Perencanaan dan Pelaporan Kegiatan EBOOK Kiat - kiat membuat perencanaan dan pelaporan kegiatan yang benar Susi Widiawati, S.Sos., MAP
KATA PENGANTAR Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan ebook tentang Perencanaan dan Pelaporan Kegiatan dan semoga shalawat dan salam selalu ditujukan kepada Nabi Besar Muhammmad SAW sehingga kami dapat menyelesaikan ebook tentang Ebook Tata Kelola Arsip ini kami susun dengan sebaik mungkin dan merupakan salahsatu komponen aksi perubahan PKP IV Tahun 2023. Dalam membuat ebook ini, penulis mendapatkan bantuan dan dukungan Baik dari internal Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Karawang serta Badan Perencanaan Pembangunan Kabupaten Karawang. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi. Terlepas dari semua itu, ebook ini merupakan bagian kecil dari aksi perubahan untuk bangsa yang besar Indonesia. Kami meyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik materi yang disajikan, segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki ebook ini dimasa yang akan datang. Last but not least, kami berharap semoga ebook tentang Perencanaan dan Pelaporan Kegiatan ini dapat memberikan manfaat maupun inspirasi kepada siapun yang membacanya. Karawang, 12 September 2023 Susi Widiawati Penata Tk.I NIP. 19770526 200801 2 005
1.Definisi Perencanaan Perencanaan adalah proses membuat rencana untuk mencapai tujuan tertentu. Ini termasuk mengidentifikasi tujuan yang ingin dicapai, menganalisis situasi saat ini, dan mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan juga mencakup mengalokasikan sumber daya seperti waktu, uang, dan tenaga untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan bertujuan untuk membantu individu atau organisasi mencapai hasil yang diinginkan dengan efisien dan efektif. Para ahli memiliki berbagai pendapat tentang perencanaan. Beberapa di antaranya menekankan pentingnya mengidentifikasi tujuan dan strategi yang tepat, sementara yang lain menekankan pentingnya mengalokasikan sumber daya secara efektif. Ada juga yang menekankan pentingnya mengidentifikasi dan mengelola risiko yang mungkin terjadi. Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli 1)Erly Suandy Erly Suandy berpendapat bahwa pengertian perencanaan adalah sebuah proses dalam menentukan tujuan organisasi dan juga menyajikannya secara lebih jelas dengan berbagai strategi, taktik, dan operasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan utama organisasi secara keseluruhan. 2)Barbara Becker Becker Menjelaskan bahwa pengertian perencanaan merupakan sebuah cara rasional dalam menyiapkan masa depan yang lebih baik. 3)Jacqueline Alder Alder menerangkan bahwa pengertian perencanaan merupakan suatu proses dalam menentukan apa yang sebenarnya sangat ingin dicapai di masa depan dan juga menetapkan berbagai langkah yang diperlukan guna mencapai tujuan tujuan tersebut. 4)John Douglas Douglas mengatakan bahwa pengertian perencanaan adalah suatu proses yang terus-menerus dalam hal pengkajian, membuat tujuan dan saran, serta mengimplementasikan dan mengevaluasi ataupun memantaunya.
5)George Steiner Sedangkan Stainer berpendapat bahwa pengertian perencanaan merupakan proses dalam memulai berbagai tujuan, batasan strategi, kebijakan, dan juga rencana yang sangat detail dalam mencapainya, pencapaian organisasi untuk menerapkan keputusan dan juga termasuk tinjauan kinerja dan juga umpan balik dalam hal pengenalan siklus rencana baru. 2.Perencanaan Dalam Bidang Pemerintahan Berdasarkan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah beserta perubahan-perubahannya sebagai hasil reformasi pada bidang hukum, maka daerah memiliki kewenangan yang lebih luas untuk mengatur rumah tangganya sendiri. Konsekuensi pelaksanaan undang-undang tersebut adalah daerah harus dapat meningkatkan kinerjanya dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan daerah, dan pelayanan kepada masyarakat dengan memerhatikan sinkronisasi antara Rencana Pemerintah Jangka Menengah Nasional (RPJMN) Tahun 2019-2024, Rencana Pemerintah Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Jawa Barat Tahun 2018-2023, RPJMD Kabupaten Karawang Tahun 2021-2026 dan Rencana Strategis Perangkat Daerah. Gambar 1.1. Hubungan Kinerja Pembangunan Daerah Dalam hal penyusunan Renstra Perangkat Daerah (PD) tersebut, gambar 1.2. berikut menampilkan tahapan dan tatacara yang dilakukan oleh masing-masing perangkat daerah sesuai tugas dan fungsinya.
