JABATAN PERDAGANGAN DIPLOMA PERNIAGAAN ANTARABANGSA LAPORAN LATIHAN INDUSTRI NIK MARSITAH BINTI NIK MAZUKI 11DPI20F2002 MENARA TH TUN RAZAK LEMBAGA TABUNG HAJI 201, JALAN TUN RAZAK, 50400 KUALA LUMPUR. SESI I 2023/2024
i LAPORAN AKHIR INDUSTRI DISEDIAKAN OLEH: NIK MARSITAH BINTI NIK MAZUKI DI MENARA TH TUN RAZAK LEMBAGA TABUNG HAJI 201, JALAN TUN RAZAK, 50400 KUALA LUMPUR LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI INI DIKEMUKAKAN KEPADA JABATAN PERDAGANGAN BAGI MEMENUHI SEBAHAGIAN DARI SYARAT PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI DAN PENGANUGERAHAN DIPLOMA PERNIAGAAN ANTARABANGSA. POLITEKNIK MELAKA SESI 1 2023/2024 22 OGOS 2023 HINGGA 05 JANUARI 2024
ii PENGESAHAN PELAJAR “Saya akui laporan akhir Latihan industri ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan ringkasan yang tiap-tiap satunya telah saya jelaskan sumbernya” NAMA PELAJAR: NIK MARSITAH BINTI NIK MAZUKI NO. PENDAFTARAN: 11DPI20F2002 TARIKH: DISAHKAN OLEH: NAMA PENYELIA: PN. AIMI MARLINI BINTI OMAR NAMA ORGANISASI: LEMBAGA TABUNG HAJI TARIKH: COP ORGANISASI: …………………………………………………… ……………………………………………………
iii PENGHARGAAN Alhamdulillah syukur ke hadrat ilahi dengan limpah izin-Nya dan bantuan serta kerjasama dari pihak–pihak yang terlibat, akhirnya saya berjaya menamatkan latihan industri untuk tempoh 4 bulan bermula dari 22 Ogos 2023 hingga 05 Januari 2024. Kejayaan dalam pengalaman di latihan industri ini adalah disebabkan oleh sokongan, dorongan dan bimbingan yang tidak berbelah bahagi yang diberikan oleh penyelia saya Puan Aimi dan seluruh pasukan Jabatan Modal Insan. Kesediaan mereka untuk berkongsi pengetahuan, menyampaikan kebijaksanaan, dan menawarkan maklum balas yang membina amat dihargai. Bimbingan mereka bukan sahaja meningkatkan kemahiran teknikal saya tetapi juga menanam keyakinan dan pemahaman yang lebih mendalam tentang industri. Ucapan terima kasih yang tidak terhingga juga kepada tenaga pengajar politeknik Melaka yang tidak jemu-jemu mencurahkan ilmu serta membantu secara tidak langsung dalam menyiapkan laporan ini dengan jayanya bertepatan dengan syarat yang telah ditetapkan. Begitu juga kepada keluarga yang amat memahami tuntutan saya sebagai seorang pelajar, teman-teman seperjuangan yang tidak henti-henti memberi semangat, sokongan dan dorongan dalam menjayakan laporan latihan industri ini. Kesimpulannya, latihan industri di Lembaga Tabung Haji merupakan perjalanan yang menyumbang dengan ketara kepada pertumbuhan peribadi dan profesional. Pengalaman yang diperoleh di sini sudah pasti akan menjadi asas yang kukuh untuk usaha masa depan dalam bidang sumber manusia. Saya amat berterima kasih atas peluang untuk menjadi sebahagian daripada organisasi yang dihormati dan berharap untuk menggunakan pengetahuan dan kemahiran yang diperoleh semasa latihan ini dalam usaha kerjaya masa depan saya.
iv ISI KANDUNGAN KANDUNGAN Judul Pengesahan Penghargaan Isi kandungan MUKA SURAT i ii iii iv BAB 1: PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI Pengenalan Pendahuluan Objektif latihan industri Objektif laporan Kepentingan latihan industri 1 2-3 4 5 6-7 BAB 2: LATAR BELAKANG SYARIKAT 2.1 Pengenalan organisasi 2.2 Aktiviti organisasi 2.3 Visi dan misi organisasi 2.4 Nilai teras organisasi 2.5 Carta organisasi 2.6 Lokasi firma 2.7 Jadual operasi firma 8-9 10-11 12 13-14 15-17 18 19 BAB 3: RINGKASAN MINGGUAN AKTIVITI ORGANISASI 3.1 Pengenalan 3.2 Ringkasan mingguan Latihan Industri 20 21-41 BAB 4: LAPORAN TEKNIKAL/ TUGAS 4.1 Pendahuluan 4.2 Proses kerja 42 43-46 BAB 5: KESIMPULAN 47 BAB 6: DAPATAN DAN CADANGAN 5.1 Dapatan & Cadangan 5.2 Rujukan 48-49 50
1 | P a g e BAB 1: PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI Pengenalan Latihan industri merujuk kepada penempatan pelajar di sesebuah organisasi untuk menjalankan Latihan praktikal yang diselia dalam indutri yang terpilih, sama ada di luar ataupun di dalam negara. Ia merupakan salah satu syarat-syarat wajib yang perlu dilalui oleh setiap pelajar Politeknik di seluruh Malaysia sebelum diperakukan untuk penganugerahan Diploma Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi. Latihan industri bertujuan untuk melihat segala tata kerja dan cara pelajar mengendalikan sesuatu pekerjaan yang diberikan oleh pihak organisasi. Latihan industri adalah program berstruktur yang menyediakan pelatih peluang untuk bekerja dalam organisasi untuk tempoh masa tertentu. Tempoh ini diwujudkan untuk memberi pengalaman praktikal dalam bidang atau industri tertentu yang berkaitan dengan pengajian akademik atau minat kerjaya pelatih. Semasa latihan, pelajar bekerja di bawah bimbingan profesional yang berpengalaman, membolehkan mereka menggunakan pengetahuan yang diperoleh semasa dalam pembelajaran di Politeknik kepada situasi dunia sebenar. Hal ini membolehkan pelatih mempunyai peluang untuk memperoleh dan memperhalusi kemahiran praktikal untuk kegunaan kerjaya pada masa hadapan nanti. Bukan itu sahaja, ia jua dapat meningkatkan kemahiran berkomunikasi disamping menyemai semangat kerja dengan produktif dan perhubungan yang baik semasa bekerja.
