Buku Digital Surat Niaga Korespndensi

SURAT NIAGA

PRISILA PERMATASARI

Hak Cipta c dan Hak Penerbitan dilindungi oleh Undang-Undang ada pada Universitas
Swasta – Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Jl. Soekarno-Hatta No.643, Sukapura, Kec.Kiaracondong, Kota Bandung, Jawa Barat -
40285

Bandung-Indonesia

Laman : https://unibi.ac.id

Disklaimer : Buku ini merupakan buku mahasiswa yang digunakan untuk memenuhi Ujian
Akhir Semester Mata Kuliah Korespondensi. Buku Niaga ini disusun dan ditelaah dan
dipergunakan mahasiswa yang membutuhkan referensi. Buku ini merupakan dokumen
yang senatiasa diperbaiki, diperbaharui dan dimutakhirkan sesuai dengan dinamika
kebutuhan dan perubahan aman. Masukan dari berbagai kalangan diharapkan dapat
meningkatkan kualitas buku ini.

Dosen Pengampu : Rachmawati Windyaningrum, M.I.Kom
Penulis : Prisila Permatasari

Cetakan Ke-1, 2021
Disususn dengan huruf Time New Roman

ii

Kata Pengantar

Puji syukur atas berkat dan rahmat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan
rahmat-Nya kepada saya, sehingga saya dapat menyelesaikan Buku Digital dan format
Surat Niaga.
Buku Digital Tugas Akhir Program Studi Ilmu Komunikasi Mata Kuliah Korespondensi
merupakan Buku Surat Niaga. Buku ini berisi definisi surat niaga, fungsi surat niaga, jenis
surat niaga, dan contoh format surat niaga. Konsep Buku diaplikasikan dalam bentuk
rangkuman tertulis yang dilengkapi dan pedoman penyusunanya.
Buku ini telah disusun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak
sehingga dapat memperlancar pembuatan Buku Digital ini. Untuk itu saya menyampaikan
banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan mendoakan pembuatan
buku ini.
Terlepas dari semua itu, saya menyadari Sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik
dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka
saya menerima saran dan kritik dari pembaca agar saya dapat memperbaiki buku ini.
Akhir kata saya berharap semoga Buku Digital dan Format Surat Niaga ini dapat
memberikan manfaa maupun inspirasi terhadap pembaca.

Bandung, 28 Juni 2021

Penyusun

iii

Daftar Isi

Kata Pengantar ........................................................................................................ ii
Daftar Isi .................................................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................... 1

A. Defini Surat niaga ...................................................................................... 1
B. Fngsi Surat Niaga ....................................................................................... 2
C. Jenis-jenis Surat Niaga ............................................................................... 2
BAB II CONTOH FORMAT SURAT .................................................................... 6
A. Contoh Surat Niaga ................................................................................... 6
BAB III CONTOH BENTUK SURAT PERJANJIAN ....................................... 19
A. Definisi Surat Perjanjian ......................................................................... 19
B. Fungsi Surat Perjanjian ........................................................................... 19
C. Jenis-jenis Surat Perjnjian ........................................................................19
D. Contoh Surat Perjanjian .......................................................................... 20
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 23

iv

BAB I

PENDAHULUAN

A. Definisi Surat Niaga

Surat adalah media tertulis yang dibuat oleh satu pihak dan ditunjukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan informasi atau berita serta alat komunikasi. Surat menjdi
faktor utama dalam memperlancar tercapainya tujuan istansi/perusahaan/organisasi.
Surat harus dibuat dengan baik dan benar agar tidak terjadi mis komunikasi ataupun salah
informasi karena hal itu dapat merubah pandangan dari pihak
instansi/perusahaan/oganisasi.

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain (Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Departemen Pendidikan Nasional).

Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan
informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan usaha bisnis

Surat Niaga adalah surat resmi yang dibuat oleh seorang atau badan usaha yang digunakan
untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tertulis untuk kepetingan niaga atau urusan
bisnis dengan tujuan mencari keuntungan dalam kegiatan jual-beli barang atau jasa. Surat
niaga dapat bersifat internal maupun eksternal, secra internal yang berarti surat yang di
gunakan perusahaan untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat
sampai ke cabang-cabangnya, sedangkan secara eksternal surat yang dibuat atau
digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan lain yang diluar lingkup perusahaan itu
sendiri.