Gambar 1.2. Tahapan dan Tatacara Penyusunan Renstra Perangkat Daerah Dalam bidang pemerintahan, perencanaan kegiatan dari seluruh SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) diawali dengan dibuatnya dokumen Renstra PD. Renstra yang disusun merupakan langkah awal untuk melaksanakan mandat tersebut, dimana dalam penyusunannya perlu melaksanakan analisis terhadap lingkungan, baik internal maupun eksternal yang merupakan langkah penting dengan mempertimbangkan kekuatan (strenghts), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan tantangan (threats) yang ada. Renstra merupakan suatu proses yang berorientasi pada proses dan hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu lima tahun, dengan tetap memperhatikan potensi yang ada baik sumberdaya manusia maupun sumberdaya lainnya yang ada. Setelah Renstra, kemudian SKPD harus menyusun Rencana Kerja atau dikenal dengan dokumen Renja. Rencana Kerja (RENJA) merupakan dokumen perencanaan yang dibuat oleh setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) untuk periode 1 (satu) tahun, yang memuat kebijakan, program dan kegiatan pembangunan baik yang dilaksanakan langsung oleh Pemerintah Daerah maupun yang ditempuh dengan mendorong partisipasi masyarakat. RENJA Perangkat Daerah adalah dokumen rencana resmi daerah yang dipersyaratkan untuk mengarahkan program dan kegiatan pelayanan Perangkat Daerah khususnya, dan pembangunan daerah pada umumnya.Secara teknis, penyusunan RENJA SKPDmengacu kepada Peraturan
Menteri Dalam Negeri Nomor 86 Tahun 2017 tentang Tata Cara Perencanaan, Pengendalian Dan Evaluasi Pembangunan Daerah, Tata Cara Evaluasi Rancangan Peraturan Daerah Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Serta Tata Cara Perubahan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah. Kemudian SKPD menyusun KAK atau Kerangka Acuan Kerja yang mana detail kegiatan dituangkan dalam dokumen tersebut. Dokumen KAK masih berkaitan dengan dokumen RKA atau Rencana Kerja Anggaran, pada dokumen ini detail rencana belanja dituangkan, mulai dari kode rekening belanja, item belanja sampai jumlah yang akan dibelanjakan. Terakhir, SKPD membuat dokumen DPA atau Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang mana di dalam dokumen tersebut Rencana Belanja SKPD disahkan berdasarkan isi dari RKA yang sudah disahkan juga. Gambar 1.3. Tahapan dan Tatacara Penyusunan Renstra Perangkat Daerah Perencanaan pada masing-masing Perangkat Daerah dibuat dalam bentuk rencana strategis (Renstra) yang berlaku selama 5 (lima) tahunan. Renstra tersebut kemudian dijabarkan ke dalam perencanaan tahunan berupa dokumen rencana kinerja tahunan (Renja). Renstra dan Renja memuat informasi mulai dari visi, misi, tujuan, sasaran, indikator kinerja, dan target, serta program dan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam mencapai visi dan misi organisasi.
