KOD DAN NAMA PROGRAM N821-001-3:2020 OFFICE ADMINISTRATION TAHAP 3 KOD DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI N821-001-3:2020-C02 OFFICE FINANCE HANDLING NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI KERJA 1. PREPARE PETTY CASH. 2. HANDLE BILLS COLLECTION. 3. HANDLE PAYMENT VOUCHERS. 4. PREPARE OFFICE FINANCE REPORT SUMMARY. NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 1/13 TAJUK: PENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT TUJUAN: Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih tentang definisi panjar wang runcit, jenis-jenis perbelanjaan panjar wang runcit, proses aliran panjar wang runcit dan kebaikan dan kelemahan panjar wang runcit. JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN (JPK) TINGKAT 7-8, BLOK D4, KOMPLEKS D, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN, 62530 PUTRAJAYA KERTAS PENERANGAN
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 2/13 PENERANGAN: Panjar wang runcit (petty cash) ialah perbelanjaan kecil kecilan yang akan diguna pakai dalam sesebuah syarikat. Panjar wang runcit juga dikenali sebagai wang tunai fizikal yang disimpan oleh syarikat untuk membayar perbelanjaan kecil yang tidak dirancang. Kebanyakan syarikat tidak akan menyimpan lebih daripada beberapa ratus ringgit dalam bentuk tunai kecil. Kebiasaannya panjar wang runcit ini akan disimpan di dalam peti kunci atau daftar tunai. 1) DEFINISI PANJAR WANG RUNCIT Wang runcit ialah wang yang disimpan oleh organisasi untuk membayar pelbagai pembelian. Kebanyakan pembelian yang dibuat dengan wang runcit adalah perbelanjaan tidak dijangka yang digunakan di dalam pejabat, seperti minuman untuk mesyuarat atau makan malam untuk pekerja yang bekerja lebih masa. Wang runcit adalah sama seperti mana-mana perbelanjaan lain dan diakaunkan dengan betul dalam perisian perakaunan atau sistem perakaunan manual syarikat. Hal ini kerana perbelanjaan yang digunakan adalah berkaitan perniagaan syarikat dan perlu direkodkan dengan betul untuk memastikan ketepatan penyata kewangan syarikat. 2) JENIS-JENIS PERBELANJAAN PANJAR WANG RUNCIT Wang akan diperuntukkan dalam jumlah tertentu dan difokuskan untuk kegunaan syarikat. Jumlah dihadkan bagi mengelakkan daripada penggunaan untuk kepentingan peribadi. Kebanyakan syarikat kecil akan membelanjakan panjar wang runcit seperti perbelanjaan yang berikut: a) Bekalan pejabat. b) Minuman dan makanan ringan. c) Penghantaran pos. d) Petrol dan parkir semasa menjalankan tugas rasmi. e) Bayaran balik kepada pekerja untuk perbelanjaan kecil. 2.1) Juruwang Runcit Juruwang runcit bertanggungjawab secara peribadi untuk wang runcit dan menjaga wang runcit bagi pihak juruwang utama. Juruwang utama akan menyerahkan sejumlah wang tertentu kepada juruwang kecil. Kebiasaannya
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 3/13 jumlah wang tersebut akan dipersetujui lebih awal. Wang ini disebut sebagai apungan. 3) PROSES ALIRAN PANJAR WANG RUNCIT Proses aliran panjar wang runcit memerlukan borang untuk membuat tuntutan dengan memasukkan jenis perbelanjaan, jumlah perbelanjaan, nama pegawai yang menuntut, pegawai yang meluluskan dan yang mengesahkan. Hal ini bagi memudahkan manamana pegawai yang membuat tuntutan bagi perbelanjaan yang kecil. 