PA_yogi_30juni21_merged

MAKALAH

UPAYA YANG DITEMPUH DALAM SET UP SISTEM
MANAJEMEN TERINTEGRASI UIP2B

Oleh :
YOGI SURWIATMADI

NIP : 6794005P2B
PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PENGATUR BEBAN JAWA MADURA DAN BALI

STRATEGIC SPECIALIST EDUCATION II ANGKATAN I TAHUN 2021
PT PLN (PERSERO)



KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT atas karunia dan
rahmatnya kami dapat mengikuti dan menyelesaikan seluruh rangkaian penugasan
Strategic Specialist Education II yang diakhiri dengan penulisan makalah ini.
Makalah ini dimaksudkan sebagai tugas Project Assignment (PA) dari kegiatan
Strategic Specialist Education II, tahun 2021 yang dilaksanakan sejak bulan Mei
2021. Mudah-mudahan tulisan ini sesuai dengan tujuannya. Terima kasih saya
ucapkan kepada GM UIP2B JAMALI Bapak Suroso Isnandar atas bimbingannya
selama penulisan PA ini. Terima kasih juga saya sampaikan kepada pembimbing
dari BINUS dan Udiklat Suralaya, atas bimbingan dan sarannya baik untuk
kesempurnaan tulisan ini maupun presentasinya. Kepada teman-teman di seluruh
Bidang dan Biro di UIP2B JAMALI diucapkan terima kasih atas penyediaan data dan
bantuannya dalam penyelesaian kegiatan ini.

Tidak lupa kami mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan
makalah Project Assignment ini sehingga dapat bermanfaat dan memberikan nilai
tambah bagi perusahaan.

Terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya Semoga Allah melimpahkan
petunjuk, kearifan dan ilmu pengetahuan yang berlimpah untuk kita semua.
Aamiin…

Jakarta, 25 Juni 2021
Penulis

Yogi Surwiatmadi

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................. i
DAFTAR ISI........................................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................................................... 1
BAB II ISSUE STRATEJIK ................................................................................................................. 3
BAB III ANALISIS PERMASALAHAN ............................................................................................... 5
BAB IV PERUMUSAN OFI DAN PEMBAHASAN ........................................................................... 7
BAB V USULAN AFI ..........................................................................................................................18
BAB VI PENUTUP .............................................................................................................................21
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................................................22
LAMPIRAN ..........................................................................................................................................23

ii

BAB I PENDAHULUAN

Setiap Unit PLN diminta untuk menerapkan KPKU atau Kriteria Penilaian Kinerja Unggul yang
diamanatkan oleh BUMN. KPKU BUMN adalah system penilaian yang dibuat oleh Kementrian BUMN
sebagai panduan untuk membangun, menata dan memberdayakan kesisteman dan sumberdaya
perusahaan untuk mencapai kinerja unggul yang diadopsi dan diadaptasi dari Malcolm Baldridge for
Performance Excellence. KPKU BUMN membicarakan tentang bagaimana bisnis sehari-hari perusahaan
dikelola. Sistem penilaian dalam KPKU diberikan melalui sejumlah pertanyaan yang tentunya harus
dijawab oleh perusahan, namun perlu dipahami bahwa tujuan penerapan KPKU BUMN adalah untuk
memperbaiki/meningkatkan kinerja perusahaan bukan sekedar menjawab pertanyaan. KPKU BUMN
dirancang untuk mendorong dan membantu BUMN untuk mencapai visi, misi dan tujuan perusahaan,
meningkatkan kinerja secara berkelanjutan, dimilinya keunggulan daya saing perusahaan, dan dapat pula
digunakan sebagai alat penilaian yang holistic dalam mengukur posisi perusahaan dan menunjukkan apa
yang diperlukan perusahaan ke depan untuk perbaikan/peningkatan kinerja. Diantara program/kegiatan
yang harus dilakukan untuk mendukung implementasi KPKU salah satunya adalah implementasi Sistem
Manajemen Terintegrasi. Pelaksanaan SMT harus dilaporkan sebagai salah satu unsur penilaian dalam
KPKU Unit, sehingga hasil penilaian pelaksanaan SMT yang bagus dapat pula meningkatkan penilaian
KPKU secara keseluruhan. Gambar berikut adalah program kerja KPKU P2B tahun 2020 yang salah satu
diantaranya adalah kegiatan implementasi SMT.

Gambar 1 : Program Kerja KPKU UIP2B 2020

1

2

Selain amanat dari KPKU, yang menjadikan UIP2B harus mengimplementasikan Sistem
Manajemen terintegrasi adalah SK Dir 014.K DIR 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan PLN
Management System. SK tersebut terbit tahun 2010 tapi masih berlaku sehingga menjadi referensi bagi
penerapan SMT di setiap Unit PLN. SMT ini dimaksudkan untuk mengintegrasikan implementasi sistem
manajemen yang diterapkan di PLN dan menghindari duplikasi antar sistem manajemen.
Di PLN UIP2B Sistem Manajemen yang diimplementasikan saat ini adalah Sistem Manajemen K3 sesuai
Peraturan Pemerintah no. 50 yang dikoordinasi oleh Depnaker. Sertifikat diperoleh tahun 2017 dengan
perolehan skor 94.57 dan berlaku selama 3 tahun, jadi akan berakhir pada tahun 2020, artinya di tahun
2021 jika tidak ada survailence SMK3, sertifikat tersebut sudah tidak berlaku lagi. Sementara itu untuk
memenuhi penilaian KPKU, UIP2B harus mengimplementasikan SMT sehingga selain SMK3, UIP2B
harus mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu juga dan keduanya dapat diimplementasikan
bersamaan dalam bentuk Sistem Manajemen Terintegrasi. Dalam rangka mewujudkan Sistem
Manajemen Terintegrasi ini UIP2B akan mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem
Manajemen K3 versi ISO serta SMK3 versi PP no. 50 dari Depnaker, jadi 3 Sistem Manajemen sekaligus
akan dintegrasikan dalam implementasi SMT ini.

