BULETIN TRANSFORMASI KIK

JABATAN TRANSFORMASI OPERASI & PENYELARASAN JTOP

BULETIN TRANSFORMASI
TRANSFORMASI . INOVATIF . KREATIVITI EDISI 1/ JUN 2016

MEMACU KECEMERLANGAN
TRANSFORMASI & INOVASI

Perkembangan teknologi terus menjadi pencetus kepada Gen Y meningkat, tahap ekspektasi mereka terhadap
transformasi bagi memenuhi perubahan masa dan ekspetasi perkhidmatan turut sama meningkat.
pelanggan. Ia juga merupakan pemangkin untuk menambah
baik perkhidmatan, meningkatkan tahap produktiviti serta Oleh itu, langkah untuk penambahbaikan proses KWSP
memberi informasi tepat dan terkini melalui pengumpulan menjadi teras terhadap prestasi operasinya. Banyak
data dan analisa. perubahan telah dilaksanakan kerana KWSP sentiasa
terus menambah baik perkhidmatannya untuk memastikan
Salah satu daripada kekuatan utama KWSP adalah ia dapat memenuhi ekspektasi tinggi terhadap tahap
kejayaan mengintegrasikan teknologi baru ke dalam sistem, profesionalisme dan kemudahan yang ditawarkan.
proses dan prosedurnya. Beberapa tahun kebelakangan ini,
demografi ahli KWSP telah berubah dengan pertambahan Berpegang teguh kepada nilai bersama KWSP
Gen Y mewakili tenaga kerja. Mereka ini yang juga dikenali iaitu ‘Utamakan Pelanggan’, KWSP telah menambah
sebagai ‘Digital Natives’ kini merupakan sebahagian besar saluran komunikasi untuk kemudahan ahli dan majikan
daripada ahli aktif KWSP. berkonsepkan transaksi pada ‘bila-bila masa’ dan ‘di mana-
mana’.
PERUBAHAN DEMOGRAFI PENDEKATAN SISTEMATIK

57.14% 68.24% Amat penting bagi KWSP untuk terus melakukan
perubahan dengan memudah dan menambah baik proses
2015 BY kerja dan operasinya. Pendekatan sistematik telah
Gen-Y digunakan untuk memastikan proses penambahbaikan
Active Members 2020 dilaksanakan berdasarkan amalan industri.

Source: EPF Bagi menyemai amalan ini, warga kerja JTOP khususnya
dilatih untuk menggunakan kaedah terkini seperti Lean
Setakat 31 Disember 2015, 56% ahli aktif KWSP Six Sigma, Design Thinking, TRIZ, PDCA, Analisis Data,
terdiri daripada golongan Gen Y dan menjelang 2020 Business Model Canvas bagi memudahkan kajian projek
ia dijangka meningkat kepada 68%. Apabila jumlah ahli mereka. Bagi menyemai ciri-ciri inovasi, anggota KWSP
digalakkan untuk membentuk kumpulan inovatif seperti
Kumpulan Kreatif dan Inovatif (KIK).

Sehingga kini, 23 projek KIK daripada Cawangan KWSP
dan 10 projek KIK daripada program Accelerated
Development Programme (ADP) telah dilaksanakan di KWSP.

Ekstrak Laporan Tahunan KWSP 2015

2

SIAPAKAH YANG TERLIBAT BAGAIMANA PROJEK BUSINESS INTELLIGENCE
DATA WAREHOUSE MEMBANTU KWSP?
Anggota KWSP
Gudang Data BI Business Intelligence Data Warehouse adalah
Data Berkualiti yang projek penambahbaikan bisnes dengan pemban-
Dibekalkan gunan sistem untuk pengurusan data KWSP bagi:

