หนังสือราชการ 6 ชนิด

หนังสอื ราชการ 6 ชนดิ

เสนอ
อาจารยพ์ ชั นิยา ชุมผอม

จดั ทาโดย
นายวุฒชิ ยั ภาคพรม
เลขท่ี 17 ชัน้ ปวช.3

ภาคเรยี นท่ี 2 ปกี ารศกึ ษา 2562
วิทยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีระนอง

คานา

การเขียนหนังสือราชการเพื่อสื่อความหมายของทางราชการ
นับเป็นส่ิงสําคัญอย่างย่ิง ท้ังน้ีเพราะเอกสารของทางราชการที่ใช้ภาษาท่ีดีและ
เหมาะสมจะสื่อความหมายเพ่ือให้เข้าใจตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ส่งสาร
เอกสารท่ีได้มีการลงนามแล้วจะบ่งถึงภาพลักษณ์และประสิทธิภาพของ
หน่วยงานนั้นๆ นอกจากการใช้ภาษาที่ดีและเหมาะสมแล้วยังจําเป็นต้องใช้
แบบฟอร์มให้ถูกต้องตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพ่ิมเติมอีกด้วย ท้ังน้ีหนังสือราชการมีจํานวน 6 ชนิด
เช่น หนังสือภายนอก/ หนังสือภายใน/ หนังสือประทับตรา/หนังสือสั่งการ
ประกอบด้วยหนังสือคําสั่ง , หนังสือระเบียบ , หนังสือข้อบังคับ/หนังสือ
ประชาสัมพันธ์ ประกอบด้วยหนังสือประกาศ , แถลงการณ์ , หนังสือข่าว/
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทําข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ประกอบด้วย -
หนังสือรับรอง , หนังสือรายงานการประชมุ , หนังสอื บันทกึ , หนงั สืออน่ื

นายวฒุ ิชัย ภาคพรม

31 ตุลาคม 2562

สารบญั หนา้
1
เรื่อง 2
ประเภทหนงั สือราชการ 5
หนงั สือภายนอก 8
หนงั สอื ภายใน 11
หนงั สือประทบั ตรา 14
หนงั สอื สั่งการ 16
18
- หนังสือคาส่งั 19
- หนงั สอื ระเบยี บ 21
- หนงั สอื ขอ้ บงั คับ 23
หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ 25
- หนงั สือประกาศ 26
- แถลงการณ์ 29
- หนงั สอื ขา่ ว 31
หนงั สือทเี่ จา้ หนา้ ท่ที าข้ึนหรือรบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ 33
- หนังสอื รับรอง 35
- หนงั สอื รายงานการประชุม
- หนงั สอื บนั ทกึ
- หนังสืออ่นื

1

ประเภทหนังสอื ราชการ

ในปัจจุบันการติดต่อราชการท้ังภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานเป็นการสื่อถึงบุคคล/
หน่วยงาน อีกทั้งยงั เปน็ ปัญหาของหน่วยงานและผู้ปฏิบัตทิ ี่เก่ียวข้องจานวนไม่น้อยที่ยังไม่เข้าใจในการใช้ภาษา
ราชการและแบบฟอร์มท่ีถูกต้อง เพื่อเป็นการสร้างความสาเร็จของผู้ปฏิบัติงานท่ีเกี่ยวข้องทางด้านหนังสือได้
ทราบถึงรูปแบบ การใช้คาขึ้นต้น คาลงท้ายที่ถูกต้อง เปน็ ไปในแนวทางเดียวกันและเป็นไปตามระเบียบสานัก
นายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดจ้ าแนกหนังสือราชการไวม้ ี 6 ชนดิ ดังนี้

1. หนังสอื ภายนอก
2. หนงั สือภายใน
3. หนงั สอื ประทับตา
4. หนังสอื สงั่ การ
5. หนังสอื ประชาสัมพันธ์
6. หนงั สือทีเ่ จา้ หนา้ ทท่ี าขึ้นหรือรบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ

2

1. หนงั สอื ภายนอก

หนงั สอื ภายนอก คือหนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการทเ่ี ป็นแบบพธิ ีโดยใชก้ ระดาษตราครฑุ เป็นหนงั สอื
ตดิ ตอ่ ระหวา่ งสว่ น ราชการหรือส่วนราชการมีถงึ หน่วยงานอ่นื ใดซ่งึ มิใชส่ ว่ นราชการหรอื ท่ีมีถึงบุคคลภายนอก

1. ที่ ให้ลงรหสั ตัวพยัญชนะและเลขประจาของเจา้ ของเรอื่ ง ตามทกี่ าหนดไว้ในภาคผนวก 1ทับเลข
ทะเบียนหนงั สือส่งสาหรบั หนังสอื ของ คณะกรรมการใหก้ าหนดรหสั ตวั พยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจาเป็น

2. สว่ นราชการเจ้าของหนงั สือให้ลงช่อื ส่วนราชการ สถานท่รี าชการหรอื คณะกรรมการซง่ึ เป็น
เจา้ ของหนงั สอื น้ันและโดยปกติให้ลงทต่ี ้งั ไว้ด้วย

3. วนั เดอื น ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่อื เต็มของเดอื น และตวั เลขของปีพุทธศักราชทีอ่ อกหนังสือ
4. เรือ่ ง ให้ลงเร่ืองยอ่ ทีเ่ ป็นใจความส้ันทส่ี ดุ ของหนงั สอื ฉบับนั้น ในกรณีทเ่ี ป็นหนังสอื ต่อเนื่องโดยปกติ
ใหล้ งเรอื่ งของหนังสอื ฉบับเดิม
5.คาขน้ึ ตน้ ใหใ้ ช้คาขึ้นต้นตามฐานะของผ้รู บั หนงั สือตามตาราง การการใช้คาข้ึนตน้ สรรพนาม และ
คาลงท้าย
ที่กาหนดไว้ในภาคผนวก 2 แล้วลงตาแหนง่ ของผูท้ หี่ นงั สอื น้ันมถี ึง หรอื ช่ือบคุ คลในกรณที ีม่ ีถงึ ตวั บคุ คล
ไม่เก่ียวกบั ตาแหนง่ หนา้ ท่ี
6. อา้ งถึง (ถา้ มี)ให้อ้างถงึ หนังสอื ที่เคยมีตดิ ตอ่ กนั เฉพาะ หนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการผู้รบั หนังสือได้รบั มา
กอ่ นแล้วจะจากส่วนราชการใดกต็ ามโดยให้ลงชอื่ สว่ นราชการเจ้าของหนังสอื และเลขทห่ี นงั สอื วันท่ี เดอื น ปี
พทุ ธศกั ราชของหนังสอื นนั้
การอ้างถงึ ใหอ้ ้างถงึ หนังสือฉบับสดุ ทา้ ยทต่ี ิดตอ่ กันเพยี งฉบับเดยี ว เว้นแต่มเี รือ่ งอ่นื ทเ่ี ปน็ สาระสาคญั ตอ้ ง
นามาพจิ ารณา จงึ อ้างถึงหนังสอื ฉบบั อนื่ ๆ ทเ่ี กีย่ วกับเร่อื งน้นั โดยเฉพาะให้ทราบด้วย
7. สิง่ ที่ส่งมาดว้ ย (ถ้ามี)ให้ลงชอื่ สงิ่ ของ เอกสาร หรือ บรรณสารที่ส่งพรอ้ มกับหนังสือนน้ั ในกรณีที่ไม่
สามารถส่งไปในซองเดยี วกนั ไดใ้ ห้แจง้ ดว้ ยว่าสง่ ไปโดยทางใด
8. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรอ่ื งให้ชดั เจนและเขา้ ใจงา่ ย หากมีความประสงค์หลายประการให้
แยกเปน็ ขอ้ ๆ
9. คาลงทา้ ย ใหใ้ ช้คาลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนงั สอื ตามตาราง การใช้คาขึน้ ตน้ สรรพนาม และ
คาลงทา้ ยที่กาหนดไวใ้ นภาคผนวก 2
10. ลงชื่อ ใหล้ งลายมอื ชื่อเจา้ ของหนงั สือและใหพ้ มิ พ์ชอื่ เต็ม ของเจ้าของลายมอื ชอ่ื ไวใ้ ตล้ ายมอื ชือ่
ตามรายละเอยี ดทีก่ าหนดไว้ในภาคผนวก 3
11. ตาแหนง่ ให้ลงตาแหน่งของเจ้าของหนังสอื
12. ส่วนราชการเจ้าของเรือ่ งใหล้ งชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรอื หน่วยงานที่ออกหนังสือถ้าสว่ น
ราชการที่ออกหนังสือ อยู่ในระดับกระทรวง หรอื ทบวง ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการเจา้ ของเรอื่ งท้งั ระดับกรมและกอง
ถ้าส่วนราชการทอี่ อกหนงั สืออยใู่ นระดับกรมลงมาให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจ้าของเรอ่ื งเพียงระดับกองหรอื
หน่วยงานที่รับผิดชอบ
13.โทร.ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจ้าของเรื่องหรอื หนว่ ยงานทอี่ อกหนงั สอื และ
หมายเลขภายในตู้สาขา (ถา้ ม)ี ไว้ด้วย
14. สาเนาส่ง (ถ้าม)ี ในกรณีทผี่ ู้ส่งจัดทาสาเนาส่งไปใหส้ ่วน ราชการหรอื บุคคลอ่นื ทราบ
และประสงคจ์ ะใหผ้ ูร้ บั ทราบวา่ ได้มีสาเนาสง่ ไปให้ ผใู้ ดแลว้ ใหพ้ มิ พ์ชื่อเต็มหรือช่อื ยอ่ ของส่วนราชการ

