HOD Management Kit FPSK 2021

LAMPIRAN 2

HASIL (OUTPUT) PENYELIDIKAN DAN PETUNJUK PRESTASI

1. Penerbitan dalam bentuk jurnal dan prosiding berindeks mengikut keperluan Malaysian
Research Assessment (MyRA), buku (karya asli), dan bab dalam buku yang berdaftar
di bawah MAPIM (Majlis Penerbitan Ilmiah).

2. Hak harta intelek dan dokumentasi dalam bentuk paten, know-how, Hak Cipta,
Rekabentuk Industri, Rekabentuk Susun Atur Litar Bersepadu, Cap Dagang dan Rahsia
Dagangan.

3. Kertas kerja yang dibentang di persidangan, seminar dan bengkel di peringkat
Universiti, kebangsaan dan antarabangsa.

4. Karya kreatif asli seperti dokumentari, skor muzik, persembahan artistik, video dan
yang berkenaan.

5. Laporan penyelidikan yang menyumbang kepada penambahbaikan rangka kerja polisi
kerajaan atau strategi pengurusan institusi.

6. Pengiktirafan yang diterima bagi hasil penyelidikan.

7. Dana penyelidikan yang berdaftar dengan Universiti dari sumber awam, swasta dan
luar negara yang diperolehi.

8. Pengiktirafan kepakaran penyelidik seperti perlantikan sebagai penyunting jurnal,
pemeriksa luar, panel pakar dan perunding.

9. Penyeliaan calon pasca siswazah sehingga ke pengijazahan.

10. Penyelidikan dan hasil penyelidikan yang mendapat liputan media masa.

11. Produk/idea penyelidikan yang dilindungi di bawah Harta Intelek yang didaftarkan
melalui UMS dan dikomersilkan.

12. Penggunaan hasil penyelidikan dalam pembangunan negara.

13. Laporan kajian/projek perundingan yang disediakan memenuhi terma rujukan dan
diperakukan oleh klien.

14. Lain-lain yang berkaitan.

DASAR PENYELIDIKAN DAN INOVASI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 11

LAMPIRAN 3

GARIS PANDUAN
ETIKA PENYELIDIKAN UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

1. PENGENALAN

1.1 Aktiviti penyelidikan adalah merupakan antara kegiatan utama di kalangan ahli
akademik bagi sesebuah Universiti. Ianya merupakan aktiviti yang dituntut dari
ahli akademik dalam menjalankan tugas mereka agar pengajaran yang
disampaikan kepada pelajar sentiasa terkini dari segi teori, kaedah dan juga
fakta.

2. DEFINISI AM

2.1 Etika adalah bermaksud prinsip akhlak yang didasarkan pada sistem nilai yang
diterima dalam sesuatu peradaban.

2.2 Dalam konteks persekitaran penyelidikan di Universiti, etika dikenal pasti
sebagai perilaku yang baik yang patut diikuti berdasarkan sistem nilai Universiti
berkenaan yang menolak perilaku yang buruk dalam kerjaya sebagai kakitangan
akademik dan juga penyelidik.

3. ETIKA PENYELIDIKAN

Etika Penyelidikan adalah bermaksud aspek etika yang merangkumi aspek
penyelidikan, penerbitan, persidangan dan perundingan. Mematuhi semua undang-
undang dan peraturan seperti yang tersenarai di dalam peraturan penyelidikan UMS.

3.1 Aspek penyelidikan

Kakitangan hendaklah:

(a) Menjalankan penyelidikan mengikut bidang kepakaran/pengkhususan
seseorang ahli akademik. Bidang lain yang berkaitan dengan
kepakarannya juga digalakkan terutamanya yang dapat
mengembangkan bidang penyelidikan tersebut.

(b) Mendapatkan kelulusan daripada badan-badan berkaitan sama ada di
peringkat Universiti, pihak berkuasa tempatan dan lain-lain yang
berkaitan.

(c) Jujur dan ikhlas dari segi objektif dan perancangan penyelidikan.

DASAR PENYELIDIKAN DAN INOVASI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 12

(d) Jujur dalam mengumpul data, iaitu data tidak dimanipulasi atau direka-
reka.

(e) Merekod semua aktiviti penyelidikan. Contohnya penggunaan buku log
dan lain-lain rekod berkaitan.

(f) Jujur dalam merancang perbelanjaan penyelidikan secara berhemah.

(g) Jujur dalam menggunakan peruntukan penyelidikan, iaitu tidak
menggunakannya untuk tujuan-tujuan lain, contohnya untuk percutian
atau membeli barang-barang yang tidak berkaitan dengan penyelidikan.

(h) Jujur dan amanah dalam melaporkan kepada Universiti semua dana
yang diterima.

(i) Jujur dalam mematuhi terma perjanjian berdasarkan peruntukan yang
diberikan oleh penyumbang dana.

(j) Mematuhi kod etika khas berhubung dengan profesion tertentu, seperti
pendidikan, perubatan, kejuruteraan, haiwan, akta-akta yang berkaitan
dan lain-lain yang meliputi kerahsiaan serta keselamatan di tempat kerja
dan negara.

(k) Menghormati informan atau subjek kajian atau juga kepada penjaga
subjek (jika subjek kanak-kanak) dengan memberitahu secara terus
terang tujuan kajian dan prosesnya.

(l) Menghindarkan projek yang dijalankan serupa atau hampir serupa
dengan projek yang sedang dijalankan oleh Penyelidik yang lain, kerana
perbuatan ini dilihat sebagai mengkhianati rakan berkenaan.

(m) Memastikan semua kertas cadangan penyelidikan bagi tujuan
permohonan geran penyelidikan adalah asli dan bukan daripada hasil
plagiat (plagiarism).

(n) Memastikan semua projek penyelidikan yang menggunakan nama
Universiti adalah hak milik Universiti.

(o) Memastikan semua inventori dan peralatan yang dibeli menggunakan
geran penyelidikan didaftarkan dengan Universiti dan diserahkan
kepada PTJ berkenaan selepas tamat projek penyelidikan dan tidak
menjadikannya sebagai harta peribadi.

DASAR PENYELIDIKAN DAN INOVASI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 13

(p) Memastikan mendapat kebenaran Universiti sekiranya ingin menjual
atau mengkomersilkan hasil, manuskrip atau produk penyelidikan yang
dihasilkan.

(q) Memastikan tidak menyalahgunakan tempoh masa sewaktu
menjalankan penyelidikan lapangan/ persidangan/ bengkel sebagai
percutian.

(r) Mematuhi peraturan-peraturan yang berkaitan aktiviti penyelidikan yang
ditetapkan oleh Universiti dari semasa ke semasa.

3.2 Aspek Penerbitan

Dalam penerbitan, penulis hendaklah:

(a) Jujur dari segi bahan yang ditulis, tidak direka-reka atau dimanipulasi
dari segi data dan hasil penyelidikan.

(b) Mematuhi etika penulisan akademik.

(c) Memberi penghargaan kepada pembiaya dan kepada mereka yang telah
memberi apa jua sumbangan ke arah menjayakan penyelidikan.

(d) Memastikan tidak melakukan sebarang plagiat (plagiarism) .

(e) Menghindarkan sikap membesar-besarkan dan membanggakan diri
yang tidak pada tempatnya sehingga menjejaskan imej Universiti.

(f) Menghormati kerahsiaan orang yang memberi maklumat seperti halnya
dalam penyelidikan dengan tidak mendedahkan nama individu atau
institusi yang terlibat jika diminta oleh mereka.

(g) Bertanggungjawab ke atas semua artikel/penerbitan yang telah
dihasilkan atas nama penyelidik.

3.2.1 Plagiat

Plagiat merupakan penipuan akademik yang berpunca dari sikap
berdusta, tidak ikhlas, tidak amanah, tidak jujur dan tidak
menghormati sesama rakan kesepakaran. Plagiat berlaku
apabila idea orang lain diambil tanpa menyebut sumbernya dan
dengan itu memberi kesan bahawa idea itu idea sendiri.
Keadaan ini boleh berlaku apabila:

DASAR PENYELIDIKAN DAN INOVASI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 14

(i) Idea seseorang diambil perkataan demi perkataan dari
artikel atau buku yang sudah diterbitkan.

(ii) Idea seseorang dari artikel atau buku diambil dengan
menggunakan perkataan sendiri.

(iii) Idea seseorang diambil dari perbincangan sama ada dalam
persidangan, seminar, forum, ceramah atau perbincangan
tidak formal antara dua pihak.

(iv) Data, diagram, jadual, gambar foto atau apa jua bahan
ilustrasi yang berasal dari orang lain diambil seolah-olah
kepunyaan diri sendiri.

3.3 Aspek Persidangan

Dalam menjalankan aktiviti ini kakitangan hendaklah:

(a) Jujur dalam permohonan dan bersifat objektif dalam menghadiri
persidangan.

(b) Jujur dalam menyediakan bajet dan membuat tuntutan menghadiri
persidangan.

(c) Mengemukakan bukti bahawa abstrak dan kertas kerja diterima untuk
dibentangkan dalam persidangan.

(d) Mendapatkan kelulusan pihak Universiti terlebih dahulu sama ada
mendapat pembiayaan Universiti/geran penyelidikan atau tanpa
pembiayaan Universiti untuk menghadiri persidangan.

(e) Mendapatkan kelulusan daripada pihak pembiaya bagi geran
penyelidikan yang berkaitan terlebih dahulu untuk menghadiri
persidangan luar negara mengikut peraturan yang telah ditetapkan oleh
pembiaya dari semasa ke semasa.

(f) Menuju ke destinasi persidangan yang dinyatakan dan bukan menuju ke
tempat lain.

(g) Membentangkan kertas kerja seperti yang dijadualkan dan tidak
menarik diri tanpa sebab yang boleh diterima.

DASAR PENYELIDIKAN DAN INOVASI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 15

(h) Menghadiri persidangan sepenuh masa, bukan setakat pendaftaran atau
satu atau dua sesi sahaja.

(i) Menjaga nama baik diri sendiri, Universiti dan negara ketika berada di
luar negara.

(j) Memastikan kertas kerja dibentangkan dalam persidangan yang
berwibawa dari segi akademik.

(k) Berkongsi ilmu yang diperolehi daripada persidangan dengan rakan
sejawat dan pelajar melalui perbincangan, pembentangan dalam
seminar serta menyediakan laporan dan sebagainya.

(l) Menghindarkan sikap negatif yang boleh menjejaskan imej Universiti.

3.4 Aspek Perundingan

Dalam perundingan, kakitangan hendaklah:

(a) Mendaftarkan projek perundingan yang diperolehi dengan Universiti.

(b) Mendapatkan kelulusan Universiti dan mematuhi peraturan-peraturan
perundingan yang ditetapkan, sebelum memulakan kerja perundingan.

(c) Memastikan kerja perundingan tidak mengganggu tugas-tugas lain di
Universiti.

(d) Memaklumkan kepada Universiti, pendapatan yang diperolehi dari kerja
perundingan.

(e) Berusaha mendapatkan kerja perundingan berdasarkan kepakaran
sendiri atau kepakaran bersama rakan sejawat.

(f) Memastikan kerja-kerja perundingan dijalankan sehingga selesai dan
menjaga nama baik Universiti.

