JULI 2023 RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN NOTULEN
PEMERINTAH KABUPATEN PROBOLINGGO DINAS KESEHATAN UPT PUSKESMAS TIRIS Jl.Raya Condong-Tiris KM 16 Desa Segaran Kecamatan Tiris – Telp. 0822 3099 3398 PROBOLINGGO - 67287 email : [email protected] NOTULEN RAPAT PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN Kegiatan : Pertemuan Rapat Tinjauan Manajemen Tanggal : 16 Januari 2023 Waktu : 11.30– selesai Tempat : Puskesmas Tiris Pelaksana : Tim Mutu Acara : 1. Pembukaan oleh Penanggung Jawab Mutu 2. Arahan dari Kepala Puskesmas 3. Monitoring dan Evaluasi hasil RTM sebelumnya 4. Pembahasan hasil audit internal 5. Capaian indikator kinerja Puskesmas tahun 2023 semester I 6. Capaian indikator mutu Puskesmas tahun 2023 semester I 7. Penyampaian hasil survey kepuasan tahun 2023 semester I 8. Masalah operasional yang berkaitan dengan manajemen mutu dan rencana perbaikan. Pembahasan: 1. Pembukaan oleh Penanggung Jawab Mutu 2. Arahan dari Kepala Puskesmas 3. Monitoring dan Evaluasi hasil RTM sebelumnya (belum ada) Pada RTM sebelumnya diperolah usulan/ rencana tindak lanjut sebagai berikut: a. Usulan penggunaan Sistem Paperless (e-rekam medis) untuk mempersingkat antrian dan waktu pelayanan sehingga pasien tidak perlu menunggu lama ketika pelayanan di poli rawat jalan. b. Optimalisasi pelayanan di loket pendaftaraan, dilakukan dengan review pendaftaran pasien dan monitoring pelaksanan SOP pendaftaran tersebut. c. Monitoring terhadap SOP Pelayanan di poli rawat jalan d. Optimalisasi penggunaan kotak saran untuk penyampaian keluhan pasien dan pelaksanaan Umpan balik Berikut ini adalah evaluasi rencana tindak lanjut tersebut.
NO KEGIATAN MONITORING PELAKSANAAN HASIL K WAKTU TEMPAT/ MEDIA SASARAN 1 Penggunaan erekam medis secara optimal pada proses pelayanan untuk mempersingkat waktu pelayanan April 2023 Puskesmas Tiris Pelayanan rawat jalan Puskesmas Tiris (Umum, Gigi, KIA, UGD) Peneraprekam m dilakuka April 202 dievalua pelaksan sampai J Evaluasi dengan memban kelengka pengisia medis di dan memban ketepata pengisia realtime 2 Review SOP Pendaftaran pasien (Februari 2023) Maret 2023 Loket pendaftaran Puskesmas Tiris Petugas pendaftaran Sudah d review S pendafta setelah a perubah paperles
KEGIATAN EVALUASI HASIL PERBAIKAN TINDAK LANJUT KETERANGAN/ STATUS pan emedis n sejak 23 dan asi naanya Juni 2023. i dilakukan ndingkan apan an e-rekam i simpus ndingkan an waktu an secara . Penerapan sistem paperless (e-rekam medic) terbukti dapat : Meningkatkan kelengkapan pengisian rekam medis pasien rawat jalan di SIMPUS Meningkatkan capaian pengisian SIMPUS secara realtime Mempersingkat waktu tunggu pasien (bisa dilihat dari response time Poli) Mengurangi terjadinya kesalahan pendaftaran poli tujuan pasien a. Monitoring kelengkapan pengisian erekam medis b. Monitoring ketepatan waktu pengisian erekam medis secara realtime CLOSE dilakukan SOP aran pasien ada an sistem ss SOP sudah sesuai dengan penerapan sistem paperless, proses pendaftaran lebih cepat, meminimalkan kesalahan pendaftaran akibat rekam medis yang tertukar/ salah masuk ruangan Monitoring kepatuhan petugas loket terhadap SOP Pendaftaran CLOSE
