Anugerah Kecemerlangan Dan Inovasi Pengurusan EKSA Dan Lanskap Pejabat

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

ISI KANDUNGAN MUKA
SURAT
KANDUNGAN

ABSTRAK / RINGKASAN EKSEKUTIF PENGARAH AKMAL 4
CAWANGAN SABAH

BAB SATU : PENGENALAN 5-9
10
1.1 LATAR BELAKANG AKMAL CAWANGAN SABAH 11
1.2 PENJENAMAAN EKSA 11
1.3 OBJEKTIF PENJENAMAAN SEMULA 12 - 13
1.4 FAEDAH PENJENAMAAN EKSA 14
1.5 OUTCOME PERLAKSANAAN EKSA
1.6 KEJAYAAN PELAKSANAAN EKSA

BAB DUA : KONSEP EKSA 15 - 16
16 - 18
2.1 SISIH
2.2 SUSUN 19
2.3 SAPU 20
2.4 SERAGAM 23
2.5 SENTIASA AMAL

BAB TIGA : PELAKSANAAN EKSA 24
25-26
3.1 ENAM KOMPONEN EKSA
3.2 KOMPONEN A – KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 27
28
 CARTA ORGANISASI EKSA AKMAL CAWANGAN SABAH
 POLISI,VISI, MISI & OBJEKTIF EKSA AKMAL
 LOGO EKSA AKMAL
 SLOGAN EKSA AKMAL

1

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

 ZON AKMAL CAWANGAN SABAH 28

 CARTA ALIRAN PELAKSANAAN EKSA 29

 JAWATAN DAN PERANAN PASUKAN EKSA 29 - 34

3.3 KOMPONEN B – RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT 36
3.3.1 PERSEKITARAN 36
3.3.1.1 LANTAI 36
3.3.1.2 PERALATAN PEJABAT 36
3.3.1.3 SUSUN ATUR PERALATAN PEJABAT 37
3.3.1.4 SUSUNAN FAIL 37
3.3.1.5 HIASAN DALAMAN PEJABAT 38
3.3.1.6 PELABELAN DAN PAPAN TANDA 38
3.3.2 RUANG KERJA/ BILIK PEGAWAI 38
3.3.2.1 LANTAI 38
3.3.2.2 MEJA (DI ATAS MEJA) 38
3.3.2.3 MEJA (DI BAWAH/ DI TEPI) 39
3.3.2.4 LACI MEJA 39
3.3.2.5 DINDING/ PARTITION PEGAWAI 40
3.3.2.6 KERUSI 40
3.3.2.7 KOMPUTER DAN PENCETAK 40
3.3.2.8 MESIN DAN PERALATAN 41
3.3.2.9 STOR 42
3.3.2.10 PELAN LANTAI 42
3.3.2.11 1PP 43
3.3.2.12 IMEJ KORPORAT

2

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.4 KOMPONEN C – TEMPAT UMUM

3.4.1 LOBI UTAMA/ RUANG MENUNGGU 44

3.4.2 RUANG DEPAN/ KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN 44

3.4.3 LALUAN UTAMA/KORIDOR 44

3.4.4 BILIK MESYUARAT/ BILIK PERBINCANGAN 45

3.4.5 SURAU 45

3.4.6 PANTRI 46

3.4.7 TANDAS 46

3.5 KOMPONEN D – KESELAMATAN PERSEKITARAN 47
3.5.1 KESELAMATAN PERSEKITARAN 47
3.5.2 PELAN TINDAKAN KECEMASAN

3.6 KOMPONEN E1 – KAWASAN PERSEKITARAN PEJABAT 48
3.6.1 LOT LETAK KENDERAAN 48
3.6.2 PONDOK PENGAWAL 48
3.6.3 KAWASAN PERSEKITARAN 48
3.6.4 TANDA ARAH
49 – 60
3.7 CONTOH AMALAN BAIK EKSA (GAMBAR)

BAB EMPAT: PENUTUP 61

3

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

1. PENGENALAN

RINGKASAN EKSEKUTIF

Amalan EKSA ini adalah untuk mewujudkan persekitaran kerja yang
kondusif dan selamat. Melalui persekitaran kerja yang selesa, selamat dan kondusif
maka akan dapat menaikkan semangat pegawai untuk bekerja dalam keadaan yang
selesa dan menjadi seorang yang lebih produktif seterusnya mampu membantu
merealisasikan visi AKMAL untuk menjadi sebuat Pusat Latihan Kastam yang
bertaraf dunia.

Melalui pelaksanaan EKSA secara berterusan, penyampaian perkhidmatan
latihan kepada pelanggan adalah lebih berkualiti kerana adanya elemen kreativiti
dan inovasi di dalam pekerjaan.

Langkah ini juga selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi
berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi–agensi sektor awam melalui
penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh
warga agensi sektor awam.

Kesimpulannya, EKSA yang diperkenalkan ini bukan bertujuan untuk
menggantikan konsep 5S yang telah sedia ada diamalkan, sebaliknya menambah
baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja
yang lebih kondusif.

……………………………….
( SAUFE BIN YAHYA )
PENGARAH
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA ( AKMAL )
CAWANGAN SABAH
01 SEPTEMBER 2021 / 23 MUHARRAM 1443H

1.1 Latar belakang AKMAL Cawangan Sabah

4

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

Gambar Kompleks Perumahan Kastam yang di ambil pada tahun 1989

AKMAL Cawangan Sabah telah ditubuhkan pada 17 Julai 1989 di Kawasan
Kompleks Perumahan Kastam, Menggatal, Kota Kinabalu Sabah. Ianya diketuai oleh
Encik Abdul Jabar Bin Abu Bakar, Penolong Pengarah Kastam sebagai Pengetua
pada tahun tersebut.

Pada tahun 1989, AKMAL Cawangan Sabah mula dikenali sebagai Institut
Latihan Kastam Sabah. Kini, AKMAL Cawangan Sabah telah berusia 30 tahun.

5

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

Gambar Terkini Bangunan Pentadbiran AKMAL Cawangan Sabah
AKMAL Sabah terdiri daripada 3 buah blok bangunan iaitu Bangunan Pejabat
Pentadbiran, Bangunan Asrama Rafflesia serta Bilik Rekreasi. AKMAL Sabah terletak di
Kilometer 18, Jalan Sepanggar, Menggatal iaitu di dalam kawasan Desa Kastam Sepanggar.
Bangunan Pentadbiran AKMAL Sabah menempatkan bilik / ruang bekerja bagi semua
pegawai di AKMAL Cawangan Sabah. Selain daripada itu juga, di dalam Bangunan
Pentadbiran AKMAL Sabah terdapat Dewan Kuliah Paduka Mat Salleh, Dewan Siber, Bilik
Latihan (Gym) dan Bilik Mesyuarat.

6

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

Bangunan Asrama Rafflesia AKMAL Sabah mempunyai 16 Unit Asrama. 2 Unit
asrama khas untuk pensyarah jemputan atau VIP, 1 unit stor dan 1 Unit Bilik Rekreasi.
Asrama Rafflesia AKMAL Sabah mampu untuk menampung 48 orang peserta kursus dalam
satu-satu masa. Di dalam bangunan ini juga, terdapat Dewan Makan bagi peserta kursus.

