6/14/2023 Mila Anggraini 1 MILA ANGGRAINI,SE.MM MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA REGIONAL YOGYAKARTA Mila Anggraini,SE.MM Widyaiswara Ahli Muda PPSDM Reg. Yogyakarta Pengajar : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Latsar CPNS Pengelolaan BMN/D Keuangan Daerah Literasi Digital Keprotokolan Publik Speaking Randugunting Tamanmartani Kalasan Sleman Yogyakarta 081 227 990 866 Milaeva_82 Mila Anggraini Mila Anggraini
6/14/2023 Mila Anggraini 2 “Semua orang berpikir untuk merubah DUNIA, tetapi tidak ada yang berpikir untuk mengubah DIRINYA sendiri” -Lev TolstoyTEKNOLOGI INFORMASI
6/14/2023 Mila Anggraini 3 Peserta mampu menerapkan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern HASIL BELAJAR OUTLINE TEKNOLOGI INFORMASI (Definisi, Tujuan, Komponen) PENGARUH INFORMASI DALAM PEKERJAAN KANTOR OTOMATISASI KANTOR MANAJEMEN RAPAT/KEGIATAN SOSIALISASI DIGITAL GLADI MANAJEMEN RAPAT/KEGIATAN SOSIALISASI DIGITAL
6/14/2023 Mila Anggraini 4 Digitalisasi SUDAH menyebabkan Perubahan Perilaku Konsumsi dan Logistik / Delivery Perubahan Perilaku & Gaya Hidup Smart gadget: phone, tab, laptop, plus platform, aplikasi Cara mencari Informasi Cara bertransaksi Logistik dan penghantaran Cara pemasaran dan penjualan Cara pembayaran menghilangkan batas dan merubah masyarakat secara dinamis
6/14/2023 Mila Anggraini 5
6/14/2023 Mila Anggraini 6
6/14/2023 Mila Anggraini 7
6/14/2023 Mila Anggraini 8 TEKNOLOGI INFORMASI MILA ANGGRAINI,SE.MM 1
6/14/2023 Mila Anggraini 9 Istilah “teknologi” berasal dari “techne “ atau cara dan “logos” atau pengetahuan. Jadi secara harfiah : teknologi adalah pengetahuan tentang cara. Teknologi tetap terkait pada pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaannya, sehingga teknologi tidak bebas organisasi, tidak bebas budaya dan sosial, ekonomi dan politik. TEKNOLOGI ? Informasi merupakan data yang berasal dari fakta yang tercatat dan selanjutnya dilakukan pengolahan (proses) menjadi bentuk yang berguna atau bermanfaat bagi pemakainya. INFORMASI
6/14/2023 Mila Anggraini 10 Teknologi informasi adalah suatu kombinasi antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dengan mendalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akuratdan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. TEKNOLOGI INFORMASI TEKNOLOGI INFORMASI Untuk memecahkan masalah, membuka kreativitas, dan meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam melakukan pekerjaan. TUJUAN TEKNOLOGI INFORMASI
6/14/2023 Mila Anggraini 11 Fungsi Teknologi Informasi (Sutarman _2009: 18) yaitu : Menangkap (Capture) Mengkompilasikan catatan rinci dari aktivitas, misalnya menerima input dari keyboard. Mengolah (Processing) Mengolah/memproses data masukan yang diterima untuk menjadi informasi. Pengolahan/pemrosesan data dapat berupa konversi (pengubahan data kebentuk lain), analisis (analisis kondisi), perhitungan (kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data dan informasi. Menghasilkan (Generating) Menghasilkan atau mengorganisasikan informasi ke dalam bentuk yang berguna. Misalnya : laporan, tabel, grafik dan sebagainya. Menyimpan (Storage) Merekam atau menyimpan dan informasi dalam suatu media. Misalnya disimpan ke harddisk, Gdrive Mencari kembali (Retrieval) Menelusuri, mendapatkan kembali informasi atau menyalin (copy) data dan informasi yang sudah tersimpan, misalnya Data kepegawaian Transmission Mengirimkan data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan computer. Misalnya mengirimkan data ke antar bagian FUNGSI TEKNOLOGI INFORMASI Fungsi Teknologi Informasi (Sutarman _2009: 18) yaitu : Menangkap (Capture) Mengkompilasikan catatan rinci dari aktivitas, misalnya menerima input dari keyboard. Mengolah (Processing) Mengolah/memproses data masukan yang diterima untuk menjadi informasi. Pengolahan/pemrosesan data dapat berupa konversi (pengubahan data kebentuk lain), analisis (analisis kondisi), perhitungan (kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data dan informasi. Menghasilkan (Generating) Menghasilkan atau mengorganisasikan informasi ke dalam bentuk yang berguna. Misalnya : laporan, tabel, grafik dan sebagainya. Menyimpan (Storage) Merekam atau menyimpan dan informasi dalam suatu media. Misalnya disimpan ke harddisk, Gdrive Mencari kembali (Retrieval) Menelusuri, mendapatkan kembali informasi atau menyalin (copy) data dan informasi yang sudah tersimpan, misalnya Data kepegawaian Transmission Mengirimkan data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan computer. Misalnya mengirimkan data ke antar bagian FUNGSI TEKNOLOGI INFORMASI
6/14/2023 Mila Anggraini 12 Perangkat keras (hardware) Merupakan perangkat fisik yang membangun sebuah teknologi informasi. Contohnya : monitor, keyboard, mouse, printer, harddisk, memori, Perangkat lunak (software) Merupakan program yang dibuat untuk keperluan khusus yang tersusun atas program yang menentukan apa yang harus dilakukanoleh komputer. Perangkat lunak dapat dibagi menjadi tiga, yaitu : Perangkat lunak system : Perangkat lunak yang dibuat khusus untuk dapat mengontrol semua perangkat keras, sehingga semua perangkat keras teknologi informasi dapat bekerja dengan kompak sebagai sebuah sistem yang utuh. Misalnya : Sistem Operasi Window, Linux, Unix, OS/2, dan FreeBSD 3 KOMPONEN TEKNOLOGI INFORMASI 1 2 Lanjutan….. Perangkat lunak bahasa pemrograman : Perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi maupun perangkat lunak sistem. Misalnya: Visual Basic, Delphi, Turbo C, Fortran, Cobol, Turbo Assembler, dan Java. Perangkat lunak aplikasi : Program jadi siap pakai yang dibuat untuk keperluan khusus. Misalkan untuk keperluan aplikasi perkantoran : ada Microsoft Office dan Open Office (seperti pengolahan kata, angka, data dan presentasi) Manusia (brainware) Merupakan personel-personel yang terlibat langsung dalam pemakaian komputer, seperti Sistem Analis, Web Master, Web Disigner, Animator, Programmer, Operator, User dan lain-lain. 3
6/14/2023 Mila Anggraini 13 PENGARUH TI DALAM PERKANTORAN MILA ANGGRAINI,SE.MM 2 Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja. Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan. Pekerjaan-pekerjaan yang besifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin. Proses dan Pengiriman informasi akan semakin cepat. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun TEKNOLOGI INFORMASI IMPLIKASI UMUM ( ASPEK SOSIAL, EKONOMI DSB)
6/14/2023 Mila Anggraini 14 Mendorong untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software. Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu. Lebih sedikit pekerjaan IMPLIKASI TERHADAP KARYAWAN KANTOR Cenderung karyawan menjadi “machineminders”. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan sebagainya Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin KEUNTUNGAN KERUGIAN Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan Harga teknologi baru saat ini relatif murah Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data didisk atau penyimpanan digital shg tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat Produktivitas meningkat secara cepat Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan KEUNTUNGAN TI DALAM PERKANTORAN
6/14/2023 Mila Anggraini 15 OTOMATISASI PERKANTORAN MILA ANGGRAINI,SE.MM 3 Menurut Priansa ( 2013 : 247 ) Otomatisasi kantor merupakan proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis, otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia dan otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Menurut Chaniago (2013:216) otomatisasi kantor merupakan salah satu teknologi perkantoran dan usaha yang dilakukan untuk mengefisiensikan pekerjaan kantor dengan tujuan mengurangi penggunaan kertas, meningkatkan kecepatan, ketetapan, keamanan kerja di kantor serta meningkatkan kualitas kerja. DEFINISI OTOMASI PERKANTORAN
