GARIS PANDUAN PROSES KERJA SELAMAT DI PEJABAT

PROSES KERJA
SELAMAT DI
PEJABAT (PSMZA)

ISO45001:2018

EDISI 2021 Pejabat boleh dikategorikan sebagai rumah
kedua kita kerana kita banyak
menghabiskan masa kita berada di pejabat.
Hampir lapan jam kita menghabiskan masa
di pejabat dan tanpa kita sedar kita di
kelilingi dengan hazard yang mana boleh
memberi kemudaratan kepada kita.

Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
1994, seksyen 15(1) menyatakan bahawa
adalah menjadi kewajipan tiap-tiap majikan
dan tiap-tiap orang yang bekerja sendiri
untuk memastikan, setakat yang praktik,
keselamatan, kesihatan dan kebajikan
semasa bekerja semua pekerjanya.

2

Garis panduan ini boleh digunakan sebagai
panduan khususnya kepada kakitangan di
PSMZA bagi aktiviti-aktiviti kerja serta
tugasan yang dijalankan di dalam pejabat.
Ini bertujuan untuk memastikan
keselamatan kakitangan serta bebas
daripada risiko keselamatan di premis
PSMZA.

Semua kakitangan di PSMZA mestilah
mematuhi dan mengikut keperluan operasi
sihat dan selamat di pejabat seperti yang
ditetapkan.

3

Hazard di pejabat boleh dikategorikan kepada lima (5) kategori iaitu fizikal, kimia, biologi,
ergonomik dan psikososial.

i. Hazard fizikal - terdiri daripada hazard berkaitan suhu, pencahayaan, bising, getaran,
tenaga elektrik, peralatan dan mesin.

ii. Hazard biologi - disebabkan oleh bakteria, virus, fungus yang mungkin berpunca dari
alat pendingin hawa atau persekitaran tempat kerja.

iii. Hazard kimia - berpunca dari bahan asid atau pelarut organik dari aktiviti pencucian.

iv. Hazard ergonomik - berpunca dari pergerakan berulangan, tekanan sentuhan,
berdiri/duduk untuk tempoh yang panjang

v. Hazard psikososial - berpunca dari tekanan emosi di tempat kerja seperti gangguan
seksual, kerja yang banyak, syif, gaji yang rendah dan lain-lain.

4

Antara kemalangan yang berlaku di sebabkan hazard yang ada di pejabat ialah;

i. Tergelincir atau tersangkut pada halangan wayar, lantai yang basah dan permaidani
rosak di lantai pejabat.

ii. Kejutan elektrik juga berlaku disebabkan wayar atau peralatan elektrik yang tidak
diselenggara dengan baik dan seterusnya menyebabkan wujudnya hazard fizikal.

iii. “Sick Building Syndrome” merupakan suatu sindrom penyakit yang mana pekerja
akan berkeadaan tidak sihat apabila datang ke pejabat. Ini disebabkan suasana dan
keadaan di pejabat yang sesak, tiada pengudaraan yang baik, pencemaran yang
berpunca dari dalaman bangunan, pencemaran dari luar yang memasuki bangunan dan
agen mikrobiologi.

5

Sebelum memulakan kerja di pejabat, perkara-perkara berikut perlu dipatuhi oleh
kakitangan di PSMZA:

a) Sarapan pagi yang seimbang penting memulakan kerja di pejabat.
b) Peraturan dan prosedur berikut hendaklah difahami dan dipatuhi:

i. Prosedur sekiranya berlaku kebakaran atau kemalangan. Rujuk Prosedur
Penyiasatan Insiden (PKKP-11).

ii. Prosedur langkah-langkah keselamatan ketika kecemasan. Rujuk prosedur Pelan
Tindakan Kecemasan (PKKP-09).

c) Pengendali mana-mana mesin di pejabat perlulah mengetahui kaedah penggunaan
mesin yang betul dan selamat.

6

a) Kakitangan PSMZA tidak digalakkan melakukan perkara-perkara berikut semada
berkerja:

 Membiarkan laci meja terbuka.

 Membuka lebih daripada sati laci kabinet fail serentak.

 Menyusun perabot dalam keadaan yang membahayakan.

 Berdiri di atas kerusi.

 Meninggalkan peralatan yang tidak digunakan seperti troli di tempat yang
menghalang laluan.

 Penggunaan peralatan pelindung diri yang dibekalkan dengan cara yang salah.

7

 Penggunaan peralatan pelindung diri (PPE) yang dibekalkan dengan cara yang
salah.

 Mengusik peranti keselamatan dan alat-alat pencegahan kebakaran.

 Pendawaian/penyambungan elektrik yang tidak dibenarkan.

 Menyalahgunakan peralatan dan mesin pejabat.

 Bersandar atau terlalu hampir dengan tingkap yang terbuka.