3

หรอื ชอื่ บุคคลที่ส่งสาเนาไปให้เพ่อื ให้เป็นทเ่ี ขา้ ใจระหว่างผู้ส่งและผ้รู บั ถ้าหากมรี ายช่อื ที่สง่ มากให้พมิ พว์ ่าสง่ ไป
ตามรายช่อื ทแ่ี นบรายชื่อไปด้วย

รูปแบบหนงั สอื ราชการภายนอก

4

ตัวอย่าง หนงั สือภายนอก

5

2. หนงั สอื ภายใน

หนังสือภายใน คอื หนงั สือติดตอ่ ราชการทเี่ ปน็ แบบพธิ กี ารนอ้ ยกวา่ หนงั สือภายนอก เปน็ หนงั สอื ตดิ ตอ่
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอื จังหวัดเดียวกัน ใชก้ ระดาษบันทกึ ข้อความ

1. ส่วนราชการ ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือโดยมีรายละเอียด
พอสมควร ปกตถิ ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องท้ังระดับ
กรมและกอง ถ้าราชการที่ออกหนังสืออยู่ในส่วนราชการที่ต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพยี งระดับกอง หรอื สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง พร้อมท้ังให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้าม)ี

2. ที่ ให้ลงตัวรหัสพยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเร่ือง ทบั เลขทะเบียนหนังสือส่งสาหรบั หนังสือ
ของคณะกรรมการใหก้ าหนดตัวรหัสพยญั ชนะเพิ่มขน้ึ ได้ตามความจาเป็น

3. วนั ที่ ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปพี ุทธศกั ราชที่ออกหนังสือ
4. เรื่อง ให้ลงเร่ืองย่อท่ีเป็นใจความสั้นท่ีสุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ีเป็นหนังสือต่อเน่ือง ให้ลง
เรื่องของหนังสอื ฉบับเดิม
5. คาขึ้นต้นใช้คาข้ึนต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คาข้ึนต้น สรรพนาม และคาลง
ท้าย แลว้ ลงตาแหน่งของผทู้ ่ีหนังสอื น้นั มีถึง หรอื ช่ือบคุ คลในกรณีทม่ี ถี งึ ตวั บคุ คลไมเ่ กยี่ วกับตาแหน่งหน้าท่ี
6. ข้อความให้ลงสาระสาคญั ของเร่ืองให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย และหากมีความประสงค์หลายประการ
ใหแ้ ยกเป็นขอ้ ๆ ในกรณที มี่ ีการอา้ งถึงหนงั สอื ที่เคยมตี ดิ ต่อกัน หรอื มีสิ่งท่ีสง่ มาดว้ ยให้ระบุไวใ้ นขอ้ นี้
7. ลงช่ือและตาแหน่งโดยอนุโลมในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนด
แบบการเขียนโดยเฉพาะ เพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระทาได้ในทางปฏิบัติ ส่วนราชการมักใช้หนังสือ
ประเภทน้ีติดต่อภายในกรมเดียวกันเป็นส่วนใหญ่ หากต้องติดต่อต่างกรมก็มักใช้เป็นหนังสือภายนอก เช่น
หนังสือจากสานักงาน ก.พ. ติดต่อไปยังสานักงบประมาณ ซึ่งสังกัดในสานักนายกรัฐมนตรีด้วยกันก็มักใช้
หนังสือภายนอก เป็นตน้ (สมพร มันตะสูตร แพ่งพิพัฒน์, ๒๕๔๐ : ๑๒๗)