6/14/2023 Mila Anggraini 16 1. Dengan perlengkapan kantor modern akan membantu mengerjakan pekerjaan kantor lebih cepat, lebih baik dan lebih akurat. Sehingga pekerjaan kantor menjadi lebih efisien. 2. Peralatan kantor modern akan memberikan kesan lebih positif terhadap image perusahaan. 3. Peralatan kantor modern menjadikan bekerja lebih semangat dan tidak membosankan. Sehingga menjadikan karyawan lebih produktif. 4. Otomatisasi memberikan peluang sangat besar untuk merencanakan kembali pekerjaan dan arus pekerjaan, sehingga memperkaya dimensi pekerjaan itu. Hal ini memberikan karyawan lebih kreatif DAMPAK POSITIF OTOMATISASI PERKANTORAN 1. Menurunkan semangat kerja di antara karyawan yang merasa terancam pekerjaannya. Mereka takut mesin-mesin kantor akan mengambil alih fungsinya. 2. Banyak orang yang tidak menyukai perubahan. Mereka enggan belajar dengan cara baru atau merasa tidak mampu, sehingga takut kelemahannya diketahui. 3. Para staf seringkali mempunyai pendidikan lebih tinggi dari manajer kantor. Mereka merasa bangga dengan pengetahuan teknisnya dan cenderung tidak sabar kalau menghadapi atasan yang tidak mampu mengaturnya. DAMPAK NEGATIF OTOMATISASI PERKANTORAN
6/14/2023 Mila Anggraini 17 PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN MUDAH penyediaan sumber data yang berkualitas berdampak pada keputusan yang berkualitas HASIL KEPUTUSAN BERKUALITAS INFORMASI LEBIH LENGKAP Penggunaan peralatan yang lebih modern mampu menyajikan data dan informasi dengan lengkap. Tersedianya peralatan dan mesin yang mampu bekerja lebih cepat akan membantu staf kantor bekerja lebih cepat untuk menyajikan data pada pihak pimpinan KEUNTUNGAN OTOMATISASI PERKANTORAN MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN Dapat menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat dan efisien. Mengurangi jumlah pekerja kantor yang tugasnya bisa digantikan dengan aplikasi otomatisasi kantor. Tidak membutuhkan tempat yang banyak dalam penyimpanan data seperti berkas, dokumen, dan beberapa data penting lainya. Data yang tersimpan dalam perangkat akan terorganisir dengan lebih baik dibandingkan dengan cara konvensional. Dapat meningkatkan produktivitas dalam pekerjaan. Mempermudah dalam hal komunikasi antara pekerja kantor. Dapat menyelesaikan beberapa masalah dengan baik. Mengurangi kebutuhan staff kantor.
6/14/2023 Mila Anggraini 18 JENIS-JENIS OTOMATISASI PERKANTORAN MILA ANGGRAINI,SE.MM
6/14/2023 Mila Anggraini 19 JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN Contoh : Microsoft Word. Goggle Documents. Pages. Notepad. Office Word Online. Docs To Go. Kspread. 1 Aplikasi Word Processing (Pengolahan Kata) JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN Contoh : Gmail. Yahoo Mail. Microsoft Outlook. Zoho Mail. GMX Mail. Fastmail. Tutanota. Elektronik Mail (Surat Elektronik) 2
6/14/2023 Mila Anggraini 20 JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN Voice Mail merupakan salah satu aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat merekam dan disimpan secara digital serta dapat dikirimkan kepada orang lain. Dengan aplikasi ini, kamu tidak perlu lagi mengetik pesan seperti Email. Voicemail (Pesan Suara) 3 JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN Elektronik Calendaring biasanya digunakan untuk menyusun sebuah acara yang sudah dijadwalkan. Elektronik Calendaring (Kalender Elektronik) 4 Contoh : Google Calendar Outlook Calendar Calendar icloud (milik apple) Zoho Mail. GMX Mail. Fastmail. Tutanota.
6/14/2023 Mila Anggraini 21 JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN Konversi Audio merupakan sebuah aplikasi komputerisasi perkantoran yang biasa digunakan untuk berkomunikasi berjauhan secara geografis. 5 Video Conferencing Contoh : Google Hangouts Meet. Zoom Meeting. Microsoft Teams. Whastapp. Slack. GoToMeeting. Facetime. FreeConference. Cisco Webex Meeting JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN Facsimile Transmission (Fax) 6 7 Slide Presentasi Contoh : aplikasi Microsoft Power Point Canva Slide Go Visme Prezi Allppt