Sebagai sebahagian daripada organisasi JKDM, AKMAL Cawangan Sabah
sentiasa melaksanakan dasar-dasar atau arahan dari Ibu Pejabat JKDM. Salah satu
arahan yang telah diterima ialah pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) di
AKMAL.

Amalan 5S mula dilaksanakan di AKMAL Cawangan Sabah pada tahun 2014 dan
memperolehi persijilan 5S yang pertama pada 16 Disember 2014 oleh Malaysian
Productivity Corporation (MPC). Tempoh sah laku adalah selama 1 tahun bermula pada
16 Disember 2014 hingga 15 Disember 2015.

7

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

Sijil 5S daripada MPC

EKSA diperkenalkan oleh MAMPU pada tahun 2013 sebagai penjenamaan semula
Amalan 5S. Aktiviti Amalan 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal
masih digunakan di dalam EKSA. Susulan itu, banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam
telah beralih kepada pelaksanaan EKSA dan telah mendapat pengiktirafan menerusi
Pensijilan EKSA daripada MAMPU.

8

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

Mulai tahun 2015, AKMAL Cawangan Sabah juga telah beralih kepada
EKSA bagi memantap serta meningkatkan imej dan profesionalisme Akademi
Kastam Diraja Malaysia (AKMAL).

Ini adalah kerana persekitaran tempat kerja yang kondusif, selamat dan
berimej korporat dapat membantu AKMAL meningkatkan kualiti penyampaian
kepada pelanggan. Amalan EKSA juga dapat memperkukuhkan lagi Sistem
Pengurusan Kualiti AKMAL berasaskan Standard MS ISO 9001:2015 bagi
mencapai visi AKMAL sebagai Pusat Latihan Kastam Bertaraf Dunia.

1.2 Penjenamaan EKSA

Tujuan penjenamaan 5S kepada EKSA oleh MAMPU adalah seperti Rajah 2
di bawah.

1 Mewujudkan identiti sendiri

;

2 Memastikan organisasi kekal relevan;

3 Mewujudkan imej baharu;

Memenuhi keperluan semasa

4 (boleh diguna pakai oleh semua jabatan/agensi); dan

Meningkatkan persaingan antara agensi.

5

Rajah 2: Tujuan Penjenamaan EKSA

9

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

1.3 Objektif Penjenaman Semula
Berdasarkan MAMPU, objektif penjenamaan semula adalah seperti di Rajah 3.

Mewujudkan imej koporat;

Mewujudkan persekitaran kerja kondusif;
Sesuai dengan kepelbagaian agensi;
Meningkatkan kreativiti dan inovasi; dan

Melaksanakan amalan Go Green.

Rajah 3: Objektif Penjenamaan Semula

1.4 Faedah Pelaksanaan EKSA
Agensi yang melaksanakan EKSA akan memperolehi sembilan (9) faedah berikut:
1.4.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi);
1.4.2 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan;
1.4.3 Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran;
1.4.4 Meningkatkan imej agensi;
1.4.5 Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi;
1.4.6 Meningkatkan semangat esprit de corp;
1.4.7 Meningkatkan disiplin warga agensi;
1.4.8 Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan.
1.4.9 Mewujudkan piawaian kerja yang jelas.

10

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

1.5 Outcome Pelaksanaan EKSA

Terdapat tujuh (7) positif outcome yang boleh diperolehi oleh agensi hasil
daripada pelaksanaan EKSA di agensi masing-masing seperti di Rajah 4.

Meningkatkan Penjimatan kos Meningkatkan
motivasi pekerja kecekapan
OUTCOME
Meningkatkan PELAKSANAAN penggunaan
keselamatan di sumber
persekitaran EKSA
tempat kerja Meningkatkan
Jaminan kualiti kecekapan dan

keberkesanan
penyelenggaraan

Rajah 4: Outcome Pelaksanaan EKSA

11

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

1.5.1 Penjimatan Kos

1.5.1.1 Penjimatan penggunaan inventori;
1.5.1.2 Menghalang kerosakan ke atas inventori;
1.5.1.3 Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan
1.5.1.4 Mempercepatkan proses pencarian dan pengesanan dalam
sesuatu urusan kerja.

1.5.2 Meningkatkan Kecekapan Penggunaan Sumber

1.5.2.1 Mengoptimumkan penggunaan kawasan tempat kerja; dan
1.5.2.2 Mempermudahkan kawalan penyelenggaraan.

1.5.3 Meningkatkan Kecekapan Dan Keberkesanan Penyelenggaraan

1.5.3.1 Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat
1.5.3.2 mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan; dan
Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin,
peralatan dan kemudahan-kemudahan.Meningkatkan
Keselamatan Di Persekitaran Tempat Kerja.

1.5.4 Jaminan Kualiti

1.5.4.1 Meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan;
1.5.4.2
Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih
1.5.4.3 pantas dan selamat; dan

Memastikan penyampaian produk/ perkhidmatan cekap dan
berkesan.

1.5.5 Meningkatkan Keselamatan Di Persekitaran Tempat Kerja

1.5.5.1 Menghapuskan keadaan yang merbahaya;
1.5.5.2 Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;
1.5.5.3 Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan
kecederaan dan kemalangan;
1.5.5.4 Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan
1.5.5.5 Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

12

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

1.5.6 Meningkatkan Motivasi Pekerja

1.5.6.1 Perhubungan yang baik antara anggota;
1.5.6.2 Membentuk disiplin yang tinggi; dan
1.5.6.3 Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

1.6 Kejayaan Pelaksanaan EKSA

Kejayaan pelaksanaan EKSA bergantung kepada penglibatan menyeluruh
kakitangan, Pengurusan Atasan dan sokongan semua pihak.

1.6.1 Penglibatan Menyeluruh Kakitangan

Semua kakitangan mesti melibatkan diri dalam program EKSA dan
memahami tujuan program EKSA diamalkan ditempat kerja iaitu:

a) Tempat kerja yang bersih mempunyai produktiviti tinggi;
b) Tempat kerja yang bersih mempunyai mutu tinggi;
c) Tempat kerja yang bersih mengurangkan kos;
d) Tempat kerja yang bersih memastikan pengiriman tepat pada

masanya;
e) Tempat kerja yang bersih adalah tempat kerja yang selamat; dan
f) Tempat kerja yang bersih mewujudkan semangat perangsang yang

tinggi.
g) Program EKSA akan lebih berkesan jika dijadikan salah satu aktiviti

di dalam aktiviti-aktiviti kumpulan kecil seperti Kumpulan
Meningkatkan Mutu Kerja (QC) dibahagian-bahagian.

1.6.2 Penglibatan Pengurusan Atasan

a) Program EKSA boleh dilaksanakan dalam masa bekerja atau di luar
waktu bekerja mengikut budi bicara pengurusan atasan.

b) Setiap pekerja harus diberitahu secara rasmi kepentingan program
tersebut.

c) Ketua jabatan harus membuat pengumuman rasmi mengenai
pelancaran program tersebut di dalam mesyuarat atau majlis yang
bersesuaian untuk berkongsi maklumat (information sharing)
dengan kakitangan.

13

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

1.6.3 Sokongan Semua Pihak

a) Keraguan seperti “Mengapakah pengumuman aktiviti sisih
ditampalkan untuk Seiri?” dan “Mengapakan EKSA dianggap
penting untuk pembaikan di bahagian-bahagian tertentu?” harus
dilenyapkan.

b) Setiap ahli jawatankuasa harus memberi galakan dan bimbingan
kepada kakitangan supaya dapat melibatkan diri dalam aktiviti-
aktiviti pelaksanaan EKSA.