Garis Panduan telah diluluskan dalam
Mesyuarat LPU UMS kali ke-93
Bil. 1/2020 pada 17 Mac 2020

DASAR PENYELIDIKAN DAN INOVASI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 16

GERAN BANTUAN PENYELIDIKAN
PASCASISWAZAH (UMSGreat)
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

TAHUN 2020

Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (PPPI)

Kompleks Penyelidikan, Jalan UMS,
88400, Kota Kinabalu, Sabah

Tel: 088-320 000 samb. 6138010 | Faks: 088-320 127

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN

1.1 FALSAFAH GERAN BANTUAN PENYELIDIKAN PASCASISWAZAH (UMSGreat)

Sebagai sebuah universiti yang beraspirasi untuk menjadi universiti penyelidikan, UMS
perlu menyuburkan budaya penyelidikan bukan sahaja dalam kalangan kakitangan
akademik malah dalam kalangan pelajar pascasiswazah. Untuk itu, Geran Bantuan
Penyelidikan Pascasiswazah (UMSGreat) diwujudkan untuk mengalakkan budaya
penyelidikan dalam kalangan pelajar pascasiswazah. Geran UMSGreat ini diharap dapat
menggalakkan penyelidikan asas dan gunaan untuk menjana ilmu yang mampu
menyumbang terhadap peningkatan tahap intelektual, penciptaan teknologi baru dan
penyuburan budaya yang dinamik selaras dengan aspirasi negara.

1.2 DEFINISI GERAN BANTUAN PENYELIDIKAN PASCASISWAZAH (UMSGreat)

Geran ini merupakan geran khas yang disediakan untuk pelajar Pascasiswazah Mod
Penyelidikan dan Mod kerja Kursus dan Campuran yang mempunyai elemen penyelidikan
sepenuh masa untuk menjalankan penyelidikan khususnya bagi pelajar pascasiswazah
di bawah seliaan pensyarah (penyelia).

1.3 TUJUAN GERAN BANTUAN PENYELIDIKAN PASCASISWAZAH (UMSGreat)

Geran Bantuan Penyelidikan Pascasiswazah (UMSGreat) diwujudkan dengan tujuan
seperti berikut:

a. Membantu pelajar pascasiswazah dan pensyarah (penyelia) terlibat untuk membuat
penyelidikan.

b. Untuk meningkatkan hasil penerbitan di kalangan pelajar pascasiswazah.

c. Untuk menggalakkan pelajar pascasiswazah menamatkan penyelidikan atau
pengajian dalam tempoh yang ditetapkan.

d. Menggalakkan pensyarah (penyelia) menerima lebih ramai pelajar pascasiswazah
untuk diselia.

e. Sebagai usaha meningkatkan budaya penyelidikan dalamdalam kalangan warga
kampus khususnya melibatkan pensyarah dan pelajar pascasiswazah.

1.4 BIDANG PENYELIDIKAN

Pembiayaan geran ini meliputi bidang-bidang asas dan gunaan yang dapat menyokong
pembangunan nic penyelidikan universiti dan nic penyelidikan fakulti atau institut
selaras dengan bidang keutamaan penyelidikan di peringkat kebangsaan dan keperluan
Negeri Sabah.

2

1.5 KELAYAKAN

Geran Bantuan Penyelidikan Pascasiswazah (UMSGreat) ini terbuka kepada semua
pensyarah (penyelia) yang mempunyai pelajar pascasiswazah di bawah seliaannya yang
mendaftar secara sepenuh masa di Pusat Pengajian Pascasiswazah. Kriteria pelajar
tersebut adalah seperti berikut:

a. Pelajar dari dalam negara atau luar negara.
b. Pelajar sarjana mod penyelidikan, sarjana mod kerja kursus dan campuran yang

mempunyai elemen penyelidikan, Doktor Falsafah (PhD) dan Doktor Kesihatan Awam
(DrPH), Doctor of Business Administration (DBA), Doctor of Education (EDd) secara
sepenuh masa yang berdaftar dengan Pusat Pengajian Pascasiswazah, UMS.
c. Pelajar sarjana (bidang Sains danSains Sosial) boleh mengemukakan permohonan
tidak lebih daripada dua semester daripada tarikh pendaftaran.
d. Pelajar PhD (bidang Sains dan Sains Sosial) boleh mengemukakan permohonan
tidak lebih daripada tiga semester daripada tarikh mendaftar.
e. Pelajar tersebut telah menunjukkan kemajuan dalam penyelidikan dan mencapai
milestone yang telah ditetapkan.
f. Pelajar tersebut belum menerima sebarang bantuan kewangan bagi tujuan
penyelidikannya dari mana-mana agensi.
g. Pensyarah (penyelia) belum mendapat mana-mana geran penyelidikan bagi tajuk
kajian pelajar yang diselia.
h. Bagi pensyarah (penyelia yang mempunyai lebih daripada seorang pelajar,
permohona boleh dibuat bagi setiap pelajar (maksimum lima (5) orang pelajar
sahaja yang aktif dalam satu masa) di bawah seliaannya tertakluk kepada pelajar
berkenaan memenuhi kriteria tersebut di atas.

1.6 SYARAT PERMOHONAN

Permohonan Geran Bantuan Penyelidikan Pascasiswazah (UMSGreat) harus memenuhi
syarat seperti berikut:

a. Proposal pelajar pascasiswazah telah dibentangkan dan dinilai di peringkat
Fakulti/Pusat/Institut.
b. Proposal pelajar pascasiswazah telah diperbaiki sepertimana yang telah

disarankan oleh panel penilai di peringkat Fakulti/Pusat/Institut.
c. Projek penyelidikan yang dilakukan hendaklah selari dengan penyelidikan
sepertimana definasi di 1.4.
d. Penyelidikan yang dilakukan merupakan projek yang dapat menghasilkan

impak yang baik kepada universiti, negeri ataupun negara secara

keseluruhannya.

e. Penyelidikan yang dilakukan mestilah merangkumi isu-isu kemanusiaan,
sains sosial dan sains bagi tujuan peningkatan nilai kehidupan sejagat.

f. Penyelidikan yang dilakukan berpotensi menambahbaik sesuatu polisi dan
metodologi penyelesaian sedia ada.

3

1.7 KAEDAH PERMOHONAN

1.7.1 Permohonan boleh dibuat secara atas talian melalui Sistem Maklumat
Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (SMPPI) oleh Pensyarah (penyelia)
dengan memuatnaik bersama perkara-perkara seperti berikut:

i. Curriculum Vitae (CV);
ii. Carta Alir;
iii. Carta Gantt; dan
iv. Sesalinan borang penilaian pembentangan proposal pelajar

pascasiswazah di peringkat Fakulti/Pusat/Institut.

1.7.2 Siling peruntukan akan ditetapkan oleh Jawatankuasa Induk Geran Bantuan
Penyelidikan Pascasiswazah (JKIUMSGreat) berdasarkan keperluan pelajar.
Jumlah maksima bantuan untuk pelajar sarjana dan pelajar PhD adalah seperti
berikut:

i. Penyelidikan

PERINGKAT PENGKHUSUSAN JUMLAH BANTUAN
PENGAJIAN (PENYELIDIKAN) (RM)

Sarjana Sains 20,000
PhD Sains Sosial 5,000 – 10,000

Sains 25,000
Sains Sosial 5,000 – 20,000

ii. Kerja Kursus

PERINGKAT PENGKHUSUSAN JUMLAH BANTUAN
PENGAJIAN (PENYELIDIKAN) (RM)

Sarjana Sains (70:30) 7,000
Sains Sosial (50:50) 2,500
DrPH 10,000
DBA/ EdD Sains (70:30) 3,500
Sains Sosial (50:50)

1.7.3 Tempoh projek penyelidikan adalah tertakluk kepada jumlah pengajian yang
ditetapkan di bawah Peraturan Pengajian Pascasiswazah.

1.7.4 Geran penyelidikan ini hendaklah diberikan kepada pelajar melalui pensyarah
(penyelia) yang menyelia projek tersebut.

4

1.8 TARIKH BUKA DAN TUTUP PERMOHONAN

Tawaran geran UMSGreat akan dibuka sebanyak dua (2) kali setahun, iaitu pada awal
semester baharu dibuka, tertakluk kepada peruntukan kewangan universiti seperti
jadual berikut:

FASA MAKLUMAN PEMBUKAAN TEMPOH PERMOHONAN
1 Bulan Februari 3 minggu

2 Bulan September 3 minggu

BAHAGIAN 2 : PENILAIAN PERMOHONAN

2.1 Permohonan yang diterima oleh Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (PPPI) akan
diluluskan oleh Jawatankuasa Induk Geran Bantuan Penyelidikan Pascasiswazah
(JKIUMSGreat) yang mana ahlinya adalah terdiri daripada :

a. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi); atau
b. Pengarah, Pusat Penyelidikan dan Inovasi merangkap Pengerusi
c. Timbalan Pengarah (Penyelidikan), Pusat Penyelidikan dan Inovasi;
d. Dua (2) wakil daripada gugusan Sains dan Sains Sosial. Gugusan terdiri

daripada Sians, Teknikal dan Kejuruteraan, Sains Tulen, Sastera/Sains Sosial,
Ekonomi/Perniagaan dan lain-lain tambahan gugusan yang dirasakan perlu oleh
Pengerusi Jawatankuasa.
e. Dekan, Pusat Pengajian Pascasiswazah atau Timbalan Dekan
f. Penolong Pendaftar dari Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi merangkap
Setiausaha.

2.2 Jawatankuasa ini akan memperakukan permohonan berdasarkan komen yang diberikan
oleh panel penilai yang menilai proposal pelajar pascasiswazah di peringkat
Fakulti/Institut.

BAHAGIAN 3: KEPUTUSAN

3.1 KEPUTUSAN DAN PENGAGIHAN PERUNTUKAN

3.1.1 Surat kelulusan permohonan geran penyelidikan akan disampaikan kepada
pemohon (penyelia).

3.1.2 Perjanjian perlu ditandatangani oleh pensyarah (penyelia) dan pelajar
pascasiswazah di bawah seliaannya sebelum pengagihan peruntukan dibuat.

3.1.3 Akaun amanah hendaklah dibuka dalam tempoh 30 hari masa bekerja dari tarikh
surat tawaran geran penyelidikan dikeluarkan. Kegagalan membuka akaun
amanah akan menyebabkan tawaran Geran Bantuan Penyelidikan Pascasiswazah
(UMSGreat) dibatalkan secara automatik (tanpa notis) melainkan pemohon
dapat mengemukakan sebab yang munasabah (secara rasmi dan bertulis).

5

3.1.4 Pengagihan peruntukan akan dibuat secara berperingkat oleh Jabatan Bendahari
mengikut ketetapan seperti berikut :

PERKARA PERATUSAN AGIHAN
PERUNTUKAN
AGIHAN PERTAMA
AGIHAN KEDUA 70%
30%

3.1.5 Agihan peruntukan kedua hanya akan disalurkan selepas projek mencapai 70%
perbelanjaan. Walau bagaimanapun, prestasi perbatuan juga akan diambil kira.

3.2 PERATURAN KEWANGAN

3.2.1 Prosedur perolehan/pembelian/perbelanjaan adalah tertakluk kepada pekeliling
perbendaharaan terkini dan mengikut kepada peraturan kewangan universiti
yang sedang digunakpakai dan berkuatkuasa.