6

รปู แบบ หนงั สือราชการภายใน

7

ตัวอย่าง หนงั สือราชการภายใน

8

3. หนงั สอื ประทบั ตรา

หนังสือประทับตรา คือหนังสอื ทใี่ ชป้ ระทับตราแทนการลงช่ือของหัวหน้าสว่ นราชการระดับกรมขึ้นไป
โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ท่ีได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็น
ผรู้ ับผิดชอบลงช่ือยอ่ กากับตรา หนังสอื ประทับตราให้ใชไ้ ดท้ ั้งระหว่างส่วนราชการและระหว่างส่วนราชการกับ
บุคคลภายนอก เฉพาะกรณีท่ีไม่ใช่เรื่องสาคัญ ไดแ้ ก่ การขอรายละเอียดเพ่ิมเติม การส่งสาเนาหนังสือ ส่ิงของ
เอกสาร หรือบรรณาสาร การตอบรับทราบที่ไม่เก่ียวกับราชการสาคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้
ดาเนินงานไปแล้วให้ส่วนราชการท่ีเกี่ยวข้องทราบ การเตือนเรื่องที่ค้าง เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม
ขึ้นไปกาหนดโดยทาเป็นคาสง่ั ให้ใช้หนงั สือราชการ โดยใช้กระดาษตราครฑุ

1. ทีใ่ ห้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาเจ้าของเร่อื งทบั เลขทะเบยี นหนงั สือส่ง
2. ถึงใหล้ งช่อื สว่ นราชการ หน่วยงาน หรือบคุ คลทีห่ นังสือน้นั มีถึง
3.ข้อความให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเขา้ ใจงา่ ย
4.ชอ่ื สว่ นราชการทส่ี ง่ หนงั สอื ออกใหล้ งช่อื ส่วนราชการทส่ี ง่ หนงั สอื ออก
5.ตราช่อื สว่ นราชการให้ประทับตราชื่อสว่ นราชการดว้ ยหมึกสแี ดง และใหผ้ ู้รับผิดชอบลงลายมอื ชอ่ื
ย่อกากบั ตราที่ประทบั นนั้
6.วนั เดือน ปใี หล้ งตวั เลขของวันที่ ชอ่ื เต็มของเดือน และตัวเลขของปีทอ่ี อกหนังสือ
7.สว่ นราชการเจา้ ของเร่อื งให้ลงชือ่ สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง หรอื หนว่ ยงานท่อี อกหนงั สือ
8.โทร.หรอื ทตี่ งั้ ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ทข์ องสว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง

9

รูปแบบ หนงั สือประทบั ตรา

10

ตวั อย่าง หนงั สอื ประทบั ตรา

11

4. หนงั สือสง่ั การ

หนังสือส่ังการ ให้ใช้ตามแบบที่กาหนดไว้ หนังสือส่ังการมี 3 ชนิด ได้แก่ คาส่ัง ระเบียบ และ
ข้อบังคับคาสั่ง คือบรรดาข้อความที่ผู้บงั คับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตราครุฑ
ระเบยี บ คือบรรดาขอ้ ความที่ผู้มีอานาจหน้าที่ไดว้ างไว้โดยจะอาศัยอานาจของกฎหมายหรือไม่กไ็ ด้ เพ่อื ถือเป็น
หลักปฏิบัติงานเป็นการประจา ใช้กระดาษตราครุฑ ข้อบังคับ คือบรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าท่ีกาหนดให้
ใชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายทีบ่ ญั ญตั ิใหก้ ระทาได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑ

1. คาสั่ง คือ ข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาสั่งให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ โดยมี
รายละเอยี ด ดงั น้ี

1.1 คาส่ัง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หรอื ตาแหน่งของผมู้ อี านาจที่ออกคาสั่ง
1.2 ท่ี ให้ลงเลขท่ีออกคาส่ัง โดยเร่ิมฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงไปตามลาดับ ทับเลขที่ปีพุทธศักราชที่
ออกคาส่งั
1.3 เรอื่ ง ให้ลงชื่อเรื่องท่ีออกคาสั่ง
1.4 ข้อความ ให้อา้ งเหตทุ ่อี อกคาสัง่ และอ้างถงึ อานาจทีใ่ ห้ออกคาส่ัง (ถ้าม)ี ไวด้ ว้ ยและวันเดอื นปที ใี่ ช้
เรม่ิ บงั คบั
1.5 สงั่ ณ วนั ที่ ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชือ่ เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปพี ุทธศักราชท่อี อก
1.6 ลงชอ่ื ใหล้ งลายมอื ชอ่ื ผูอ้ อกคาสัง่ และพมิ พช์ ือ่ เตม็ ของเจ้าของลายมือชือ่ ไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ
1.7 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผู้ออกคาส่ัง
2. ระเบยี บ บรรดาข้อความที่ผู้มีอานาจหนา้ ท่ีได้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อ
ใชเ้ ปน็ หลักปฏิบตั งิ านเปน็ ประจา ใช้กระดาษตราครุฑ โดยมีรายละเอียด ดงั น้ี
2.1 ระเบียบ ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการท่อี อกระเบียบ
2.2 วา่ ด้วย ใหล้ งช่ือของระเบียบ
2.3 ฉบับท่ี ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นคร้ังแรกในเร่ืองน้ันไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับท่ีเท่าไร แต่ถ้าเป็น
เรอ่ื งเดียวกันแต่มีการแก้ไขเพิม่ เตมิ ให้ลงเป็นฉบับท่ี๒ ๓ หรอื ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขปีพุทธศกั ราชทอี่ อกระเบยี บ
2.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพ่ือแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องการออกระเบียบ และอ้างถึง
กฎหมายท่ีใหอ้ านาจออกระเบียบ (ถ้าม)ี
2.6 ข้อความ ให้เรียงข้อความท่ีจะใช้เป็นข้อ ๆ โดย ข้อ ๑ เป็นระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวันท่ีใช้บังคับ
(กาหนดว่าใช้ บังคับเม่ือใด ส่วนข้อสุดท้ายเป็นผู้รักษาระเบียบ ถ้ามีมากข้อหรือหลายเร่ืองจะแบ่งเป็นหมวดก็
ได้ โดยใหเ้ ลอ่ื น ข้อผ้รู ักษาการไปเป็นข้อสุดทา้ ยกอ่ นท่จี ะขน้ึ หมวดหน่งึ
2.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชือ่ เต็มของเดอื น และตัวเลขปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อกบงั คบั
2.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบหรือข้อบังคับ และพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้
ลายมือช่ือ
2.9 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกระเบียบหรือข้อบังคับน้ัน

12

3. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอานาจหน้าที่กาหนดให้ใช้โดยอาศัยอานาจของกฎหมายท่ี
บญั ญตั ใิ หก้ ระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 6 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