2 | P a g e Pendahuluan Pendidikan di politeknik mula diperkenalkan di Malaysia melalui penubuhan politeknik pertamanya, Politeknik Ungku Omar (PUO) di Ipoh di bawah United Nations Development Plan pada tahun 1969. Pendidikan ini diperkukuhkan dengan Perakuan Jawatankuasa Kabinet mengenai Pendidikan pada tahuun 1979 dan Pelan Induk Perindustrian Kebangsaan Pertama (1985-1995). Perakuan Jawatankuasa Kabinet dan Pelan Induk Perindustrian Kebangsaan ini telah memberikan impak kepada penambahan politeknik serta program pengajian bagi memenuhi keperluan pasaran kerja separa profesional dalam negara. Sehingga tahun 2021, terdapat 36 politeknik merentasi kesemua 14 negeri di Malaysia dengan kekuatan anggaran 10,000 tenaga pengajar dan 92,000 orang pelajar melalui 86 program pengajian yang ditawarkan. Seiring dengan perubahan teknologi dan cabaran masa kini, pendekatan pembelajaran di politeknik perlu dilakukan penjajaran semula supaya ianya mennajdi agen perubahan kepada literasi teknologi bagi melahirkan para pelajar yang mampu menghadapi pelbagai cabaran di alam pekerjaan. Bagi mencapai hasrat tersebut, Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK) telah menambah baik kurikulum Lathan Industri (LI) supaya bakal graduan boleh mengadaptasi diri sekali gus meningkatkan kebolehpasaran graduan dalam pekerjaan. Pendekatan LI yang menggabungkan pembelajaran akademik dan aplikasi pembelajaran sebenar di tempat kerja diharapkan mampu meningkatkan pembelajaran berasaskan pengalaman (experiential learning) yang secara efektifnya diterokai di luar kampus atau di industri. Melalui pemerkasaan kursus LI, pelajar lebih terarah untuk memperolehi pengalaman indsutri yang releven mengikut bidang pengajian; jesteru, merapatkan jurang ketidaksepadanan (mismatch) di antara kehendak indsutri dan graduan yang dihasilkan. Pengalaman secra aktif dan konstruktif dapat meningkatkan atribut pelajar yang dihasratkan terutamanya keyakinan diri, inovasi dan kreativiti, profesionalisme, dan kemahiran komunikasi graduan. Selain itu, kemahiran fungsian pelajar seperti pemikiran kritikal, penyelesaian masalah, kerja berpasukan, kemahiran sosial, kecerdasan emosi dan kemahiran perundingan dapat dipertingkatkan.
3 | P a g e Pendekatan LI mampu mengukuhkan domain kognitif, psikomotor dan efektif pelajar. Kesemua ciri ini mampu melahirkan graduan yang bersifat peka dan tersedia industri (industry aware and industry ready) yang seterusnya dapat meningkatkan kebolehpasaran graduan deiring dengan gagasan Revolusi Industri 4 (4th Industrial Revolution).
4 | P a g e Objektif latihan industri ⮚ Pembangunan kemahiran Pelatih mempunyai peluang untuk memperoleh dan memperhalus kemahiran praktikal yang berkaitan dengan bidang minat mereka, yang boleh menjadi tidak ternilai untuk kerjaya masa depan mereka. ⮚ Peluang rangkaian Latihan amali menyediakan platform untuk membina hubungan profesional, baik dalam organisasi mahupun dengan profesional industri. Rangkaian ini boleh menjadi penting untuk peluang pekerjaan masa hadapan. ⮚ Wawasan industri Pelatih mendapat pengetahuan secara langsung tentang cara industri pilihan mereka beroperasi, termasuk cabaran, arah aliran dan amalan terbaiknya. ⮚ Penerokaan laluan kerjaya Latihan amali membolehkan individu meneroka bidang tertentu, membantu mereka mengesahkan sama ada ia sejajar dengan aspirasi kerjaya mereka atau jika mereka perlu meneroka pilihan lain. ⮚ Peralihan kepada pekerjaan Pelatih mungkin ditawarkan jawatan sepenuh masa selepas menamatkan latihan, kerana majikan sering menghargai pengalaman dan kebiasaan yang diperoleh semasa tempoh latihan.
5 | P a g e Objektif laporan Laporan ini merupakan bukti secara bertulis tentang perkara yang telah dipelajari dan difahami sepanjang tempoh menjalani latihan industri ini. Hal ini boleh dijadikan sebagai satu sumber rujukan kepada pihak berkenaan dan kepada diri sendiri. Seterusnya, laporan ini sangat berguna pada masa akan datang bagi menambahkan ilmu pengetahuan dan juga dapat digunakan untuk penambahan teori dan praktikal dalam jurusan yang pelajar telah pelajari sepanjang tempoh latihan industri dijalankan. Tambahan pula, dengan adanya laporan ini akan memberikan impak yang positif pada masa akan datang serta meningkatkan daya pemikiran diri. Laporan latihan industri ini, disediakan oleh pelajar dan mempunyai matlamat yang harus dicapai sejurus sahaja tamat mengikuti latihan industri. Antara objektifnya ialah: a) Mendokumentasikan aktiviti - aktiviti sepanjang tempoh latihan industri sebagai bahan bukti atas apa yang dipelajari dan dijalankan semasa berada di tempat latihan industri. b) Pelajar dapat mengetahui dan mengingati segala kerja yang dilakukan semasa menjalani latihan industri di syarikat. c) Pelajar dapat menerangkan secara teori perkara yang telah dipelajari semasa berada di organisasi atau firma bagi memudahkan pensyarah untuk menilai pelajar dari semua aspek semasa menjalani latihan industri. d) Laporan latihan industri yang disediakan perlulah disahkan oleh penyelia syarikat dan menjadikan bukti bahawa pelajar telah mengikuti latihan industri dengan baik dan sempurna. e) Laporan yang sistematik dan padat dapat dijadikan panduan untuk masa hadapan.
