DIPLOMA PEMPROSESAN MAKANAN TAHUN : 2 SEMESTER : 4 KURSUS : DPB 4323 PENILAIAN KERJA PENGELUARAN NOTA PENGAJARAN MINGGU 1 1.1 Konsep Kos Kos boleh ditakrifkan sebagai pengorbanan yang diperlukan untuk mendapat sesuatu benda atau matlamat tertentu. Di dalam pengertian ini kkos tidak terhad kepada komponen atau unsur yang boleh diberi nilai sahaja. Komponen subjektif seperti kemerosotan kesihatan, kestabilan rumah tangga, masa rehat dan lain-lain sebenarnya ialah kos jika ianya adalah akibat daripada penglibatan kita di dalam sesuatu aktiviti perniagaan. Bagi tujuan kursus ini kita akan memberi lebih tumpuan kepada komponen kos yang melibatkan pembiayaan dan direkodkan dalam sistem perakuanan. Komponen kos yang tidak perlu direkodkan akan dibincangkan secara sepintas lalu sahaja. 1.2 Kepentingan Memahami Kos Pemprosesan atau Perkilangan Kepentingan memahami konsep, definisi dan analisis kos dapat dilihat apabila usahawan atau pengurusan mengemukakan pesoalan atau masalah seperti berikut: Bagaimana keuntungan pemprosesan dan pengurusan syarikat semasa paling efektif? Adakah kos pemprosesan sudah mencapai tahap serendah yang sepatutnya? Bagaimana prestasi syarikat berbanding dengan pesaing? Sebahagian besar jawapan persoalan di atas boleh didapati dengan merujuk kepada maklumat dan analisis kos (pemprosesan atau pengeluaran). 1.3 Jenis-jenis Kos Kos boleh diklasifikasikan kepada beberapa jenis mengikut ciri-ciri atau sifat kos tersebut dalam aktiviti menghasilkan barangan atau perkhidmatan. Jenis yang lazim digunakan ialah kos tetap, kos berubah, kos langsung, kos tidak langung dan kos melepas.
1.3.1 Kos tetap Kos ini tidak berubah walaupun tahap pengeluaran ditambah atau dikurangkan. Ini bermakna kos ini tidak dipengaruhi oleh tahap pengeluaran. Andai kata tiada aktiviti pengeluaran sekalipun kos tetap yang sama jumlahnya perlu dibayar seperti mana jika kilang beroperasi sepenuhnya. Walaupun demikian, takrif ini benar untuk jangka mas adan tahpa pengeluaran tertentu. Lazimnya kos ini tetap sehingga tempoh setahun dan tahap kecekapan pengeluaran maksimum. Contoh kos tetap ialah: Kos buruh bergaji tetap mingguan, bulanan dan sebagainya seperti penyelia kilang, pekerja pentadbiran dan pengawai keselamatan Sewa kilang Insurans (Kilang, peralatan dll.) Lesen perniagaan Susut nilai 1.3.2 Kos berubah Kos ini berubah- ubah secara berkadar terus dengan perubahan tahap pengeluaran atau aktiviti. Umpamanya, seandainya tiada aktiviti pengeluaran maka kos ini tidak wujud. Di antara contoh kos berubah ialah: Kos bahan mentah (temasuk pembungkusan dan pelabelan) Kos buruh langsung (buruh kontrak dan bukan bergaji bulan, minggu dan sebagainya) Kos utiliti (elektrik, air, kuasa) Tahap pengeluaran akan memberi kesan kepada kos-kos tersebut. Peningkatan pengeluran memerlukan penambahan kuantiti bahan mentah,penggunaan buruh langsung dan juga kos utiliti. 1.3.3 Kos melepas Kos ini tidak direkodkan dalam penyata perakaunan, tetapi mustahak dalam membuat keputusan. Konsep kos melepas ini digunakan unuk memeberi nilai kepada penggunaan sumber yang tidak melibatkan pembiayaan. Sebagi contoh,kilang hendak disewa dengan kadar RM1000 sehari untuk menjalankan pengeluran percubaan secara komersial sebuah agensi penyelidikan kerajaan.Ini menyebabkan aktiviti pengeluaran yang boleh menghasilkan keuntungan RM2000 (selepas
ditolak kos) terpaksa dihentikan pada hari tersebut. Sekiranya kos melepas RM2000 ini diambil kira, mungkin tawara sewaan kilang ditolak atau kadar sewa dirunding semula. 1.3.4 Kos langsung dan kos tidak langsung Perbezaan antara keduanya agak jelas. Ianya ditentukan dengan menilai dan memastikan sama ada sesuatu kos itu dapat dikaitkan dan menyumbang secara langsung kepada produk yang dikeluarkan. Sekiranya kos perlu diperuntukkan (ia itu bukan 100% menyumbangkan kepada barangan akhir) maka ianya ditakrifkan sebagai kos tidak langsung. Misalnya, dalam pengeluaran roti, kos bahan mentah adalah kos langsung, manakala gaji pengurus atau pegawai keselamatan kilang adalah kos tidak langsung. MINGGU 2 2.1 Kos Di Kilang Pemprosesan Makanan Kos boleh diklasifikasikan mengikut fungsi yang dijalankan sesuatu organisasi. Perusahaan pemprosesan atau pengilangan biasanyamempunyai tiga komponen kos iaitu pemprosesan, pengurusan / pertadbiran dan pemasaran / edaran. Rajah 2.1 menunjukkan struktur kos lazim bagi sebuah kilang pemprosesan makanan. 2.1.1 Kos pemprosesan atau Perkilangan Komponen kos pemprosesan (processing cost) ditakrif secara mudah sebagai kos yang perlu dibelanjakan di dalam kawasan atau bangunan kilang pemprosesan. Ianya meliabtakan semua akos langsung dan tidak langsung yang terlibat dalam aktiviti pengeluran. Terdapat tiga komponen utam a kos pemprosesan seperti berikut: Kos bahanmentah digunakan (bukan di beli) Kos buruh langsung Kos overhed perkilangan (factory overhead) Overhed perkilangan merupakan kos tidak langsung di mana kaedah peruntukan kos perlu dilakukan untuk mendpatkan nilainya. Unsur kos pemprosesan ini akan dibincangkan lagi secara terperinci.
