PENGELOLAAN RAPAT

Universitas Negeri Surabaya |2022

Disusun Oleh : Untuk :
Miftahul Ulum SMK/MAK
KELAS XI

PENYUSUN
MIFTAHUL ULUM

PEMBIMBING
FEBRIKA YOGIE HERMANTO, S.PD., M.PD

VALIDATOR

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

JURUSAN PENDIDKAN EKONOMI
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

2022

Pengelolaan Rapat|2022 i

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum wr.wb

Puji syukur saya panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang senantiasa melimpahkan
rahmat, taufik dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan modul pembelajaran untuk
SMK/MAK kelas XI dengan baik. Modul ini disusun dalam rangka memenuhi kebutuhan peserta
didik dalam mata pelajaran Kepegawaian. Sesuai dengan standar kompetensi pendidikan, maka
kualifikasi modul ini dapat dipertanggungjawabkan.

Teknik penyajian dilakukan secara terpadu dengan pemilihan materi berdasarkan jenjang
pendidikan. pembelajaran ini dilengkapi dengan adanya Kompetensi Inti, Kompetensi Dasar,
Tujuan Pembelajaran, Peta Konsep, Rangkuman, Tugas Siswa dan Uji Kompetensi. Pembahasan
yang diberikan dalam buku pembelajaran Administrasi Umum menggunakan bahasa yang mudah
dipahami serta lugas. Modul ini memiliki kelebihan, yaitu melatih kemampuan kognitif siswa
dengan pendekatan saintifik. Pembahasan yang akan disampaikan disertai dengan soal-soal yang
dapat digunakan untuk mengukur tingkat ketercapaian dan ketuntasan.

Penulis menyadari bahwa di dalam pembuatan modul masih banyak kekurangan, untuk
itu penulis sangat terbuka terhadap saran dan kritik yang bersifat membangun. Semoga modul ini
memberikan manfaat bagi para pembaca.

Wassalamualaikum wr.wb

Pengelolaan Rapat|2022 ii

PETUNJUK PENGGUNAAN E-MODUL
Petunjuk Pengunaan Bagi Guru
1. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara

penilaian, bahan dan alat yang digunakan.
2. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.
3. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar

peserta didik.
4. Selama kegiatan belajar, gunakan sarana yang disesuaikan dengan materi ajar dan gunakan

laboratorium komputer untuk kegiatan tersebut.
Petunjuk Pengunaan Bagi Siswa
1. Pahamilah tujuan pembelajaran, kompetensi yang ingin dicapai, dan materi dalam modul ini.
2. Bila proses pemahaman materi mendapatkan kesulitan, konsultasikan dengan guru/instruktur.
3. Kerjakan tugas-tugas dengan jujur dan bertanggung-jawab.
4. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya bila belum

menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
5. Setelah materi dalam kegiatan pembelajaran telah tuntas dipelajari maka lanjutkan latihan.

soal

Pengelolaan Rapat|2022 iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................... ii
PETUNJUK PENGGUNAAN E-MODUL ................................................................................... iii
DAFTAR ISI.................................................................................................................................. iv
BAB I Konsep Dasar Rapat ............................................................................................................ 1

A. Pengertian Rapat .................................................................................................................. 2
B. Tujuan Rapat........................................................................................................................ 3
C. Manfaat Rapat...................................................................................................................... 3
D. Jenis Rapat ........................................................................................................................... 4
E. Syarat-syarat Rapat .............................................................................................................. 5
F. Pihak-pihak yang terlibat ..................................................................................................... 6
Tugas Kelompok............................................................................................................................. 9
Rangkuman ..................................................................................................................................... 9
Evaluasi......................................................................................................................................... 10
BAB II Penyelenggaraan Rapat .................................................................................................... 12
A. Perencanaan Rapat ............................................................................................................. 13
B. Prosedur Rapat ................................................................................................................... 15
C. Peralatan dan Perlengkapan Rapat..................................................................................... 15
D. Agenda Rapat..................................................................................................................... 16
E. Notula Rapat ...................................................................................................................... 19
Tugas Kelompok........................................................................................................................... 22
Rangkuman ................................................................................................................................... 22
Evaluasi......................................................................................................................................... 23
Lampiran 1.................................................................................................................................... 25
Lampiran 2.................................................................................................................................... 26
Lampiran 3.................................................................................................................................... 27
Daftar Pustaka............................................................................................................................... 28

Pengelolaan Rapat|2022 iv

Tujuan

Siswa diharapkan mampu memahami
konsep dasar rapat

Indikator

1. Siswa mampu menjelaskan pengertian rapat
2. Siswa mampu memahami tujuan rapat
3. Siswa mampu memahami manfaat rapat
4. Siswa mampu menjelaskan jenis-jenis rapat
5. Siswa mampu memahami syarat-syarat rapat
6. Siswa mampu menjelaskan pihak-pihak yang

terlibat dalam rapat

Pengelolaan Rapat|2022 1

A. Pengertian Rapat
Rapat merupakan kata yang sering dibicarakan dalam lingkungan kantor, rapat dalam

Bahasa Inggris disebut Conference atau Meeting yang berarti pertemuan. Rapat diartikan
sebagai kegiatan berkomunikasi secara berkelompok dengan bertatap muka baik secara
langsung maupun online dengan tujuan untuk mengambil keputusan. Secara luas, definisi
rapat yaitu sebuah kegiatan permusyawaratan yang melibatkan banyak pihak dan membahas
banyak masalah penting. Dalam arti sempit, rapat didefinisikan sebagai diskusi yang
melibatkan beberapa pihak dengan topik pembahasan yang sederhana.

Rapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bersifat formal yang memiliki
tujuan untuk menjalin komunikasi antar pihak, membuat perencanaan, menetapkan kebijakan,
pengambilan keputusan, serta pemberian motivasi (Achmad Behori, 2018:199). Pendapat dari
Nunung dan Ratu Evi dalam Sarkonah (2012:2) mengenai definisi rapat yang diartikan
sebagai suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan staffnya. Wursanto dalam
Sarkonah (2012:2) menyampaikan beberapa pandangan mengenai rapat, yaitu :
1. Rapat diartikan sebagai media komunikasi kelompok melalui tatap muka yang banyak

dilakukan oleh organisasi baik swasta maupun pemerintahan.
2. Rapat adalah alat untuk mendapatkan keputusan atau mufakat dengan musyawarah

kelompok.
3. Rapat merupakan media pengampilan keputusan melalui musyawarah
4. Rapat adalah komunikasi yang dilakukan oleh kepompok secara resmi
5. Rapat adalah pertemuan antar anggota organisasi atau perusahaan untuk

mengkomunikasikan masalah yang menyangkut kepentingan bersama
6. Rapat merupakan pertemuan antara anggota perusahaan atau organisasi untuk membahas

kepentingan organisasi.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas, rapat dapat diartikan sebagai sebuah media yang
digunakan oleh beberapa pihak untuk melakukan komunikasi secara berkelompok untuk
membahas kepentingan atau permasalahan bersama hingga mendapatkan kesepakatan. Rapat
sering dilakukan oleh organisasi baik antar pimpinan dengan staff maupun sesama staff
sebagai media untuk pengambilan keputusan yang menyangkut kepentingan bersama.