 Tidak mematuhi siren kecemasan untuk menyelamatkan diri ketika berlakunya
kecemasan.

8

b) Kakitangan PSMZA mesti mematuhi peraturan keselamatan berikut ketika
menggunakan peralatan pejabat :
i) Meja Kerja
 Mestilah berada dalam keadaan baik dan ergonomik.
 Hendaklah berada dalam keadaan kemas dan teratur.
 Permukaan meja hendaklah dikemaskan di akhir waktu kerja.
 Sekiranya terdapat serpihan kayu pada meja, hendaklah dibuang dengan segera.
 Laci meja hendaklah sentiasa bertutup dan tidak dibiarkan terbuka.

9

ii) Kabinet Fail
 Dirapatkan ke dinding, jika perlu.
 Kedudukan yang sesuai untuk memudahkan laci dibuka.
 Laci paling bawah hendaklah diisi terlebih dahulu.
 Laci tidak seharusnya dibuka lebih daripada satu secara serentak.
 Dokumen tidak seharusnya disimpan di atas cabinet.
 Laci hendaklah ditutup selepas digunakan dan tidak dibiarkan terbuka.
 Kosong atau tanggalkan laci sebelum mengalihkan kabinet.

10

iii) Bakul Sampah
 Hendaklah diperbuat daripada bahan yang kukuh.
 Tidak digunakan sebagai bekas abu rokok.
 Tidak berada/diletakkan dikawasan laluan.
 Tidak dibuang benda-benda yang tajam seperti bilah pisau atau kaca kedalam
bakul sampah.

11

c) Semasa mencetak, menyalin dan mengendalikan peralatan pejabat yang lain:
i. Patuhi langkah-langkah pengendalian.
ii. Sentiasa barwaspada semasa menggunakan mesin.
iii. Kabel penyambungan mesin hendaklah:
 Berada dalam keadaan yang baik.
 Kapasiti yang sesuai dengan arus maksimum yang diperlukan.
 Ditempatkan di kawasan yang selamat.
 Pemasangan tetap.
 Kapasiti fius yang sesuai.

12

iv. Jauhkan rambut/pakaian longgar daripada bahagian mesin yang berputar.
v. Ketika menggunakan pelarut/bahan kimia yang lain:

 Periksa data keselamatan bahan kimia untuk sebarang kemungkinan hazard.
 Patuhi arahan yang dicadangkan.
 Pakai peralatan perlindungan diri yang sesuai jika diperlukan.
 Berhati-hati ketika menuang cecair kimia.
vi. Pastikan mesin berada dalam keadaan bersih dan kemas.
vii. Jangan membersihkan mesin ketika ianya sedang beroperasi.
viii. Pastikan suis mesin dimatikan dan palam ditanggalkan daripada soket.

13

ix. Mengetahui cara-cara untuk menghentikan mesin sekiranya berlaku kecemasan.
x. Sekiranya mesin mengalami kerosakan, sila matikan suis, tanggalkan palam dari

soket dan laporkan dengan kadar segera kepada Ketua Jabatan/Unit.
xi. Pastikan pengudaraan yang mencukupi semasa menjalankan kerja-kerja yang

melibatkan penggunaan pelarut.
xii. Pastikan mesin yang membebaskan gas berbahaya seperti penjana mempunyai

pengudaraan yang mencukupi setiap masa.

14

d) Pengudaraan dan suhu

i. Pastikan pengudaraan yang baik dengan bekalan udara yang bersih.

ii. Suhu penghawa dingin di pejabat dikekalkan dalam keadaan yang sesuai pada
24 darjah celcius (24°C).

e) Ketika menggunakan kemudahan pencahayaan

i. Pastikan ruang dan kedudukan tempat kerja mempunyai pencahayaan yang
mencukupi dan tidak terlindung.

ii. Pastikan perkakasan pencahayaan sentiasa dalam keadaan bersih.

iii. Laporkan kerosakan perkakasan seperti mentol ke Unit Pembangunan dan
Penyelenggaraan menggunakan Borang Penyelenggaraan Infrastruktur untuk
pembaikan atau menerusi e-Aduan.

15

f) Ketika menggunakan peralatan dan perkakasan elektrik

i. Pendawaian seharusnya:
 Di dalam keadaan baik dan tidak rosak.
 Penyambungan ke mesin yang betul.
 Sambungan pada soket yang selamat.
 Fius yang sesuai dipasang di dalam palam.
 Kapasiti arus elektrik yang mencukupi.
 Tidak melintasi laluan.
 Wayar yang terdedah pada permukaan lantai atau dinding perlu dilindungi
dengan menggunakan konduit atau casing keselamatan.

