเวลาที่กําหนด ข อ ๒๙ เรื่องราชการที่จะดําเนินการหรือสั่งการด วยหนังสือไดไมทัน ใหสงข อความ ทางเครื่องมือสื่อสาร เชน โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ โทรศัพท วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน เป นต น และให ผู รับปฏิบัติเชนเดียวกับได รับหนังสือ ในกรณีที่จําเป นต องยืนยัน เป นหนังสือ ให ทําหนังสือยืนยันตามไปทันที การสงข อความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไมมีหลักฐานปรากฏชัดแจ ง เชน ทางโทรศัพท วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน เป นต น ให ผูสงและผู รับบันทึกข อความไวเป นหลักฐาน
หน า ๑๔ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข อ ๓๐ หนังสือที่จัดทําขึ้นโดยปกติให มีสําเนาคูฉบับเก ็บไว ที่ต นเรื่อง ๑ ฉบับ และใหม สีาเนาํ เก ็บไว ที่หนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบับ สําเนาคูฉบับให ผู ลงชื่อลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อยอ และให ผู ราง ผู พิมพ และผู ตรวจ ลงลายมือชื่อ หรอลายมื ือชื่อยอไว ที่ข างท ายขอบลางด านขวาของหนังสือ ข อ ๓๑ หนังสือที่เจ าของหนังสือเห ็ นวามีสวนราชการอื่นที่เกี่ยวข องควรได รับทราบด วย โดยปกติใหสงสําเนาไปใหทราบโดยทําเป นหนังสือประทับตรา สําเนาหนังสือนี้ให มีคํารับรองวา สําเนาถูกต อง โดยให เจ าหน าที่ตั้งแตระดับ ๒ หรือเทียบเทาขึ้นไป ซึ่งเป นเจ าของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง พร อมทั้งลงชื่อตัวบรรจง และตําแหนงที่ขอบลางของหนังสือ ข อ ๓๒ หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู รับเป นจํานวนมาก มีใจความอยางเดีวยกัน ให เพิ่มรหัส ตัวพยัญชนะ ว หน าเลขทะเบียนหนังสือสง ซึ่งกําหนดเป นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแตเลข ๑ เรียงเป นลําดับไปจนถึงสิ้นปปฏิทิน หรือใช เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอยางหนึ่งอยางใด เมื่อผู รับได รับหนังสือเวียนแล วเห ็ นวาเรื่องนั้นจะต องให หนวยงาน หรือบุคคลในบังคับบัญชา ในระดับตางๆ ได รับทราบด วย ก ็ให มีหน าที่จัดทําสําเนา หรือจัดสงให หนวยงาน หรือบุคคลเหลานั้นโดยเร็ ว ข อ ๓๓ สรรพนามที่ใชในหนังสือ ใหใช ตามฐานะแหงความสัมพันธระหวางเจ าของ หนังสือและผู รับหนังสือตามภาคผนวก ๒ ข อ ๓๔ หนังสือภาษาตางประเทศ ใหใช กระดาษตราครุฑ หนังสือที่เป นภาษาอังกฤษ ให ทําตามแบบที่กําหนดไวในภาคผนวก ๔ สําหรับหนังสือที่เป นภาษาอื่น ๆ ซึ่งมิใชภาษาอังกฤษ ใหเปนไปตามประเพณีนิยม หมวด ๒ การรับและสงหนังสือ สวนที่ ๑ การรับหนังสือ ข อ ๓๕ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได รับเข ามาจากภายนอก ให เจ าหน าที่ของหนวยงาน สารบรรณกลางปฏิบัติตามที่กําหนดไวในสวนนี้
หน า ๑๕ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข อ ๓๖ จัดลําดับความสําคัญและความเรงดวนของหนังสือเพื่อดําเนินการกอนหลัง และให ผูเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถูกต องให ติดตอสวนราชการเจ าของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือ เพื่อดําเนินการให ถูกต อง หรือบันทึกข อบกพรองไวเป นหลักฐาน แล วจึงดําเนินการเรื่องนั้นตอไป ข อ ๓๗ ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ ๑๒ ท ายระเบียบ ที่มุมบนด านขวาของหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๓๗.๑ เลขรับ ให ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน ๓๗.๒ วันที่ ให ลงวัน เดือน ปที่รับหนังสือ ๓๗.๓ เวลา ให ลงเวลาที่รับหนังสือ ข อ ๓๘ ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับตามแบบที่ ๑๓ ท ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดังนี้ ๓๘.๑ ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ให ลงวัน เดือน ปที่ลงทะเบียน ๓๘.๒ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับตดติอก นไป ั ตลอดปปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ ๓๘.๓ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข ามา ๓๘.๔ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหนังสือที่รับเข ามา ๓๘.๕ จาก ให ลงตําแหนงเจ าของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมมีตําแหนง ๓๘.๖ ถึง ให ลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมมีตาแหนํ ง ๓๘.๗ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ ๓๘.๘ การปฏิบัติ ให บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๓๘.๙ หมายเหตุ ให บันทึกข อความอื่นใด (ถ ามี) ข อ ๓๙ จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล วสงใหสวนราชการที่เกี่ยวข องดําเนินการ โดยให ลงชื่อ หนวยงานที่รับหนังสือนั้นในชอง การปฏิบัติ ถ ามีชื่อบุคคล หรือตําแหนงที่เกี่ยวข องกับการรับหนังสือ ให ลงชื่อหรือตําแหนงไว ด วย