14

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

2. KONSEP EKSA

EKSA masih menggunakan konsep 5S iaitu singkatan perkataan Sisih, Susun,
Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal yang merupakan suatu kitaran proses berterusan
bagi pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih sistematik, praktikal dan selamat.

Melalui Amalan ini, tempat kerja menjadi lebih teratur, tersusun dan selesa
sepanjang masa seperti Rajah 5. Ini akan menjadikan pegawai serta kakitangan lebih
produktif dan cekap dalam menyumbang kepada kecemerlangan Jabatan.

5S bermula dengan aktiviti Sisih, diikuti dengan aktiviti Susun, aktiviti Sapu,
aktiviti Seragam dan aktiviti Sentiasa Amalkan. Kitaran ini adalah berulang-ulang demi
mencapai objektifnya.

SENTIASA
AMALKAN

5S

Rajah 5: Kitaran 5S

15

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

2.1 Sisih

2.1.1 Sisih merupakan tindakan mengasingkan barang/dokumen yang perlu
daripada sekumpulan barang/dokumen yang tidak diperlukan di tempat
kerja.

2.1.2 Barang/dokumen perlu diasingkan kepada dua (2) kategori seperti
berikut:

a) barang/ dokumen yang tidak diperlukan; dan
b) barang/ dokumen yang diperlukan.

2.1.3 Barang/dokumen yang diasingkan mengikut dua (2) kategori di atas
boleh dikenal pasti dengan pelbagai cara seperti label, kad
pengasingan atau cara lain yang sesuai (Rajah 6).

KUNING KUNING untuk barang yang perlu mendapat
kelulusan untuk tindakan seterusnya.

MERAH MERAH untuk barang yang perlu dilupus.

Rajah 6: Contoh Warna Kad

2.1.4 Barang/dokumen yang telah dikenalpasti perlu diuruskan dengan baik
seperti menyediakan ruang untuk tujuan pelupusan atau penyimpanan
seterusnya. Barang/ dokumen yang tidak diperlukan hendaklah diurus
mengikut peraturan sedia ada seperti di Rajah 7.

16

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

Barang/ Pengasingan Tindakan
dokumen
Barang/ dokumen Pelupusan
tidak yang tiada nilai mengikut
diperlukan dan senang peraturan sedia
dibuang
ada
Barang/ dokumen
yang ada nilai dan

boleh dijual

Barang/ dokumen
yang tiada nilai

tetapi mempunyai
kos pelupusan
yang tinggi

Rajah 7: Tindakan terhadap Barang/Dokumen yang tidak diperlukan

2.2 Susun

2.2.1 Susun merupakan tindakan menyusun dan melabel barang/dokumen
yang diperlukan (kecuali barang/dokumen terperingkat). Dengan
amalan susun, barang/dokumen akan kelihatan kemas dan teratur,
proses pencarian akan dipermudahkan dan penggunaan ruang
tempat kerja akan dapat dioptimumkan.

2.2.2 Barang/dokumen yang sering digunakan disimpan dekat dengan
ruang kerja dan cepat dicapai. Sebagai contoh, buku panduan telefon
dan kertas catatan diletak berhampiran dengan telefon. Ruang meja,
alat tulis dan barang peribadi disusun dengan kemas. Bagi meja yang
mempunyai tiga (3) laci, laci pertama dikhaskan untuk alat tulis, laci
kedua untuk dokumen rasmi dan laci ketiga untuk barang peribadi.

17

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

a. Barang/ dokumen yang jarang digunakan seperti fail yang
kurang aktif dan stok simpanan peralatan disimpan di tempat
yang dikhaskan dan boleh dicapai dengan cepat apabila
diperlukan; dan

b. Barang/ dokumen yang tidak digunakan semasa urusan harian
tetapi perlu dirujuk disimpan di tempat yang dikhususkan.
Sebagai contoh fail yang telah ditutup, Salinan perjanjian,
Salinan kontrak dan sebagainya.

2.2.2 Semua barang/ dokumen disimpan dan disusun dengan kemas bagi
2.2.3 mengelakkan berlakunya kehilangan, kecurian, kebakaran atau boleh
2.2.4 mengakibatkan berlakunya sebarang ancaman nyawa warga jabatan.

Barang/ dokumen terperingkat disimpan dengan mematuhi
Akta/Pekeliling Keselamatan Pejabat Kerajaan.

Barang/ dokumen disusun supaya tidak mudah jatuh. Tidak ada
barang/dokumen yang diletakkan di ruang pintu kecemasan.

2.2.5 Bahan-bahan yang mudah terbakar dan toksik seperti bahan kimia
dan bahan racun disimpan di ruang khas.

18

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -
Tindakan
Kelompok
barang/dokumen

Rajah 8: Tindakan Menyusun Barang/Dokumen Diperlukan

Tips/ Amalan baik untuk SUSUN
1. Ikut kaedah “masuk dulu keluar dulu” untuk stok simpanan barang.
2. Labelkan barang/ dokumen di tempatnya.
3. Letakkan barang/ dokumen di tempat yang mudah dilihat dan mudah dikesan.
4. Letakkan barang/ dokumen di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula.
5. Boleh capai (retrieve) barang/ dokumen sebaik-baiknya dalam masa 30 saat.
6. Asingkan alatan khas dan alatan biasa.
7. Sediakan label untuk ruang mesin/ peralatan yang mudah alih seperti mesin

fotostate, mesin pencetak, mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya.

19

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

2.3 Sapu Sapu adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau
2.3.1 peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan
fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan pelanggan serta
pekerja.

2.3.1 Amalan sapu melibatkan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

a. Kenalpasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan
termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti di
belakang almari ataupun di atas rak yang tinggi;

b. Kenalpasti pihak atau individu yang bertanggungjawab untuk
membersihkan ruang dan peralatan tersebut;

c. Laksanakan aktiviti bersih secara berjadual;
d. Lakukan pemantauan secara berkala; dan
e. Sediakan senarai semak untuk aktiviti sapu dan letakkan

ditempat yang sesuai.

S
A
P
U

Rajah 9: Tindakan Melaksanakan Amalan Sapu

20

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

2.4 Seragam

2.4.1 Amalan Seragam melibatkan aktiviti seperti menyusun barang/dokumen,
memberi nombor rujukan, memfail, melabel dan sebagainya untuk
memudahkan proses memfail dan mencari fail atau dokumen serta
mencari barang apabila diperlukan.

2.4.2 Keseragaman dalam persekitaran tempat kerja membantu melancarkan
pelaksanaan tugas supaya cekap dan berkesan. Penggunaan skema
warna untuk memudahkan carian barang/dokumen disamping
menceriakan ruang tempat kerja boleh digunakan. Tindakan seragam
melibatkan aktiviti-aktiviti seperti di Rajah 10.

SERAGAM

Rajah 10: Tindakan Seragam

21

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

2.5 Sentiasa Amal

2.5.1 Amalan Sisih, Susun, Selamat, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal hanya
akan berkesan sekiranya semua tindakan yang ditetapkan diamalkan
secara berterusan. Setiap warga organisasi mempunyai disiplin untuk
mematuhi peraturan, dan standard yang telah ditetapkan bagi aktiviti
Sisih, Susun, Selamat, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal. Kemudahan
dan sumber sedia ada yang tidak memerlukan kos yang tinggi perlu
dimananfaat sepenuhnya mengikut kreativiti masing-masing bagi
memastikan kejayaan pelaksanaan EKSA.