2.1.2 Kos / perbelanjaan pentadbiran Kos ini bersangkutan dengan pentadbiran atau pengurusan syarikat sahaja. Ianya termasuk perbelanjaan seperti: Gaji kakitangan pentadbiran dan pengurusan Kos alat tulis dan Telefon Overhead pentadbiran lain seperti belanja keraian, guaman dan perubatan. Rajah 2.1: Komponen Kos Di Kilang Pemprosesan Makanan 1. Kos bahan langsung Kos Asas 2. Kos buruh langsung Kos Pemprosesan 3. Overhead perkilangan Jumlah Kos Produk Harga Jualan 4. Perbelanjaan pentadbiran 5. Perbelanjaan jualan dan edaran 6. Keuntungan 2.1.3 Kos/ perbelanjaan jualan dan edaran Komponen kos ini biasanya berubah mengikut kuantiti jualan. Secara praktik ianya tidak terlibat dalam aktiviti pengeluaran kerana kos ini tidak wujud sebelum jualan dilakukan. Kos ini perlu diambil kira dalam penentuan harga jualan kerana ianya merupakan sebahagian daripada jumlah kos yang hendak dijual.
2.2 Komponen Kos Pemprosesan / Pengilangan Untuk menghasilkan produk akhir dalam sebuah kilang, tiga unsur kos utam adiperlukan. Kos tersebut ialah kos bahan diguna (langsung), tenaga buruh langsung dan overhed perkilangan. Berikut ketiga-tiga komponen dibincangkan dengan lebih terperinci. 2.2.1 Kos bahan langsung (diguna) Kos ini merupakan kos semua bahanmentah yang menjadi sebahagian daripada kandunga fizikal bahan siap. Kos yang diambil kira ialah kos bahan yang diguna dan bukan bahan yang dibeli. Bahan mentah yang dibeli biasanya disimpan dalam stor, dan hanya dibawa ke kawasan pemprosesan apabila hendak digunakan. Kos bahan seperti gris, bahan pencuci dan lain sebagai kos tak langsung dan akan dimsukkan sebagai sebahagian daripada komponen overhed perkilangan. Berikut adalah contoh untuk mendpatkan kossss bahanmentah diguna bagi sesuatu bahan. Kegunaan tepung gandum bagi bulan Januari: Stok awal tepung gandum RM10,000.00 Pembelian tepung gandum RM20,000.00 Tolak:Tepung gandum dikembalikan RM 1,000.00 RM19,000.00 Kos pengangkutan RM 2,000.00 Kos bahan mentah boleh diguna RM31,000.00 Tolak: Stok akhir tepung gandum RM 6,000.00 Kos bahan mentah diguna RM25,000.00 Oleh kerana bahan mentah (tepung) diguna didapati dengan menolak jumlah stok awal dan pembelian dengan stok bahan mentah akhit, segala bahan mentah yang hilang atau rosak semasa simpanan dianggap sebagai kos bahan mentah yang digunakan dalam aktiviti pemprosesan.