หน า ๑๖ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ การสงหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล วไปใหสวนราชการที่เกี่ยวข องดําเนินการตามวรรคหนึ่ง จะสงโดยใชสมุดสงหนังสือตามข อ ๔๘ หรือให ผู รับหนังสือลงชื่อและวัน เดือน ปที่รับหนังสือ ไวเป นหลักฐานในทะเบียนรับหนังสือก ็ได การดําเนินการตามขั้นตอนนี้ จะเสนอผานผู บังคับบัญชาผูใดหรือไม ใหเปนไปตามที่หัวหน า สวนราชการกําหนด ถ าหนังสือรับนั้นจะต องดําเนินเรื่องในหนวยงานนั้นเองจนถึงขั้นได ตอบหนังสือไปแล ว ให ลงทะเบียนวาไดสงออกไปโดยหนังสือที่เทาใด วัน เดือน ปใด ข อ ๔๐ การรับหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน เมื่อผู รับได รับหนังสือจากหนวยงาน สารบรรณกลางแล ว ใหปฏิบัติตามวิธีการที่กลาวข างต นโดยอนุโลม สวนที่ ๒ การสงหนังสือ ข อ ๔๑ หนังสือสง คือ หนังสือที่สงออกไปภายนอก ใหปฏิบัติตามที่กําหนดไวในสวนนี้ ข อ ๔๒ ให เจ าของเรื่องตรวจความเรียบร อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะสงไปดวยให ครบถ วน แล วสงเร ื่องให เจ าหน าที่ของหนวยงานสารบรรณกลางเพื่อสงออก ข อ ๔๓ เมื่อเจ าหน าที่ของหนวยงานสารบรรณกลางได รับเรื่องแล ว ใหปฏิบัติดังนี้ ๔๓.๑ ลงทะเบียนสงหนังสือในทะเบียนหนังสือสงตามแบบที่ ๑๔ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๓.๑.๑ ทะเบียนหนังสือสง วันที่ เดือน พ.ศ. ให ลงวัน เดือน ป ที่ลงทะเบียน ๔๓.๑.๒ เลขทะเบียนสง ให ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือสงเรียงลําดับ ติดตอกันไปตลอดปปฏิทิน ๔๓.๑.๓ ที่ ให ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจําของสวนราชการเจ าของเรื่อง ในหนังสือที่จะสงออก ถ าไมมีที่ดังกลาว ชองนี้จะวาง ๔๓.๑.๔ ลงวันท่ ีให ลงวัน เดือน ปที่จะสงหนังสือนั้นออก
หน า ๑๗ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๔๓.๑.๕ จาก ให ลงตําแหนงเจ าของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ หรือ ชื่อบุคคลในกรณีที่ไมมีตําแหนง ๔๓.๑.๖ ถึง ให ลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไมมีตําแหนง ๔๓.๑.๗ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๔๓.๑.๘ การปฏิบัติ ให บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๔๓.๑.๙ หมายเหตุ ให บันทึกข อความอื่นใด (ถ ามี) ๔๓.๒ ลงเลขที่ และวัน เดือน ปในหนังสือที่จะสงออกทั้งในต นฉบับ และสําเนาคูฉบับ ให ตรงกับเลขทะเบียนสง และวัน เดือน ปในทะเบียนหนังสือสงตามข อ ๔๓.๑.๒ และข อ ๔๓.๑.๔ ข อ ๔๔ กอนบรรจุซอง ให เจ าหน าที่ของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร อย ของหนังสือตลอดจนสิ่งที่สงไปด วยอีกครั้งหนึ่ง แล วปดผนึก หนังสือที่ไมมีความสําคัญมากนัก อาจสงไปโดยวิธีพับยึดติดด วยแถบกาว กาว เย ็ บด วยลวด หรือวิธีอื่นแทนการบรรจุซอง ข อ ๔๕ การจาหน าซอง ใหปฏิบัติตามแบบที่ ๑๕ ท ายระเบียบ สําหรับหนังสือที่ต องปฏิบัติให เร ็ วกวาปกติ ใหปฏิบัติตามข อ ๒๘ ในกรณีไมใชสมุดสงหนังสือ ให มีใบรับหนังสือตามข อ ๔๙ แนบติดซองไปด วย ข อ ๔๖ การสงหนังสือโดยทางไปรษณีย ให ถือปฏิบัติตามระเบียบ หรือวิธีการที่การสื่อสาร แหงประเทศไทยกําหนด การสงหนังสือซึ่งมิใชเป นการสงโดยทางไปรษณีย เมื่อสงหนังสือให ผู รับแล ว ผูสงต องให ผู รับ ลงชื่อรับในสมุดสงหนังสือ หรือใบรับ แล วแตกรณี ถ าเปนใบรับให นําใบรับนั้นมาผนึกติดไว ที่สําเนาคูฉบับ ข อ ๔๗ หนังสือที่ได ลงทะเบียนสง ในกรณีที่เป นการตอบหนังสือซึ่งรับเข ามาให ลงทะเบียน วาหนังสือนั้นได ตอบตามหนังสือรับที่เทาใด วัน เดือน ปใด ข อ ๔๘ สมุดสงหนังสือ ให จัดทําตามแบบที่ ๑๖ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๘.๑ เลขทะเบียน ให ลงเลขทะเบียนหนังสือสง ๔๘.๒ จาก ให ลงตําแหนง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคลที่เป นเจ าของหนังสือ