PENGENALAN • Pangkalan data yang berintegrasi bagi men-
Setiap hari, KWSP berurusan dengan berjuta-juta rekod capai single version of truth

berkaitan dengan data ahli dan operasi KWSP. Rekod ini • Ketiadaan duplikasi data
disimpan dalam pangkalan data sistem masing-masing dan • Analisis dan simulasi yang berintegrasi untuk
digunakan untuk menjana laporan sebagai sokongan di dalam
membuat keputusan. hasilkan produk dan bidang baru serta
penambahbaikan proses
Maklumat rekod yang disimpan merupakan satu aset • Pengurusan meta data yang konsisten
kepada KWSP. Sekiranya maklumat ini digunakan dengan • Teknik pengurusan dan pembersihan data
bijaksana, ia akan menjadi rujukan yang berguna kepada untuk menghasilkan data yang berkualiti
KWSP untuk lebih berinovasi , melaksanakan penambahbaikan • Penyediaan laporan-laporan korporat bagi
operasi, meningkatkan kecekapan perkhidmatan dan menjana tujuan pembuatan keputusan yang lebih
keuntungan. berobjektif

Sehubungan dengan itu, Projek Business Intelligence Data APAKAH
Warehouse (BI) telah dilaksanakan di mana data dan maklumat PERANCANGAN SETERUSNYA?
KWSP yang penting akan dipusatkan di satu pangkalan data
khas. Ia bertujuan untuk menyokong pengurusan di dalam Latihan kepada pengguna Jabatan dan
pembuatan keputusan yang lebih strategik dan berobjektif Cawangan yang terlibat
secara optimum.
Pelancaran Projek
Projek BI ini dijangka siap pada Mac 2017.
Penubuhan Business Intelligence
Competency Centre (BICC)

APAKAH CABARAN UAT PROJEK?

Ketika ini User Acceptance Test (UAT)
sedang dilaksanakan. Cabarannya:

• Laporan dan kuantiti data KWSP
yang banyak

• Konsep layan diri di mana penguji
perlu pastikan laporan boleh
dibina sendiri

• Penguji perlu memahami setiap
meta data dan memastikan ia
tepat

• Penguji perlu membuat drill down
iaitu analisis ke transaksi rekod
terperinci bagi laporan yang
terlibat

Sumber: Seksyen Analitik Operasi (SAO)

3

KWSP KEKALKAN 5 BINTANG UNTUK KALI KE-4

KWSP berjaya mengekalkan Penarafan 5 Bintang berbanding hanya bidang fokus Pematuhan dan

untuk kali keempat dalam satu Majlis Penyampaian Sijil Kualiti dalam penilaian tahun-tahun sebelum ini.

Pengiktirafan Indeks SSR 2015 - 2016 yang disampaikan KWSP telah dinilai oleh Pasukan Inspektorat MAMPU

oleh Y.Bhg. Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri Dr. Ali pada 5 dan 6 Oktober 2015 di mana KWSP telah mencapai

Hamsa. markah 95% (pengiraan berdasarkan laporan yang telah

SSR merupakan salah satu mekanisme untuk menilai dikemukakan).

dan mengukur prestasi Agensi Sektor Awam dengan dua Dalam ucapan majlis tersebut, KSN juga menyatakan

(2) objektif utama iaitu : agar Agensi yang mendapat 5 Bintang dapat melaksanakan

1. Menilai prestasi berfokuskan keberhasilan, Indeks SSR Kendiri (Do-It-Yourself) terhadap Cawangan-

berorientasikan pelanggan dan berlandaskan cawangan bagi memastikan tahap prestasi yang cemerlang

aspirasi stakeholders sampai ke akar umbi.

