GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI VERSI 2
KANDUNGAN Dasar EKSA Visi dan Misi EKSA Objektif EKSA Slogan dan Logo EKSA Carta Organisasi EKSA Bab 1 : Tujuan EKSA Bab 2: Pengenalan EKSA Bab 3: Faedah Pelaksanaan EKSA Bab 4: Pelaksanaan EKSA Bab 5: Audit Dalam EKSA Bab 6: Standard Penyeragaman EKSA 01 01 01 02 04 08 08 09 10 12 13 Penutup 27 Lampiran I- Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa EKSA 28 Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri i
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri VISI Penyampaian perkhidmatan yang cemerlang melalui persekitaran kerja yang kondusif. MISI Mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan ceria untuk keselesaan warga dan pelanggan Meningkatkan disiplin kerja yang cemerlang dan berterusan dalam kalangan warga PPDM DASAR EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI Pejabat Pendidikan Daerah Miri bertekad membudayakan pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) untuk mewujudkan persekitaran kerja berkualiti yang mengutamakan pencapaian dalam membentuk organisasi yang unggul dan berwibawa. 01 VISI & MISI EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI OBJEKTIF EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI Meningkatkan imej korporat Meningkatkan motivasi dan disiplin Menjiwai amanah dan akauntabiliti Membudayakan semangat sepasukan Mewujudkan persekitaran yang kondusif Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi Mengamalkan penambahbaikan berterusan Menggalakkan aktiviti pembudayaan Amalan Hijau
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri EKSA PENCETUS KECEMERLANGAN PPD 02 SLOGAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI LOGO EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 03 HURAIAN MAKSUD LOGO EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI Pencetus kecemerlangan EKSA PPD. Sebagai sasaran (KPI) punca ianya diletak di atas WARNA HIJAU – kehijauan tumbuhan disekitar pejabat WARNA BIRU – keceriaan persekitaran pejabat dengan tersusun rapi WARNA COKLAT– Kesungguhan warga pejabat dengan tanggungjawab kerja disamping mengekalkan kekemasan persekitaran WARNA MERAH – Penegasan pengamalan EKSA sentiasa Lengkukan menuju ke arah kecemerlangan EKSA
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 04 CARTA ORGANISASI INDUK PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA LATIHAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 04 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PRMOSI PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA AUDIT PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI
Garis Panduan EKSA Pejabat Pendidikan Daerah Miri 05 CARTA ORGANISASI ZON EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 06
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 07
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 08 BAB 1 TUJUAN Garis panduan ini dihasilkan sebagai sumber rujukan kepada seluruh warga Pejabat Pendidikan Daerah Miri, Sarawak dalam mewujudkan persekitaran kerja kondusif yang berimej korporat, kreatif dan berinovasi melalui pelaksanaan amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Dengan adanya garis panduan ini, maka dapat memberi penerangan yang jelas tentang konsep pelaksanaan EKSA yang perlu dipatuhi oleh warga Pejabat Pendidikan daerah Miri. Di samping itu, panduan ini akan memperjelaskan tindakan yang perlu diambil pada setiap peringkat pelaksanaan, kaedah pengauditan yang digunapakai, kelayakan serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk mendapatkan pensijilan. BAB 2 PENGENALAN EKSA Pelbagai usaha telah dilakukan untuk mempertingkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kerajaan seiring dengan usaha-usaha ke arah transformasi perkhidmatan awam, pemantapan pengurusan persekitaran tempat kerja ke arah meningkatkan imej dan profesionalisme organisasi perlu dilaksanakan. EKSA yang telah diperkenalkan mulai Januari 2014 adalah penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam merupakan salah satu inisiatif ke arah peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan kerajaan. Langkah penjenamaan semula ini sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa yang sentiasa menekankan peningkatan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA adalah berteraskan Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal) dan ditambah baik dengan penambahan beberapa elemen baharu iaitu: Imej Korporat Kreativiti dan Inovasi Amalan Hijau Persekitaran Kondusif; dan Kepelbagaian Agensi