3 Monitoring Kepatuhan pelayanan pendaftaran terhadap SOP (Februari 2023) Loket pendaftaran Puskesmas Tiris Petugas pendaftaran Belum dilaksan 4 Monitoring terhadap SOP Pelayanan di poli rawat jalan (Februari 2023) Februari 2023 Poli Umum, Poli Gigi, Poli KIA Petugas di masingmasing ruang pelayanan Belum dilaksan 5 Optimalisasi penggunaan kotak saran (Januari 2023) Mei 2023 Puskesmas Tiris Pendaftaran, Ruang Pelayanan Umum, Gigi, KIA, Farmasi, Laboratorium, UGD) Sudah d perbaika saran, lin nomor p sosialisa penangn keluhan sektor
akan OPEN akan OPEN dilakukan an kotak nk dan engaduan, asi naan di lintas Sudah tersedia sarana pengaduan pelanggan berupa kotak saran, link pengaduan, dan nomor pengaduan. Monitoring keluhan pelanggan tiap bulan CLOSE
a. MONITORING DAN EVALUASI PENERAPAN SISTEM PAPERLESS/ EREKAM MEDIS Monitoring dan evaluasi penerapan e-rekam medis dilakukan dengan melihat capaian entrain rekam medis pasien secara realtime pada aplikasi SIMPUS. Kemudian dibandingkan antara sebelum penerapan rekam medis (Januari-Maret 2023) dan sesudah penerapan e-rekam medis (April-Juni 2023) JAN FEB MAR APR MEI JUN 0% 20% 40% 60% 80% 100% CAPAIAN ENTRIAN E-RM REAL TIME UMUM GIGI KIA UGD BULAN E N T RIA N R E A L TIM E (%) JAN FEB MAR APR MEI JUN 0% 20% 40% 60% 80% 100% 58% 50% 56% 62% 79% 79% CAPAIAN ENTRIAN E-RM REAL TIME BULAN E N T RIA N R E A L TIM E (%) Berdasarkan grafik di atas terlihat bahwa penerapan siste e-rekam medis mampu meningkatkan pengisian SIMPUS secara real time. Monitoring dan evaluasi penerapan e-rekam medis juga dilakukan dengan melihat kelengkapan pengisian rekam medis pasien melalui SIMPUS. Kelengkapan rekam medis yang dimaksud adalah rekam medik yang lengkap dalam 24 jam setelah selesai pelayanan, diisi oleh tenaga medis dan atau paramedis (identitas, SOAP, KIE, askep, diagnosis, kode ICD X, kajian sosial, pengobatan, tanda tangan) serta pengisian identitas
rekam medik lengkap oleh petugas rekam medik (nama, nomor rekam medik, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, no kartu BPJS) JAN FEB MAR APR MEI JUN 0% 20% 40% 60% 80% 100% KELENGKAPAN REKAM MEDIS (E-RM) PUSKESMAS TIRIS TAHUN 2023 UMUM GIGI KIA UGD K E L E N G KA P A N RM (%) JAN FEB MAR APR MEI JUN 0% 20% 40% 60% 80% 100% 89% 89% 88% 87% 90% 90% KELENGKAPAN PENGISIAN REKAM MEDIS (E-RM) BULAN KE L E N G KA PA N R M (%) Berdasarkan grafik di atas terlihat bahwa penerapan siste e-rekam medis mampu meningkatkan kelengkapan pengisian rekam medis. b. Optimalisasi penggunaan kotak saran Sudah dilakukan peningkatan sarana penyampaian keluhan pelanggan salah satunya kotak saran, lengkap dengan kertas saran dan ballpoint. Selain itu disediakan pula nomor keluhan pelanggan. Hal ini sudah disosialisasikan melalui banner, disampaikan di minilok dan lintas sektor.