Pengelolaan Rapat|2022 2

B. Tujuan Rapat
Pada umumnya, rapat bertujuan untuk mencapai mufakat atau menemukan solusi dari

permasalahan yang ada. Tujuan lain dari adanya rapat bagi perusahaan atau organisasi yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari solusi dari suatu permasalahan tertentu
2. Sebagai media untuk menyampaikan informasi, perintah, dan pernyataan
3. Sebagai alat komunikasi dan koordinasi antar intern perusahaan atau pihak luar
4. Sebagai wadah untuk menampung pendapat-pendapat dari semua pihak peserta rapat.
5. Untuk berkoordinasi dalam mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

Secara umum rapat diartikan sebagai pertemuan yang dilakukan oleh beberapa orang yang
berujuan untuk membicarakan atau membahas suatu hal tertentu. Sejalan dengan beberapa
pendapat lain, tujuan dari rapat dibagi oleh Yatimah (2009:99) menjadi 4 tujuan yaitu sebagai
berikut :
1. Rapat bertujuan untuk memecahkan masalah,
2. Rapat bertujuan untuk menyampaikan informasi,
3. Rapat bertujuan untuk mendorong peserta rapat agar berpartisipasi pada masalah yang

sedang didiskusikan,
4. Rapat bertujuan untuk menciptakan koordinasi yang baik.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa rapat bertujuan untuk
menyampaikan informasi, mendapat masukan dari peserta rapat, memecahkan permasalahan
yang ada, serta berkoordinasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

C. Manfaat Rapat
Rapat merupakan kegiatan rutin yang dilakukan didalam organiasai atau perusahaan baik

untuk menyampaikan informasi atau memecahkan masalah. Didalam rapat terdiri dari
pemimpin rapat dan anggota rapat. Rapat memiliki berbagai manfaat, baik bagi pemimpin
maupun peserta rapat. Adapun manfaat rapat bagi pemimpin menurut Sarkonah (2012:7)
yaitu:
1. Rapat bermanfaat sebagai pengarah, dalam hal ini pemimpin rapat dituntut untuk bisa

memberikan pengarahan kepada peserta rapat.
2. Rapat bermanfaat sebagai fasilitator, yaitu memberikan fasilitas atau kemudahan bagi

peserta rapat untuk mencari solusi atas permasalahan yang ada.

Pengelolaan Rapat|2022 3

3. Rapat bermafaat sebagai motivator, melalui rapat pemimpin dapat memberikan motivasi
pada peserta rapat untuk lebih bersemangat dalam melakukan tugasnya.

4. Rapat bermanfaat sebagai penentu keputusan, pemimpin dapat mengambil keputusan
setelah menjalankan rapat dengan mempertimbangkan masalah dan pendapat dari para
anggota rapat

Rapat bermanfaat selain untuk pemimpin juga untuk peserta rapat, adapun manfaat rapat
bagi peserta yaitu :
1. Membantu peserta rapat dalam memperoleh gambaran terkait organisasi di masa depan

sehingga peserta dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang akan terjadi.
2. Rapat bermanfaat untuk memberikan rangsangan atau motivasi dalam melakukan

kegiatan organisasi agar dapat bekerjasama dan semangat.
3. Rapat juga bermanfaat untuk memberikan kesempatan bagi peserta rapat dalam

memberikan umpan balik kepada pimpinan maupun sesama peserta rapat.
Berdasarkan penyataan diatas, pada umumnya rapat memiliki banyak manfaat baik bagi
pemimpin maupun peserta rapat. Manfaat dari adanya rapat adalah sebagai wadah bagi
pimpinan dalam memberikan pengarahan serta wadah penyaluran pendapat dari peserta rapat
sehingga tujuan diadakannya rapat dapat tercapai.

D. Jenis Rapat
Rapat memiliki beberapa jenis berdasarkan kebutuhan seperti tujuan rapat, sifat, jangka

waktu, serta menurut frekuensi rapat. Masing-masing jenis rapat ini memiliki konsep yang
berbeda beda. Berikut merupakan penjelasan mengenai jenis-jenis rapat :
1. Jenis Rapat menurut Tujuannya

a. Rapat penjelasan, merupakan rapat yang memiliki tujuan untuk memberikan
penjelasan kepada para anggota rapat mengenai prosedur kerja atau kebijakan baru
yang dibuat oleh pimpinan.

b. Rapat pemecahan masalah, merupakan rapat yang bertujuan untuk mencari solusi
atau memecahkan masalah yang ada.

c. Rapat perundingan, merupakan rapat yang bertujuan untuk mencegah adanya
perselisihan, atau mencari solusi agar tidak merugikan semua pihak.

2. Jenis Rapat menurut sifatnya
a. Rapat formal, merupakan rapat yang dilakukan melalui perencanaan, dan sesuai
dengan ketetuan yang berlaku. Peserta dalam rapat formal merupakan pihak-pihak
yang secara resmi diundang untuk mengikuti rapat.

Pengelolaan Rapat|2022 4

b. Rapat informal, merupakan rapat yang dilakukan tanpa adanya perencanaan, dapat
terjadi setiap saat, dapat dilakukan dimana saja dengan peserta bebas.

c. Rapat terbuka, merupakan rapat yang membahas masalah atau hal-hal yang bersifat
umum dan dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi.

d. Rapat tertutup, merupakan rapat yang membahas masalah yang bersifat rahasia dan
hanya dihadiri oleh peserta tertentu saja.

3. Jenis Rapat menurut Jangka Waktunya
a. Rapat mingguan merupakan rapat yang diadakan sebanyak satu kali dalam seminggu.
Rapat ini cenderung membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang sering
dialami oleh organisasi.
b. Rapat bulanan, merupakan rapat yang dilakukan sekali selama satu bulan. Rpaat ini
biasanya dilakukan di akhir bulan untuk membahas hal-hal yang terjadi pada bulan
lalu.
c. Rapat tahunan, merupakan rapat yang diadakan setiap satu tahun sekalu untuk
membahas hal-hal yang terjadi selama satu tahun tersebut.

4. Jenis Rapat menurut Frekuensinya
a. Rapat rutin, merupakan jenis rapat yang sudah memiliki jadwal atau sudah ditentukan
waktunya, biasanya dilakukan dalam mingguan, bulanan, dan tahunan.
b. Rapat incidental, merupakan jenis rapat yang pelaksanaannya tidak terjadwal, namun
berdasarkan pada masalah yang ada. Rapat incidental biasanya dilakukan apabila
terdapat masalah urgen yang harus segera diselesaikan.