Korespondensi atau surat-menyurat yang dilakukan dalam usaha dan tindakan yang ada
sangkut pautnya dengan bidang perdagangan/niaga/bisnis (Thomas Wiyasa B., 1995: 95).
Dalam menulis surat tidak hanya ditulis seadanya, tetapi ada tata cara menysusun surat
yang baik tidak semudah yang dibayangkan orang. Karena menulis surat pasti ada aturan
tertentu yang harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.

B. Fungsi Surat Niaga

Walaupun dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
sangat pesat saat ini, namun surat masih digunakan sebagai sarana pengubung atau
komunikasi yang sangat penting, bagi seorang kelompok instansi/perusahaan/organisasi
dalam melakukan bisnis.

Manfaat dari surat niaga, yaitu, pertama sebagai sarana komunikasi, pembawa pesan yang
berkaitan dengan bisnis atau kepentingan berniaga, objektif, sistematis, sederhana dan
mudah dipahami. Kedua, sebagai alat Penyampaian sesuatu, seperti peberitahuan,
permintaan atau permohonan dan gagasan yang berkaitan dengan masalah bisnis. Ketiga,

ebagai alat pengingat, agar tidak lupa maka sebaiknya surat diarsipkan karena sewaktu-
waktu kita akan membutukannya kembali. Keempat, sebagai pedoman kerja, surat
keputusan dan surat perintah intruksi kerja. Kelima, sebagai bukti sejarah, surat izin
pendirian, surat kepailitan, dan surat akuisasi.Keenam, sebagai dokumentasi, surat ini
diperlukan sebagai sumber informasi bagi istansi, organisasi dan Negara. Ketujuh, sebagai
bukti tertulis, jika terjadi keliruan atau kesalah pahaman maka suarat ini akan menjadi
bukti. Kedelapan, sebagai media promosi bagi pengirim surat, untuk mempromosikan
perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain maupun
instansi/perusahaan/organisasi.

Dengan adanya surat maka akan dapat menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi
karena pengiriman peannya dapat dipersiapkan dengan sebaik mungkin dan sejelas-
jelasnya. Sehingga, pembaca dapat membaca berulang-ulang apa pesan-pesan yang
disampaikan dan dapat dipahami dengan baik.

C. Jenis Surat Niaga

1. Surat perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli
untuk memperkenalkan diri atau produk (barang/jasa) yang dijualnya. Selain itu
surat ini juga berisi promosi yang bertujuan untuk menyampaikan informasi agar
yang membaca tertarik dengan produk yang dihasilkan sehingga memesan produk
tersebut.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam surat ini, yaitu :
- Nama perusahaan dibidang apa yang dijalankan
- Produk apa yang dihasilkan, ciri-ciri produk dan kelebihan serta kekurangan
produk.

2. Surat Permintaan Penawaran
Surat ini merupakan surat tanggapan atas perkenalan atau promosi yang telah
diselenggarakan.
a. Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penjual
mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk.
b. Surat ini dapat dibuat karena calon pembeli tertarik dengan surat
perkenalan/iklan/promosi, atau dapat juga dibuat atas inisiatifnya sendiri.
c. Pada dasarnya isi surat ini meminta penjelasan secara rinci tentang berbagai
hal yang berhubungan dengan produk yang akan dibelinya.
d. Yang paling pokok dalam surat ini berisi tentang nama produk, harga, cara
pembayaran dan cara penyerahan barang serta hal-hal lain yang dianggap
perlu.

3. Surat Penawaran
Surat penawaran dibuat dengan permintaan penawaran akan memasarkan produk
baru ataupun produk yang inginkan penjual.

2

a. Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan menawarkan
produk.

b. Isi pokok surat ini adalah menyampaikan informasi tentang produk yang
dijual, baik berupa harga, kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain.

c. Surat ini dapat dibuat karena membalas surat permintaan penawaran atau
karena kebutuhan sendiri. Bila sebagai jawaban, maka isinya harus
mengacu pada informasi yang diminta oleh pengirim surat permintaan
penawaran.

d. Untuk meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri dengan brosur,
daftar harga.