BAB II ISSUE STRATEJIK

Issue strategik yang berkaitan dengan penyusunan Project Assignment ini adalah bahwa untuk
mewujudkan visi misi nya UIP2B JAMALI perlu untuk memelihara kinerja unggul. Kinerja Unggul ini
menjadi salah satu penilaian Kinerja Unit PLN. Penilaian Kinerja Unggul ini diperoleh melalui
implementasi KPKU dan yang dinilai adalah pencapaian Skor KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul)
Penilaian Implementasi KPKU dilaksanakan setiap triwulan. Terkait penerapan SMT ini pelaporannya
dilaksanakan pada triwulan II, berupa laporan implementasi SMT di seluruh UnIt Induk PLN. Evidence
yang dibutuhkan dalam pelaporan ini adalah :
a. Form Laporan status implementasi penerapan SMT.
Melalui Form ini dilaporkan mengenai Jenis Sistem Manajemen yang saat ini diimplementasikan, masa
berlaku sertifikatnya dan lembaga sertifikatornya, demikian juga informasi mengenai progress
implementasinya jika saat ini sedang dalam proses implementasi. Berikut contoh dari formulir tersebut.

Tabel 1: Form Laporan status implementasi SMT

b. Kriteria Penilaian Implementasi SMT.
Melalui form ini dilaporkan mengenai Sistem Manajemen yang sedang dalam proses implementasi,
berapa jumlah SM yang sedang dalam proses implementasi dan tahapan proses set up yang sedang
dijalani. Berikut contoh dari formulir tersebut.

3

4

Tabel 2.: Form Kriteria Penilaian Implemetasi SMT

BAB III ANALISIS PERMASALAHAN

Saat ini UIP2B hanya mengimplementasikan SMK3 versi PP50 sedangkan untuk
mengimplementasikan SMT UIP2B harus mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu juga yang saat
ini tidak diimplementasikan di UIP2B sehingga dalam menerapakan SMT ini UIP2B juga harus
mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dan tentunya Karena di satnadar ISO
juga memiliki SMK3 nya maka sekaligus akan diterapkan puka SMK3 45001:2018. Dalam rangka
menjalankan amanah dari KPKU untuk mengimplementasikan SMT UIP2B awalnya tidak punya SDM
yang kompeten, namun sebagian kecil sudah ada beberapa SDM punya kompetensi dalam hal SMK3
karena UIP2B sudah mengimplementasikan SMK3 versi PP50 yang diamanatkan oleh Depnaker. Dari
sini tentunya dapat dilihat bahwa ada gap terkait kompetensi dalam hal manajemen terintegrasi. Untuk
mengisi kekosongan kompetensi tersebut PLN UIP2B bekerjasama dengan PLN Pusdiklat dan meminta
Pusdiklat untuk memberi pelatihan tentang Sistem Manajemen Terintegrasi. Selanjutnya UIP2B
membentuk Tim yang bertugas untuk mempersiapkan set up Sistem Manajemen Terintegrasi. Dari hasil
pelatihan tersebut dianggap peserta diharapkan bisa memahami apa dan bagaimana SMT tersebut,
meskipun pengetahuan itu baru didapat dari teori dan tentunya belum dilengkapi dengan pengalaman
real. Tahap selanjutnya karena kebetulan penulis ditunjuk sebagai Ketua Tim Set Up SMT, maka penulis
mengambil langkah untuk melakukan koordinasi dan memberi pengarahan kepada anggota Tim
bagaimana merancang langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan implementasi
SMT. Di dalam merancang langkah –langkah ini juga harus dicarikan dan ditemukan langkah-langkah
baru yang berbeda dan tentunya lebih baik dari cara/langkah-langkah yang lama pada saat menerapkan
Sistem Manajemen yang sebelumnya baik Manajemen Mutu maupun manajemen K3. Cara-cara lama
ditinjau kembali, jika dirasakan masih baik dan belum ada cara baru yang lebih baik tentunya akan tetap
digunakan/dilanjutkan. Jika ada cara yang lebih baik tentunya cara yang lama tidak digunakan dan
digantikan oleh cara yang baru. Di dalam setiap pertemuan Tim setiap anggota dipersilakan untuk
mengajukan usulan, kalau itu baik dan disepakati oleh semua anggota Tim maka usulan tersebut akan
ditetapkan sebagai keputusan bersama (keputusan Tim). Mayoritas anggota Tim adalah pegawai-
pegawai yunior yang tentunya masih sedikit pengetahuan dan pengalaman dalam masalah Sistem
manajemen, namun di sisi lain, sebagian adalah staf K3, yang secara proses bisnis di PLN Sistem
Manajemen K3 sudah diterapkan sejak lama sehingga sebagian anggota tim yang merupakan staf K3
sudah punya pengalaman dalam hal implementasi system manajemen K3 dan hal ini mereka bisa
berbagi pengetahuan dengan anggota tim lain yang belum berpengalaman.

