คู่มืองานธุรการและงานสารบรรณ

ค่มู ือการปฏบิ ตั ิงานธรุ การและ
งานสารบรรณ

Section of Clerical Work
Division of Technical Services and Planning

คำนำ

การรับ – ส่งหนังสือราชการ เป็นส่วนหนึ่งของงานสารบรรณ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 คู่มือการปฏิบัติงานฉบับนี้มีเนื้อหาเกี่ยวกับข้ันตอนและวิธีการ
ปฏิบัติงาน รบั – ส่ง หนังสือราชการออกสู่ภายนอกหน่วยงาน และขนั้ ตอนการรับเอกสาร หนังสือราชการ
จากหน่วยงานภายนอก เพ่ือคัดแยกให้แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้อง ผู้จัดทำหวังเป็นอย่างย่ิงว่า คู่มือการ
ปฏิบัติงาน รับ – ส่ง หนังสือราชการฉบับนี้ จะเป็นประโยชน์แก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ผู้เกี่ยวข้องและ
ผู้สนใจทั่วไป ได้นำไปศึกษาเพ่อื พฒั นาและเพ่มิ ประสิทธภิ าพให้แก่การทำงานยง่ิ ข้นึ ไป

งานธุรการ
กองวชิ าการและแผนงาน

สารบญั

หน้า

บทที่ 1 1
วัตถุประสงค์ ขอบเขต คำจำกดั ความ หน้าทีข่ องงานสารบรรณ หน้าที่ความรับผิดชอบ

บทที่ 2 3
งานสารบรรณและการปฏิบตั ิงานธรุ การในสำนกั งาน แบบท้ายระเบียบ

1

บทที่ 1

บทนำ

1.1 วตั ถปุ ระสงค์
1. เพ่อื ใช้เปน็ คมู่ ือประกอบการปฏิบตั ิงานสารบรรณของให้มีมาตรฐานและถือปฏิบัติไปในทิศทาง

เดียวกนั
2. เพ่อื ให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบตั ิตามขอ้ กำหนด ระเบียบหลักเกณฑเ์ กีย่ วกบั งานสารบรรณทีไ่ ด้

กำหนดไวอ้ ยา่ งมีประสทิ ธิภาพ
3. เพ่อื ให้ผู้ควบคุมระบบงานทราบความต้องการของผู้ใช้งานระบบเพ่อื นำไปปรับปรงุ พัฒนาระบบ

ให้มีความทนั สมัย รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ
1.2 ขอบเขต

ค่มู ือการปฏบิ ตั ิงานนี้ ครอบคลมุ ขนั้ ตอนการ รบั –ส่งหนงั สือ ชนิดของหนงั สอื การเกบ็ รกั ษา การยืม

และทาลายหนงั สือ มาตรฐานตรา แบบพมิ พ์ และซอง การออกเลขคาส่งั ต่างๆ หรือการจดั สง่ หนงั สอื โดย

เจา้ หนา้ ท่ี

1.3 คำจำกัดความ

1. งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกีย่ วกับการบริหารงานเอกสาร เริม่ ตั้งแต่การสร้างหนงั สือ การ
รบั –สง่ การเก็บรกั ษาเอกสาร ซึ่งเปน็ การกำหนดขนั้ ตอนขอบขา่ ยของงานสารบรรณ ในทางปฏิบตั เิ กี่ยวกับ
การบรหิ ารงานเอกสาร

2. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ e-office Automations หมายถึง การรบั – สง่ ขอ้ มลู ขา่ วสาร หรือ
หนงั สือผ่านระบบสื่อสารด้วยวธิ ีการทางอิเลก็ ทรอนกิ ส์

