คู่ มื อ - ก า ร จั ด ทำ
ผู้ศึกษาคู่มือจะได้รับความรู้ความเข้าใจในการบันทึกบัญชีราย
ได้ค่าใช้จ่ายด้วยโปรแกรมบัญชี Express
บันทึกบัญชีรายได้-ค่าใช้จ่าย
โดยโปรแกรมบัญชี
Express
รายได้และค่าใช้จ่ายเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของธุรกิจที่นักบัญชี
ต้องให้ความสำคัญ เพื่อนำไปสู่การคำนวณกำไรสุทธิที่ถูกต้อง ในการบันทึก
รายได้ยังคงมีประเด็นปัญหาที่นักบัญชีต้องระวัง
โดย นภัสวรรณ ตู้ประสิทธิ์ และ พิมลพรรณ หมายดี โปรมแกรมสำเร็จรูปบัญชี EXPRESS
Prog rams Exp ก
ress
คำนำ
คู่มือปฏิบัติงานด้านการใช้โปรแกรม Express ฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นผลงานการจัดการองค์ความรู้
ในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการบันทึกบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายโดยดำเนินการให้สอดคสัองกับการฝึกงาน
ซึ่งคู่มือการปฏิบัติงานดังกล่าวนี้ ผู้จัดทำได้รวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่มาพัฒนาให้เป็นระบบเพื่อให้ผู้ที่สนใจ
ในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้
หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคู่มือเล่มนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการปฏิบัติงานก่อให้เกิดประไยชน์ ทำให้ผู้ที่
สนใจผู้ปฏิบัติงานด้านการใช้โปรแกรม Express มีความรู้ความเข้าใจ แนวทางขั้นตอนและทำงานของการ
บันทึกบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้อง ลดระยะเวลาการทำงาน สะดวกรวดเร็วขึ้นและทำให้ผู้ที่
สนใจมีประสิทธิภาพ ในการปฏิบัติงานดียิ่งขึ้น
คณะผู้จัดทำ
ข
TABLE OF
CONTENTS
คำนำ หน้า
สารบัญ ก
ข-ค
บทนำ 1-3
เมนูแถบใช้งาน 4
หลัก
5
เทคนิคในการใช้
โปรแกรม
ค
ขั้นตอนการ หน้า
บันทึกรายได้
6-15
ขั้นตอนการ 16-21
บันทึกค่าใช้จ่าย 22-24
การสร้างข้อมูลผู้
จำหน่าย/ลูกค้า
1
โปรแกรมบัญชี Express คืออะไร?
เป็นโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปซึ่งรวบรวมระบบบัญชีถึง 12 ระบบเข้าไว้ด้วยกัน
เป็นโปรแกรมเดียว และข้อมูลจะเชื่อมโยงถึงกันโดยอัตโนมัติทำให้ลดขั้นตอนในการทำงาน
เพียงแค่ทำการบันทึกข้อมูลรายวันการซื้อและการขายเท่านั้นเอง ต่อจากนั้นโปรแกรมจะ
ทำหน้าที่นำข้อมูลไปบันทึกในแต่ละระบบที่เกี่ยวข้องให้เองโดยอัตโนมัติและสามารถพิมพ์
รายงานทุกรายงานได้ทันทีทำให้ท่านสามารถทราบผลการดำเนินงานได้ภายในอึดใจเดียว
โปรแกรมทำงานบนระบบปฏิบัติการ Windows สำหรับระบบเครือข่าย (LAN) สามารถ
ใช้ได้ไม่จำกัดตัวลูก รองรับธุรกิจตั้งแต่ขนาดเล็กจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่เพราะข้อมูลคีย์ได้ไม่
จำกัด ประเภทธุรกิจที่รองรับได้แก่ซื้อมา-ขายไป,บริการ,รับเหมา-ก่อสร้าง,นำเข้า,การผลิต
และอื่นๆ ในปัจจุบันมีลูกค้าที่ใช้โปรแกรมอยู่กว่า 70,000 ราย ซึ่งลูกค้าส่วนใหญ่จะเป็น
ลูกค้าที่ได้รับการแนะนำต่อๆกันมา Express มีจุดเด่นทางด้านการให้บริการเพราะเวลาที่
ลูกค้ามีปัญหาโทรมาสอบถาม สามารถทำงานต่อได้ทันที
INTRODUCTION
บทนำ.