2. Memperkasakan elemen Transformasi dan Inovasi - Kategori Agensi Barisan Hadapan (ABH) mula
sebagai budaya kecemerlangan agensi Penilaian dilaksanakan pada tahun 2009
SSR ke atas Agensi Sektor Awam telah memasuki
fasa baharu dengan menerapkan bidang fokus - SSR diadakan setiap dua (2) tahun sekali
Transformasi dan Inovasi dalam model penilaiannya - KWSP telah mendapat Penarafan 5 Bintang untuk

tahun 2009, 2011, 2013 dan 2015

JKEW JUARA ANUGERAH ANUGERAH KUALITI DAN INOVASI
INOVASI KWSP 2015
(AIKWSP) CAWANGAN TERBAIK (AKICT) 2015

Jabatan Kewangan (JKEW) telah merangkul Anugerah Kualiti dan Inovasi Cawangan Terbaik (AKICT) 2015
tempat pertama di dalam AIKWSP 2015 telah melalui fasa penambahbaikan dengan tambahan elemen
menerusi penyertaan projek inovasi inovasi dalam setiap fungsi penilaian iaitu Pengurusan Caruman,
mereka, e-Payment : Pelaksanaan Bayaran Penguatkuasaan, Perkhidmatan, Kewangan, Sumber Manusia,
Pengkreditan Terus kepada Vendor KWSP. Perolehan Bekalan, Teknologi Maklumat dan Penilaian Kebersihan
Projek ini merupakan satu kaedah (mod) Persekitaran Pejabat. Ini sejajar dengan hasrat Pengurusan dalam
bayaran secara online terus ke akaun membentuk budaya berinovasi di kalangan warga KWSP.
pemohon dan tidak melibatkan sebarang
kos pembangunan. Sebanyak 68 Cawangan telah melalui proses penilaian semenjak
bulan Jun 2015 dan hasil penilaian menunjukkan peningkatan
Ia juga telah dijadikan sebagai business dalam setiap aspek penilaian. Semua pemenang anugerah ini telah
case study oleh Myclear/ Bank Negara bagi diraikan dalam Majlis Pengiktirafan yang telah diadakan di Swiss
penambahbaikan proses Interbank Giro. Garden Beach Resort Kuantan, Pahang yang mana KWSP Ipoh dan
Tahniah JKEW di atas kemenangan ini! Dungun berjaya mengekalkan pencapaian cemerlang seperti yang
diperolehi pada tahun 2014.

Untuk penilaian bagi AKICT 2016, penambahbaikan diteruskan
dengan Penilaian 5S di Cawangan bagi menggantikan Kriteria
Penilaian Kebersihan Persekitaran Pejabat.

Sumber: Seksyen Pengurusan Kualiti dan Inovasi (SPKI)

4

KIK KIK KIK
ADP CAWANGAN
KAJIAN KIK ADP YANG HOLISTIK
5 22 Usaha membudayakan kreativiti dan inovasi diteruskan

KUMPULAN KUMPULAN lagi pada tahun ini dengan Pelaksanaan KIK 2016. Seban-
yak 22 KIK Cawangan akan membentangkan cadangan
5 22 penambahbaikan mereka dalam sesi saringan September.
Daripada jumlah ini, hanya enam kumpulan yang layak
TAJUK TAJUK sahaja akan meneruskan perjuangan di Konvensyen KIK
2016 bersama-sama dengan 5 KIK Accelerated Develop-
35 180 ment Programme (ADP) pada Oktober tahun ini.
AHLI
AHLI KIK ADP pada tahun ini menyaksikan gabungan 5 fokus
8 Januari 2016 kajian di bawah satu rangka kerja iaitu Knowledge Manage-
Januari 2016 ment. Salah satu daripada aktiviti KIK ADP ini juga melibat-
Pendaftaran Tajuk kan Lawatan Penandaarasan di beberapa organisasi cemer-
Bengkel KIK ADP oleh Cawangan lang seperti Goodman, Commonweatlh Bank of Australia
(CBA), Macquarie Group, Central Provident Fund (CPF) Sin-
(Simulation & Lean Six Sigma) 3 Februari 2016 gapore dan lain-lain lagi. Penemuan penandaarasan akan
dibentangkan di Sesi Perkongsian Ilmu Global Benchmarking
15 Februari 2016 Sesi Tapisan Tajuk pada 12 Ogos 2016 manakala pembentangan kajian kes-
Bersama TKPE (O) eluruhan akan dilaksanakan pada 5 Oktober 2016.
Makluman Topik Fokus
Kajian dan Ahli Kumpulan 7 Mac 2016