2.2.2 Kos buruh langsung Unsur kos kedua penting di dalam pemprosesan ialah kos buruh langsung. Kos ini meliputi gaji atau upah yagn dibayar kepada pekerja dan boleh dikesan menyumbang secara langsung kepada penghasilan produk yang dikeluarkan. Ianya temsuk upah atau gaji kepada operator mesin, tukang bancuh atau sesiapa sahaja yang bekerja menggunakan tangan atau alat yang objektif utama ialah menghasilkan produk keluaran syarikat. Buruh yang bekerja sebagai pengawal, tukang cuci bangunana, penyelia, mekanik dan sebagainya dianggap sebagai buruh tidak langsung dan upahnya dikelaskan sebagai kerja (langsung dan tidak langsung), maka peruntukan kos perlu dilakukan. Kos langsung dan tidak langsung dipisahkan kerana kedua-duanya memberi kesan yang berbeza kepada tahap pengeluaran . Umpamanya,kos buruh langsung berubah secara terus dengan perubahan tahap pengeluran, mankala kos buruh tidak langsung pula tidak begitu dipengaruhi oleh tahap pengeluran. Misalnya pertambahan 20% tahap pengeluran tdiak menyebabkan pertambahan gaji kepada pengawal atu pencuci kilang, tetapi upah operator mesin akan meningkat kerana mereka terpakasa kerja lebih masa dan perlu bayaran ‘overtime’. 2.2.3. Overhead perkilangan Kos ini merangkumi semua kos yang terlibat dalam pemprosesan selain daripada kos bahan dan buruh langsung. Ianya boleh dibahagi lagi kepada: a. Overhead perkilangan berubah Contoh kos ini termasuk kos tenaga elektrik, air, membaiki peralatan, minyak pelincir dan lain-lain bahan tidak langsung. Kos buruh tidak langsung boleh dikelaskan di sini jika upah atau gajinya bergantung kepada tahap pengeluaran. b. Overhead pekilangan tetap Komponen kos yagn tergulung dalam kategori ini termasuk kos gaji pengurus pengeluaran, penyelia pengeluran, sewa, insurans, susut nilai, cukai harta (umpamanya cukai pintu) dan buruh tidak langsung (Sekiranya bergaji tetap).
Overhed perkilangan umumnya agak sukar untuk dikesan hubung kaitnya kepada barangan yagn dikeluarkan. Kaedah yang lazim digunakan ialah teknik peruntukan (allocation,),dengan menganggar nilai atau peratus yang berpatutan diperuntukkan kepada aktiviti perkilangan. Misalnya, bil elektrik yagn dibayar sebahagianya adalah untuk pemprosesan dan perllu dimasukkan ke dalam sebagai kos atu perbelanjaan pentadbiran . Begitu juga bagi buruh yang melaksanakan berbagai kerja seperti pengeluran , pentadbiran da pemasaran, maka teknik peruntukan perlu digunakan . Dalam keadaan sedemikian, peruntukan dalam bentuk peratus penggunaan elektrik dan guna tenaga untuk tujuan pemprosesan, pentadbiran dan lain-lain fungsi digunakan. 2.2.3 Aliran kos di kilang pemprosesan Untuk memudahkan pemahaman, aliran kkos yagn lazim di dalam kilang pemprosesan dipapar dalam bentuk carta-alir seperti di Rajah 2.2. Carta –alir ini memuatkan prinsip asas yag perlu difahami bagi menyediakan penyata kewangan, iaitu Penyata Pendapatan dan Lembaran imbangan. Rajah 2.2: Aliran Kos Di Kilang Pemprosesan (Makanan) Stor bahan Kos bahanmentah diguna mengandungi: mentah Stok awal bahan mentah Campur pembelian bahan mentah Tolak stok akhir bahan mentah Kos pemprosesan mengandungi: Kos bahan mentah diguna Kos buruh langsung
Overhed perkilangan Kilang Kos barang siap (unit produk yang siap dan dibawa keluar daripada kilang) mengandungi: Stok awal barang sedang diproses Campur kos pemprosesan Tolak stok akhir barang sedang diproses Stor Barang Siap Kos barang dijual (Cost of good sold) mengandung: Stok awal barang siap Campur kos barang siap Tolak stok akhir barang siap Penghantaran barangan kepada pengguna atau pelanggan diambil daripada stor barang siap