·Tujuan apa yang ingin dicapai. ·Apa alasan tujuan tersebut dan mengapa tujuan tersebut penting. ·Tentukan siapa saja yang akan terlibat untuk mencapai tujuan tersebut. ·Jika membutuhkan lokasi, tentukan lokasi yang relevan dengan tujuan. ·Identifikasi persyaratan atau hambatan yang dapat menjadi masalah dalam proses pelaksanaan. Setelah penyusunan Renstra dan Renja, tahap selanjutnya adalah menyusun dan mengajukan rencana kerja dan anggaran (RKA) dan selanjutnya dimintakan pengesahannya menjadi Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA). Sebelum pengajuan RKA inilah perangkat daerah menyusun KAK yang memuat informasi antara lain tentang aktivitas yang akan dilakukan, keluaran, volume pekerjaan, rincian anggaran, dan jangka waktu. Format KAK Usulan Sub-Kegiatan sebagaimana dalam Lampiran Ebook ini. Apabila terdapat perubahan, dapat dilakukan pemutakhiran terhadap KAK sebelum pelaksanaan kegiatan dilakukan. 1.Kiat – Kiat Membuat Perencanaan Menggunakan Metode SMART SMART adalah singkatan dari lima elemen yang digunakan dalam sebuah metode untuk membuat sebuah project management. Kelima elemen tersebut adalah specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound goals. Lima elemen ini menurut Instagantt merupakan elemen yang penting dalam menentukan tujuan dari sebuah proyek. a.Specific Saat menetapakan tujuan untuk proyek akan kamu lakukan, tujuan tersebut harus jelas dan spesifik. Jika tidak, kamu akan kesulitan ketika harus fokus pada proyek tersebut. Kamu bisa mempertimbangkan beberapa hal berikut ketika menentukan proyek yang akan dibuat. b.Measurable Saat menentukan tujuan proyek, kamu harus memastikan bahwa tujuan tersebut dapat diukur. Dengan begitu, kamu dapat melacaknya. Untuk itu, tentukan tugas yang spesifik. Tetapkan apa saja yang harus diselesaikan dan kapan tugas tersebut harus selesai. Ini akan memudahkanmu mengawasi jalannya proyek.
c. Achievable Unsur berikutnya dalam metode SMART adalah achievable. Agar tujuan proyekmu dapat tercapai, tujuan tersebut harus realistis. Kamu boleh membuat proyek yang menantang tetapi tetap memungkinkan. Jadi, perhatikan baik-baik peluang yang sebelumnya terlewatkan. Pikirkan juga sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan tersebut. Kamu bisa melibatkan anggota timmu dalam menetapkan tujuan proyek. Dengan begitu, mereka dapat memilih area proyek yang akan dikerjakan tergantung pada keahlian dan kemampuan mereka. d. Relevant Tujuan proyek haruslah relevan dengan misi perusahaan. Paling tidak, tujuan tersebut mencerminkan satu atau lebih dari nilai inti perusahaan. Untuk memastikan proyek memberikan hasil yang diharapkan, kamu harus memastikan bahwa setiap tujuan proyek konsisten dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. e.Time-bound goals Kamu perlu memiliki tenggat waktu yang jelas untuk benar-benar fokus dalam mencapai tujuanmu. Tanpa tenggat waktu yang jelas, kamu tidak akan tahu di mana dan kapan harus memulai. Buatlah kerangka waktu yang realistis untuk dicapai pada setiap tahapan proyek. Untuk menghindari maraton yang tidak pernah berakhir dalam sebuah proyek, setiap tahapan harus memiliki tenggat waktu yang pasti. 4. Tips Agar Kegiatan Berjalan Sesuai Perencanaan Berikut Merupakan tips agar kegiatan anda berjalan sesuai rencana yang sudah dibuat sebelumnya : a.Membuat tema/konsep acara yang jelas Faktor utama yang menjadi pertimbangan diadakannya sebuah acara yaitu konsep atau tema acara yang jelas. Tema acara adalah faktor utama yang mengawali tahapan perencanaan selanjutnya. Bagaimana menentukan konsep event yang bagus? Konsep event yang baik adalah yang mampu memberikan hal-hal baru yang menarik bagi khalayak. Mungkin saja sebuah acara sudah pernah diterapkan sebelumnya. Namun dengan kreativitas yang tinggi, acara itu bisa dikemas dengan konsep yang baru dan dalam suasana yang lebih menyegarkan.