3.1) Penetapan Had Akaun Sebelum organisasi memulakan kaedah panjar wang runcit di dalam pejabat, pemilik syarikat perlu memutuskan jumlah dana yang ingin ditetapkan, kebiasaannya antara RM500 dan RM1,000. Walau bagaimanapun, pemilik syarikat boleh menetapkan nilai dana panjar wang runcit samada lebih rendah atau lebih tinggi, bergantung pada syarikat tersebut. Pengurus syarikat juga perlu menentukan titik penambahan panjar wang runcit. Perbelanjaan kakitangan syarikat perlu direkodkan. Sekiranya panjar wang runcit kurang daripada titik penambahan tersebut, pihak syarikat akan menambah semula jumlah wang tunai kecil kepada jumlah asal yang telah ditetapkan. 3.2) Penentuan Individu Yang Akan Mengendalikan Panjar Wang Runcit Individu yang dilantik untuk menguruskan panjar wang runcit syarikat perlu bertanggungjawab untuk menguruskan dana panjar wang runcit dengan baik. Jika sesebuah syarikat hanya mempunyai beberapa orang pekerja, maka pengurusan dana panjar wang runcit kemungkinan akan dikendalikan oleh staf yang dikehendaki. Walau apa pun keputusan syarikat, adalah penting untuk melantik hanya seorang pekerja sahaja yang boleh mengakses dana panjar wang runcit pada bila-bila masa untuk mengelakkan pengeluaran atau kecurian yang sukar dijejaki. Apabila syarikat menentukan pegawai yang akan mengendalikan dana wang runcit, maka individu tersebut perlu bersedia untuk menunaikan cek dan mendepositkan dana ke dalam kotak kunci wang runcit ataupun akaun syarikat.
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 4/13 3.3) Dokumentasi Panjar Wang Runcit Permohonan panjar wang runcit mesti dibuat secara formal dengan menggunakan borang permohonan yang disediakan. Contohnya, borang permohonan panjar wang runcit adalah seperti yang ditunjukkan pada Rajah 1. Rajah 1: Contoh Borang Permohonan Panjar Wang Runcit Selain daripada borang permohonan tersebut, buku log panjar wang runcit juga merupakan dokumen terpenting dalam menguruskan wang runcit. Setiap transaksi yang dibuat ke dalam atau keluar daripada dana wang runcit perlu
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 5/13 direkodkan pada buku log wang runcit. Wang yang dikeluarkan daripada dana wang runcit perlu mempunyai resit. Contohnya, Ahmad mendapat bayaran balik untuk pembelian donat bagi sesuatu mesyuarat. Ahmad perlu menyerahkan resit kepada pegawai yang bertanggungjawab menjaga dana panjar wang runcit. Resit akan menjadi bukti untuk merekodkan urus niaga tunai runcit sebagai perbelanjaan dalam lejar am syarikat. Buku log lejar panjar wang runcit hendaklah mengandungi tarikh, butiran transaksi, wang tunai yang dimasukkan ke dalam tunai runcit seperti ditunjukkan pada Rajah 2. Jumlah wang yang dikeluarkan dan baki semasa dicatatkan dalam buku log tersebut. Sekiranya baki semasa syarikat sudah mencapai had yang ditetapkan, pegawai yang menguruskan panjar wang runcit perlu bersedia menambahkan semula jumlah dana wang tunai runcit kepada jumlah asal yang ditetapkan. Tarikh Perkara Debit Kredit Baki 8/3/2022 Pembelian makanan RM30.00 RM470.00 Rajah 2: Buku Lejar Panjar Wang Runcit 3.4) Penyelarasan Dan Perekodan Perbelanjaan Wang Runcit Individu yang bertanggungjawab perlu memadankan resit dengan jumlah yang direkodkan pada borang panjar wang runcit. Jumlah wang runcit syarikat semasa hendaklah sentiasa sama dengan jumlah yang direkodkan dalam log lejar panjar wang runcit. Jika tidak, individu yang bertanggungjawab perlu mengakaunkan wang tunai yang terlebih atau terkurang tersebut. Setelah akaun diselaraskan, individu yang bertanggungjawab perlu bersedia untuk merekodkan perbelanjaan syarikat ke dalam lejar am seperti ditunjukkan pada Rajah 3.