MINGGU 3 2.3 Kaedah Mengekos (Costing Methods) Maklumat kos digunakanuntuk berbagai tujuan. Antaranya ialah untuk membuat keputusan, mengawal kos, dan penentuan harga barangan dan keuntungan. Kaedah mengekos yang lazim digunakan ialah: Kaedah serapan / keseluruhan (full or absorbation costing) dan Kaedah margin atu berubah / terus (marginal; variable or direct costing) meluas , dan akan diberi lebih tumpuan dalam pakej pembelajaran ini, manakala kaedah ‘full / absorbtion costing’ hanya disentuh secara sepintas lalu. 2.3.1 Kaedah serapan / keseluruhan (Full or absorbtion costing) Kaedah ini mengambil kira kesemua unur overhed perkilangan (tetap dan berubah sebahagian daripada kos barang yagn diproses. Oleh itu , kos-kos in dimasukkan dalam pengiraan inventori barangan sedanng diproses dan juga barangan siap. Kesimpulanya, kaedah ini menganggap kesemua kos pemprosesan atau pengilangan sebagai kos barangan, termasuk overhed perkilangan tetap. Ini menyebabkan nilai inventori secara relatifnya lebih tinggi daripada kaedah Mengekos cara berubah atau langsung. 2.3.2 Kaedah margin (Marginal costing) Kaedah Mengekos margin atau dikenal juga sebagai kaedah Mengekos cara berubah (variable costing) atau dikenal juga sebagai Mengekos cara langsung (direct costing) atau dikenal juga sebagai Mengekos cara langsung (direct costing) berdasarkan kepada prinsip bahawa kos yang diambil kira mestilah sebenarnya menyumbang secara langsung kepada penghasilan produk. Berdasarkan prinsip ini, kos yang diambil kira terhad kepada komponen kos bahan mentah, buruh langsung dan overhed perkilangan berubah. Ini bermakna jumlah kos akan berubah secara berkadar terus dengan perubahan tahap pengeluaran. Bahagian overhed perkilangan tetap (umpanya sewa, susut nilai) akan ditolak daripada pulangan atau jualan untuk jangka masa ia
digunakan. Rajah 2.1 berikut ialah contoh bagaimana penyata untung rugi mudah disediakan dengan menggunakan kaedah ini. Jadual 2.1: penyata pendapatan (profit and loss statement) syarikat pemprosesan makanan XYZ bagi bulan Mac Jualan 20,000.00 Tolak: Kos berubah: Bahan mentah langsung 6,000.00 Buruh langsung 5,000.00 Overhed perkilangan berubah 1,000.00 12,000.00 Margin Caruman (Contribution margin) 8,0000.00 Tolak: Kos tetap 1,500.00 Untung 6,500.00 Margin caruman merupakan perbezaan di antara hasil jualan dengan kos berubah. Margin inilah yang akan digunakan untuk membiayai kos tetap sebelum keuntungan diperoleh. 2.4 Sumber Maklumat Kos Dalam menentukan kos pemprosesan, maklumat yang diperlukan ialah penggunaan bahan mentah, kos buruh dan overhed perkilangan. Dalam konteks ini, kos penggunaan bahan mentah boleh didapati daripada akaun inventori bahan mentah; data kos buruh (langsung) daripada daftar penggajian pekerja; dan overhed perkilangan daripada akaun (ledger) overhed perkilangan khusus ataupun daripada invois, bil, rekod penggajian dan juga dokumen asal. Rekod penggajian, pembayaran dan pembelian perlu diselenggarakan dengan baik.
Dalam pakej ini kaedah inventori bahan mentah disentuh sedikit, manakala sumber kos lain tidak dibincangkan kerana biasanya maklumat ini mudah diperoleh dan difahami. Perbincangan lanjut berhubung inventori boleh dirujuk dalam Pakej pembelajaran Pengurusan Stok Y-040-4(4) 2.4.1 Inventori bahan mentah Untuk mengesan penggunaan bahan mentah, sekurang-kurangnya sistem kad lejar stor perlu diwujudkan. Dalam kad leber ini dicatat kuantiti dan nilai stok awal, pembelian dan juga bahan yang dikeluarkan untuk tujuan pemprosesan (rujuk contoh di Jadual 2). Di ruang rujukan dicatat maklumat seperti nombor invois, nombor permohonan dan lain-lain dokumen asal. Sebuah kilang pemprosesan makanan mungkin memerlukan banyak kad lejar, bergantung kepada bilangan bahan mentah yang digunakan. Dalam menilai bahan mentah yagn dikeluarkan dari stor, terdapat perbezaan harga atau kos kerana faktor pasarn, masa pembelian dan juga kuantiti pembelian dan sebagainya. Untuk mengatasi masalah ini kaedah letak harga inventori (Inventory pricing) digunakan. Berikut ialah empat kaedah letak harga inventori yang boleh digunakan. Awal masuk, awal keluar (First-in, first-out,FIFO) Akhir masuk, awal keluar (Last-in, first-out-LIFO) Purata Wajaran (Weighted Average) Piawai Harga (Standard Price) Setiap satu kaedah di atas mempunyai kelebihan dan kekurangan tersendiri. Penggunaannya bergantung kepada tujuan dan juga polisi sesebuah syarikat. Dalam Pakej in hanya kaedah awal masuk, awal keluar sahaja dibincangkan. Kaedah Awal masuk awal keluar mengandaikan bahawa bahan terawal dibeli akan diguna dalam pemprosesan dan hasilnya akan dijual dahulu. Ini bermakna baki stok bahan merupakan kos terkin (most recent cost). Untuk menerangkan fenomena in, dikemukakan satu contoh berikut.