2.5.2 Kesimpulannya, pelaksanaan EKSA yang menggunakan konsep 5S
adalah seperti di Jadual 1 berikut:

AKTIVITI DEFINISI CONTOH

Sisih Menyisih barang-barang yang tidak perlu: Membuang sampah
Mengasingkan dan melupuskan barang-
barang yang tidak diperlukan di tempat kerja
secara sistematik.

Susun Menyusun barang-barang yang diperlukan Mencapai dokumen dalam
secara kemas dan sistematik supaya mudah tempoh 30 saat
diambil dan dikembalikan ditempat asal
selepas digunakan.

Sapu Membersih dan memeriksa tempat kerja Tanggungjawab harian
secara terperinci supaya tiada debu atau untuk pembersihan ruang
kotoran di atas lantai, peralatan dan dan peralatan kerja
persekitaran tempat kerja. individu.

Seragam Mewujudkan piawaian amalan terbaik Tempat penyimpanan
ditempat kerja dan memastikan piawaian peralatan dan dokumen
tersebut dipatuhi disamping memastikan yang jelas.
tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang
masa.

Sentiasa Melatih pekerja untuk berdisiplin mengamal Lakukan amalan 5S
Amal amalan 5S secara berterusan supaya secara harian
menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi.

Jadual 1: Rumusan EKSA Melalui Konsep 5S

22

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3. PELAKSANAAN EKSA

3.1 Enam Komponen EKSA

Pelaksanaan EKSA di AKMAL terbahagi kepada 6 komponen utama
merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja seperti berikut:

BIL KOMPONEN PERKARA

1. Komponen A Keperluan Utama Pelaksanaan
2. Komponen B Ruang Tempat Kerja / Pejabat
3. Komponen C Tempat Umum
4. Komponen D Keselamatan Persekitaran
5. Komponen E1 Kawasan Persekitaran Jabatan
6. Komponen F Tempat Khusus

3.2 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan

3.2.1 Pelaksanaan Amalan EKSA di Akademi Kastam Diraja Malaysia
(AKMAL) Cawangan Sabah dirancang dengan rapi, dibuat pemantauan,
penambahbaikan dan aktiviti Sentiasa Amal yang berterusan.

3.2.2 Kejayaan Amalan EKSA ini bergantung kepada penglibatan pihak
pengurusan atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen
semua warga organisasi.

3.2.3 Sehubungan itu, penubuhan Jawatankuasa Pelaksana EKSA AKMAL
mengambilkira penglibatan pengurusan atasan AKMAL yang bertindak
sebagai penaung. (Carta 1).

23

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

Carta 1 : Carta Organisasi EKSA AKMAL Cawangan Sabah

24

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.2.4 Polisi, Visi, Misi dan Objektif EKSA AKMAL disediakan sebagai komitment
AKMAL untuk melaksanakan EKSA.

25

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.2.5 Jawatankuasa EKSA AKMAL telah mewujudkan pertandingan mereka logo
EKSA dikalangan warganya dan Logo EKSA berikut telah dipilih sebagai Logo
EKSA AKMAL.

PENERANGAN LOGO :
a. 7 KOTAK – 7 JABATAN DI AKMAL
b. WARNA HIJAU – GO GREEN
c. BIRU/KUNING – WARNA KORPORAT

AKMAL
d. MERAH – KESEPAKATAN ANTARA

SEMUA CAWANGAN

26

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.2.6 Slogan EKSA AKMAL adalah seperti berikut:

“PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN”

3.2.7 AKMAL Cawangan Sabah hanya mempunyai 1 zon sahaja. Ini adalah nasihat
daripada pihak MAMPU kerana bilangan warga kerja yang sedikit dan pejabat
yang tidak besar

3.2.8 Terma rujukan jawatankuasa pelaksana EKSA AKMAL adalah seperti
berikut:

1. Menyelaras dan memantau kemajuan Pelaksanaan EKSA AKMAL.
2. Menyedia dan membentangkan Laporan Pelaksanaan EKSA

berdasarkan Carta Perbatuan EKSA AKMAL.
3. Memberi penerangan dan pemahaman kepada warga AKMAL

mengenai konsep dan kepentingan Pelaksanaan EKSA AKMAL.
4. Mengenalpasti latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi

mengukuh aktiviti EKSA AKMAL.
5. Memastikan pelaksanaan audit dilaksanakan berdasarkan Carta

Perbatuan EKSA AKMAL.
6. Memastikan hebahan maklumat terkini aktitviti EKSA AKMAL

kepada warga AKMAL.

3.2.9 Terma rujukan pemilik pemantau EKSA AKMAL diwujudkan bagi
memudahkan pemantauan dilakukan ke atas kawasan pemilikan:

1. Memastikan penyenggaraan dibuat mengikut jadual (jika berkaitan);
2. Memastikan kawasan pemilikan (persekitaran tempat kerja,

peralatan dan kemudahan) dalam keadaan sentiasa bersih, bebas
dari kerosakan dan selamat untuk digunakan;
3. Memastikan kerosakan dibuat laporan dan dikemukakan kepada
Jabatan Pendaftar; dan
4. Menggunakan checklist Pemilik/Pemantau bagi tujuan pemeriksaan
kawasan pemilikan pemantauan (rujuk Lampiran 1).

27

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.2.10 Bagi memastikan pelaksanaan EKSA di AKMAL Cawangan Sabah adalah
berkesan, Carta Aliran berikut adalah dipatuhi sepenuhnya:

3.2.10.1 Peringkat Persediaan

Di peringkat persediaan, aktiviti-aktiviti seperti berikut perlu
dilaksanakan:

3.2.10.1.1 Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA ;
3.2.10.1.2 Menyediakan Pelan Tindakan EKSA meliputi

gotong royong, ceramah kesedaran dan aktiviti
EKSA berkonsepkan 5S (Sisih, Susun, Sapu,
Seragam dan Sentiasa Amal);
3.2.10.1.3 Mendapatkan komitmen sepenuhnya Pengurusan
Atasan terhadap pelaksanaan EKSA;
3.2.10.1.4 Menyediakan lawatan ke agensi yang telah
mendapat pensijilan untuk tujuan pendedahan

28

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

(sekiranya perlu); dan

3.2.10.1.5 Menyenaraikan peranan urusetia, Jawatankuasa

Promosi, Jawtankuasa Latihan, Jawatankuasa

Audit, Fasilitator dan ketua zon.

JAWATAN PERANAN

Ketua Pasukan EKSA i. Melawat Zon EKSA AKMAL dari masa ke
semasa, menyatakan penghargaan terhadap
kekuatan dan membuat teguran terhadap
kelemahan pelaksanaan EKSA di setiap zon.

ii. Mendapatkan input dan maklum balas
daripada Ketua Zon.

iii. Mendapatkan kelulusan Pengurusan AKMAL
perlantikan Jawatankuasa Pelaksanaan
EKSA.

iv. Menasihat Jawatankuasa Pelaksana EKSA
untuk mengambil langkah di kawasan-
kawasan yang masih boleh diperbaiki.

v. Memeriksa dan memastikan pelaksanaan
EKSA seperti yang dirancang di dalam Carta
Perbatuan.

vi. Membentangkan laporan prestasi pelaksanaan
EKSA kepada Pengurusan Atasan AKMAL.