3.2.2 Butiran perbelanjaan/perolehan/pembelian yang dibenarkan hanya meliputi
peruntukan bagi vot perbelanjaan berikut :

a. Vot 11000 - Gaji

Pelantikan dan gaji untuk pembantu penyelidik tidak dibenarkan.

b. Vot 21000 - Perjalanan dan Pengangkutan

i. Perbelanjaan adalah merangkumi semua perjalanan dan
pengangkutan domestik (dengan kadar terendah) yang berkaitan
dengan projek penyelidikan sahaja iaitu persampelan, menghadiri
persidangan sebagai pembentang (pelajar sahaja) dan Museum
references / Taxonomy sahaja.

ii. Perjalanan ke luar negara (untuktujuan persampelan sahaja)
hendaklah dipohon secara bertulis dan mendapat kelulusan
daripada Pengarah, PPPI.

iii. Perbelanjaan untuk menghadiri persidangan adalah tidak melebihi
20% dari peruntukan geran dan dibenarkan tidak melebihi dua (2)
kali. Persidangan yang dihadiri hendaklah sekurang-kurangnya
menghasilkan prosiding berindeks.

iv. Peruntukan Vot 21000 adalah tidak melebihi 40% dari jumlah
kelulusan peruntukan.

6

c. Vot 23000 - Komunikasi dan Utiliti

Perbelanjaan komunikasi dan utiliti berkaitan penyelidikan sahaja (Faks,
Pos dan wifi, modem). Tuntutan untuk bil telefon (pra dan pasca-bayar)
adalah tidak dibenarkan. Justifikasi keperluan perlu dijelaskan dalam
kertas cadangan penyelidikan.

d. Vot 24000 - Sewaan

Sewaan hanya dibenarkan untuk bangunan, peralatan, pengangkutan
dan barangan lain yang terlibat secara langsung dengan penyelidikan.
Sewaan pengangkutan mestilah dibuat dengan syarikat pengangkutan
berlesen sahaja. Sekiranya menggunakan pengangkutan yang tidak
berlesen, kebenaran daripada Pengarah PPPI hendaklah dipohon
terlebih dahulu.

e. Vot 27000 - Bekalan dan bahan-bahan penyelidikan

i. Hanya perbelanjaan yang berkaitan dengan penyelidikan sahaja
dibenarkan.

ii. Pembelian bekalan bahan pakai habis seperti alat tulis, kertas,
dakwat printer (maksima dua kartrij sahaja), bahan kimia
(termasuklah haiwan, pokok dan benih) dan bahan penyelidikan
termasuk peralatan kecil dan bekalan bernilai kurang dari
RM3,000.00.

iii. Perbelanjaan untuk membeli token atau saguhati berbentuk
barangan runcit kepada responden kajian juga boleh menggunakan
Vot ini.

iv. Pembelian komputer (desktop, laptop) adalah tidak dibenarkan
kecuali bidang penyelidikan yang dijalankan ialah dalam bidang ICT
(dan mendapat kelulusan bertulis daripada Pengarah, PPPI).
Pembelian perisian adalah dibenarkan bagi projek penyelidikanyang
benar-benar memerlukan (dan mendapat kelulusan bertulis
daripada PPPI).

f. Vot 28000 - Baik Pulih Kecil dan Ubahsuai

Kos penyelenggaraan peralatan baharu (bagi perolehan menggunakan
geran yang sama) adalah dibenarkan.

g. Vot 29000 - Perkhidmatan

i. Lain-lain perkhidmatan termasuk percetakan, pemprosesan data
(termasuk bayaran analisa sampel) dan lain-lain perkhidmatan yang
berkaitan dengan projek penyelidikan.

7

ii. Perbelanjaan perkhidmatan khas merangkumi kos menghadiri
kursus dan program sangkutan jangka pendek dalam negara
sahaja dibenarkan.

iii. Dibenarkan untuk yuran menghadiri persidangan.

h. Vot 35000 - Aksesori dan Peralatan

Pembelian aset adalah tidak dibenarkan.

BAHAGIAN 4: HASIL PENYELIDIKAN

4.1. PENERBITAN

Pelajar yang menerima geran ini adalah dikehendaki menerbitkan hasil penyelidikan
sekurang-kurangnya seperti berikut:

i. Mod Penyelidikan Penuh

Peringkat Bidang Sains Bidang Sastera
Pengajian
1 artikel berindeks 1 artikel berwasit atau bab
Sarjana (Scopus/ISI/ERA/Mycites) dalam buku

Doktor 1 artikel berindeks 1 artikel berindeks dan 1
Falsafah (Scopus/ISI/ERA) & artikel berwasit atau 1 bab

1 artikel Mycites dalam buku
(lebih tinggi)

ii. Mod Kerja Kursus dan Campuran

Peringkat Bidang Sains dan Sastera
Pengajian
1 artikel berwasit atau bab dalam buku
Sarjana 2 artikel berwasit atau bab dalam buku

DrPH / DBA/
EdD

Penghargaan kepada geran UMS hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam
setiap penerbitan.

4.2 HAK HARTA INTELEK

Hak pemilikan harta intelek adalah hak milik universiti. Pelajar digalakkan untuk
memohon pendaftaran Harta Intelek sama ada di peringkat negeri, kebangsaan atau
antarabangsa.

8

Garis Panduan Harta Intelek yang diamalkan di Universiti Malaysia Sabah boleh
digunapakai. Namun begitu, segala perbelanjaan bagi perlindungan Harta Intelek
adalah di bawah tanggungjawab Universiti.

4.3 HASIL PENGKOMERSILAN (ROYALTI)

Hasil pengkomersilan perlu diagihkan mengikut polisi pengkomersilan yang sedia ada
di Universiti Malaysia Sabah.

BAHAGIAN 5 : PEMANTAUAN

5.1 IMPLEMENTASI PROJEK

Permohonan yang telah diluluskan di bawah Geran Bantuan Penyelidikan
Pascasiswazah (UMSGreat) akan dipantau dari aspek prestasi projek dan prestasi
kewangan projek.

5.2 LAPORAN KEMAJUAN PROJEK

5.2.1 Ketua Projek / Penyelia dikehendaki menghantar laporan kemajuan projek
penyelidikan setiap enam (6) bulan.

5.2.2 Laporan kemajuan projek penyelidikan hendaklah dikemukakan kepada PPPI
menerusi Sistem Maklumat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (SMPPI).

5.2.3 Kegagalan untuk menghantar laporan kemajuan penyelidikan sepertimana
yang dijadualkan akan menyebabkan aktiviti kewangan disekat sehingga
laporan kemajuan diperakukan oleh pihak PPPI.

5.2.4 Pihak UMSberhak untuk menarik balikgeran ini sekiranya:

a. Pelajartidak menunjukkan prestas yang memuaskan (contoh : prestasi
perbatuan dan prestasi kewangan kurang daripada 50% selepas dua belas
(12) bulan).

b. Perbelanjaan yang dibuat tidak mematuhi peraturan kewangan
sepertimana yang telah disebutkan dalam perkara 3.2.

5.2.5 Penyelia berhak untuk mencadangkan penamatan pelajar yang menunjukkan
prestasi yang tidak memuaskan.

9

5.3 LAPORAN AKHIR

5.3.1 Laporan akhir projek penyelidikan hendaklah dihantar dalam tempoh tiga
(3) bulan selepasmtempohmpengajian pelajar tamat. Laporan hendaklah
dikemukakan secara atas talian menerusi Sistem Maklumat Pengurusan
Penyelidikan dan Inovasi (SMPPI) dengan menyertakan kertas penyelidikan
yang telah diterbitkan.

5.3.2 Sebarang transaksi kewangan selepas tempoh tiga (3) bulan tarikh akhir projek
penyelidikan tidak akan dipertimbangkan.

BAHAGIAN 6: LAIN-LAIN

6.1 PEMBAYARAN BALIK

6.1.1 Pelajar dikehendaki membayar balikperuntukan Geran Penyelidikan UMSGreat
yang telah dibelanjakan sekiranya :

a. Gagal bergraduat (Pelajar 70%, Penyelia 30%)
b. Gagal menyiapkan projek penyelidikannya (Pelajar 70%, Penyelia 30%)
c. Diberhentikan atau menarik diri daripada pengajian (Pelajar 100%,

Penyelia 0%)
d. Menukar penyelia selepas enam (6) bulan pertama dari tarikh projek

bermula (Pelajar 70%, Penyelia 30%)
e. Pembayaran balik bagi kes-kes pelajar sakit (critical illness- disokong

dengan pengesahan pakar kesihatan yang bertauliah) / kematian boleh
dikecualikan.

6.2 PERUBAHAN SKOP PENYELIDIKAN

Permohonan secara online berkaitan sebarang perubahan skop/tajuk projek
penyelidikan hendaklah dikemukakan kepada pihak PPPI menerusi Sistem Maklumat
Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (SMPPI) dalam tempoh enam (6) bulan pertama
dari tarikh projek bermula.

6.3 PELANJUTAN TEMPOH PENYELIDIKAN

Permohonan pelanjutan tempoh projek hendaklah dikemukakan kepada PPPI menerusi
SMPPI selewat-lewatnya tiga (3) bulan sebelum tarikh tamat projek dan tempoh
maksimum lanjutan ialah enam (6) bulan sahaja.

10

6.4 PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN

6.4.1 Permohonan pindah peruntukan (virement) hendaklah dipohon secara online
oleh penyelia pelajar melalui SMPPI sebelum pelajar melakukan
perbelanjaan di vot yang ingin ditambah/dikurang;

6.4.2 Perbelanjaan pada vot yang berkaitan hanya akan diluluskan/diproses selepas
permohonan pinda peruntukan diluluskan oleh pihak PPPI;

6.4.3 Pelajar hendaklah mengambilkira perbelanjaan akan datang (yang dirancang)
semasa membuat permohonan pinda peruntukan; dan

6.4.4 Permohonan pinda peruntukan hanya dibenarkan maksimum dua (2) kali
sahaja sepanjang tempoh projek penyelidikan dijalankan.

11

GARIS PANDUAN
SKIM GERAN INOVASI
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

(TAHUN 2020)

1

Isi kandungan Muka Surat

Perkara 3
3
1.0 PENGENALAN 3
1.1 Falsafah Skim Geran Inovasi UMS 4
1.2 Definisi Skim Geran Inovasl UMS
1.3 Tujuan Skim Geran Inovasi UMS 5
1.4 Bidang Projek Geran Inovasl 5
6
2.0 PERMOHONAN 6
2.1 Kelayakan Permohonan 7
2.2 Prosedur Permohonan 8
2.3 Krlteria Penilalan
2.4 Peraturan Kewangan 8
2.5 Hasll Perlaksanaan Projek
2.6 Pengumuman Tarikh Buka dan Tutup Permohonan

3.0 PENILAIAN
3.1 Penilaian Skim Geran Inovasi UMS

4.0 PEMANTAUAN 8
4.1 Implementasi Projek 9
4.2 Laporan Akhir
9
5.0 LAIN-LAIN 9
5.1 Pengesahan oleh Dekan/Pengarah
5.2 Pertukaran Ketua Projek/Pertambahan dan Pengguguran Ahli Projek

2

1.0 PENGENALAN

1.1 Falsafah Skim Geran Inovasi UMS

Sebagai sebuah universiti yang beraspirasi untuk menjadi universiti komprehensif yang
merangkumi penyelidikan, pengajaran, khidmat masyarakat dan inovasi. Dari sudut
penyelidikan, ianya pula perlu disebarluaskan untuk kemaslahatan sejagat serta
pembangunan negara dan komuniti dalam bentuk pemindahan teknologi dan
pengkomersilan kepada komuniti dan industri. Untuk itu, sebuah dana khas iaitu Skim Geran
Inovasi UMS (SGIUMS) diwujudkan untuk membantu penyelidik memperkemas produk dan
teknologi yang telah terhasil daripada projek penyelidikan agar lebih bersedia untuk
diketengahkan dalam bentuk prototype, boleh pasar (marketable), dan diterima kumpulan
sasaran.

