คู่มือการตรวจสอบลูกหนี้-เจ้าหนี้

คู่มือการตรวจสอบลูกหนี้-เจ้าหนี้ การตรวจสอบบัญชี (Audit) หมายถึง การตรวจสอบสมุดบัญชีต่างๆของธุรกิจ งบการเงินของบริษัท เอกสารประกอบการลงบัญชี รวมทั้งหลักฐานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการลงบัญชีซึ่งเป็นการรับรองความถูกต้องของ การท างานบัญชี เทคนิควิธีการตรวจสอบบัญชีหมายถึง เครื่องมือที่ผู้ตรวจสอบใช้ในการรวบรวมหลักฐาน ผู้ตรวจสอบต้องเลือกใช้เทคนิคหรือเครื่องมือ หรือวิธีการให้เหมาะสมกับงานตรวจสอบแต่ละด้าน แล้วน ามาประกอบเข้าเป็นวิธีการตรวจสอบในแต่ละรายการ หรือแต่ละบัญชี กระดาษท ากา ร (Working paper) หมายถึง หลักฐานที่แสดงถึงก ารปฏิบัติง านตรวจสอบ และรับรองบัญชี ซึ่งสิ่งที่ตรวจพบจากการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีภาษีอากร ได้แก่ เอกสารที่ผู้สอบบัญชีภาษี อากรได้จัดท าขึ้นเอง เอกสารที่ได้รับมาจากกิจการที่ท าการตรวจสอบ หรือที่ขอจากบุคคลภายนอกกิจการ ทั้งนี้เพื่อ ใช้ในการจัดท ารายงานการตรวจสอบ และรับรองบัญชี ผู้ตรวจสอบจะใช้วิธีการตรวจสอบบัญชีเพื่อให้ได้มาซึ่งหลักฐานการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบอาจได้หลักฐาน การตรวจสอบมาจากการใช้วิธีการใดวิธีหนึ่ง หรือหลายวิธีเช่น การยืนยันยอด (Confirmation) การตรวจสอบ เอกสารใบส าคัญ (Examination Of Original Documents) หรือการตรวจ (Vouching) และการตรวจทาน (Verification) เป็นต้น เพื่อพิสูจน์สิ่งที่ผู้บริหารได้ให้การรับรองเกี่ยวกับงบการเงิน ได้แก่ ความมีอยู่จริงที่เกิดขึ้นจริง ภาระผูกพัน ความครบถ้วน การตีราคาการวัดมูลค่า การแสดงรายการ และการเปิดเผยข้อมูล ซึ่งเทคนิคในการ ตรวจสอบ หรือวิธีการตรวจสอบบัญชีของบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ มีดังนี้ ที่ เทคนิค/วิธีการตรวจสอบ ความหมาย วัตถุประสงค์ 1 การยืนยันยอด (Confirmation) เป็นการตรวจสอบที่ขอให้บุคคลภายนอก ส่งเอกสารกับหลักฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง มาใช้เพื่อยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรใน ก า รต รวจสอบ ซึ่งถือเป็นหลักฐ าน ที่เชื่อถือได้มากที่สุด ถ้าปฏิบัติโดยถูกต้อง และผู้ตรวจสอบต้องควบคุม สอบทาน การยืนยันยอด รวมทั้งการจัดส่งให้ผู้รับ เอง และต้องเป็นผู้รับค าตอบโดยตรง 1. การพิสูจน์ความถูกต้องครบถ้วน เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินฝาก ธนาคาร และเงินรับฝาก เป็นต้น 2. กรรมสิทธิ์ และภาระผูกพัน 3. พิสูจน์ความมีอยู่จริง 4. มีการแสดงมูลค่าถูกต้อง