4. Surat Pesanan
Surat pesanan biasanya dibuat setelah adanya surat penawaran.
a. Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual yang
isinya meminta/memesan produk yang akan dibeli.
b. Surat ini dapat dibuat karena adanya iklan/penawaran yang masuk atau
karena kebutuhan.
c. Isinya yang paling penting adalah menyebutkan nama dan jenis barang yang
dipesan berikut harganya.
d. Juga disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan. Bila pembayaran
menggunakan uang muka yang dikirim melalui bank, maka copy bukti
pengiriman/transfer harus dilampirkan.

5. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat ini dibuat dengan syarat pesanan sudah disepakati, maka sudah dapat di buat
surat bperjanjian jual beli.
a. Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas pesanan/permintaan
pembeli, berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap
dikirim.
b. Disamping berguna agar pembeli tahu, juga agar pembeli dapat
mempersiapkan diri dalam menerima barang tersebut.
c. Surat seperti ini biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai
besar dan jauh.
d. Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis barang, dan jumlahnya.
Juga dengan alat angkut apa yang digunakan serta perkiraan barang akan
sampai ditempat pembeli.
e. Bila diperlukan agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen
pengiriman, asuransi dan packing list.

6. Surat Pengaduan
Surat ini dibuat oleh pembeli karena adanya masalah yang terjadi dengan produk
yang diterimanya. Masalah tersebut timbul karena adanya ketidak sesuaian antara
pesanan dengan barang yang diterimanya, misalkan barang rusak, jumlah atau
kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya.

3

Isi surat pengaduan memuat beberapa hal, yaitu : Pernyataan tentang telah
sampainya barang yang dipesan.

 Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.
 Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut
 Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memnuhi kewajiban sesuai

pesanan, sebelum masalah diselesaikan.

7. Surat Jawaban Pengaduan
Bila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya ditindaklanjuti dengan
menjawab surat tersebut.
Isi surat ini antara lain :
 Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah diterimanya
 Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan alasannya.
 Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
 Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar
pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan
 Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu
mendatang.

8. Surat Pengiriman Pembayaran
Surat ini dibuat untuk emberitahukan kepada penjual bahwa barang telah diterima
oleh pembeli.
 Setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya dan tidak
ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib melakukan pembayaran
sesuai dengan kesepakatan sebelumnya.
 Surat ini hanya dibuat bila pembayaran dilakukan tidak secara cash pada saat
produk/barang diterima oleh pembeli atau dibayarkan secara langsung.

9. Surat Penagihan
Isi surat penagihan pada intinya adalah meminta pembeli untuk segera
melusi/membayar utangnya.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :
a. Sampaikan bukti b
b. ahwa pembeli belum membayar/melunasi utangnya
c. Hubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan faktur
d. Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat
e. Sebutkan jumlah utang yang belum dibayar
f. Akhiri surat dengan penuh harapan agar pembeli segera membayarnya
dalam batas waktu yang telah ditentukan.

10. Surat Penangguhan Pembayaran Pembeli

Surat ini dibuat oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri, atau karena adanya
surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan :

 Pernyataan/hubungkan bahwa pembeli telah menerima kiriman barang atau
telah menerima surat penagihan.

4

 Nyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga belum dapat
memenuhi kwajibannya sesuai dengan kesepakatan. Jelaskan masalah
tersebut.

 Mohonkan penjadwalan ulang dan cara pembayarannya.
Berjanji untuk segera melunasinya

11. Surat Penangguhan Pembayaran Penjual
Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat
penangguhan pembayaran.
Isi suratnya adalah :
 Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah diterim
 Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembelim
nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara
pembayarannya.
 Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas
alasannya.
 Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir.

5

BAB II Pontianak, 20 Mei 2021

A. Contoh Surat Niaga

PT. RICHARD PERKASA

Jln. Joko Soedarmo No. 271
Pontianak

Nomor : 134/RP/V/2020
Lapiran : 1 Halaman
Hal : Pengenalan Produk

Kepada
PT. Cahaya Sumber Kapuas
Jl. Pak Kasih No. 18
Pontianak

Dengan Hormat,

Bersamaan dengan surat ini, kami ingin memperkenalkan perusahaan kami PT.
RICHARD PERKASA, perusahaan yang bergerak di bidang produksi makanan ringan.
Perusahaan ini berdiri sejak tahun 2019, dan saat ini telah memiliki 5 cabang diwilayah
sekitar Pontianak. PT. RICHARD PERKASA menyediakan snack dan cemilan gurih
lainnya yang sudah dipasarkan.