Operasi memproses kek menggunakan tepung dan pergerakan stok tepung dari stor bahan mentah adalah seperti berikut:
MINGGU 4 1 Januari, baki stok tahun 2002 sebanyak 100kg. Dibeli dengan kos RM1.00 5 Januari, 50kg. Tepung yang dibeli diterima dengan kos RM1.10 10 Januari, 100kg. Tepung dikeluarkan dari stor untuk pemprosesan 20 Januari, 200kg. Tepung yang dibeli terima dengan kos RM1.05 25 Januari, 100kg. Tepung yang dibeli diterima dengan kos RM1.15 30 Januari, 200kg. Tepung dikeluarkan dari stor untuk pemprosesan 31 Pergerakan tepung in ditunjuk dalam kad lejar stor seperti di Jadual 2.2 Jadual 2.2: Contoh Kad Leber Stor Bahan: Tepung Tarikh Rujukan Terima Keluar Baki Kg Kos (RM) Nilai (RM) Kg Kos (RM) Nilai Kg Kos (RM) Nilai Jan. 1 Baki 2002 100 1.00 100.00 5 1.001 50 1.10 55.00 100 50 1.00 1.10 155.00 10 R.0001 100 1.00 100.00 50 1.10 55.00 20 1.002 200 1.05 210.00 50 200 1.10 1.05 265.00 25 1.003 100 1.05 115.00 50 200 100 1.10 1.05 1.15 380.00 30 R.002 50 150 1.10 1.05 212.50 50 100 1.05 1.15 167.50 Jumlah 380.00 312.50 Nota: I=Invois R=Pesanan(Request)__________________________________________________________
Jadual 2.2 menunjukkan bahawa 100kg tepung yang dipesan untuk kegunaan pemprosesan pada 10 Januari adalah baki daripada stok 2002.Daripada 200kg tepung yagn dikeluarkan daripada stor pada 30 Januari dengan kos RM1.10 /kg, adalah daripada stok yang diterima pada 5 Januari dengan kos RM1.10 /kg, sementara 150kg lagi merupakan tepung yang disimpan pada 20 Januari Dengan kos RM 1.05 / kg. Baki inventori pada 30 Januari adalah tepung yang dibeli (simpan ) pada 20 Januari (50kg) dan 25 Januari (100kg). Dengan dibeli (simpan) pada 20 Januari kos RM 1.05 / kg. Baki inventori pada 30 Januari adalah tepung yang dibeli (simpan) pada 20 Januari (50kg) dan 25 Januari (100kg). Dengan menggunakan lejar ini kos bahan diguna (RM 312.50) diperoleh dengan mudah. Kaedah Awal masuk awal keluar (FIFO) ini mempunyai beberapa kelebihan. Antaranya ialah: i) Nilai baki inventori biasanya menggambarkan nilai sebenar stok ii) Penilaian inventori seragam dengan trend perubahan harga (kos) iii) Andaian bahawa stok lama digunakan dahulu adalah amalan pemprosesan yang baik MINGGU 5 3.1 Kos Standard dan Kos Sasar (Standard and Target Costs) Objektif utama memahami konsep kos dan juga ‘cost accounting’ ialah untuk menentukan kos pengeluaran seunit (unit cos t of production). Kos sebenar ditentukan dan diguna untuk mendapatkan kos barangan dijual (cost of good sold), menilai inventori barangan siap dan mengawal operasi kilang. Pihak pengurusan boleh mendapat manfaat meksimum jika anggaran kos bahan, bururh dan overhed perkilangan yang telah ditentukan terlebih dahulu dapat disediakan agar ianya boleh dijadikan sebagi bench mark untuk di banding dengan kos sebenar. Kos-kos yang telah ditentukan terlebih dahulu ini ditakrif sebagai kos standard. Kos standard ialah kos yang sepatutnya
dibelanjakan untuk mengeluarkan sesuatu produk atau melaksanakan sesuatu operasi dalam situasi yang secara relatifnya ‘ideal’. Kos standard ini boleh digunakan untuk menentukan ko sasar (target cost) dan menarik perhatian pihak pengurusan kepada bidang atau aktiviti yag memerlukan tindakan pembetulan. Ini dikenali sebagai management by exception keran pengurus tidak sepatutnya menggunakan masa utnuk aktiviti yang berjalan mengikut perancangan. Pengurus yang berkesan hanya menumpu kepada aktiviti yang tersasar iaitu aktiviti yang tidak menepati prestasi standard / piawai yang telah ditentukan. Misalnya, jika kos standard ditentukan RM 1.00 per bun roti dan kos sebenar RM 1.50 per bun, pihak pengurusan ingin tahu kenapa kos sebenar melebihi kos standard dengan margin sebegitu besar dan kawalan kos pengeluaran yang lebih ketat perlu dilaksanakan. 3.1.1 Menentukan Kos Standard Dalam menetu atau menyediakan kos standard untuk produk pemprosesan, keadaan kilang, harga bahanmentah, dan overhed perkilangan perlu dikaji terlebih dahulu. Kaedah pengeluaran yagn paling cekap dalam penggunaan bahan, buruh dan mesin perlu dipilih sebelum kos standard sesuatu operasi atau barangan dibangunkan. Setelah kos standard ditentukan, ianya hendaklah dikaji dan ditukar dari semasa ke semasa apabila kaedah atau teknik pengeluaran ditukar atau formulasi dan / atau reka bentuk produk diubah. Kos standard perlu juga diubahsuai sekiranya berlaku perubahan harga terhadap bahan mentah, buruh dan overhed perkilangan. Kos standard tidak boleh diubah sewenang-wenangnya hanya kerana kos sebenar lebih tinggi daripada kos standard. Ini akan mengakibatkan matlamat menambah kecekapan pengeluaran tidak tercapai. Sebagai contoh, kos standard tidak perlu diubah sekiranya 15% bahan mentah rosak disebabkan kecuaian pekerja; tetapi ianya perlu diubah (kurangkan) sekiranya harga bahan diturunkan oleh pembekal. Begitu juga, kos standard untuk buruh tidak perlu diubah sekiranya peralatan yagn menjimatkan tenaga buruh ditambah atau gaji pekerja dinaikkan.