2 การตรวจสอบเอกสารใบส าคัญ (Examination Of Original Documents) หรือการตรวจ (Vouching) เป็นการตรวจสอบเอกสารหลักฐานที่ บันทึกไว้ในสมุดบัญชี เช่น ใบกับสินค้า ใบก ากับภาษี ใบเสร็จรับเงิน กรมธรรม์ ประกันชีวิตสัญญาต่างๆ และใบส าคัญ จ่าย 1. พิสูจน์ความถูกต้องของ เอกสารกับรายงานบัญชี 2. รายการเกินขึ้นจริง 3. กรรมสิทธิ์ และภาระผูกพัน 4. มีการตีราคา หรือการแสดงมูลค่า 5. การแสดงรายการ และการเปิดเผย ข้อมูลในงบการเงิน 3 การตรวจทาน (Verification) เป็นการยืนยันความจริง ความถูกต้อง ความแม่นย า ความสมเหตุสมผล ความ ครบถ้วน หรือความน่าเชื่อถือ โดยการหา หลักฐานยืนยันกับข้อเท็จจริงที่ปรากฏอยู่ ยืนยันความเป็นจริง ความถูกต้อง ความครบถ้วน ความแม่นย า ความ สมเหตุสมผล หรือความน่าเชื่อถือของ สิ่งใดสิ่งหนึ่ง ตาราง 1.1 เทคนิควิธีการตรวจสอบ 1. เอกสารที่เกี่ยวข้องในการตรวจสอบบัญชีลูกหนี้ และเจ้าหนี้ 1.1. ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นเอกสารที่ส่งไปยังลูกค้า เมื่อต้องการให้ลูกค้าจ่ายเงินส าหรับค่าสินค้า หรือค่าบริการที่ได้รับเสร็จ 1.2. ใบวางบิล (Billing Note) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออก เพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจ านวนเงิน ที่ต้องจ่าย และใช้เป็นเอกสารประกอบการจ่ายเงิน 1.3. ใบส่งสินค้า/ใบก ากับภาษี (Delivery Note/Tax Invoice) ใช้ในการสื่อสารกับลูกค้าเมื่อได้ท า การส่งสินค้าตามเงื่อนไข และปริมาณที่ได้ตกลง 1.4. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เป็นเอกสารที่ผู้รับเงินออกให้ เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่ามีการรับเงิน เป็นที่เรียบร้อย 1.5. ใบลดหนี้(Credit Note) เป็นเอกสารใบก ากับภาษีชนิดหนึ่งที่ด้านผู้ขายสินค้า หรือผู้ให้บริการ ออกใบลดหนี้ให้เมื่อจ านวนของรายการสินค้า หรือมูลค่าของการให้บริการน้อยกว่า ตามที่ตกลง ซื้อขาย หรือมีการค านวณราคาผิดพลาด (สูงกว่า) ตามที่มีการตกลงซื้อขาย 1.6. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) เป็นเอกสารที่ถือว่าเป็นใบก ากับภาษีชนิดหนึ่ง ที่ผู้ขายสินค้า หรือผู้ให้บริการออกให้เมื่อจ านวนของสินค้า หรือบริการมีจ านวนเกินกว่าที่ตกลงซื้อขาย หรือมีการค านวณราคาผิดพลาด (ต่ ากว่า) ตามที่มีการตกลงซื้อขาย

1.7. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เป็นเอกสารที่ใช้แจ้งข้อตกลงเบื้องต้น ส าหรับซื้อสินค้า และบริการที่ต้องการ 1.8. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Withholding Tax Certificate) เป็นเอกสารที่สถาน ประกอบการได้มีการหักเงินบางส่วนไว้เพื่อน าส่งเงินให้กรมสรรพากร ภาพ 1.1 ตัวอย่างเอกสารใบแจ้งหนี้ 2. การจัดท าฐานข้อมูล จากการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้ในการตรวจสอบ ภาพ 1.2 การจัดท าฐานข้อมูล