4. Evaluasi Pelaksanaan Audit Internal NO KEGIATAN MONITORING PELAKSANAAN HASIL K WAKTU TEMPAT/ MEDIA SASARAN 1 Audit terhadap kesesuaian alat kesehatan Juli 2023 Ruang Pemeriksaan Umum Ruang Kesehatan Gigi dan Mulut Ruang Persalinan Ruang Ruang Promosi Kesehatan Ruang Farmasi Ruang Gawat Darurat Ruang Kesesuaian Alat Kesehatan dan Barang dengan PMK 43 Tahun 2023 Sudah di untuk Ru Darurat. Kesesuai dan di UG ketersedi emergen 80%
Pembahasan hasil audit internal KEGIATAN EVALUASI TINDAK LANJUT KETERANGAN/ STATUS lakukan ang Gawat ian alkes GD 67 %, iaan obat si di UGD Pelaksanaan belum sesuai jadwal kegiatan. Alkes di UGD belum sesuai dengan standar PMK 43 Tahun 2019, Ketersediaan obat emergensi sesuai namun ada beberapa yang jumlahnya tidak sesuai kartu stok, perlu dilakukan penambahan jumlah obat yang tersedia sehingga sesuai kartu stok obat 1.Pengajuan pembelian alkes untuk UGD 2. Monitoring kelengkapan obat emergensi OPEN
Laboratorium 2 Audit kesesuaian obat yang tersedia di Puskesmas Tiris dengan Formularium Nasional Juli 2023 Ruang Farmasi Puskesmas Tiris Kesesuaian obat yang tersedia dengan Formularium nasional Belum dil 3 Audit Kesesuaian pelayanan di Farmasi dengan SOP Pelayanan obat di Puskesmas Juni 2023 Ruang Farmasi Puskesmas Tiris Kesesuaian pelayanan di Farmasi dengan standar Belum dil 4 Kesesuaian Pelayanan UGD dengan Standar Pelayanan Juni 2023 Ruang Gawat Darurat Puskesmas Tiris Kesesuaian pelayanan di Ruang Gawat Darurat dengan standar Ada bebe yang belu SOP yan belum dib dan beum tangan K Puskesm Jadwal d petugas b belum ad Pengisian medis be terutama consent d medis 5 Kesesuaian Pelayanan Laboratorium dengan Standar Pelayanan Juni 2023 Ruang Laboratorium Puskesmas Tiris Kesesuaian pelayanan di Laboratoriumi dengan standar Belum dil 6 Audit program Pencegahan dan Mei 2023 Ruang Pertemuan Pelaksanaan program Sudah di
laksanakan laksanakan erapa SOP um tersedia, g tersedia beri nomor m ada tanda Kepala mas Pelaksanaan sesuai jadwal. Perlu melengkapi SOP lengkap dengan penomoran dan tanda tangan kepala puskesmas Melengkapi SOP an presensi bulan juni juli da Perlu disediakan jadwal dan presensi petugas piket, dikethaui oleh kepala puskesmas Monitoring ketersediaan jadwal piket dan preensi petugas n rekam elum lengkap informed dan resume Perlu dilakukan monitoring kelengkapan informed consent oleh PJ UKP Monitoring kelengkapan pengisian rekam medis laksanakan laksanakan 1. SK Pelaksanaan Program harus 1. Koordinasi dengan PJ UKM