Urusetia i. Menjadi urusetia Mesyuarat Jawatankuasa
Pelaksanaa EKSA

ii. Menyediakan dan mengedar minit.

iii. Membantu fasilitator melaksanakan EKSA.

29

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

JAWATAN PERANAN
Jawatankuasa
Promosi iv. Mendapat sokongan dan pengiktirafan dari
pihak atasan.
Jawatankuasa
Latihan v. Membantu membekal keperluan pelaksanaan
EKSA di setiap zon.

i. Menyedia pelan pelaksanaan aktiviti promosi
EKSA untuk tempoh 6 – 12 bulan.

ii. Mempastikan pelaksanaan pelan promosi ke
arah membina kesedaran EKSA kepada semua
warga kerja AKMAL.

iii. Menganalisa keberkesanan aktiviti promosi
yang telah dilaksanakan.

iv. Merancang dan memperuntukkan bajet bagi
mempastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan
seperti yang dirancang.

v. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan
tahap kesedaran EKSA di kalangan warga
kerja kepada Pengurusan AKMAL.

vi. Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata, poster-
poster dan surat-surat yang diedarkan kepada
warga AKMAL (newsletter) digunakan dengan
sepenuhnya untuk menarik perhatian semua
pihak kepada program tersebut.

vii. Mencetak buku-buku panduan dan risalah-
risalah yang menerangkan “Mengapa EKSA’,
“Apa itu EKSA” dan “Bagaimana untuk
melaksanakan EKSA” untuk edaran dan rujukan
semua pihak terbabit.

viii. Membuat kajian semula mengenai pelaksanaan
EKSA dari masa kesemasa untuk mendapatkan
pendapat/ maklumbalas dan meningkatkan lagi
keadaan semasa.

i. Menyedia pelan latihan bagi memupuk
pemahaman mengenai konsep dan pelaksanan
EKSA kepada semua warga kerja.

ii. Mengenalpasti latihan yang diperlukan bagi
mengukuh aktiviti EKSA serta amalan
peningkatan kualiti yang lain. (berdasarkan
laporan audit dalaman EKSA).

iii. Latihan dijalankan oleh jawatankuasa atau
fasilitator yang telah menghadiri latihan dalam
EKSA.

30

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

JAWATAN PERANAN

iv. Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi.

v. Menghebahkan maklumat terkini aktiviti
pelaksanaan EKSA zon.

vi. Memastikan setiap warga agensi diberi peluang
untuk menghadiri latihan.

vii. Menganjurkan latihan asas (in-house training)
dan berkongsi pengalaman menerusi program
KSA dan sebagainya bersama jabatan-jabatan
yang telah mengamalkan Amalan EKSA demi
meningkatkan kefahaman terhadap cara-cara
agensi lain melaksanakan Amalan EKSA.

Jawatankuasa Audit i. Menyedia kriteria audit dengan merujuk
kriteria audit MAMPU.

ii. Mendapatkan input dan maklum balas
daripada ketua agensi/unit dan fasilitator.

iii. Mapatkan kelulusan Jawatankuasa

Pelaksanaa EKSA.

iv. Melantik Juruaudit dalaman EKSA.

v. Menentukan kekerapan aktiviti audit.

vi. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa
mengikut keperluan.

Fasilitator i. Mengkordinasi pelaksanaan EKSA.
ii. Menjadi pemudahcara perjalanan program.
iii. Mempengerusikan Mesyuarat Zon.
iv. Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi.
v. Menghebahkan maklumat terkini aktiviti

pelaksanaan EKSA zon.

Ketua Zon i. Memberi latihan kepada ahlinya.

ii. Mengadakan mesyuarat pendek (15 – 30
minit) berdasar kepada keperluan contohnya
sekali seminggu atau sekali sebulan dengan
kumpulan mengenai EKSA.

iii. Mengalakkan ahli supaya terlibat dengan
mesyuarat.

iv. Mewujudkan peraturan/disiplin kumpulan yang
perlu dipatuhi oleh ahli.

31

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.2.10.2 Peringkat Pelancaran

Peringkat ini memerlukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

3.2.10.2.1 Mempromosikan EKSA melalui poster, banting dan
sebagainya;

3.2.10.2.2 Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, zon EKSA
dan senarai tugas serta tanggungjawab pegawai dan
kakitangan;

3.2.10.2.3 Menerangkan objektif EKSA kepada pegawai dan
kakitangan;

3.2.10.2.4 Merasmikan pelancaran EKSA dan melantik
jawatankuasa, ketua-ketua zon secara rasmi serta
bacaan ikrar bersama; dan

3.2.10.2.5 Mengurniakan anugerah-anugerah kepada para
pekerja yang telah menunjukkan perubahan-
perubahan penting bagi memupuk sikap
tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan
kebanggaan terhadap tempat kerja dan
menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri.

3.2.10.3 Peringkat Pelaksanaan

Peringkat ini memerlukan agensi melakukan aktiviti-aktiviti
seperti berikut:

3.2.10.3.1 Mewujudkan Zon EKSA mengikut Jabatan masing-
masing;

3.2.10.3.2 Menyediakan peralatan dan bahan yang diperlukan
untuk aktiviti gotong royong (Contoh: Penyapu, plastik
sampah dan lain-lain);

3.2.10.3.3 Melaksanakan gotong-royong secara berkala
melibatkan semua pegawai dan kakitangan;

3.2.10.3.4 Melaksanakan aktiviti SISIH seperti berikut:
3.2.10.3.4.1 Menyediakan kaedah melupus seperti Kad
Pelupusan (Rajah 2);
3.2.10.3.4.2 Mengenalpasti barang/dokumen yang tidak
sesuai digunakan lagi untuk dilupus.

3.2.10.3.5 Melaksanakan aktiviti SISIH dan SAPU setiap hari
melalui jadual pembuangan dan pembersihan; dan

32

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.2.10.3.6 Melaksanakan aktiviti SERAGAM ke atas barang/
dokumen seperti berikut:

3.2.10.3.6.1 Memastikan barang/dokumen disusun dengan
kemas dan teratur;

3.2.10.3.6.2 Melabelkan barang/dokumen mengikut kod
nombor atau warna yang bersesuaian; dan

3.2.10.3.6.3 Menetapkan susunan barang/dokumen yang
bersesuaian mengikut cara yang menampakkan
kekemasan dan keseragaman.

3.2.10.4 Peringkat Audit

Peringkat ini memerlukan pelaksanaan kerja-kerja auditan secara
berkala yang membabitkan aktiviti seperti berikut;

3.2.10.4.1 Menubuhkan pasukan Audit Dalaman EKSA;
3.2.10.4.2 Menyediakan Pelan Tindakan Audit Dalaman dan

Audit Luar;
3.2.10.4.3 Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman dengan

menanda aras kriteria audit seperti di Lampiran 2;
3.2.10.4.4 Merancang dan melaksanakan aktiviti

penambahbaikan EKSA; dan
3.2.10.4.5 Membuat lawatan audit mengikut jadual yang

ditetapkan.