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 6/13 Rajah 3: Lejar Am 3.5) Penilaian Semula Dana Tunai Runcit Secara Berkala Jika sesebuah organisasi mendapati bahawa dana wang runcit yang ditetapkan dalam syarikat cepat habis, maka pengurus syarikat boleh menambahkan lagi jumlah dana wang runcit yang disimpan bagi memastikan setiap dana yang akan digunakan mencukupi. Selain itu, individu yang bertanggungjawab yang menjaga dana panjar wang runcit perlu memantau perbelanjaan kecil yang berlaku dalam syarikat tersebut. 3.6) Penentuan Amaun Bayaran Balik Tuntutan Tunai Runcit Amaun bayaran balik tunai wang runcit ditentukan berdasarkan borang tuntutan yang telah diisi seperti pada Rajah 4. Borang tuntutan perlu disertakan dengan resit. Jika tuntutan melibatkan beberapa resit, penyusunan resit perlu dilakukan seperti pada Rajah 5. Tugas kerani akaun adalah untuk mengeluarkan baucar pembayaran setelah mendapat pengesahan pengurus akaun berkenaan borang tuntutan yang disediakan.
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 7/13 Rajah 4: Contoh Borang Tuntutan Tunai Runcit AMY Enterprise 7B, Lorong Ara Kiri 2, Taman Lucky, 59100 Kuala Lumpur 019-2287258 BORANG TUNTUTAN TUNAI RUNCIT Nama : Cik Siti Mastura bt Suhaimi. Tarikh : 27/1/1X TARIKH PERKARA RUJUKAN AKAUN RM JUMLAH 25/01/2022 Pos Laju National Kurier R04/ 01/1X Pos 10.60 10.60 20/01/2022 Bengkel Kereta VM R03/ 01/1X Belanja Membaiki Kenderaan 30.00 30.00 04/01/2022 Popular R01/ 01/1X Alat tulis 23.20 23.20 12/01/2022 Petron R02/ 01/1X Petrol 10.00 10.00 JUMLAH 73.80 73.80 Disediakan oleh, Disemak oleh, Mastura Daie …………………………………….. …………………………. ( Cik Siti Mastura bt Suhaimi ) ( Hadari b Husman)
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 8/13 Rajah 5 : Contoh Susunan Resit Nota kiriman 3 Pengakuan (Declaration) Domestik PosLaju Saya mengaku bahawa semua maklumat yang diberi Domestic Poslaju Consignment Note adalah benar dan bungkusan ini tidak mengandungi kandungan berbahaya atau dilarang. 1 Pengirim (Sender) ( I hereby certify that all information provided by me is true No.Akaun (Pelanggan Kontrak) and that this shipment does not contain any hazardous or Account No.(Contract Customer) prohibited item) Nama(Name)* Jozlan Enterprise Alamat(Address)* 7B, Lorong Ara Kiri 2, Taman Lucky, 3 Keterangan Kandungan (Description of Content) NO.* 1 10.60 Tandatangan(Signture)* Tarikh & Masa(date&time)* Insuran(insurance)/Kastam(Customs) Bandar(City)* Kuala LumpurNegeri(State)* SELANGOR UNTUK KEGUNAAN PEJABAT (FOR OFFICE USE) Poskod(Postcode)* 5 9 1 0 0 Tel/Emel(Tel/Email)* 019-2287258 Nilai diistihar untuk kastam Pejabat/tarikh/ID: 2 Penerima(Receiver) Masa/no.kosainan: Nama(Name)* Liyana binti Daud Berat: Alamat(Address)* NO 6-8, JALAN MESRA 1, BATU 3 Arahan pengirim sekiranya tidak dapat diserah Cukai: (Sender's instruction in case of non-delivery) Surcaj: Insuran: Kembali kepada pengirim (Return to sender) * Jumlah: Bandar(City)* SHAH ALAM Negeri(State)* SELANGOR Ubah hala (Redirect)* Poskod(Postcode)* 4 0 1 5 0 Alamat Ubah Hala(Redirect Address)* Tel/Emel(Tel/Email)* 03-55236569 Jehan 25 Januari 1X Pejabat Asal Hub/Transit Pejabat Tuju/Destinasi NOTA: PELANGGAN YANG DIHORMATI, *WAJIB