2
ภาษาใน โปรแกรมมีทั้งเวอร์ชั่นภาษาไทย และเวอร์ชั่นภาษา
โปรแกรมบัญชี ไทย-อังกฤษ เวอร์ชั่นภาษาไทยจอภาพจะแสดงเป็นภาษาไทย
Express และข้อมูลที่ป้อนเข้าไปจะเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ
ก็ได้ ส่วนเวอร์ชั่นภาษาไทย-อังกฤษ จอภาพและหัวรายงาน
สามารถเลือกได้ว่าจะให้แสดงเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ
โดยทำการกำหนดไว้ที่รหัสผ่านของแต่ละบุคคล ซึ่งเหมาะกับ
บริษัทที่มีชาวต่างประเทศเป็นผู้บริหารและต้องการเข้ามาใช้
งานโปรแกรมด้วยตนเอง
ที่มา : http://www.itac.co.th/index.php/express-accounting/express-infomation-thai
3
การ Log in/เข้าสู่ระบบ
01 เข้าสู่โปรแกรม
User ID : BIT9
Password : BIT9
02 คลิกเลือกบริษัทที่ต้องการ บริษัท เอ็นเอฟพี จำกัด NFP
บันทึก เพื่อเริ่มต้นการบันทึก
บัญชี จากนั้นคลิกตกลง หรือ
Enter
4
เมนูแถบใช้งานหลัก h
1 b d e f
a c 11 g
1. เพิ่มข้อมูล (Alt+A) f. ข้อมูลถัดไป (Page Down)
a. แก้ไขข้อมูล (Alt+E) ข้อมูลสุดท้าย (Ctrl+End)
b. ยกเลิกเอกสาร (Alt+C)
g. พิมพ์เอกสาร (Alt+P)
c. ลบข้อมูล (Alt+D) h. ดูรายการบัญชีในสมุดรายวัน (Ctrl+J)
11. บันทึกข้อมูล (F9)
d. ยกเลิกการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล (Esc)
e. ข้อมูลแรก (Ctrl+Home)
ข้อมูลที่แล้ว (Page Up)
5
เทคนิคอื่นในโปรแกรม
บัญชี EXPRESS
ในกรณีที่อยู่ในเมนูซื้อสด บันทึกค่าใช้จ่ายอื่น หรือ จ่ายชำระหนี้ที่ต้อง
หักภาษี ณ ที่จ่าย ให้กรอกจำนวนเงินภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพื่อบันทึก
บัญชีและระบบจะเชื่อมต่อไปยังระบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพื่อกรอกราย
ละเอียดอื่น ๆ เพิ่มเติม
6
ในเมนูใดๆหากต้องการแก้ไข เพิ่ม ลบ รายละเอียด เช่น รายการ
สินค้า รายการชำระโดยอื่นๆ รายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภาษีซื้อ ให้
คลิกขวาที่บรรทัดรายละเอียด
ในบางครั้งหากต้องการตรวจดูรายการซื้อเชื่อหรือขายเชื่อ ว่าได้จ่าย
ชำระหรือรับชำระหรือไม่ ด้วยเอกสารใบใด เมื่ออยู่ในเมนูซื้อเชื่อ
หรือขายเชื่อ เลือกเอกสารที่ต้องการตรวจดู แล้วเลือกSheet การ
ชำระเงิน หากปรากฎเลขที่เอกสาร และจำนวนเงินที่ชำระ แสดงว่า
มีการชำระเงินแล้ว
7 ขั้นตอนการบันทึกรายได้
ขายเงินสด (HS)
การขายสินค้าด้วยเงินสด จะมีการบันทึกการรับเงินค่าสินค้าทันที เมื่อลูกค้าได้รับสินค้า