ภาพ 1.3 แสดงการตรวจสอบรอบบัญชี และหลังรอบบัญชี 3. การตรวจสอบ (Vouching) หรือการตรวจสอบภายในรอบบัญชีเมื่อมีลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้เกิดขึ้นสิ่งที่ ต้องเกิดขึ้นตามมาคือการช าระเงิน การตรวจสอบ (Vouching) คือ การตรวจสอบการช าระเงินภายใน งวดบัญชี เช่น ณ ปัจจุบันเป็นปี 2565 ก าลังตรวจงบของภายในปี 2565 ถือเป็นการตรวจสอบภายใน งวดปีบัญชีที่ก าลังตรวจสอบ เพื่อให้รู้ว่าภายในปี 2565 มีการช าระเกิดขึ้นจริง 4. การตรวจสอบภายหลัง (Subsequent Events) หรือการตรวจสอบภายหลังรอบบัญชีเมื่อมีลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้เกิดขึ้นสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นตามมาคือการช าระเงิน การตรวจสอบภายหลัง คือ การตรวจสอบ การช าระเงินภายหลังงวดบัญชี เช่น ณ ปัจจุบันเป็นปี 2566 แต่ก าลังตรวจงบของปี2565 เป็นการตรวจสอบภายหลังงวดบัญชี เพื่อให้รู้ว่ามีการช าระเกิดขึ้นในปี 2566 4.1. วิธีการการตรวจสอบภายหลัง (Subsequent Events) 4.1.1. ขอรายละเอียดลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้จะมีการบอกลูกหนี้รายบุคคลไว้ในสมุดแยกประเภท 4.1.2. เลือกรายการลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้รายบุคคลโดยจะมีหลักเกณฑ์ คือ การเลือกมูลค่าลูกหนี้ การค้า หรือเจ้าหนี้การค้าทั้งหมดมากกว่าเปอร์เซ็นต์พื้นฐานที่ทางกิจการยอมรับได้ 4.1.3. เมื่อเลือกลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้รายบุคคล ต้องใช้เอกสารการรับช าระตั้งแต่หลังงบการเงินในปี ที่ท าการตรวจสอบ เพื่อตรวจดูการจ่ายช าระเงิน โดยในเอกสารการช าระจะบอกถึงเอกสาร

ต่างๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ ใบส่งของหรือใบก ากับภาษีหรือการออกใบเสร็จรับเงิน การตรวจสอบ คือ การเข้าไปตรวจสอบการช าระใน Statement ของธนาคาร หรือใบเสร็จรับเงิน ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายด้วยเงินฝากธนาคาร หรือจ่ายด้วยเช็คในส่วนที่ จ าเป็นต้องตรวจสอบ คือ ชื่อบริษัทที่จ่าย บริษัทที่ได้รับลายเซ็นชื่อ การบันทึกบัญชี รวมถึงยอดการช าระเงินมีความถูกต้อง 4.1.4. เมื่อมีการรับรู้การจ่ายช าระเงินเกิดขึ้นจริง ต้องท าการจดบันทึกไว้ เช่น มีการจ่ายด้วยเช็ค ต้องมีการจดบันทึกเลขที่เช็ค และวันที่ผ่านเช็ค 4.2. วิธีการตรวจสอบลูกหนี้ และเจ้าหนี้ 4.2.1. ลูกหนี้การค้า 4.2.1.1. วิธีการตรวจสอบลูกหนี้การค้า 4.2.1.1.1. จัดท าการส่งค าขอ เพื่อยืนยันยอดลูกหนี้การค้า 4.2.1.1.2. ตรวจสอบลูกหนี้คงค้างกับใบแจ้งหนี้กรณีมีการจ่ายช าระ ถ้าไม่ใช้ วิธีการตรวจสอบข้อที่ 1 4.2.1.1.3. ถ้าการท าวิธีข้อที่ 1 และข้อที่ 2 ไม่สามารถจัดท าได้ต้องท าการ ตรวจสอบภายหลังวันที่งบการเงิน 4.2.1.2. การยืนยันยอดลูกหนี้ เป็นการส่งค ายืนยันยอดกับธนาคาร หรือบริษัทที่กิจการเป็นลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ในบริษัทนั้น การส่งค ายืนยันยอดหนี้มีลักษณะคล้ายๆ กับรูปแบบฟอร์มการตอบกลับของธนาคาร จะแตกต่างจากการ ส่งแบบลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้ซึ่งวัตถุประสงค์ของการขอน าไปใช้เพื่อการตรวจสอบกับทางสถาน ประกอบการมีภาระผูกพันการเป็นลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้กันจริง ลักษณะของการส่งการยืนยังยอดหนี้มี หลากหลายลักษณะ ไม่ว่าจะเป็นการส่งแบบระบุยอด การส่งแบบให้ระบุยอดเอง หรือการส่งแบบไม่ ต้องการให้ตอบกลับ ซึ่งในแต่ละวิธีมีข้อดีและข้อเสียต่างกัน แต่วิธีที่จะท าให้มีความน่าเชื่อถือมากที่สุด คือวิธีการส่งค ายืนยันยอดแบบระบุยอดจ านวนเงิน