DIISI Sila gunakan nombor di bawah untuk menyemak status kiriman menerusi laman web PosLaju di www.poslaju.com.my INVOICE YA(yes) Nilai insuran(Insurance value) Kod Tarif(Tariff Code) 4 atau hubungi (posline) di 1-300-300-300 EF 12 411 636 8MY Item* Nilai(Value)-RM* CUSTOMER NAME Jozlan Enterprise DATE 20 Jan 201X ADDRESS 7B, Lorong Ara Kiri 2, Taman Lucky, PRODUCT 4568 CITY 59100 Kuala Lumpur PHONE 019-2287258 QTY DESCRIPTION UNIT PRICE TOTAL 1 Wheel Alignment-Caj 20.00 20.00 2 Balancing 5.00 10.00 SUB TOTAL 30.00 TOTAL 30.00 CHEQUE / CASH RINGGIT MALAYSIA Tiga Puluh Sahaja NO.28, JALAN 2/154D, TAMAN DESA CHERAS, 56000,KL BENGKEL KERETA VM BIL TUNAI NO : 2355 TO : Jozlan Enterprise TARIKH : 04/01/1X BUTIR-BUTIR HARGA SEUNIT RM Puncher 7.40 7.40 Pen Hitam 1.20 3.60 Kertas A4 9.60 9.60 Stapler 2.60 2.60 - - JUMLAH 23.20 *Barang yang telah dijual tidak boleh dikembalikan. Siti Shahera _____________________ Disediakan oleh popular KUANTITI 1 3 1 1 SALE PERSON : Vijay DATE : Transaction : M ID : TID : TRANSACTION TYPE : PAN : STAN : RRN : APPROVAL CODE : TOP UP AM OUNT : RM 10.00 BALANCE QUOTA: : LITER (CUSTOM ER COPY) THANK YOU. TOP UP 7020XXXXXXXXXXX0207 4263859 1527123 124876 * No Sinature Required* Alwee Lot 19086 Taming Jaya, 43300 Kajang, Selangor. 12/1/1X 6722 520009777892861 70008436 RM Pos 10.60 Belanja Membaiki Kenderaan 30.00 Alat Tulis 23.20 Petrol 10.00 JUMLAH 73.80
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 9/13 3.7) Pembayaran Yang Boleh Dibuat Daripada Panjar Wang Runcit Pembayaran kecil yang segera, iaitu perbelanjaan tidak berkala dan tidak dirancang berdasarkan kriteria seperti yang berikut: a) Perbelanjaan runcit yang tidak praktikal untuk membuat pembelian melalui pesanan tempatan. b) Pembayaran tidak melebihi RM500.00 bagi setiap resit/bil atau sejumlah wang yang dipersetujui semasa mesyuarat. Walau bagaimanapun, bil yang lebih besar jumlahnya boleh dibayar daripada panjar wang runcit sekiranya praktikal dan berfaedah. c) Pembelian yang tidak dikategorikan sebagai aset. 3.8) Carta Alir Proses Kerja Bayaran Balik Tuntutan Tunai Runcit (Dibursement) Rajah 6: Carta Alir Proses Kerja Bayaran Balik Tuntutan Tunai Runcit Penerimaan Borang Tuntutan Wang Tunai Runcit Semakan Borang Mohon Penjelasan (Borang Tidak Lengkap) Kelulusan Pembayaran Wang TIDAK YA
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 10/13 Tatacara proses kerja bayaran balik tuntutan tunai runcit (Rajah 6) seperti yang berikut: a) Penerimaan borang permohonan tuntutan wang tunai runcit Maklumat tentang arahan bayaran tuntutan kecil akan disalurkan menerusi borang permohonan wang runcit. b) Semakan borang permohonan tunai runcit Tuntutan yang dihantar oleh juruwang runcit akan disemak oleh kerani akaun sebelum membuat pembayaran. Kerani akaun akan memastikan bahawa lampiran resit dan borang tuntutan tunai runcit lengkap, betul dan tepat. Dokumen sokongan tunai runcit termasuk bil tunai, resit rasmi, baucar tunai runcit dan bil daftar tunai. c) Kelulusan Setelah berpuas hati dengan pematuhan prosedur tuntutan, pengurus kewangan akan meluluskan pembayaran tersebut. Kerani akaun akan meminta pengurus akaun mengesahkan baucar pembayaran dan borang tuntutan