Tutorial Penggunaan Kalender Elektronik dan Pengingat Kegiatan

KPaleeTnndugetoGorpreiEroaoalgslelikeatrnonik

4 PENDAHULUAN TABLE OF
Pengertian, fitur, perangkat
CONTENTS
5 PERSIAPAN

Akses kalender elektronik (web, ponsel)

12 PENGINPUTAN EVENT
Judul, Waktu, Lokasi, Lampiran, dll

17 SHARING KALENDER

Berbagi kalender dengan orang tertentu

18 PENGINPUTAN TASK
Fitur daftar tugas kalender elektronik

22 TAMPILAN KALENDER
Tampilan web, tampilan ponsel

25 NOTIFIKASI

web, pop-up notification, widget

bagaimana cara Apa itu
menggunakannya? Google
Kalender?





apa saja
fiturnya?

Pendahuluan

Tool manajemen waktu dan
penjadwalan yang dikeluarkan oleh
Google sebagai bagian dari G Suite

Dapat diakses
melalui

asalkan terhubung dengan internet

Dapat mengakses, mengubah, dan menyimpan
di perangkat manapun

Banyak fitur yang ditawarkan,
google task,pencarian, pengingat, informasi jadwal baik secara

harian, mingguan, bulanan, dapat juga berbagi kalender

PERSIAPAN

Pastikan terhubung oleh
jaringan internet

Login menggunakan
akun gmail

Jika perangkat
menggunakan ponsel
pastikan setting zona
waktu sudah sesuai

Sinkronkan kalender
elektronik pada ponsel
agar selalu up-to-date

Login

Perangkat laptop atau komputer

Kalender elektronik google dapat diakses melalui
website https://calendar.google.com/

Isikan email dan password
[email protected]

tampilan kalender elektronik yang belum terisi

Login

Perangkat Ponsel

Unduh aplikasi google kalender melalui playstore
(Android) atau appstore (iOS) terlebih dahulu

Pastikan anda telah login menggunakan akun
[email protected] yang akan digunakan
kalender elektroniknya

Untuk memastikan bahwa kalender up-to-date,

Buka aplikasi kalender elektronik> Tap tanda

di pojok kanan atas> scroll kebagian terbawah, tap

pilihan Pilih kalender yang ingin

disinkronkan, gulir ke kanan pada pilihan sync

Menu Kalender Elektronik Google

Menu Pencarian :
Klik menu pencarian> ketikan keywords kegiatan
yang dicari

Tampilan kolom pencarian

Menu pilihan Kalender yang akan digunakan:
Klik pada checklist kalender mana saja yang akan
dipergunakan/ditampilkan

Tampilan menu pilihan Kalender

Menu Kalender Elektronik Google

Menu Pengaturan:
Klik menu pengaturan> Pilih apakah akan melihat kegiatan yang
sudah dihapus, mencetak kegiatan dalam sebulan, atau mengubah
pengaturan umum (Bahasa, Zona Waktu, Notifikasi, dll)

menu pengaturan pratinjau cetak
tampilan pengaturan

Tampilan Kalender Elektronik Google

Pengaturan Tampilan
Day : Tampilan kalender dengan format Harian

Week : Tampilan kalender dengan format Mingguan

Month : Tampilan kalender dengan format Bulanan
Year : Tampilan kalender dengan format Tahunan
4 Days : Tampilan kalender dengan format
mingguan tetapi rentang waktu 4 hari
Schedule : Tampilan daftar agenda kegiatan

Tampilan Kalender Elektronik Google

Pilihan tampilan kalender
Pilihan Kalender yang akan
digunakan/ditampilkan

Contoh tampilan schedule

penginputan kegiatan pada kalender

Cara 1: Pilih icon +create > akan muncul pop-up detail kegiatan isikan add tittle dengan
Judul Kegiatan sesuai dengan narasi surat > Pada pilihan Event/Task/Reminder pilih
Event> Pilih more options untuk memperbesar jendela
Cara 2: Klik di tanggal yang akan dibuat kegiatan maka akan muncul pop-up detail
kegiatan> isikan add tittle dengan Judul Kegiata sesuai dengan narasi surat>Pada
pilihan Event/Task/Reminder pilih Event> Pilih more options untuk memperbesar jendela

penginputan kegiatan pada kalender

1.Judul Kegiatan: Judul kegiatan isikan sesuai dengan narasi surat judul Kegiatan akan
ditampilkan pada kalender.