PT. RICHARD PERKASA dengan ini memperkenalkan produk makanan ringan berbagai
maca jenis yang tersedia di perusahaan kami, dengan harapan untuk bisa kerjasama untuk
memasarkan produk perusahaan kami dan bersama ini, kami sudah melampirkan jenis
makanan ringan dan daftar harganya secara lengkap.

Demikian surat perkenalan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. RICHARD PERKASA

Christian Father, SE
Kepala Bagian Pemasaran
6

Surat Perkenalan

CV. ANGGITA CORPORATION

Nomor : 16/ABU/III/2021 Bandung, 29 Juni 2021

Lampiran : 1 bekas

Perihal : Perkenalan

Kepada Yth,

Bapak Kepala Dinas Pekerjaan Umum

Kota Bandung

Di Bandung

Dengan Hormat,

Kami yang bertanda tangan dibawah ini

Nama : Muhammad Alfian MD

Pekerjaan : Direktur CV. Anggita Corporation

Alamat : Jl. Rancaekek No.20 Kota Bandung

Dengan ini memberitahukan kepda bapak bahwa peruahaan kami CV. Anggita Corporation
yang beralamat di Jl. Rancaekek No. 20 Kota Bandung Bergerak Dibidang Jasa Kontruksi,
Leveransir.

Oleh karena itu kami mohon kepada Bapak untuk dapat mengikut sertakan perusahaan
kami melaksanakan pekerjaan yang ada dilingkungan Bapak. Untuk pertimbangan Bapak
kami lampirkan photo copy dokumen perusahaan kami.

Demikian kami sampaikan atas perhatian dan berkenanya Bapak mengikut sertakan
perusaahn kami untuk melaksanakan pekerjaan dilingkungan Bapak terlebih dahulu kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami

CV. Anggita Corporation

Muhammad Alfian MD
Direktur

7

Surat Permintaan Penawaran

Nomor : 026/MGA/X/2021 Bandung, 21, Juni 2021
Pelihal : Permintaan Penawaran dan Daftar Harga
Kepada,
Yth. PT. Neyza Berkah Utama
Jl. Raya Jatinangor No. 24
Bandung

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan iklan yang anda tawarkan pada hari Tribun Barat edisi 17 Juni 2021,
kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan dan alat tulis kantor yang Anda
tawarkan.

Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan
beriku :

1. Rincian barang yang lebih detail
2. Daftar Harga
3. Cara pembelian berikut cara pembayarannya

Pemasaran akan kami lakukan setelah kami mempelajari dan mempertimbangkan kembali
informasi di atas kami terima. Semoga surat ini menjadi awal kerjasama yang baik antara
perusahaan kita.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Purnama Jaya

Ryzki Abadi
Manajer General

8

Surat Penawaran

Nomor PT. REZEKY MANAJEMEN
Lampiran Jl. Maliboro No. 35 Yogyakarta
Hal Telp. (0271) 352366366, Fax (0271) 272666267
Email: [email protected]

Bantul, 26 Juni 2021
: 89/XIT/II/2021
: 1 Bandel Brosul dan Leaflat
: Penawaran Barang Elektronik

Kepada Yth,

Toko Utama Elektro

Jl. Permai Km 2 Malang

Jawa Timur

Dengan Hormat,

Menanggapi surat permintaan daftar produk serta harga yang saudara kirimkan
pada tanggal 25 Juni 2021 dengan nomor surat 42/MN//II/2021, telah kami terima. Kami
mengucapakan banyak terima kasih atas perhatian sudara kepada perusahaan kami.

Untuk memenuhi permintaan dari sudara, kami akan memberikan informasi yang
saudara butuhkan sebagai berikut ini :

1. Daftar barang beserta harga telah kami kirimkan bersama dengan surat ini.
Harga tersebut suudah termasuk ongkos kirim ke toko sudara.

2. Apabila sudara membeli produk dari kami, saudara dapat membayar 75%
sebagai DP dan sisanya dapat saudara bayarkan setelah 1 bulan barang saudara
terima dan tidak ada kerusakan.

3. Untuk pembelian dalam diatas 100 unit maka kami akan memberikan diskon
10% kepada saudara.

Kami sangat berharap suadra tertarik dengan penawaran yang kami berikan. Bila
masih ada informasi yang belum jelas saudara dapat berkunjung di perusahaan kami di Jl.
Solo Km. 58 Bantol Yogyakarta ataupun dapat menghubungi di nomor (0271) 242542442.
Kami akan senang hati akan menjawab segala pertanyaan dari saudara mengenai informasi
barang yang kami tawarkan.