3. หนงั สือราชการ หมายถึง เอกสารทีเ่ ป็นหลกั ฐานในราชการ
4. การรับหนงั สือ หมายถึง การรับหนงั สือจากสว่ นราชการ หนว่ ยงานเอกชนและบุคคลซึ่งมมี าจาก
ภายนอกและภายใน หนงั สือทรี่ บั ไวแ้ ล้วนนั้ เรียกวา่ “หนงั สือรับ”
5. การส่งหนังสือภายในสว่ นราชการหรือหนว่ ยงาน คอื การจ่ายเรื่องให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่
ผู้อำนวยการกองฯ หวั หน้าฝา่ ยฯ หวั หน้างานฯ และผู้ปฏบิ ัติ ไดร้ ับทราบเรื่องราวทจ่ี ะต้องดำเนินการและ
จา่ ยเรือ่ งใหแ้ ก่เจ้าหน้าทีเ่ จ้าของเรื่อง เพ่อื นำไปปฏิบตั ิ
1.4 หนา้ ทีข่ องงานสารบรรณ
1. เป็นหน่วยงานกลางที่ทำหน้าที่ในการเป็นแหล่งข้อมูลการรับหนังสือราชการของผู้บริหารที่
หนว่ ยงานต่างๆ ทั้งจากบุคลากร หนว่ ยงานภายในและหน่วยงานภายนอก รวมถึงขอ้ มูลการมอบหมายงาน
ให้กบั ผู้รับผิดชอบดำเนินการในแต่ละเรื่องทีม่ ีการเกบ็ ข้อมูล
2. ควบคุม ดูแล ตดิ ตามจดั เก็บรวบรวมขอ้ มลู และเปน็ แหลง่ สืบคน้ หลกั ฐาน และขอ้ มูลอ้างอิง
ประกอบการบรหิ ารงาน

2
3. คดั กรอง พจิ ารณาแยกหนงั สือราชการทั้งภายในและหนงั สือภายนอก เพอ่ื นำเสนอผู้บริหารหรือ
หน่วยงานทไี่ ด้รบั มอบหมาย หรือรบั ผิดชอบโดยไมต่ ้องสง่ ถึงผู้บริหารระดับสงู ท้ังหมด
4. ตรวจสอบความถกู ต้อง เหมาะสมของการจดั ทำหนงั สือราชการ เพ่อื ให้ระบบงานเอกสารของ
องคก์ รเปน็ ไปอย่างมาตรฐาน และเป็นไปในทิศทางเดียวกนั
5. รับ – สง่ หนังสือราชการ และนำแจ้งผู้ท่เี กี่ยวข้องให้รบั ทราบโดยเรว็

1.5 หน้าที่ความรับผดิ ชอบ
• ผู้อำนวยการกองวชิ าการและแผนงาน มีหน้าที่

1) พจิ ารณาส่งั การ โดยบนั ทึกสั่งการ บันทกึ ตดิ ตอ่ ในหนงั สือรบั ให้งานบริหารงาน สารบรรณฯ
รบั ทราบและประสาน/ปฏิบัตงิ าน

2) พจิ ารณาหนงั สือสง่ ออก ให้ความเหน็ ชอบ และลงนามในหนงั สือราชการ
• หัวหน้าฝ่ายงานบริหารงานท่ัวไป มหี น้าที่

1) วเิ คราะหห์ นงั สือเพ่อื มอบหมายให้เจ้าหน้าทีด่ ำเนินการตามระบบงานสารบรรณ
2) ตรวจสอบการบนั ทึกย่อเรื่อง บนั ทกึ ความเหน็ ในหนังสือรับ
3) ตรวจสอบการรา่ งและพมิ พ์หนังสือส่ง
4) รบั หนงั สือ เอกสาร บันทกึ ขอ้ ความที่ผู้บริหารพจิ ารณาส่ังการแล้วดำเนนิ การแจ้ง/

ปฏิบตั ิตามคำสง่ั
• เจ้าหน้าที่ในงานสารบรรณ มหี น้าที่

1) รับ- สง่ หนังสือราชการ ด้วยระบบสารบรรณ
2) ลงทะเบียนรบั หนงั สือราชการ/ บนั ทกึ
3) นำเสนอผู้ทไ่ี ด้รบั มอบหมาย
4) นำเสนอรบั - ส่งผู้บรหิ าร
5) จดั ทำหนังสือแจง้ เวยี นหน่วยงานทีเ่ กีย่ วข้อง
6) ให้บรกิ ารแกห่ น่วยงาน / บุคลากรที่เกีย่ วข้อง

3

บทที่ 2
งานสารบรรณและการปฏิบตั ิงานธรุ การในสำนกั งาน
งานสารบรรณ

งานสารบรรณ เปน็ งานเกีย่ วกบั การบริหารงานเอกสารนับตั้งแต่คดิ ร่าง เขยี น แตง่ พมิ พ์ จดจำ ทำ
สำเนา รับ สง่ บันทกึ ยอ่ เรือ่ ง เสนอสงั่ การ โต้ตอบ จัดเกบ็ คน้ หา ทำลาย