tunai runcit bagi tujuan pembayaran tuntutan berkenaan. d) Memohon penjelasan i) Sekiranya terdapat maklumat yang tidak lengkap dalam borang permohonan tuntutan, maka borang tersebut akan dikembalikan untuk pembetulan. ii) Butiran-butiran yang mengandungi kesilapan akan dimaklumkan kepada pihak yang menuntut secara bertulis atau lisan. e) Pembayaran wang i) Apabila semua dokumen telah disahkan dan diluluskan, maka pembayaran akan dibuat kepada pemohon melalui baucar pembayaran. ii) Pemohon hendaklah memperakui penerimaan dalam ruang yang disediakan pada borang tersebut. Selepas itu, kerani akaun akan menyediakan baucar pembayaran dan akan membayar tuntutan tunai runcit kepada juruwang runcit samada melalui cek atau tunai.
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 11/13 4) KEBAIKAN DAN KEKURANGAN PANJAR WANG RUNCIT Panjar wang runcit mempunyai beberapa kelebihan. Tunai runcit merupakan kaedah pembayaran yang paling cepat dan mudah digunakan dalam organisasi. Panjar wang runcit berfungsi dengan berkesan untuk membayar perbelanjaan yang tidak dijangka. Panjar wang runcit juga dapat mengelakkan masalah pembayaran balik perbelanjaan yang dibuat dengan menggunakan duit pegawai itu sendiri. Wang tunai runcit juga boleh digunakan untuk kos rutin seperti pembersihan, setem dan bekalan makanan. Sebaliknya, penyelenggaraan dan penyelarasan rekod dana wang runcit secara rutin memerlukan banyak usaha daripada pegawai yang dilantik. Berikut ialah kelebihan dan kekurangan panjar wang runcit. 4.1) Kelebihan Panjar Wang Runcit Kebaikan atau kelebihan menggunakan panjar wang runcit termasuklah: a) Tidak berlaku pengeluaran duit dari bank setiap hari. b) Tiada perancangan yang diperlukan. c) Memudahkan pembelian dan memudahkan urusan. 4.2) Kekurangan Panjar Wang Runcit Kekurangan menggunakan panjar wang runcit termasuklah: a) Risiko keselamatan: Sukar untuk dikesan kedudukan wang dan terdedah kepada penipuan, kecurian dan penyalahgunaan. b) Memerlukan pemantauan manual dan penyimpanan rekod. c) Lapuk.
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 12/13 SOALAN: 1. Apakah yang dimaksudkan dengan panjar wang runcit? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 2. Senaraikan lima (5) kaedah yang digunakan untuk menguruskan panjar wang runcit. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Nyatakan empat (4) proses kerja bayaran tuntutan tunai wang runcit. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 4. Apakah kelebihan dan kekurangan panjar wang runcit? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(1/4) Muka Surat: 13/13 RUJUKAN: 1. Bragg, S. M. (2014). Bookkeeping Guidebook. Accounting Tools. ISBN 9781938910418. 2. Cole, K. (2018). Business Administration. Cengage Learning Australia Pty Ltd. ISBN 9780170387033. 3. Fletschinger, H. (2017). The Complete Handbook: For New Administrative Assistants. Createspace Independent Publishing Platform. ISBN 9781545117477. 4. National Learning Corporation. (2018). Receptionist. National Learning Corporation. ISBN 9781731816368. 5. Stroman, J., Wilson, K., Wauson, J., & American Management Association. (2014). Administrative Assistant’s And Secretary’s Handbook. Amacom. ISBN 9780814433522.