E. Syarat-syarat Rapat

Rapat memiliki syarat-syarat yang harus dipenuhi agar rapat tersebut dapat mencapai

tujuan yang sudah ditetepkan. Adapun syarat yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan rapat

yaitu :

1. Suasana terbuka, artinya dalam pelaksanaan rapat semua pihak yang terlibat harus siap

untuk menerima informasi apapun dan dari siapapun.

2. Tidak ada monopoli, artinya peserta rapat dilarang membuat pendapat yang dapat

menyudutkan salah satu pihak sehingga pihak lain menjadi pasif. Dalam pelaksanaan

rapat, semua pihak yang terlibat memiliki hak yang sama untuk berpendapat.

3. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan, artinya seorang pemimpin rapat harus bisa

membimbing peserta rapat untuk mengikuti kegiatan rapat dengan aktif.

4. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi, yaitu dalam pelaksanaan rapat

pendapat dari berbagai pihak harus berdasarkan argumentasi yang benar sehingga diskusi

tidak berlangsung dengan panas.

Pengelolaan Rapat|2022 5

5. Pertanyaan singkat dan jelas, artinya pertanyaan yang disampaikan pada saat melakukan
rapat harus singkat padat, dan jelas sehingga mudah dipahami oleh seluruh peserta rapat.

6. Disiplin waktu, yaitu pelaksanaan rapat harus sesuai dengan waktu yang sudah disepakati,
agar rapat dapat berlangsung secara tertib.

Selain persyaratan diatas, pelaksanaan rapat harus memenuhi unsur-unsur rapat. Berikut
merupakan unsur-unsur yang harus dipehuni pada pelaksanaan rapat menurut Nuraeni
(2008:46) yaitu :
1. Why – yaitu alasan mengapa rapat tersebut diselenggarakan
2. What – yaitu apa hal atau permasalahan apa yang akan dibahas dalam pelaksanaan rapat
3. Who – merupakan siapa pihak-pihak yang akan mengikuti rapat
4. When – merupakan kapan rapat tersebut diselenggarakan
5. How – merupakan bagaimana sifat penyelenggaraan rapat tersebut (formal, informal,

terbuka, tertutup, dll)

F. Pihak-pihak yang terlibat
Dalam penyelenggaraan rapat, terdapat beberapa pihak yang terlibat. Pihak-pihak yang

terlibat dalam pelaksanaan rapat, memiliki peran masing-masing. Pihak-pihak ini diantaranya
merupakan pemimpin rapat dan peserta rapat, keduanya memiliki peran yang berbeda dalam
pelaksanaan kegiatan rapat.
1. Pemimpin rapat, perupakan pihak utama dalam penyelenggaraan rapat. Pemimpin,

berperan sebagai pemandu jalannya kegiatan rapat agar kegiatan tersebut dapat terarah,
atau berjalan sesuai dengan yang diharapkan, serta dapat mencapai tujuan rapat.
Pemimpin rapat memiliki tipe yang berbeda antara satu dengan yang lain pada saat
memandu kegiatan rapat. Berikut merupakan tipe pemimpin rapat menurur Rita Wahyuni
(2004:84) :
a. Tipe Otoriter, merupakan tipe pemimpin rapat yang cenderung memaksakan

pendapatnya dan meminta peserta rapat untuk menyetujui keputusannya tersebut.
Peserta rapat yang memberikan pendapat, usulan, maupun saran, kurang memperoleh
tanggapan dari pemimpin yang memiliki tipe otoriter.
b. Tipe Laissez, merupakan tipe pemimpin yang kurang bisa mengendalikan rapat
sehingga rapat dibiarkan jalan begitu saja dan berlarut-larut. Keputusan yang diambil

Pengelolaan Rapat|2022 6

pada saat rapat diserahkan oleh pemimpin yang memiliki tipe Laissez ini kepada
peserta rapat yang memiliki pandangan luas atau lebih dominan.
c. Tipe Demokratis, merupakan tipe pemimpin rapat yang dapat menciptakan
komunikasi dua arah dengan baik. Hasil rapat merupakan hasil keputusan bersama
karena peserta rapat diberikan kesempatan untuk mengemukakan pendapat, saran
maupun usulan. Keputusan yang diambil secara bersama tersebut dapat membuat
peserta rapat bertanggungjawab atas semua hasil yang menjadi kesepakatan bersama.

Pemimpin dalam pelaksanaan rapat memiliki beberapa fungsi yang sangat penting
atau dapat mendukung keberhasilan kegiatan tersebut. Fungsi dari adanya pemimpin tapat
yaitu sebagai berikut :

a. Sebagai pengarah, artinya seorang pemimpin harus memiliki kemampuan
mengarahkan peserta rapat agar tujuan penyelenggaraan rapat yang sudah ditentukan
dapat tercapai. Pengarahan ini penting dilakukan agar komunikasi dalam pelaksanaan
rapat tetap pada topik yang seharusnya atau tidak menyebar ke masalah yang lain.

b. Sebagai penengah, artinya pemimpin rapat memiliki peran untuk menjadi pihak
netral atau penengah apabila dalam pelaksanaan rapat terdapat pertentangan atau
perbedaan pendapat antara pihak satu dengan yang lainnya.

c. Sebagai penggerak, artinya pemimpin rapat harus bisa menggerakkan peserta rapat
agar aktif dalam menyelesaikan persoalan yang dibahas dalam rapat. Hal ini penting
dilakukan agar tujuan rapat dapat tercapai sesuai dengan harapan semua peserta
rapat.

d. Sebagai pencari solusi, yaitu pemimpin rapat harus memiliki solusi atas
permasalahan yang ada. Pemimpin dituntut agar lebih memahami persamalahan yang
dibahas sehingga pemimpin rapat lebih memiliki pengetahuan, wawasan, serta solusi
yang lebih baik.

2. Peserta Rapat
Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan rapat selain pemimpin merupakan

peserta rapat. Peserta rapat merupakan pihak yang akan membantu pemimpin dalam
menyelesaikan permasalahan yang ada. Masing-masing peserta rapat memiliki karakter
yang berbeda, adapun tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :

Pengelolaan Rapat|2022 7

a. Tipe pendengar, yaitu tipe peserta yang cenderung pasif. Peserta tipe ini jarang
memberikan pendapat maupun idenya pada saat pelaksanaan rapat.

b. Tipe demokratis, merupakan tipe peserta rapat dimana ia sangat bergairah untuk
memberikan pendapat, ide maupun saran yang dimiliki untuk memecahkan
permasalahan yang ada.

c. Tipe pemersatu, yaitu tipe peserta rapat yang menjunjung persatuan. Peserta tipe ini
cenderung bersifat netral dan berusaha untuk mempersatukan pihak pihak yang
sedang mengalami perselisihan.

d. Tipe perantara, yaitu karakter peserta rapat yang dapat memberikan penjelasan yang
lebih jelas terkait pendapat peserta lain yang sedikit sulit dipahami.

e. Tipe pemberi semangat, merupakan tipe peserta yang senang memberikan semangat
kepada peserta lain pada saat rapat mulai membosankan.

f. Tipe penyerang, merupakan tipe peserta yang suka menyerang atau menentang
pendapat orang lain.

g. Tipe pemberi informasi, merupakan tipe peserta yang kaya akan informasi dan
wawasan sehingga dapat memberikan ide atau solusi dari permasalahan yang
dibahas.