6 | P a g e Kepentingan laporan industri Pelajar perlu memperlngkapkan diri dengan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan oleh industri sebagai usaha dan strategi bagi memperkasa kualiti graduan politeknik dalam pasaran pekerjaan global yang kompetitif. Jesteru, LI merupakan pendedahan Latihan yang dijalankan berteraskan konsep pembelajaran melalui amalan mempraktikkan teori dan konsep akademik yang telah dipelajari dalam situati kerja yang sebenar. i. Institusi ➢ Mempeluaskan pelaksanaan kurikulum dengan persekitaran pembelajaran sebenar di industri. ➢ Memperluakan akses teknologi terkini dan baharu dalam system Pendidikan politeknik. ➢ Meningkatkan keupayaan untuk memenuhi keperluan industri dan pelajar yang pelbagai. ➢ Meningkatkan kolaborasi dan sinergi di antara politeknik, industri dan komuniti. ➢ Menyumbang kepada pembangunan ekonomi negara dan social. ii. Pelajar ➢ Mempeluaskan pembelajaran berteraskan TVET ke industri. ➢ Menetapkan hala tuju yang jelas di antara Pendidikan dan kerjaya dalam sektor industri. ➢ Mewujudkan peluang untuk eksplorasi kerjaya yang optimum. ➢ Meningkatkan kefahaman keperluan kerjaya melalui kemahiran yang diperlukan. ➢ Meningkatkan kemahiran generik di tempat kerja seperti komunikasi, kerja berpasukan dan perancangan projek. ➢ Mendapat pendedahan kepada etika kerja profesional di tempat kerja. ➢ Meningkatkan jaringan profesional untuk kerjaya dan masa hadapan.
7 | P a g e iii. Industri ➢ Menjalinkan perhubungan kerjasama di antara industri dan institusi Pendidikan. ➢ Menjimatkan tempoh Latihan mengasah bakat tenaga kerja baru (probation period). ➢ Menjana dan memindahkan kepakaran kepada generasi baharu. ➢ Menggalakkan penglibatan industri dalam pembangunan kokurikulum. ➢ Menyumbang kepada pembangunan komunitit setempat. ➢ Menyumbang kemajuan negara dalam sektor industri. ➢ Membantu mempromosi dan meningkatkan imej industri melalui penyertaan dan pembinaan komuniti. ➢ Mendapat faedah pelepasan cukai berganda (double tax deducation) melalui pelaksanaan Structured Internship Program (SIP) di bawah inisiatif Talent Corp Malaysia.
8 | P a g e BAB 2: LATAR BELAKANG SYARIKAT Rajah 2.1 Sejarah pembangunan Menara Tabung Haji Tabung Haji (TH) ialah singkatan bagi “Lembaga Tabung Haji” atau LTH. Sebelum ini, TH dikenali sebagai “Lembaga Urusan dan Tabung Haji” atau LUTH di Malaysia yang berperanan untuk menguruskan perjalanan jemaah Haji dari Malaysia pergi ke Makkah pada setiap tahun. Bangunan ibu pejabat TH yang dikenali sebagai Menara TH Tun Razak, berlokasi di Jalan Tun Abdul Razak, Kuala Lumpur, Malaysia. TH merupakan sebuah Institusi Kewangan yang sentiasa memastikan perjalanan operasi Haji berjalan lancar dan efisyen. Selain itu, Lembaga Tabung Haji (TH) adalah sebuah badan berkanun yang tertakluk di bawah Akta Tabung Haji 1995 (Akta 535). Aktiviti utama TH ialah pengurusan haji, tabungan dan pelaburan. TH bertekad untuk menyediakan perkhidmatan haji yang cemerlang kepada Jemaah Haji Malaysia dan rekodnya yang konsisten telah mendapat pengiktirafan dunia sebagai model pengurusan haji yang inovatif. Bukan itu sahaja, Lembaga Tabung Haji (TH) merupakan sebuah institusi Islam yang sentiasa berusaha untuk menyediakan pelbagai kemudahan secara komprehensif dan sistematik demi kebajikan Jemaah Haji Malaysia. Selain dari pengurusan simpanan yang halal dan pengurusan haji yang efisien, TH turut menjalankan aktiviti pelaburan bagi memberi nilai tambah kepada para pendeposit kami. Akhir sekali, TH mempunyai sekitar sembilan (9) juta pendeposit dengan 107 cawangan dan lebih 10,000 titik sentuh di seluruh negara. TH juga mempunyai satu pejabat yang beroperasi di Jeddah, Arab Saudi di bawah bidang kuasa Konsulat Malaysia.
9 | P a g e 2.1 Pengenalan organisasi Rajah 2.2 Logo Tabung Haji Nama Organisasi Lembaga Tabung Haji (TH) Ditubuhkan 30 September 1963 (sebagai Lembaga Urusan dan Tabung Haji) (sehingga 28 Ogos 1997 (sebagai Tabung Haji) Alamat Lembaga Tabung Haji Menara TH Tun Razak, 201, Jalan Tun Razak, 50400 Kuala Lumpur, Malaysia. No telefon +603 - 6207 1919 Email [email protected]
10 | P a g e 2.2 Aktiviti utama organisasi. i. Pengurusan Deposit. a. Menyediakan perkhidmatan yang mesra dan efisien demi memenuhi kehendak pendeposit TH. b. Mencipta penyelesaian inovatif dalam pelbagai saluran perkhidmatan sejajar dengan tren digital kini. c. Penglibatan strategik dan kolaborasi dengan rakan perniagaan TH untuk meningkatkan jangkauan perkhidmatan. d. Simpanan di TH adalah berdasarkan konsep Wakalah bermaksud seseorang (Muwakkil) melantik satu pihak yang lain (Wakil) sebagai wakilnya untuk mengendalikan urusannya. Ia adalah patuh syariah serta dijamin sepenuhnya oleh Kerajaan Malaysia. e. Antara kelebihan menyimpan di TH adalah simpanan dijamin 100 peratus oleh kerajaan selaras dengan Akta Tabung Haji 1995 selain zakat telah dibayar bagi pihak pendeposit. Pendeposit sedia ada tidak perlu mengisi apa-apa dokumen baharu dan boleh berurusan seperti biasa di mana-mana pejabat cawangan TH di seluruh negara. ii. Pengurusan dana. a. Aktiviti pelaburan adalah pelengkap kepada kitaran pengurusan simpanan deposit. Deposit yang diterima daripada pendeposit dilaburkan ke dalam asetaset pelaburan patuh Syariah yang berdaya saing dan dapat memberikan pulangan yang kompetitif pada tahap risiko yang sesuai. b. Objektifnya utamanya adalah untuk menjana pulangan yang mampan dan kompetitif untuk pendeposit daripada keuntungan modal/dividen dengan mengambil kira tahap risiko yang munasabah dan sepadan dengan pasaran semasa. Melabur dalam pelaburan yang dibenarkan, berhemat dan selamat untuk memberikan pulangan yang setanding dengan pasaran, sambil memastikan pertumbuhan berterusan.