22-25 Penghantaran Rumusan Kajian
Februari 2016 & Pembentukan Kumpulan

Design Thinking 14 Mac 2016

16 & 17 Mac 2016 Sesi Tollgate
bersama TKPE (O)
Sesi Tollgate bersama
KPE Mac - Mei 2016

Mei - Julai 2016 Bengkel KIK Cawangan
di semua Zon
Penandaarasan
5&7
(Local & Global) September 2016

12 Ogos 2016 Saringan KIK Cawangan

Sesi Perkongsian Ilmu
Global Benchmarking

5 Oktober 2016

Konvensyen KIK

5

MENYEMARAKKAN BUDAYA INOVASI

MENINGKATKAN PENCAPAIAN CAWANGAN STATE KAIZEN : PENDOKONG KIK CAWANGAN
Bagi KIK Cawangan pula, sebanyak 129 pendaftaran tajuk Inisiatif untuk menerapkan dan membudayakan nilai-

telah diterima dan ditapis melalui sesi tapisan yang diketuai nilai kreativiti dan inovasi di Cawangan diperkukuhkan
oleh Y.Bhg. Dato’ Mohd Naim Daruwish, Timbalan Pegawai lagi dengan pembentukan State Kaizen di setiap negeri.
Eksekutif Bahagian Operasi. Setiap tajuk yang terpilih juga Kaizen membawa maksud Penambahbaikan Berterusan.
telah melalui sesi Tollgate di mana Cawangan yang terpilih State Kaizen yang telah dilantik adalah terdiri daripada
telah membentangkan Project Charter dan skop kajian mas- champion Inovasi yang mempunyai minat yang mendalam
ing-masing bagi mendapatkan kelulusan Y.Bhg. TKPE (O) untuk melaksanakan penambahbaikan berterusan.
sebelum projek kajian diteruskan. Mereka dilatih dan didedahkan dengan Program
Pembudayaan Inovasi untuk membantu dan mengalakkan
Bermula dari bulan Feb hingga Mei, kesemua peserta anggota di negeri bertugas supaya terus berkreatif dan
KIK menghadiri Bengkel KIK bagi memastikan setiap projek berinovasi sejajar dengan nilai-nilai KWSP.
dilaksanakan dengan kaedah KIK yang sistematik. Mereka
telah didedahkan dengan kaedah Plan Do Check Act (PDCA)
serta alatan kajian yang dapat membantu melaksanakan ka-
jian mereka dengan lebih mudah dan tepat.

Harapan Pengurusan agar Program KIK 2016 akan dap-
at mempertingkatkan hasil kajian yang mantap dan kreatif
selain dari memangkin semangat kerjasama dan komitmen
yang tinggi daripada semua pihak.

Sumber: Seksyen Pengurusan Kualiti dan Inovasi (SPKI)

6

VERSI BARU DOKUMEN RUJUKAN
MEMUDAHKAN PENYELIAAN JABATAN

Manual Operasi (MO) dan Arahan Kerja (AK) merupakan dokumen rujukan oleh anggota
KWSP dalam melaksanakan proses kerja di KWSP. MO menerangkan proses kerja secara

high-level manakala AK menerangkan proses kerja secara langkah demi langkah.