b. Susun timeline yang matang Kesuksesan sebuah event sangat tergantung pada perencanaan yang matang. Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk membuat rencana event yaitu dengan menyusun timeline. Timeline ini sangat diperlukan untuk mengetahui progress pelaksanaan dan sebagai alat monitor untuk memastikan bahwa segala sesuatunya telah dikerjakan dengan baik. Timeline ini perlu diberitahukan kepada penanggung jawab acara, koordinator lapangan atau event manager lalu disampaikan kepada setiap anggota tim agar mereka bisa memastikan bahwa pekerjaan akan selesai tepat pada waktunya. c. Pendelegasian tugas yang jelas Keberhasilan sebuah event tidak bisa dicapai jika tidak ada kerja sama tim. Oleh karena itu, penyelenggara event harus membentuk tim yang solid dan bisa bekerja sama dengan baik satu sama lain. Untuk membentuk tim event organizer yang kuat, masing-masing anggota harus mengetahui tugas dan tanggung jawab yang diembannya. Pastikan bahwa tiap-tiap anggota memiliki keahlian sesuai dengan tugas yang diberikan. Deskripsi pekerjaan yang jelas perlu diberitahukan baik lewat briefing maupun dokumen tertulis agar anggota tidak kebingungan dan bertanya-tanya apa yang harus dilakukan. d. Tentukan Tenggat Waktu Membuat tenggat waktu (deadline) akan membantu Anda untuk mengambil tindakan sesuai dengan rencana Anda. Bagaimana jika Anda melewati tenggat waktu? Tidak perlu khawatir, buatlah tenggat waktu baru secepatnya. Karena sesungguhnya tenggat waktu hanyalah estimasi waktu dari pencapaian tujuan, Anda bisa saja meraihnya lebih cepat atau lebih lambat. Tetapi pastikan tenggat waktu target yang tidak bisa lagi Anda toleransi untuk mengantisipasi prokrastinasi.
Research and Listening Planning and Decision Making Communication and Action Evaluation e. Evaluasi berkala ketika menjalankan langkah – demi langkahnya Evaluasi merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankan kegiatan, pada tahap ini kita bisa melakukan verifikasi terhadap perencanaan dan capaian kegiatan yang sudah dilakukan. Kemudian, baru bisa diambil langkah selanjutnya apakah dapat dilanjutkan atau harus menjalankan plan b (rencana selanjutnya). 5. Tips apabila perencanaan yang telah dibuat tidak berjalan sesuai rencana (gagal perencanaan) Kegagalan merupakan suatu hal yang biasa dalam sebuah bisnis. Jangan biarkan kegagalan ini menghambat Anda meraih tujuan. Jika Anda mengalami kegagalan cari tahu solusinya dan buatlah program kerja baru. Melihat kasus kegagalan tersebut, maka diperoleh cara menyusun program kerja secara umum, yaitu: 6. Tips Membuat Laporan Kegiatan Yang Baik Dan Benar Apakah Anda sedang kesulitan menemukan contoh laporan kegiatan yang baik dan benar? Dalam dunia profesional, laporan kegiatan menjadi salah satu aspek penting yang tak terhindarkan. Laporan kegiatan menjadi alat yang efektif dalam mengomunikasikan informasi tentang kegiatan yang telah dilakukan serta hasil yang telah dicapai. Namun, menyusun laporan kegiatan yang rapi dan terstruktur bisa menjadi tugas yang memakan waktu dan merepotkan. Laporan kegiatan adalah dokumen tertulis yang berisi ringkasan atau deskripsi rinci tentang suatu kegiatan yang dilakukan oleh individu, kelompok, atau organisasi. Tujuan utama dari laporan kegiatan adalah untuk menyampaikan informasi tentang apa yang telah dilakukan dalam kegiatan tersebut, hasil yang dicapai, serta evaluasi terhadap kegiatan tersebut. Laporan kegiatan memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
a) Menyampaikan Informasi Fungsi utama laporan kegiatan adalah untuk menyampaikan informasi tentang kegiatan yang dilakukan. Laporan ini memberikan gambaran lengkap tentang apa yang telah terjadi, bagaimana kegiatan tersebut dilakukan, hasil yang dicapai, dan evaluasi terhadap kegiatan tersebut. Informasi ini penting untuk memahami dan mengomunikasikan apa yang telah dilakukan kepada pihak yang berkepentingan. b) Memonitor Progres Laporan kegiatan juga digunakan untuk memonitor progres atau kemajuan suatu kegiatan. Dengan membandingkan apa yang telah direncanakan dengan apa yang telah dicapai, laporan kegiatan membantu dalam mengevaluasi apakah kegiatan berjalan sesuai rencana atau mengalami hambatan. Hal ini memungkinkan pengambilan tindakan perbaikan atau penyesuaian yang diperlukan untuk mencapai tujuan. c) Mengevaluasi dan Memperbaiki Laporan kegiatan memungkinkan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan. Dalam laporan, dapat ditemukan analisis terkait keberhasilan, kegagalan, dan tantangan yang dihadapi selama kegiatan. Informasi ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi area di mana perbaikan diperlukan serta strategi untuk kegiatan selanjutnya. d) Pemantauan dan Akuntabilitas Laporan kegiatan membantu dalam pemantauan dan akuntabilitas terhadap penggunaan sumber daya seperti dana, waktu, dan tenaga kerja. Dengan menyediakan informasi yang terperinci tentang bagaimana sumber daya tersebut digunakan, laporan kegiatan memungkinkan stakeholder untuk memahami dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas penggunaan sumber daya.