3.1 ข้อบังคบั ให้ลงชอื่ ส่วนราชการทอ่ี อกข้อบังคบั
3.2 ว่าดว้ ย ให้ลงชือ่ ของขอ้ บงั คบั
3.3 ฉบับท่ีถ้าเป็นข้อบังคับท่ีกล่าวถึงเป็นคร้ังแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงวา่ เป็นฉบับท่ีเท่าใด แตถ่ ้าเป็น
ข้อบงั คับ เรื่องเดยี วกันทีม่ ีการแก้ไขเพมิ่ เติมให้ลงเป็นฉบับท่ี 2 และท่ีถดั ๆ ไปตามลาดับ
3.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพทุ ธศักราชท่อี อกข้อบังคับ
3.5 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตุผลโดยยอ่ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบงั คับและอ้างถึงกฎหมาย
ทีใ่ ห้อานาจออกข้อบังคบั
3.6 ข้อ ให้เรียงข้อความท่ีจะใชบ้ ังคับเป็นข้อๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชอ่ื ข้อบังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับ
กาหนดวา่
ให้ใช้บังคับต้ังแต่เมื่อได้และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเร่ืองจะแบ่งเป็น
หมวดก็ได้โดยให้ย้ายข้อผ้รู กั ษาการไปเปน็ ข้อสุดท้ายก่อนทจ่ี ะขน้ึ หมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออก
ขอ้ บังคับ
3.8 ลงช่อื ใหล้ งลายมอื ชอ่ื ผอู้ อกขอ้ บงั คบั และพิมพช์ ่อื เต็มของเจ้าของลายมือชอ่ื ไวใ้ ต้ลายมอื ชอื่
3.9 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกข้อบงั คบั

13

รปู แบบคาสงั่

14

ตวั อย่าง หนงั สอื คาส่งั

15

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

16

ตัวอยา่ ง หนงั สือระเบียบ

17

รูปแบบ หนงั สอื ขอ้ บงั คับ

18

ตวั อย่าง หนงั สอื ขอ้ บงั คับ

19

5. หนงั สอื ประชาสัมพันธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณแ์ ละขา่ ว

ประกาศ คือบรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้
กระดาษตราครุฑ แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทาง
ราชการหรือเหตุการณ์ หรือในกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ ข่าว คือบรรดา
ขอ้ ความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ

1. ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความท่ที างราชการประกาศหรอื ชีแ้ จงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ ใช้
กระดาษ ตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี 7 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

1.1 ประกาศ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอี่ อกประกาศ
1.2 เร่ือง ให้ลงชอ่ื เรื่องทีป่ ระกาศ
1.3 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตุผลทตี่ อ้ งออกประกาศและข้อความท่ีประกาศ
1.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
ประกาศ
1.5 ลงชื่อ ใหล้ งลายมอื ชือ่ ออกประกาศ และพมิ พช์ อ่ื เต็มของเจ้าของลายมอื ชื่อไวใ้ ตล้ ายมอื ชอ่ื
1.6 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผู้ออกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจ้งความ ให้
เปลี่ยนคาวา่ ประกาศ เปน็ แจง้ ความ
2 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความท่ี ทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรือ เหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยท่ัวกันใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทาตามแบบที่ 8 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี
2.1 แถลงการณ์ ให้ลงช่ือส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์
2.2 เรื่อง ให้ลงช่ือเร่อื งท่ีออกแถลงการณ์
2.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณีท่ีจะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดยี วท่ีต่อเน่ืองกันให้ลงฉบับที่เรียง
ตามลาดบั ไว้ด้วย
2.4 ข้อความ ให้อา้ งเหตุผลท่ีต้องออกแถลงการณ์และขอ้ ความที่แถลงการณ์
2.5 ส่วนราชการทอ่ี อกแถลงการณ์ ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการทอี่ อกแถลงการณ์

2.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
แถลงการณ์

3. ข่าว คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทาตามแบบที่ 9 ท้าย
ระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดังนี้

3.1 ขา่ ว ให้ลงชอื่ สว่ นราชการทอ่ี อกข่าว
3.2 เรอ่ื ง ให้ลงช่อื เร่ืองที่ออกข่าว
3.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเร่ืองเดียวที่ต่อเน่ืองกัน ให้ลงฉบับท่ีเรียง
ตามลาดบั ไวด้ ้วย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกยี่ วกบั เรอ่ื งของขา่ ว

20

3.5 สว่ นราชการท่อี อกขา่ ว ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการท่อี อกขา่ ว
3.6 วนั เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชอ่ื เต็มของเดอื น และตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชทีอ่ อกข่าว

รปู แบบกาศ

21

ตัวอย่าง ประกาศ

22

รปู แบบ แถลงการณ์

23

ตัวอย่าง แถลงการณ์

24

รูปแบบ หนงั สอื ขา่ ว

25

ตัวอยา่ ง หนงั สอื ขา่ ว

26

6. หนังสอื ท่เี จ้าหนา้ ทที่ าขน้ึ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ

หนังสือที่เจ้าหน้าท่ีทาข้ึนหรือรับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ คือหนังสือที่ทางราชการทาข้ึนนอกจากที่
กล่าวแล้วข้างตน้ หรือหนังสือที่หน่วยงานอนื่ ใดซึ่งมใิ ช่ส่วนราชการหรอื บุคคลภายนอกมีมาถึงสว่ นราชการและ
ส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก
และหนงั สืออื่น

หนังสือรับรอง คือหนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่บุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงาน เพื่อ
วัตถปุ ระสงค์อย่างหนึง่ อยา่ งใดใหป้ รากฏแก่บุคคลโดยทว่ั ไปไมจ่ าเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ
รายงานการประชมุ คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชมุ และมติของที่ประชุมไวเ้ ป็น
หลักฐาน

บันทึก คือข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับบัญชาส่ังการแก่
ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือข้อความท่ีเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการ
ปฏิบัติราชการ โดยใชก้ ระดาษบันทึกข้อความ
การรับและสง่ หนงั สือ

หน่วยสารบรรณได้จัดลาดับความสาคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดาเนินการก่อนหลังตามชั้น
ความเรว็ ของหนงั สอื โดยแบง่ เป็น 3 ประเภทคือ
ดว่ นท่สี ดุ ผู้ปฏบิ ัติต้องปฏิบัตใิ นทันทีที่ได้รบั หนังสอื น้นั
ดว่ นมาก ผ้ปู ฏิบัติต้องปฏบิ ัติโดยเรว็
ด่วน ผปู้ ฏบิ ตั ิต้องปฏิบตั ิใหเ้ รว็ กวา่ ปกติเท่าทจี่ ะทาได้

1.หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือส่วนราชการ
เพอ่ื วตั ถปุ ระสงคอ์ ย่างใดอยา่ งหนง่ึ มรี ายละเอียดดงั นี้

1.1 เลขท่ี ใหล้ งเลขท่เี ริ่มแต่ ๑ เปน็ ตน้ ไปจนสน้ิ ปีปฏทิ ิน
1.2 สว่ นราชการเจ้าของหนังสอื ใหล้ งช่อื ส่วนราชการ และจะลงท่ีต้งั ด้วยกไ็ ด้
1.3 ขอ้ ความ ให้ลงขอ้ ความขึน้ ต้นวา่ “หนังสือฉบบั นี้ ให้ไวเ้ พ่ือรับรองว่า” แลว้ ต่อชื่อบคุ คล นติ ิบุคคล
หรือหน่วยงานท่ีทางราชการรับรอง เฉพาะบุคคล ใช้ระบุคานาหน้านาม ช่ือ นามสกุล ตาแหน่งหน้าที่ สังกัด
หนว่ ยงาน แล้วจึงลงขอ้ ความ
1.4 ให้ไว้ ณ วนั ที่ ให้ลงเลขบอกวนั ที่ ชือ่ เตม็ ของเดือน และเลขบอก พ.ศ.
1.5 ลงช่อื ใหป้ ฏิบัติเช่นเดียวกับในระเบียบ
1.6 ตาแหน่ง ใหป้ ฏิบัตเิ ช่นเดยี วกบั ในระเบยี บ
1.7 รปู ถ่ายและลายมือชือ่ ผไู้ ด้รบั การรบั รอง ใช้ในกรณีท่ีสาคญั ซึ่งออกให้แก่บุคคล ใหต้ ดิ รปู ถา่ ยของผู้
ได้รับการรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไม่สวมหมวกประทับตราชื่อส่วนราชการบนขอบด้านขวามือของ
รูปถ่าย ใหล้ งชอ่ื ผไู้ ดร้ ับการรบั รองลงลายมอื ชอ่ื ไว้ดา้ นล่างและมชี ่อื เต็มดว้ ย
2.รายงานการประชุม คือ การบันทึกเหตุการณ์ในที่ประชุมความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วม
ประชุมและมติของทปี่ ระชุมไว้เปน็ หลักฐาน มรี ายละเอียดดังนี้
2.1 รายงานการประชมุ ใหล้ งชอื่ คณะทป่ี ระชมุ หรือชื่อการประชมุ
2.2 คร้ังที่ ใหล้ งครั้งท่ปี ระชุม
2.3 เม่ือ ให้ลง วนั เดอื น ปี ที่ประชุม
2.4 ณ ใหล้ งสถานท่ีทีป่ ระชมุ