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 09 BAB 3 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA Antara faedah pelaksanaan EKSA adalah seperti berikut: a) Peningkatan Produktiviti b) Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan c) Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kepada Pelanggan d) Suasana Tempat Kerja e) Penjimatan Kos Pelaksanaan EKSA menitikberatkan kaedah penyusunan barangan mengikut kriteria tertentu. Bagi barangan yang mempunyai tarikh luput, ia disusun mengikut kaedah “Masuk Dahulu, Keluar Dahulu”(First In, First Out-FIFO). Kaedah ini akan memudahkan pekerja mengenal pasti dan menggunakan barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi mengelakkan pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh. Pelaksanaan EKSA akan dapat mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat. EKSA mengharuskan organisasi menyusun dokumen dan peralatan dengan kemas dan tersusun. Selain itu, ruang tempat kerja dapat digunakan secara optimum dan memperlihatkan imej korporat. Ini dapat meningkatkan imej organisasi di mata pelanggan. Pelaksanaan EKSA memastikan urusan di tempat kerja dapat dilaksanakan dengan lebih terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan akan merasa puas hati apabila diberi layanan yang mesra dan cepat bagi menyelesaikan urusan dengan lancar. Perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan luar khasnya melalui kaunter juga akan dapat disampaikan dengan lebih cekap dan berkesan. Dalam pelaksanaan EKSA, semua peralatan/mesin perlu diselenggara dengan baik, diletakkan di tempat yang ditetapkan dan sentiasa memastikan ia bersih daripada habuk dan kekotoran. Justeru itu, kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan. Peralatan/mesin yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap keselamatan pekerja. Pelaksanaan EKSA membantu meningkatkan produktiviti di mana dokumen/bahan dapat dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila masa untuk mengesan dokumen/bahan dapat dikurangkan, bilangan dokumen/bahan yang diproses dapat dipertingkatkan. Hasilnya lebih banyak tugasan dan urusan dapat dilakukan dalam masa yang sama.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 10 f) Peningkatan Kreativiti dan Inovasi g) Peningkatan Tahap Keselamatan h) Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kepada Pelanggan BAB 4 PELAKSANAAN EKSA Pelaksanaan EKSA di PPDM melibatkan perancangan yang rapi, pemantauan, penambahbaikan dan amalan berterusan. Kejayaan amalan ini adalah bergantung kepada pelibatan pihak pengurusan atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga organisasi. Pelaksanaan EKSA perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut: 1. Peringkat Pertama Peringkat ini memerlukan PPDM melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut: Pelaksanaan EKSA akan mewujudkan semangat kerjasama berpasukan dalam kalangan pekerja. Pelaksanaan ini hanya akan berjaya dengan pelibatan semua warga organisasi dalam melaksanakan setiap aktiviti secara berterusan. Ia akan mewujudkan satu budaya kerja berpasukan yang mantap dalam organisasi. Pelaksanaan EKSA akan meningkatkan tahap keselamatan persekitaran pejabat dan keselamatan dokumen/bahan. Penyusunan dokumen/bahan dengan teratur dan berlabel dapat mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja. Aktiviti menyusun barangan/bahan yang digunakan di pejabat akan menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja. Cara penyusunan yang kemas, teratur dan mudah diambil dengan cepat apabila diperlukan akan menggalakkan pekerja berfikir secara kreatif bagi menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara inovatif. a. Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA. b. Menyediakan carta perbatuan pelaksanaan EKSA. c. Menyenaraikan peranan dan fungsi jawatankuasa. (Rujuk Lampiran) d. Mendapatkan sepenuhnya komitmen daripada pihak pengurusan atasan terhadap pelaksanaan EKSA.