ความสำคัญของงานสารบรรณ
1.เป็นเอกสารราชการ บันทกึ งาน หลกั ฐานราชการอืน่ ๆ ของหนว่ ยงาน
2.เปน็ เครื่องมือที่ใช้ในการอ้างอิง
3.เปน็ เครือ่ งมือที่ชว่ ยในการบรหิ ารราชการ
4.เปน็ หลกั ฐานราชการมีคุณค่า
5.เปน็ เครื่องมือทีใ่ ช้ในการตดิ ต่อสื่อสาร

สาระสำคัญของสารบรรณตามระเบียบงานสารบรรณ
ตามระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 , (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2548 และ

(ฉบบั ที่ 3) พ.ศ.2560 มีสาระสำคญั ดงั นี้

หมวดที่ 1 ชนิดของหนังสือ

หนงั สือราชการ คอื เอกสารทหี่ ลกั ฐานในราชการ ได้แก่
1. สว่ นราชการถงึ สว่ นราชการ
2. ส่วนราชการถึงบคุ คลภายนอก
3. หน่วยงานอื่นถึงส่วนราชการ
4. เอกสารทีท่ างราชการจัดทำข้นึ เพอ่ื เปน็ หลักฐานในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจดั ทำข้นึ ตามกฎหมาย ระเบียบหรือขอ้ บงั คับ

ชนดิ ของหนังสือราชการ หนังสือราชการมี 6 ชนิด คอื
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้กระดาษครุฑ เป็นหนังสือ

ติดตอ่ ระหว่างสว่ นราชการ หรือสว่ นราชการมีถึงหนว่ ยงานอืน่ ซึง่ มใิ ชส่ ว่ นราชการ หรือมีถึงบคุ คลภายนอก
2. หนังสือภายใน คือ หนงั สือติดต่อราชการที่เปน็ แบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือ

ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกนั ใช้กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ
3. หนังสือประทับตรา คอื หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับ

กรมข้นึ ไป โดยให้หวั หน้าส่วนราชการ ระดบั กองหรือผู้ได้รบั มอบหมาย เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกบั ใช้ใน
กรณีที่ไม่ใช่เรือ่ งสำคัญ ได้แก่ การขอรายละเอียดเพม่ิ เติม การสำเนาหนังสือ สิง่ ของ เอกสาร การตอบ

4
รบั ทราบทีไ่ ม่เกีย่ วกับราชการสำคัญ หรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ดำเนินการไปแล้ว การเตือนเรื่องที่คา้ ง
เรื่องหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้นึ ไปกำหนดโดยทำเปน็ คำสงั่ ให้ใช้หนงั สือประทบั ตรา

4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คำส่งั ระเบียบ และขอ้ บังคับ
1. คำส่ัง คอื บรรดาขอ้ ความทีผ่ ู้บงั คับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
2. ระเบียบ คอื บรรดาขอ้ ความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไวเ้ พ่อื เป็นหลกั ปฏิบตั ิงาน
3. ขอ้ บงั คบั คอื บรรดาขอ้ ความที่ผู้มีอำนาจหน้าทกี่ ำหนดไวใ้ ช้

5. หนังสือประชาสมั พนั ธ์ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว
1. ประกาศ เพ่อื ประกาศหรือชแี้ จงใหท้ ราบ
2. แถลงการณ์ เพอ่ื ทาความเขา้ ใจ
3. ขา่ ว เผยแพรใ่ ห้ทราบ

6. หนังสือทีเ่ จา้ หนา้ ทีท่ ำขึน้ หรือรบั ไว้ในราชการ มี 4 ชนิด ได้แก่ หนงั สือรับรอง รายงานการ
ประชุม บนั ทกึ และหนังสืออื่น

1. หนังสือรับรอง ได้แก่ หนังสือที่สว่ นราชการออกให้เพอ่ื รบั รองแกบ่ คุ คล นิติบุคคลหรือ
หนว่ ยงาน เพอ่ื วตั ถปุ ระสงค์อย่างใดอยา่ งหนึ่ง

2. รายงานการประชุม คอื บันทึกความคดิ เห็นของผู้ที่มาประชมุ ผู้เขา้ รว่ มประชุมและมติ
ที่ประชมุ ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน ให้จดั ทำตามแบบที่ 11

3. บันทึกคือ ข้อความซึง่ ผ้ใู ตบ้ งั คบั บญั ชา เสนอตอ่ ผู้บังคับบญั ชา หรือผู้บงั คับบัญชา
สัง่ การใหผ้ ู้ใตบ้ งั คับบัญชา โดยปกตใิ ห้ใช้กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ

4. หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดข้ึนเนื่องจากการปฏิบัติงานของ
เจ้าหน้าที่ เพอ่ื เปน็ หลกั ฐานในทางราชการ ซึ่งรวมหมายถึง ภาพถ่าย ฟลิ ม์ แถบบันทึกเสียง แถบ
บนั ทึกภาพ หนังสือของบุคคลภายนอกที่เจ้าหน้าที่รบั เขา้ ทะเบียนหนงั สือราชการ สัญญา คำร้อง
เป็นต้น

หนังสือทีต่ ้องปฏิบตั ใิ ห้เรว็ กว่าปกติ และดำเนินการทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพเิ ศษ
แบ่งเปน็ 3 ประเภท คอื (ระบชุ ั้นความเรว็ ด้วยอกั ษรสีแดง ขนาดไม่เลก็ กว่าตัวพิมพโ์ ปง้ 32 พอยท์)

1. ดว่ นทสี่ ดุ ให้เจ้าหน้าทีป่ ฏิบตั ิในทนั ทีทไ่ี ด้รับหนังสือนนั้
2. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าทีป่ ฏิบตั ิโดยเรว็
3. ดว่ น ใหเ้ จ้าหน้าที่ปฏิบตั ิเรว็ กวา่ ปกติเท่าที่จะทำได้

หมวดที่ 2 การรบั และสง่ หนงั สือ

การรบั หนงั สือ
หนงั สือรับ คอื หนงั สือทีไ่ ด้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจา้ หน้าทีข่ องหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบตั ิ

ตามที่กำหนดไว้
1. จัดลำดบั ความสำคัญและความเรง่ ดว่ นของหนงั สือเพอ่ื ดำเนินการกอ่ นหลงั

5

2. ประทบั ตรารบั หนงั สือตามแบบที่ 12 ที่มมุ ด้านขวาของหนังสือโดยกรอกรายละเอียดดงั นี้
-เลขรับ ใหล้ งเลขที่รับตามเลขทีร่ ับในทะเบียน
-วันที่ ให้ลงวนั เดือน ปี ทรี่ บั หนงั สือ
-เวลา ใหล้ งเวลาทีร่ ับหนังสือ

โดยตรารับมี ขนาด 2.5 x 5 ซ.ม. (ตัวอย่าง)
เลขรับ...................................
วันที.่ .....................................
เวลา………………………………………

การส่งหนงั สือ
หนังสือสง่ คอื หนงั สือที่สง่ ออกไปภายนอก ใหป้ ฏิบตั ิตามทีก่ ำหนดไว้
1.ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนงั สือ รวมทงั้ สิ่งทจี่ ะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน
2.เมื่อเจ้าหน้าทีข่ องหนว่ ยงานสารบรรณกลาง ได้รบั เรื่องและดำเนินการลงทะเบียนส่ง
หนังสือในทะเบียนหนงั สือส่งตามแบบที่ 14

หมวดที่ 3 การเกบ็ รกั ษา ยมื และทำลายหนงั สือ

การเก็บรักษา
การเก็บหนังสือแบง่ ออกเปน็ การเก็บระหว่างปฏิบตั ิ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสรจ็ แล้ว และการเกบ็ ไว้

เพ่อื ใช้ในการตรวจสอบ
1.การเกบ็ ระหวา่ งปฏิบตั ิ คอื การเก็บหนังสือทปี่ ฏิบัติยังไมเ่ สรจ็ ให้เหมาะสมตามขน้ั ตอนของการ

ปฏิบัติงาน
2.การเกบ็ เมือ่ ปฏิบตั ิเสรจ็ แล้ว คอื การเก็บหนังสือทปี่ ฏบิ ัติเสรจ็ เรียบร้อยแล้ว ให้เจ้าหน้าทจี่ ดั ทำ

บญั ชีหนงั สือสง่ เกบ็ ตามแบบที่ 19
3.การเก็บไวเ้ พ่อื ใช้ในการตรวจสอบ คอื การเก็บหนงั สือทีป่ ฏิบตั ิเสรจ็ เรยี บร้อยแล้ว เพ่อื ให้เกดิ