3.1.2 Varian kos (Cost variances) Walaupun kos standard ditentukan dengan teliti, dan kajian berterusan untuk menukarnya dibuat apabila keadaan berubah, namun kos sebenar lazimnya masih berbeza dengan kos standard. Perbezaan ini ditakrif sebagai varian kos. Varian kos untuk bahan mentah, buruh (langsung) dan overhed perkilangan disebabkan oleh berbagai faktor. Ini termasuk pembaziran, kerosakan alat dan kemahiran pekerja. Dalam hal ini, mungkin beberapa individu bertanggungjawab terhadap varian kos yagn berkaitan dengan bidang tugas masing-masing. Oleh itu , sebagai sebahagian pasukan pengurusan anda perlu berbincang dengan setiap individu yang bertanggungjawab. Untuk menerangkan bagaimana analisis mudah berhubung dengan kos standard dan varian kos, kita andaikan sebuah syarikat yang dalam keadaan ‘normal’ mengeluarkan 10,000 buku roti sebulan menggunakan 5,000 jam buruh langsung. Contoh analisis adalah seperti ditunjuk di bawah. Kos standard mengeluarkan satu buku roti Tepung, 500g @ RM 1.00/kg. RM0.50 Buruh langsung, (5,000/10,000 buku)=0.5 jam @ RM 4.00/jam 2.00 Overhed perkilangan, berasaskan jam buruh langsung diguna Tetap (RM 5,000/5,000 jam bagi kapasiti sebulan) RM 1.00 Berubah (RM 2,500/5,000 jam bagi kapasiti sebulan) 0.50 1.50 Kos Standard mengeluarkan sebuku roti 4.00 Pada bulan berikutnya, Sebanyak 9,500 buku roti dikeluarkan dengan kos sebenar seperti berikut di bawah (Di andai tiada barangan yang sedang diproses-belum siap pada awal dan akhir bulan)
Tepung, 4.700kg @ RM 1.20/kg RM 5,640.00 Buruh langsung, 4,800 jam @ RM 4.50/jam 21,600.00 Overhed perkilangan: Tetap RM 5,000.00 Berubah, 4,800 jam @ 1.50/jam 7,000.00 12,200.00 Kos pengeluaran sebenar untuk bulan ini 39,440.00 Analisis daripada senario di atas: Kos sebenar untuk keluarkan 9,500 buku roti = RM 39,440.00 Kos standard berasaskan RM 4.00 / buku = RM 38,000.00 (9,500 x 4.00) Varian kos = RM 1,440.00 Dalam keadaan normal, syarikat memerlukan 4,750kg tepung untuk mengeluarkan 9,500 buku roti (0.5 x 9,500), iaitu lebih banyak daripada 50kg (4,750-4,700) bahan mentah tetapi kos sebenar adalah RM 1,440.00 lebih tinggi daripada kos yang sepatutnya dikeluarkan untuk kuantiti pengeluaran berkaitan.
MINGGU 6 3.2 Kos seunit (unit cost) Penentuan kos seunit dalam kes pemprosesan bahan makanan adalah mudah sekiranya semua bahan diproses sempurna menjadi barangan siap dalam tempoh berkaitan. Umpamanya, kos (jumlah, berubah, tetap, overhed, buruh dan sebagainya) hanya perlu di bahagi dengan kuantiti produk yang dihasilkan untuk mendapat kos per unit. Dalam beberapa keadaan, terdapat juga barangan yang separa siap pada permulaan atau akhir tempoh perakaunan (accounting period). Yang jelas, jumlah kos tidak sepatutnya dibahagi dengan kuantiti atau unit produk yagn diproses kerana ada yang sudah siap dan ada yang belum siap. Akauntan biasanya menggunakan kaedah) ‘equivalent full unit’ barangan siap dalam menganggar inventori barangan dalam proses. Umpamanya, jika 10,000 buku roti sedang dibuat, dan dalam peringkat menggaul tepung ( andaikan 20% daripada keseluruhan proses) maka equivalent full unit barangan siap dalam mengangar inventori barangan dalam proses. Umpamanya, jika 10,000 buku roti sedang dibuat,dan dalam peringkat menggaul ialah 10,000 x 20% = 2,000. Jumlah 2,000 buku ini akan ditambah kepada unit yang siap dan jumlahnya menjadi asas dalam pengiraan kos seunit. Untuk Pakej ini, memadai kita mengandaikan bahawa semua bahan yang diproses Pada hari, minggu atau bulan berkaitan disempurnakan dan tiada inventori barang Barangan separa proses. Dengan ini jenis kos (tetap, berubah dan sebagainya) di kelaskan dan dibahagikan dengan unit dikeluarkan pada tempoh tertentu untuk mendapatkan kos seunit.