Semakan semula telah dibuat Berdasarkan struktur ini, format baharu yang lebih mesra pengguna
terhadap MO bagi menambah baik turut diperkenalkan bagi memudahkan pengguna terutamanya penyedia
MO sedia ada. Satu soal selidik telah dokumen MO dan AK.
dilaksanakan kepada anggota KWSP
dan mendapati lebih 800 maklum JADUAL PROSES SEMAKAN DAN KELULUSAN MO DAN AK
balas dan cadangan berkisar kepada
tiga aspek berikut: Jenis Dokumen Semakan Kelulusan
Manual Operasi JPR Ketua Bahagian (KPE/TKPE)
1. Struktur/kandungan JPR
2. Format Arahan Kerja Ketua Jabatan
3. Proses kelulusan
Justeru, satu projek perintis telah Proses semakan dan kelulusan turut diperbaharui di mana MO dan AK
dilaksanakan terhadap MO Jabatan hanya perlu disemak oleh Jabatan Pengurusan Risiko untuk kawalan risiko
Pengurusan Operasi Pengeluaran dan terus dimajukan untuk kelulusan sekiranya tiada pindaan.
(JPOP) dengan kerjasama Jabatan
Transformasi Operasi dan Penyelarasan Jabatan hanya perlu muat naik MO/AK tersebut ke dalam sistem yang
(JTOP). Pada masa yang sama, JTOP telah dibangunkan untuk kelulusan dokumen.
bersama Jabatan Teknologi Maklumat
(JTM) sedang membangunkan satu Bagi membantu Jabatan dalam menyediakan dokumen MO dan AK ini,
sistem yang membolehkan MO SPKI telah menugaskan anggota mereka mengikut jabatan-jabatan seperti
diluluskan secara dalam talian. yang berikut:
Hasil daripada projek perintis dan
input daripada pelbagai pihak, KWSP AZLIZA (AB0648) SAFAWATI (AB0816)
telah menetapkan struktur dokumen JED, JPYE, JELN, JPPEL, JPM, JPPB, JKEW, JTM,
proses kerja operasi di KWSP adalah JPH, ELC, JTOP
seperti yang berikut: JPP, JEPM, JKAP, JPER

Polisi/
Kaedah

Manual Operasi SAFUAN (AB0310) FATIMAH (AB1438)
(Prosedur) JMI, JUU, CAD, JPR, JPS, JPOS, JC, JPOP, JPK,

Arahan Kerja JAD, JITU CMC, JRaP

MO yang dahulu telah disusun Anggota ini bertindak sebagai fasilitator kepada jabatan- jabatan
semula kepada dua dokumen iaitu MO yang telah ditugaskan kepada mereka. Secara umumnya, fasilitator
dan AK. Struktur ini memudahkan lagi akan menyampaikan taklimat ringkas kepada jabatan dan memberikan
rujukan kepada anggota kerana ia lebih bimbingan kepada jabatan dalam menyediakan dokumen MO dan AK
fokus kepada apa yang anggota perlu ini.
lakukan berbanding sebelum ini di
mana MO diterangkan dalam bentuk Dengan pengenalan kepada struktur dokumen baharu, proses kelulusan
deksripsi dan bukannya arahan. dalam talian dan bantuan fasilitator daripada JTOP, jabatan dapat
menyediakan MO dan AK dengan lebih mudah dan teratur.

Impaknya, pengguna akan lebih mudah memahami proses kerja dan lebih
banyak peluang penambahbaikan dapat dilaksanakan terhadap proses
kerja tersebut.

Sumber: Seksyen Pengurusan Kualiti dan Inovasi (SPKI)

7

PENGURUSAN PEJABAT SECARA HOLISTIK

Total Office Management (TOM) merangkumi 5S yang menekankan persekitaran
pejabat yang kondusif.