Salah satu bagian penting dalam implementasi Sistem Manajemen adalah pengelolaan dokumen
yang bagus. Saat ini UIP2B hanya mengimplementasikan Sistem Manajemen K3 berdasarkan PP no. 50,
adapun pengelolaan dokumen yang sudah diterapkan hanya berlaku di Biro Pengendalian K3, tidak

5

6

menyeluruh di semua Bidang/Biro di Kantor Induk UIP2B, sehingga dengan diimplementasikannya SMT
harus dipikirkan prosedur baru untuk pengelolaan dokumen yang melingkupi seluruh Bidang dan Biro di
UIP2B.

BAB IV PERUMUSAN OFI DAN PEMBAHASAN

Awalnya penulis mengusulkan kepada Bidang Perencanaan, selaku Bidang yang bertanggung
jawab terhadap implementasi SMT, untuk mengusulkan pembentukan Tim yang akan mempersiapkan
implementasi SMT ini. Maksud dibentuknya tim ini agar UIP2B lebih fokus dalam mempersiapkan
implementasi SMT. Setelah melakukan brainstorming dengan seluruh anggota Tim implementasi, dalam
rangka mempersiapkan implementasi SMT ini telah disepakati rencana aksi yang akan dilaksanakan,
yaitu :

No. Uraian Kegiatan Keterangan
1
2 • Mengusulkan pembentukan Tim yang bertugas Manajemen menyusun
3
4 untuk menyiapkan Set Up Sistem Manajemen pembentukan Tim yang bertugas

5 Terintegrasi untuk menyiapkan Set Up Sistem

6 Manajemen Terintegrasi

• Mempelajari standar Sistem Manajemen K3 Melaksanakan Inhouse Training

45001:2018, dan Sistem Manajemen Mutu ISO tentang Sistem Manajemen K3

9001:2015 45001:2018, dan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015

• Membahas dan menyusun Komitmen Manajemen, Mendiskusikan dengan

Kebijakan Manajemen dan Sasaran SMT Manajemen melalui RAPIM

maupun WAG

• Menyusun Manual Sistem Manajemen Terintegrasi Menyusun Manual Sistem

yang mengakomodir Sistem Manajemen K3 Manajemen yang menyatukan

45001:2018, Sistem Manajemen K3 PP50 dan Sistem Manajemen K3

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 45001:2018, Sistem Manajemen

K3 PP50 dan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2015

• Mereview prosedur inti yang pernah Mempelajari beberapa prosedur

diimplementasikan secara terpisah (pengendalian inti dari suatu Sistem Manajemen

dokumen, audit internal, rapat tinjauan manajemen) dan menyusun prosedur inti baru

dan membuat prosedur baru untuk satu Sistem yang merupakan penyatuan dari

Manajemen yang mengintegrasikan Sistem Sistem Manajemen K3

Manajemen K3 45001:2018, Sistem Manajemen K3 45001:2018, Sistem Manajemen

PP50 dan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 K3 PP50 dan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2015.

• Mereview dan memperbarui prosedur, instruksi Prosedur, Instruksi kerja, formulir

7

8

kerja yang berlaku di semua Bidang dan Biro di dan rekaman di seluruh

lingkungan kantor induk UIP2B Bidang/Biro diinventarisir,

direview dan diperbarui untuk

pengimplementasian SMT

7 • Melaksanakan pengendalian dokumen, yang Penyusunan dokumen oleh

meliputi penyusunan, pengesahan, pendistribusian, setiap Bidang/Biro, setelah

perubahan dan pemusnahan dokumen disahkan dikirim ke Sekretariat

SMT untuk didistribusikan

8 • Mempelajari cara melaksanakan Audit Internal Melaksanakan Inhouse Training

dalam penerapan Sistem Manajemen Terintegrasi tentang Audit Internal dalam

penerapan Sistem Manajemen

Terintegrasi

9 • Mengusulkan pembentukan Tim Audit Internal Manajemen menyusun

pembentukan Tim Audit Internal

10 • Melaksanakan Audit Internal dalam penerapan Audit Internal dilaksanakan di

Sistem Manajemen Terintegrasi semua Bidang dan Biro di UIP2B

dengan cara bersilang, sebagai

contoh Bidang OPSIS akan

mengaudit Bidang Perencanaan

dan seterusnya

10 • Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen Dihadiri oleh GM, SRM, MSB,

Tim SMT

12 • Mengajukan surat permohonan sertifikasi SMT ke Menunggu respon dari PLN

PLN Puslitbang Puslitbang

Salah satu hal yang paling penting dalam menegakkan Sistem Manajemen Terintegrasi adalah
bagaimana system pengelolaan dokumen di UIP2B. Dari hasil pertemuan internal Tim didapatlah suatu
mekanisme atau proses bisnis dalam pengelolaan dokumen yang bagan alirnya adalah sebagai berikut:

9

Gambar 3 : prosedur pengelolaan dokumen

Perbaikan dilakukan terhadap cara-cara yang sebelumnya pernah dilakukan , diharapkan cara yang baru
ini lebih memudahkan dan efisien :

No. Cara lama Cara baru
1 Distribusi dokumen dengan hardcopy ke Distribusi dokumen softcopy (paperless) ke
folder2 sesuai pemegang dokumen
masing2 personal Hanya ada 1 dokumen Manual yang
2 Ada 2 dokumen Manual, 1 untuk SMM, 1 merupakan integrasi SMM dam SMK3

untuk SMK3

10

3 Distribusi dokumen secara fisik Distribusi dokumen melalui Aplikasi E-Library

4 Audit Internal dilakukan 2 kali, 1 untuk Audit Internal dilakukan 1 kali, terintegrasi

SMM, 1 untuk SMK3 untuk SMM dan SMK3

5 RTM dilakukan 2 kali, 1 untuk SMM, 1 RTM dilakukan 1 kali, terintegrasi untuk SMM

untuk SMK3 dan SMK3

6 Penarikan dokumen kadaluarsa secara fisik Penarikan dokumen kadaluarsa melalui surat

pengumuman dan pemindahan file ke folder

“kadaluarsa”