2.Waktu Kegiatan: Jadwal kegiatan dari tanggal mulai sampai selesai. dapat dicatat
hingga jam mulai dan jam selesai > Setting all day & repeat: Apakah akan dilakukan
seharian atau tidak, lalu pengaturan apakah akan diulang dalam kurun waktu tertentu
atau tidak, Setting repeat akan memudahkan dalam mengatur jadwal rutin misalnya
kegiatan rapat rutin diadakan setiap 1 minggu sekali pada pukul 10.00 maka bisa di
setting repeat every 1 week, repeat on Monday, dan berakhir misalnya nanti sampai
dengan tanggal yang dikehendaki, Jika sudah pilih Done

3. Pada Event Details dan Location jika Kegiatan dilakukan secara Luring dapat
langsung memilih apakah menggunakan Google meet atau Zoom, jika sudah isikan link
zoom atau link google meetnya pada kolom Location. Jika kaegiatan dilakukan secara
offline maka isikan Location dengan lokasi Kegiatan

Lokasi kegiatan yang terisi link zoom akan otomatis Lokasi kegiatan yang terisi titik lokasi akan
mengarahkan ke Zoom meeting jika di klik langsung terintegrasi dengan google maps

penginputan kegiatan pada kalender

4. Notifikasi digunakan untuk mengatur waktu notifikasi atau pengingat kegiatan atau
agenda kerja sesuai kebutuhan

Pilihan notifikasi baik melalui email Pengingat dapat
ataupun notifikasi atau keduanya ditambahkan berkali-kali
langsung pada desktop maupun pop- sesuai dengan keinginan
up notifikasi pada ponsel yang telah
di sinkronisasi.

5. Kategori digunakan untuk memilih tempat menyimpan jadwal kegiatan/agenda. Pilih
Kalender yang sesuai dengan kegiatan.

Disebelah kategori, akan ada pewarnaan untuk setiap kegiatan. Silahkan pilih warna
berdasarkan tingkat kepentingan dan jenis kegiatan sebagai pembeda

Untuk kegiatan atau acara yang bersifat Formal, Urgent
Untuk kegiatan atau acara yang bersifat Nonformal, Normal
Untuk kegiatan atau acara yang bersifat Eksternal Meeting, Normal
Untuk deadline surat berdasarkan disposisi dan nota dinas

penginputan kegiatan pada kalender

6. Klik tombol untuk melampirkan file atau dokumen pendukung yang diperlukan,

dapat berupa undangan, lokasi acara atau foto kegiatan. Akan muncul dialog baru berupa

pilihan file yang akan digunakan apakah akan upload dari komputer atau melalui google

atau shared drive yang sudah ada.

Jika File berada di perangkat komputer maka pilih
upload dan browse hingga file telah berhasil di upload

Tampilan file yang telah berhasil di upload pada deskripsi Kegiatan

7. Pada kolom Add Description silahkan isikan deskripsi kegiatan atau agenda kerja yang
akan berlangsung dan juga dapat diisikan detail tambahan lain seperti arahan disposisi, dll

penginputan kegiatan pada kalender

8. Kolom guest digunakan untuk mengirim undangan kepada pegawai lainnya yang akan
menghadiri kegiatan atau menindaklanjuti agenda kerja. Isikan kolom guest dengan email
pegawai yang mengikuti kegiatan atau yang akan mengerjakan surat atau kegiatan yang
dimaksut

Klik tanda mail jka ingin menambahkan
pesan atau catatan khusus dalam
undangan yang akan diterima oleh guests

Ketikkan catatan khusus yang akan dikirim
pada email undangan Kegiatan

Guest Permission digunakan untuk menentukan kendali para peserta yang
diundang terhadap event yang telah dibuat dalam Kalender Elektronik
Beri tanda checklist pada:

Modify Event : Jika peserta diberikan akses untuk merubah event
seperti waktu, lokasi, notifikasi, deskripsi, dll.
Invite Others : Jika peserta diberikan akses untuk mengundang orang
lain untuk melihat dan menghadiri event.
See guest List : Jika peserta diberikan akses untuk melihat detail
nama peserta yang diundang.

