รายงาน เรื่อ รื่ ง การจัดทำ คู่มืคู่ อ มื การจัด จั การเอกสาร เสนอ อาจารย์ประกายฉัตร ขวัญ วั แก้ว ก้ จัด จั ทำ โดย นางสาวจิรัจ รั ฌา วงค์ฟูค์ ฟู รหัส หั 66302160002 สาขาการจัด จั การสำ นักงาน รายงานเล่ม ล่ นี้เป็น ป็ ส่ว ส่ นหนึ่งของรายวิช วิ า หลัก ลั การจัด จั การเอกสาร (รหัส หั วิช วิ า 30216-2004] ภาคเรีย รี นที่ 2 ปีก ปี ารศึก ศึ ษา 2566 วิท วิ ยาลัย ลั เทคนิคพะเยา
คำ นำ การจัดทํา ทํ คู่มืคู่ อ มื ในการปฏิบัติ บั งานการจัด จั เก็บ ก็ เอกสารนี้ จัด จั ทํา ทํ ขึ้น ขึ้ เพื่อ พื่ เป็น ป็ แนวปฏิบัติ บั ในการ จัด จั เก็บ ก็ เอกสาร การดำ เนินงานของหน่วยงานให้เ ห้ป็น ป็ ระบบเดีย ดี วกัน กั และอ้า อ้ งอิง อิได้ เพื่อ พื่ เอื้อ อื้ อำ นวยใน การปฏิบัติ บั งานเป็น ป็ ไปด้ว ด้ ยความสะดวก รวดเร็ว ร็ ประหยัด ยั เวลาและงบประมาณ ทำ ให้มี ห้ มี ประสิท สิ ธิภ ธิ าพในการปฏิบัติ บั ภาระงาน และงานบริห ริ ารสานักงานมีปมี ระสิท สิ ธิภ ธิ าพมากยิ่ง ยิ่ ขึ้น ขึ้ ทั้ง ทั้ นี้ ผู้จัดทำ รวบรวมข้อ ข้ มูล มู การจัด จั เก็บ ก็ เอกสารขึ้น ขึ้ จากคู่มืคู่ อ มื และเอกสารการให้ค ห้ วามรู้ต่ รู้ าง ๆ เพื่อ พื่ ให้คู่ ห้ มืคู่ อ มื เล่ม ล่ นี้มีปมี ระโยชน์และบรรลุวั ลุ ต วั ถุป ถุ ระสงค์ใค์ นการดำ เนินงาน ตามระเบีย บี บว่า ว่ ด้ว ด้ ยงาน สารบรรณ และการ จัด จั เก็บ ก็ เอกสาร เพื่อ พื่ เป็น ป็ แนวปฏิบัติ บั อย่า ย่ งเดีย ดี วกัน กั และพร้อ ร้ มรับ รั ฟัง ฟั ความคิด คิ เห็น ห็ อัน อั จะเป็น ป็ ประโยชน์ต่อ ต่ การ ดำ เนินงาน และนำ มาปรับ รั ปรุง รุ คู่มืคู่ อ มื นี้ให้เ ห้ หมาะสมยิ่ง ยิ่ ขึ้น ขึ้ ต่อไป ผู้จัดทำ หวัง วั เป็น ป็ อย่า ย่ งยิ่ง ยิ่ ว่า ว่ คู่มืคู่ อ มื เล่ม ล่ นี้ จะเป็น ป็ ประโยชน์ต่อหน่วยงานต่าง ๆ ในสัง สั กัด กั ในการ ดำ เนินภารกิจ กิ ต่าง ๆ ให้บ ห้ รรลุวั ลุ ต วั ถุป ถุ ระสงค์ต่ ค์ อไป
สารบรรณ การจัด จั เก็บ ก็ เอกสาร 1 ความหมายของเอกสาร 2 ความสำ คัญ คั ของเอกสาร 3 ประเภทของเอกสาร 4 ขั้น ขั้ ตอนกำ จัด จั เก็บ ก็ เอกสาร 6 การจัด จั หมวดหมู่เมู่ อกสาร 11 การทำ ลายเอกสาร 12 ขั้น ขั้ ตอนการทำ ลายเอกสาร 13 การส่ง ส่ มอบเอกการให้จ ห้ ดหมายเหตุแ ตุ ห่ง ห่ ชาติ การศิล ศิ ปกร 18 ข้อแนะนำ การส่ง ส่ มอบเอกสารให้สำ ห้ สำนักงานจดหมายเหตุแ ตุ ห่ง ห่ ชาติ 20 ศิล ศิ ปกร หน้า