e) Berbagi Informasi Laporan kegiatan juga berfungsi sebagai sarana untuk berbagi informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan seperti rekan kerja, mitra, atau masyarakat umum. Laporan ini dapat memberikan pemahaman yang lebih baik tentang kegiatan yang dilakukan, hasil yang dicapai, dan dampak yang dihasilkan. Dengan berbagi informasi melalui laporan kegiatan, pihak-pihak yang berkepentingan dapat terlibat, memberikan feedback, atau mendukung kegiatan yang dilakukan. Isi dan susunan laporan kegiatan dapat bervariasi tergantung pada konteks dan kebutuhan spesifik. Namun secara umum, berikut adalah isi dan susunan yang umumnya terdapat dalam laporan kegiatan: 1) Judul Laporan kegiatan biasanya dimulai dengan judul yang menjelaskan secara singkat tentang kegiatan yang dilaporkan. 2) Pendahuluan Bagian pendahuluan memberikan latar belakang kegiatan dan tujuan laporan. Ini juga dapat mencakup deskripsi singkat tentang konteks atau kebutuhan yang mendasari pelaksanaan kegiatan. 3) Deskripsi Kegiatan Bagian ini menjelaskan secara rinci tentang kegiatan yang dilakukan. Termasuk informasi tentang tempat, tanggal, waktu, dan durasi kegiatan. Juga disertakan informasi tentang siapa yang terlibat dalam kegiatan, baik individu maupun kelompok. 4) Tujuan Kegiatan Bagian ini menjelaskan tujuan atau hasil yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut. Tujuan ini harus terukur dan spesifik, sehingga dapat dinilai apakah telah tercapai atau tidak. 5) Metode atau Prosedur Bagian ini menjelaskan metode atau prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan. Hal ini mencakup langkah-langkah konkret yang diambil, alat dan teknik yang digunakan, serta pendekatan yang diadopsi untuk mencapai tujuan kegiatan. 6) Hasil dan Capaian Bagian ini menyajikan hasil dari kegiatan yang dilakukan. Ini dapat mencakup pencapaian kuantitatif dan kualitatif, seperti angka atau statistik yang relevan, produk atau layanan yang dihasilkan, adan dampak yang dihasilkan.
7) Evaluasi Bagian ini melibatkan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan. Evaluasi dapat mencakup analisis keberhasilan dalam mencapai tujuan, hambatan atau tantangan yang dihadapi, serta rekomendasi atau saran untuk perbaikan di masa mendatang. Evaluasi juga dapat mencakup umpan balik dari peserta atau pihak terkait yang terlibat dalam kegiatan. 8) Kesimpulan Bagian ini berisi ringkasan atau kesimpulan dari laporan kegiatan. Di sini, diuraikan secara singkat apa yang telah dilakukan, hasil yang dicapai, dan pelajaran yang diperoleh dari kegiatan tersebut. 9) Lampiran Lampiran dapat berisi dokumen pendukung, seperti foto, grafik, tabel, atau data yang mendukung informasi dalam laporan.
LAMPIRAN - LAMPIRAN Format KAK
Contoh RKA Tidak sesuai dengan Pos Kode Rekeningnya
Format Laporan Kegiatan
DAFTAR PUSTAKA https://glints.com/id/lowongan/metode-smartadalah/#:~:text=SMART%20adalah%20singkatan%20dari%20lima,m enentukan%20tujuan%20dari%20sebuah%20proyek. https://www.finansialku.com/menyusun-program-kerja/ https://employers.glints.com/id-id/blog/contoh-laporan-kegiatan/