3.2.10.5 Peringkat Pengiktirafan

Peringkat kelima adalah mendapatkan pengiktirafan/ pensijilan.
Aktiviti-aktiviti berikut boleh dilakukan:

3.2.10.5.1 Mewujudkan Sistem Penghargaan berupa anugerah-

anugerah kepada pekerja yang telah menunjukkan

perubahan-perubahan penting untuk memupuk sikap

tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan

kebanggaan terhadap tempat kerja dan

menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri;

3.2.10.5.2 Pemberian pengiktirafan EKSA hasil penemuan audit

kepada jabatan terbaik; dan

3.2.10.5.3 Mendapatkan pensijilan EKSA daripada MAMPU atau

agensi yang diiktiraf oleh MAMPU.

33

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.2.11 Sudut Eksa
Menyediakan dan memaparkan sudut EKSA di tempat yang strategik (secara
maya atau fizikal) dan mengandungi perkara seperti yang berikut:
i. Dasar EKSA agensi
ii. Carta organisasi
iii. Gambar aktiviti sebelum dan selepas
iv. Pelan lantai
v. Carta perbatuan semasa
vi. Informasi/hebahan
vii. Tarikh kemas kini sudut EKSA

3.2.13 Kreativiti dan Inovasi

EKSA menggalakkan warga AKMAL

3.2.13.1 Membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa
3.2.13.2 melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.
Persekitaran sektor awam yang seringkali berubah
3.2.13.3 mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya
organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi.
Warga AKMAL digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar
kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran
kerja yang kondusif dan selamat.

3.2.14 Perlaksanaan Sudut Kitar Semula
Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat

3.2.14.1 Melaksanakan program seperti kitar semula dan
3.2.14.2 meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah
penjimatan sumber.
Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada
keseluruhan warga jabatan/ agensi ke arah penggunaan
sumber secara optimum.

34

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.2.15 Program Pengiktirafan
Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di peringkat agensi seperti contoh
anugerah yang berikut:
i. Zon Terbaik
ii. Bilik Terbaik
iii. Bahagian Terbaik
iv. Ruang Kerja Terbaik
v. Tandas Terbaik
vi. Hasil Kreativiti Terbaik
vi. Anugerah Amalan Hijau Terbaik

35

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.3 Komponen B: Ruang Tempat Kerja /Pejabat

3.3.1 Persekitaran ruang pejabat hendaklah sentiasa di tahap yang bersih,

kemas, selamat dan berimej korporat mengikut standard yang

ditetapkan.

3.3.1.1 Lantai

3.3.1.1.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah, bersih dan tiada
kekotoran;

3.3.1.1.2 Tiada sampah-sarap bertaburan di atas lantai, di
sudut- sudut atau di bawah peralatan perabot dan
perhiasan;

3.3.1.1.3 Lantai tidak berlubang/pecah/rekahan atau sebarang
kecacatan yang berpotensi mengancam keselamatan
pekerja;

3.3.1.1.4 Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas
lantai; dan

3.3.1.1.5 Tong/bakul sampah disediakan.

3.3.1.2 Peralatan Pejabat

3.3.1.2.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan
boleh digunakan dengan selamat;

3.3.1.2.2 Cermin tingkap sentiasa dilap supaya tidak berhabuk,
manakala yang pecah segera digantikan;\

3.3.1.2.3 Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak
berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;

3.3.1.2.4 Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas,
dinyatakan isu kerosakan serta tarikh
penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih) dan
diasingkan; dan

3.3.1.2.5 Lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan
dilabelkan mengikut kesesuaian. Lampu dan plug
elektrik yang tidak berfungsi perlu dilaporkan aduan
kerosakan dan dilabelkan dengan perkataan
‘ROSAK’.

3.3.1.3 Susun Atur Peralatan Pejabat

3.3.1.3.1 Perabot dan peralatan pejabat disusun kemas,
berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan
dan kesihatan pekerja;

36

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.3.1.3.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah
digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana
yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak
mengancam keselamatan dan kesihatan; dan

3.3.1.3.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa
memproses kerja.

Contoh: Kabinet fail diletakkan berhampiran dengan
work station pegawai.

3.3.1.4 Susunan Fail

3.3.1.4.1 Disusun dengan teratur, mudah diperolehi/disimpan
dan sistematik;

3.3.1.4.2 Memudahkan pencarian/ pencapaian dalam satu
tempoh masa (30 saat untuk setiap fail).

3.3.1.4.3 Ring File dilabelkan mengikut tatacara berikut:

i. Tetulang ring file mengandungi :
- Nama bahagian dan cawangan, nombor fail,
tajuk fail dan nombor susunan fail.

ii. Muka depan ring file mengandungi:
- Logo, tajuk dan nama jabatan/ unit.

3.3.1.5 Hiasan Dalaman
3.3.1.5.1 Hiasan bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan
jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak
menjejaskan keselamatan dan kesihatan pekerja;

3.3.1.5.2 Maklumat Jabatan dipamerkan dan sentiasa
dikemaskini (Carta Organisasi, Piagam Pelanggan,
Dasar Kualiti dan sebagainya);

3.3.1.5.3 Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir
rapi dan bersih serta ada penyelenggaraan berkala;

3.3.1.5.4 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan
dibersihkan;

3.3.1.5.5 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik tidak
digalakkan (penyelenggaraan perlu dilakukan bagi
mengelakkan habuk terperangkap); dan

3.3.1.5.6 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features

37

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan
(jika digunakan ianya perlu penyelenggaraan dan
berfungsi dengan baik);

3.3.1.6 Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah
3.3.1.6.1 Tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau
kubikel adalah seragam bagi setiap zon;
3.3.1.6.2 Label yang bersesuaian dan seragam bagi
menunjukkan jabatan/unit;
3.3.1.6.3 Papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai,
jelas, mudah dibaca serta difahami; dan
3.3.1.6.4 Tanda arah, petunjuk dan peringatan diletakkan di
tempat yang strategik serta mudah dilihat.

.
3.3.2 Ruang Kerja/Bilik Pegawai

3.3.2.1 Lantai
3.3.2.1.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan tiada
kekotoran; dan

3.3.2.1.2 Barang yang tidak diperlukan tidak bertaburan di atas
lantai di sekitar ruang kerja.

3.3.2.2 Meja (Di Atas Meja)

3.3.2.2.1 Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan
masuk/keluar/dalam tindakan;

3.3.2.2.2 Meletakkan fail meja pegawai/pekeliling;

3.3.2.2.3 Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti
yang munasabah dan boleh digunakan; dan

3.3.2.2.4 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan
(tidak termasuk self-ink rubber stamp).

3.3.2.3 Meja (Di Bawah/Tepi Meja)

3.3.2.3.1 Bakul sampah perlu mempunyai label atau gambar
dan perlu dipastikan ia tidak berbau dan bersih;

3.3.2.3.2 Satu (1) ruang khas untuk meletak sepasang kasut
dan sepasang selipar;

3.3.2.3.3 Wayar/kabel untuk ICT dan elektrik dikemaskan
dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai
seperti black tape/cabel casing/conduit dan ianya

38

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

hendaklah dipasang secara bersesiku dan elakkan
daripada kelihatan berserabut;

3.3.2.3.4 CPU dan pedestal bergerak ditempatkan di bawah
meja atau di sisi meja; dan

3.3.2.3.5 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan
digunakan secara gunasama

3.3.2.4 Laci Meja
3.3.2.4.1 Pembahagian ruang laci meja adalah seperti berikut:
i. Laci 1 (bahagian atas sekali) adalah untuk alatulis;
ii. Laci 2 untuk dokumen urusan rasmi; dan
iii. Laci 3 untuk barang peribadi.
3.3.2.4.2 Makanan dan minuman tidak disimpan di dalam laci;
3.3.2.4.3 Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di ruang
tempat kerja;
3.3.2.4.4 Dalam laci 1, diwujudkan petak-petak alatan mengikut
kesesuaian bagi mengisi alatulis;
3.3.2.4.5 Barang-barang peribadi diletakkan di dalam laci
peribadi dan disusun kemas; dan
3.3.2.4.6 Barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan
barang peribadi tidak boleh bercampur aduk.