1.2 Definisi Skim Geran Inovasi UMS

Skim ini merupakan geran inovasi bersifat jangka pendek (6 - 24 bulan) yang dibiayai oleh
dana daripada sumber dalaman UMS. Ia bukan bertujuan untuk penyelidikan tetapi bantuan
kepada penyelidik menaiktaraf produk supaya teknologi yang telah dihasilkan lebih kemas
dan menepati kehendak pasaran serta berpotensi tinggi untuk dikomersilkan.

1.3 Tujuan Skim Geran Inovasi UMS

Skim ini bertujuan untuk menggalakkan proses pemasaran dan promosi produk dan
teknologi yang telah dihasilkan melalui penyelidikan, dengan memberi peluang
penambahbaikan keterampilan dan daya persembahan produk dan teknologi berkenaan.
Ia diperuntukkan khusus kepada para penyelidik yang tidak mempunyai peruntukan yang
cukup daripada geran penyelidikan untuk memperkemas produk dan teknologi yang telah
mereka hasilkan. SGI merupakan peruntukan kewangan kepada perekacipta yang perlu
melaksanakan proses tambah baik ke atas produk, teknologi, modul, proses, prototaip dan
produk inovasi yang sedia ada tetapi masih belum sempurna dan memerlukan proses dan
kerja tambahan.

Skop pelaksanaan projek di bawah skim ini adalah:

3

i. Pembangunan prototaip - proses proof of concept
ii. Penambahbaikan prototaip - pembangunan ready to market prototaip
iii. Aklimatisasi - bagi pembangunan produk kultur/bioteknologi dalam makmal yang

perlu disesuaikan dengan persekitaran luar
iv. Skala naik - daripada skala makmal (lab scale) ke skala industri (industrial scale).
v. Pengesahan pasaran (Market validation)

1.4 Bidang Projek Geran Inovasi UMS

Pembiayaan skim ini meliputi bidang-bidang asas dan gunaan yang dapat menyokong
pembangunan nic penyelidikan universiti dan nic penyelidikan institut atau fakulti selaras
dengan bidang keutamaan penyelidikan di peringkat kebangsaan dan keperluan Negeri
Sabah. Produk dan teknologi yang dihasilkan bukan sahaja tidak secara langsung memenuhi
kriteria nic tersebut yang mempunyai potensi komersil dan pemindahan teknologi juga boleh
dipertimbangkan untuk pemberian dana.

2.0 PERMOHONAN

2.1 Kelayakan Permohonan

2.1.1 Skim ini terbuka kepada pensyarah atau penyelidik yang mempunyai produk atau
teknologl yang berpotensi untuk dipasarkan atau dipromosikan dengan
penambahbaikan rekabentuk, penampilan dan kekemasan.

2.1.2 Produk atau teknologi yang berpotensi tersebut merupakan hasil penemuan
penyelidikan yang telah dijalankan di UMS melalui projek biayaan agensi kerajaan,
industri, swasta, antarabangsa dan geran dalaman UMS.

2.1.3 Siling untuk skim ini adalah RM50,000.00 (Ringgit Malaysia Lima Puluh Ribu) dengan
jangkamasa projek selama 6-24 bulan sahaja. Penambahan peruntukan boleh
dipertimbangkan sekiranya dana diperlukan untuk bekerjasama bersama industri.

2.1.4 Pemohon hanya dibenarkan menjadi Ketua Penyelidik bagi satu projek SGIUMS
sahaja dalam satu masa.

4

2.1.5 Pensyarah mana status perkhidmatan di UMS tidak aktif (cuti belajar/ cuti sabatikal/
cuti industri) tidak dibenarkan menjadi Ketua Penyelidik. Walaubagalmanapun,
beliau boleh menjadi ahli dalam projek SGIUMS yang dlluluskan.

2.1.6 Permohonan projek SGIUMS yang baru bagi mereka yang telah diluluskan projek
SGIUMS sebelum ini, akan diberi pertimbangan dengan mengemukakan bukti
projek SGIUMS telah selesai sepenuhnya.

2.2 Prosedur Permohonan

2.2.1 Permohonan untuk SGIUMS perlu mengemukakan permohonan melalui Sistem
Maklumat Penyelidikan dan Inovasi (SMPPI). Permohonan yang tidak melalui SMPPI
tidak akan dipertimbangkan.

2.2.2 Semua permohonan hendaklah diperakukan oleh Dekan/Pengarah FPI masing-
masing. Hanya permohonan yang disokong oleh Dekan/Pengarah FPI sahaja yang
akan dipertimbangkan untuk proses penilaian dan kelulusan seterusnya

2.2.3 Pihak penyelidik diminta untuk menyatakan geran fundamental atau sumber
kewangan dari peringkat awal projek penyelidikan sehingga ke tahap memerlukan
pembangunan prototaip.

2.2.4 Bagi projek yang melibatkan manusia atau haiwan, penyelidik perlu mendapatkan
kelulusan jawatankuasa etika yang berkaitan.

2.2.5 Bagi produk bioteknologi yang melibatkan genetic modified organisms (GMO)
hendaklah mendapat perakuan serta perakuan Jawatankuasa Biosafety UMS sebelum
melaksanakan projek berkenaan.

2.3 Kriteria Penilaian

5

2.3.1 Penyelidikan yang dipohon mestilah merupakan projek yang dapat menghasilkan
penambahbaikan penampilan dan kekemasan produk atau teknologi yang mempunyai
potensi promosi dan pra-pengkomersllan serta pemindahan teknologi; dan

2.3.2 Projek yang dapat menambahbaik daya persembahan, keterampilan, persembahan,
kekemasan, dan kebolehpasaran produk atau teknologi sedia ada; dan

2.3.3 Projek yang merangkumi isu-isu kemanusiaan dan kemasyarakatan bagi tujuan
peningkatan nilai kehidupan dalam negara dan sejagat; atau

2.3.4 Projek yang berpotensi untuk menyumbang kepada agenda strategik negara.

2.4 Peraturan Kewangan

2.4.1 Perkara-perkara berikut tidak dibenarkan untuk digunakan di bawah SGIUMS:

i.Penghasilan pelan perniagaan (Business plan)
ii.Pembentangan persidangan (Conference presentation)

2.4.2 Prosedur pembelian serta penggunaan wang SGI harus mematuhi peraturan kewangan
serta pekelillng kewangan yang digunapakai dan sedang berkuatkuasa di UMS.
Sebarang perbelanjaan yang tidak terdapat dalam kertas cadangan asal hendaklah
mendapatkan kelulusan daripada PPPI terlebih dahulu sebelum membuat
perbelanjaan berkenaan.

2.4.3 Vot 11000 - Upah dan Elaun Pegawai/Pembantu Penyelidik (RO/RA)

Siling upah dan elaun bagi RO/RA (yang dilantik PPPI) adalah tidak melebihi 30%
daripada jumlah geran.

2.4.4 Vot 21000 - Perjalanan dan pengangkutan

Perjalanan yang berkait langsung dengan projek serta tidak melebihi 15% daripada
jumlah geran.

2.4.5 Vot 24000 - Sewaan
Sewaan peralatan yang tidak terdapat di UMS sahaja dibenarkan.

6

2.4.6 Vot 27000 - Bekalan dan bahan
Hanya perbelanjaan yang berkaitan dengan pembangunan prototaip sahaja.

2.4.7 Vot 29000 - Perkhidmatan
Perkhidmatan ikhtisas yang tidak terdapat di UMS sahaja dibenarkan. Termasuk
honorarium dan elaun harian enumerator.

2.4.8 Vot 35000 – Aset
Bagi pembelian peralatan yang telah diperakukan di peringkat permohonan sahaja.
Cadangan perolehan mestilah disertakan dengan justifikasi serta kotasi harga.

2.5 Hasil Projek
2.5.1 Produk dan teknologi yang telah dikemaskini, memenuhi kriteria yang ditetapkan
serta mencapai objektlf asal permohonan SGIUMS yang dlkemukakan oleh pemohon.
2.5.2 Hak Harta Intelek - Penyelidlk diwajibkan memohon harta intelek melalui PPPI. Hak
harta intelek ke atas produk dan teknologi yang dimaksudkan adalah milik UMS.
2.5.3 Perlindungan dan pengkomersilan harta intelek tersebut hendaklah mematuhi Polisi
Harta Intelek UMS yang sedang berkuatkuasa.
2.5.4 Hasil projek wajib dibentangkan kepada PPPI.
2.5.5 Prototaip yang dihasilkan adalah untuk tujuan pembuktian hasil penyelidikan/
pengkomersilan/bahan promosi.
2.5.6 Hasil projek diwajibkan untuk menyertai Pertandingan Penyelidikan dan Reka Cipta
(PEREKA) UMS di bawah kategori Inovasi.

2.6 Pengumuman Tarikh Buka dan Tutup Permohonan

7

PPPI akan memaklumkan tarikh buka dan tutup permohonan SGI melalui surat rasmi kepada
FPI. PPPI akan memproses dan memaklumkan keputusan permohonan tidak melebihi
tempoh 60 hari bekerja dari tarikh penerimaan permohonan melalui SMPPI.

3.0 PENILAIAN

3.1 Penilaian Skim Geran Inovasi UMS
3.1.1 Permohonan Skim Geran Inovasi UMS akan dinilai oleh Jawatankuasa
Penilaian mengikut bidang-bidang nic penyelidikan dan kepakaran yang
telah ditetapkan. Jawatankuasa ini diketuai oleh seorang Pengerusi dan
dianggotai oleh beberapa orang Ahli Jawatankuasa yang diiktiraf sebagai
pakar dalam bidang masing-masing.

3.1.2 Pengerusi – pengerusi bagi setiap Jawatankuasa akan memperakukan
permohonan projek yang telah dinilai kepada Jawatankuasa Induk Skim
Geran lnovasl UMS yang dipengerusikan oleh TNC (P&I) untuk diluluskan.

3.1.3 Penilaian oleh Jawatankuasa Penllaian adalah berdasarkan kepada syarat,
peraturan dan kriteria yang tersebut di atas serta lain-lain garis panduan
yang berkaitan di UMS.

4.0 PEMANTAUAN

4.1 Implementasi Projek
4.1.1 Semua projek yang diluluskan di bawah Skim Geran Inovasi UMS akan
dipantau oleh PPPI dari aspek: (i) Prestasl projek; dan (ii) Prestasi kewangan.
4.1.2 PPPI akan melaksanakan pemeriksaan fizikal/lawatan tapak bagi tujuan
verifikasi dengan melakukan lawatan ke makrnal terlibat, tertakluk sekiranya
perlu.

4.1.3 PPPI berhak menarikbalik kelulusan geran SGI sekiranya penyelidik tidak membuka
akaun amanah projek dalam tempoh 21 hari selepas mendapat kelulusan dan
8

sekiranya tiada sebarang perbelanjaan dibuat dalam tempoh 3 bulan berturut-turut.
PPPI juga berhak untuk menamatkan lebih awal projek yang tidak menunjukkan
prestasi yang memuaskan.