Sama dengan pemimpin, peserta rapat juga memiliki fungsi atau peran yang penting
dalam pelaksanaan rapat. Secara umum peserta rapat berfungsi untuk membantu
pemimpin dalam memecahkan masalah yang ada melalui penyampaian pendapat, ide atau
solusi. Berikut merupakan fungsi rapat yang lain, yaitu :

a. Sebagai penyumbang pendapat, artinya peserta berfungsi untuk memberikan
pendapatnya agar masalah yang sedang dibahas dapat segera terselesaikan. Pendapat
ini diperlukan dari para peserta karena semakin banyak pendapat semakin banyak
solusi pemecahan masalah yang didapatkan.

b. Sebagai penyumbang data, artinya peserta rapat berperan untuk menentukan
langkah-langkah yang harus diambil guna menyelesaikan permasalahan yang sedang
dibahas.

Pengelolaan Rapat|2022 8

c. Sebagai perumus kesimpulan, artinya peserta rapat harus aktif dalam merumuskan
kesimpulan berdasarkan pendapat, ide, dan gagasan yang sudah didiskusikan dan
dipertimbangkan bersama.

d. Sebagai pembantu pimpinan, artinya peserta rapat berfungsi untuk memberikan
informasi sebanyak-banyaknya untuk membantu pimpinan dalam mengambil
keputusan.

e. Sebagai penerima hasil keputusan, artinya peserta rapat harus menerima apapun
keputusan yang sudah disepakati terlepas dari diterima atau tidaknya pendapat yang
disampaikan.

Tugas Kelompok

1. Buatlah Mind Mapping tentang konsep dasar pengelolaan rapat !
2. Lembar tugas terlampir.

Rangkuman

Rapat merupakan sebuah media yang digunakan oleh beberapa pihak guna melakukan
komunikasi secara berkelompok, yang membahas kepentingan atau permasalahan bersama

hingga mendapatkan kesepakatan. Pada umumnya rapat memiliki beberapa tujuan dan
manfaat yaitu untuk memecahkan suatu permasalahan atau menentukan keputusan. Jenis
rapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis berdasarkan tujuan, sifat, jangka waktu dan
frekuensinya. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan rapat terdiri dari dua bagian yaitu

pemimpin dan peserta rapat yang memiliki peran berbeda.

Pengelolaan Rapat|2022 9

Evaluasi

1. Yang bukan merupakan tujuan penyelenggaraan rapat adalah …
a. Untuk memecahkan atau mencari solusi dari suatu permasalahan tertentu
b. Sebagai media untuk menyampaikan informasi, perintah, dan pernyataan
c. Sebagai alat komunikasi dan koordinasi antar intern perusahaan atau pihak luar
d. Sebagai wadah untuk mewajibkan satu pendapat dapat diterima oleh semua pihak
peserta rapat.
e. Untuk berkoordinasi dalam mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

2. Manfaat rapat yang memberikan kemudahan bagi peserta rapat untuk mencari solusi
atas permasalahan yang ada yaitu …
a. Pengarah
b. Fasilitator
c. Motivator
d. Penentu keputusan
e. Wadah penyampaian pendapat

3. Yang bukan merupakan definisi rapat menurut pendapat Wursanto adalah…
a. Rapat diartikan sebagai media komunikasi kelompok melalui tatap muka
b. Rapat adalah alat untuk mendapatkan keputusan atau mufakat
c. Rapat merupakan media pengambilan keputusan melalui musyawarah
d. Rapat adalah komunikasi yang dilakukan oleh kepompok yang bersifat sukarela
e. Rapat adalah pertemuan antar anggota organisasi atau perusahaan untuk
mengkomunikasikan masalah yang menyangkut kepentingan bersama

4. Tipe peserta rapat dimana ia sangat bergairah untuk memberikan pendapat, ide
maupun saran yang dimiliki untuk memecahkan permasalahan yang ada merupakan
tipe…

Pengelolaan Rapat|2022 10

a. Tipe pendengar
b. Tipe demokratis
c. Tipe pemersatu
d. Tipe perantara
e. Tipe pemberi semangat
5. Fungsi pemimpin rapat sebagai penggerak artinya…
a. Seorang pemimpin harus memiliki kemampuan mengarahkan peserta rapat agar

tujuan penyelenggaraan rapat yang sudah ditentukan dapat tercapai.
b. Pemimpin rapat memiliki peran untuk menjadi pihak netral atau penengah apabila

dalam pelaksanaan rapat terdapat pertentangan atau perbedaan pendapat antara
pihak satu dengan yang lainnya.
c. Pemimpin rapat harus memiliki solusi atas permasalahan yang ada. Pemimpin
dituntut agar lebih memahami persamalahan yang dibahas sehingga pemimpin
rapat lebih memiliki pengetahuan, wawasan, serta solusi yang lebih baik.
d. Pemimpin rapat harus bisa menggerakkan peserta rapat untuk mendukung
pendapat pemimpin sehingga tujuan rapat dapat tercapai.
e. Pemimpin rapat harus bisa menggerakkan peserta rapat agar aktif dalam
menyelesaikan persoalan yang dibahas dalam rapat.

URAIAN

1. Jelaskan definisi dari rapat !
2. Sebutkan jenis-jenis rapat menurut sifatnya !
3. Mengapa pemimpin tipe laissez kurang disenangi oleh peserta rapat ?
4. Bagaimana maksud dari fungsi rapat sebagai perumus kesimpulan ?
5. Sebutkan syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan rapat !