Portal TOM telah dibangunkan di Infoklik dan anggota KWSP boleh melayari portal tersebut PELAKSANAAN 5S
untuk mendapatkan maklumat mengenai 5S dan Panduan Fungsi Khidmat Sokongan.
Fasa 1 (4 Bangunan KWSP)
BAGAIMANA 5S DAN PANDUAN FUNGSI KHIDMAT SOKONGAN MEMBANTU • Bangunan Jalan Raja
KWSP? Laut, Kuala Lumpur
• Bangunan Jalan Gasing,
5S adalah projek pengurusan ruang kerja yang memberi keselesaan kepada semua Petaling Jaya (PJ)
anggota serta memupuk sikap bekerjasama untuk melengkapkan ruang kerja di Jabat- • EPF Learning Centre,
an/ Cawangan. Bangi
• Damansara Fairway, PJ
Faedah pelaksanaan 5S adalah:
• Mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, tersusun dan kondusif Fasa 2 (Cawangan)
• Menggalakkan aktiviti mesra alam yang dapat menyumbang kepada • Seluruh Cawangan KWSP
penjimatan elektrik dan air serta mendokong kitaran semula Malaysia
• Meningkatkan imej korporat dan budaya kreativiti serta inovasi di kalangan
anggota PEMENANG 5S (GRED A)
BAGI AUDIT FASA 1
Panduan Fungsi Khidmat Sokongan adalah:
• Memudahkan Jabatan/ Cawangan melaksanakan proses khidmat sokongan • Jabatan Rangkaian
• Memudahkan Jabatan Fungsional memproses dan membantu proses yang Perkhidmatan (JRaP)
melibatkan Jabatan/Cawangan
• Menyediakan bahan rujukan berpusat untuk melaksanakan aktiviti khidmat • Jabatan Penguatkuasaan
sokongan (JPK)

Gred JADUAL PEMARKAHAN 5S • Jabatan Modal Insan (JMI)
A • Jabatan Pengurusan Harta
B Peratusan (%)
C 90% - 100% (JPH)
D 80% - 89.9% • Jabatan Transformasi
60 - 79.9%
59.9% dan ke bawah Operasi & Penyelarasan
(JTOP)
• Pusat Pengurusan
Perhubungan (CMC)

Sumber: Seksyen Pengurusan Kualiti dan Inovasi (SPKI)

Baru PENGIKTIRAFAN KWSP

e-Pengeluaran Malaysia e-Payments Sistem Star Rating
SGAM ICT Excellence Award (Top Direct (SSR) 2015
Award 2015
Debit Merchant) 2016

PROGRAM
PENANDAARASAN

LAWATAN KE BANK SIMPANAN NASIONAL (BSN)

Pada 12 Januari 2016, KWSP telah menghantar wakil daripada
JTOP, JC, JPOP, CMC, JRaP untuk menyertai Lawatan

Penandaarasan ke Bank Simpanan Nasional di Jalan Ampang,
Kuala Lumpur. Objektif lawatan ini adalah untuk mengetahui
dengan lebih lanjut mengenai transformasi yang dilaksanakan
oleh BSN pada awal tahun ini. Antara perkara yang menarik adalah
pengurusan Virtual Teller Machine (VTM) yang dapat mengurangkan
kesesakan kaunter seterusnya meningkat kepuasan pelanggan.

LAWATAN KE TOP GLOVE Penasihat
Ong Hock Chye
Pada 24 Mei 2016, JTOP bekerjasama dengan JMI untuk
mengadakan satu Lawatan Penandararasan ke Top Glove Editor
Nur Aida Mustaffa
bertempat di Setia Alam. Tujuan lawatan adalah bagi
mempelajari Strategi Wellness yang dilaksanakan yang mana Penulis
telah mengurangkan kos perubatan anggota. Selain itu, Top Nor Hazilah Basar @ Sabtu
Glove yang meraih Top Global Innovation Leader telah berkongsi Sayed Mohamed Safuan Sayed

rahsia kejayaan mereka dalam meningkatkan pendapatan Mohamed Noor
menerusi Inovasi. Noorismail Umar
Shereen Ezaini Lazim
Sumber: Seksyen Pengurusan Kualiti dan Inovasi (SPKI) Fatimah Alaudin

Pereka/ Grafik
Amir Faris Othman