ความสะดวกและคลอ่ งตวั ในการปฏิบัตงิ านของเจ้าหน้าทีส่ ามารถคน้ หาเรื่องเดิมได้อยา่ งง่ายและรวดเร็ว
ตลอดจนสะดวกในการควบคมุ ตดิ ตามงานของหัวหน้าหนว่ ยงานให้เจ้าของเรือ่ งเก็บไวเ้ ปน็ เอกเทศเปน็
เจ้าของเรื่องน้ันๆ เปน็ ผจู้ ัดเกบ็ โดยแยกเขา้ แฟม้ ตามรหสั หมวดหมหู่ นงั สือ กลุม่ เรื่องและกลมุ่ ยอ่ ย
อายุการเกบ็ หนงั สือ โดยปกติให้เก็บไว้ 10 ปี ยกเวน้ กรณีดงั นี้

1. หนงั สือทีต่ ้องสงวนไวเ้ ปน็ ความลบั ให้ปฏิบัตติ ามระเบยี บว่าด้วยการรักษาความ
ปลอดภยั แห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ

2. หนังสือทีเ่ ปน็ หลกั ฐานทางอรรถคดี สานวนของศาล พนกั งานสอบสวน เกบ็ ตาม
กฎหมายระเบียบแบบแผนน้ันๆ

6
3. หนงั สือทีม่ ีคณุ คา่ ทางประวตั ศิ าสตร์ ต่อการศกึ ษาคน้ คว้า วนิ ัย ให้เก็บตลอดไปหรือ
ตามที่หอจดหมายเหตแุ ห่งชาตกิ ำหนด
4. หนงั สือทีป่ ฏิบัติเสรจ็ สิน้ แล้ว และเปน็ ค่สู าเนาทีม่ ตี ้นเรือ่ งจะค้นได้จากทีอ่ ืน่ เกบ็ ไวไ้ มน่ ้อย
กวา่ 5 ปี
5. หนงั สือไมส่ ำคญั เป็นเรือ่ งธรรมดาสามัญ เกิดขนึ้ เป็นประจาและดาเนินการเสร็จแล้ว
เก็บไวไ้ ม่น้อยกว่า 1 ปี
* ในกรณีหนังสือเกีย่ วกับการเงนิ เมื่อมิใชเ่ ปน็ เอกสารสทิ ธิ หากเห็นว่าไมม่ ีความจำเป็น
ต้องเก็บไวถ้ งึ 10 ปี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลงั เพ่อื ขอทำลายได้
การจดั ส่งหนังสือที่มีอายคุ รบ 25 ปี
ทุกสนิ้ ปี (ปีปฏิทนิ ) ให้ส่วนราชกานจัดสง่ หนังสือที่อายคุ รบ 25 ปี พร้อมทงั้ บญั ชีให้กองจดหมาย
เหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ภายในวนั ที่ 31 มกราคมของปีถัดไป

การยืมหนงั สือ
1. การยมื หนังสือระหวา่ งสว่ นราชการ ผู้ยืมและผู้อนญุ าตให้ยืมต้องเปน็ หัวหน้าส่วนราชการระดับ

กองข้นึ ไป หรือผู้ได้รับมอบหมาย
2. การยมื หนงั สือภายในส่วนราชการเดียวกนั ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเปน็ หวั หน้าส่วน

ราชการระดับแผนกขน้ึ ไป หรือผู้ทไ่ี ด้รับมอบหมาย
3.การยมื หนงั สือที่ปฏิบตั ิยงั ไม่เสร็จหรือหนงั สือทีเ่ ก็บไวเ้ พอ่ื ใช้ในการตรวจสอบใหถ้ ือปฏิบัติตามขอ้

62 โดยอนโุ ลม
4.การให้บคุ คลภายนอกยมื หนังสือจะกระทำมิได้ เวน้ แตจ่ ะให้ดหู รือคดั ลอกหนงั สือ ท้ังนี้ จะต้อง

ได้รบั อนญุ าตจากหัวหน้าสว่ นราชการระดับกองขน้ึ ไป
การทำลายหนังสือราชการ

1. ภายใน 60 วนั หลงั สนิ้ ปีปฏิทนิ ให้เจ้าหน้าทีผ่ ู้รับผิดชอบจดั ทำบัญชีหนงั สือขอทำลายเสนอ
หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพอ่ื พจิ ารณาแตง่ ตั้งคณะกรรมการทำลายหนงั สือ ใหจ้ ัดทำตามแบบที่ 25