4.1.4 Projek dengan tempoh melebihi 12 bulan dlkehendakl menghantar laporan prestasi
setiap 6 bulan melalui SMPPI.

4.1.4 Penyelidik yang memohon proses pindahan vot atau pelanjutan tempoh projek
diwajibkan mengemukakan Borang Laporan Prestasi Projek SGIUMS untuk
pertimbangan PPPI.

4.1.5 Pelanjutan projek hanya dibenarkan sekali sahaja dengan tempoh maksimum selama
6 bulan.

4.1.6 Pindahan vot tidak boleh melebihi 50% daripada vot asal. Penyelidik disarankan
untuk untuk membuat perancangan kewangan yang teliti sebelum vot projek
diluluskan semasa peringkat permohonan.

4.1.7 Sekiranya seorang ketua yang telah dilantik melanjutkan pengajian, maka peranan
ketua perlu diserahkan kepada ahli yang lain.

4.2 Laporan Akhir

Laporan akhir perlaksanaan projek perlu dihantar dalam tempoh 3 bulan selepas projek
disiapkan melalui SMPPI. Laporan ini merangkumi:

a) Ringkasan penyelidikan dan penemuan
b) Laporan Kewangan (Penyata kewangan yang menunjukkan butiran perbelanjaan

dan penggunaan geran wajib disertakan).
c) Laporan Aset
d) Hasil Pencapaian (disertakan bahan bukti-prototaip, harta intelek)

5.0 LAIN-LAIN

5.1 Pengesahan oleh Dekan/Pengarah

9

Pengesahan bagi aktiviti dalam menjalankan projek (termasuk proses kewangan
projek mestilah melalui Dekan/Pengarah atau Timbalan Dekan/Timbalan Pengarah
(P&I) FPI semasa ketiadaan Ketua Jabatan masing-masing. Perkara ini terpakai
kepada pensyarah yang memegang jawatan pengurusan di jabatan lain.
5.2 Pertukaran Ketua Projek, Pertambahan dan Pengguguran Ahli Projek
Sebarang permohonan untuk menukar Ketua Projek, menambah atau
menggugurkan ahli projek hendaklah dipohon dengan menulis surat rasmi kepada
Pengarah PPPI melalui Dekan/Pengarah FPI masing-masing. Pihak FPI adalah
bertanggungjawab untuk memantau projek SGIUMS di peringkat masing-masing
dan memaklumkan kepada PPPI sekiranya status perkhidmatan ketua projek tidak
aktif di UMS (berpindah/cuti belajar/cuti sabatikal/cuti industri) serta menamakan
pengganti ketua projek.

Garis Panduan ini diluluskan oleh PBPU pada
Mesyuarat PBPU Bil. 6/2019 (Siri 2) kali ke-231

bertarikh 11 Disember 2019.

10

GARIS PANDUAN
TADBIR URUS
PENYELIDIKAN
UNIVERSITI

MALAYSIA SABAH

2020

ISI KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

BAHAGIAN 1..................................................................................................................3
TADBIR URUS PENYELIDIKAN DI UMS......................................................................3

1.0 TUJUAN ...........................................................................................................3
2.0 BENTUK PENYELIDIKAN ...............................................................................3
3.0 KELAYAKAN MEMOHON GERAN PENYELIDIKAN.......................................3
4.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB .............................................................4
BAHAGIAN 2.................................................................................................................8
PENGURUSAN PENYELIDIKAN .................................................................................8
2.0 GERAN-GERAN PENYELIDIKAN YANG DIURUSKAN OLEH PPPI ..............8
2.1 TATACARA PENGURUSAN GERAN PENYELIDIKAN....................................8
BAHAGIAN 3.................................................................................................................12
PEMANTAUAN GERAN PENYELIDIKAN....................................................................12
3.0 PEMANTAUAN GERAN PENYELIDIKAN ......................................................12
3.1 LAPORAN AKHIR PROJEK PENYELIDIKAN.................................................12
3.2 PEMBATALAN ATAU PENAMATAN PROJEK PENYELIDIKAN ...................13
BAHAGIAN 4.................................................................................................................14
TATACARA BERKAITAN KEWANGAN ......................................................................14
4.0 AM ...................................................................................................................14
4.1 PENERIMAAN PERUNTUKAN PENYELIDIKAN ............................................14
4.2 PERBELANJAAN MENGGUNAKAN PERUNTUKAN PENYELIDIKAN...........15
4.3 PEROLEHAN MENGGUNAKAN PERUNTUKAN GERAN PENYELIDIKAN ...15
4.4 WANG PENDAHULUAN ..................................................................................15
4.5 LAPORAN PENDAHULUAN ............................................................................16

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 1

4.6 TUNTUTAN PERJALANAN …………………………… .......................................18
4.7 PENGURUSAN ASET ALIH PROJEK PENYELIDIKAN ……………………..…..20
4.8 AKAUN AMANAH BAGI PROJEK PENYELIDIKAN ………………………………21
BAHAGIAN 5....................................................................................................................23
TATACARA LANTIKAN PEMBANTU PENYELIDIK (RA) DAN PEMBANTU PENYELIDIK
SISWAZAH (GRA) ...........................................................................................................23
5.0 TARAF LANTIKAN...............................................................................................23
5.1 SYARAT LANTIKAN RA .....................................................................................23
5.2 SYARAT LANTIKAN GRA ..................................................................................24
5.3 PROSEDUR PERMOHONAN PELANTIKAN .....................................................24
5.4 TUGAS DAN KEWAJIPAN .................................................................................25
5.5 KADAR ELAUN .................................................................................................25
5.6 KEMUDAHAN ...................................................................................................26
5.7 PENAMATAN PERKHIDMATAN ......................................................................27
BAHAGIAN 6...................................................................................................................28
TATACARA MENDAPATKAN PERKHIDMATAN PEMBANTU KERJA LAPANGAN
(ENUMERATOR) ............................................................................................................28
6.1 TEMPOH PERKHIDMATAN ..............................................................................28
6.2 KADAR ELAUN ……………………………………………………………………....28
BAHAGIAN 7...................................................................................................................29
LAIN-LAIN .......................................................................................................................29
7.0 LAIN-LAIN...........................................................................................................29
TERMINOLOGI DAN GLOSARI ......................................................................................30

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 2

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PENYELIDIKAN
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

BAHAGIAN 1
TADBIR URUS PENYELIDIKAN DI UMS

1.0 TUJUAN
Garis Panduan Penyelidikan Universiti Malaysia Sabah ini diwujudkan adalah bertujuan
untuk dijadikan sebagai rujukan kepada semua warga Universiti Malaysia Sabah (UMS)
bermula dari proses permohonan, prosedur kewangan, pemantauan hinggalah kepada
pengkomersilan hasil penyelidikan.

1.1 BENTUK PENYELIDIKAN
Bentuk penyelidikan:

1.1.1 Penyelidikan yang dijalankan oleh pensyarah dengan pembiaya dari
Universiti/Kerajaan atau sesebuah badan/agensi luar;

1.1.2 Penyelidikan yang dijalankan bersama antara Universiti dengan sesebuah badan
luar (dalam dan luar negara);

1.1.3 Penyelidikan yang dijalankan oleh pelajar siswazah bagi tujuan mencapaisesuatu
ijazah pascasiswazah; dan

1.1.4 Penyelidikan yang berdaftar dengan Universiti.

1.2 KELAYAKAN MEMOHON GERAN PENYELIDIKAN

1.2.1 Semua pensyarah Universiti layak memohon geran penyelidikan tertakluk dengan
syarat dan terma setiap geran penyelidikan;

1.2.2 Pensyarah yang menjadi penyelia pelajar pascasiswazah untuk penyelidikan
dibawah seliaan mereka; dan

1.2.3 Pensyarah yang sedang cuti belajar tidak layak memohon sebarang geran
penyelidikan, kecuali yang dikhaskan untuk melanjutkan pengajian sahaja.

1.2.4 Pensyarah yang akan bercuti sabatikal kurang daripada enam (6) bulan dari tarikh
cuti sabatikal tersebut bermula tidak layak memohon geran penyelidikan.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 3

1.3 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

Peranan dan tanggungjawab pihak-pihak berkenaan;

1.3.1 Ketua Penyelidik

a. Membuat permohonan geran penyelidikan mengikut bidang kepakaran dan
mengemukakan dokumen-dokumen yang lengkap ke PPPI mengikut tempoh
ditetapkan.

b. Membuat pendaftaran geran penyelidikan dengan mengemukakan
dokumen-dokumen yang lengkap ke PPPI mengikut tempoh ditetapkan.

c. Melapor dan mendaftar dengan PPPI sebarang geran penyelidikan yang
diterima dari pihak luar.

d. Merancang dan menjalankan aktiviti-aktiviti penyelidikan untuk mencapai
objektif dan menghasilkan output yang telah dijanjikan kepada pembiaya.

e. Melaporkan makluman penyaluran peruntukan dana penyelidikan daripada
pembiaya bagi geran luar (kecuali geran kerajaan/) kepada PPPI.

f. Sentiasa peka dan mematuhi peraturan pengurusan penyelidikan serta
peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa dari semasa ke semasa.

g. Bertanggungjawab ke atas segala perbelanjaan yang dibuat
menggunakan peruntukan projek penyelidikan serta sentiasa mengemaskini
akaun (termasuk penyata kewangan) dan prestasi perbelanjaan projek
penyelidikan.

h. Memastikan segala permohonan yang melibatkan projek penyelidikan yang
dikemukakan bersama dokumen-dokumen sokongan adalah lengkap.

i. Memastikan tuntutan-tuntutan kewangan yang berkaitan dengan projek
penyelidikan dikemukakan bersama dokumen-dokumen sokongan asal.

j. Bertanggungjawab untuk menyimpan dan menyelenggara rekod
perbelanjaan dan membuat semakan dari semasa ke semasa berkenaan
baki peruntukan geran penyelidikan.

k. Memastikan laporan kemajuan projek penyelidikan dan laporan akhir projek
penyelidikan dihantar dalam tempoh yang telah ditetapkan oleh pembiaya
dengan lengkap dan mematuhi format yang telah ditetapkan.

l. Memastikan akaun amanah ditutup setelah tamat tempoh tiga (3) bulan
selepas tamat tempoh penyelidikan dan sesalinan laporan akhir (termasuk
geran luar) telah dikemukakan kepada PPPI.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 4

m. Bertanggungjawab sepenuhnya untuk memberikan kerjasama sekiranya
terdapat pengauditan dalaman dan luaran.

n. Sentiasa berintegriti dan beretika sepanjang menjalankan penyelidikan.

o. Bertanggungjawab untuk mendapatkan kelulusan etika atau permit-permit
berkaitan yang terlibat dalam projek penyelidikan.