KOD DAN NAMA PROGRAM N821-001-3:2020 OFFICE ADMINISTRATION TAHAP 3 KOD DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI N821-001-3:2020-C02 OFFICE FINANCE HANDLING NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI KERJA 1. PREPARE PETTY CASH 2. HANDLE BILLS COLLECTION 3. HANDLE PAYMENT VOUCHERS 4. PREPARE OFFICE FINANCE REPORT SUMMARY NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(2/4) Muka Surat: 1/10 TAJUK: PENGENDALIAN KUTIPAN BIL TUJUAN: Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih tentang jenis-jenis bil dan kaedah memproses bil. JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN (JPK) TINGKAT 7-8, BLOK D4, KOMPLEKS D, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN, 62530 PUTRAJAYA KERTAS PENERANGAN
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(2/4) Muka Surat: 2/10 PENERANGAN: Setiap bulan perniagaan akan menerima bil untuk dibayar. Proses kutipan bil hendaklah dilaksanakan dengan sistematik untuk melancarkan proses pembayaran dan perekodan bil tersebut. 1) JENIS-JENIS BIL Bil ialah dokumen perdagangan kewangan yang melibatkan amaun urus niaga yang berkaitan dengan pembayaran dan penerimaan secara tunai, cek atau transaksi dalam talian. Sesebuah organisasi akan menerima dan mengeluarkan pelbagai bil dalam operasi yang dijalankan. Berikut ialah jenis-jenis bil yang lazim diterima atau dikeluarkan. 1.1) Invois Invois ialah dokumen yang menyatakan jenis barangan, bilangan, dan harga yang ditetapkan bagi barangan atau perkhidmatan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Invois menghendaki pembeli itu membayar penjual mengikut terma-terma pembayaran. Pembeli diberi had masa beberapa hari untuk melunaskan pembayaran itu, dan ada kalanya ditawarkan potongan harga sekiranya membayar sebelum tarikh akhir. 1.2) Resit (Receipt) Resit ialah pengakuan bahawa bilangan barangan tertentu atau jumlah wang tertentu telah diterima. Resit merekodkan pembelian barangan atau perkhidmatan yang diterima dalam pertukaran. Tujuan resit dikeluarkan ialah: a) Dikeluarkan oleh penjual apabila menerima bayaran daripada pembeli. b) Bukti penerimaan dan pembayaran yang telah dibuat. c) Contoh: Resit tol, parkir, petrol dan sebagainya. Resit rasmi seperti contoh pada Rajah 1 ialah dokumen sumber yang dikeluarkan sebagai bukti akuan penerimaan tunai atau cek. Ia disediakan oleh penjual dan resit asal akan diberikan kepada pembeli, manakala resit rasmi salinan pendua disimpan oleh penjual.