2 เลขที่เอกสาร กำหนดเลขที่เอกสารขายสดจะกำหนดตามเลข
ขึ้นใหม่คือเรียงตามปีปัจจุบันตามด้วยเดือนตาม
บริษัท เอ็นเอฟพี จำกัด ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินและตามด้วยลำดับที่
ของเอกสาร เช่น พ.ศ.2565 เดือน10 เอกสารใบ
4บริษัทลูกค้า 4 แรกจะกำหนดว่า HS6510001
บริษัท NN FF จำกัด
999 ม.1 อ.เมือง จ.ระยอง 21000 วันที่ 3
6 8 7 9 10 9 หมายเลข 2 เลขที่เอกสาร
11 หมายเลข 3 วันที่
หมายเลข 4 บริษัทลูกค้า
หมายเลข 6 รายการ
หมายเลข 7 หน่วย
หมายเลข 8 จำนวน
หมายเลข 9 ราคาต่อหน่วย
หมายเลข 10 จำนวนเงิน
หมายเลข 11 ยอดเงินรวมภาษี
ตัวอย่างเอกสารใบกำกับภาษี
8
บริษัท เอ็นเอฟพี จำกัด
ไปที่รายการขาย เลือก 2.ขายเงินสด
9
1
เพิ่มข้อมูล คลิกที่หมายเลข 1 หรือ ALT+A
10
23
บิลเงินสด(หมายเลข 2) ,วันที่(หมายเลข 3) ใส่เลข
ที่บิลและลงวันที่ตามใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
11
4
NN บริษัท NN FF จำกัด
รหัสลูกค้า(หมายเลข 4) ใส่บริษัทของลูกค้าตามใบเสร็จ
รับเงิน/ใบกำกับภาษี จากนั้นคลิกตกลง หรือEnter
NN 12
บริษัท NN FF จำกัด
999 ม.1 อ.เมือง จ.ระยอง 21000 5
ประเภทราคา(หมายเลข 5) เลือก 2 - แยก VAT
13
NN
บริษัท NN FF จำกัด
999 ม.1 อ.เมือง จ.ระยอง 21000
6
จากนั้นกรอกข้อมูลตรงช่องรายการสินค้าตามใบกำกับ
สินค้าโดยเลือกรหัสสินค้าตามรหัสสินค้าที่บริษัทเป็นผู้กำหนด
หรือสังเกตรายละเอียดสินค้าในใบกำกับสินค้า
เช่น ชื่อสินค้าให้ตรงกับรายละเอียดในโปรแกรม Express
แต่ในกรณีนี้ใส่ รายได้จากการให้บริการ
14
NN
บริษัท NN FF จำกัด
999 ม.1 อ.เมือง จ.ระยอง 21000
6
7 8
(หมายเลข 7) และ (หมายเลข 8) ใส่รายละเอียด
ตามใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี
15 9 10
NN
บริษัท NN FF จำกัด
999 ม.1 อ.เมือง จ.ระยอง 21000
6
ราคาต่อหน่วย (หมายเลข9) และจำนวนเงิน (หมายเลข 10)
ใส่รายละเอียดตามใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี
16
11 12
NN
บริษัท NN FF จำกัด
999 ม.1 อ.เมือง จ.ระยอง 21000
6
ตรวจทานความถูกต้องว่าได้กรอกข้อมูลถูกต้องครบถ้วน
กดรูปแผ่นดิสก์บนแถบเมนูเพื่อบันทึกข้อมูล (หมายเลข 11) หรือ F9
เมื่อบันทึกบัญชีหมดทุกใบกำกับสินค้า
จากนั้นกดพิมพ์เอกสาร (หมายเลข 12) ประจำงวดที่ได้ทำการบันทึกบัญชี
เพื่อตรวจสอบความถูกต้องระหว่างยอดรวมในรายงานขายที่บริษัทลูกค้าเป็น
