Monitoring dan Evaluasi e-Arsip Terintegrasi (SRIKANDI) Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Klaten Klaten, 31 Mei 2023
Monitoring • Kegiatan untuk mengetahui apakah program yang dibuat itu berjalan dengan baik sebagaimana mestinya sesuai dengan yang direncanakan, adakah hambatan yang terjadi dan bagaimana mengatasinya. Evaluasi • Tahapan yang berkaitan erat dengan kegiatan monitoring, karena kegiatan evaluasi dapat menggunakan data yang disediakan melalui kegiatan monitoring.
Tujuan Aplikasi SRIKANDI 1. Mewujudkan pelayanan administrasi pemerintahan di Bidang Kearsipan Dinamis yang berkualitas dan terpercaya di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah; 2. Mewujudkan keseragaman dan keterpaduan pengelolaan Kearsipan Dinamis berbasis elektronik; 3. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel melalui penerapan SPBE Bidang Kearsipan Dinamis di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.
https://srikandi.layanan.go.id Cara Akses ke Srikandi Versi 2 - Bimtek https://srikandi.arsip.go.id Cara Akses ke Srikandi Versi 2 - Live
4 Fitur Aplikasi Srikandi Penciptaan Arsip Pembuatan, Pengiriman dan Penerimaan Naskah Dinas secara Elektronik antar instansi Pemerintah Dikelompokkan menjadi beberapa user/pengguna untuk mengakses file naskah Menjaga agar naskah tetap autentik, utuh dan terpercaya Pemindahan dan Pemusnahan Arsip Pemeliharaan Arsip Penyusutan Arsip Penggunaan Arsip oleh yang berhak
Latar Belakang Penghargaan Pengawasan Kearsipan Tahun 2020 Peringkat VII Nasional Undangan Rakor e-Arsip Terintegrasi di Bali, 16 – 17 Juni 2021
Roadmap Pendampingan Aplikasi Srikandi 04-05 Nov 2021 Bimtek Srikandi V1 Oleh ANRI di Pendopo Klaten 18-23 Nov 2021 Bimtek Admin Instansi Srikandi V2 di Lab. Komputer 09-31 Des 2021 Bimtek Srikandi V2 Ke Pejabat Struktural Seluruh SKPD dan Kecamatan Kabupaten Klaten
Pada tanggal 31 Januari 2022, Aplikasi Srikandi secara resmi di launching oleh Bupati Kabupaten Klaten, Hj. Sri Mulyani, S.M di Pendopo Kab. Klaten. Disertai oleh Penandatanganan Pakta Integritas Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) oleh Ibu Bupati dilanjutkan seluruh Kepala SKPD di Kabupaten Klaten. Launching Srikandi Menyusul sehari kemudian dengan pembagian akun TTE kepada seluruh Kepala SKPD oleh Kominfo Klaten.
Setelah Launching Aplikasi Srikandi, banyak Kabupaten/ Kota melakukan studi tiru ke Kabupaten Klaten. Dan masih banyak lagi Kabupaten /Kota yang berkoordinasi via online. Studi Tiru Aplikasi Srikandi 1. Kabupaten Sragen 2. Kabupaten Sukoharjo 3. Kota Salatiga 4. Kabupaten Karanganyar 5. Kabupaten Grobogan 6. Bappeda Provinsi Jateng 7. Kabupaten Demak 8. Kabupaten Tegal 9. Kabupaten Banyumas 10. Kabupaten Purworejo 11. Kabupaten Wonogiri 12. Kabupaten Pekalongan 13. Kota Mojokerto 14. Kabupaten Boyolali 15. Kabupaten Kulon Progo 16. Kabupaten Brebes 17. Kab Pringsewu – Lampung 18. Kab Landak & Sanggau–Kalbar 19. Kabupaten Pemalang 20. Kabupaten Semarang 21. Kota Semarang 22. Kota Tangerang 23. Kabupaten Rembang 24. Kabupaten Kebumen 25. Kota Malang 26. Kota Metro-Lampung 27. Kabupaten Purworejo
Selain kunjungan tiru, tim Srikandi diundang untuk menjadi Narasumber memberikan kiat-kiat implementasi Srikandi. Berikut beberapa kegiatannya : Narasumber 1. Narsum di Rakornas Bidang Kearsipan dan Perpustakaan – Semarang, 10 Februari 2022 4. Narsum Sharing Session di Kota Semarang, 09 Des 2022 3. Narsum Penguatan Kebijakan dan Bimtek di Boyolali, 14-16 Nov 2022 2. Bimtek Aplikasi Srikandi bersama Kabupaten Sukoharjo, 15-17 Februari 2022
Akun di Aplikasi Srikandi 25 Organisasi Perangkat Daerah 1.Setda 2.SetDPRD 3. Inspektorat 4. Disdik 5. Disbudporapar 6. Dinkes 7. Dissosp3appkb 8. Disdukcapil 9. Dispermasdes 10. DPMPTSP 11. DKUKMP 12. Disperinaker 13. Diskominfo 14. Disperakim 1. Prambanan 2. Gantiwarno 3. Wedi 4. Bayat 5. Cawas 6. Trucuk 7. Kebonarum 8. Jogonalan 9. Manisrenggo 10. Karangnongko 11. Ceper 12. Pedan 13. Karangdowo 14. Juwiring 15. Wonosari 16. Delanggu 17. Polanharjo 18. Karanganom 19. Tulung 20. Jatinom 21. Kemalang 22. Ngawen 23. Kalikotes 24. Klaten Utara 25. Klaten Tengah 26. Klaten Selatan 34 Puskesmas 15. DPU PR 16. Dishub 17. Dinas LH 18. DKPP 19. Dispersip 20. Satpol PP dan Damkar 21. BKPSDM 22. BPKPAD 23. Bappedalitbang 24. BPBD 25. Badan Kesbangpol 26. RSUD Bagas Waras 26 Kecamatan
Evaluasi Penggunaan Srikandi Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Klaten
A. Kop Naskah - Perangkat Daerah Masih banyak kop Naskah yang belum menyesuaikan aturan yang berlaku. 1. Perbup Klaten nomor 90 Tahun 2019 2. SK Bupati Klaten nomor 090/290 Tahun 2021