9

Demikian surat penawaran barang ini kami sampaikan. Kami berharap menjadi
pemasok barang-barang elektronik di toko saudara dan menjalin kerjasama dengan
saudara. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Rismawati Estiana
Manajer Marketing

10

Surat Pesanan

PT. CAHAYA SURYA ELEKTRO

Jalan Jend. Ahmad Yani No. 16 Pontianak

Telp. (021) 170820000

28 Juni 2021

No : 001/CSE/X/2021

Lamp :-

Hal : Pesanan Barang

PT. NUSA MANDIRI
Jalan Raya Sudirman No. 18
Pontianak

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan kurangnya persediaan barang dikantor, kami mengharapkan saudara
mengirim barang-barang sebagai beriku :

No Nama Merk Banyaknya Harga Jumlah

1 Laptop Lenovo 4 Rp 5.000.000.00 Rp 20.000.000.00

2 Laptop Acer 3 Rp 7.000.000.00 Rp 21.000.000.00

Barang-barang yang kami pesan diatas harap tiba digudang kami paling lambat 1 minggu

dan mengenai pembayaran akan kami lakukan setelah barang sampai ditempat.

Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. CAHAYA SURYA ELEKTRO

Kisan Harris
Manajer

11

Surat Pengiriman Barang

PT. ARWANA JAYA

Jl. Kemerdekaan No. 12. Semarang

Telp : (0411) 9887898 Fax : (0411) 9887899

Email : [email protected]

Nomor : 002/PAJ/X/2021 28 Juni 2021
Lampiran
:-

Kepada

Pimpinan PT. BUMI AGUNG SEJAHTERA

Jl. Trans Kalimantan No. 12

Pontianak

Hal : Pengiriman Barang

Dengan Hormat,

Menjawab surat Saudara tanggal 20 Juni 2021 te telah kami tentang pesanan barang telah
kami terima dengan baik dan kami ucapkan terima kasih atas pesanan tersebut.

Maka dari itu kami informasikan bhawa semua barang pesanan Saudara telah tersedia
dengan rincian sebagai berikut :

1. Printer sebanyak 2 unit dengan harga @ Rp. 900.00
2. Laptop sebanyak 30 unit dengan harga @ Rp. 3.500.000

Kami akan mengirimkan barang terebut dengan menggunakan jasa kapal laut, sesuai
dengan perjanjian jual beli yang telah kita sepakati, bahwa sSaudara akan melunasi
pembayaran 1 (satu) minggu setelah barang sampai diperusahaan Saudara.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Fidelis Joko

Kepala Devisi Umum
12

Surat Pengaduan

CV. EKA SARI UNTUNG

Jalan Tanjung Pura No. 79

PONTIANAK

Nomor : 320/PG/X/2021 28 Juni 2021

Hal : Pengaduan Kerusakan Barang

Kepada

PT. ASRI TEKNIK

Jalan Purnama No. 322

Medan

Dengan Hormat,

Barang kiriman Saudara yang berupa 8 (delapan) buah air Condisioner merk “Central”
telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Pada waktu barang akan digunakan, kami sedikit kecewa karena ternyata ada 2 (dua) buah
Air Conditioner yang tidak keluar udara sejuknya.

Sesuai dengan perjanjian saudara yang akan memberikan garansi 1 (satu) tahun dan
apabilla terdapat kerusakan akan memberikan pelayanan untuk memperbaiki secara Cuma-
Cuma, maka kami mohon Saudara mengirimkan montir untuk memperbaiki barang
tersebut.

