Kertas Penerangan CA01_2_PENYEBARKAN MAKLUMAT SECARA ELEKTRONIK DAN MANUAL

BAHAGIAN PEMBANGUNAN KURIKULUM
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
ARAS 4-8, BLOK E9, KOMPLEKS E
62604 WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN

(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA PROGRAM / Z-009-2:2015 KEUPAYAAN TERAS
PROGRAMMES CODE & NAME
L2
Tahap / LEVEL
CA01 APLIKASI KOMUNIKASI
NO. DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI / COMPETENCY 1. GUNAKAN KOMUNIKASI 2 HALA
UNIT NO. AND TITLE 2. SEBARKAN MAKLUMAT SECARA ELEKTRONIK
3. SEBARKAN MAKLUMAT SECARA MANUAL
NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI 4. TERAPKAN KERAHSIAAN MAKLUMAT
KERJA / WORK ACTIVITIES NO.
AND STATEMENT

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2:2015-M01/P(2/3) Muka Surat / Page : 1
Drpd / of : 8

TAJUK / TITLE :
PENYEBARAN MAKLUMAT SECARA ELEKTRONIK DAN MANUAL

TUJUAN / PURPOSE:
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai penyampaian
maklumat dalam persekitaran kerja secara elektronik dan manual

.

1

No. Kod / Code No. Z-009-2:2015-M01/P(2/3) Muka Surat /Page :2
Drp / Of :8

PENERANGAN/INFORMATION:

1. Maklumat Prosedur Penyebaran Dan Proses
1.1 Menyebarkan maklumat bermakna mengedarkan maklumat atau pengetahuan kepada
kepada orang awam agar ia sampai kepada orang atau organisasi tanpa maklum balas
langsung.
1.2 Penyebaran melibatkan penghantar dan penerima. Ia agak berbeza daripada
komunikasi tradisional. Dalam komunikasi, penghantar maklumat, dan penerima maklumat
mengumpul, memproses dan menghantar kembali kepada penghantar.
1.3 Dengan penyebaran, maklumat yang dihantar dan diterima, tetapi tiada jawapan
diberikan. Pembawa mesej menghantar maklumat kepada penonton.
1.4 Penyebaran maklumat perlu dilakukan mengikut prosedur dan diproses supaya
penerima maklumat boleh mengenal pasti siapa penghantar, tarikh, masa dan maklumat
yang jelas dan tepat, untuk mendapat tindak balas penghantaran
1.5 Maklumat melalui manual juga dilakukan dalam keadaan tertentu supaya berita itu
sampai kepada penerima yang dipilih atau interaksi dua hala. Ia juga boleh dilakukan
melalui mesyuarat mingguan atau perbincangan kakitangan.
1.6 Penggunaan elektronik untuk penyebaran maklumat boleh disampaikan dengan
lebih cepat. Walau bagaimanapun semua proses aktiviti penyebaran maklumat perlu
dilakukan mengikut SOP, dengan mendapat kebenaran dan kelulusan.

Rajah 1 ; Berita Komunikasi
2. Permohonan Bahasa
2.1 Penggunaan bahasa dalam sesebuah organisasi perlu diselaraskan supaya ia dapat
berfungsi dengan lancar.
2.2 Sebuah organisasi akan menetapkan adat seperti di Malaysia, penggunaan
bahasa adalah Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. pekerja tempatan dan asing,

2

No. Kod / Code No. Z-009-2:2015-M01/P(2/3) Muka Surat /Page :3
Drp / Of :8

boleh berinteraksi dengan baik dalam mana-mana bahasa.
2.3 Penggunaan bahasa Inggeris sering digunakan di jabatan bagi tujuan berkomunikasi
dengan pekerja asing dan hubungan antarabangsa. Tetapi, Bahasa Malaysia adalah
digunakan sebagai Bahasa Kebangsaan dan mesti mahir dalam terutamanya dalam
suratmenyurat dengan Kerajaan Malaysia, majlis rasmi dengan Kerajaan dan interaksi
dengan pekerja majoriti tempatan.

Rajah 2.1 : Komunikasi Dengan Pekerja Asing
i) Tatabahasa
Tatabahasa adalah cara di mana kata-kata diletakkan bersama-sama untuk membentuk
ayat-ayat yang betul..dalam Apabila mahir dalam tatabahasa boleh menghasilkan
penerangan yang jelas seperti yang dikehendaki dan juga boleh mengukur kemahiran
seseorang dan integriti sesebuah organisasi.

ii) Perbendaharaan Kata
Penguasaan perbendaharaan kata boleh meningkatkan penyampaian. Perbendaharaan
kata seseorang ialah set perkataan dalam suatu bahasa yang biasa kepada orang itu. Satu
perbendaharaan kata biasanya membangunkan dengan umur atau pengalaman, dan
menjadi satu alat berguna dan asas untuk komunikasi dan menuntut ilmu.

a Perbendaharaan kata bacaan
Perbendaharaan kata bacaan seseorang yang celik huruf ialah dia boleh mengenali semua
perkataan ketika membaca. Seorang pembaca cenderung untuk didedahkan kepada lebih
banyak perkataan dengan membaca daripada mendengar pada umumnya perbendaharaan
kata mereka akan Ini hanya kerana jenis terbesar

b) Mendengar Perbendaharaan Kata
Seseorang mendengar perbendaharaan kata ialah semua perkataan dia boleh