4.2.2 เจ้าหนี้การค้า 4.2.1.1 วิธีการตรวจสอบเจ้าหนี้การค้า 4.2.1.1.1 การส่งค าขอยืนยันยอดเจ้าหนี้การค้า 4.2.1.1.2 การตรวจสอบภายหลัง (Subsequent Events) เป็นกาตรวจสอบ รายการภายหลังวันที่ในงบการเงิน การตรวจวิธีนี้จะต้องมี การบันทึกบัญชีที่ถูกต้อง แต่มีความต้องการพิสูจน์ยอดจ านวนเงิน ที่กิจการช าระถึงเจ้าหนี้มีจริง 4.2.1.1.3 การตรวจโดยการเปรียบเทียบรายละเอียดเจ้าหนี้รายบุคคล กับบัญชีคุมยอดเจ้าหนี้เพื่อให้ทราบว่าเจ้าหนี้ทั้งรายบุคคลมี รายการใดไม่ตรงกับบัญชีคุมยอด (ใบสรุปยอด) และสามารถใช้ เป็นกระดาษท าการ (Working paper) ในการตรวจสอบได้ ซึ่งการตรวจสอบมีลักษณะคล้ายกับการตรวจสอบภายหลังงบ การเงิน แต่การเปรียบเทียบลักษณะนี้เป็นการตรวจสอบภายในปี วันที่งบการเงิน การตรวจสอบที่มีความน่าเชื่อถือ จะต้องดูจากเอกสารการจ่ายช าระควบคู่กับ Statement เพราะสถาน ประกอบการจ่ายช าระผ่านทางธนาคาร ได้แก่ เช็ค เงินฝาก หรือเงินโอน เป็นต้น ดังนั้นใน Statement ของธนาคาร จะต้องน ามากระทบยอดกับจ านวนเงินที่จ่ายออกไป หรือการรับช าระเงิน วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบคือ ความมีอยู่จริงของเอกสาร หรือมีการท ารายการเกิดขึ้นจริง เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่ามีรายการขาย หรือรายการซื้อสินค้า การรับช าระเงิน หรือการจ่ายช าระเกิดขึ้นจริง ทั้งสามารถตรวจสอบความถูกต้อง ตรงกับการท ารายการ และมีสัญญาภาระผูกพันต่อกันจริง 5. เทคนิคการตรวจสอบด้วยโปรแกรม Microsoft Excel 5.1.1.การใช้ฟังก์ชัน Filter เมื่อเตรียมข้อมูลเป็น Database เรียบร้อยให้ Click ที่ช่องใดช่องหนึ่งของตารางข้อมูล เพิ่มโดยกดใช้เครื่องมือ Filter ซึ่งเลือกได้ 2 เมนูคือ 1. [Home] –> Editing –> Sort & Filter –> Filter 2. [Data] –> Sort & Filter –> Filter

กด Filter จะมีปุ่มสี่เหลี่ยมแสดงขึ้นมาที่ด้านขวาของหัวตาราง สามารถกดปุ่มเพื่อเข้าสู่เมนูการ กรองข้อมูล ซึ่งเมื่อกดปุ่มกรองคอลัมน์ที่เลือกจะเกิดหน้าต่างการกรองข้อมูล โดยใช้ข้อมูลใน คอลัมน์ที่เลือก ภาพ 1.4 การใช้ฟังก์ชัน Filter การกรองด้วย Filter มีอยู่ 2 ลักษณะ ดังนี้ 1. การกรองค่าแบบเจาะจง : กด Check Box หากมีข้อมูลที่ต้องการน าออก ให้น าสัญลักษณ์ ถูกต้องออก หากมีข้อมูลให้เลือกหลายรายการอาจใช้เครื่องมือ Search ในการ Filter เข้ามาช่วย เช่น พิมพ์ค าว่า f ลงไปในช่อง Search จะขึ้นทุก Choice ที่มีค าว่า f หากตกลง กด Ok ในการใช้ Filter จะเหลือแต่สิ่งที่เลือกไว้ ภาพ 1.5 การกรองด้วย Filter แบบเจาะจง