Atas perhatian Saudara, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
CV. EKA SARI UNTUNG

BAHRUL SAEUDHIN
Manajer Penjualan

13

Jawaban Surat Pengaduan

PT. ELEKTRONIK MANDIRI UTAMA
Jln. Sentabung Jaya No. 221
SAMARINDA

Nomor : 002/MMJ/X/2021
Lamp : 1 (satu) lembar faktur
Hal : Penggantian Kerusakan Barang

Kepada
Yth, Pemilik Toko Sejahtera Selalu
Jln. Ujung Pandang No. 16A
Makassar

Dengan hormat,

Surat Suadara tertanggal 30 Mei 2021 dengan Nomor : 35/SS/IV/2021 perihal pengaduan
kerusakan barang, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehuungan dengan surat Saudara, kami segera melakukan pengecekan dan ternyata
karyawan kami melakukan kesalahan dalam pengepakan sehingga barang pesanan Saudara
banyak mengalami kerusakan. Atas kesalahan tersebut kami mohon maaf yang sebesar-
besarnya dan kami akan lebih memperhatikan pesanan Saudara selanjutnya.

Selanjut kami akan segera mengirimkan 5 unit TV yang baru sebagai pengganti barang
pesanan Saudara yang mengalami kerusakan, kami harap Saudara senang menerimanya.
Faktur asli pesanan Saudara telah kami kirimkan.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

PT. ELKTRONIK MANDIRI UTAMA

RIPTU CAHAYADI
Manajer Penjualan

14

Pengiriman Pembayaran

No : 02/MP/X/2019 Jalan Ahmad Yani Gayungan No. 234
Surabaya
28 Juni 2021

Kepada

PT. Merdeka Cahyo Mas

Jalan Tran Studio No. 89

Bandung

Hal : Pengiriman Pembayaran

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa kiriman barang Saudara tanggal 1 Juni 2021 telah kami
terima dengan sangat baik. Kami sangat senang atas pelayanan yang saudara berikan.

Sesuai dengan persetujuan bahwa total pembayaran barang yaitu sebesar Rp.
50.000.000.00 (Lima puluh juta rupiah) kami kirimkan Rp. 15.000.000.00 (Lima belas juta
rupiah) melalui Bank BNI Cabang Surabaya. Sisanya Rp.15. 000.000.00 (Lima belas juta
rupiah) akan kami lunasi pada tanggal 1 Juli 2021. Bersamaan ini pula kami lampirkan
bukti pembayaran.

Atas perhatian dan pelayanan baik dari Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. MERPATI PUTIH

RUDI HATONO
Kabag. Keuangan

15

Surat Penagihan

PT. SWAKARYA INSAN MANDIRI

Jln. Singkawang Kota No. 89

Pontianak

Nomor : 027/MMJ/XI/2021 20 Juni 2021

Lamp : Faktur

Hal : Penagihan Pembayaran

Kepada

CV. Sejahtera Selalu

Jln. Bantul No. 123

Yogyakarta

Dengan hormat,

Bersamaan ini kami beritahuukan bahwa menurut pembekuan kami, bapak masih memiliki
kewajiban yang belun dibayarkan sebesar Rp. 20.000.000.00 (Dua Puluh Juta Rupiah)
sesui Faktur No. 25/MMJ/XI/202 yang salinannya kami sertakan sebagai lampiran surat
ini.

Mengingat saat ini telah 5 bulan melewati batas waktu yang telah kita sepakati
sebelumnya. Maka dengan ini kami berharap bapak akan segera lunasinya.

Demikian pemberitahuan kami sampaikan, atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima
kasih.

Hormat kami,

PT. SWAKARYA INSAN MANDIRI

RUDI RESMANSAH
Manajer Penjualan

16

Surat Penangguhan Pembayaran Pembeli

BOGOR

Nomor : 01/FI/X/2021 28 Juni 2021

PT. INDAH SENTOSA MANUFAKTUR

Jl. Mutiara 9 No. 202

BOGOR

HAL : PERMINTAAN PENANGGUHAN PEMBAYARAN

Kami menerima permintaan pembayaran Saudara setelah taman selesai dibuat tanggal 27
Mei 2021.

Kami mohon maaf karena belum dapat memenuhi permintaan Sudara tepat pada waktunya.
Hal ini terjadi karena kami kesulitan mencairkan dana di Bank, Bank libur selama 3 hari.
Oleh karena itu terpaksa kami mohon maaf penangguhan pembayaran selama 3 hari.

Mudah-mudahan hal ini tidak meredakan hubungan kita yang sudah lama dirintis.