11 | P a g e iii. Pengurusan haji a. Membantu dan memudah cara Jemaah bagi mendapat Haji Mabrur. b. Menguruskan proses haji dengan cemerlang c. Memastikan kecekapan dan kelancaran operasi haji. d. Urusan haji yang dilaksanakan oleh TH adalah proses yang berterusan dan dilakukan sepanjang tahun bagi memastikan perjalanan operasi haji adalah lancar dan efisien. Pengurusan haji TH adalah komprehensif, bermula sejak bakal-bakal haji menyimpan wang mereka, sehingga mereka kembali ke Tanah Air setelah selesai menunaikan haji di Tanah Suci. Proses pengurusan haji terbahagi kepada 20 aktiviti termasuk perkhidmatan-perkhidmatan yang diberikan di Tanah Air dan Tanah Suci.
12 | P a g e 2.3 Visi dan Misi organisasi. Visi ⮚ Tonggak kejayaan ekonomi ummah; pengurusan haji terbilang Misi ⮚ Memperkasa ekonomi ummah. ⮚ Sentiasa giat mencari pelaburan strategik global dan lokal bagi pertumbuhan berterusan ⮚ Menggembleng dan memperkaya modal pendeposit ⮚ Memberi perkhidmatan cemerlang yang berterusan ⮚ Memudah dan menyempurnakan urusan jemaah ke arah haji mabrur ⮚ Memberi pulangan yang kompetitif, halal dan toyyiban
13 | P a g e 2.4 Nilai-nilai teras BIL NILAI TERAS DEFINISI 1. Komited ● Komited untuk mencapai kejayaan TH serta sumbangan terhadap industri dan komuniti. ● Kesetiaan yang tidak berbelah bagi kepada TH. ● Kesungguhan dalam melakukan sesuatu untuk mencapai lebih daripada yang diharapkan. ● Bersifat agresif dan proaktif, mengambil peluang dan memikul tanggungjawab tanpa sangsi. ● Bekerja dengan bijak dan bersungguhsungguh. 2. Profesional ● Taqwa, menganggap kerja sebagai satu ibadah dengan meletakkan tanggungjawab dan disiplin yang tinggi dalam merealisasikan makna integriti, di samping berkemahiran dan berpengetahuan dalam melaksanakan tugas. ● Akauntabiliti terhadap semua tindakan tanpa ada sebarang kepentingan diri. ● Memberikan perhatian terhadap perincian, disiplin dan menepati masa. ● Mengamalkan pertimbangan yang baik dan mengaplikasikan kemahiran yang relevan dan berpengetahuan. ● Senantiasa menambahkan kemahiran dan ilmu pengetahuan.
14 | P a g e 3. Kerja berpasukan ● Bersatu dalam satu tujuan, bekerja dalam berpasukan, saling hormat-menghormati serta mengamalkan syura, mempercayai dan membantu dalam mencapai matlamat yang sama. ● Bersifat kekitaan, tanggungjawab, komited dan bertimbang rasa. 4. Menerima perubahan ● Memahami, menerima dan sentiasa menyesuaikan diri kepada perubahan. ● Berusaha menambah ilmu baharu dan mengambil peluang. ● Menyokong dan menjadi pemangkin kepada perubahan. ● Inovatif dan kreatif. 5. Prihatin dan penyayang (a) Prihatin terhadap pelanggan melalui: ● Jangkaan kehendak dan melebihi harapan mereka; ● Penyediaan suasana perkhidmatan yang mesra serta peribadi. (b) Prihatin terhadap warga kerja melalui: ● Penyediaan persekitaran kerja yang sihat, selamat dan kondusif; ● Mengambil berat kebajikan mereka. ● Prihatin terhadap komuniti melalui pengurusan Tanggungjawab Sosial Korporat (CSR) secara proaktif.
15 | P a g e 2.5 Carta organisasi Tabung Haji Rajah 2.3 Carta Organisasi setiap Jabatan di dalam Tabung Haji (TH)
16 | P a g e 2.5.1 Carta organisasi Jabatan Modal Insan Rajah 2.4 Carta Organisasi Jabatan Modal Insan. PENGURUSAN BESAR STRATEGIK MODAL INSAN
17 | P a g e 2.5.2 Strategik Modal Insan Di sepanjang tempoh Latihan industri, saya telah ditempatkan di Bahagian Strategik Modal Insan sebagai pelatih latihan amali di bawah unit strategik organisasi. Bahagian Strategik Modal Insan Tabung Haji bertanggungjawab dalam melibatkan keseluruhan startegik di Jabatan Modal Insan dari segi struktur organisasi, tenaga kerja, prestasi, ganjaran dan dasar serta inisiatif baru demi memberi manfaat kepada Tabung Haji (TH). Berikut merupakan fungsian setiap unit di bahagian Strategik Modal Insan. Rajah 2.5 Fungsian Bahagian Strategik Modal Insan
18 | P a g e 2.6 Lokasi firma. Rajah 2.6 Peta lokasi Menara Tabung Haji (TH) Rajah 2.7 Pemandangan dari luar bangunan Tabung Haji (TH) Rajah 2.8 Pintu masuk ke lobi bangunan Tabung Haji (TH)
19 | P a g e 2.7 Jadual operasi Hari Masa kerja Masa rehat Isnin hingga Khamis 8.00 pagi - 5.00 petang 1.00 petang - 2.00 petang Jumaat 8.00 pagi - 5.00 petang 12.15 tengah hari - 2.45 petang Sabtu dan Ahad Cuti 2.7.1 Waktu operasi kaunter pendeposit. Hari Masa kerja Masa rehat Isnin hingga Khamis 8.45 pagi - 4.00 petang 1.00 petang - 2.00 petang Jumaat 8.45 pagi - 4.00 petang 12.15 tengah hari - 2.30 petang Sabtu dan Ahad Cuti Rajah 2.9 Pemandangan dari atas kaunter Lembaga Tabung Haji (TH) Rajah 2.10 Kaunter pendeposit di ibu pejabat, Menara Tabung Haji (TH)
20 | P a g e BAB 3: RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI 3.1 Pengenalan Bab ini adalah ringkasan bagi keseluruhan aktiviti mingguan iaitu selama 20 minggu yang telah dilakukan sepanjang menjalani latihan industri. Berdasarkan aktiviti yang telah dilakukan serta ditulis di dalam buku jurnal secara ringkas akan diterangkan dalam bab yang meliputi tugas yang diberikan oleh penyelia. Setiap aktiviti atau tugas yang dijalankan akan dicatatkan dalam buku laporan harian. Oleh itu, bahagian ini akan menjelaskan secara ringkas sahaja tentang aktiviti dan tugas yang telah dilakukan sepanjang menjalani latihan industri pada satu semester (20 minggu). Setiap aktiviti yang berlaku diterangkan dari minggu ke minggu supaya dapat memudahkan proses penyemakan. Semasa menjalani latihan industri, pelatih dapat mempraktikkan teori yang dipelajari di politeknik semasa menjalankan tugas yang diberi di tempat kerja. Di samping itu juga, pelatih berpeluang terdedah dengan banyak perkara baru, kemahiran dan ilmu pengetahuan tentang alam pekerjaan yang sebenar yang mampu menambahkan banyak pengalaman kepada pelatih ketika membuat latihan industri ini. Semasa menjalani latihan industri di syarikat ini, saya telah di tempatkan di bahagian Strategi Modal Insan, Jabatan Modal Insan (Sumber Manusia) Tabung Haji.