Garis Panduan EKSA Pejabat Pendidikan Daerah Miri 11 2. Peringkat Kedua Peringkat ini memerlukan PPDM melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut: a. Mempromosikan amalan EKSA melalui poster, gegantung dan sebagainya. b. Menghebahkan carta pelaksanaan amalan EKSA, pelan kawasan dan senarai tugas serta tanggungjawab. c. Menerangkan objektif amalan EKSA kepada pegawai dan kakitangan. d. Mewujudkan kumpulan EKSA mengikut zon masing-masing. 3. Peringkat Ketiga Peringkat ini memerlukan PPDM melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut: a. Menyediakan latihan. b. Melaksanakan gotong-royong. c. Mengenal pasti barang/dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan lagi. d. Menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan. e. Memastikan barang/dokumen yang telah disisih, sapu kemudiannya disusun dengan kemas dan teratur. f. Melabelkan barang/dokumen mengikut nombor atau warna yang bersesuaian. g. Menetapkan susunan barang/ dokumen yang bersesuaian mengikut kaedah yang menampakkan kekemasan dan keseragaman. h. Menubuhkan pasukan audit dalam. i. Menyediakan pelan tindakan audit dalaman. j. Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan. 4. Peringkat Keempat Peringkat ini memerlukan PPDM melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:- a. Membuat pelancaran dan perasmian EKSA sebagai tanda mula dan menyampaikan sokongan dan komitmen pengurusan. b. Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala kepada zon terbaik, tempat kerja terbaik dan sebagainya. c. Mendapatkan pensijilan daripada Malaysian Administrative Modernisation and Management Planning Unit (MAMPU)
Garis Panduan EKSA Pejabat Pendidikan Daerah Miri 12 BAB 5 AUDIT DALAM EKSA Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan secara kendiri oleh semua zon. Audit dalam ini perlu dijadualkan secara berkala bagi memastikan setiap zon membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya. Audit dalam hendaklah dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh jabatan. Langkah yang terlibat adalah seperti berikut: Langkah 1: Membentuk pasukan audit Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA. Jawatankuasa Pelaksana juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA dan menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA. Langkah 2: Latihan Audit EKSA Pasukan Audit Dalam hendaklah diberi latihan untuk memastikan pengauditan EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan. Langkah 3: Mengaudit Prestasi EKSA Pasukan Audit Dalam EKSA akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana. Langkah 4: Mengumumkan Penemuan Audit Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA. Penemuan hendaklah dimaklumkan kepada ketua dan semua warga Jabatan.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 1. Keperluan Sudut EKSA a. Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut: Nama Zon Dasar,Objektif, Visi & Misi EKSA Carta Perbatuan (Catatan: peringkat zon sahaja) Pelan lantai (Catatan: peringkat zon sahaja) Carta Organisasi Induk (Catatan: peringkat Jawatankuasa Pelaksana sahaja) Carta Organisasi Zon (Catatan: peringkat zon sahaja) Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon tersebut serta lengkap bertarikh). Logo EKSA PPDM Slogan EKSA PPDM Informasi berkaitan EKSA (Catatan: untuk tujuan promosi. Informasi yang dipamer melibatkan makluman/gambar bagi aktiviti seperti gotong-royong, anugerah /penghargaan dan slot Buletin EKSA). i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. b. Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding/papan kenyataan) atau secara maya. Tarikh kemas kini sudut EKSA perlu dipamerkan. Bagi sub-zon yang berminat mengadakan sudut khas bagi mempamerkan aktiviti EKSA termasuk gambar sebelum & selepas, gotong-royong, anugerah, maka sudut tersebut perlu dinamakan sebagai Sudut Informasi EKSA. i. ii. KOMPONEN A KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 13 BAB 6 STANDARD PENYERAGAMAN EKSA PPDM 13
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri a. Peralatan Pejabat Alat tulis disusun dengan kemas dan teratur di atas meja/dulang (tray)/dalam laci. Semua peralatan dalam keadaanbaik dan boleh digunakan. Tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruangtertentu/ laci. Tatacara penggunaan mesin fotostat gunasama dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami. Arahan/Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan dipamerkan di tempat bersesuaian. Peralatan guna sama dan mudah alih disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan bahan tape untuk tujuan penanda parkir peralatan). Pelabelan dan lot alatan seragam mengikut kesesuaian zon i. ii. iii. iv. v. vi. vii. 14 KOMPONEN B RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT b. Susun Atur Peralatan Pejabat Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa, ceria dan berimej korporat. Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. i. ii.