A. Kop Naskah - Setda Penggunaan kop Sekretariat Daerah masih banyak yang belum sesuai aturan yang berlaku.
B. Penomoran Naskah Penomoran Naskah Dinas sudah diatur per jenis naskah, masih banyak yang beranggapan urutan penomoran dari klasifikasi. Setiap jenis naskah memiliki format penomoran yang berbeda. Sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 90 Tahun 2019 tentang Tata Naskah Dinas.
C. Penulisan Hal • Masih banyak penulisan Hal yang sangat simple. Ini mempengaruhi dalam temu balik naskah. Pengguna akan sangat kesulitan mencari file sebelumnya jika halnya tidak menjelaskan isi suratnya. • Untuk Surat Perintah/ Surat Tugas minimal mencantumkan nama pegawai yang diberi perintah/tugas atau kegiatan yang akan dilaksanakan. • Untuk kegiatan tertentu atau khusus harus dicantumkan pada perihal pada saat registrasi naskah keluar untuk mempermudah penemuan kembali.
D. Jenis Naskah • Surat Perintah dan Surat Tugas itu beda. • Surat Tugas dan SPPD itu beda. • Nota Dinas yg TTE hanya di Kepala misal : Kadis/Kaban/Camat. Kombinasi seperti ini {N}/{V1} lalu untuk Variabel diisi Kadis/Kaban/ Camat * Yg sering ditanyakan : Surat Ekstern dan Surat Intern. Sebenarnya ini Surat Korespondensi Intern dan Surat Korespondensi Ekstern, hanya untuk mempersingkat saja.
E. Akun Arsiparis belum ada • Beberapa OPD akun arsiparis belum ada • Fungsi akun arsiparis untuk pemindahan arsip inaktif yang bernilai permanen dari OPD ke LKD
F. Belum Pemberkasan • Pemberkasan bisa dilakukan dari Akun Pencatat Surat (berdasarkan Monev SRIKANDI di Surabaya pada bulan November untuk sementara proses pemberkasan belum bisa dilakukan, karena masih terdapat beberapa fitur yang belum sempurna)
F. Pencatat Surat tidak bisa membaca Surat Masuk • Akun Pencatat Surat atau Hak Akses TU belum bisa memantau arus persuratan yang masuk • Solusi sementara untuk mengetahui arus surat masuk harus menambahkan akun pencatat surat tambahan yang menjadi satu dengan unit kerja kepala OPD/Camat.
G. Belum bisa download Daftar Arsip
H. Notif tidak ada • Notifikasi dinonaktifkan dari pihak developer dan akan digantikan dengan aplikasi android/aplikasi mobile (menunggu launching dari kementerian kominfo) • Berdasarkan Monev SRIKANDI di Surabaya pada bulan November Aplikasi SRIKANDI versi mobile sedang disiapkan dan baru di ujicoba tinggal menunggu untuk diluncurkan di Playstore.
I. Alih Media • Alih Media Naskah Masuk dalam bentuk kertas belum semua di registrasi di Srikandi, yang bisa dilakukan dari akun Pencatat Surat di masing-masing OPD. • Tujuannya untuk mengamankan atau mengalihmediakan arsip yang masih berbentuk kertas dan Disposisi surat masuk bias dilakukan melalui SRIKANDI.
J. Tujuan Baru tapi belum diganti • Tujuan Baru tapi banyak yang belum diganti dari Konseptor Naskah. • Untuk admin SRIKANDI yang berada di grup admin se-Kabupten Klaten dimohon untuk menyampaikan/saling mengingatkan kepada konseptor surat apabila terdapat perubahan tujuan surat. Terutama pada saat pelantikan pejabat baru/pejabat yang sudah purna tugas). • Untuk admin OPD yang terkena perubahan Kepala OPD silahkan melaporkan ke admin SRIKANDI pusat atau ke grup admin SRIKANDI se-Kabupaten Klaten.
Terimakasih