21 | P a g e Minggu 1 (22 – 25 Ogos 2023) ⮚ Lapor diri dan selesaikan segala borang politeknik dan borang persetujuan di bahagian Jabatan Modal insan. ⮚ Menerima penerangan sedikit tentang latar belakang Tabung Haji ⮚ Diingatkan tentang budaya dan cara pemakaian semasa datang ke tempat kerja. ⮚ Memperkenalkan diri kepada team dan anggota di level yang sama. ⮚ Semak dan bandingkan gelaran jawatan 10 jabatan di cawangan ibu pejabat di dalam sistem dan di carta organisasi yang diberi secara hard copy. ⮚ Bacaan Yasin dan tausiah pagi yang bertajuk ‘Tegur Tanda Sayang’. Disampaikan oleh, Al-Fadhil Ustaz Pahrol Mohamad Juoi. Rajah 3.1 Bacaan Yasin dan Tausiah pagi
22 | P a g e Minggu 2 (28 Ogos – 01 September 2023) ⮚ Terlibat dengan meeting bersama ke semua kumpulan di bawah bahagian strategi iaitu kumpulan (Hubungan Industri (IR), Pembangunan Organisasi (OD), Pengurusan Prestasi, Ganjaran dan Pematuhan) ⮚ Memperkenalkan diri kepada bahagian strategi di sambil mengenali nama dan peranan anggota yang lain. ⮚ Semak dan bandingkan gelaran jawatan anggota Jabatan Operasi cawangan ibu pejabat di dalam system dan di carta organisasi (hard copy). Rajah 3.2 Menyemak gelaran jawatan anggota setiap jabatan
23 | P a g e Minggu 3 (04 September – 08 september 2023) ⮚ Membuat carian tentang sejarah dan latar belakang Tabung Haji. ⮚ Pelajari cara menggunakan mesin fotostat pejabat dan cara nak memasukkan folder di body of the massage menggunakan Microsoft Outlook. ⮚ Membuat carian tentang service dan produk yang ditawarkan pihak Tabung Haji. SEBELUM SELEPAS Rajah 3.3 Cara memasukkan folder di body of the massage menggunakan Microsoft Outlook.
24 | P a g e Minggu 4 (11 September – 15 September 2023) ⮚ Menerima penerangan daripada pengurus kanan prestasi tentang kumpulan prestasi dan di dedahkan tentang proses penilaian prestasi yang dilakukan di Tabung Haji. ⮚ Membuat poster mengenai peraturan-peraturan tatatertib Tabung Haji. ⮚ Membuat slide untuk program kesedaran perbincangan prestasi (Performance Conversation). Program ini merupakan salah satu insentif Jabatan Modal Insan untuk memupuk amalan perbincangan prestasi. Rajah 3.4 Slide bagi program Performance Conversation Rajah 3.5: Proses menghasilkan poster berkenaan Tatatertib TH
25 | P a g e Minggu 5 (18 September – 22 September 2023) ⮚ Membuat perbincangan bersama penolong pengurus prestasi untuk penambahbaikan bagi slide awareness program on performance. Program ini melibatkan cawangan dan pejabat HQ Tabung Haji. ⮚ Membuat poster bagi program-program sambutan bulan kaunseling Tabung Haji 2023 yang selaras dengan bulan kaunseling kebangsaan yang diadakan pada sepanjang bulan Oktober. Rajah 3.6: Proses menghasilkan poster bagi program bersempena bulan kaunseling
26 | P a g e Minggu 6 (25 September – 29 September 2023) ⮚ Membuat poster berkaitan jenis-jenis dadah sebagai tanda memperingatkan semua anggota Tabung Haji kesan terhadap pengambilannya. ⮚ Terlibat dengan program sambutan Ulang Tahun Lembaga Tabung Haji ke-60 tahun bersama YAB Dato’ Seri Anwar Bin Ibrahim. ⮚ Membuat carian tentang produk dan perkhidmatan yang ditawarkan syarikat berkanun seperti Bank Nasional Berhad (BSN). Rajah 3.7 Majlis sambutan Ulang Tahun Lembaga Tabung Haji
27 | P a g e Minggu 7 (02 Oktober – 06 Oktober 2023) ⮚ Menyelesaikan slide bagi program bulan kaunseling Tabung Haji yang diadakan unit psikologi Jabatan Modal Insan. ⮚ Terlibat dalam program bicara psikologi-healing the invisible wound oleh panel jemputan Dr. Alizi iaitu pakar psikologi dan penulis buku Healing The Invisible Wound. Ia supaya anggota mengetahui teknik yang berkesan dalam menghadapi sebarang isu kesihatan mental. ⮚ Membuat poster bagi bengkel KPI design untuk kumpulan 2 dan 3. KPI merupakan sasaran yang perlu diukur untuk mencapai sesuatu matlamat organisasi atau jabatan di Tabung Haji. Rajah 3.9 Poster bengkel KPI design Rajah 3.8 Poster hebahan program
28 | P a g e Minggu 8 (09 – 13 Oktober 2023) ⮚ Mengenalpasti carta aliran di dalam Model Proses Utama Jabatan Modal Insan. ⮚ Terlibat dengan bengkel KPI design selama 2 hari (Selasa & Rabu) sebagai urusetia. Ia bertujuan supaya anggota mencapai KPI yang berkualiti lalu mencapai target yang lebih baik, lebih banyak atau hasil yang berbeza setiap tahun untuk Tabung Haji. ⮚ Design cover muka depan dan bahagian tepi ring file menggunakan kulit file ISO yang ditetapkan syarikat. ⮚ Design bookmark bagi program ‘Bicara Keluarga Sakinah’. Ia sebagai cenderahati kepada anggota yang hadir secara bersemuka di Dewan Besar Tabung Haji. Rajah 3.10 Antara aktiviti yang dijalankan semasa bengkel KPI design. Rajah3.11 Model proses utama dalam Jabatan Modal Insan