หน า ๑๘ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๔๘.๓ ถึง ให ลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมมีตําแหนง ๔๘.๔ หนวยรับ ให ลงชื่อสวนราชการที่รับหนังสือ ๔๘.๕ ผู รับ ให ผู รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอานออกได ๔๘.๖ วันและเวลา ให ผู รับหนังสือลงวัน เดือน ป และเวลาที่รบหนั ังสือ ๔๘.๗ หมายเหตุ ให บันทึกข อความอื่นใด (ถ ามี) ข อ ๔๙ ใบรับหนังสือ ให จัดทําตามแบบที่ ๑๗ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๙.๑ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือฉบับนั้น ๔๙.๒ ถึง ให ลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมมีตําแหนง ๔๙.๓ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ ๔๙.๔ รับวันที่ ให ผู รับหนังสือลงวัน เดือน ปที่รับหนังสือ ๔๙.๕ เวลา ให ผู รับหนังสือลงเวลาที่รับหนังสือ ๔๙.๖ ผู รับ ให ผู รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอานออกได สวนที่ ๓ บทเบ ็ ดเตล ็ ด ข อ ๕๐ เพื่อให การรับและสงหนังสือดําเนินไปโดยสะดวกเรียบร อยและรวดเร ็ ว สวนราชการ จะกําหนดหน าที่ของผูปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัตินั้นไว ด วยก ็ได ทั้งนี้ ให มีการสํารวจทะเบียนหนงสัอื รับเปนประจําวาหนังสือตามทะเบียนรับนั้นได มีการปฏิบัติไปแล วเพียงใด และให มีการติดตามเรื่องด วย ในการนี้สวนราชการใดเห็ นสมควรจะจัดให มีบัตรตรวจค นสําหรับหนังสือรับและหนังสือสงเพื่อความสะดวก ในการค นหาก ็ไดตามความเหมาะสม ข อ ๕๑ บัตรตรวจค น ให จัดทําตามแบบที่ ๑๘ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๑.๑ เรื่อง รหัส ให ลงเรื่องและรหัสตามหมวดหมูของหนังสือ ๕๑.๒ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขทะเบียนตามที่ปรากฏในทะเบียนหนังสือรับ
หน า ๑๙ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๕๑.๓ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือ ๕๑.๔ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ป ของหนังสือ ๕๑.๕ รายการ ให ลงเรื่องยอของหนังสือเพื่อให ทราบวา หนังสือนั้นมาจากที่ใด เรื่องอะไร ๕๑.๖ การปฏิบัติ ให บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือนั้นเพื่อให ทราบวาสงไปที่ใด เม่อใด ื หมวด ๓ การเก ็ บรักษา ยืม และทําลายหนังสือ สวนที่ ๑ การเก ็ บรักษา ข อ ๕๒ การเก ็ บหนังสือแบงออกเป น การเก ็ บระหวางปฏิบัติ การเก ็ บเมื่อปฏิบัติเสร ็ จแล ว และการเก ็บไว เพื่อใชในการตรวจสอบ ข อ ๕๓ การเก ็ บระหวางปฏิบัติ คือ การเก ็ บหนังสือที่ปฏิบัติยังไมเสร ็จใหอย ูในความรับผิดชอบ ของเจ าของเรื่องโดยให กําหนดวิธีการเก ็บใหเหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ข อ ๕๔ การเก ็ บเมื่อปฏิบัติเสร ็ จแล ว คือ การเก ็ บหนังสือที่ปฏิบัติเสร ็ จเรียบร อยแล ว และ ไมมีอะไรที่จะต องปฏิบัติตอไปอีก ให เจ าหน าที่ของเจ าของเรื่องปฏิบัติดังนี้ ๕๔.๑ จัดทําบัญชีหนังสือสงเกบตามแบบท ็ ี่ ๑๙ ท ายระเบียบ อยางน อยให มีต นฉบับ และสําเนาคูฉบับสําหรับเจ าของเรื่องและหนวยเก ็ บ เก ็บไว อยางละฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๔.๑.๑ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก ็ บ ๕๔.๑.๒ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๔.๑.๓ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหน ังสือแตละฉบับ ๕๔.๑.๔ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ
หน า ๒๐ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๕๔.๑.๕ อายุการเก ็ บหนังสือ ให ลงวัน เดือน ปที่จะเก ็ บถึง ในกรณีให เก ็บไว ตลอดไป ให ลงคําวา ห ามทําลาย ๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ให บันทึกข อความอื่นใด (ถ ามี) ๕๔.๒ สงหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข องกับหนังสือนั้น พร อมทั้งบัญชี หนงสั ือสงเก ็บไปให หนวยเก ็ บที่สวนราชการนั้น ๆ กําหนด ข อ ๕๕ เมื่อได รับเรื่องจากเจ าของเรื่องตามข อ ๕๔ แล ว ให เจ าหน าที่ผู รับผิดชอบในการเก็ บ หนังสือปฏิบัติดังนี้ ๕๕.๑ ประทับตรากําหนดเก ็ บหนังสือตามข อ ๗๓ ไว ที่มุมลางด านขวาของกระดาษ แผนแรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อยอกํากับตรา ๕๕.๑.๑ หนงสั ือที่ต องเก ็บไวตลอดไป ใหประทับตราคําวา ห ามทําลาย ด วยหมึกสีแดง ๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก ็บโดยมีกําหนดเวลา ใหประทับตราคําวา เก ็ บถึง พ.ศ. .... ด วยหมึกสีน้ําเงิน และลงเลขของปพุทธศักราชที่ให เก ็ บถึง ๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสือเก ็บไวเป นหลักฐานตามแบบที่ ๒๐ ท ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดังนี้ ๕๕.๒.๑ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก ็ บ ๕๕.๒.๒ วันเก ็ บ ให ลงวัน เดือน ปที่นําหนังสือนั้นเข าทะเบียนเก ็ บ ๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ ๕๕.๒.๔ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๕.๒.๕ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๕๕.๒.๖ รหัสแฟ ม ให ลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟ มเก ็ บหนังสือ ๕๕.๒.๗ กําหนดเวลาเก ็ บ ให ลงระยะเวลาการเก ็ บตามที่กําหนดในตรา กําหนดเก ็ บหนังสือตามข อ ๕๕.๑ ๕๕.๒.๘ หมายเหตุ ใหบ ันทึกข อความอื่นใด (ถ ามี)