Hormat kami,

FOTO INNA

Nurul Fitriani

17

Surat Penangguhan Pembayaran Penjual

PT. Devloper Software 25 Juni 2021
Jl. Buntu No. 202
Jakarta Pusat
Nomor : 45/IM/IV/2021
Hal : Penangguhan Pembayaran

Kepada
CV. Mayora Indah
Jl. Tomang Raya
Jakarta Barat

Dengan hormat,

Membalas surat Saudara Nomor : 203/EM/V/2021 tertanggal 1 Juni 2021 perihal
penangguhan pembayaran telah kami terima dengan penuh perhatian.

Setelah membaca surat tersebut, dengan segala pertimbangan kami beritahukan bahwa
kami akan memberikan waktu pembayaran untuk faktur Nmor : 210/EM/IV/2021 sebesar
20.000.000 (Dua puluh juta rupiah) atas pembelian barang-barang Elektronik. Kami
memberikan kebijakan untuk melunasi pembayaran dalam jangka waktu 2 minggu dari
waktu yang telah ditentukan.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. Devloper Software

Renaldi Fadil
Manajer Penjual

18

BAB III

A. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah surat kesepakatan mengenai hak dan kewajiban masingmasing dari
kedua belah pihak atau lebih yang saling mengikatkan sesuatu yang akan dibuat. Dengan
adanya surat perjanjian maka akan menjadi jalan keluar jika terjadinya permasalahan antar
pihak ketika ada yang tidak menjalankan kewajiban, maka jalan keluarnya adalah
memberikan sanksi kepada pihak terebut. Biasanya snksi yang diberikan, berupa ganti rugi,
tindakan atau gugatan ke pengadilan.

Definisi surat perjanjian, yaitu :

1. Surat perjanjian autentik, surat ini yang disaksikan oleh pejabat pemerintah
2. Surat perjanjian dibawah tangan, yang tidak disaksikan oleh pejabat pemerintah

B. Fungsi Surat Perjanjian

Sebagai barang bukti sudah melakukan perjanjian jual-beli sehingga dapat melakukan
suatu proses terhadap barang yang sudah dibeli.

C. Jenis-Jenis Surat Perjanjian

1. Surat Perjanjian Jual Beli
Surat ini dibuatantra pihak penjual dan pembeli. Dimana dalam perjanjian itu
pihak penjual berkewajiban untuk menyerahkan objek yang akan dijual beli
kepada pembeli dan berhak menerima harga dan pembeli berkewajiban
membayar harga dan berhak menerima objek tersebut.

2. Perjanjian Sewa Beli (angsurasi)
Surat ini merupakan surat yang dibayar oleh pihak pembeli yang dilakukan
dengan cara mengansur. Sehingga barang tersebut masih berada ditangan pihak
penjual, karena barang akan diserahkan kepada pihak pembeli setelah surat
peranjian itu ditandatangani.

3. Perjanjian Sewa Menyewa
Surat perjanjian ini dibuat dan disetujui oleh pihak yang menyewakan dan pihak
yang menyewa, dimana pihak pertama menyewa berjanji untuk menyerahkan
barang yang akan disewakan kepada pihak kedua penyewa.

4. Perjanjian Borongan
Surat perjanjian ini biasanya dibuat oleh pihak pemilik proyek dan pihak
pemborong, dimana pihak pemborong setuju untuk melakukan pekerjaan
borongan dengan syarat dan waktu yang ditentukan oleh kedua belah pihak.

19

5. Perjanjian Minjam Uang
Surat ini dibuat oleh pihak pemberi hutang kepada pihak berhutang untuk
menyerahkan sejumlah uang. Dan pihak yang meminjam berhak membayar
sesuai waktu yang diepakati antara kedua belah pihak.

6. Surat Perjanjian Kerjaama
Surat ini digunakan anatara kedua belah pihak yang akan melakukan kerjasama.
Surat perjanjian ini dibuat menyangkut tanggung jawab dan jenis pekerjaan yang
harus dilakukan oleh satu ataupun pihak kedua.

D. Contoh Surat Perjanjian

Surat Perjanjian Jual Beli Rumah

Kami yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Amos Father

Tempat, Tgl Lahir : Seluas, 16 Juni 1985

Pekerjaan : Petani/Pekebun

Alamat : Rt 03 Rw 06

Nomor KTP : 610812040100001

Dalam hal ini bertindak atas nama diri pribadi yang selanjutnya disebut sebagai pihak
pertama (Penjual).