7 Tidak ada Sistem Informasi Manajemen Dibangun Sistem Informasi Manajemen

yang sifatnya online terintegrasi yang bersifat online

Format Dokumen

Di dalam membuat dokumen, baik itu prosedur ataupun instruksi kerja, staf UIP2B sudah familiar
dengan 2 macam format penyusunan dokumen, yaitu format Uraian dan format Bagan Alir. Oleh karena
itu disepakati bahwa 2 macam format inilah yang akan diberlakukan di UIP2B, sehingga format-format
lainnya diharuskan untuk diubah dan dibakukan menjadi format Uraian atau Bagan Alir.

Format Uraian adalah digunakan susunan kalimat-kalimat untuk menjelaskan jalannya proses,
sedangkan Bagan Alir menggunakan symbol-simbol yang biasa digunakan dalam Flowchart.

a. Format Uraian

Adalah format penjelasan proses kerja dalam bentuk susunan kalimat. Format ini mempunyai
Daftar Isi, sehingga bentuk baku nya jelas, penyusun dokumen harus membuat dokumemnya
seperti apa tinggal menyesuaikan dengan Daftar Isi yang sudah dibakukan. Pada dokumen
dengan format Uraian juga disertakan Daftar Distribusi Dokumen untuk menginformasikan
dokumen tersebut diedarkan kemana saja.

11

Gambar 4 : contoh dokumen dengan format Uraian

b. Format Bagan Alir

Adalah format penjelasan proses kerja digambarkan dalam bentuk gabungan symbol-simbol
seperti yang biasa digunakan dalam flowchart. Umumnya hanya dibuat dengan 1 halaman saja
termasuk didalamnya ada bagian pengesahan dokumen oleh pejabat berwenang. Beda dengan
format Uraian, pada format Bagan Alir tidak terdapat Daftar Distribusi Dokumen, sehingga untuk
keperluan pendistribusian dokumen, penyusun dokumen akan mengirimkan dokumen utama
dengan disertai formulir Daftar Distribusi Dokumen ke Sekretariat SMT sehingga Sekretariat
SMT dapat mendistribusikan dokumen tersebut ke Pemegang Dokumen sesuai dengan yang
tercantum dalam Daftar Distribusi Dokumen.

12

Gambar 5 : contoh dokumen dengan format Bagan Alir

Pendistribusian dokumen
Setelah dokumen disusun tentunya dokumen tersebut harus didistribusikan ke semua

stakeholder yang terkait ataupun terlibat dalam proses kerja yang diuraikan dalam dokumen tersebut.
Cara pendistribusian pada cara sebelumnya dilaksanakan dengan membagikan dokumen yang dicetak
dimedia kertas, namun cara ini dirasakan makan tempat, karena kelamaan dokumen menumpuk dalam
lemari atau tergeletak dimana-mana. Cara lain adalah dengan pendistribusian secara paperless yaitu
dengan dokumen dalam bentuk softcopy tapi masih memerlukan media fisik, yaitu Compact Disk atau
sering disingkat dengan CD. Perlu puluhan CD, karena tergantung dengan jumlah tujuan pendistribusian.
Setiap CD diisi dengan dokumen-dokumen yang perlu dibagikan pada suatu jabatan atau yang disebut
dengan Pemegang Dokumen. Jika penyimpananya kurang bagus lama kelamaan CD ini dapat
mengalami kerusakan, misalnya lecet, tergores atau berjamur sehingga akibatnya data dokumen tidak
bisa diakses. Saat ini pendistribusian diperbaiki dengan cara paperless namun tidak menggunakan media
penyimpan portable melainkan dengan suatu aplikasi perangkat lunak yaitu E-Library atau perpustakaan
elektronik. Dokumen setelah disahkan diserahakan oleh Pemilik Proses Bisnis kepada Sekretariat SMT
untuk dilakukan pendistribusian kepada para stakeholder. Pada dokumen berformat Uraian daftar
distribusi dokumen dicantumkan atau menjadi isi di dalam dokumen tersebut. Namun untuk format bagan
alir tidak terdapat Daftar Distribusi Dokumen, oleh karenanya pada saat menyerahkan dokumen kepada
Sekretariat SMT harus disertai dengan Daftar Distribusi Dokumen secara terpisah. Berdasarkan Daftar
Distribusi Dokumen tersebut Sekretariat SMT melaksanakan pendistribusian dokuem dengan cara
membuat dan mengedarkan surat pendistribusian dokumen yang ditujukan kepada para stakeholder

13

dokumen dan sekaligus mengupload file-file dokumen ke E-Library ke dalam folder-folder Pemegang
Dokumen sesuai dengan tujuan distribusinya, misalnya suatu dokumen didistribusikan ke GM, SRM
Teknik dan SRM OPS maka dokumen-dokumen tersebut akan diupload/disimpan ke folder GM, folder
SRM Teknik dan folder SRM OPS. Dalam folder tersbut sudah ditentukan hak aksesnya, misal di folder
GM, yang bisa mengakses hanya Sekretariat SMT dan GM, Pemegang Dokumen/ pejabat yang lain tidak
bisa mengakses, GM pun sebagai Pemegang Dokumen yang berhak di folder tersebut hanya punya
akses READ (baca), tidak bisa EDIT.