หน า ๒๑ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข อ ๕๖ การเก ็บไว เพื่อใชในการตรวจสอบ คือ การเก ็ บหนังสือที่ปฏิบัติเสร ็ จเรียบร อยแล ว แตจําเป นจะต องใชในการตรวจสอบเปนประจํา ไมสะดวกในการสงไปเก็ บยังหนวยเก ็ บของสวนราชการ ตามข อ ๕๔ ให เจ าของเรื่องเก ็บเป นเอกเทศ โดยแตงตั้งเจ าหน าที่ขึ้นรับผิดชอบก ็ได เมื่อหมดความจําเป น ที่จะต องใชในการตรวจสอบแล ว ให จัดสงหนังสอนื ั้นไปยังหนวยเก ็ บของสวนราชการโดยให ถือปฏิบัติ ตามข อ ๕๔ และข อ ๕๕ โดยอนุโลม ข อ ๕๗ อายุการเก ็ บหนังสือ โดยปกติให เก ็บไวไมน อยกวา ๑๐ ป เว นแตหนังสือดังตอไปนี้ ๕๗.๑ หนังสือที่ต องสงวนเป นความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบ วาด วยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ ๕๗.๒ หนังสือที่เป นหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน หรือหนังสืออื่นใดที่ได มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไวเป นพิเศษแล ว การเก ็บใหเปนไป ตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนวาด วยการนั้น ๕๗.๓ หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐาน หรือเรื่องที่ตองใช สําหรับศึกษาค นคว า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให เก ็บไวเป นหลักฐาน ทางราชการตลอดไปหรือตามที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร กําหนด ๕๗.๔ หนังสือที่ไดปฏิบัติงานเสร ็ จสิ้นแล ว และเป นคูสําเนาที่มีต นเรื่องจะค นได จากที่อื่นให เก ็บไวไมน อยกวา ๕ ป ๕๗.๕ หนังสือที่เป นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไมมีความสําคัญ และเป นเรื่องที่เกิดขึ้น เปนประจําเมื่อดําเนินการแล วเสร ็จให เก ็บไวไมน อยกวา ๑ ป ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงิน ซึ่งมิใชเป นเอกสารสิทธิ หากเห ็ นวาไมมีความจําเป น ต องเก ็บไว ถึง ๑๐ ป ให ทําความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทําลายได ข อ ๕๘ ทุกปปฏิทินใหสวนราชการจัดสงหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ป นับจากวันที่ได จัดทําขึ้น ที่เก ็บไว ณ สวนราชการใด พร อมทั้งบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๕ ป ให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปถัดไป เว นแตหนังสือดังตอไปนี้ ๕๘.๑ หนังสือที่ต องสงวนเป นความลับใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบ วาด วยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ ๕๘.๒ หนังสือที่มีกฎหมาย ข อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใชเป นการทั่วไป กําหนดไวเป นอยางอื่น
หน า ๒๒ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๕๘.๓ หนังสือที่สวนราชการมีความจําเป นต องเก ็บไว ที่สวนราชการนั้น ให จัดทํา บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ป ที่ขอเก ็ บเองสงมอบให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ข อ ๕๙ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๕ ป และบัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปที่ขอเก ็ บเอง อยางน อยให มีต นฉบับและสําเนาคูฉบับ เพื่อใหสวนราชการผู มอบและกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ผู รับมอบยึดถือไวเป นหลักฐานฝายละฉบับ ๕๙.๑ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๕ ป ให จัดทําตามแบบที่ ๒๑ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๙ ป ประจําป ให ลงตัวเลข ของปพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให ลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี ๕๙.๑.๓ วันที่ ให ลงวัน เดือน ปที่จัดทําบัญชี ๕๙.๑.๔ แผนที่ ให ลงเลขลําดับของแผนบัญชี ๕๙.๑.๕ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดบเรั ื่องของหนังสือที่สงมอบ ๕๙.๑.๖ รหัสแฟ ม ให ลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟ มเก ็ บหนังสือ ๕๙.๑.๗ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ให บันทึกข อความอื่นใด (ถ ามี) ๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผู มอบ ให ผู มอบลงลายมือชื่อและวงเล ็ บชื่อและนามสกุล ด วยตัวบรรจงพร อมทั้งลงตําแหนงของผู มอบ ๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผู รับมอบ ให ผู รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล ็ บชื่อและ นามสกุลด วยตัวบรรจงพร อมทั้งลงตําแหนงของผู รับมอบ ๕๙.๒ บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ป ที่ขอเก ็ บเอง ให จัดทําตามแบบที่ ๒๒ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