2.คณะกรรมการทำลายหนงั สือ ประกอบด้วยประธานกรรมการ และกรรมการอีกอยา่ งน้อยสอง
คน โดยปกติให้แตง่ ตั้งจากขา้ ราชการพลเรือนหรือพนกั งานสว่ นท้องถนิ่ ประเภทวชิ าการ ระดบั ปฏิบตั กิ าร
หรือประเภททัว่ ไป ระดับชำนาญงาน ข้นึ ไป หรือเจ้าหน้าที่ของรัฐอนื่ ทีเ่ ทยี บเท่า

หมวดที่ 4 มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง

 ตราครฑุ สำหรบั แบบพิมพ์ ให้ใช้ตามแบบที่ 26 มี 2 ขนาด คอื
1. ขนาดตัวครฑุ สงู 3 เซนตเิ มตร
2. ขนาดตวั ครฑุ สูง 1.5 เซนตเิ มตร

7
* มาตรฐานกระดาษโดยปกติให้ใช้กระดาษปอนดข์ าว นำ้ หนกั 60 กรมั ต่อตารางเมตร มี 3 ขนาด

-ขนาด เอ 4 = 210 * 297 มิลลิเมตร
-ขนาด เอ 5 = 148 * 210 มิลลิเมตร
-ขนาด เอ 8 = 52 * 74 มิลลิเมตร
* มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนกั 80 กรมั ต่อตารางเมตร เวน้
แต่ซองขนาดซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรมั ต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด
-ขนาด ซี 4 = 229 * 324 มิลลิเมตร
-ขนาด ซี 5 = 162 * 229 มิลลิเมตร
-ขนาด ซี 6 = 114 * 162 มลิ ลิเมตร
-ขนาด ดีแอล = 110 * 220 มิลลิเมตร
กระดาษตราครฑุ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พมิ พ์ครฑุ ด้วยหมกึ สดี ำ หรือทำเป็นครฑุ ดนุ ทกี่ ึง่ กลาง
ส่วนบนของกระดาษ
กระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ ใหใ้ ช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พมิ พ์ครฑุ ด้วยหมกึ สีดำทีม่ ุมบน
ด้านซ้าย
ซองหนงั สือ ใหพมิ พครุฑตาม ขอ 71.2 ดวยหมึกสีดําที่มมุ บนดานซายของซอง
-ขนาด ซี 4 ใชสําหรับบรรจุหนงั สือกระดาษตราครฑุ โดยไมตองพับมีชนิด

ธรรมดาและขยายขาง
-ขนาด ซี 5 ใชสาํ หรับบรรจหุ นังสือกระดาษตราครุฑพบั 2
-ขนาด ซี 6 ใชสาํ หรบั กระดาษตราครฑุ พบั 4
-ขนาด ดีแอล ใชสาํ หรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครฑุ พบั 3
ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใชประทับบนหนงั สือ เพ่ือลงเลขทะเบียนรับ มีลักษณะเปนรูปสี่เหลี่ยมผืนผา
ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร
ทะเบียนหนงั สือรบั ใชสําหรบั ลงรายการหนงั สือที่ไดรบั เขาเปนประจาํ วนั มีขนาดเอ 4 พมิ พสองหนา มี
สองชนิด คอื ชนิดเปนเลมและชนิดเปนแผน
ทะเบียนหนังสือสง ใชสําหรับลงรายการหนงั สอื ทไี่ ดสงออกเปนประจําวนั มีขนาดเอ 4 พมิ พสองหนา มี
สองชนิด คอื ชนิดเปนเลมและชนิดเปนแผน

8
อื่นๆ ควรรู้ ได้แก่

1. เรือ่ งราชการทีจ่ ะดำเนินการหรือสง่ั การด้วยหนงั สือไม่ทัน ใหส้ ่งขอ้ ความทางเครื่องมือสื่อสาร
เช่น โทรศพั ท์ วทิ ยสุ ือ่ สาร ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกบั ไดร้ บั หนังสือ ในกรณีที่ต้องยนื ยนั เปน็ หนงั สือให้ทำ
หนงั สือยนื ยันไปทันที

2. การส่งขอ้ ความทางเครือ่ งมือสื่อสารซึง่ ไมป่ รากฏหลกั ฐานชดั แจง้ ให้ผสู้ ่งและผู้รบั บนั ทกึ
ขอ้ ความไวเ้ ป็นหลกั ฐาน สำเนาคฉู่ บบั ให้ลงชือ่ ผู้ร่าง – ผู้พิมพ์ – ผู้ตรวจ (ไม่มีผู้ทาน)