2. การกรองค่าแบบก าหนดเงื่อนไข จะขึ้นกับประเภทของข้อมูลในคอลัมน์ดังนี้ ภาพ 1.6 การกรองด้วย Filter แบบก าหนดเงื่อนไข 2.1 Text Filters จะเลือกได้กรณีข้อมูลเป็น Text ซึ่งมีเงื่อนไขให้เลือกดังนี้ เงื่อนไข ความหมาย Equals… / Does Not Equal…. เป็นค า xxx หรือไม่ใช่ค า xxx ตรงๆ Begins With…/ Ends With… ขึ้นต้น หรือลงท้ายค าว่า xxx Contains… / Does Not Contain… มีค าว่า หรือไม่มีค าว่า xxx อยู่ในช่อง Custom Filter เป็นการ Combination 2 เงื่อนไขคือ And หรือ Or ตาราง 1.2 กรณีข้อมูลเป็น Text แบบมีเงื่อนไข

2.2 Number Filters กรณีข้อมูลเป็น Number ซึ่งเลือกเงื่อนไขได้ดังนี้ เงื่อนไข ความหมาย Equals… / Does Not Equal…. เป็นเลข xxx หรือไม่ใช่เลข xxx Greater Than…/Greater Than Or Equal To…/Less Than…/Less Than Or Equal To…/ Between… เป็นเลขที่มากกว่า น้อยกว่า หรือระหว่างเลข xxx ที่ก าหนด Top 10… มีค่าอยู่ใน Top xxxx นับเป็นรายการ หรือนับเป็น Percent Above Average / Below Average มีค่ามากกว่า หรือน้อยกว่าค่าเฉลี่ย Custom Filter เป็นการ Combination 2 เงื่อนไข คือ And หรือ Or ตาราง 1.3 กรณีข้อมูลเป็น Number แบบมีเงื่อนไข 5.1.2.การใช้ฟังก์ชันตรึงแนว เลือกเซลล์ทางด้านล่างของแถว และทางด้านขวาของคอลัมน์ที่ต้องการเลือก จะขึ้นเมนูตรึงแนว 3 หัวข้อ ได้แก่ 1. ตรึงแนว (Freeze Panes) 1.1 ไปที่มุมมอง (View) ที่แถบริบบอน (Ribbon) ด้านบน 1.2 กดเลือกไอคอน ตรึงแนว (Freeze Panes) 1.3 จากนั้นเลือก การตรึงแนว (Freeze Panes) ภาพ 1.7 การใช้ฟังก์ชันตรึงแนวแบบตรึงแนว (Freeze Panes)

2. ตรึงแนวแถวบนสุด 2.1 เลือกแถวที่ด้านบนสุด 2.2 ไปที่มุมมอง (View) ที่แถบริบบอน (Ribbon) ด้านบน 2.3 กดเลือกไอคอน ตรึงแนว (Freeze Panes) 2.4 จากนั้นเลือก ตรึงแนวแถวบนสุด (Freeze Top Row) ภาพ 1.8 การใช้ฟังก์ชันตรึงแนวแบบตรึงแนวแถวบนสุด (Freeze Top Row) 3. ตรึงคอลัมน์แรก 3.1 ไปที่ มุมมอง (View) ที่แถบริบบอน (Ribbon) ด้านบน 3.2 เลือก ตรึงแนว (Freeze Panes) 3.3 จากนั้นเลือก ตรึงคอลัมน์แรก (Freeze First Column) ภาพ 1.9 การใช้ฟังก์ชันตรึงแนวแบบตรึงคอลัมน์แรก (Freeze First Column)

5.1.3. ปุ่มลัดการหาตัวเลข หรือข้อความที่ต้องการ เลือกตัวเลข หรือข้อความที่ต้องการ > Copy ตัวเลข หรือข้อความที่ต้องการ > กด Ctrl+F เพื่อการค้นหา > ใส่ตัวเลข หรือข้อความที่ต้องการลงในช่องค้นหา (Search) > กด OK ในช่องค้นหา (Search) ภาพ 2.1 ปุ่มลัดการหาตัวเลข หรือข้อความที่ต้องการ 5.1.4. การซ่อน หรือแสดงแถวคอลัมน์ 5.1.4.1. การซ่อน เลือกแถวที่ต้องการซ่อน หรือคอลัมน์ที่ต้องการ คลิกขวา > การซ่อน (Hide) ภาพ 2.2 การซ่อนแถว หรือคอลัมน์

5.1.4.2. การยกเลิก เลือกแถวที่ต้องการยกเลิกการซ่อน หรือคอลัมน์ที่ต้องการ คลิกขวา > Unhide ภาพ 2.3 การยกเลิกการซ่อน