Nama : Christian Sandra S.Pd

Tempat, Tgl Lahir : Serukam, 12 Januari 1991

Pekerjaan : Guru Sekolah Menengah Pertama (SMP)

Alamat : Rt 01 Rw 03 Desa Seluas, Bengkayang

Nomor KTP : 611017802860001

Dalam hal ini bertindak atas nama diri pribadi yang selanjutnya disebut sebagai pihak
kedua (Pembeli).

Pada hari ini Senin, 10 Maret 2021 Pihak pertama dengin ini menjual rumah kepada pihak
kedua yang diuraikan dalam nomro sertifikat tanah 022456/BNP/569/5 yang beralamat di
Jl. Dwikora No 23 Seluas. Dengan luas tanah 400 m dan luas bangunan 300 m. Kedua
belah pihak bersepakat untuk mengadakan ikatan perjanjian jual-beli rumah dimana yarat
dan ketentuannya diatur seperti berikut :

20

Pasal 1

HARGA

Jual beli tanah dan rumah tersebut dilakukan dan disetujui oleh masing-masing pihak
dengan ketentuan harga tanah dan harga bangunan seharga Rp 300.000.000,- (tig ratus juta
rupiah).

Dibuat di : (Notaris PPAT)
Tanggal : ( 10, Maret, 2021 )

PENJUAL PEMBELI

[Amos Father ] [ Christian Sandra ]

MEMORANDOM OF UNDERSTANDING
(SENI SUMPAH PEMUDA)

Pada hari ini, 25-10-2021, (dua puluh lima oktober dua puluh satu), telah terjadi
perjanjian sphonsorship antara pihak-pihak :

Nama : Welly Saputra

Instansi : PT. Best Profit Putures

Jabatan : Supervisor Marketing

Alamat : Jl. Jenderal Ahmad Yani No. C1-C5, Benua Melayu Darat, South
Pontianak

Yang dalam perjanjian ini selaku pemegang kuasa dari PT. Best Profit Putures
yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

Nama : Muhamad Ridho

Instansi : PEMDA Pontianak

21

Jabatan : Ketua Panitia Penyelengaraan Seni Sumpah Pemuda

Alamat : Jl. Ampera No. 25, Pontianak Barat

Dalam perjanjian ini selaku ketua panitia dari pengelaran Seni Sumpah Pemuda yang
dalam perjanjian ini akan disebut sebagai PIHAK KEDUA.

Kedua belah pihak telah menyepakati hubungan kerja sama dalam penyelengaraan acara

1. PIHAK PERTAMA bersedia menjadi sponsor PIHAK KEDUA
dalam penyelenggaraan acara terebut sebagai sponsor
pendukung.

2. PIHAK KEDUA bersedia menyediakan hal-hal pendukung
berupa uang tunai sebesar Rp. 3.000.000,- dan produk
perusahaan berupa makanan dan minuman.

3. Atas ketersediaan PIHAK PERTAMA tersebut, PIHAK KEDUA
akan menyediakan semua fasilitas yang diperlukan dan
menanggung semua biaya pengiriman.

4. PIHAK PERTAMA berkewajiban menjamin kualitas dan mutu
produk yang ditawarkan. Dan PIHAK KEDUA tidak
bertanggung jawab atas segala akibat yang ditimbulkan dari
produk-produk yang ditawarkan PIHAK PERTAMA.

5. PIHAK KEDUA diperolehkan memasang spanduk dan baliho
untuk tujuan iklan dengan biaya ditanggung sendiri Surat
perjanjian ini berlaku selama acara pergelaran berlangsung
hingga selesai. Yaitu pada tanggal 25 Oktober 2021 hingga 28
Oktober 2021.

Perincian yang belum dicantumkan dalam MEMORANDOM OF
UNDERSTANDING ini dan dimusyawarakan kemudian akan menjadi addedum dan
bagian tak terpiahkan dari surat perjanjian ini.

PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
Materai 600 Muhamad Ridho

Welly Saputra

22

Daftar Pustaka

Anonimous. 2011. Surat perjanjian. http://indonesia-liek.blogspot. com/2011/01/surat-
perjanjian-contoh-cara-membuat.html. diakses pada tanggal 16 Juni 2021 pukul 10.25
WIB.

Dra. Sedarmayanti M. Pd, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran,
Edisi Revisi, CV. Mandar Maju, Bandung, 2001

Effendi, Onong Uchjana. 1993. Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi. Bandung: PT. Citra
Aditya Bakti.

23