1.3.2 Penyelidik

a. Menjalankan aktiviti-aktiviti penyelidikan untuk mencapai objektif dan
menghasilkan output yang telah dijanjikan kepada pembiaya.

b. Sentiasa peka dan mematuhi peraturan pengurusan penyelidikan serta
peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa dari semasa ke semasa.

c. Bertanggungjawab ke atas segala perbelanjaan yang dibuat
menggunakan peruntukan projek penyelidikan.

d. Memastikan segala permohonan yang melibatkan projek penyelidikan yang
dikemukakan bersama dokumen-dokumen sokongan adalah lengkap dan
melalui Ketua Penyelidik.

e. Bertanggungjawab sepenuhnya untuk memberikan kerjasama sekiranya
terdapat pengauditan dalaman dan luaran.

f. Sentiasa berintegriti dan beretika sepanjang menjalankan penyelidikan.

g. Bertanggungjawab untuk mendapatkan kelulusan etika atau permit-permit
berkaitan yang terlibat dalam projek penyelidikan.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 5

1.3.3 Fakulti/Pusat/Institut (FPI)

a. Menyediakan data penyelidikan untuk tujuan pelaporan kepada JKPI.

b. Membuat jaringan penyelidikan dengan pihak luar berdasarkan bidang
tujahan FPI.

c. Mengambil maklum serta merekod permohonan dan penerimaan projek
penyelidikan oleh penyelidik di FPI masing-masing.

d. Memastikan segala butiran pembukaan akaun amanah geran penyelidikan
adalah betul dan lengkap.

e. Memperakukan permohonan perbelanjaan projek penyelidikan di bawah FPI.

f. Menyemak dan memperakukan permohonan geran penyelidikan (bagi geran
yang dibiayai oleh UMS).

g. Menyemak dan memperakukan permohonan jawatan pembantu penyelidik
(RA)/Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA).

h. Menyemak dan memperakukan pemohonan sebagai Felo Penyelidik/ Felo
Penyelidik Bersekutu.

i. Memantau penghantaran laporan kemajuan dan laporan akhir penyelidikan.

j. Menilai dan memperakukan laporan kemajuan dan laporan akhir projek
penyelidikan.

k. Menasihati penyelidik yang gagal mematuhi garis panduan penyelidikan.

l. Memantau dan memastikan setiap projek penyelidikan menghasilkan output.

m. Bertanggungjawab ke atas inventori/peralatan penyelidikan setelah projek
penyelidikan tamat.

n. Bertanggungjawab memaklumkan semua aktiviti Memorandum
Persefahaman (MoU) dan/atau Memorandum Perjanjian (MoA) berkaitan
dengan penyelidikan yang akan atau telah ditandatangani kepada pihak PPPI.

o. Mengendalikan latihan berkaitan penyelidikan dan inovasi secara berterusan.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 6

1.3.4 Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (PPPI)

a. Menggalak, mengurus dan memantau aktiviti penyelidikan dan inovasi di
UMS;

b. Membantu FPI dalam mewujud dan menyelaras jaringan penyelidikan
dengan institusi luar;

c. Mengurus serta meningkatkan dana penyelidikan dan inovasi;

d. Mengenalpasti penemuan-penemuan penyelidikan (harta intelek) yang
berpotensi untuk dilindungi dan seterusnya dikomersilkan;

e. Mengurus persidangan, pameran dan pertandingan penyelidikan dan
rekacipta;

f. Melantik Pembantu Penyelidik (RA)/Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA);

g. Memproses permohonan pasca doktoral, felo penyelidik dan felo penyelidik
bersekutu;

h. PPPI berhak untuk menolak sebarang permohonan yang tidak mematuhi
peraturan atau proses permohonan berkaitan aktiviti penyelidikan /
persidangan / perundingan / inovasi / latihan tidak akan dilayan;

i. Melantik dan melatih panel penilai di peringkat UMS;

j. Menguruskan proses penilaian kertas cadangan penyelidikan; dan

k. Menguruskan proses kelulusan dan penawaran projek penyelidikan yang
berjaya.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 7

BAHAGIAN 2
PENGURUSAN PENYELIDIKAN

2.0 GERAN-GERAN PENYELIDIKAN YANG DIURUSKAN OLEH PPPI

Geran-geran penyelidikan yang diuruskan oleh PPPI terdiri daripada geran yang
disenaraikan berikut:

a. Penyelidikan Universiti Malaysia Sabah (UMS);
b. Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM); dan
c. Geran Luar Antarabangsa;
d. Geran Luar Kerajaan/Kebangsaan; dan
e. Geran Luar Industri/Swasta.

2.1 TATACARA PENGURUSAN GERAN PENYELIDIKAN

2.1.1 Permohonan Geran Penyelidikan

a. Permohonan geran penyelidikan (yang diiklankan oleh PPPI) hendaklah
dikemukakan kepada PPPI dan diperakukan olehFPI F/P/I.

b. Mengemukakan dokumen yang lengkap ke PPPI bagi permohonan bukan
atas talian (online) mengikut tempoh yang telah ditetapkan.

c. Bagi permohonan geran penyelidikan yang tidak diiklankan oleh PPPI,
penyelidik boleh menghantar terus permohonan kepada pembiaya.

2.1.2 Penilaian Permohonan Geran Penyelidikan

a. Semua kertas cadangan geran penyelidikan yang dikemukakan melalui PPPI
akan dinilai oleh panel penilai dalaman yang dilantik kecuali tiada keperluan
daripada pihak pembiaya.

b. Proses dan kriteria penilaian adalah sepertimana yang telah ditetapkan oleh
pihak pembiaya.

2.1.3 Pendaftaran Geran Penyelidikan

a. Geran penyelidikan yang diterima oleh pensyarah UMS (sebagai ketua
projek) hendaklah didaftarkan di PPPI dan peruntukan yang diterima juga
hendaklah disalurkan melalui Bendahari UMS.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 8

b. Geran penyelidikan yang diterima tetapi peruntukan tidak melalui Bendahari
UMS (sama ada sebagai ketua projek atau penyelidik bersama) juga perlu
didaftarkan di PPPI dengan melampirkan dokumen-dokumen seperti berikut:

i. Surat tawaran/kelulusan daripada pembiaya;

ii. Surat perjanjian antara penyelidik dan pembiaya.

c. Pendaftaran geran penyelidikan hendaklah dibuat dengan melengkapkan
borang pendaftaran geran penyelidikan dengan melampirkan dokumen-
dokumen seperti yang berikut:

i. Borang Akaun Amanah Lampiran A, Lampiran B (format surat lantikan
pemegang amanah), Borang Permohonan Penubuhan Akaun Amanah
(BEN/PC/01) dan surat ikatan akaun amanah (BEN/PC/02);

ii. Surat perjanjian antara penyelidik dan pembiaya;
iii. Surat tawaran daripada pembiaya; atau
iv. Surat kelulusan geran penyelidikan; atau
v. Kertas cadangan geran penyelidikan (untuk geran luar sahaja)

d. Geran penyelidikan yang tidak berdaftar di PPPI tidak akan diambilkira dalam
rekod Universiti.

e. Semua transaksi kewangan untuk geran penyelidikan yang mempunyai akaun
amanah di UMS hendaklah melalui PPPI dan Jabatan Bendahari, UMS.

2.1.4 Kos Pengurusan Penyelidikan (Caj Kos Tak Langsung)

a. Kos pengurusan dengan kadar 10% dikenakan ke atas geran penyelidikan
kontrak (termasuk geran luar) yang bernilai Ringgit Malaysia Lima Puluh Ribu
(RM50,000.00) dan ke atas.

b. Ketua projek adalah bertanggungjawab untuk memastikan kos pengurusan
yang ditetapkan diambilkira semasa berunding untuk mendapatkan
pembiayaan dari pembiaya.

c. Garis Panduan berkaitan ialah Garis Panduan Pengenaan Kos Pengurusan
Penyelidikan di UMS.

2.1.5 Pertukaran Skop Geran Penyelidikan

a. Penyelidik perlu mendapatkan kelulusan PPPI/Pembiaya terlebih dahulu
sebelum menukar skop geran penyelidikan.

b. Permohonan hendaklah dibuat dalam tempoh enam (6) bulan daripada tarikh
kelulusan geran penyelidikan.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 9

2.1.6 Permohonan Lanjut Tempoh Geran Penyelidikan

a. Permohonan boleh dibuat tertakluk kepada geran penyelidikan yang
berkaitan sahaja.

b. Permohonan lanjut tempoh hendaklah dikemukakan kepada PPPI secara
atas talian tiga (3) bulan sebelum tarikh tamat tempoh geran penyelidikan.

c. Permohonan lanjut tempoh projek penyelidikan adalah maksima enam (6)
bulan.

d. PPPI berhak untuk menolak sebarang permohonan lanjut tempoh
penyelidikan jika didapati tidak mematuhi perkara 2.1.6 (b) di atas.

e. Bagi geran KPM dan MESTECC, permohonan pelanjutan kali ke-2 perlu
mendapat kelulusan daripada kementerian yang berkaitan.

f. Bagi geran penyelidikan luar, ketua projek perlu mendapat kelulusan
pelanjutan tempoh penyelidikan secara bertulis daripada pembiaya.

2.1.7 Permohonan Pindahan Peruntukan

a. Permohonan pindahan peruntukan hendaklah dikemukakan melalui sistem e-
akaun sebelum penyelidik melakukan perbelanjaan pada vot yang ingin
ditambah/dikurang.

b. Perbelanjaan pada vot yang berkaitan hanya akan diproses/diluluskan
selepas pihak PPPI/Pembiaya/ TD/TP (P&I) F/P/I meluluskan permohonan
pindah peruntukan yang dipohon.

c. Penyelidik hendaklah mengambil kira perbelanjaan akan datang (yang
dirancang) semasa membuat permohonan pindah peruntukan.

d. Permohonan pindah peruntukan dibenarkan mengikut peraturan pembiaya
geran penyelidikan masing-masing.

e. Bagi projek geran penyelidikan ScienceFund, permohonan pindah
peruntukan hendaklah menggunakan borang yang disediakan oleh pihak
MESTECC.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 10

2.1.8 Pertukaran Ketua Projek

a. Pertukaran ketua projek boleh dipertimbangkan atas sebab-sebab seperti
yang berikut:

i. Menamatkan perkhidmatan di UMS;
ii. Cuti belajar/Cuti sabatikal;
iii. Cuti tanpa gaji;
iv. Dipinjamkan kepada organisasi lain;
v. Pertukaran ketua projek secara sukarela;
vi. Keadaan kesihatan yang boleh menjejaskan tugas Ketua Projek;
vii. Meninggal dunia; atau
viii. Sebab-sebab lain yang munasabah.

b. Ketua projek adalah bertangungjawab untuk mencadangkan pengganti dari
kalangan ahli-ahli geran penyelidikan tersebut. Permohonan pertukaran ketua
projek hendaklah dibuat secara bertulis dan dikemukakan kepada PPPI dalam
tempoh satu (1) bulan sebelum melepaskan kedudukan sebagai ketua projek.

c. Ketua Projek yang berada dalam situasi a. vi dan vii di atas, Dekan/Pengarah
FPI boleh mencadangkan pengganti dari kalangan ahli-ahli geran
penyelidikan tersebut. Permohonan pertukaran ketua projek hendaklah dibuat
secara bertulis dan dikemukakan kepada PPPI dalam tempoh satu (1) bulan
selepas situasi tersebut berlaku.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 11

BAHAGIAN 3
PEMANTAUAN GERAN PENYELIDIKAN

3.0 PEMANTAUAN GERAN PENYELIDIKAN

Pemantauan Geran Penyelidikan adalah sepertimana yang diperuntukkan dalam
Garis Panduan Pemantauan Penyelidikan Universiti Malaysia Sabah.

3.1 LAPORAN AKHIR PROJEK PENYELIDIKAN

3.1.1 Laporan akhir hendaklah dihantar kepada PPPI atau pembiaya dalam tempoh
tiga (3) bulan selepas tarikh tamat tempoh projek penyelidikan.