Penurunan Stunting sebagai program prioritas nasional. Puskesmas Tiris Pencegahan dan Penurunan Stunting 7 Audit Program Penurunan Angka Kematian Ibu (AKI) dan Angka Kematian Bayi (AKB) Mei 2023 Ruang Pertemuan Puskesmas Tiris Pelaksanaan Program Penurunan Angka Kematian Ibu (AKI) dan Angka Kematian Bayi (AKB) Sudah di 8 Audit Peningkatan Cakupan dan Mutu Imunisasi Mei 2023 Ruang Pertemuan Puskesmas Tiris Pelaksanaan Program Peningkatan Cakupan dan Mutu Imunisasi Sudah di 9 Audit Program Penanggulnan Tuberkulosis Mei 2023 Ruang Pertemuan Puskesmas Tiris Pelaksanaan program Penanggulna n Tuberkulosis Sudah di 10 Audit Program Pengendalian penyakit tidak menular dan faktor risikonya Mei 2023 Ruang Pertemuan Puskesmas Tiris Pelaksanaan program Pengendalian penyakit tidak menular dan faktor risikonya Sudah di
ditambahkan lampiran indikator dan target program. (Bukan SK Pelaksana Prograam). Belum ada nomor SK dan stempel. 2. RUK belum lengkap, tidak ada bab 1 dan bab 2. 3. Kerangka Acuan Program ada yang tidak ada. Di dalam KAP harus memunculkan semua kegiatan dari program. 4. Semua kegiatan yang tertera di KAP harus memiliki Kerangka Acuan Kegiatan (KAK). Langkah-langkah yang di SOP harus sesuai dengan cara pelaksanaan di KAK. 5. Di KAK belum muncul alur koordinasi lintas program dan lintas sektor 6. Pelaksanaan kegiatan belum sesuai dengan RPK, harus ada bukti analisa pelaksanaan kegiatan dan monitoring evaluasi pelaksanaan kegiatan 7. Kegiatan belum ada umpan balik 2. Melengkapi dokumen oleh Penanggung Jawab masingmasing program 3. Monitoring dan Evaluasi program PPN 4. Melaksanakan umpan balik laksanakan laksanakan laksanakan laksanakan
5. Pemaparan capaian kinerja Puskesmas tahun 2023 Berikut ini adalah rekap capaian kinerja administrasi dan manajemen Puskesmas Tiris tahun 2023. N O ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN SKOR 1 Manajemen Umum 151 2 Manajemen Peralatan dan Sarana Prasarana 33 3 Manajemen Keuangan 14 4 Manajemen Sumber Daya Manusia 27 5 Manajemen Pelayanan Kefarmasian 24 RATA-RATA KINERJA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN 49.8 RATA-RATA KINERJA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN (%) 85.9% N O RATA-RATA KINERJA CAPAIAN 1 BAIK ≥91 % 2 CUKUP 81-90 % 3 RENDAH ≤89% N O UKM ESENSIAL DAN PERKESMAS CAPAIAN 1 Pelayanan Promosi Kesehatan 87,93 % 2 Pelayanan Kesehatan Lingkungan 66,62 % 3 Pelayanan Kesehatan Keluarga 81,61 % 4 Pelayanan Gizi 78,33 % 5 Pelayanan Pencegahan dan Pengendalian Penyakit 53,45% 6 Pelayanan Keperawatan Kesehatan Masyarakat (Perkesmas) 91 % RATA-RATA CAPAIAN KINERJA UKM ESENSIAL DAN PERKESMAS 76,40 %
PROMKES KESLING KESGA GIZI P2P PERKESMAS 29.0%39.2% 50.7% 80.2% 55.9% 81.5% N O RATA-RATA KINERJA CAPAIAN 1 BAIK ≥91 % 2 CUKUP 81-90 % 3 RENDAH ≤89% NO UKM PENGEMBANGAN CAPAIAN 1 Pelayanan Kesehatan Gigi Masyarakat 37,7% 2 Pelayanan Kesehatan Indera 9,5% 3 Penanganan Masalah Penyalahgunaan Napza 100% 4 Pelayanan Kesehatan Matra 100% 5 Pelayanan Kesehatan Tradisional 63,90% 6 Pelayanan Kesehatan Olahraga 75% 7 Pelayanan Kesehatan Kerja 33,3% 8 Pelayanan Kefarmasian 16,02% RATA-RATA CAPAIAN KINERJA UKM PENGEMBANGAN 54,50 % KESGILUT NAPZA MATRA KESORGA YANKESTRAD K3 FARMASI 38.6% 92.3% 100.0% 38.4% 75.0% 0.0% 66.7% N O RATA-RATA KINERJA CAPAIAN