Gambar 6 : contoh tampilan E-Libarry

Pemegang Dokumen

Dokumen yang telah disusun dan disahkan oleh pejabat yang berwenang, sesuai kebutuhan
akan didistribusikan ke beberapa pejabat internal maupun eksternal. Untuk memudahkan pengendalian
dan keamaan dalam penyebaran dokumen diberlakukan penomoran atau pemberian kode yang
bersesuaian untuk setiap pemegang dokumen yang berhak. Kode ini sifatnya seperti pembubuhan nama
kita pada suatu buku yang kita miliki agar tidak tertukar ataupun jika dipegang oleh seseorang yang tidak
berhak mudah ditelusuri itu buku milik siapa. Misal suatu dokumen dipegang oleh B, namun kode yang
tertera pada dokumen tersebut adalah nama A maka lebih mudah untuk ditelusuri kenapa dan
bagaimana bisa dokumen milik A bisa sampai ke milik B yang seharusnya tidak terjadi, kalaupun B
berhak atas dokumen tersebut seharusnya kode yang tertera di dokumen tersebut adalah nama B. Kode
Pemegang Dokumen diberikan dengan nomor urut dari jabatan tertinggi di UIP2B yaitu GM sebagai

14

nomor 1 dan berlanjut ke pejabat-pejabat lainnya. Gambar dibawah merupakan cuplilakn dari file Daftar
Pemegang Dokumen.

Gambar 7 : contoh Daftar Pemegang Dokumen

Perbedaan pengelolaan Prosedur/IK dan Rekaman
Prosedur adalah rangkaian petunjuk bagaimana seseorang melaksanakan pekerjaan. Di dalam

pelaksanaan pekerjaan tersebut menghasilkan suatu output yang dituliskan dalam suatu formulir, formulir
bisa dalam bentuk media fisik antara lain kertas ataupun non fisik, dalam hal ini file /softcopy, inilah yang
disebut rekaman, ada juga rekaman yang tersimpan sebagai suatu database di suatu aplikasi perangkat
lunak.

Untuk prosedur/instruksi kerja (IK) relative lebih mudah untuk dibakukan dan bisa diberlakukan
untuk semua Bidang/Biro, jadi pengelolaan prosedur/IK yang meliputi identifikasi, pendistribusian dan
penyimpanan dapat dilaksanakan terpusat oleh sekretariat SMT.

Rekaman dapat dihasilkan dari berbagai macam cara, yaitu 1. Rekaman yang dihasilkan dari
pengisian data di kertas, 2. Rekaman yang dihasilkan dari pengisian data langsung via formulir di
computer, 3. Rekaman yang berupa database di aplikasi perangkat lunak, 4. Rekaman yang dibuat
langsung tanpa formulir dan pembuatannya bersifat periodik. Adanya berbagai macam format rekaman
tersebut karena rekaman sangat bergantung kepada macam data yang dibutuhkan oleh pembuat
maupun pengguna rekaman. Melihat adanya berbagai macam rekaman tersebut nampak bahwa

15

rekaman tidak bisa dibakukan formatnya sehingga untuk format rekaman diberlakukan seperti yang
sekarang dipergunakan/berlaku di masing-masing Bidang/Biro. Pengelolaan rekaman masih diserahkan
kepada masing-masing Bidang/Biro pemiliknya baik dari sisi identifikasi, penyusunan, pendistribusian dan
penyimpanannya.
Pengaturan cap/stempel utk validasi
Berbagai dokumen yang beredar teruitama yang berjudul sama mungkin mempunyai kemiripan atau
sengaja ditiru oleh pihak yang tidak bertanggungjawab tapi sebenarnya isinya tidak sama persis. Hal ini
memerlukan kejelasan/kepastian. Didalam system pendokumentasian UIP2B diberlakukan pemberian
“cap/stempel”. Namun cap/stempel ini tidak berupa cap fisik dengan tinta melainkan dengan gambar
cap/stempel yang diletakkan di footer suatu dokumen, yang tertera paraf WMT, hal ini dijelaskan lebih
detail pada prosedur Informasi Terdokumentasi.

Gambar 8 : cap/stempel dokumen

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi (SIMT)
Dalam memudahkan pengelolaan dokumen-dokumen dalam implementasi SMT dibuat Aplikasi

online yang memungkinkan diakses secara online (internet) dan dapat diakses secara bersamaan oleh
semua pegawai, baik secara bebas maupun terbatas. Aplikasi ini dibuat dengan memanfaatkan Google

16

Sheet, yaitu aplikasi semacam excel/spreadsheet yang dibuat oleh Google. Didalam aplikasi tersebut
semua pemilik proses dapat melaporkan progress penyusunan dokumennya dan progress tersebut dapat
dipantau bersama. Dalam aplikasi tersebut semua pemilik proses bisnis diminta untuk melaporkan
tanggal selesainya status penyusunan dokumen, yang melingkupi Pembahasan dokumen, pengesahan
dokumen, pengiriman ke Sekretariat SMT dan selanjutnya oleh sekretariat SMT akan dilakukan
pendistribusian dokumen melalui aplikasi E-Library dan melaporkan statusnya ke dalam SIMT.
Selanjutnya oleh Sekretariat SMT akan dibuat Daftar Dokumen Induk UIP2B, kemudian Matriks Distribusi
Dokumen dan Peta Dokumen yang merepresentasikan proses-proses kerja di seluruh Bidang/Biro di
lingkungan Kantor Induk UIP2B. Menu-menu yang ada di SIMT adalah sebagai berikut :