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(2/4) Muka Surat: 3/10 Rajah 1: Resit Rasmi (Official Receipt) a) Kategori Resit Berdasarkan Jenis Perbelanjaan Jadual 1 menyenaraikan kategori resit berdasarkan jenis perbelanjaan. Jadual 1: Kategori Resit Berdasarkan Jenis Perbelanjaan Bil. Contoh Resit/Perbelanjaan Butiran/Particular/Perkara (Rujuk Nama Syarikat Atau Perniagaan) Akaun (Kumpulan Perbelanjaan) 1. AAA Penyelenggaraan Pejabat Nama Penerima Nombor rujukan dan tarikh Nama Pembayar Amaun dalam perkataan Tujuan bayaran Jumlah bayaran Pengesahan penerimaan Syarikat ABC SDN BHD AAA
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(2/4) Muka Surat: 4/10 Bil. Contoh Resit/Perbelanjaan Butiran/Particular/Perkara (Rujuk Nama Syarikat Atau Perniagaan) Akaun (Kumpulan Perbelanjaan) 2. Klinik ABC Perubatan 3. Dewan Bandaraya Kuala Lumpur Saman 4. Limo & Taxi Service Perjalanan 5. Maluri Car Park Tol & Parkir 6. Senai Desaru Tol & Parkir KLIN IK
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(2/4) Muka Surat: 5/10 Bil. Contoh Resit/Perbelanjaan Butiran/Particular/Perkara (Rujuk Nama Syarikat Atau Perniagaan) Akaun (Kumpulan Perbelanjaan) 7. Kedai Buku GGG Alat Tulis 8. Stesen Petrol ZZZ Petrol 1.3) Baucar Pembayaran (Payment Voucher) Baucar Bayaran (Payment Voucher/PV) ialah dokumen arahan pembayaran bagi setiap transaksi duit keluar yang berlaku dalam perniagaan atau syarikat. Jadi, sebelum pembayaran dibuat digalakkan penyediaan Baucar Bayaran. Rajah 2 menunjukkan contoh baucar pembayaran. Rajah 2: Baucar Pembayaran (Payment Voucher)
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(2/4) Muka Surat: 6/10 1.4) Fungsi Baucar Pembayaran (Payment Voucher) Dokumen dalaman yang disediakan oleh peniaga untuk merekodkan segala jenis pembayaran. Ia juga sebagai bukti pembayaran telah dibuat. Baucar pembayaran merupakan dokumen pengesahan perbelanjaan yang telah dibuat secara tunai atau cek. Peniaga akan menyimpan dokumen salinan dan dokumen asal akan diberikan kepada penerima pembayaran. 1.5) Baucar Tunai Runcit (Payment Cash Voucher) Baucar Bayaran Tunai (Petty Cash Voucher) konsepnya sama seperti baucar bayaran biasa. Bezanya Baucar Bayaran Tunai biasanya digunakan untuk bayaran-bayaran kecil seperti bayaran postage, office expenses, pembelian alat tulis pejabat ataupun staff claim. Rajah 3 menunjukkan contoh baucar bayaran tunai. Tuntutan wang panjar hendaklah dibuat menggunakan baucar wang panjar/ baucar tunai runcit. Pihak yang menuntut hendaklah mengisi baucar wang panjar, mengemukakan dokumen sokongan (jika ada) dan menandatanganinya. Bayaran akan dibuat apabila tuntutan ini diluluskan. Baucar tunai ialah sejenis baucar yang disediakan untuk tujuan mendokumentasikan bayaran wang runcit. Apabila seseorang itu mahu mengeluarkan wang tunai daripada dana wang runcit, beliau perlu mengisi baucar tunai terlebih dahulu untuk menyatakan sebab pengeluaran perlu dibuat sebelum menerima wang tunai daripada penjaga wang runcit. Rajah 3 menunukkan contoh baucar tunai. Rajah 3: Baucar Tunai Runcit (Payment Cash Voucher)
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(2/4) Muka Surat: 7/10 1.6) Bil tunai/Slip Daftar Tunai (Cash Bill) Slip daftar tunai merupakan dokumen perniagaan yang merekodkan belian atau jualan barang niaga secara tunai. Slip ini disediakan oleh penjual melalui mesin daftar tunai. Rajah 5 menunjukkan contoh bil tunai. Slip daftar tunai dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli bagi pembayaran untuk belian barang niaga dengan wang tunai atau cek. Bukti bagi aset yang dibeli secara tunai atau perkhidmatan yang dibuat secara