ผู้จัดทำใบกำกับสินค้าที่เราได้ทำการบันทึกข้อมูลลงไปหากตรงกันแสดงว่าได้
ทำการบันทึกบัญชีถูกต้องแล้วในกรณีที่ไม่ตรงกันจะต้องหาตัวเลขที่ผิดพลาด
ระหว่างรายงานขายที่บริษัทลูกค้าที่ออกใบกำกับสินค้าเป็นผู้จัดทำเอกสารใบ
กำกับสินค้าแต่ละใบว่าถูกต้องแล้วหรือไม่หากถูกต้องแล้วก็ตรวจสอบกับ
รายงานที่เราได้ทำการบันทึกบัญชีและตรวจสอบตัวเลขเพื่อหาข้อมูลส่วนที่
บันทึกผิดพลาด
17
(Cash bill)
บิลเงินสด
สินค้า/บริการจากร้านค้าเหล่านั้น ทางร้านจะออกเอกสาร “บิลเงินสด”
บางครั้งอาจจะมีการแนบนามบัตรร้านค้าหรือไม่ก็ใช้วิธีการประทับตรายางที่มีชื่อ
ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ของร้านค้า
เอกสารหลักฐานที่ทางสรรพากรให้การยอมรับ สามารถนำมาเป็นค่าใช้
จ่ายของบริษัทได้ควรจะมีลักษณะดังนี้
– ชื่อ และที่อยู่ของผู้ขาย
– ชื่อ และที่อยู่ของผู้ซื้อ
– หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือ หมายเลขประจำตัวประชาชน
– รายละเอียดสินค้าหรือบริการ และจำนวนเงิน
– เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
18
ซึ่งโดยทั่วไปแล้วเอกสารบิลเงินสดจะไม่มีข้อมูลที่ครบถ้วน
ตามลักษณะข้างต้น ทำให้ไม่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท
แต่อย่างไรก็ตามทางสรรพากรก็ช่วยออกเป็นแนวทางการปฏิบัติ
กรณีที่ผู้ขายออกเอกสารบิลเงินสด เพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถนำ
มาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท ดังนี้
– จัดทำเอกสารใบรับเงิน ซึ่งจะต้องมีการระบุชื่อผู้รับเงิน ที่อยู่
หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/หมายเลขบัตรประชาชน วันเดือนปีที่จ่ายเงิน
รายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน และลายเซ็นผู้รับเงิน
– กรณีเป็นบุคคลธรรมดาควรแนบเอกสารสำเนาบัตรประชาชน พร้อม
เซ็นรับรอง
– ควรใช้วิธีการโอนเงินให้กับผู้ขาย กรณีที่มียอดค่าใช้จ่ายสูง พร้อม
เอกสาร Payslip หรือหลักฐานการจ่ายชำระเงิน
– กรณีเป็นค่าบริการ จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย พร้อมออกใบรับรองหัก
ณ ที่จ่ายให้ผู้ถูกหัก และนำเงินภาษีที่หักไว้นำส่งกรมสรรพากร
19
ขั้นตอนการบันทึกค่าใช้จ่าย
2 กกำำหหนนดดเเลลขขททีี่่บบิิลลขขาายยสสดดจจะะกกำำหหนนดดตตาามมเเลลขขขขึึ้้นน
ใใหหมม่่คคืืออเเรรีียยงงตตาามมปปีีปปััจจจจุุบบัันนตตาามมดด้้ววยยเเดดืืออนนตตาามมใใบบ