1. Monitor Progress
Di menu ini para pemilik proses bisnis untuk dapat melaporkan proses penyusunan dokumennya
secara online yang dapat diikuti atau dimonitor oleh semua PIC SMT terutama Sekretariat SMT.
Dengan dilaporkannya progress penyusunan dokumen akan dapat dimonitor kapan dokumen selesai
dibahas, kapan disahkan dan kapan diserahkan ke secretariat SMT untuk segera didistribusikan.
Dengan monitoring ini Sekretariat SMT juga bisa mengingatkan pemilik proses bisnis untuk segera
memproses ke tahap selanjutnya jika sudah pada suatu tahap namun agak lambat untuk ke tahap
selanjutnya

2. Daftar Dokumen Induk
Menu ini berisi semua dokumen yang dibuat dan diedarkan di lingkungan Kantor Induk UIP2B, dari
menu ini dapat diketahui dokumen apa saja yang dimiliki oleh UIP2B, di produksi oleh fungsi mana,
dan dimana lokasi penyimpanannya.

3. Matriks Distribusi Dokumen

Menu ini berisi dokumen apa saja yang ada di UIP2B dan diedarkan kemana saja di internal UIP2B.
Bagi Pemegang Dokumen, dapat mengetahui suatu jabatan mendapatkan dokumen apa saja.
Karena untuk dokumen tertentu sifat distribusinya terbatas, artinya tidak semua pejabat
mendapatkan pembagian dokumen karena hanya diedarkan ke pejabat tertentu. Untuk dokumen
yang pendistribusiannya bersifat UMUM, semua pegawai bisa mengaksesnya. Nama-nama
dokumen yang sudah dilaporkan dalam aplikasi SIMT akan dicantumkankan dalam bentuk Daftar
Dokumen Induk UIP2B. Disitu ditampilkan semua dokumen di lingkup UIP2B yang sudah di “SMT”
kan.

4. Peta Dokumen
Di menu ini bisa dilihat proses bisnis UIP2B khususnya yang berada di lingkup Kantor Induk, proses
antar Bidang/Biro, dan proses kerja di internal masing-masing Bidang/Biro sampai level Bagian (sub
sub Bidang)

17

Dalam aplikasinya box
warna merah bisa di-

klik sehingga
memunculkan info
sesuai teks dalam box

Gambar 9 : Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi

Gambar diatas memperlihatkan tampilan awal Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi yang
merupakan menu utama. Menu-menu yang ada di kotak berwarna merah dapat di-klik sehingga terbuka
informasi yang diinginkan.

BAB V USULAN AFI

Langkah-langkah yang telah disebut di bagian sebelumnya dibuat time line nya dan telah dilaksanakan,
ada langkah yang bisa dilaksanakan sesuai rencana, ada juga yang waktu pelaksanaannya tidak bisa
sesuai rencana karena sebab tertentu.

PROGRAM SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI PLN UIP2B
TAHUN 2020/2021

Ren TRIWULAN I TRIWULAN II TRIWULAN III TRIWULAN IV TRIWULAN II TRIWULAN III KETERANGAN

NO KEGIATAN Real JAN FEB MAR APR MEI JUNI JULI AGT SEP OKT NOV DES …. MEI21 JUNI21 JULI21 AGT21

M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4

1 Menyusun Tim SMT Ren Tanggal penerbitan SK TIM SMT 30 April 2021`

Real Terlaksana 21 s.d 24 April 2020
Ditandatangani Top Manajemen 26 Mei 2020,
2 Inhouse Training SMT (5%) Ren diperbaiki 1 November 2020
Terlaksana 25 April 2020 s.d 1 November 2020
Real
Terlaksana 25 April 2020 s.d 1 November 2020
3 Komitmen Manajemen SMT Ren
(5%) Terlaksana 25 April 2020 s.d 1 November 2020
Real
Terlaksana 25 April 2020 s.d 1 November 2020
4 Penyusunan Dokumen (25%) Ren
Terlaksana 1 November 2020
Mereview prosedur inti yang Real
5 pernah diimplementasikan Terlaksana 10 sd 11 Desember 2020
Ren
secara terpisah SK TIM AI ditandatangani 11 Desember 2020
Membuat prosedur baru Real Terlaksana 16 & 18 Desember 2020, Hasil Perbaikan
6 untuk 1 Sistem Manajemen dan Penutupan Audit Internal telah dinyatakan
yang terintegrasi Ren efe kti f
Terlaksana 23 Dember 2020
7 Pengendalian dokumen Real Surat ke PUSERTIF tertanggal 29 Desember 2020, akan
diperbarui lagi pada Agustus 2021
Ren sebagian sudah terrealisasi sd M-4 Juni 2021

Real

8 Pengesahan Dokumen (10%) Ren

Real

9 Inhouse Training Audit Ren
Internal
Real

10 Menyusun Tim Audit Internal Ren

Real

Audit Internal dan Tindak Ren
11 Lanjut Temuan Audit Internal
Real
(15%+15%)