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 15 c. Hiasan Dalaman Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk diselenggarakan serta kedudukannya menyenangkan pergerakan, tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja. Semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan. Maklumat korporat dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: Carta organisasi dan Piagam Pelanggan dan sebagainya). i. ii. iii. d. Pelabelan dan Papan Tanda / Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada suis lampu yang berkenaan. Papan tanda/tanda arah diletakkan pada kedudukan strategik dan mudah dilihat. Tanda nama pegawai / kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam dan Status pergerakan pegawai/kakitangan sentiasa dikemaskini. Senarai aset alih kerajaan (Kew-PA7) dipaparkan dan dikemaskini. i. ii. iii. iv. KOMPONEN B RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 16 e. Lantai Pastikan lantai selamat dan tidak licin, tiada kekotoran atau sampah-sarap serta tidak berlubang/pecah atau rosak. Inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada. i. ii. KOMPONEN B RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT f. Dinding/Partition Bilik Pegawai/Kakitangan dan siling Dinding sentiasa bersih dan dalam keadaan baik. Siling bersihdaripada kekotoran dan dalam keadaan baik. i. ii. g. Lampu dan soket Pelan lampu/suis dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami. Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik. Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan segera perlu diambil. i. ii. iii. iv. h. Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur. i. ii.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 17 I. Laci (Meja/Almari) Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan dengan kemas. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: i. ii. Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai. Laci tengah dilabelkan PELBAGAI dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, buku catatan dan lain-lain. Laci bawah dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. Sekiranya dibekalkan dengan meja jenis 2 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: iii. Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaanya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti masingmasing. Laci kedua dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. iv. Perkara di atas tidak terpakai untuk keadaan seperti berikut: Bilangan laci meja kurang daripada dua atau lebih daripada tiga, maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis (dilabel sebagai ALAT TULIS), buku catatan , dokumen rasmi dan lain-lain (dilabel sebagai PELBAGAI). Meja gunasama di bilik tertentu seperti bilik pemandu, atas faktor keselamatan dibenarkan untuk menggunakan laci bagi menyimpan barang peribadi dan semua laci yang ada sama ada pada meja tersebut perlu dilabelkan sebagai PERIBADI. v. Almari mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih. KOMPONEN B RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 18 J. Kerusi Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan. Kot/selendang boleh disangkut dengan kemas di kerusi (jika almari tidak disediakan). Pastikan kerusi berada dalam keadaan baik dan selamat digunakan. i. ii K. Komputer dan Pencetak Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah bersih, kemas dan berfungsi. Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciriciri keselamatan. Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down). i. ii. iii. KOMPONEN B RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT L. Ruang Kerja Terperingkat Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik kebal peperiksaan, bilik fail dan Kawasan Kerja Larangan. Kawasan bilik ini perlu sentiasa bersih, tidak berdebu, tersusun, kemas dan selamat. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan mematuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan). i. ii. iii.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 19 KOMPONEN B RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT M. Stor/Tempat Penyimpanan. (*Hanya terpakai di Zon Baronia) Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2009: Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan teratur untuk memudahkan barangan tersebut diambil/dicapai/dicari. Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen barangan (mengikut Tatacara Pengurusan Stor). Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari stor perlu ada, dipatuhi dan dipaparkan kepada warga kerja. Tidak terdapat sampah/sisa/bahan yang tidak diperlukan, berada di dalam stor. Bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan. Barang-barang disusun dengan teratur dan tidak menghalang kerjakerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor. Stor sentiasa dalam keadaan bersih dan tersusun kemas. i. ii iii iv. v. vi. vii.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 20 a. Bilik Mesyuarat Pastikan Bilik Mesyuarat berada dalam keadaan berikut: Memastikan semua Peralatan/kemudahan berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat. Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board) Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan memerlukan penyelenggaraan secara berkala (contoh: gambar, maklumat pencapaian Jabatan, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Jabatan dan lain-lain) Pelan lantai hendaklah dipamerkan dengan jelas. Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang bersesuaian. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik gerakan (nama pegawai dan nombor telefon untuk dihubungi). i. ii iii. iv. v. vi. vii. Tempat umum juga perlu diberi tumpuan dari aspek penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan oleh semua kakitangan termasuk pelanggan PPDM. Tempat umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan adalah seperti berikut:umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan adalah seperti berikut: KOMPONEN C TEMPAT UMUM