9. Pilih tombol dan kegiatan akan otomatis tersimpan pada Kalender elektronik.

sharing kalender elektronik

1. Kalender elektronik dapat dibagikan oleh siapapun dengan menetapkan izin akses yang
berbeda untuk setiap kalender. Pertama, buka Setelan pada pojok kanan atas tampilan web
Kalender elektronik

Pada bagian Settings for my calenders
pilih Kalender mana yang akan
dibagikan (share with specific people)

Isikan email yang akan dibagikan Kalender elektroniknya

Pilih perijinan yang akan diberikan pada Kalender
elektronik yang akan dibagikan, apakah hanya dapat
melihat semua detail kegiatan, membuat perubahan
pada setiap kegiatan, atau dapat membuat perubahan
pada kegiatan dan membagi lagi pada orang lain

9. Pilih tombol dan otomatis pemilik email tersebut akan mendapat akses

untuk melihat/ mengubah Kalender sesuai dengan perijinan yang telah diberikan

penginputan tasks

Google Tasks adalah to-do list yang singkat dan ringkas, aplikasi ini terintegrasi pada
Kalender elektronik google

Jika sudah login pada aplikasi Kalender Elektronik google pada web maka fitur task ada

pada bagian kanan layar dengan logo dan bisa langsung digunakan

Pilih Kategori Task yang telah dibuat

Jika ingin menambahkan kategori
baru pada daftar task dapat
dengan memilih Create new List

Isikan Judul Kategori list task pada
jendela yang muncul

Pada title Isikan nama Deadline Surat
atau Kegiatan, isikan detail kegiatan
dengan Tanggal Deadline yang telah
ditentukan, jika ingin menambahkan
pengingat maka klik pada Date/time dan
pilih tanggal dan waktu yang telah
ditentukan

tampilan tasks yang sudah di input

Tampilan List Tasks yang telah
terinput pada Kalender
Elektronik google

Jika Tasks sudah selesai dikerjakan
maka beri tanda checklist pada
tanda bulat berikut

Jika Tasks sudah selesai dikerjakan maka
akan masuk pada Completed tasks yang
ada pada baris paling bawah tasks dengan
tampilan berikut

google tasks pada widget ponsel

Unduh aplikasi google task pada appstore atau playstore
Jika sudah isikan email [email protected] lalu akan muncul list yang telah
dibuat.

Untuk mengubah pada akun pribadi pilih
pada pojok kanan atas

Untuk menambahkan widget pada
homescreen, pada ponsel android tahan 3
detik pada homescreen> tambahkan
widget > pilih aplikasi task > atur
ukuran sesuai dengan keinginan

Pengaturan nada notifikasi

Buka aplikasi Kalender elektronik pada ponsel > Dikiri atas klik menu , pada bagian

bawah klik menu > pilih General/Umum > scroll ke bagian Notifications

Pastikan sudah mengaktifkan notify on
this device dengan menggulir pilihan ke
kanan hingga berwarna biru
Pilih suara dan getar yang akan diganti
pada calender notification / task
notification

Pilih nada notifikasi yang akan
diganti bisa dengan lagu yang sudah
ada atau nada dering bawaan ponsel

Pilih apakah notifikasi pada ponsel
menggunakan mode getar atau tidak, jika
iya gulir ke kanan

TAMPILAN kalender elektronik dan tasks

Tampilan
Kalender
Elektronik pada
Web

Tampilan kalender elektronik google dan tasks pada ponsel

TAMPILAN NOTIFIKASI kalender elektronik

Tampilan
notifikasi pada
desktop

Tampilan notifikasi kalender elektronik google dan tasks pada ponsel