29 | P a g e Minggu 9 (16 – 20 Oktober 2023) ⮚ Terlibat dalam membantu menjayakan program ‘Bicara Keluarga Sakinah’ yang dianjurkan oleh unit psikologi. ⮚ Membuat draft skrip moderator bagi program wellnesss talk yang bertajuk kanser payudara. ⮚ Membuat carian berkenaan topik kanser payudara. ⮚ Membuat sedikit carian tentang latar belakang panel jemputan bagi program kanser payudara. ⮚ Berjumpa dengan Puan Aisyah untuk mendapatkan penerangan mengenai atur cara. ⮚ Refilling dan membuat nombor rujukan pada file sulit. Rajah 3.12 Program ‘Bicara Keluarga Sakinah’
30 | P a g e Minggu 10 (23 Oktober – 27 Oktober 2023) ⮚ Menjadi moderator bagi program wellness talk tentang Kanser Payudara. Program ini dijalankan bersempena bulan Oktober yang merupakan bulan kesedaran kanser payudara. Topik ini disampaikan oleh panel jemputan yang merupakan Ketua dan Pegawai Perubatan Saringan Kanser dan Kesihatan Klinik di National Cancer Society Malaysia (NCSM). ⮚ Menyertai penyertaan mendesign poster kreatif bersempena bulan kaunseling yang bertemakan ‘Keluarga Sejahtera’. ⮚ Print polisi Anti-bribery Management System (ABMS) Tabung Haji dan ditampalkan ke setiap infoboard di Jabatan Modal Insan iaitu di level 26 & 27. Rajah 3.13 Menjadi moderator bagi program wellness talk. Rajah 3.14 Mendesign poster kreatif bersempena bulan kaunseling yang bertemakan ‘Keluarga Sejahtera’.
31 | P a g e Minggu 11 (30 Oktober - 3 November 2023) ⮚ Membuat pembetulan dan penambahbaikan poster jenis-jenis dadah setelah mendapat maklum balas daripada Hj Farahan. ⮚ Print 15 set dokumen lalu dimasukkan ke setiap file management yang baharu dan design tag nama untuk setiap pembahagian dokumen di dalam file tersebut. ⮚ Membantu dalam menjayakan Majlis Silaturahim dan makan tengah hari Jabatan Modal Insan. ⮚ Mencari key point polisi-polisi Anti Bribery Management System (ABMS) yang lebih terperinci berdasarkan dokumen soft copy daripada Unit Integriti. Ia bertujuan untuk dijadikan isi penting ke dalam poster yang akan dihasilkan. ⮚ Mewakili JMI bagi program Majlis Ilmu Madani bersama Yang Berhormat Menteri di Jabatan Perdana Menteri (Hal Ehwal Agama). Ia merupakan sebuah program perkongsian ilmu serta memperkukuhkan peranan institusi hal ehwal islam dalam mereformasi penyampaian perkhidmatan sekaligus mendukung agenda Malaysia MADANI. ⮚ Bacaan Yasin dan tausiah pagi bertajuk ‘Syafaat Baginda Rasulullah’ yang disampaikan oleh Al-Fadhil Ustaz Da’i Hakim. ⮚ Mencari maklumat tentang etika mesyuarat atas talian lalu menghasilkan poster kreatif berkenaan tajuk tersebut untuk tujuan diwar-warkan kepada semua anggota di Tabung Haji sebagai pengetahuan umum. Rajah 3.15 Mencari key point mengenai polisi-polisi Anti Bribery Management System (ABMS)
32 | P a g e Rajah 3.17 Majlis Ilmu Madani bersama Yang Berhormat Menteri di Jabatan Perdana Menteri (Hal Ehwal Agama) di Masjid Jamek Kg Baru Rajah 3.18 Bacaan Yasin dan Tausiah Rajah 3.16 Majlis Silaturahim dan Makan Tengah Hari Jabatan Modal Insan. Rajah 3.19 Hasil poster Etika Mesyuarat atas Talian
33 | P a g e Rajah 3.20 Proses membetulkan maklumat Risk Compliance Self Assessment (RCSA) Rajah 3.21 Proses perbincangan berkenaan aturan pelaksanaan Latihan Simulasi Krisi TH 2023 Rajah 3.22 Bacaan Yasin dan tausiah pagi Minggu 12 (6 November - 10 November 2023) ⮚ Perbincangan bersama penyelia untuk persetujuan maklumat yang telah dipilih sebelum membuat poster berkenaan polisi-polisi Anti Bribery Management System (ABMS). ⮚ Membuat semakan persamaan 12 senarai nama yang hadir mesyuarat ahli jawatankuasa antara di dalam file dan email (outlook). Lalu di print dan di masukkan ke dalam plang nama meja untuk digunakan semasa mesyuarat. ⮚ Failing dokumen lalu di scan dan dihantar ke email menggunakan mesin fotostat. ⮚ Design carta organisasi anggota baru SUKSES Tabung Haji sesi 2024-2026. ⮚ Membuat pembetulan maklumat Risk Compliance Self Assessment (RCSA) ke dalam dokumen master merujuk kepada file dan folder RCSA yang original. ⮚ Terlibat dengan perbincangan bersama semua anggota Jabatan Modal Insan tentang aturan pelaksanaan Latihan Simulasi Krisi TH 2023 pada waktu yang terdekat. ⮚ Bacaan Yasin dan tausiah pagi yang bertajuk ‘Akhlak Mulia Baginda Rasulullah’ yang disampaikan oleh panel jemputan iaitu Al-Fadhil Ustaz Md Fariz Samad.