16

ii. Sekiranya penyambungan elektrik dari punca kuasa melebihi satu, guna blok
soket multi-way yang diluluskan oleh SIRIM.

iii. Jangan menggunakan multi-way adaptor yang tidak mempunyai fius.

iv. Jangan letakkan jambangan bunga atau cawan yang berisi air di atas peralatan
elektrik.

v. Jika peralatan elektrik rosak:
 Tutup suis.
 Tanggalkan palam dari punca kuasa.
 Tagging sementara pada peralatan tersebut.
 Lapor pada Ketua Jabatan/Unit untuk tidakan selanjutnya.

17

vi. Laporkan:
 Sambungan yang longgar.
 Peralatan yang tidak ada pembumian.
 Kerosakan kabel.
 Kerosakan penebat.
 Litar pintas.
 Suis pecah.

18

g) Semasa bekerja menggunakan komputer

i. Luruskan tangan supaya siku berada di atas permukaan ruang kerja
dan siku berada di sisi tubuh.

ii. Ketika duduk, pastikan sudut di antara tubuh dan peha melebihi 90
darjah dengan papan kekunci di hadapan.

iii. Hindarkan sialau pada skrin dengan memastikan tingkap atau
sumber cahaya tidak terus dari belakang atau gunakan skrin penapis
silau.

iv. Rehatkan mata setiap 10 hingga 15 minit dan duduk sekurang-
kurangnya 28 inci dari skrin computer.

v. Elakkan duduk di dalam posisi sama terlalu lama.

19

h. Kaedah mengangkat dan membawa muatan/beban yang betul adalah penting.

20

i) Bagi tindakan pencegahan kebakaran, setiap kakitangan PSMZA perlu mengetahui
perkara-perkara berikut:

i. Semua bangunan dan pejabat mesti memiliki Sijil Perakuan Bomba dan
dipamerkan.

ii. Prosedur menghadapi kecemasan semasa kebakaran. Rujuk Prosedur Pelan
Tindakan Kecemasan (PKKP-09).

iii. Cara-cara pengawalan dan pencegahan kebakaran.

iv. Langkah menyelamatkan diri termasuk laluan keluar dan tempat berhimpun.

v. Kaedah melapor sebarang masalah berkaitan peralatan pencegahan kebakaran
dan pintu/laluan kecemasan.

vi. Langkah-langkah keselamatan lain.

21

j) Etika dan sikap pekerja.

i. Tidak tergesa-gesa.

ii. Melihat ke arah yang hendak di tuju.

iii. Tidak bergurau senda di kawasan yang merbahaya.

iv. Menggunakan tangga untuk mengambil barang di tempat yang tinggi.

v. Menggunakan peralatan mengikut fungsi peralatan tersebut. (Contoh : Gunting
digunakan untuk menggunting bukan untuk membuka tin).

vi. Melaporkan sebarang kemalangan kejadian berbahaya, keracunan pekerjaan
dan penyakit pekerjaan. Rujuk Prosedur Penyiasatan Insiden (PKKP-11).

22

a) Sebelum meninggalkan pejabat:

i. Kemaskan ruang kerja dan simpan semua dokumen/barang berharga di tempat
yang selamat.

ii. Pastikan semua suis peralatan elektrik dimatikan.

iii. Pastikan semua pintu utama dikunci.

b) Jika mendapat kecederaan atau tindakbalas alahan yang serius dapatkan rawatan
dengan segera dan laporkan kepada Ketua Jabatan/Unit dengan segera. Rujuk
Prosedur Penyiasatan Insiden (PKKP-11).

c) Peti kecemasan hendaklah diselenggara untuk memastikan kandungan yang telah
dipakai diganti dan diperiksa tarikh luputnya.

23

d) Jika di dalam keadaan kecemasan yang boleh menjejaskan keselamatan diri, sila
laporkan kepada Ketua Jabatan/Unit dengan segera untuk mendapat bantuan agensi
lain, jika perlu. Rujuk Prosedur Pelan Tindakan Kecemasan (PKKP-09).

e) Jika mendapat kecederaan atau tindakbalas alahan yang serius dapatkan rawatan
dengan segera dan laporkan kepada Ketua Jabatan/Unit dengan segera. Rujuk
Prosedur Penyiasatan Insiden (PKKP-11).

f) Jika terdapat peralatan di pejabat yang mengalami kerosakan, laporan kerosakan
hendaklah dibuat ke Unit Pembangunan dan Senggaraan menggunakan boring
Penyenggaraan dan Pembaikan Infrastruktur.

24

25

Tuan Pengarah PSMZA

Timbalan Pengarah
Akademik PSMZA

Timbalan Pengarak
Akademik (Sokongan)
PSMZA

Jawatan Kuasa
Keselamatan Dan
Kesihatan Pekerjaan
(JKKP) PSMZA

Semua yang terlibat