3.1.2 Perkara-perkara yang perlu dilaporkan dan dihantar kepada PPPI untuk Geran
Penyelidikan UMS adalah dengan: Melengkapkan Laporan Akhir Projek
Penyelidikan secara atas talian.

3.1.3 Bagi geran-geran penyelidikan KPM (FRGS, PRGS, TRGS, RACER, LRGS dan
lain-lain), perkara-perkara yang perlu dikemukakan adalah seperti berikut:

a) Laporan akhir penyelidikan berserta satu (1) salinan Profil Penyelidikan
mengikut format yang telah ditetapkan oleh KPM dalam bentuk hardcopy
dan softcopy dalam cakera padat.

b) Senarai dan sesalinan kad aset projek penyelidikan; dan
c) Laporan akhir penyelidikan dalam portal MyGRANTS.

3.1.4 Bagi geran luar, borang laporan akhir disediakan dan dihantar kepada PPPI
mengikut format pembiaya (online atau hard copy) geran penyelidikan masing-
masing;

3.1.5 Penghantaran Laporan Akhir Projek Penyelidikan adalah terpakai untuk semua
jenis projek penyelidikan yang berdaftar di bawah PPPI (termasuklah geran luar
dan projek penyelidikan yang mana peruntukannya tidak melalui akaun UMS);

3.1.6 Ketua Penyelidik yang gagal menghantar laporan akhir penyelidikan selepas tiga
(3) bulan dari tarikh tamat tempoh projek penyelidikan akan dikenakan penalti.

3.1.7 Baki geran penyelidikan UMS yang telah tamat akan disalurkan semula ke Tabung
Bantuan Penyelidikan (TBP).

3.1.8 Baki geran penyelidikan KPM yang telah tamat akan dihimpunkan ke Kumpulan
Wang Penyelidikan untuk tujuan pemulangan baki peruntukan/saluran semula
peruntukan bagi projek penyelidikan baharu.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 12

3.1.9 Baki geran penyelidikan luar juga akan dihimpunkan ke Kumpulan Wang
Penyelidikan dan penggunaan baki peruntukan tersebut hendaklah mendapatkan
kelulusan bertulis daripada pembiaya masing-masing terlebih dahulu dan
dikemukakan kepada pihak PPPI.

3.2 PEMBATALAN ATAU PENAMATAN PROJEK PENYELIDIKAN

3.2.1 Pihak PPPI berhak untuk:

a. Membatalkan tawaran geran penyelidikan kepada ketua projek yang gagal
mendaftarkan projek Penyelidikan secara atas talian dan menghantar Borang
Akaun Amanah ke Bendahari dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh surat
tawaran geran penyelidikan dikeluarkan.

b. Menamatkan projek penyelidikan jika penyelidik masih gagal mengemukakan
justifikasi setelah tiga (3) kali peringatan dikeluarkan oleh pihak PPPI.

3.2.2 Penyelidik diberikan tempoh selama empat belas (14) hari dari tarikh terima notis
bagi Perkara 3.2.1 untuk membuat rayuan secara bertulis kepada pihak PPPI
melalui Dekan/Pengarah F/P/I masing-masing.

3.2.3 Segala keputusan yang dibuat oleh pihak PPPI berkenaan rayuan di bawah
Perkara 3.2.2 adalah muktamad.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 13

BAHAGIAN 4
TATACARA BERKAITAN KEWANGAN

4.0 PERATURAN AM

a. PPPI adalah bertanggungjawab untuk menyediakan kod geran bagi setiap projek
penyelidikan yang diluluskan bagi menyelaras dan memantau aktiviti penyelidian.
Kesemua perbelanjaan dan pendapatan akan direkodkan ke dalam akaun projek
penyelidikan masing-masing.

b. Kesemua tuntutan dan perbelanjaan projek penyelidikan hendaklah dibuat melalui
sistem e-akaun kecuali tuntutan perjalanan yang dikemukakan melalui sistem i-claim.

c. Sebarang perbelanjaan projek penyelidikan hendaklah merangkumi
perbelanjaan yang diluluskan dalam kertas cadangan penyelidikan (proposal) dan
perjanjian dengan pembiaya dan mengikut peraturan-peraturan kewangan UMS
yang sedang berkuatkuasa.

d. Penyelidik dikehendaki mengemukakan justifikasi secara bertulis yang munasabah
kepada pihak PPPI sekiranya perbelanjaan yang akan/telah dibuat tiada dalam kertas
cadangan penyelidikan/kelulusan pembiaya.

e. Pihak PPPI berhak untuk tidak memperaku/tidak memproses permohonan sekiranya
pemohon tidak mengemukakan justifikasi yang kukuh.

f. Ketua Projek bertanggungjawab untuk memberi kerjasama sepenuhnya ke atas
aktiviti pengauditan projek penyelidikan. Kegagalan melaksanakan tanggungjawab
tersebut, boleh menyebabkan Ketua Projek dikenakan tindakan tatatertib.

g. Setiap prosedur kewangan dan perolehan hendaklah mematuhi dan mengikut
peraturan kewangan Universiti yang berkuat kuasa kecuali syarat perbelanjaan
dinyatakan oleh pembiaya.

4.1 PENERIMAAN PERUNTUKAN PENYELIDIKAN

4.1.1 Semua peruntukan penyelidikan dari mana-mana sumber (dalam/luar negara) yang
berada di bawah seliaan PPPI hendaklah dibayar atas nama Universiti Malaysia
Sabah.

4.1.2 Bagi terimaan secara elektronik/ pindahan wang (Telegraphic Transfer), Ketua
Projek hendaklah mengemukakan dokumentasi berkaitan kepada PPPI dan
Bendahari untuk tujuan penyelarasan dalam akaun amanah.

4.1.3 Penyelidik hendaklah memastikan terimaan peruntukan adalah bagi geran
penyelidikan yang telah berdaftar dan diluluskan oleh PPPI.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 14

4.2 PERBELANJAAN MENGGUNAKAN PERUNTUKAN PENYELIDIKAN

4.2.1 Semua permohonan perbelanjaan hanya boleh dibuat oleh ketua projek atau
penyelidik bersama dalam projek penyelidikan tersebut.

4.2.2 Perbelanjaan hanya boleh dilakukan sekiranya jumlah baki keseluruhan projek
mencukupi serta tertakluk kepada tempoh aktif projek.

4.2.3 Permohonan viremen untuk sesuatu geran boleh dikemukakan kepada PPPI
sekiranya terdapat perbelanjaan yang tidak mencukupi untuk menampung siri vot
tertakluk kepada terma rujukan dana.

4.2.4 Syarat perbelanjaan adalah tertakluk kepada syarat yang ditetapkan oleh pembiaya
dan sekiranya tidak dinyatakan, maka prosedur kewangan adalah mengikut
peraturan kewangan Universiti yang berkuat kuasa.

4.3 PEROLEHAN MENGGUNAKAN PERUNTUKAN GERAN PENYELIDIKAN

4.3.1 Semua perbelanjaan yang melibatkan perolehan bekalan dan perkhidmatan
hendaklah mematuhi tatacara perolehan Universiti yang sedang berkuatkuasa.

4.3.2 Perolehan pembelian terus bagi bekalan dan perkhidmatan yang bernilai kurang
daripada RM3000 adalah dikecualikan daripada tatacara perolehan Universiti.

4.4 WANG PENDAHULUAN

4.4.1 Ketua Projek/ Penyelidik hendaklah memastikan bahawa baki geran mencukupi
sebelum membuat permohonan pendahuluan.

4.4.2 Penyelidik dibenarkan untuk membuat permohonan pendahuluan diri dan pelbagai
daripada geran yang berbeza, tetapi total amaun yang dipohon secara
keseluruhannya tidak boleh melebihi had maksima sebanyak lima (5) kali gaji
pokok.

4.4.3 Dekan / Pengarah F/P/I boleh meluluskan permohonan pendahuluan sehingga
100% daripada jumlah yang dipohon mengikut keperluan perbelanjaan tertakluk
kepada peraturan yang berkuat kuasa.

4.4.4 Terdapat dua (2) jenis pendahuluan yang boleh dipohon oleh penyelidik, iaitu:

a. Pendahuluan diri – wang yang dipohon oleh pegawai untuk tujuan perjalanan
atas arahan yang melibatkan tugas-tugas rasmi/ persidangan di luar ibu
pejabat samada di dalam atau di luar negeri.

b. Pendahuluan pelbagai - wang yang dipohon oleh pegawai untuk tujuan
memudahkan pelaksanaan aktiviti/ program/penyelidikan universiti.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 15

4.4.5 Pendahuluan bagi tujuan pembelian aset alih adalah tidak dibenarkan.

4.4.6 Permohonan pendahuluan hendaklah dikemukakan kepada Zon Kewangan
Bendahari sekurang-kurangnya 14 hari sebelum tarikh pendahuluan diperlukan/
aktiviti bermula.

4.4.7 Sekiranya program/ aktiviti dijalankan melebihi daripada dua (2) bulan, maka
permohonan pendahuluan hendaklah dibuat secara berperingkat iaitu
berdasarkan perbelanjaan yang diperlukan dalam tempoh itu sahaja. Permohonan
pendahuluan seterusnya bagi geran penyelidikan yang sama boleh dikemukakan
dengan syarat laporan pendahuluan yang terdahulu dikemukakan kepada
Bendahari.

4.4.8 Setiap permohonan hendaklah melengkapkan borang permohonan pendahuluan
diri (BEN/CA/02-A) atau borang permohonan pendahuluan pelbagai (BEN/CA/02-
B) secara atas talian di dalam sistem e-akaun. Dokumen-dokumen sokongan
hendaklah dimuatnaik ke dalam sistem berkenaan bagi tujuan semakan dan
kelulusan.

4.4.9 Permohonan pendahuluan diri dan permohonan pendahuluan pelbagi bagi geran
penyelidikan yang sama tidak akan diproses sekiranya permohonan terdahulu
belum dilaporkan.

4.4.10 Permohonan pendahuluan hendaklah memperincikan item perbelanjaan dengan
justifikasi yang munasabah. Bendahari berhak mempertimbangkan kelulusan dan
menentukan amaun pendahuluan diri dan pelbagai dalam semua hal.

4.5 LAPORAN PELARASAN PENDAHULUAN

4.5.1 Penyelidik yang menerima pendahuluan daripada UMS bertanggungjawab
untuk:-

a. Membelanjakan wang pendahuluan bagi maksud asal permohonan dengan
berintegriti dan berhemah.

b. Mengemukakan laporan dan membayar balik sebarang baki pendahuluan
(sekiranya ada) dalam tempoh 30 hari daripada tarikh bayaran diterima. Bagi
pendahuluan pelbagai, tempoh penghantaran laporan dilanjutkan sehingga
60 hari.

c. Mengemukakan laporan yang sahih menunjukkan perbelanjaan sebenar
menggunakan pendahuluan yang diluluskan.

d. Memastikan bahawa laporan pendahuluan telah diterima dan dilaraskan oleh
Jabatan Bendahari.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 16

4.5.2 Sebarang perbelanjan yang dibuat selain daripada permohonan asal hendaklah
dituntut secara berasingan dengan mengemukakan dokumen-dokumen sokongan
asal.