Pengelolaan Rapat|2022 11

Tujuan

Siswa diharapkan mampu memahami
konsep penyelenggaraan rapat

Indikator

1. Siswa mampu memahami perencanaan rapat
2. Siswa mampu menjelaskan prosedur rapat
3. Siswa mampu memahami peralatan dan

perlengkapan rapat
4. Siswa mampu menjelaskan agenda rapat
5. Siswa mampu menjelaskan notula rapat

Pengelolaan Rapat|2022 12

A. Perencanaan Rapat
Penyelenggaraan kegiatan rapat memerlukan perencanaan dan persiapan yang cukup, hal

ini dilakukan agar tujuan penyelenggaraan rapat yang sudah ditentukan dapat tercapai dengan
baik. Penyelenggaraan rapat berhubungan dengan berbagai pihak yang mendukung jalannya
rapat, untuk itu perencanaan dan persiapan yang baik akan memperlancar jalannya rapat sesuai
dengan yang diharapkan. Berikut merupakan perencanaan yang harus dipersiapkan guna
mendukung keberhasilan rapat.
Menurut I Made Wijana & Andora dalam jurnal sekretaris, perencanaan dan persiapan
penyelenggaraan rapat dibagi menjadi delapan, yaitu :
1. Membuat Surat Undangan, yaitu surat pemberitahuan yang diajukan kepada pihak-pihak

yang akan mengikuti kegiatan rapat.
2. Mempersiapkan ruangan tempat penyelenggarakan rapat baik di dalam kantor organiasai

maupun diluar kantor. Tempat penyelenggaraan rapat ini harus sesuai dengan sifat rapat,
pihak yang terlibat, kondisi ruangan, serta perlengkapan yang mungkin dibutuhkan pada
saat rapat.
3. Membuat daftar hadir peserta rapat, hal ini guna memastikan pihak-pihak yang
berkepentingan hadir atau berhalangan.
4. Menyiapkan konsumsi bagi seluruh pihak yang mengikuti kegiatan rapat.
5. Akomondasi, hal ini biasanya diperlukan apabila pihak yang mengikuti rapat merupakan
pihak ekstern sehingga perlu dipersiapkan akomodasi hingga sampai pada tempat rapat.
6. Mempersiapkan perlengkapan dan peralatan seperti LCD, Proyektor, Laptop, dan
sebagainya.
7. Memberitahukan rapat kepada peserta papat, hal ini bisa dilakukan menggunakan surat
undangan yang sudah dibuat maupun pengumuman secara langsung.
8. membantu pimpinan dalam menyusun agenda rapat, biasanya hal ini dilakukan oleh
sekretaris.

Pendapat lain yang serupa mengenai perencanaan dan persiapan rapat dikemukakan oleh
Sarkonah dalam bukunya yang berjudul Menyelenggarakan Rapat dengan Tertib. Beliau
membagi perencanaan dan persiapan rapat menjadi 6 bagian yaitu :

Pengelolaan Rapat|2022 13

1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat, yaitu persiapan yang dilakukan dengan
menentukan tujuan yang diinginkan dari penyelenggaraan rapat. Penetapan acara rapat
juga diperlukan dalam persiapan yaitu dengan membuat agenda rapat yang berisi susunan
acara kegiatan rapat tersebut.

2. Penentuan waktu, tanggal, hari, dan tahun. Hal tersebut ditentukan sesuai dengan urgensi
rapat atau jadwal pihak-pihak yang terlibat. Pelaksanaan rapat akan lebih efektif jika
dilaksanakan pada pagi hari dibandingkan dengan pada malam hari karena peserta rapat
masih fresh. Begitupula pada hari rapat, apabila dilaksanakan diluar hari kerja atau pada
saat hari libur maka rapat dirasa kurang efektif karena waktu tersebut seharusnya
digunakan peserta untuk beristirahat.

3. Penentuan tempat sama pentingnya dengan penentuan waktu pelaksanaan, tempat
penyelenggaraan rapat juga harus disesuaikan dengan sifat dan urgensi rapat. Tempat
penyelenggaraan rapat dapat dilakukan didalam kantor maupun diluar kantor. Hal-hal
yang harus diperhatikan pada saat mempersiapkan tempat pelaksanaan rapat yaitu sebagai
berikut :
a. Cahaya penerangan, apabila tempat pelaksanaan rapat tidak memiliki penerangan
yang cukup maka mengakitbatkan mata cepat lelah. Hal tersebut tentu tidak efektif
untuk melangsungkan rapat.
b. Ventilasi udara, yaitu kondisi dalam ruangan rapat harus membuat seluruh peserta
rapat nyaman. Apabila ruang rapat tidak dilengkapi dengan pendingin ruangan serta
ventilasi yang cukup, maka peserta rapat akan mengalami gerah yang menimbulkan
ketidaknyamanan serta merusak suasana rapat.
c. Pengaturan tempat duduk, hal ini dilakukan dengan membuat tipe tempat duduk serta
menentukan tempat yang harus ditempati masing-masing peserta. Pada umumnya
tempat pemimpin bersebelahan dengan notulis rapat untuk memudahkan penulisan
informasi yang diperlukan.

4. Akomodasi, merupakan hal yang perlu dipersiapkan apabila rapat dilakukan di luar
kantor. Akomodasi juga diperlukan bagi peserta rapat yang berasal dari eksternal atau
bukan merupakan anggota organisasi. Akomodasi ini termasuk mempersiapkan tempat
tinggal sementara peserta rapat, transportasi menuju tempat rapat, serta konsumsi.

Pengelolaan Rapat|2022 14

5. Konsumsi, yaitu persiapan kecil yang juga penting mengingat pelaksanaan rapat
membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Konsumsi rapat ini biasanya
berhubungan dengan penyediaan makan, minum, serta makanan ringan.

6. Media atau peralatan, merupakan hal yang mendukung kelancaran pelaksanaan rapat
sehingga perlu dipersiapkan dengan baik.

B. Prosedur Rapat
Prosedur rapat artinya cara atau tahap yang harus dilakukan oleh pihak penyelenggara rapat

sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku dalam rapat. Prosedur rapat ini terdiri atas empat
unsur, yaitu prapersiapan, persiapan, pelaksanaan, serta pengadaan dan pendistribusian.
Berikut merupakan penjelasan secara umum mengenai prosedur rapat :
1. Prosedur yang pertama yaitu prapersiapan, artinya pihak penyelenggara rapat melakukan

penentuan masalah, tujuan, serta maksud diadakannya rapat. Pihak penyelenggara juga
harus menentukan siapa pemimpin dan peserta rapat, dan juga mempersiapkan notula.
2. Setelah tahap prapersiapan, penyelenggara rapat harus mempersiapkan agenda rapat,
tempat pelaksanaan rapt, peralatan rpat termasuk perangkat lunak dank eras, peralatan
menulis, menyusun dan menyebarkan undangan rapat dan menempatkan peserta sesuai
dengan fungsi dan kedudukannya.
3. Dalam pelaksanaan rapat, semua pihak termasuk penyelenggara dan pemimpin rpaat
harus turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruh pihak tersebut memiliki hak dan
kewajiban yang sama dalam pelaksanaan rapat.
4. Pada saat pelaksanaan rapat, seorang notulis bertugas untuk mencatat proses maupun
hasil rapat. Notulis harus mencatat inti-inti pembicaraan seluruh peserta selama
berlangsungnya rapat.
5. Akhir dari pelaksanaan rapat ialah notula yang dicatat oleh notulis atau sekretaris harus
dimiliki oleh pihak penyelenggara rapat.

C. Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Peralatan dan perlengkapan merupakan salah satu hal yang mendukung penyelenggaraan

rapat. Dengan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dan memadai, maka keberhasilan rapat

Pengelolaan Rapat|2022 15

dapat dicapai dengan lebih mudah. Adanya hal tersebut membantu kelancaran berlangsungnya
rapat. Berikut merupakan perlengkapan rapat yang diperlukan :
1. Hasil rapat yang sebelumnya, hal ini digunakan untuk mereview atay membandikan rapat

yang akan dijalankan dengan rapat sebelumnya. Hasil rapat ini juga diperlukan untuk
memastikan hasil kinerja sekarang berdasarkan rapat sebelumnya.
2. Hasil tes kinerja peserta rapat, merupakan kegiatan yang dilakukan pada periode tertentu
yang dijadikan sebegai masalah atau bahasan pada saat rapat.
3. Peraturan-peraturan yang diperlukan selama pelaksanaan rapat
4. Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi yang diperlukan
5. Beberapa alat tulis kantor dan sebagainya.
Peralatan yang perlu dipersiapkan :
1. Papan dan alat tulis
2. Flip chart atau kertas-kertas yang digantung berserta markernya
3. OHP, atau slide lengkap dengan layarnya yang menampilkan materi melalui program
Microsoft PowerPoint
4. Sound system dan tape recorder
5. Map atau tas untuk menyimpan bahan-bahan rapat
6. Tustel handycam yang digunakan untuk mendokumentasi kegiatan rapat.
7. Catatan hasil rapat atau notulis.

D. Agenda Rapat
Agenda rapat adalah suatu hal penting yang perlu dipersiapkan dalam penyelenggaraan

rapat. Agenda rapat merupakan susunan daftar yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang
akan dibahas dan didiskusikan dalam rapat. Agenda rapat dibuat untuk memberikan gambaran
secara jelas kepada peserta rapat mengenai jalannya rapat termasuk waktu tiap sesi, pemimpin
rapat, serta hal apa saja yang akan dibahas dalam rapat tersebut. Agenda rapat ini harus
diketahui oleh peserta rapat sebelum rapat tersebut dimulai agar peserta dapat mengetahui apa
yang harus dilakukan pada saat rapat. Selain itu, agenda rapat memiliki bebrapa manfaat
penting yaitu :

Pengelolaan Rapat|2022 16

1. Melalui agenda rapat dapat ditentukan pihak yang akan berpartisipasi atau menjadi
peserta dalam rapat karena didalamnya terdapat pokok-pokok permasalahan yang akan
dibahas sehingga dapat ditentukan pihak-pihak yang harus terlibat.

2. Melalui pokok bahasan dalam agenda rapat, pesera yang kurang aktif dapat
meningkatkan keaktifaannya karena mereka sudah memiliki ide yang bisa disampaikan
pada saat rapat.

3. Agenda rapat memberikan kejelasan bagi peserta rapat yang diundang menegnai
perannya dalam kegiatan rapat tersebut.

Isi dari agenda rapat merupakan hal-hal penting yang dapat menunjang keberhasilan rapat.
Penyusunan isi agenda rapat yang jelas memudahkan implementasi atau pelaksanaan rapat
agar sesuai dengan perencanaan yang dibuat. Adapaun isi dari agenda rapat meliputi :
1. KOP Instansi atau organisasi maupun identitas yang lainnya
2. Rincian kegiatan, dimulai dari pembukaan, pembahasan, sesi tanya jawab atau Sharing

Session serta penutup
3. Isi Kegiatan rapat termasuk didalamnya pokok-pokok yang akan dibahas
4. Tanda tangan notulis

Selain isi, terdapat persiapan-persiapan yang harus ada dalam agenda rapat. Persiapan ini
juga merupakan salah satu penunjang tercapainya tujuan rapat. Berikut merupakan persiapan
yang harus ada dalam agenda rapat menurut Sarkonah (2017).
1. Menilai butir-butir agenda. Adapun butir-butir agenda tersebut terdiri dari :

a. Menilai permasalahan yang dibahas
b. Menilai tujuan rapat seperti untuk memberikan informasi, berdiskusi, atau untuk

memutuskan suatu hal.
c. Menilai kepentingan penyelenggaraan rapat
2. Butir-butir standar. Butir-butir standar terdiri dari :
a. Notula rapat terakhir yang dilakukan
b. Permasalahan-permasalahan pada saat rapat
c. Tanggal dan waktu pelaksanaan rapat berikutnya
3. Proses mengurutkan yang terdiri dari :
a. Hal yang utama atau paling penting
b. Hal yang kurang penting

Pengelolaan Rapat|2022 17

c. Masalah-masalah rutin atau yang sering dialami
4. Penentuan waktu. Penentuan waktu terdiri dari :

a. Menjaga pembahasan rapat agar tidak keluar pada jalur yang dibuat
b. Memberi informasi mengenai waktu setiap pembahasan
c. Memudahkan pengendalian rapat
d. Tujuan rapat dapat tercapai.
Berikut merupakan tips penyusunan agenda rapat yang baik :
1. Tentukan tujuan pertemuan, hal ini dimaksudkan agar pihak yang terlibat dalam rapat
memehami arah pembahasan atau hal yang akan dicapai dalam rapat tersebut.
2. Tentukan Pokok pembahasan rapat, pokok yang dibahas harus menunjang pencapaian
tujuan rapat. Dalam tahap ini daftar pokok bahasan harus ditulis secara singkat namun
terperinci agar peserta rapat dalam memberikan kontribusi secara maksimal. Penulisan
pokok bahasan ini biasanya berupa daftar pertanyaan, dan disertai waktu diskusi pada
setiap pokok permasalahan yang akan dibahas.
3. Identifikasi daftar peserta rapat, artinya memastikan pihak-pihak yang harus ada dalam
rapat tersebut. Penentuan ini dapat dilakukan dengan berdasarkan pada jawaban atas
pertanyaan yang dibuat seperti :
a. Apakah pihak tersebut perlu hadir untuk mencapai tujuan rapat ?
b. Apakah pihak tersebut memiliki pengetahuan atau bidang keahlian yang dapat

mempermudah penemuan solusi atau dapat mempengaruhi hasil rapat ?
c. Apakah pihak tersebut berperan secara langsung dalam pelaksanaan hasil akhir rapat

?
4. Hindari pembahasan diluar topik yang seharusnya, artinya pastikan rapat berjalan sesuai

dengan pokok permasalahan yang harus dijawab dan diselesaikan. Buatlah agenda rapat
yang memungkinkan peserta fokus terhadap permasalahan yang didiskusikan bersama
agar tujuan rapat dapat tercapai.
5. Periksa kembali detail rapat, yaitu memastikan semua isi agenda rapat diisi dengan jelas
dan benar agar tidak terjadi pemahaman yang salah oleh peserta rapat.