3.3.2.5 Dinding/partition pegawai

3.3.2.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja
maing-masing termasuk bilik pegawai:
i. Tanda nama penuh;
ii. Jawatan;
iii. Senarai aset alih kerajaan (1PP)
iv. Fail meja/pekeliling;
v. Ring file tersusun dan dilabelkan; dan
vi. Senarai rujukan fail (optional).

3.3.2.5.2 Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan
pegawai. (Contoh: nombor telefon yang selalu
dihubungi atau nombor rujukan indeks fail); dan

3.3.2.5.3 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun
dengan kemas dan teratur.

39

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.3.2.6 Kerusi Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak
3.3.2.6.1 digunakan; dan
Kerusi dalam keadaan selamat untuk diduduki, tidak
3.3.2.6.2 bergoyang, selesa dan bersih.

3.3.2.7 Komputer dan pencetak

3.3.2.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan
hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia
3.3.2.7.2 digunakan;
3.3.2.7.3 Komputer ditutup sebelum pulang (shut down);
3.3.2.7.4 Wallpaper dan screen saver diseragamkan dengan
imej korporat AKMAL/Jabatan; dan
Setiap peralatan gunasama dan mudah alih hendaklah
disediakan label atau gambar yang bersesuaian pada
tempat ianya disimpan bagi memudahkan ia disimpan
semula selepas digunakan.

3.3.2.8 Mesin dan Peralatan

3.3.2.8.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta
3.3.2.8.2 tidak menghalang pergerakan proses kerja;
Mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,
3.3.2.8.3 berminyak, berkarat dan sebagainya supaya boleh
3.3.2.8.4 memanjangkan jangka hayat mesin;
Tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin
3.3.2.8.5 terutamanya bahan yang berbentuk cecair;
3.3.2.8.6 Meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada
3.3.2.8.7 bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada
pekerja lain;
Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap
mesin mengikut kesesuaian;
Mesin yang rosak diletakkan berasingan untuk dibaiki
atau dilupuskan; dan
Jadual penyelenggaraan mesin disediakan untuk
pemantauan mesin.

40

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.3.2.9 Stor [Rujukan PP Bil 5 Tahun 2009 (TPS), KK/BPK10/535/36-
B(38)]

3.3.2.9.1 Kaunter Stor

3.3.2.9.1.1 Mempunyai Pelan Lantai stor;
3.3.2.9.1.2 Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail
disusun dengan kemas;
3.3.2.9.1.3 Sudut informasi disediakan (contoh:
tatacara permohonan barang);
3.3.2.9.1.4 Tanda amaran “Dilarang Masuk”
dipamerkan dengan jelas;
3.3.2.9.1.5 Jam dinding disediakan;
3.3.2.2.1.6 Kalendar diletakkan di atas kaunter;
3.3.2.2.1.7 Loceng diletakkan di atas kaunter; dan
3.3.2.2.1.8 Jadual waktu pengeluaran dipamerkan di
luar stor.

3.3.2.9.2 Dalam Stor

3.3.2.9.2.1 Stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan
tersusun kemas;

3.3.2.9.2.2 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada
sampah atau barang-barang yang tidak
diperlukan;

3.3.2.9.2.3 Menyediakan tanda/label/abjad ber-
sesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen
barangan (mengikut tatacara pengurusan
stor);

3.3.2.9.2.4 Menyediakan etika penggunaan dan
peraturan pengambilan barangan dari
stor;

3.3.2.9.2.5 Mempunyai sistem rekod inventori yang
jelas dan teratur bagi memudahkan
capaian barangan dengan cepat dan
pantas;

3.3.2.9.2.6 Tidak terdapat sampah/sisa/ bahan/

41

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

peralatan tidak diperlukan disimpan di
dalam stor;
3.3.2.9.2.7 Menyediakan kad inventori stok yang
sentiasa dikemaskini;
3.3.2.9.2.8 Menyediakan penanda aras minima
barang;
3.3.2.9.2.9 Peralatan sokongan pengurusan stor
dalam keadaan baik dan berfungsi
(contoh: tangga dan troli);
3.3.2.9.2.10 Tanda arah, petunjuk dan peringatan
diletakkan di tempat yang strategik serta
mudah dilihat.

3.3.2.9.3 Keselamatan dan Kebersihan Stor

3.3.2.9.3.1 Alat pemadam api memenuhi kriteria
berikut:
i. Mempunyai sijil yang masih
berkuatkuasa dari pihak Bomba;
ii. Prosedur operasi diletakkan
bersebelahan; dan

iii. Digantung pada bracket yang
dipasang di dinding dan dilabel.

3.3.2.9.3.2 Sistem pencegahan kebakaran (contoh:

system water sprinkler dan hose reel)

3.3.2.9.3.3 Pencahayaan yang mencukupi;

3.3.2.9.3.4 Sistem hawa dingin (contoh: thernostat

sensor, return grill, defuser grill)

3.3.2.9.3.5 Emergency light;

3.3.2.9.3.6 Pest control hendaklah dilaksanakan

3.3.2.9.3.7 berjadual; seperti “Dilarang
Tanda amaran “Mudah Terbakar”
Merokok” dan

dipamerkan dengan jelas; dan

3.3.2.9.3.8 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di

tempat mudah dicapai dan dilabelkan

sebagai tanda pengenalan kedudukan.

42

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.3.2.10 Pelan Lantai

3.3.2.10.1 Menyedia dan memaparkan Pelan Lantai di semua
bilik/ ruang gunasama yang mudah dilihat.

3.3.2.11 Aset Alih Kerajaan (1PP)

3.3.2.11.1 Memaparkan semua aset alih Kerajaan (1PP) di
semua bilik dan ruang.

3.3.2.14 Imej Korporat
3.3.2.14.1 Identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan
terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian
sesebuah organisasi.

3.3.2.14.2 Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam
kalangan warga kerja amat diperlukan untuk
mewujudkan budaya korporat yang positif.

43

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.4 Komponen C: Tempat Umum

Ruang umum perlu diberi sepenuh tumpuan untuk menjamin keselesaan
pelanggan semasa berurusan.