6/14/2023 Mila Anggraini 22 JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN 6 Image Storage and Retrieval Aplikasi Pengolah Angka 7 Contoh : Google Drive Dropbox Onecloud iDrive Contoh : Microsoft excel IMB SPSS LibreOffice Calc Zoho Sheet Artificial Intelligence adalah teknologi yang digunakan untuk membuat mesin atau komputer dapat melakukan tugas yang biasanya memerlukan kecerdasan manusia. AI dapat belajar dari data dan pengalaman, memahami bahasa manusia, membuat keputusan logis, dan melakukan tugas-tugas yang memerlukan kecerdasan, seperti pengenalan wajah, pengenalan suara, pengolahan bahasa alami, dan pembuatan prediksi berdasarkan pola yang ditemukan dalam data. Contoh AI : Pomato (AI for hiring) Face recognition Spellchecking Recommendation/predictive seach (Search angine) Digital voice assistance (Alexa, Siri, Google assist) “Kecerdasan kita adalah apa yang menjadikan kita manusia, dan AI adalah perpanjangan dari kualitas itu.” (Yann LeCun)
6/14/2023 Mila Anggraini 23 MANAJEMEN RAPAT DIGITAL MILA ANGGRAINI,SE.MM 4 PERSIAPAN RAPAT KOORDINASI PERSIAPAN 1. PENGGUNAAN ZOOM Share screen Bahan tayang & Video Record Screenshoot Chat zoom (share file) Filter, Reaction 2. PENGISIAN DAFTAR HADIR 3. NOTULEN DIGITAL PELAKSANAAN PELAPORAN 1. PENYUSUNAN LAPORAN AKHIR : Cover (Canva ) Materi (Pdf) Daftar hadir yg telah diisi (pdf) Notulen rapat (pdf) 2. E REPORT 1. FORM DAFTAR HADIR 2. HYPERLINK 3. BAHAN TAYANG/ MATERI 4. LINK ZOOM
6/14/2023 Mila Anggraini 24 OUR JOUNEY CANVA AI CHATGPT TOME.APP DAFTAR HADIR BAHAN TAYANG ZOHO GOOGLE FORM HYPERLINK LINKTREE GOOGLE DRIVE (FOTO) BITLY MEMBUAT E-BOOK MEMBUAT COVER POSTER MYWALL COMBINE PDF HEYZINE 1 2 3 4 5 GLADI ZOOMCLOUD TARGET https://linktr.ee/coach_mila
6/14/2023 Mila Anggraini 25 MEMBUAT DAFTAR HADIR 1 ZOHO.COM GOOGLE FORM ZOHO.COM https://www.zoho.com/id/forms/ STEP 1
6/14/2023 Mila Anggraini 26 STEP 2 PILIH MASUK DENGAN STEP 3 DIISI AKUN EMAIL
6/14/2023 Mila Anggraini 27 STEP 4 DIISI NAMA KLIK STEP 5 KLIK
6/14/2023 Mila Anggraini 28 STEP 6 KLIK KLIK PILIH STANDAR VIDEO TUTORIAL ZOHO (LINK YOUTUBE) :
6/14/2023 Mila Anggraini 29 MELIHAT RESPON KLIK GOOGLE FORM STEP 1 PILIHPILIH
6/14/2023 Mila Anggraini 30 PILIH PILIH VIDEO TUTORIAL GOOGLE FORM (LINK YOUTUBE) :
6/14/2023 Mila Anggraini 31 MEMBUAT HYPERLINK 2 https://linktr.ee/ LINKTR.EE
6/14/2023 Mila Anggraini 32 PILIH ISI KLIK
6/14/2023 Mila Anggraini 33 ISI KLIK PILIH SESUAI KEBUTUHAN KLIK
6/14/2023 Mila Anggraini 34 PILIH - FREE LALU SCROOL KE BAWAH KLIK – JOIN FOR FREE KLIK
6/14/2023 Mila Anggraini 35 3 MEMBUAT BAHAN TAYANG CANVA AI https://www.canva.com/
6/14/2023 Mila Anggraini 36 KLIK PILIH
6/14/2023 Mila Anggraini 37 PILIH AKUN EMAIL VIDEO TUTORIAL CANVA AI (LINK YOUTUBE) : https://bit.ly/CANVA_AI_MILA
6/14/2023 Mila Anggraini 38 CHATGPT - OPENAI https://openai.com/blog/chatgpt PILIH – TRY ChatGPT
6/14/2023 Mila Anggraini 39 PILIH PILIH –SIGN UP
6/14/2023 Mila Anggraini 40 DIISI KLIK DIISI KLIK
6/14/2023 Mila Anggraini 41 VIDEO TUTORIAL OPEN.AI (LINK YOUTUBE) : https://bit.ly/TUTORIAL_CHATGPT_MILA TOME.APP https://openai.com/blog/chatgpt
6/14/2023 Mila Anggraini 42 KLIK KLIK
6/14/2023 Mila Anggraini 43 PILIH AKUN EMAIL DIISI NAMA
6/14/2023 Mila Anggraini 44 PILIH BASIC KLIK KLIK
6/14/2023 Mila Anggraini 45 VIDEO TUTORIAL TOME.APP (LINK YOUTUBE) : https://bit.ly/TUTORIAL_TOMEAPP 4 MEMBUAT NOTULEN DIGITAL
6/14/2023 Mila Anggraini 46 GOOGLE DOC PILIH PILIH BLANK
6/14/2023 Mila Anggraini 47 VIDEO TUTORIAL VOICE MENJADI TEXT (LINK YOUTUBE) : https://bit.ly/TUTORIAL_VOICE_TO_TEXT 4 MEMBUAT COVER LAPORAN
6/14/2023 Mila Anggraini 48 POSTERMYWALL https://www.postermywall.com/ KLIK
6/14/2023 Mila Anggraini 49 KETIK : ANNUAL REPORT VIDEO TUTORIAL POSTERMYWALL (LINK YOUTUBE) :
6/14/2023 Mila Anggraini 50 5 MEMBUAT E-BOOK/ E-REPORT HEYZINE https://heyzine.com/