กกำำกกัับบภภาาษษีี//ใใบบเเสสรร็็จจรรัับบเเงงิินนแแลละะตตาามมดด้้ววยยลลำำดดัับบททีี่่
4 OE6501005 ขขอองงเเออกกสสาารร เเชช่่นน พพ..ศศ..22556655 เเดดืืออนน1100 เเออกกสสาารรใใบบ
แแรรกกจจะะกกำำหหนนดดวว่่าา OOEE66551100000011
8 6 3 หมายเลข 2 เลขที่เอกสาร
หมายเลข 3 วันที่
10 9 4957 13 หมายเลข 4 ผู้จำหน่าย
หมายเลข 6 รายการ
120 10 หมายเลข 8 จำนวน
หมายเลข 9 หน่วย
หมายเลข 10 จำนวนเงิน
หมายเลข 13 เลขที่บิล
120
ตัวอย่างเอกสารบิลเงินสด
20
01 ไปที่ซื้อ
02 ข้อ 5.บันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ
03 ข้อ 1.บันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ/บันทึกตามหัวข้อจาก
เอกสารนั้นๆ
04 กด Enter
21
1 4 23
13
05 เพิ่มข้อมูล (หมายเลข1) /Alt+A
06 ลงเลขที่เอกสารตามเอกสารบิลเงินสด (หมายเลข 2)
07 ลงวันที่ตามเอกสารบิลเงินสด (หมายเลข 3)
08 ค้นหารายชื่อผู้จำหน่าย (หมายเลข 4) ให้ตรงตาม
เอกสารบิลเงินสด
09 ลงเลขที่บิลตามเอกสารบิลเงินสด (หมายเลข 13)
22
11 5
14
6
10 คำอธิบายสั้นๆของรายการสินค้า (หมายเลข 14)
11 กดเลือกประเภท 0 – ไม่มี VAT (หมายเลข 5)
12 จากนั้นกรอกข้อมูลตรงช่องรายละเอียดสินค้า
(หมายเลข 6) และเลือกรหัสสินค้าตามรหัสผังบัญชี
ตรวจสอบความถูกต้องว่าบันทึกข้อมูลครบถ้วนหรือไม่
13 กดรูปแผนดิสก์ (หมายเลข 11) /F9 บนแถบเมนูเพื่อ
ทำการบันทึกข้อมูลเมื่อบันทึกบัญชีหมดทุกใบแล้ว จาก
นั้นพิมพ์สมุดรายวันซื้อที่ได้ทำการบันทึกบัญชีเพื่อตรวจ
สอบความถูกต้อง
23
การสร้างข้อมูลผู้จำหน่าย/
ลูกค้า
เข้าไปที่เมนูซื้อ 6.รายละเอียดผู้จำหน่าย (ถ้าสร้างรายละเอียด
1 ลูกค้าให้ไปเมนูขาย)
01 เพิ่มข้อมูล (Alt+A)
24
2 3
5 4
6
7
02 รหัสผู้จำหน่าย สามารถกรอกเป็นภาษาไทย/อังกฤษ/ตัวเลข กรอกได้
สูงสุด 10 ตัวอักษร
03 ช่องคำนำหน้าชื่อ เช่น บริษัท หจก. ร้าน ช่องของชื่อสามารถกรอกได้ไม่
เกิน 60 ตัวอักษร
04 ที่อยู่ของผู้จำหน่าย
05 เบอร์โทรติดต่อ และผู้ติดต่อ
06 เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
25
10 9
7
8
07 เลือกประเภทผู้จำหน่าย มี 3 รูปแบบ คือ 00 ประจำ 01ต่างประเทศ
๙๙ชั่วคราว
08 เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม เลือกประเภทราคา มี 3 รูปแบบ คือ
0-ไม่มีVAT 1-รวมVAT 2-แยกVAT ภาษีมูลค่าเพิ่ม กรอกอัตราภาษี
มูลค่าเพิ่มคือ 7%
09 วงเงินอนุมัติที่ได้รับจากผู้จำหน่าย
10 กดบันทึก (F9)