Pengelolaan Rapat|2022 18

E. Notula Rapat
Notula merupakan laporan yang disusun secara singkat mengenai pembicaraan atau

keputusan dalam rapat. Notula ini berfungsi sebagai bukti adanya kegiatan rapat, sebagai
sumber informasi bagi peserta rapat, landasan kegiatan rapat selanjutnya serta pengingat
peserta rapat. Pembuatan notula ini digunakan sebagai acuan bagi rapat yang dilakukan
selanjutnya. Bagi peserta yang tidak mengikuti rapat, notula berfungsi sebagai informasi atas
materi dan kesimpulan yang didapat dari rapat. Berikut merupakan hal-hal yang harus
diperhatikan dalam penyusunan notula :
1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah untuk dipahami dan tidak menimbulkan

penafsiran yang berbeda bagi pembaca.
2. Penyusunan notula tidak berdasarkan pemikiran notulis, melainkan sesuai dengan hasil

rapat yang sebenarnya.
3. Usulan dan tanggapan dipisahkan penulisannya agar tidak membingungkan pembaca
4. Materi yang ditulis di notula harus dibedakan antara penyajian informasi, materi yang

membas tentang pertimbangan kasus, serta materi yang berupa keputusan
5. Penulisan notula menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada inti
6. Notula yang disusun pada saat rapat berlangsung merupakan noula awal yang perlu

disempurnakan tanpa mengubah isi materi semula untuk menjadi notula akhir
Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula juga disampaikan oleh
Yatimah (2009:109). Beliau menyebutkan terdapat enam faktor yang perlu diperhatikan dalam
menyusun notula, diantaranya sebagai berikut :
1. Penulisan pendapat harus disertai dengan identitas pembicaranya
2. Notula hendaknya diberi nomor apabila rapat dilakukan secara berkala atau berkelanjutan
3. Notula disempurnakan dan disahkan setelah rapat selesai dilaksanakan
4. Notula sebelumnya dijadikan sebagai bukti atau pedoman pelaksanaan rapat selanjutnya
5. Keputusan hasil rapat harus ditulis secara rinci dan teliti
6. Waktu dimulai dan ditutupnya rapat harus dicantumkan dalam penyusunan notula.

Selain pentingnya memperhatikan faktor-faktor yang harus dilakukan dalam menyusunan
notula, perlu adanya persiapan-persiapan yang harus dibuat demi memudahkan penyusunan
notula tersebut. Adapun persiapan yang diperlukan dalam pembuatan notula adalah sebagai
berikut :

Pengelolaan Rapat|2022 19

1. Siapkan perlengkapan menulis notula seperti kertas dan alat tulis. Penulisan notula juga
dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi seperti penggunaan PC atau Personal
Computer, note book, atau Laptop.

2. Siapkan perekam suara apabila pembicaraan tidak dapat ditulis karena terlalu cepat atau
karena hal lain.

3. Pahami prosedur rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk mengetahui alur diskusi
4. Siapkan buku-buku sebagai referensi yang menunjang materi rapat.

Setelah melakukan berbagai persiapan penyusunan notula, seorang sekretaris atau notulis
harus mengetahui susunan atau isi notula. Notulis harus membuat notula rapat sesuai dengan
bagian-bagian atau isi yang harus ada dalam notula. Rangakaian atai penyusunan notula juga
harus disusun secara sistematis atau sesuai dengan aturan penulisan yang benar. Berikut
merupakan bagian-bagian yang harus ada pada notula :
1. Judul notula dan nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat
2. Hari, tangal, tempat pelaksanaan rapat, dan waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3. Identitas pemimpin rapat
4. Sifat rapat
5. Daftar nama peserta rapat baik yagn hadir maupun yang berhalangan hadir
6. Penyempurnaan notula rapat yang sebelumnya beserta pengesahannya
7. Susunan acara rapat atau agenda rapat
8. Alur jalannya rapat dimulai dari pembukaan hingga penutup
9. Ringkasan jalannnya kegiatan rapat
10. Hasil rapat
11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat baik pendapat, maupun ide
12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan notula
13. Catatan khusus
14. Nama beserta tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
15. Pembuat notula (sekretaris atau notulis)
16. Pengesahan notula oleh ketua rapat.

Pengelolaan Rapat|2022 20

Susunan penulisan notula :
1. Kepala Notula, merupakan bagian awal dari penyusunan notula. Kepala notula ini terbagi

menjadi beberapa poin, yaitu sebagai berikut :
a. Nama atau tema yang dibahas
b. Hari dan tanggal pelaksanaan kegiatan rapat
c. Waktu (jam) pelaksanaan kegiatan rapat
d. Tempak pelaksanaan rapat
e. Unsur-unsur yang terlibat dalam penyelenggaraan rapat seperti ketua, wakil ketua,

sekretaris, notulis, dan peserta rapat.
2. Isi Notula, merupakan bagian inti dari penyusunan notula yang membahas mengenai hasil

diskusi pada penyelenggaraan rapat. Isi notula dibagi menjadi emapt susunan yaitu
sebagai berikut ;
a. Kalimat pembuka
b. Pembahasan rapat
c. Pembacaan keputusan hasil rapat
d. Waktu (jam) penutupan kegiatan rapat
3. Bagian akhir notula, pada bagian ini berisi penjelasan tentang hal-hal akhir penulisan
notula. Isi notula pada bagian akhir ini berisi nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat
beserta pangkat dan nomor induknya.
4. Penandatanganan, merupakan bagian notula yang berisi tanda tangan dari pihak pihak
yang berkepentingan dalam penyelenggaraan rapat tersebut. Notula biasanya
ditandatangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris dan notulis rapat.

Pengelolaan Rapat|2022 21

Tugas Kelompok

1. Buatlah contoh agenda rapat dan praktikkan bersama kelompokmu !
2. Lembar tugas terlampir.

Rangkuman

Penyelenggaraan rapat memerlukan perencanaan yang tepat agar rapat tersebut berjalan
sesuai dengan yang diharapkan serta tujuan rapat dapat tercapai. Perencanaan tersebut terdiri

dari penentuan tujuan rapat, penentuan waktu, tanggal, hari, tahun, penenpatan tempat,
akomodasi, konsumsi, serta peralatan dan perlengkapan. Dalam perencanaan juga perlu
untuk mempersiapkan agenda rapat serta notula rapat. Agenda rapat merupakan susunan
daftar yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dan didiskusikan dalam
rapat. Sedangkan notula rapat merupakan laporan yang disusun secara singkat mengenai

pembicaraan atau keputusan dalam rapat.