27

2.5 ผู้มาประชุม ให้ลงช่ือหรือตาแหน่งของผู้ท่ีเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ถ้ามีผู้มาประชุมแทน
ใหล้ งระบวุ า่ มาประชมุ แทนผู้ใดหรือตาแหน่งใด

2.6 ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและตาแหน่งผู้เป็นคณะท่ีประชุมซ่ึงมไิ ดม้ าประชมุ พร้อมท้ังเหตผุ ลมี่ไม่มา
ประชมุ

2.7 ผเู้ ข้ารว่ มประชมุ ใหล้ งช่อื และตาแหนง่ ของผทู้ ี่มิไดเ้ ป็นคณะท่ปี ระชุม แตม่ าร่วมประชุม
2.8 เริม่ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาท่เี รมิ่ ประชุม
2.9 ขอ้ ความ ให้บันทึกขอ้ ความทป่ี ระชมุ ให้เร่ิมดว้ ยประธานกลา่ วเปิดประชมุ และเรือ่ งท่ปี ระชุมหรอื
ระเบยี บวาระการประชุมพร้อมท้งั มติหรอื ข้อสรปุ ของทปี่ ระชุมแตล่ ะเร่อื งตามลาดับ
2.10 เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาเลกิ ประชมุ
2.11 ผูจ้ ดรายงานการประชุม ใหล้ งชอ่ื ผจู้ ดรายงานการประชุม
2.12 ผ้รู บั รองรายงานการประชมุ หมายถึง ประธานท่ปี ระชุมซ่งึ ลงนามรับรองในเมื่อท่ีประชมุ รับรอง
รายงานการประชุมนน้ั แลว้
3. บันทึก คือ ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับ บัญชาส่ัง
ผ้ใู ตบ้ ังคับบัญชา หรือข้อความท่ีเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานตา่ กว่าระดับกรมติดต่อ กันในการปฏิบัติราชการ โดย
ปกตใิ หก้ าหนดใช้กระดาษบนั ทึกข้อความ มรี ายละเอียดดงั นี้
3.1 ช่อื หรือตาแหนง่ ทีบ่ ันทกึ ถงึ โดยใชค้ าขึน้ ตน้ ตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเรอ่ื ง ให้ลงใจความของเรอ่ื งท่บี ันทกึ ถา้ มเี อกสารประกอบใหร้ ะบุไวด้ ้วย
3.3 ชื่อและตาแหน่ง ให้ลงลายมือช่ือและตาแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ให้ลงวนั เดอื น ปี ท่ีบนั ทึกไว้ด้วย
4. หนังสืออ่ืนๆ คือหนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เจ้าหน้าท่ีทาข้ึนเพื่อ เป็นหลักฐานใน ทางราชการ
รวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม เทปบันทึกเสียง เทปบันทึกภาพ หรือหนังสือท่ีบุคคลภายนอกทาขึ้นยื่นต่อเจ้าหน้าท่ี
และเจ้าหนา้ ที่รบั เขา้ ทะเบยี นของทางราชการ
หนังสือดงั กล่าวนี้ มีแบบตามท่ีหน่วยงานแตล่ ะหน่วยจะกาหนดข้ึน เว้นแต่ที่มีแบบตามกฎหมายกาหนด เช่น
โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผงั สญั ญา หลกั ฐานการสบื สวนและสอบสวน และคาร้องเป็นตน้

28

รูปแบบรับรอง

29

ตวั อย่าง หนงั สอื รบั รอง

30

รปู แบบ รายงานการประชุม

31

ตัวอยา่ ง รายงานการประชุม

32

รูปแบบ บนั ทกึ

33

ตัวอย่าง บนั ทกึ

34

รูปแบบ หนงั สอื อนื่ ๆ

35

ตัวอยา่ ง หนงั สืออ่นื