การใช้ Microosoft Word

การใช้งาน

Microsoft Word 2019

การแทรก Word Art และ Smart Art

สาหรับในส่วน เค้าโครง จะใช้เปล่ียนเค้าโครงการออกแบบของ
Smart Art ดังรูป

ในกรณีต้องการปรับแต่งในส่วนย่อยของ Smart Art สามารถทาได้ดังรูปท่ี
โดย

1) คลิกเลือกท่ีส่วนประกอบยอ่ ยของ Smart Art
2) ใช้ปุ่มเคร่ืองมือเพ่ือปรับแต่งลักษณะต่าง ๆ เช่น เติมสีให้กับ

รูปรา่ งที่เลือก

การใชง้ าน

Microsoft Word 2019

การสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge)

จดหมายเวียน เป็นเคร่ืองมือหน่ึงท่ีช่วยในการพิมพ์จดหมายท่ีมี
ข้อความส่วนใหญ่เหมือนกัน มีเฉพาะเน้ือหาบางส่วนที่แตกต่างกันตามผู้รับ
แต่ละคน การสรา้ งจดหมายเวียน จะเพิ่มความสะดวก ในการทางานได้อย่าง
มาก ยกตัวอย่างเช่น ต้องการส่งจดหมายแจ้งการชาระเงินให้กับลูกค้าหลาย
คน ซ่ึงมีช่ือ ท่ีอยู่ และรายละเอียดในการชาระเงินแตกต่างกัน หากใช้วิธีปกติ
เราจะต้องพิมพ์จดหมาย ออกเคร่ืองพิมพ์ทีละฉบับ จากน้ันจึงมาแก้ไข
รายละเอียดภายในตัวจดหมาย แล้วจึงพิมพ์ ออกเคร่ืองพิมพ์อีกคร้ังจนครบ
จานวนลูกค้าท่ีต้องการ แต่ด้วยการใช้จดหมายเวียนเราสามารถส่ังพิมพ์ คร้ัง
เดียวกันโดยจดหมายแต่ละฉบับที่พิมพ์จะมีรายละเอียดเปล่ียนไปตามลูกค้า
แต่ละคน

การสร้างจดหมายเวียนจะต่างจากการพิมพ์เอกสารท่ัวไป คือ ต้อง
ใช้ไฟล์เอกสารร่วมกับไฟล์ ข้อมูล โดยข้ันตอนการดาเนินการท่ัวไปจะเป็น
ดังนี้

สรา้ งไฟล์ขอ้ มูลในลกั ษณะของตาราง

การใช้งาน

Microsoft Word 2019

การสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge)

พิมพเ์ อกสารตัวจดหมาย

โดยเว้นวรรคในส่วนที่ ต้องการเพ่ิม <เขตข้อมูล> ท่ีจะเปล่ียนไป
ตามผู้รบั แต่ละคน

นกั เรยี นคิดว่าเคร่อื งมอื “การส่ง
จดหมายเวียน” มีข้อดีอยา่ งไร

การใช้งาน

Microsoft Word 2019

การสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge)

สรา้ งจดหมายเวียน

สรา้ งจดหมายเวียน ตามข้ันตอนดังรูป
1)คลิกเลือกรบิ บอน การส่งจดหมาย
2)คลิกปุ่ม เรม่ิ จดหมายเวียน
3)เลือกรายการ ตัวช่วยสรา้ งจดหมายเวียนทีละข้นั ตอน
4)จะปรากฏหน้าต่างข้ันตอนการสรา้ งจดหมายเวียนด้านขวามือ

แนวคาตอบ
1. ประหยัดเวลา
2. ช่วยในการพมิ พช์ ่ือผ้รู บั ที่มีจานวนมาก แต่ข้อความเดิม

การใช้งาน

Microsoft Word 2019

การสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge)

ซึง่ จะมีขนั้ ตอนดำเนนิ กำร 6 ขั้นตอน โดยขัน้ ตอนท่ี 1 ถึง 3 ใหด้ ำเนนิ กำรดงั รูป

3)

2)
1)

โดยให้ดาเนินการดังน้ี

ข้นั ตอนท่ี 1/6 ให้เลือก จดหมาย แล้วคลิกท่ีรายการ ถัดไป เพ่ือ
เรม่ิ เอกสาร

ข้นั ตอนที่ 2/6 ให้เลือก ใช้เอกสารปัจจุบัน แล้วเลือกรายการ
ถัดไป เพ่อื เลือกผูร้ บั

ข้นั ตอนที่ 3/6 ให้เลือก ใช้รายการท่ีมอี ยู่ แล้วคลิกที่ เรยี กดู

การใช้งาน

Microsoft Word 2019

การสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge)

5) จะปรากฏหน้าต่าง ให้เลือกแหล่งข้อมูลท่ีจะผนวกกั บตัว
จดหมาย ให้คลิกเลือกไดรฟ์ และ โฟลเดอรท์ ่ีเก็บไฟล์ข้อมูล Data แล้วคลิก
ปุ่ม [เปดิ ] ดังรูป

6) จากน้ันจะปรากฏหน้าต่าง เพ่ือเลือกรายการที่จะนามาผนวกกับ
จดหมายเวียน ในท่ีนี๋ให้ เลือกท้ังหมด โดยกดปุม่ [ตกลง] ดังรูป

การใชง้ าน

Microsoft Word 2019

การสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge)

7) ดาเนินการแทรกเขตข้อมูลท่ีจะผสานลงในจดหมายเวียน โดย
1) คลิกเมาส์เพ่อื วางตัวแทรก ในตาแหน่งท่ีต้องการแทรกเขตข้อมูล 2) คลิก
ท่ีปุ่มแทรกเขตข้อมูลผสาน 3) เลือกรายการเขตข้อมูลที่ตรงกับข้อมูลท่ี
ต้องการผสานในตัวจดหมายเวียน

8) ให้แทรกเขตข้อมูลลงในเอกสาร จนครบตามท่ีต้องการ ดังรูป

การใช้งาน

Microsoft Word 2019

การสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge)

9) คลิกที่ปุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพ่ือดูข้อมูลการผนวกบน
หนา้ จอภาพ ดังรูป

10) ในกรณีต้องการดูข้อมูลของลูกค้าคนต่อไปหรือคนอ่ืน ๆ
สามารถทาได้โดย คลิกท่ีปุ่มลูกศร, กาหนดในช่องตัวเลข หรือคลิกท่ีปุ่ม
ค้นหาผูร้ บั ดังรูป

การใช้งาน

Microsoft Word 2019

การสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge)

11) สาหรับปุ่ม เสร็จส้ินและผสาน จะใช้สาหรับกาหนดการพิมพ์
จดหมายเวียนโดยจะมีรายการ เพ่ือเลือกช่องทางในการส่งจดหมายเวียน 3
ชอ่ งทาง ดังรูป

(ก) แกไขแต่ละเอกสาร จะเป็นการผสานจดหมายเวียนเปน็
เอกสาร Word

(ข) พมิ พเ์ อกสาร จะเป็นการพิมพจ์ ดหมายเวียนออกทาง
เคร่อื งพิมพ์

(ค) ล่งขอ้ ความอีเมล จะเปน็ การสง่ จดหมายเวียนไปหาผ้รู บั ทาง
อีเมล