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 21 b. Bilik Solat / Surau Semua peralatan/kemudahan perlu berada dalam keadaan sempurna dan dapat digunakan dengan baik. Telekung, kain pelekat dan sejadah haruslah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas. Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan. Menyediakan Tanda arah kiblat, Jadual waktu solat, Tempat letak/rak kasut, Cermin muka dan Jam Dinding. Memastikan surau/bilik solat sentiasabersih, teratur, kemas dan selesa. Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan) Melantik Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi menguruskan kebersihan Bilik Solat / Surau (nama pegawai dan nombor telefon untuk dihubungi). i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat: KOMPONEN C TEMPAT UMUM c. Pantri Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan. Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus. Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam keadaan yang baik (jika ada) Item-item yang disimpan dalam peti sejuk berada dalam keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk (jika ada) Memastikan pantri tidak berbau (bau yang menyenangkan) MelantikPegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon untuk dihubungi). i. ii. iii. iv. v. vi. Kawasan pantri perlulah berada dalam keadaan berikut: Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada bau yang tidak menyenangkan.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 22 KOMPONEN C TEMPAT UMUM d. Tandas Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering. Menyediakan peralatan Bekas Sampah, Pewangi, Cecair pencuci, Kertas Tisu dan Cermin muka. Memastikan bau tandas menyenangkan. Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik. Memastikan pengudaraan tandas baik. Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas,etika dan peraturan penggunaan tandas MelantikPegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor telefon untuk dihubungi). i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Kawasan tandas hendaklah sentiasa berada dalam keadaan yang berikut: *Tandas di Zon Baronia tidak termasuk di dalam skop pengauditan kerana berkongsi bangunan. e. Kaunter Khidmat Pelanggan / Ruang Menunggu Kaunter Khidmat Pelanggan perlu menyediakan perkara berikut : • Sistem/borang maklum balas pelanggan • Direktori pegawai • Borang-borang/brosur berkaitan • Bahan bacaan untuk pelanggan Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan ceria. Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu. (*tidak terpakai di Zon Timur Tukau). Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik. Ruang menunggu perlulah sentiasa bersih, kemas dan ceria (*tidak terpakai di Zon Timur Tukau). i. ii. iii. iv. v. Kaunter khidmat pelanggan perlulah sentiasa berada dalam keadaan berikut:
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 20 KOMPONEN C TEMPAT UMUM f. Ruang Hadapan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih,kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat. Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensiyang terkini seperti Visi ， Misi ， Maklumat Pengurusan Atasan ， Moto; dan Piagam Pelanggan。 Menyediakan Buku kedatangan pelawat, Sudut informasi untuk pelanggan, Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat Kawasan ruang hadapan hendaklah sentiasa berada dalam keadaan berikut: i. ii. iii. g. Laluan Utama/ Laluan Awam Kawasan laluan utama/laluan awam hendaklah sentiasa berada dalam keadaan berikut: susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur. Tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan. i. ii. 23
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 24 Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi i.Arahan keselamatan, ii.Latihan Kebakaran (fire-drill), iii.Tanda amaran, Pelan Laluan Kecemasan dan tempat berkumpul. Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera. Memastikan Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan kemas, teratur dan tidak berserabut. (Pendawaian tambahan boleh dibuat setelah mendapatkan kebenaran. ) Memastikan plag dilabelkan mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang digunakan. Memastikan alat pemadam api menepati kriteria i.Penyelengaraan secara berkala, ii.Mempunyai tatacara penggunaan, iii. Berkeadaan bersih, Diletakkan di tempatyang sesuai dan mudah dicapai. Alat pemadam api mesti memenuhi kriteria mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak bomba, Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan alat pemadam api, Digantung pada bracket yang dipasang di dinding. Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas. Tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh: tanda KELUAR dan AWAS). 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Langkah–langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat: KOMPONEN D KESELAMATAN PERSEKITARAN