4.5.3 Sekiranya jumlah perbelanjaan adalah kurang daripada jumlah pendahuluan
yang diterima, baki pendahuluan hendaklah dikembalikan kepada Jabatan
Bendahari. Sesalinan resit/ bukti bayaran (sekiranya kaedah tanpa tunai/ atas
talian) perlu dikepilkan bersama-sama borang laporan pelarasan pendahuluan.

4.5.4 Laporan pendahuluan diri hendaklah dibuat melalui sistem i-claim dengan
melampirkan resit asal dan dokumen-dokumen yang berkenaan.

4.5.5 Laporan pendahuluan pelbagai perlu dikemukakan melalui sistem e-akaun
dengan memuat naik resit asal dan dokumen-dokumen sokongan berkaitan.

4.5.6 Sekiranya resit asal hilang atau tidak mempunyai logo/ cop syarikat,
penyelidik hendaklah mengemukakan surat pengesahan perbelanjaan daripada
Ketua Projek/ Ketua Jabatan bagi setiap item yang terlibat.

4.5.7 Bendahari bertanggungjawab untuk memotong gaji pegawai untuk menyelesaikan
amaun pendahuluan yang telah melebihi tempoh yang ditetapkan. Sekiranya-

a. laporan pendahuluan diterima setelah pemotongan gaji pegawai, amaun
yang telah dipotong akan dibayar balik sepenuhnya atau sebahagian
daripadanya kepada pegawai setelah penyelarasan pendahuluan selesai
tertakluk kepada syarat yang telah ditetapkan di bawah Pekeliling Bendahari
Bil, 5 Tahun 2011.

b. laporan pendahuluan tidak diterima setelah pemotongan gaji pegawai,
kemudahan pendahuluan kepada pegawai berkenaan adalah digantung
sementara sehinggalah laporan pendahuluan diterima dan selesai
diselaraskan oleh Bendahari.

4.5.8 Semua potongan gaji d atas akan mengambil kira elemen denda 10% ke atas baki
yang belum dibayar. Sekiranya potongan sekaligus masih mempunyai baki yang
perlu dibayar, amaun baki tersebut akan dipotong dalam gaji bulan berikutnya.

4.5.9 Peraturan bagi pendahuluan diri dan pendahuluan pelbagai hendaklah dibaca
bersama dengan Pekeliling/Surat Bendahari yang berkuatkuasa.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 17

4.6 TUNTUTAN PERBELANJAAN

4.6.1 Tatacara pengurusan perbelanjaan menggunakan dana penyelidikan bagi had
nilai sehingga RM3,000 boleh dilaksanakan seperti berikut:

a. Penggunaan Wang Sendiri
Pembelian menggunakan wang sendiri samada secara tunai, bank draf atau
pembelian secara online. Tuntutan bayaran balik wang perbelanjaan boleh
dibuat dengan mengemukakan bukti – bukti bayaran dan butiran perbelanjaan
contohnya inbois berserta resit asal/ bil tunai/ penyata bank/ penyata kad
kredit.

b. Pembelian Menggunakan Kad Kredit Korporat (Penyelidikan) PPPI
Pembelian bekalan atau perkhidmatan menggunakan kad kredit korporat
(penyelidikan) PPPI. Permohonan pembelian diproses oleh PPPI dan dokumen
asal perbelanjaan hendaklah dikemukakan kepada Bendahari bersama laporan
penggunaan kad kredit.
Had pembelian menggunakan kad kredit bagi sekali pembelian adalah
maksimum RM3,000 sahaja, namun dibenarkan hanya bagi pembelian yang
dibuat secara atas talian (online) daripada pembekal asal (direct manufacturer)
atau ejen yang diperakui (authorised agent).

4.6.2 Jenis perbelanjaan yang dibenarkan adalah seperti berikut:

KOD BELANJA HAD NILAI

21000 Belanja perjalanan bagi aktiviti penyelidikan selain kakitangan
(RA/GRA/Penyelidik Bersama/Enumerator) UMS termasuklah :
 Hotel/ Penginapan/ lojing
 Pengangkutan (contoh: grab/teksi/feri/bot)
 Tuntutan minyak kenderaan atau Elaun perbatuan
 Tiket parkir kenderaan
 Elaun makan / harian

23000  Topup/ tambah nilai kredit telefon
 Kiriman pos/ pos laju

24000  Sewaan kenderaan (kereta/ bot)
 Sewaan peralatan
 Sewaan ruang jangka pendek tidak melebihi 30 hari

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 3/4
18

27000  Perolehan Aset Alih Bernilai Rendah (mengikut definisi dan
29000 tafsiran GPPA, UMS (versi 2017)

 Pembelian peralatan pakai habis (consumables), bekalan
peralatan penyelidikan dan perundingan.

 Alat tulis
 Toner
 Pembelian perisian dan alat ICT yang berkait terus kepada

penyelidikan yang dibuat tertakluk kepada perakuan JTMK.

 Yuran penyertaan seminar/ kursus/ persidangan
 Yuran penerbitan jurnal penyelidikan
 Subskripsi atas talian (penyelidikan)
 Saguhati /upah enumerator
 Jamuan makan
 Percetakan

4.6.3 Resit atau bil perbelanjaan dalam tulisan selain Bahasa Malaysia dan Bahasa
Inggeris perlu dijelaskan butirannya dalam Bahasa Malaysia oleh Penyelidik atau
Ketua Projek. Penyelidik atau Ketua Projek adalah dipertanggungjawabkan
sepenuhnya terhadap kesahihan butiran resit atau bil tersebut.

4.6.4 Bagi pembayaran secara tunai, penyelidik dikehendaki untuk melengkapkan
Borang Akuan Penerimaan Wang Tunai dan hendaklah ditandatangan oleh
pegawai yang menuntut bayaran dan disahkan oleh Ketua Jabatan atau Pegawai
(Gred 41 ke atas) dan hendaklah dilampirkan bersama sewaktu penghantaran
tuntutan berkenaan secara atas talian melalui sistem e-akaun;

.

4.6.5 Tuntutan perbelanjaan/arahan bayaran terus selepas tamat tempoh aktif projek
penyelidikan hanya boleh dipohon dalam tempoh tiga (3) bulan selepas tarikh
tamat projek penyelidikan bagi perkara-perkara yang berkaitan dengan

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 19

penyediaan laporan akhir projek penyelidikan. Tuntutan berkaitan penyiapan
laporan akhir yang dibenarkan adalah seperti berikut:-

(a) Kos percetakan
(b) Bayaran honorarium bagi penyiapan laporan.
(c) Yuran penerbitan artikel dalam jurnal.

4.6.6 Sebarang tuntutan penganjuran bengkel di hotel bagi tujuan penyediaan laporan
akhir adalah tidak dibenarkan.

4.6.7 Penyelidik perlu memastikan bahawa sebarang tuntutan dikemukakan sebelum
tarikh tamat projek. Sebarang tuntutan selepas tempoh tersebut atau selepas
penghantaran laporan akhir selain daripada 4.6.5 di atas adalah tidak dibenarkan.

4.6.8 Bagi geran MESTECC, sebarang tuntutan bagi perbelanjaan selepas tarikh tamat
tempoh projek penyelidikan tidak dibenarkan.

4.7 PENGURUSAN ASET ALIH PROJEK PENYELIDIKAN

4.7.1 Definisi dan tafsiran bagi aset alih mengikut Garis Panduan Pengurusan Aset
(GPPA) UMS (versi 2017):-

Harta Modal - Harta Modal adalah aset alih yang memenuhi kriteria
(Vot A35000) berikut:-

i) Harga perolehan asal adalah RM3,000.00 dan ke atas
seunit.

ii) Usiaguna melebihi tempoh satu (1) tahun.
iii) Memerlukan penyelenggaraan berjadual.
iv) Diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan

Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal.

Aset Alih - Aset Alih Bernilai Rendah adalah aset alih yang dibeli tanpa
Bernilai mengira nilai perolehan asal bagi kategori berikut:
Rendah
(Vot B27000) i) Perabot, Permaidani, Langsir, Pinggan Mangkuk, Hiasan,
Hamparan dan yang seumpamanya.

ii) Perisian Komputer.
iii) Buku, Jurnal, Majalah dan yang seumpamanya.
iv) Usiaguna melebihi tempoh satu (1) tahun.

Stok - Semua barang guna habis termasuk alat tulis, peralatan
Bekalan pengajaran/ penyelidikan dan kelengkapan pejabat tak luak
(Vot B27000) yang rendah nilainya, mudah pecah/ rosak dan tidak
ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu
persatu.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 20

4.7.2 Pembelian aset adalah dibenarkan dengan syarat ianya telah dinyatakan di dalam
belanjawan projek yang diluluskan (Vot A35000). Sekiranya tidak dinyatakan
dalam belanjawan tersebut, penyelidik hendaklah mendapatkan kelulusan
pembelian aset secara bertulis daripada PPPI/Pembiaya.

4.7.3 Kesemua aset penyelidikan yang dibeli di bawah geran penyelidikan akan menjadi
hak milik Universiti dan didaftarkan melalui sistem i-Aset di F/P/I masing-masing.

4.7.4 Sebarang perolehan aset ICT hendaklah dinilai dan diperakukan oleh Jabatan
Teknologi Maklumat dan Komunikasi (JTMK), UMS terlebih dahulu.

4.8 AKAUN AMANAH BAGI PROJEK PENYELIDIKAN

4.8.1 Ketua Projek yang dilantik oleh Ketua Jabatan sebagai pemegang amanah adalah
bertanggungjawab untuk:-

a. Mengendalikan operasi akaun amanah penyelidikan mengikut peraturan
kewangan UMS atau peraturan yang telah ditetapkan oleh pembiaya dengan
berintergriti dan berhemah.

b. Menyenggara dan menyimpan rekod operasi akaun amanah penyelidikan.

c. Menyenggara dan mengemaskini penyata kewangan bagi semua transaksi
kewangan serta menyesuaikan dengan rekod kewangan di Jabatan
Bendahari.

d. Menyenggara, menyelaras dan menyimpan rekod-rekod kewangan akaun
amanah dengan baik.

e. Menyediakan dan mengemukakan laporan kewangan akhir keseluruhan
aktiviti akaun amanah serta borang pengesahan status akaun amanah
(BEN/PC/03) yang lengkap kepada Urusetia Akaun Amanah Induk UMS.

4.8.2 PPPI akan mengeluarkan arahan penutupan akaun amanah penyelidikan selepas
tiga (3) bulan daripada tamat tempoh projek kepada Urusetia Pengurusan Akaun
Amanah Induk UMS bagi membolehkan tindakan berikut diambil:-

a. Menyemak senarai pesanan/tuntutan yang masih belum dibayar
b. Membuat pelarasan akaun, jika perlu
c. Menyediakan penyata akhir untuk pengesahan pemegang amanah
d. Mengembalikan baki peruntukan kepada pembiaya tertakluk kepada

perjanjian
e. Menutup akaun amanah penyelidikan

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 21

4.8.3 Ketua Projek selaku pemegang amanah adalah bertanggungjawab untuk
memastikan semua pesanan/tuntutan dan pelarasan akaun diambil tindakan
sewajarnya sebelum membuat pengesahan permohonan penutupan akaun.

4.8.4 Urusetia Pengurusan Akaun Amanah Induk UMS boleh mengesyorkan penutupan
akaun amanah yang tidak aktif selama tempoh enam (6) bulan serta tidak
menerima pengesahan status daripada pemegang amanah tanpa sebarang
makluman.

Garis Panduan Tadbir Urus Penyelidikan UMS 2020 22