3.4.1 Lobi Utama/ Ruang Hadapan

3.4.1.1 Persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiasa bersih, kemas
3.4.1.2 dan berimej korporat;
3.4.1.3 Semua peralatan, barang, kerusi, meja disusun kemas, tidak
berhabuk dan teratur;
3.4.1.4 Maklumat organisasi seperti carta organisasi/ visi/ misi/ piagam
pelanggan dan maklumat korporat lain sentiasa dikemaskini dan
dipaparkan di tempat yang strategik dan mudah dilihat;
Perkara berikut disediakan:
i. Direktori Pegawai;
ii. Sudut Informasi untuk Pelanggan; dan
iii. Perhiasan (berseseuaian dengan imej korporat)

3.4.2 Ruang Menunggu/ Kaunter Khidmat Pelanggan

3.4.2.1 Ruang menunggu/Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih,
kemas dan tersusun;
3.4.2.2 Tempat duduk yang mencukupi disediakan;
3.4.2.3 Peralatan/perabot disusun dengan teratur dan berada dalam
keadaan baik dan selamat;
3.4.2.4 Kaunter utama menyediakan perkara berikut:

i. Sistem Maklumbalas Pelanggan;
ii. Direktori Pegawai;
iii. Borang-borang / Brosur berkaitan; dan
iv. Bahan bacaan.

3.4.2.5 Carta Aliran Perkhidmatan yang kemaskini dipaparkan; dan
3.4.2.6 Bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

44

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.4.3 Laluan utama/koridor

3.4.3.1 Lantai berkeadaan baik, bersih dan selamat;

3.4.3.2 Susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih
3.4.3.3 dan teratur serta tidak menghalang laluan; dan
Tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan serta
pintu kecemasan sentiasa ditutup.

3.4.4 Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan

3.4.4.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;
3.4.4.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan; dan
3.4.4.3 Persekitaran bilik mesyuarat adalah bersih, kemas dan selamat.

3.4.5 Surau

3.4.5.1 Semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan
baik serta boleh digunakan dengan selamat;
3.4.5.2 Lantai/karpet tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih;
3.4.5.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah digantung dengan kemas;
3.4.5.4 Bahan bacaan agama disusun kemas di dalam almari / kabinet;
3.4.5.5 Selipar/kasut tersusun rapi;
3.4.5.6 Jadual waktu solat dipamerka di ruang yang disediakan;
3.4.5.7 Cermin muka dan jam dinding (berfungsi) disediakan; dan

3.4.5.8 Tempat mengambil wuduk adalah bersih, tidak berlaku floor trap
yang tersumbat dan semua paip air berfungsi.

45

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.4.6 Pantri Pantri sentiasa bersih, tidak berdebu dan terurus;
3.4.6.1
3.4.6.2 Peralatan/perabot disusun dengan kemas dan teratur serta
selamat digunakan; dan
3.4.6.3
Sinki dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa
3.4.6.4 makanan; dan

Peralatan yang dibenarkan di pantri:

i. Peti sejuk;
ii. Microwave;
iii. Cerek elektrik;
iv. Pembakar roti;
v. Mesin penapis air
vi. Periuk nasi elektrik;
vii. Rak pinggan;
viii. Frame gambar; dan
ix. Radio/televisyen.

3.4.7 Tandas

3.4.7.1 Persekitaran tandas adalah bersih dan kering;
3.4.7.2
Pengudaraan tandas adalah baik dan tandas tidak berbau
busuk;

3.4.7.3 Menyediakan peralatan seperti berikut:
i. Bakul sampah;
ii. Sanitary bin (untuk bilik air wanita)
iii. Alat pengering tangan (hand drayer)
iv. Cecair pencuci
v. Kertas tisu
vi. Cermin muka

3.4.7.4 Peralatan dalam keadaan baik, bersih serta selamat digunakan;
3.4.7.5 dan
Jadual pembersihan tandas disediakan dan dikemaskini.

46

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.5 Komponen D: Keselamatan Persekitaran

3.5.1 Keselamatan persekitaran diberi penekanan melalui langkah-langkah
berikut:

3.5.1.1 Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/ peralatan
dalam keadaan kemas, teratur dan selamat serta tiada
pendawaian tambahan tanpa kebenaran;

3.5.1.2 Semua alat pemadam api diselenggara secara berkala,
mempunyai tatacara penggunaan, berkeadaan bersih serta
ditempatkan ditempat yang sesuai dan mudah dicapai;

3.5.1.3 Laluan/tangga kecemasan tidak dihalang dengan barang-
barang, peralatan dan hiasan (contoh: pasu bunga, fire
extinguisher, kotak-kotak, barang-barang pra pelupusan dan
sebagainya);

3.5.1.4 Pintu rintangan api sentiasa ditutup dan tidak dihalang;

3.5.1.5 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah
jelasdan mudah dilihat (contoh: Dilarang Merokok, tanda
KELUAR dan AWAS);

3.5.1.6 Anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara
keselamatan;

3.5.1.7 Anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat
oleh pegawai yang bertanggungjawab;

3.5.1.8 Buku log peminjaman kunci sentiasa dikemaskini;
3.5.1.9 Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill)

dilaksanakan;
3.5.1.10 Aktiviti merokok dilarang dalam kawasan AKMAL; dan
3.5.1.11 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

3.5.2 Pelan Tindakan Kecemasan disediakan mengandungi perkara berikut:

3.5.2.1 Arahan Keselamatan;
3.5.2.2 Latihan pengungsian bangunan (fire-drill);
3.5.2.3 Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul;
3.5.2.4 Tanda Amaran; dan
3.5.2.5 Tanda arah laluan kecemasan.
3.5.2.6 Lampu kecemasan mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada

halangan.

47

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.6 Komponen E1: Kawasan Persekitaran Jabatan

3.6.1 Lot Letak Kenderaan

3.6.1.1 Sentiasa dalam keadaan bersih;

3.6.1.2 Parkir letak kenderaan bagi OKU di kawasan yang sesuai
disediakan; dan

3.6.1.3 Terdapat sistem nombor/abjad di lot parkir supaya memudahkan
orang ramai mencari kenderaan masing-masing.

3.6.2 Pondok Pengawal (Kaunter Informasi)

3.6.2.1 Pondok pengawal sentiasa terjaga, dalam keadaan baik dan
selamat,

3.6.2.2 Terdapat sistem kawalan keluar masuk pelanggan/pegawai;

3.6.2.3 Buku Rekod keluar masuk pelanggan disediakan; dan

3.6.2.4 Pekerja mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan dan
sentiasa membantu pelanggan.

3.6.3 Kawasan Persekitaran

3.6.3.1 Lampu jalan berfungsi;
3.6.3.2 Jalan dalam keadaan baik dan tidak berlubang / rosak;
3.6.3.3 Sistem kawalan laluan keluar masuk yang mudah difahami dan

dipatuhi disediakan;
3.6.3.4 Tanaman / pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di

sekitar kawasan;
3.6.3.5 Kawasan padang bersih dan rumput tidak dibiarkan

panjang;
3.6.3.6 Tong / bakul sampah yang disediakan bersesuaian dan

mencukupi;
3.6.3.7 Kawasan / tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau

dan diuruskan dengan baik;
3.6.3.8 Cat bangunan berada dalam keadaan baik dan bersih; dan
3.6.3.9 Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.

3.6.4 Tanda Arah

3.6.4.1 Tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas, mudah dibaca

serta difahami; dan

3.6.4.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat.

48

(AKMAL), CAWANGAN SABAH - AKEKSALP 2021 -

3.7 Contoh Amalan Baik EKSA
3.7.1 Keperluan Utama Perlaksanaan

Menyediakan Buku Garis Panduan EKSA

Menyediakan 4 Fail Jawatankuasa EKSA
( J/K Promosi, J/K Latihan, J/K Audit & J/K Pengurus )

49