MINGGU 7 3.3 Analisis Titik Pulang Modal – TPM (Break – Even Analysis) Analisis TPm adalah satu teknik lazim bagi mengkaji hubung kait di antara kos, keuntungan dan hasil (jualan) pada tahap pengeluaran yang berbeza-beza ianya penting kepada pengurusan bagi membantu dalam membuat jangkaan atau perancangan tahap untung / rugi yang diingini. Tahap TPM ialah tahap operasi di mana jumlah jualan bersamaan jumlah kos, dan pada titik ini posisi syarikat ialah tiada ataupun rugi. Ianya boleh dilapur semada sebagai kuantiti barangan yang dijual (keluarkan) atau jumlah nilai jualan atau pulangan. 3.3.1 Graf TPM Setelah mengumpul maklumat berhubung dengan operasi pengeluaran dan kos yang berkait, graf TPM bleh dilakar dengan mudah. Bentuk asas graf TPM dipapar dalam Rajah 3.1. Rajah ini dilakar dengan meletakkan jumlah jualan dan kos diukur dengan nilai wang pada garis tegak (Paksi X). AB adalah garisan (keluk) kos tetap yang melambangkan keadaan perbelanjaan kos yang sama pada mana-mana tahap pengeluaran. AC adalah keluk jumlah kos manakala kelok AD adalah jualan. Jarak tegak di garisan AB dengan AC pada kuantiti pengeluaran berkaitan ialah jumlah kos berubah. Perhatikan, apabila tiada aktiviti pengeluaran, jumlah kos tidak kosong, tetapi berjumlah OA (iaitu Unsur kos tetap). Sekiranya syarikat ingin mengeluarkan produk pada tahap X, jumlah kos ditunjuk oleh garis tegak CX, iaitu CB + BX ( Jumlah kos berubah + kos tetap). Jumlah kos pada tahap pengeluaran yang lain ditunjuk oleh garisan AC. Rajah 3.1 : Titik Pulang Modal D Jualan
Jumlah jualan atau pulangan bagi produk yang sudah ditentukan harga pada tahap pengeluaran yang berbeza ditunjuk oleh garisan OD. Titik persilangan di antara garisan pulangan (jumlah jualan) dan jumlah kos iaitu ‘N’di dalam Rajah di bawah dikenalsebagai Titik Pulang Modal (TPM). Di tahap pengeluaran / kuantiti unit jualan ini jumlah kos sama dengan jumlah jualan (pulangan). Jarak tegak di antara garisan jumlah kos dan jumlah pulangan di sebelah kanan TPM menunjukkan nilai keuntungan pada tahap pengeluaran berkaitan sementara kerugian pula di papar di sebelah kiri TPM.
MINGGU 8 3.3.2 Penentuan Titik Pulang Modal (TPM) dengan Formula Lazimnya terdapat dua kaedah penentuan dengan cara formula. Pertama kaedah persamaan; dan kedua, kaedah atau teknik caruman (cantribution technique) a) Kaedah persamaan Formula digunakan ialah: Jualan = Kos tetap + Kos berubah + Untung Untuk memahami dengan lebih jelas, di andaikan sebuah kilang memproses kek mengeluarkan dan menjualnya dengan kos seperti berikut di bawah: Harga jualan sebiji kek = RM5.00 Kos berubah sebiji =RM4.00 Kos tetap =RM6,000.00 Misalkan X =Bilangan atau biji kek dijual untuk mencapai TPM 5X = 6,000 + 4X +0 (umpamanya tiada kos melepas) 5X – 4X = 6,000 X = 6,000 TPM = 6,000 biji kek Atau TPM = 6,000 x RM5.00 = RM30,000 jumlah jualan b) Teknik caruman (Contribution margin) Formula bagi kaedah ini ialah: TPM (Unit) = Jumlah kos tetap / Caruman seunit Caruman seunit= Harga jualan seunit – kos berubah seunit Menggunakan contoh di atas: Caruman seunit = RM5.00 – RM4.00 =RM1.00 Oleh itu TPM = RM6,000.00 / RM1 = 6,000 biji
Dalam contoh ini, untuk mendapat keuntungan, kilang perlulah mengeluarkan dan menjual lebih daripada 6,000 biji kek atau mendapat hasil jualan daripada RM30,000. MINGGU 9 4.2 Penyata Pendapatan Penyata pendapatan mencerminkan prestasi operasi sesebuah firma dalam jangka masa tertentu. Terdapat syarikat yang menyediakan penyata pendapatan atau untung rugi setiap minggu dan bulan. Bagi tujuan percukaian dan laporan kepada pemegang saham, penyata tujuan percukaiandan laporan kepada pemegang saham, penyata pendapatan tahunan biasanya disediakan. Untuk tujuan kursus ini satu contoh penyata pendapatan yang sudah diringkaskan dipaparkan di bawah. Lajur untuk tambah / kurang dan peratus daripada jumlah harta tidak ditunjukkan kerana teknik menganalisis adalah sama dengan apa yang dilakukan untuk lembaran imbangan. Kilang Roti dan Kek ABC Penyata Pendapatan Ringkas Tahun Berakhir 31 Disember 2004 Butiran Disember 2003 (RM) Disember 2004 (RM) Jualan bersih 2000,000 2,500,000 Kos barangan dijual 1,200,000 1,600,000 Untung kasar 800,000 900,000 Perbelanjaan operasi Perbelanjaan jualan 190,000 180,000 Perbelanjaan pentadbiran 160,000 170,000 Jumlah perbelanjaan operasi 350,000 350,000