tunai. Bil Tunai ialah dokumen sumber yang dikeluarkan oleh penjual yang belum lagi didaftarkan di bawah Akta Cukai Barang dan Perkhidmatan Akta Cukai Barang dan Perkhidmatan untuk jualan atau belian barang niaga secara tunai. Dokumen ini disertakan dengan dua salinan. Bil Tunai asal diberikan kepada pembeli, manakala bil tunai salinan pendua disimpan oleh penjual. Rajah 5: Bil Tunai (Cash Bill) 1.7) Bil Utiliti Bil utiliti ialah perbelanjaan yang ditanggung oleh syarikat dalam jangka masa untuk memanfaatkan perkhidmatan yang diberikan di tempat operasi syarikat seperti kemudahan telefon, elektrik, gas, air, pembetung dan lain- lain. Salinan Samue l Nama penjual Nama pembeli Butiran barang jualan Asal disimpan oleh penjual Salinan diberi kepada pembeli Tajuk dokumen Tarikh dan nombor rujukan dokumen Jumlah bayaran Pengesahan dokumen
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(2/4) Muka Surat: 8/10 Rajah 6: Contoh Bil Utiliti 2) KAEDAH MEMPROSES BIL Kebanyakan resit perbelanjaan di sesebuah syarikat ialah resit yang penting sebagai bukti pembelian kecil atau pembayaran sesuatu urus niaga. Juruwang perlu mengesahkan pembayaran pembelian tersebut pada salinan bil syarikat. Dengan cara ini dapat memudahkan lagi juruwang mengemas kini dan membuat pengiraan jumlah pengeluaran wang syarikat pada setiap bulanan. Rajah 7 menunjukkan aliran memproses bil. Rajah 7: Proses Bil
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(2/4) Muka Surat: 9/10 Tatacara kerja memproses bil (Rajah 7) adalah seperti yang berikut: a) Membuat kutipan bil Juruwang runcit atau bahagian kewangan perlu membuat kutipan bil setiap perbelanjaan dan pembayaran yang dibuat dengan segera supaya mengelakkan kehilangan atau masalah pemalsuan resit. Selain perkara berikut, proses kutipan bil adalah penting bagi penyimpanan rekod pembelian sesebuah organisasi. b) Mengenal pasti jenis bil Dalam proses ini, juruwang perlu mengenal pasti jenis bil dan mengasingkan bil-bil tersebut mengikut kategori bagi memudahkan proses perekodan. c) Membuat penyusunan bil Juruwang juga perlu membuat penyusunan bil mengikut tarikh dan bulan bagi memudahkan rujukan dibuat. d) Membuat perekodan bil Proses yang terakhir adalah membuat perekodan bil dalam buku rekod bil. Tujuan merekod adalah untuk mengenal pasti bayaran yang belum dibayar dan mengawal pergerakan duit keluar dari semasa ke semasa. Ia juga memudahkan pihak yang mengurus membuat rujukan rekod tersebut. Pemeriksaan daftar bil secara berkala hendaklah dilakukan sebulan sekali. 2.1) Format Daftar Bil Butiran yang perlu ada pada daftar bil termasuk: a) Tarikh bil diterima. b) Tarikh bil diperakui. c) Tarikh bil diterima oleh bahagian kewangan. d) Nama pembekal. e) Nombor dan tarikh bil. f) Amaun. g) Nombor pesanan tempatan.
NO. KOD N821-001-3:2020-C02/KP(2/4) Muka Surat: 10/10 SOALAN 1. Berikan dua (2) jenis bil. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 2. Nyatakan kaedah memproses bil. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ RUJUKAN: 1. Bragg, S. M. (2014). Bookkeeping Guidebook. Accounting Tools. ISBN 9781938910418. 2. Cole, K. (2018). Business Administration. Cengage Learning Australia Pty Ltd. ISBN 9780170387033. 3. Fletschinger, H. (2017). The Complete Handbook: For New Administrative Assistants. Createspace Independent Publishing Platform. ISBN 9781545117477. 4. National Learning Corporation. (2018). Receptionist. National Learning Corporation. ISBN 9781731816368. 5. Stroman, J., Wilson, K., Wauson, J., & American Management Association. (2014). Administrative Assistant’s And Secretary’s Handbook. Amacom. ISBN 9780814433522.