34 | P a g e Rajah 3.23 Majlis Sambutan Kedatangan Ketua Pegawai Modal Insan & Jamuan Sarapan Pagi Minggu 13 (13 November - 17 November 2023) ⮚ Design poster untuk Majlis Sambutan Kedatangan Ketua Pegawai Modal Insan. Ian bertujuan untuk dipaparkan pada skrin projektor sepanjang majlis berlangsung dan juga untuk diwar-warkan ke dalam group WhatsApp Jabatan Modal Insan Tabung Haji sebagai jemputan kepada anggota. ⮚ Majlis Sambutan Kedatangan Ketua Pegawai Modal Insan & Jamuan Sarapan Pagi. Ia diadakan bagi mengalu-alukan kedatangan Ketua Pegawai yang baharu ke dalam Jabatan Modal Insan. ⮚ Pelaksanaan latihan Simulasi Krisi di Tabung Haji. Ia melibatkan semua anggota yang bekerja pada hari tersebut. Latihan ini bertujuan untuk meningkatkan kesediaan warga TH dan menguji kecekapan dalam melaksanakan kesinambungan perniagaan TH. ⮚ Skan dokumen di dalam file management menjadi pdf menggunakan mesin fotostat lalu dihantar ke email dan dijadikan pdf tersebut terletak di dalam satu folder sahaja. ⮚ Bacaan Yasin dan tausiah pagi bertajuk ‘Formula Yaqin Orang Bertaqwa’ yang disampaikan oleh Al-Fadhil Ustaz Dr Haji Mohd Sufi B. Ibrahim Al-Hafiz (Ketua Eksekutif Kolej Islam As-Sofa, Ampang).
35 | P a g e Rajah 3.24 Pelaksanaan Latihan Simulasi Krisis di Tabung Haji Rajah 3.25 Proses imbas dan email dokumen Rajah 3.26 Bacaan Yasin dan Tausiah pagi
36 | P a g e Minggu 14 (20 November - 24 November 2023) ⮚ Simpan polisi-polisi Tabung Haji yang terdapat di dalam sistem THR4US ke dalam folder mengikut pemilik bahagian di dalam Jabatan Modal Insan. ⮚ Membuat soft copy data berkenaan Senarai SOP JMI Dalam Tindakan Pindaan Tahun 2022-2023 menggunakan Microsoft Excell. ⮚ Mengikuti program wellness talk yang bertajuk ‘Kesedaran Kanser Lelaki’. Jabatan Modal Insan (JMI) dengan kerjasama National Cancer Society Malaysia mengadakan program ini sebagai salah satu langkah kesedaran dan pengetahuan tentang penjagaan kesihatan kepada warga TH. ⮚ Menghasilkan sebuah video animasi berkaitan polisi-polisi ABMS Tabung Haji menggunakan aplikasi Powtoon. Video ini menerangkan tentang 11 Polisi Anti-Bribery Management System yang terdapat di Tabung Haji dengan tujuan untuk di war-warkan kepada warga Jabatan Modal Insan (JMI) sekadar pengetahuan dan peringatan. Rajah 3.27 Program wellness talk tentang ‘Kesedaran Kanser Lelaki’
37 | P a g e Rajah 3.28 Proses menyimpan polisi-polisi TH ke dalam pembahagian folder Rajah 3.29 Proses menghasilkan video animasi polisi Anti-Bribery Management System (ABMS)
38 | P a g e Rajah 3.30 Program Let’s Talk Mental Health ‘Rollercoaster Emosi’ Rajah 3.31 Proses menghasilkan video awareness tentang gangguan seksual Minggu 15 (27 November - 1 Disember 2023) ⮚ Menyertai program Let’s Talk Mental Health yang bertajuk Rollercoaster Emosi anjuran Unit Psikologi. Program ini bertujuan untuk membina ketahanan & kekuatan dalam menghadapi penyakit kronik, membina daya tahan mental menjadi asas pada seseorang itu untuk terus bertahan dan mengekalkan pandangan positif. ⮚ Membantu unit Perhubungan Industri menghasilkan video animasi berkenaan pekerjaan luar dan kerja sambilan & gangguan seksual. Video ini bertujuan untuk dihebahkan sebagai awareness kepada semua anggota Tabung Haji. ⮚ Mewakili Jabatan Modal Insan menjadi urus setia di Kursus Induksi Tabung Haji selama 8hari di Hotel TH Kelana Jaya. Ditugaskan untuk mengambil gambar disepanjang program berlangsung.
39 | P a g e Rajah 3.32 Antara aktiviti yang dijalankan semasa kursus induksi Minggu 16 (2 Disember – 8 Disember 2023) ⮚ Terlibat dengan Kursus Induksi Tabung Haji sebagai urus setia yang berlangsung selama 8hari (1-8 disember 2023). Kursus ini bertujuan untuk memberi pendedahan berkenaan maklumat-maklumat penting berhubung dengan cara pentadbiran dan pengurusan TH kepada anggota baru. Bukan itu sahaja, peserta juga di beri pendedahan berkenaan amalan perkhidmatan yang terbaik kepada pendeposit. ⮚ Dipertanggungjawab untuk mengambil gambar di sepanjang program berlangsung lalu dimuat naik ke dalam google drive email Jabatan Modal Insan (JMI). ⮚ Proram ini meningkatkan pemahaman saya berkenaan fungsi setiap Jabatan dan Bahagian yang terdapat di TH. Bukan itu sahaja, saya juga mengambil peluang memperolehi maklumat-maklumat penting berhubung dengan cara pentadbiran dan pengurusan TH. ⮚ Dengan terlibat dalam program ini, saya bukan saja memperolehi pengalaman sebagai urus setia dalam membantu Tabung Haji menjayakan program tersebut. Malah, berpeluang berjumpa dan mengenali anggota TH dari Jabatan lain seperti Jabatan Operasi.