Pengelolaan Rapat|2022 22

Evaluasi

1. Laporan yang disusun secara singkat mengenai pembicaraan atau keputusan dalam rapat
merupakan pengertian dari…
a. Agenda Rapat
b. Notula Rapat
c. Perlengkapan rapat
d. Catatan Rapat
e. Materi Rapat

2. Agenda rapat pada umumnya disusun oleh…
a. Sekretaris
b. Pemimpin rapat
c. Peserta rapat
d. Notulis
e. Tamu undangan

3. Yang bukan merupakan isi dari agenda rapat yaitu…
a. KOP Instansi atau organisasi
b. Rincian kegiatan
c. Isi Kegiatan
d. Tanda tangan notulis
e. Anggaran yang dibutuhkan

4. Berikut merupakan unsur dalam prosedur rapat kecuali…
a. Prapersiapan
b. Persiapan
c. Pelaksanaan
d. Evaluasi
e. serta pengadaan dan pendistribusian

5. Peralatan dan perlengkapan yang tidak diperlukan saat penyelenggaraan rapat adalah…
a. Hasil rapat yang sebelumnya
b. Peraturan-peraturan yang diperlukan selama pelaksanaan rapat

Pengelolaan Rapat|2022 23

c. Hasil tes wawasan peserta rapat
d. Bahan-bahan penerbitan
e. Beberapa alat tulis kantor
URAIAN
1. Jelaskan perbedaan agenda rapat dengan notula rapat !
2. Mengapa dalam menyelenggarakan rapat memerlukan perencanaan ?
3. Sebutkan prosedur-prosedur penyelenggaraan rapat !
4. Jelaskan susunan penyusunan notula !
5. Bagaimana maksud dari penyusunan notula harus secara singkat dan jelas ?

Pengelolaan Rapat|2022 24

Lampiran 1

LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK

MIND MAPPING KONSEP DASAR PENGELOLAAN RAPAT

A. Judul
Mind mapping dasar-dasar pengelolaan rapat

B. Tujuan
Membuat ringkasan materi dasar-dasar pengelolaan rapat

C. Soal Praktik
Selesaikan tugas berikut bersama kelompokmu!
1. Tentukan langkah-langkah pembuatan Mind Mapping !
2. Buatlah rangkuman materi dasar-dasar pengelolaan rapat berupa Mind Mapping !
3. Siapkan alat dan bahan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut!
4. Bagilah tugas kepada masing-masing anggota kelompokmu!
5. Hias semenarik mungkin sesuai dengan kreasimu !
Sebagai bentuk pertanggungjawaban kelompokmu, maka:
1. Presentasikan produk kelompokmu di depan kelas!

D. Prasyarat Peserta
Peserta telah memenuhi syarat pengetahuan 80% dan melakukan koordinasi perijinan untuk
melakukan observasi sesuai prosedur.

E. Alat dan bahan
 Bahan-bahan proyek (kertas warna, spidol, dll)
 ATK
 Lembar pengamatan

F. Langkah Kerja
 Bentuk kelompok kerja terdiri dari 6-7 orang.
 Lakukan koordinasi untuk menentukan rencana dan pembagian tugas pelaksanaan project.
 Diskusikan LKPD penugasan proyek yang dibagikan oleh Guru dengan kelompokmu.
 Kerjakan project sesuai dengan langkah-langkah yang telah dibagikan oleh Guru.
 Presentasikan hasil project kelompok di depan kelas

Pengelolaan Rapat|2022 25

Lampiran 2

LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK
PEMBUATAN AGENDA RAPAT

A. Judul
Agenda rapat

B. Tujuan
Membuat contoh agenda rapat perusahaan

C. Soal Praktik
Selesaikan tugas berikut bersama kelompokmu!
1. Tentukan langkah-langkah pembuatan agenda rapat !
2. Siapkan alat dan bahan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut!
3. Bagilah tugas kepada masing-masing anggota kelompokmu!
4. Lakukan pembagian tugas dan peran untuk praktik !
Sebagai bentuk pertanggungjawaban kelompokmu, maka:
1. Presentasikan hasil kerja kelompokmu di depan kelas!
2. Praktikkan agenda yang telah kamu buat di depan kelas !

D. Prasyarat Peserta
Peserta telah memenuhi syarat pengetahuan 80% dan melakukan koordinasi perijinan untuk
melakukan observasi sesuai prosedur.

E. Alat dan bahan
 Meja
 Kursi
 LCD
 ATK
 Lembar pengamatan

F. Langkah Kerja
 Bentuk kelompok kerja terdiri dari 6-7 orang.
 Lakukan koordinasi untuk menentukan rencana dan pembagian tugas pelaksanaan project.
 Diskusikan LKPD penugasan proyek yang dibagikan oleh Guru dengan kelompokmu.
 Kerjakan project sesuai dengan langkah-langkah yang telah dibagikan oleh Guru.
 Presentasikan dan praktikkan hasil kerja kelompok di depan kelas

Pengelolaan Rapat|2022 26

Lampiran 3

Penskoran Jawaban dan Pengolahan Nilai

Pilihan Ganda

No. Nomor Soal Skor Uraian
No. Nomor Soal
1. 1 5 1. 1 Skor
2. 2 15
2. 2 5 3. 3 15
4. 4 15
3. 3 5 5. 5 15
Total Nilai 15
4. 4 5 75

5. 5 5

Total Nilai 25

Rubrik Penskoran
0 = tidak menjawab

5 = menjawab tetapi salah

10 = penjelasan kurang lengkap

15 = penjelasan lengkap dan benar

Nilai

Perolehan Nilai KD Pengetahuan

1. Soal pilihan ganda = 25

2. Soal uraian = 75 (+)

Total Nilai = 100

Pengelolaan Rapat|2022 27

Rubrik Penilaian Kelompok

Kelas :

No. Aspek penilaian Skor
1234 5

1. Perencanaan
A. Persiapan
B. Perumusan tema

2. Pelaksanaan
A. Proses pengamatan
B. Pengumpulan data
C. Persiapan alat/media/bahan
D. Teknik pengolahan/eksplorasi

3. Laporan proyek
A. Hasil produk performans
B. Hasil video rekaman
C. Presentasi

TOTAL SKOR

Keterangan:
Skor Maksimal: 40
Kriteria:

 Sangat baik = 4
 Baik = 3
 Cukup = 2
 Kurang = 1

Skor Kelompok 100
Nilai Akhir:

Pengelolaan Rapat|2022 28

Daftar Pustaka

Behori, Achmad, dan Badrul Alamin. “E-Notulen Rapat di Pondok Pesantren
Salafiyah Syafi’iyah Sukorejo Situbondo.“ Jurnal Ilmiah Informatika 3 no. 1
(2018): 199-205

I Made Wijana & Andora. “Peranan Sekretaris Dalam Menyelenggarakan Rapat Di
Sekretariat Dprd Kota Tangerang Selatan“. Jurnal Sekretaris vol 3 No.1- Januari 2016

Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta. Visi Media
Sarkonah. 2017. Mengelola Rapat dengan Baik. Jaka. Multi Kreasi Satudelapan
Yatimah Durotul. 2008. Kesekretarisan modern dan administrasi perkantoran.

Bandung. Pustaka Setia.
Yatimah Durotul. 2013. Kesekretarisan modern dan administrasi perkantoran.

Bandung. Gramedia.

Pengelolaan Rapat|2022 29

Universitas Negeri Surabaya |2022