หน า ๒๓ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๕๙.๒.๑ ชื่อบัญชีหนังสือครบ ๒๕ ป ที่ขอเก ็บเองประจําป ให ลงตัวเลข ของปพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให ลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี ๕๙.๒.๓ วันที่ ให ลงวัน เดือน ปที่จัดทําบัญชี ๕๙.๒.๔ แผนที่ ให ลงเลขลําดับของแผนบัญชี ๕๙.๒.๕ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก ็ บเอง ๕๙.๒.๖ รหัสแฟ ม ให ลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟ มเก ็ บหนังสือ ๕๙.๒.๗ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๒.๘ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๒.๙ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ให บันทึกข อความอื่นใด (ถ ามี) ข อ ๖๐ หนังสือที่ยังไมถึงกําหนดทําลาย ซึ่งสวนราชการเห ็ นวาเป นหนังสือที่มีความสําคัญ และประสงคจะฝากให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เก ็บไว ใหปฏิบตัิดังนี้ ๖๐.๑ จัดทําบัญชีฝากหนังสือตามแบบที่ ๒๓ ท ายระเบียบ อยางน อยให มีต นฉบับ และสําเนาคูฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๖๐.๑.๑ ชื่อบัญชีฝากหนังสือ ประจําป ให ลงตัวเลขของปพุทธศักราช ที่จัดทําบัญชี ๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให ลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี ๖๐.๑.๓ วันที่ ให ลงวัน เดือน ปที่จัดทําบัญชี ๖๐.๑.๔ แผนที่ ให ลงเลขลําดับของแผนบัญชี ๖๐.๑.๕ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ ๖๐.๑.๖ รหัสแฟ ม ให ลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟ มเก ็ บหนังสือ ๖๐.๑.๗ ท่ ีให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๖๐.๑.๘ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบับ ๖๐.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ
หน า ๒๔ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๖๐.๑.๑๐ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๖๐.๑.๑๑ หมายเหตุ ให บันทึกข อความอื่นใด (ถ ามี) ๖๐.๑.๑๒ ลงชื่อผูฝาก ให ผูฝากลงลายมือชื่อและวงเล ็ บชื่อและนามสกุล ด วยตัวบรรจงพร อมทั้งลงตําแหนงของผูฝาก ๖๐.๑.๑๓ ลงชื่อผู รับฝาก ให ผู รับฝากลงลายมือชื่อและวงเล ็ บชื่อและ นามสกุลด วยตัวบรรจงพร อมทั้งลงตําแหนงของผู รับฝาก ๖๐.๒ สงต นฉบับและสําเนาคูฉบับบัญชีฝากหนังสือพร อมกับหนังสือที่จะฝาก ให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ๖๐.๓ เมื่อกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล ว ใหลงนามในบัญชีฝากหนังสือ แล วคืนต นฉบับใหสวนราชการผูฝากเก็บไวเป นหลักฐาน หนังสือที่ฝากเก็บไว ที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ให ถือวาเป นหนังสือของสวนราชการ ผูฝาก หากสวนราชการผูฝากตองการใช หนังสือหรือขอคืน ให ทําไดโดยจัดทําหลักฐานตอกันไวให ชัดแจ ง เมื่อถึงกําหนดการทําลายแล ว ใหสวนราชการผูฝากดําเนินการตามข อ ๖๖ ข อ ๖๑ การรักษาหนังสือ ให เจ าหน าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให อยูในสภาพใช ราชการ ได ทุกโอกาส หากชํารุดเสียหายต องรีบซอมใหใชราชการได เหมือนเดิม หากสูญหายต องหาสําเนามาแทน ถ าชํารุดเสียหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดิมได ให รายงานผู บังคับบัญชาทราบและให หมายเหตุไวในทะเบียนเก ็ บด วย ถ าหนังสือที่สูญหายเป นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรอหนื ังสือสําคัญที่เป นการแสดงเอกสารสิทธิ ก ็ให ดําเนินการแจ งความตอพนักงานสอบสวน สวนที่ ๒ การยืม ข อ ๖๒ การยืมหนังสือที่สงเก ็ บแล ว ใหปฏิบัติดังนี้ ๖๒.๑ ผู ยืมจะต องแจ งให ทราบวาเรื่องที่ยืมนั้นจะนําไปใชในราชการใด