1 BAIK ≥91 % 2 CUKUP 81-90 % 3 RENDAH ≤89% NO UKP CAPAIAN 1 Pelayanan Non Rawat Inap 28,5 % 2 Pelayanan Gawat Darurat 81,9 % 3 Pelayanan Kefarmasian 92 % 4 Pelayanan laboratorium 100 % 5 Pelayanan Rawat Inap 80,4 % RATA-RATA CAPAIAN KINERJA UKP 84,6 % NON RANAP UGD LABORAT FARMASI RANAP 42.4% 4.4% 76.8% 66.7% 83.8% N O RATA-RATA KINERJA CAPAIAN 1 BAIK ≥91 % 2 CUKUP 81-90 % 3 RENDAH ≤89% NO MUTU CAPAIAN 1 Indikator Nasionam Mutu 87.4% 2 Sasaran Keselamatan Pasien 88.7% 3 Kepuasan Pasien 100% RATA-RATA CAPAIAN KINERJA MUTU 94,2%
INM SKM SKP 87.4% 88.7% 100.0% N O RATA-RATA KINERJA CAPAIAN 1 BAIK ≥91 % 2 CUKUP 81-90 % 3 RENDAH ≤89% 6. Pemaparan Tim Mutu Berikut ini adalah capaian kinerja tim Mutu Puskesmas Tiris tahun 2023 NO MUTU CAPAIAN 1 Kepatuhan Kebersihan Tangan 84.7 2 Kepatuhan Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD 90% 3 Kepatuhan Identifikasi Pasien 83% 4 Keberhasilan Pengobatan Pasien TB Semua Kasus Sensitif Obat (SO) 62.5% 5 Ibu Hamil Yang Mendapatkan Pelayanan ANC Sesuai Standar 82% 6 Kepuasan Pasien 100% RATA-RATA CAPAIAN KINERJA UKM PENGEMBANGAN 94,2%
KKT APD TBSO IDP SKM 85% 90% 83% 63% 82% N O RATA-RATA KINERJA CAPAIAN 1 BAIK ≥91 % 2 CUKUP 81-90 % 3 RENDAH ≤89% Berikut ini adalah rekap rata-rata kinerja Puskesmas Tiris No Upaya/ Kegiatan Capaian Katrgori 1 Administrasi dan Manajemen 85.9% CUKUP 2 Upaya Kesehatan Masyarakat (Essensial) 76,40 % KURANG 3 Upaya Kesehatan Masyarakat (Pengembangan) 54,50 % KURANG 4 Upaya Kesehatan Perorangan 84,6 % CUKUP 5 Mutu 94,2% BAIK Berdasarkan hasil analisa data kinerja Puskesmas Tiris tahun 2023 Semester I, Kinerja UKM dinilai masih kurang sehingga diperlukan adanya koordinasi baik antar program maupun dengan lintas sektor terkait untuk bisa meningkatkan capaian kinerja UKM
Berikut ini adalah hasil pelaporan Indikator Nasinal Mutu Puskesmas Tiris tahu NO INDIKATOR TARGET JAN FEB MA 1 Kepatuhan Kebersihan Tangan (KKT) 85% 83.33 55.56 86 2 Kepatuhan Penggunaan APD 100% 87.5 86.11 91. 3 Kepatuhan Identifikasi Pasien 100% 82.17 81.82 81. 4 Keberhasilan Pengobatan Pasien TB SO 90% 25 100 40 5 Pelayanan ANC Sesuai Standar 100% 0 72.22 77. 6 Kepuasan Pasien > 76,60 Berikut ini adalah hasil pelaporan Insiden Keselamatan Pasien (IKP NIhil) Pus
un 2023 di aplikasi pelaporan INM AR APR MEI JUN JUL AGT SEP OKT NOV DES 6 79.7 86 90 .18 92.11 97.3 87.18 .82 84.85 90.91 84.85 0 100 0 100 .27 84.21 92.86 87.5 78.25 skesmas Tiris tahun 2023 Periode Januari-Juni 2023