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 25 KOMPONEN E1 (Terpakai di Kawasan Yang Mempunyai Bangunan dan Kawasan Sendiri) Zon West Lutong, Timur Tukar dan Bokor) Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU disediakan. Tanda/garisan yang jelas di antara lot-lot tempat letak kenderaan. Semua kenderaan warga PPDM yang diletak di tempat parkir jabatan hendaklah dalam keadaan ‘reverse parking’. (terpakai di Zon Timur Tukau dan Bokor sahaja). Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih Lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik. Jalan tidakberlubang dan dalam keadaan baik. Tanaman/pokokdijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di sekitar kawasan. Kawasan berumput bersihdan rumput tidak dibiarkan panjang. (terpakai di Zon Timur Tukau dan Bokor sahaja). Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi . Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih. Kawasan Persekitaran: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Secara umumnya, warga Pejabat Pendidikan Daerah Miri haruslah menjadikan Amalan EKSA sebagai usaha untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat bagi meningkatkan produktiviti seharian. Amalan EKSA hendaklah diterapkan agar menjadi sebahagian daripada budaya kerja cemerlang dan terus menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian dan peningkatan imej Pejabat Pendidikan Daerah Miri. Penutup
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 26 LAMPIRAN PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRI Jawatankuasa Induk EKSA Menentukan hala tuju pelaksanaan EKSA. Meluluskan pelan pelaksanaan dan belanjawan. Meluluskan panduan pelaksanaan EKSA. Mengenalpasti ahli jawatankuasa dan fasilitator EKSA. Menetapkan sistem pengiktirafan. Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan. Memastikan audit dilaksanakan secara berkala. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA. Memastikan pencapaian objektif EKSA. Jawatankuasa Pelaksana EKSA Menyedia pelan pelaksanaan EKSA. Menyelaras pelaksanaan EKSA. Menyediakan belanjawan. Memastikan perjalanan EKSA seperti dirancang. Mendapat sokongan dan pengiktirafan daripada pihak atasan. Membantu membekalkan keperluan pelaksanaan EKSA. Menyediakan laporan pelaksanaan EKSA secara berkala.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 27 LAMPIRAN PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRII Pengerusi Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA. Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan. Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan. Melantik urus setia/ penyelaras, ketua jawatankuasa kecil (Audit, Promosi,Latihan), fasilitator dan ketua zon. Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik. Penyelaras / Penolong Penyelaras Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana. Menyelaras program EKSA. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi. Setiausaha / Penolong Setiausaha Mengeluarkan surat/ memo panggilan mesyuarat, mencatat minit mesyuarat dan mendapatkan maklum balas daripada ahli mesyuarat. Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan pelaksanaan EKSA.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 28 LAMPIRAN PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRII Jawatankuasa Promosi EKSA Jawatankuasa Latihan EKSA Jawatankuasa Audit EKSA Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA. Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran dan penyertaan warga jabatan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam kalangan warga jabatan kepada Jawatankuasa Induk. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk pemahaman dan budaya EKSA kepada semua warga jabatan. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA. Menyelaras dan memastikan setiap warga jabatan diberi peluang untuk menghadiri latihan. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti kepada Jawatankuasa Induk. Menyediakan kriteria audit dalam EKSA yang bersesuaian. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA. Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti kepada Jawatankuasa Induk.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 29 LAMPIRAN PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH MIRII Fasilitator Ketua Zon Ahli-ahli Zon Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli zon. Memastikan setiap zon mematuhi garis panduan yang disediakan melalui laporan ketua zon. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini EKSA kepada ketua zon. Menyelaras dan memantau aktiviti EKSA di setiap zon. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli zon. Menggalakkan penglibatan semua ahli zon dalam pelaksanaan EKSA. Merancang aktiviti EKSA di zon masing-masing. Menyediakan laporan mengenai status pelaksanaan EKSA zon kepada fasilitator. Membantu memberikan panduan dan menyampaikan maklumat terkini EKSA kepada ahli-ahli zon. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif. Bekerjasama dalam kumpulan. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA di jabatan.
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 29 LAMPIRAN PETA LOKASI SETIAP ZON ZON WEST LUTONG
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 29 LAMPIRAN PETA LOKASI SETIAP ZON ZON BARONIA ARAS BAWAH ZON BARONIA ARAS 1
Garis Panduan EKSA Pejabat PendidikanDaerah Miri 29 LAMPIRAN PETA LOKASI SETIAP ZON ZON BARONIA ARAS 2 ZON BARONIA ARAS 3