3. ถ้าหนังสือที่เปน็ เอกสารสิทธติ ามกฎหมาย หรือหนงั สือสำคญั ที่แสดง เอการสิทธิ สูญหาย ให้
ดำเนินการแจ้งความต่อ (พนกั งานสอบสวน)

4. หนงั สือเวยี น คอื หนงั สือที่มถี ึงผู้รับเปน็ จำนวนมากมีใจความอยา่ งเดียวกนั ให้เพิ่มตัวพยัญชนะ ว
5. หนงั สือราชการปกติทำ 3 ฉบับ มตี ้นฉบบั 1 ฉบบั และสำเนาค่ฉู บบั 2 ฉบบั
6. ผู้ลงนามรบั รองหนังสือราชการ ให้มีคำรับรองว่า สำเนาถูกต้อง โดยให้ขา้ ราชการพลเรือนหรือ
พนกั งานสว่ นท้องถนิ่ ประเภทวชิ าการ ระดับปฏิบัตกิ าร หรือประเภทท่วั ไป ระดบั ชำนาญงานข้นึ ไปหรือ
เจ้าหน้าที่ของรฐั อืน่ ที่เทียบเท่า หรือพนกั งานราชการ ซงึ่ เป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนาหนงั สือนน้ั ลงลายมือชื่อ
รับรอง พร้อมท้ังลงชือ่ ตวั บรรจง

สาระสำคัญของระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 2 พ.ศ. 2548) มี
สาระดงั นี้

1. เพิม่ นิยามศพั ท์ ของ อิเล็กทรอนิกส์ คอื การประยกุ ตใ์ ช้วิธกี ารทางอิเลก็ ตรอน ไฟฟ้า คลื่น
แมเ่ หลก็ ไฟฟ้าหรือวธิ ีอนื่ ใดในลกั ษณะคล้ายกนั และให้หมายความรวมถึงการประยุกตใ์ ช้วิธกี ารทางแสง
วธิ ีการทางแม่เหลก็ หรืออปุ กรณท์ ี่เกี่ยวข้องกบั การประยุกต์ใช้วิธตี ่าง ๆ เช่นว่าน้ัน ระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนกิ ส์ คอื การรับสง่ ขอ้ มลู ข่าวสารหรือหนงั สือผา่ นระบบสือ่ สารด้วยวธิ กี ารอิเลก็ ทรอนิกส์

2. เพิม่ ความหมายของหนงั สือราชการ คอื เอกสารทเี่ ปน็ หลกั ฐานในราชการ ได้แก่
1. หนงั สือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนงั สือทีส่ ว่ นราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอนื่ ใดซึง่ มใิ ชส่ ว่ นราชการหรือทีม่ ีไปถึง
บุคคลภายนอก
3. หนงั สือทหี่ นว่ ยงานอื่นใดซึง่ มใิ ชส่ ว่ นราชการ หรือบคุ คลภายนอกมีมาถึงสว่ นราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำข้นึ เพ่อื เป็นหลักฐานในราชการ
5. เอกสารทีท่ างราชการจดั ทำข้นึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ้ บงั คบั
6. ขอ้ มลู ขา่ วสารหรือหนงั สือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์

3. การส่งหนงั สือที่มีชนั้ ความลบั ในชนั้ ลบั หรือลบั มาก ด้วยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ให้
ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานทีไ่ ดร้ ับการแตง่ ตั้งให้เข้าถงึ เอกสารลับแต่ละระดับ เปน็ ผู้สง่ ผา่ นระบบการรักษา
ความปลอดภัย โดยให้เปน็ ไปตามระเบียบวา่ ด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ

9

การปฏบิ ัติงานธรุ การ (สารบรรณ) ในสำนกั งาน

การปฏิบัตงิ านเกยี่ วกับเอกสาร (งานสารบรรณเปน็ สว่ นหนึ่งงานธุรการ) ในสำนกั งาน ควร
ดำเนินการ ดงั นี้

1. จดั ให้มีการฝกึ อบรมผู้รับผิดชอบงานด้านนี้ ในเรือ่ งเทคนิคการปฏิบตั ิในเรื่อง การรบั – สง่
การจดั ทำ การเก็บรักษา การยมื การทำลายหนงั สือราชการ