หน า ๒๕ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๖๒.๒ ผู ยืมจะต องมอบหลักฐานการยืมให เจ าหน าที่เก ็ บ แล วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว ในบัตรยืมหนังสือและให เจ าหน าที่เก ็ บรวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลําดับวัน เดือน ปไว เพื่อติดตาม ทวงถาม สวนบัตรยืมหนังสือนั้นให เก ็บไว แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป ๖๒.๓ การยืมหนังสือระหวางสวนราชการ ผู ยมและผืู อนุญาตให ยืมต องเป นหัวหน า สวนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู ที่ได รับมอบหมาย ๖๒.๔ การยืมหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน ผู ยืมและผู อนุญาตให ยืมต องเป น หัวหน าสวนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู ที่ได รับมอบหมาย ข อ ๖๓ บัตรยืมหนังสือ ให จัดทําตามแบบที่ ๒๔ ท ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๖๓.๑ รายการ ให ลงชื่อเรื่องหนังสือที่ขอยืมไปพร อมด วยรหัสของหนังสือนั้น ๖๓.๒ ผู ยืม ให ลงชื่อบุคคล ตําแหนง หรือสวนราชการที่ยืมหนังสือนั้น ๖๓.๓ ผู รับ ให ผู รับหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ และวงเล ็ บชื่อกํากับพร อมด วยตาแหนํง ในบรรทัดถัดไป ๖๓.๔ วันยืม ให ลงวัน เดือน ปที่ยืมหนังสือน้นั ๖๓.๕ กําหนดสงคืน ให ลงวัน เดือน ปที่จะสงหนังสือนั้นคืน ๖๓.๖ ผูสงคืน ให ผูสงคืนลงลายมือชื่อ ๖๓.๗ วันสงคืน ให ลงวัน เดือน ปที่สงหนังสือคืน ข อ ๖๔ การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไมเสร ็ จหรือหนังสือที่เก ็บไว เพื่อใชในการตรวจสอบ ให ถือปฏิบัติตามข อ ๖๒ โดยอนุโลม ข อ ๖๕ การให บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทํามิได เว นแตจะให ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะต องได รับอนุญาตจากหัวหน าสวนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู ที่ได รับมอบหมายกอน สวนที่ ๓ การทําลาย ข อ ๖๖ ภายใน ๖๐ วนหลั ังจากวันสิ้นปปฏิทิน ให เจ าหน าที่ผู รับผิดชอบในการเก็ บหนังสือ สํารวจหนังสือที่ครบกําหนดอายุการเก ็บในปนั้น ไมวาจะเป นหนังสือที่เก ็บไว เองหรือที่ฝากเก็บไว
หน า ๒๖ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แล วจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหน าสวนราชการ ระดับกรมเพื่อพิจารณาแตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือ บัญชีหนังสือขอทําลาย ให จัดทําตามแบบที่ ๒๕ ท ายระเบียบ อยางน อยให มีต นฉบับและ สําเนาคูฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๖๖.๑ ชื่อบัญชีหนังสอขอทื ําลาย ประจําป ให ลงตัวเลขของปพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให ลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี ๖๖.๓ วันที่ ให ลงวัน เดือน ปที่จัดทําบัญชี ๖๖.๔ แผนที่ ให ลงเลขลําดับของแผนบัญชี ๖๖.๕ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ ๖๖.๖ รหัสแฟ ม ให ลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟ มเก ็ บหนังสือ ๖๖.๗ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๖๖.๘ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบับ ๖๖.๙ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ ๖๖.๑๐ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุป เรื่องยอ ๖๖.๑๑ การพิจารณา ให คณะกรรมการทําลายหนังสือเป นผู กรอก ๖๖.๑๒ หมายเหตุ ให บันทึกข อความอื่นใด (ถ ามี) ข อ ๖๗ ให หัวหน าสวนราชการระดับกรมแตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประกอบด วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอยางน อยสองคน โดยปกติให แตงตั้งจากข าราชการตั้งแตระดับ ๓ หรือเทียบเทาขึ้นไป ถ าประธานกรรมการไมสามารถปฏิบัติหน าที่ไดให กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่ง ทําหน าที่ประธาน มติของคณะกรรมการให ถือเสียงข างมาก ถ ากรรมการผูใดไมเห ็ นด วยให ทําบันทึกความเห ็ นแย งไว ข อ ๖๘ คณะกรรมการทําลายหนังสือ มีหน าที่ดังนี้ ๖๘.๑ พิจารณาหนังสือที่จะขอทําลายตามบัญชีหนังสือขอทําลาย
หน า ๒๗ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๖๘.๒ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห ็ นวาหนังสือฉบับใดไมควรทําลาย และ ควรจะขยายเวลาการเก ็บไว ให ลงความเห ็ นวาจะขยายเวลาการเก ็บไว ถึงเมื่อใด ในชอง การพิจารณา ตามข อ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทําลาย แล วให แก ไขอายุการเก ็ บหนังสือในตรากําหนดเก ็ บหนังสือ โดยใหประธานกรรมการทําลายหนังสอลงลายมื ือชื่อกํากับการแก ไข ๖๘.๓ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห ็ นวาหนังสือเรื่องใดควรให ทําลาย ให กรอก เครื่องหมายกากบาท (×) ลงในชอง การพิจารณา ตามข อ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทําลาย ๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพร อมทั้งบันทึกความเห ็ นแย งของคณะกรรมการ (ถ ามี) ตอหัวหน าสวนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสั่งการตามข อ ๖๙ ๖๘.