Untuk pelaporan Indikator Nasinal Mutu dan pelaporan insiden, Puskesmas Tiris sudah melakukan pelaporan dari bulan Januari-Desember 2023. 7. Penyampaian hasil survey kepuasan tahun 2023 Berdasarkan hasil survey Kepuasan Tahun 2023, Puskesmas Tiris sudah mencapai target yang ditetapkan yaitu 76.61. Capain ini harus dipertahankan dan jika bisa ditingkatkan. Untuk beberapa Keluhan/ saran yang masuk, sudah dilakukan TL meliputi KELUHAN/ SARAN RTL TL Tolong kalau melayani pasien diusahakan senyum Penekanan Penerapan 3s (Senyum, Salam, Sapa) Sudah dilakukan Kursi Tunggu Pasien Kurang Penambahan kursi tunggu pasien Proses pengadaan Pelayanan sangat lambat, menunggu terlalu lama” Monitoring waktu pelayanan di poli rawat jalan Belum dilakukan Pintu tertutup, Puskesmas 1. Penetapan SOP baru Sudah dilakukan
Kosong, tidak ada petugas 2. pembuatan jadwal piket petugas diketahui kepala puskesmas, 3. Monitoring absesn petugas piket 4. Optimalisasi Kotak Saran 5. Penyediaan nomor keluhan pelanggan Sudah dilakukan Sudah dilakukan Sudah dilakukan Sudah dilakukan Lantai depan dan lorong Puskesmas tampak Kotor In House Training Petugas Kebersihan Belum dilakukan
8. Masalah operasional yang berkaitan dengan manajemen mutu dan ren NO URAIAN MASALAH ANALISA PENYEBAB MASALAH R KEGIATAN W 1 Keluhan dari PJ UKP banyak pasien yang sudah tidak menggunakan masker Belum ada peraturan internal yang mengatur mengenai penggunaan masker setelah penetapan SE Endemi 1. Penetapan SK penggunaan Masker di Area Puskesmas Tiris 2. Poster Edukasi Pasien untuk tetap memakai masker di Area Puskesmas Tiris 2 Kebersihan masih menjadi masalah yang sering dikeluhkan baik dari pengunjung/ pasien maupun petugas Belum ada koordinasi dengan petugas kebersihan terkait tupoksi masing-masing petugas In House Training bagi Petugas Kebersihan Agus 3 Ruang Sterilisasi belum sesuai standar Ruang sterilisasi menjadi satu ruangan dengan ruangan laundry, hanya dipisahkan sekat Pemeliharaan Ruang Sterilisasi Sept 2023 4 Banyak pasien yang merokok di wilayah Puskesmas Belum ada larangan merokok di area puskesmas Pemasangan larangan merokok dan sosialisasi kepada pengunjung Agus
cana perbaikan ENCANA PERBAIKAN KETERANGAN/ STATUS WAKTU TEMPAT SASARAN OPEN OPEN stus 2023 Puskesmas Tiris Petugas Kebersihan Puskesmas OPEN tember 3 Ruang Sterilisasi Pembuatan sekat pemisah OPEN stus 2023 Puskesmas Tiris Seluruh area pelayanan, ruang tunggu, parkiran OPEN
KESIMPULAN Rapat tinjauan manajemen berjalan lancar sesuai dengan agenda. Untuk RTL akan dievaluasi lagi 1 bulan ke depan berkaitan dengan tindak lanjutnya. Mengetahui, Kepala UPT Puskesmas Tiris Tiris, 31 Juli 2023 Penanggung Jawab Mutu Agus Nurawan W., S.Kep.Ns. NIP. 19680228 1998901 1 001 drg. Nur Aisyah Maulidya R. NIP. 19940810 202203 2 006