40 | P a g e Rajah 3.33 Proses menyiapkan video animasi tentang larangan pekerjaan luar/kerja sambilan Rajah 3.35 Sesi tausiah dan perbincangan mengenai proses perkembangan setiap unit Rajah 3.34 Bacaan Yasin dan Tausiah Minggu 17 (11 Disember – 15 Disember 2023) ⮚ Membantu unit perhubungan idustri menghasilkan 2jenis video animasi yang menerangkan tentang gangguan seksual dan pekerjaan luar/kerja sambilan. Proses bermula dengan mencari dan mengeluarkan isi penting berpandukan slide dan dokumen pemberian Unit Perhubungan Industri. Video animasi dihasilkan menggunakan aplikasi Powtoon dan aplikasi Narakeet sebagai platform menukar tulisan kepada suara latar manusia. ⮚ Sesi tausiah daripada Pengurus Besar Strategik Modal Insan dan perbincangan mengenai proses kumpulan bersama semua anggota unit di bawah Bahagian Strategi Modal Insan. ⮚ Bacaan Yasin dan Tausiah tentang ‘Kelebihan Hari Jumaat’ yang disampaikan oleh panel jemputan iaitu, Ustaz Muhamad Azrin Bin A. Rahman.
41 | P a g e Rajah 3.36 Proses mendapatkan maklumat dan memasukkan data kemaskini SOP kedalam Microsoft Excel Rajah 3.37 Majlis tausiah dan perbincangan perancangan setiap unit Rajah 3.37 Proses menyusun nama anggota mengikut bulan hari lahir. Minggu 18 (18 Disember – 22 Disember 2023) ➢ Mendapatkan maklumat berkenaan status kemaskini SOP JMI daripada pengurus polisi lalu di masukkan ke dalam Microsoft excel. ➢ Majlis tausiah pagi dari Hj Norber & perbincangan berkenaan perancangan setiap unit bahagian strategi. Antara salah satunya ialah perbincangan berkenaan penilaian KPI. ➢ Membantu menyusun nama anggota mengikut bulan hari jadi di Microsoft Excel.
42 | P a g e BAB 4: LAPORAN TEKNIKAL / TUGAS 4.1: Pendahuluan Laporan teknikal ialah bahagian laporan yang memperincikan kerja yang telah disiapkan semasa sesi latihan industri. Setiap kerja hendaklah mematuhi proses dan prosedur yang telah ditetapkan dan dilaksanakan secara berperingkat. Ini bagi menjamin semua aspek pentadbiran organisasi berjalan dengan lancar dan tanpa sebarang masalah. Dalam bab ini, pelajar mesti melaporkan semua aktiviti yang berkaitan dengan proses kerja yang mereka selesaikan sepanjang 20 minggu di organisasi. Semua kerja yang terdiri daripada aktiviti dan proses kerja hendaklah disiapkan supaya pelajar dapat memahami dan belajar cara mengendalikan tugas dengan betul dan berhati- hati. Pihak Lembaga Tabung Haji mengambil pelajar praktikal adalah untuk memberi ilmu serta tunjuk ajar kepada pelajar dan pengalaman bekerja di alam pekerjaan yang sebenar. Tabung Haji juga berharap agar pelajar dapat menyumbangkan sebarang idea dan kemahiran yang berguna semasa dipelajari di Politeknik di sepanjang tempoh praktikal.
43 | P a g e DESKRIPSI KERJA PERJAWATAN (JOB DESCRIPTION) A. RINGKASAN PERJAWATAN (Summary of Position) JABATAN (Department) JABATAN MODAL INSAN BAHAGIAN (Division) BAHAGIAN STRATEGIK MODAL INSAN JAWATAN (Position) PELATIH AMALI KLASIFIKASI JAWATAN (Job Class) - GRED (Grade) - KATEGORI PERJAWATAN (Position Category) PELAJAR PRAKTIKAL PELAPORAN (Reporting Line) PENOLONG PENGURUS ORGANISASI STRATEGIK B. TUGAS & TANGGUNGJAWAB PERJAWATAN (Job Duties & Responsibilities) TUGAS & TANGGUNGJAWAB 1 Membantu Unit Strategik Organisasi dalam menyemak maklumat perjawatan pada Carta Organisasi Jabatan/Bahagian dan system tHR4Us. 2 Membantu Unit Pengurusan Prestasi sebagai Sekretariat dalam programprogram yang dianjurkan oleh Unit Pengurusan Prestasi seperti Bengkel KPI Design Workshop. 3 Membantu Unit Pematuhan dalam mengumpulkan dan menyelaraskan SOP yang berkuat kuasa di Jabatan Modal Insan. 4 Membantu Unit Pematuhan dalam menyediakan Maklumat awareness kepada anggota Jabatan Modal Insan berhubung pematuhan kepada AntiBribery Management System. 5 Membantu Unit Perhubungan Industri dalam membangunkan poster awareness berhubung Peraturan Tatatertib dan Etika yang berkuat kuasa di TH seperti Etika Berpakaian di TH.
44 | P a g e 4.2 Proses kerja i. Menghasilkan poster dan video animasi awareness. Mencipta poster dan video kesedaran animasi merupakan salah satu cara yang berkesan untuk menyampaikan mesej penting dan meningkatkan kesedaran tentang pelbagai isu. Ianya harus dihasilkan mengikut piawaian dan budaya Lembaga Tabung Haji sebagai contoh tidak menggunakan animasi yang tidak menutup aurat dan penggunakan ayat yang bersesuaian. Kesesuaian kandungan mengikut keutamaan dan gaya komunikasi sangat penting untuk memperolehi kesan yang maksimum kepada individu. Fungsi mencipta poster dan video kesedaran adalah untuk meningkatkan kesedaran dan memberi inspirasi kepada individu terhadap pelbagai isu sosial, kesihatan, polisi atau pematuhan. Sebagai kesannya, ia akan memberi impak yang berkekalan dengan memaklumkan, mendidik dan memotivasikan individu untuk menyumbang kepada sesuatu tujuan atau membawa perubahan. Dengan menggunakan visual yang menarik, mesej yang berupaya mempengaruhi dan pengedaran strategik, poster dan video kesedaran mampu menjadi alat yang berkuasa untuk mempengaruhi persepsi, sikap dan tingkah laku terhadap pelbagai isu atau punca sosial.