๕ ควบคุมการทําลายหนังสือซึ่งผู มีอํานาจอนุมัติให ทําลายได แล ว โดยการเผา หรือวิธีอื่นใดที่จะไมให หนังสือนั้นอานเป นเรื่องได และเมื่อทําลายเรียบร อยแล วให ทําบันทึกลงนาม รวมกันเสนอผู มีอํานาจอนุมัติทราบ ข อ ๖๙ เมื่อหัวหน าสวนราชการระดับกรมได รับรายงานตามข อ ๖๘.๔ แล ว ให พิจารณา สั่งการดังนี้ ๖๙.๑ ถ าเห ็ นวาหนังสือเรื่องใดยังไมควรทําลาย ใหสั่งการให เก ็ บหนังสือนั้นไว จนถึงเวลาการทําลายงวดตอไป ๖๙.๒ ถ าเห ็ นวาหนังสือเรื่องใดควรทําลาย ใหสงบัญชีหนังสือขอทําลาย ให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณากอน เว นแตหนังสือประเภทที่สวนราชการนั้น ได ขอทําความตกลงกับกรมศิลปากรแล ว ไมต องสงไปให พิจารณา ข อ ๗๐ ให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทําลายแล ว แจ งใหสวนราชการที่สงบัญชีหนังสือทําลายทราบดังนี้ ๗๐.๑ ถ ากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห ็ นชอบด วย ให แจ งใหส วนราชการนนั้ ดําเนินการทําลายหนังสือตอไปได หากกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไมแจ งให ทราบอยางใด ภายในกําหนดเวลา ๖๐ วัน นับแตวันที่สวนราชการนั้นไดสงเรื่องให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ให ถือวากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไดให ความเห ็ นชอบแล ว และใหสวนราชการ ทําลายหนังสือได
หน า ๒๘ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๗๐.๒ ถ ากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห ็ นวาหนังสือฉบับใดควรจะ ขยายเวลาการเก ็บไว อยางใดหรือให เก ็บไวตลอดไป ให แจ งใหสวนราชการนั้นทราบ และใหสวนราชการนั้นๆ ทําการแก ไขตามที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แจ งมา หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแหงชาต ิ กรมศิลปากร เห ็นควรใหสงไปเก็บไว ที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ก ็ใหสวนราชการนั้น ๆ ปฏิบัติตาม เพื่อประโยชนในการนี้ กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร จะสงเจ าหน าที่มารวมตรวจสอบ หนังสือของสวนราชการนั้นก ็ได หมวด ๔ มาตรฐานตรา แบบพิมพ และซอง ข อ ๗๑ ตราครุฑสําหรับแบบพิมพ ใหใช ตามแบบที่ ๒๖ ท ายระเบียบ มี ๒ ขนาด คือ ๗๑.๑ ขนาดตัวครุฑสูง ๓ เซนติเมตร ๗๑.๒ ขนาดตัวครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร ข อ ๗๒ ตราชื่อสวนราชการใหใช ตามแบบที่ ๒๗ ท ายระเบียบ มีลักษณะเป นรูปวงกลมสองวง ซ อนกันเส นผาศูนยกลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตร ล อมครุฑตามข อ ๗๑.๑ ระหวางวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือสวนราชการที่เรียกชื่ออยางอื่น ที่มีฐานะเป นกรมหรือจังหวัดอยูขอบลางของตรา สวนราชการใดที่มีการติดตอกับตางประเทศ จะให มีชื่อภาษาตางประเทศเพิ่มขึ้นด วยก ็ได โดยให อักษรไทยอยูขอบบนและอักษรโรมันอยูขอบลางของตรา ข อ ๗๓ ตรากําหนดเก ็ บหนังสือ คือ ตราที่ใชประทับบนหนังสือเก ็ บ เพื่อให ทราบกําหนด ระยะเวลาการเก ็ บหนังสือนั้นมีคําวา เก ็ บถึง พ.ศ. .... หรือคําวา ห ามทําลาย ขนาดไมเล ็ กกวาตัวพิมพ ๒๔ พอยท
หน า ๒๙ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข อ ๗๔ มาตรฐานกระดาษและซอง ๗๔.๑ มาตรฐานกระดาษโดยปกติใหใชกระดาษปอนดขาว น้ําหนัก ๖๐ กรัม ตอตารางเมตร มี ๓ ขนาด คือ ๗๔.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความวา ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร×๒๙๗ มิลลิเมตร ๗๔.๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความวา ขนาด ๑๔๘ มิลลิเมตร× ๒๑๐ มิลลิเมตร ๗๔.๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความวา ขนาด ๕๒ มิลลิเมตร× ๗๔ มิลลิเมตร ๗๔.๒ มาตรฐานซอง โดยปกติใหใชกระดาษสีขาวหรือสีน้ําตาล น้ําหนัก ๘๐ กรัม ตอตารางเมตร เว นแตซองขนาดซี ๔ ใหใช กระดาษน้ําหนัก ๑๒๐ กรัมตอตารางเมตร มี ๔ ขนาด คือ ๗๔.๒.๑ ขนาดซี ๔ หมายความวา ขนาด ๒๒๙ มิลลิเมตร×๓๒๔ มิลลิเมตร ๗๔.๒.๒ ขนาดซี ๕ หมายความวา ขนาด ๑๖๒ มิลลิเมตร×๒๒๙ มิลลิเมตร ๗๔.๒.๓ ขนาดซี ๖ หมายความวา ขนาด ๑๑๔ มิลลิเมตร× ๑๖๒ มิลลิเมตร ๗๔.๒.๔ ขนาดดีแอล หมายความวา ขนาด ๑๑๐ มิลลิเมตร×๒๒๐ มิลลิเมตร ข อ ๗๕ กระดาษตราครุฑ ใหใช กระดาษขนาดเอ ๔ พิมพครุฑตามข อ ๗๑.