4.2.1 Interpretasi dan analisis (Penyata pendapatan) Berdasarkan penyata di atas beberapa butiran dalam penyata tersebut perlu sedikit penjelasan seperti di bawah. Jualan bersih: Jumlah nilai barangan yang dijual selepas ditolak barangan yang rosak atau dipulangkan semula. Jumlah ini termasuk juga wang yang belum diterima (hutang), tetapi jualan sudah dibuat dalam tempoh penyata disediakan. Perbelanjaan jualan: Ini termasuk kos iklan, promosi, edaran, komisen dan lain-lain kos yang ada kaitan dengan aktiviti pemasaran. Bayaran faedah: Hanya bahagian faedah daripada ansuran pinjaman dianggap sebagai kos, iaitu kos kewangan. Bahagian pokok tidak di anggap kos. Dalam pinjaman untuk membeli harta tetap, susut nilai harta ialah sebahagian daripada kos pentadbiran. Pendapatan bersih: Keuntungan yang diperoleh selepas ditolak cukai. Dalam contoh ini cukai yang dibayar ialah 40% (kadar syarikat sendirian berhad atau awam). Sebahagian daripada untung mungkin di agihkan kepada pemegang saham dan selebihnya dijadikan retained earning. Dalam contoh di atas, hanya RM100,000 daripada pendapatan bersih 2004 disimpan, manakala RM170,000 mungkin diagihkan kepada pelabur dalam bentuk bonus atau / dan dividen. Pendapatan operasi 450,000 550,000 Bayaran faedah 100,000 100,000 Pendapatan sebelum cukai 350,000 450,000 Cukai pendapatan / perniagaan 140,000 180,000 Pendapatan bersih 210,000 270,000
Teknik analisis penyata untung rugi hampir serupa dengan lembaran imbangan. Hanya butiran dan kegunaannya berbeza sedikit. Di bawah diberi beberapa contoh analisis nisbah dan apa signifikannya kepada firma di tunjukkan dalam jadual yang dipapar di bawah. Ringkasan Analisis Nisbah Untuk Penyata Pendapatan Nisbah Formula Signifikannya Perbelanjaan operasi Perbelanjaan operasi Jualan bersih Mengukur kebolehan pengurusan mengawal perbelanjaan Kekerapan faedah diperoleh Pendapatan operasi Perbelanjaan faedah tahunan Mengukur keperluan membayar bunga. Terutama pinjaman jangka panjang Pulangan dividen Dividen per saham Harga pasaran per saham Menunjukkan si berhutang yang wajar da keberkesanan membuat pungutan hutang Pusingan si berhutang (Receivables) Jualan bersih cara hutang Si berhutang purata Menunjukkan si berhutang yang wajar da keberkesanan membuat pungutan hutang Pusingan inventori Kos barangan dijual Purata inventori Menunjukkan kebolehan pengurusan mengawal inventori.
MINGGU 10 4.4 Penentuan Titik Pulang Modal (TPM) Objektif Latihan amali ini dijalankan untuk membolehkan pelatih memahami dan memahirkan diri di dalam menentukan TPM dengan menggunakan kaedah graf atau rajah TPM dan menghayati kegunaannya. Peralatan 1. Komputer atau mesin kira 2. Kertas graf Masalah Sebuah kilang memproses aiskrim mempunyai data kos pengeluaran dan harga jualan seperti berikut: Harga jualan sebatang aiskrim RM0.30 Kos berubah sebatang aiskrim RM0.20 Kos tetap setahun RM50,000 Pengeluaran setahun 1,200,000 batang Arahan 1. Dapatkan TPM operasi firma dengan menggunakan kaedah graf TPM daripada aspek: a. Bilangan batang aiskrim yang perlu dikeluarkan b. Nilai jumlah yang diperlukan 2. Nyatakan keuntungan yagn diperoleh pada tahap 80,000 batang aiskrim yang dikeluarkan atau dijual
Penyelesaian Masalah: Untung 40 A 35 25 36 20 15 Rugi B 24 10 TPM 50 0 5 20 40 50 60 80 100 120 Kuantiti Jual / Keluaran ( 10,000) 1. (a) 500,000 batang aiskrim (b) 500,000 x RM 0.30 = RM 150,000 2. Jarak tegak antara titik A dan B = RM30,000