2. ควรใช้ระบบคอมพวิ เตอรด์ ำเนินการจะเกิดความรวดเรว็ ตรวจสอบได้ง่าย
3. ควรมกี ารประเมินผลการทำงานเปน็ ระยะๆ เพอ่ื ปรบั ปรุงวธิ กี ารปฏิบัตงิ านให้มีประสิทธภิ าพขนึ้
การปฏิบัตงิ านธรุ การในสำนกั งานมรี ายละเอียดกระบวนการดำเนินการดงั นี้
1. การรบั – ส่ง หนงั สือราชการ
การรับ – ส่ง หนังสือราชการ เป็นเรื่องความรวดเร็ว ถูกต้อง เรียบร้อย มีประสิทธิภาพ ควร
จัดระบบการรับส่งที่ทันสมัย ปลอดภัย การใช้ระบบ E-mail หรือการใช้คอมพิวเตอร์ สนับสนุนการ
ดำเนินการ แต่ยดึ หลกั การระบบทีท่ ันสมยั ลดขนั้ ตอนการปฏิบตั งิ าน ลดกำลงั คน มีหลักฐานการดำเนินงาน
ที่ถกู ต้องจำแนกความเร่งด่วน ตรวจสอบได้
2. การทำหนงั สือราชการ
การทำหนังสือราชการ หมายความรวมถึง การคิด ร่าง แต่ง พิมพ์ ทำสำเนา ผู้จัดทำหนังสือ
ราชการต้องคิด ทำไปทำมา (ความจำเป็น) ใครใช้เอกสารน้ัน อะไร (ควรใช้เอกสารประเภทใด จดหมาย
ราชการบันทึกขอ้ ความ) อย่างไร (วธิ ีการจดั ส่งทีเ่ หมาะสม) ที่ไหน (สง่ ไปทีใ่ ด เพอ่ื ปฏิบัติงาน หรือหลักฐาน)
เมือ่ ใด (จัดทำเสรจ็ เมอ่ื ใด) การทำหนังสือราชการแตล่ ะเรือ่ ง ควรมีหลักยดึ ในการทำ
การทำหนงั สือราชการ มีหลักให้คิด มีคุณคา่ น่าอา่ น คือ
1. มีความถกู ต้อง ตัวสะกด การนั ต์ วรรคตอน ไวยากรณ์ ถกู ความนิยม
2. ได้สาระสมบรู ณท์ กุ ใจความ ชดั เจน กะทดั รดั ไม่วกวน
3. การจัดลำดบั ความดี แตล่ ะวรรคตอนมีเอกภาพ
4. เนือ้ ความท้ังหมด กลมกลืน สมั พันธก์ นั ตรงประเด็นเน้นจดุ ทีต่ ้องการ
5. สุภาพมีความเหมาะสม

*********************

ผงั กระบวนการปฏิบตั ิงาน (Work Flow)

ขนั้ ตอนการรับหนงั สือ

ลำดบั ที่ แผนภมู ิสายงาน(Flow chart) ระยะเวลา วธิ ีดำเนินการ ผู้รับผิดชอบ
1
ดำเนินการ

รบั หนังสือจากหนว่ ยงานธรุ การ - รับหนังสือจากหน่วยงาน ภายนอก/ งานธรุ การ
ส่วนกลาง(ภายนอก) /ภายใน
เอกสารสารทั่วไป และอื่นๆ ภายใน เอกสารทวั่ ไป และอื่นๆ
2 นาที

จัดลำดบั ตรวจสอบและ 5 นาท/ี ต่อ - ตรวจสอบเอกสาร เมื่อหนังสือส่งมาไม่ งานธรุ การ
1 ฉบบั ถกู ต้อง สง่ คนื เจ้าของดำเนินการ งานธุรการ
2 แยกประเภทหนงั สือ เร่งดว่ น -จัดลำดับความสำคญั ความเรง่ ด่วนของ
3 ลงทะเบียนหนังสือรับ 3 นาท/ี ตอ่ หนังสือ จำแนกประเภทหนงั สือ
1 ฉบับ -ลงทะเบียนออกเลขรับหนังสือภายนอก
ภายใน

4 ส่งมอบหนงั สือให้แก่ กลมุ่ งานตา่ งๆ -สง่ มอบหนังสือให้แก่ กล่มุ งานแตล่ ะงาน หวั หน้ากลุ่มงาน/
2 นาที ดำเนินการเพื่อนำเสนอผู้บริหารพิจารณา เจ้าของเรื่อง
เพื่อนำเสนอตามสายงาน
สั่งการต่อไป

รวม 12 นาที



















































Section of Clerical Work

Division of Technical Services and Planning