๑ ด วยหมึกสีดํา หรือทําเป นครุฑดุน ที่กึ่งกลางสวนบนของกระดาษ ตามแบบที่ ๒๘ ท ายระเบียบ ข อ ๗๖ กระดาษบันทึกข อความ ใหใช กระดาษขนาดเอ ๔ หรือขนาดเอ ๕ พิมพครุฑ ตามข อ ๗๑.๒ ด วยหมึกสีดําที่มุมบนด านซ าย ตามแบบที่ ๒๙ ท ายระเบียบ ข อ ๗๗ ซองหนังสือ ให พิมพครุฑตามข อ ๗๑.๒ ด วยหมึกสีดําที่มุมบนด านซ ายของซอง ๗๗.๑ ขนาดซี ๔ ใหสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไมต องพับ มีชนิด ธรรมดาและขยายข าง ๗๗.๒ ขนาดซ ี๕ ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๒ ๗๗.๓ ขนาดซี ๖ ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๔ ๗๗.๔ ขนาดดีแอล ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๓ สวนราชการใดมีความจําเป นต องใชซองสําหรับสงทางไปรษณียอากาศโดยเฉพาะ อาจใช ซองพิเศษสําหรับสงทางไปรษณียอากาศและพิมพตราครุฑตามที่กลาวข างต นไดโดยอนุโลม
หน า ๓๐ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข อ ๗๘ ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใชประทับบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือ ตามแบบที่ ๑๒ ท ายระเบียบ มีลักษณะเป นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ า ขนาด ๒.๕ เซนติเมตร× ๕ เซนติเมตร มีชื่อสวนราชการอยูตอนบน ข อ ๗๙ ทะเบียนหนังสือรับ ใชสําหรับลงรายการหนังสือที่ได รับเข าเปนประจําวัน โดยเรียงลําดับ ลงมาตามเวลาที่ได รับหนังสือ มีขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า มีสองชนิด คือ ชนิดเป นเลมและชนดเปินแผ น ตามแบบที่ ๑๓ ท ายระเบียบ ข อ ๘๐ ทะเบียนหนังสือสง ใชสําหรับลงรายการหนังสือที่ไดสงออกเปนประจําวัน โดยเรียงลําดับ ลงมาตามเวลาที่ไดสงหนังสือ มขนาดเอี ๔ พิมพสองหน า มีสองชนิด คือ ชนิดเป นเลมและชนดเปินแผ น ตามแบบที่ ๑๔ ท ายระเบียบ ข อ ๘๑ สมุดสงหนังสือและใบรับหนังสือ ใชสําหรับลงรายการละเอียดเกี่ยวกับการสงหนังสือ โดยให ผู นําสงถือกํากับไปกับหนังสือเพื่อให ผู รับเซ ็ นรับแล วรับกลับคืนมา ๘๑.๑ สมุดสงหนังสือ เป นสมุดสําหรับใชลงรายการสงหนังสือ มีขนาดเอ ๕ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๑๖ ท ายระเบียบ ๘๑.๒ ใบรับหนังสือ ใชสําหรับกํากับไปกับหนังสือที่นําสงโดยให ผู รับเซ ็ นชื่อรับ แล วรับกลับคืนมา มีขนาดเอ ๘ พิมพหน าเดียว ตามแบบที่ ๑๗ ท ายระเบียบ ข อ ๘๒ บัตรตรวจค น เป นบัตรกํากับหนังสือแตละรายการเพื่อให ทราบวาหนังสือนั้น ๆ ได มีการดําเนินการตามลําดับขั้นตอนอยางใด จนกระทั่งเสร ็ จสิ้น บัตรนี้เก ็ บเรียงลําดับกันเป นชุดในที่เก ็ บ โดยมีกระดาษติดเป นบัตรดรรชนี ซึ่งแบงออกเป นตอน ๆ เพื่อสะดวกแกการตรวจค น มีขนาดเอ ๕ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๑๘ ท ายระเบียบ ข อ ๘๓ บัญชีหนังสือสงเก ็ บ ใชสําหรับลงรายการหนังสือที่จะสงเก ็ บ มีขนาดเอ ๔ พิมพหน าเดียว ตามแบบที่ ๑๙ ท ายระเบียบ ข อ ๘๔ ทะเบียนหนังสือเก ็ บ เป นทะเบียนที่ใช ลงรายการหนังสือเก ็ บ มีขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า มสองชนี ิด คือ ชนิดเป นเลม และชนิดเป นแผน ตามแบบที่ ๒๐ ท ายระเบียบ ข อ ๘๕ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๕ ป เป นบัญชีที่ใช ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ป สงมอบเก ็บไว ที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป นแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๒๑ ท ายระเบียบ
หน า ๓๑ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข อ ๘๖ บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ป ที่ขอเก ็ บเอง เป นบัญชีที่ใช ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ป ซึ่งสวนราชการนั้นมีความประสงคจะเก ็บไว เอง มีลักษณะเป นแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๒๒ ท ายระเบียบ ข อ ๘๗ บัญชีฝากหนังสือ เป นบัญชีที่ใช ลงรายการหนังสือที่สวนราชการนําฝากไว กับ กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป นแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๒๓ ท ายระเบียบ ข อ ๘๘ บัตรยืมหนังสือ ใชสําหรับเป นหลักฐานแทนหนังสือที่ให ยืมไป มีขนาดเอ ๔ พิมพหน าเดียว ตามแบบที่ ๒๔ ท ายระเบียบ ข อ ๘๙ บัญชีหนังสือขอทําลาย เป นบัญชีที่ใช ลงรายการหนังสือที่ครบกําหนดเวลาการเก ็ บ มีลักษณะเป นแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๒๕ ท ายระเบียบ บทเฉพาะกาล ข อ ๙๐ แบบพิมพ และซอง ซึ่งมีอยูกอนวันที่ระเบียบนี้ใช บังคับ ใหใชได ตอไปจนกวาจะหมด ประกาศ ณ วันท ี่๑๑ เมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖ พลเอก เปรม ติณสูลานนท นายกรัฐมนตรี