3

No. Kod / Code No. Z-009-2:2015-M01/P(2/3) Muka Surat /Page :4
Drp / Of :8

mengenali apabila mendengar ucapan. Orang mungkin faham perkataan mereka tetapi
tidak didedahkan sebelum menggunakan tanda seperti nada, gerak isyarat, topik
perbincangan konteks perbualan social

Rajah 2.2 Penyampaian yang baik membuat penonton mahu mendengar

c) Perbendaharaan kata - Bercakap
Perbendaharaan kata seseorang adalah semua perkataan yang digunakannya dalam
ucapannya. Ia mungkin menjadi sebahagian daripada perbendaharaan kata mendengar.
Oleh kerana sifat ucapan adalah spontan, perkataan sering disalahgunakan.
Penyalahgunaan ini, walaupun sedikit dan tidak disengajakan ia boleh dikompensasikan
dengan ekspresi muka, nada suara, atau isyarat tangan.
d) Perbendaharaan Kata - Penulisan
Perkataan digunakan dalam pelbagai bentuk penulisan daripada esei rasmi untuk suapan
Twitter. Banyak perkataan bertulis tidak lazim muncul dalam ucapan. Penulis umumnya
menggunakan set perkataan yang terhad apabila berkomunikasi, contohnya

 Jika terdapat beberapa sinonim, penulis akan mempunyai keutamaan seperti mana
yang mereka gunakan.

 Perbendaharaan kata teknikal tidak mungkin digunakan dengan subjek yang dimana
dia tidak mempunyai pengetahuan atau faedah.

3. Kemahiran Penulisan Laporan
3.1 Kemahiran menulis laporan melalui produk manual atau elektronik mesti dihantar
dengan bahasa yang tepat dan betul supaya mesej mudah difahami. Menulis dan
menyampaikan maklumat hendaklah dilakukan dengan cara yang boleh dibaca dan
difahami

4

No. Kod / Code No. Z-009-2:2015-M01/P(2/3) Muka Surat /Page :5
Drp / Of :8

3.2 Asas secara bertulis dan menyampaikan maklumat dalam sebuah organisasi, seperti
Jabatan kepada satu Jabatan, selalunya ringkas tetapi memahami maknanya. Mencatat
bahawa sepatutnya ada seperti nama pengirim kepada penerima, tarikh, masa, nama
Jabatan (jika perlu) dan maklumat gelaran. Berlatih penyampaian biasanya dua perenggan
yang merupakan tujuan maklumat dan perenggan kedua ialah matlamat

i) Penggunaan Komputer Peribadi (PC)
Mempunyai pengetahuan menggunakan komputer merupakan satu aset kerana ia adalah
komunikasi. Komputer peribadi telah menjadi komoditi yang penting bukan sahaja untuk
manfaat diri sendiri dan juga pekerjaan. Dalam Pertubuhan, pengetahuan dan pemahaman
program perisian pangkalan data operasi seperti windows, pengimbas dan lain-lain boleh
membantu mempercepatkan kerja-kerja pentadbiran, operasi dan sebagainya.

Rajah 3. Komputer Peribadi
ii) Pengetahuan E-mel
Mel elektronik, yang paling sering dirujuk sebagai e-mel atau e-mel (sejak tahun 1993),
adalah satu kaedah untuk menukar mesej digital dari pengarang kepada satu atau lebih
penerima. E-mel moden beroperasi di seluruh Internet atau rangkaian komputer lain.
Sesetengah sistem e-mel awal memerlukan pengarang dan penerima untuk kedua-duanya
berada dalam talian pada masa yang sama, sama dengan pemesejan segera.

5

No. Kod / Code No. Z-009-2:2015-M01/P(2/3) Muka Surat /Page :6
Drp / Of :8

 mel elektronik (E-mel) mempunyai beberapa pilihan ejaan bahasa.
 E-mel adalah bentuk yang paling biasa digunakan dalam talian di seluruh dunia.
 amalan E-mel sebagai surat rasmi untuk organisasi komunikasi dan tertentu
 E-mel adalah borang yang digunakan dalam Permintaan Untuk Komen (Request For

Comments) asal. Perkhidmatan tersebut dirujuk sebagai surat, dan satu surat
elektronik disebut mesej

4. Proses penghantaran maklumat elektronik
4.1 Proses penyampaian maklumat elektronik yang dianggap perlu dan penting kerana ia
mengumpul dan menghubungkan data dan maklumat yang diperlukan oleh jabatan atau
organisasi tertentu

6

No. Kod / Code No. Z-009-2:2015-M01/P(2/3) Muka Surat /Page :7
SOALAN/QUESTION: Drp / Of :8

1. Jelaskan perbezaan antara penyebaran maklumat secara manual dan elektronik.
2. Mengapa Komputer Peribadi (PC) merupakan aset sebagai alat komunikasi?

7

No. Kod / Code No. Z-009-2:2015-M01/P(2/3) Muka Surat /Page :8
Drp / Of :8

RUJUKAN / REFERENCES:

1. http://www.innovations.ac.uk/btg/resources/publications/dissemination.pdf

2. http://www.unesco.org/education/aladin/paldin/pdf/course02/unit_05.pdf

3. http://www.gaelscoileanna.ie/en/about/scaipeachan-eolaisdissemination-of-information/

4. https://en.wikipedia.org/wiki/Disseminati

8