12 Rapat Tinjauan Manajemen Ren
(20%)
Real

13 Permohonan Sertifikasi (5%) Ren

Real

14 Peng-update-an dokumen Ren
terkait Perdir no. 065
Real

Gambar 10 : table time line rencana dan pelaksanaan AFI

Beberapa kegiatan yang telah dilaksanakan :
1. Membuat SK Tim Set Up SMT

Untuk menyiapkan set up Sistem Manajemen Terintegrasi Mengusulkan untuk dibentuk Tim agar
fokus dan terarah. Keanggotaan Tim diusulkan wakil dari masing -masing Bidang dan Biro sehingga
nantinya diharapkan setiap wakil dapat menjadi agen perubahan di masing-masing Bidang/Biro. SK
Tim set up SMT diterbitkan oleh Manajemen pada tanggal 30 April 2020.
2. Inhouse Training Sistem Manajemen K3 45001:2018, dan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Untuk mendapat pengetahuan yang cukup tentang Sistem Manajemen Terintegrasi, PLN UIP2B
bekerja sama dengan PLN Pusdiklat dalam penyelenggaraan Inhouse Training tentang SMT.
Inhouse Training diikuti oleh Top Manajemen sampai dengan para pejabat struktural sampai tingkat
Manager (dulu disebut Deputi Manajer) bersama seluruh anggota Tim SMT. Inhouse Training SMT
telah dilaksanakan pada 21 s.d 24 april 2020. Diharapkan seluruh pegawai yang telah mengikuti IHT
SMT punya bekal pengetahuan dan kesiapan yang memadai tentang Sistem Manajemen
Terintegrasi sehingga seluruh jajaran UIP2B bisa mendukung terwujudnya implementasi Sistem
Manajemen Terintegrasi di lingkungan Kantor Induk UIP2B.
3. Komitmen Manajemen dan Kebijakan Manajemen

18

19

Tim SMT membuat draft Komitmen Manajemen dan Kebijakan Manajemen dan diajukan ke
Manajemen untuk dibahas di Rapim. Komitmen Manajemen merupakan janji dari Manajemen dan
segenap jajarannya untuk mengimplementasikan SMT secara aktif dan konsisten. Kebijakan
Manajemen merupakan pernyataan dari standar perilaku yang diinginkan perusahaan atau prosedur
yang bisa diterapkan di seluruh organisasi.UIP2B. Komitmen Manajemen dan Kebijakan Manajemen
disosialisasikan melalui penempelan di dinding pada runag-ruang tertentu
4. Menyusun Manual Sistem Manajemen Terintegrasi
Manual ini merupakan panduan implementasi Sistem Manajemen Terintegrasi di lingkup Kantor
Induk UIP2B yang sekaligus juga menjadi salah satu persyaratan yang dituntut keberadaannya
dalam Sistem Manajemen Terintegrasi. Manual Sistem Manajemen Terintegras UIP2B disusun
untuk mengendalikan pengelolaan pengoperasian system tenaga listrik Jawa Madura Bali
berstandar internasional dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen
Terintegrasi yang meliputi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, Sistem Manajemen K3
45001:2018, dan Sistem Manajemen K3 berdasarkan PP no. 50. Hal ini telah dilaksanakan secara
bertahap dari 25 April sampai dengan 1 November 2020.
5. Mereview prosedur inti yang sebelumnya pernah diimplementasikan secara terpisah
Prosedur-prosedur inti yang menjadi suatu persyaratan dari suatu sistem manajemen seperti
prosedur pengendalian dokumen, prosedur audit internal,prosedur rapat tinjauan manajemen
ditinjau kembali dan membuat prosedur yang baru yang mengintegrasikan ke-3 Sistem Manajemen
yang diimplementasikan di UIP2B. Hal ini telah dilaksanakan secara bertahap dari 25 April sampai
dengan 1 November 2020.
6. Mereview dan memperbarui prosedur kerja
Prosedur, instruksi kerja, formulir dan rekaman di seluruh Bidang/Biro diinventarisir, direview dan
diperbarui untuk pengimplementasian SMT. Hal ini telah dilaksanakan secara bertahap dari 25 April
sampai dengan 1 November 2020.
7. Melaksanakan pengendalian dokumen
Setelah semua dokumen diperbarui selanjutnya dilaksanakan pengendalian dokumen yang meliputi
pengidentifikasian, pengesahan, pendistribusian dan penyimpanan. Hal ini telah dilaksanakan
secara bertahap dari 25 April sampai dengan 1 November 2020.
8. Melaksanakan Inhouse Training tentang Audit Internal.
Salah satu syarat dari pengimplementasian Sistem Manajemen adalah melakukan Audit Internal.
Dalam rangka persiapan pelaksanakan Audit Internal staf UIP2B perlu dibekali dengan pengetahuan
dan cara melaksanakan Audit Internal. Untuk itu UIP2B kembali bekerja sama dengan PLN Pusdiklat
untuk menyelenggarakan Inhouse Training Audit Internal. Pesertanya adalah dari Top manajemen
sampai Manajer dan 1 orang staf masing-masing Sub Bidang/Biro serta anggota Tim SMT.
Diharapkan dari Inhouse Training tersebut para peserta nantinya dapat melakukan Audit Internal

20

sendiri di seluruh Bidang dan Biro di UIP2B. Inhouse Training Audit Internal telah dilaksanakan pada
10 – 11 Desember 2020.

9. Manajemen menyusun pembentukan Tim Audit Internal
Untuk keperluan Audit Internal dibentuk Tim yang diberi tugas untuk melaksanakan Audit Internal.
Tim SMT membuat draft susunan keanggotaan Tim Audit Internal dan diajukan ke Manajemen untuk
disetujui dan disahkan. SK Tim Audit Internal telah ditandatangani pada tanggal 11 Desember 2020.

10. Audit Internal dilaksanakan di semua Bidang dan Biro di UIP2B
Setelah Tim Audit Internal terbentuk dilanjutkan dengan membuat rencana Audit yang meliputi
lingkup Audit, Auditor dan tanggal pelaksanaan. Agar terlaksana secara fair maka dilakukan audit
silang artinya auditor dari Bidang A tidak akan mengaudit Bidang B, jadi yang bersangkutan tidak
mengaudit Bidangnya sendiri.

11. Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen
Setelah seluruh rangkaian tahapan persiapan implementasi SMT diselesaikan maka diakhiri dengan
mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen. Rapat Tinjauan Manajemen dipimpin oleh GM UIP2B dan
dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen baik Senior Manajer maupun Manajer dan Tim SMT yang
diwakili oleh Ketua Tim dan Sekretaris Tim SMT. Sebelum melaksanakan RTM lebih dahulu
diedarkan usulan rencana materi yang akan dibahas, setiap peserta rapat diharapkan memberi
masukan tentang apa yang akan dibahas sehingga pembahasan dalam rapat lebih fokus dan
terarah.

12. Mengajukan surat permohonan sertifikasi SMT ke PLN Puslitbang
Dengan diselesaikannya Rapat Tinjauan Manajemen berarti seluruh rangkaian tahapan persiapan
implementasi SMT telah selesai dan dilanjutkan dengan menghubungi pihak Assesor dalam hal ini
PLN Pusertif, melalui surat tertanggal 29 Desember 2020 tentang Permohonan Sertifikasi SMT.
Namun sampai saat ini belum ada jawaban dari PLN Pusertif, artinya UIP2B dalam posisi menunggu
jadwal sertifikasi dari PLN Pusertif.

13. Updating dokumen terkait Perdir no. 065
Selama menunggu respon dari PLN Pusertif ternyata telah terjadi banyak perubahan dalam
organisasi UIP2B antara lain pergantian pejabat dan terbitnya Perdir baru tentang Organisasi UIP2B.
Pejabat yang mengalami pergantian antara lain GM, SRM Teknik, SRM Operasi Sistem dan SRM
KSA. Kemudian terbit perdir baru yaitu Perdir 0065.P/DIR/2021 tentang Organisasi dan Tatakerja PT
PLN (Persero) Unit Induk Pusat Pengatur Beban Jawa Madura dan Bali. Dengan adanya
perubahan-perubahan tersebut maka berimbas pada perubahan dokumen-dokumen yang dimiliki
UIP2B Jamali. Hal ini juga telah diantisipasi dalam Prosedur Informasi Terdokumentasi butir 5.5.1
point 2 bahwa Wakil Manajemen dapat menerbitkan ulang suatu dokumen jika (2.) Ada perubahan
struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen, sehingga untuk memenuhi hal ini Tim harus
melakukan peng-update-an dokumen agar selaras dengan Perdir yang baru. Kegiatan ini sedang
dilaksanakan sekarang.

BAB VI PENUTUP

Kesimpulan :
1. UIP2B telah mengimplementasikan Sistem Manajemen Terintegrasi yang meliputi Sistem
Manajemen K3 45001:2018, Sistem Manajemen K3 PP50 dan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2015 namun belum tersertifikasi.
2. UIP2B telah siap untuk disertifikasi implementasi SMT yang meliputi Sistem Manajemen K3
45001:2018, Sistem Manajemen K3 PP50 dan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
3. Dengan telah tercapainya progress 100% pengimplementasian SMT akan menaikkan angka
pencapaian KPKU.
4. Dengan adanya SIMT (Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi) dan E Library maka informasi
tentang dokumentasi lebih mudah diperoleh.
5. Dengan implementasi SMT telah ikut memberdayakan penggunaan aplikasi E-library di UIP2B.
6. Dengan mekanisme pengendalian dokumen seperti yang telah direncanakan maka pengelolaan
dokumen menjadi lebih baik dari kondisi sebelumnya, riwayat dokumen dari sejak penyusunan
sampai kadaluarsa maupun pemegang dokumen lebih mudah ditelusuri, hak akses dokumen
juga lebih jelas.

Saran :
1. Perlu diberikan pemahaman kepada seluruh pegawai tentang innovative mindset entrepreneur
untuk menumbuhkan budaya berpikir kreatif sehingga muncul kesadaran bahwa saat
mengimplementasikan SMT dalam melaksanaan pekerjaan sehari-hari muncul ide-ide baru untuk
memperbaiki hal-hal yang masih dianggap kurang baik, bukan hanya sekedar memenuhi
kewajiban apa adanya seperti yang dipersyaratkan dalam implementasi SMT.
2. Apabila SMT UIP2B telah tersertifikasi, maka disarankan agar diperluas sampai ke 5 Unit
Pelaksana UIP2B sehingga sertifikasi terpusat meliputi Kantor Induk dan Unit Pelaksana, hal ini
akan menambah point dalam pencapaian KPKU
3. Apabila SMT UIP2B telah tersertifikasi, untuk memastikan bahwa implementasi SMT tetap
konsisten dijalankan maka agar dibentuk Tim Pemeliharaan SMT yang melibatkan seluruh
Manager tidak hanya perwakilan dari staf pelaksana.

21

DAFTAR PUSTAKA

1. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015,
2. Standar Sistem Manajemen K3 K3 ISO 45001:2018
3. Standar Sistem Manajemen K3 PP50
4. Nota Dinas dari EVPPKK Nomor: 22136/ORG.01.02/EVP PKK/2020 tentang Laporan

Implementasi Kriteria Penilaian Kinerja Unggul (KPKU) BUMN s.d Triwulan II Tahun 2020

22

LAMPIRAN

1. Nota Dinas GM P2B Nomor: 5724/SDM.02.07/GM/2020 tentang Penugasan Wakil
Manajemen Terintegrasi (WMT) PLN P2B

23

2. Surat GM P2B Nomor: 4924/ORG.01.02/B34000000/2020 tentang Permohonan
Sertifikasi Sistem Manajemen Terintegrasi (SMT)

ooooooo000ooooooo

24