การจัด จั เก็บ ก็ เอกสาร การจัดเก็บ ก็ เอกสารเป็น ป็ สาระสำ คัญ คั อย่า ย่ งหนึ่ง ที่จ ที่ ะสนับสนุน นุ การดำ เนินงานของภายใน หน่วยงานให้มี ห้ ปมี ระสิท สิ ธิภ ธิ าพ เพราะเอกสารหรือ รื หนังสือ สื ราชการมีก มี ารจัด จั ทำ ขึ้น ขึ้ เป็น ป็ จำ นวน มากและมีจำ มี จำนวนเพิ่ม พิ่ มากขึ้น ขึ้ ตลอดเวลา ซึ่งเอกสารเหล่า ล่ นั้นมีค มี วามสาคัญ คั ต่อการบริห ริ าร งานจึงจําเป็น ป็ ต้อ ต้ งมีก มี ารจัด จั เก็บ ก็ ให้เ ห้ป็น ป็ ระบบระเบีย บี บเรีย รี บร้อ ร้ ยและสามารถค้น ค้ หาได้ง่ ด้ า ง่ ย สะดวก รวดเร็ว ร็ ทัน ทั ความต้องการใช้งาน ระเบีย บี บสำ นักนายกรัฐ รั มนตรีว่ รี า ว่ ด้ว ด้ ยงานสารบรรณพ.ศ.2526 ได้ก ด้ ล่า ล่ วถึง ถึ งานสารบรรณ ว่า ว่ หมายถึง ถึ งานที่เ ที่ กี่ย กี่ วกับ กั การบริห ริ ารงานเอกสาร เริ่ม ริ่ ตั้ง ตั้ แต่การจัด จั ทำ การรับ รั การส่ง ส่ การ เก็บ ก็ รัก รั ษา การยืม ยื จนถึง ถึ การทำ ลาย หนังสือ สื ราชการ แบ่ง บ่ ออกได้เ ด้ป็น ป็ 6 ชนิด ได้แ ด้ ก่ หนังสือ สื ภายนอก หนังสือ สื ภายใน หนังสือ สืประทับ ทั ตรา หนังสือ สื สั่ง สั่ การ หนังสือ สืประชาสัม สั พัน พั ธ์ และ หนังสือ สื ที่เ ที่ จ้าหน้าที่ทํ ที่ า ทํ ขึ้น ขึ้ หรือ รื รับ รั ไว้เ ว้ป็น ป็ หลัก ลั ฐานในราชการ 1
ความหมายของเอกสาร พจนานุก นุ รมฉบับ บั ราชบัณ บั ฑิต ฑิ ยสถาน พ.ศ. 2542 อธิบ ธิ ายความหมายไว้ว่ ว้ า ว่ “เอกสาร” หมายถึง ถึ หนังสือ สื ที่เ ที่ ป็น ป็ หลัก ลั ฐาน กระดาษหรือ รื วัต วั ถุอื่ ถุ น อื่ ใดซึ่งได้ทํ ด้ า ทํ ให้ปห้ รากฏความหมายด้ว ด้ ย ตัวอัก อั ษร ตัวเลข ผัง ผั หรือ รื แบบแผนอย่า ย่ งอื่น อื่ จะเป็น ป็ โดยวิธี วิ พิ ธี ม พิ พ์ ถ่า ถ่ ยภาพ หรือ รื วิธี วิ อื่ ธี น อื่ อัน อั เป็น ป็ หลัก ลั ฐานแห่ง ห่ ความหมายนั้น” พระราชบัญ บั ญัติ ญั จดหมายเหตุแ ตุ ห่ง ห่ ชาติพ.ศ. 2556 “เอกสาร” หมายความว่า ว่ กระดาษ หรือ รื วัต วั ถุที่ ถุ ทำ ที่ ทำให้ปห้ รากฏความหมายในรูป รู แบบอัก อั ษร สัญ สั ลัก ลั ษณ์ ภาพ หรือ รื เสีย สี ง และให้ หมายความรวมถึง ถึ การบัน บั ทึก ทึ บนสื่อ สื่ อิเ อิ ล็ก ล็ ทรอนิกส์ห ส์ รือ รื สื่อ สื่ อื่น อื่ ใดด้ว ด้ ย 2
ความสํา สํ คัญของเอกสาร เอกสารเป็น ป็ ทรัพ รั ยากรขององค์ก ค์ รที่สำ ที่ สำคัญ คั ท้ังต่อองค์ก ค์ ร ต่อ ต่ บุค บุ คล และต่อสัง สั คม ใน ด้า ด้ นต่างๆ ดัง ดั นี้ 1. เป็น ป็ เครื่อ รื่ งมือ มื ที่ใที่ ช้ในการบริห ริ ารและสนับสนุน นุ ให้ก ห้ ารปฏิบัติ บั งานของหน่วยงานมี ประสิท สิ ธิภ ธิ าพ และประสิท สิ ธิผ ธิ ล 2. เป็น ป็ หลัก ลั ฐานแสดงภารกิจ กิ ประวัติ วั พัฒ พั นาการในการดํา ดํ เนินงาน และการวางแผน พัฒ พั นา หน่วยงาน 3. เป็น ป็ หลัก ลั ฐานอ้า อ้ งอิง อิในการคุ้มคุ้ ครองสิท สิ ธิข ธิ องหน่วยงานและบุค บุ คล 4. เป็น ป็ หลัก ลั ฐานการดำ เนินภารกิจ กิ และกิจ กิ กรรมของหน่วยงาน และเป็น ป็ พยานเอกสาร ที่แ ที่ สดง ความโปร่ง ร่ ใสในการดำ เนินงานของหน่วยงานที่ปที่ ระขาชนสามารถตรวจสอบได้ 5. เป็น ป็ แหล่ง ล่ ข้อ ข้ มูล มู ปฐมภูมิ ภู มิ(PRIMARY SOURCES) สำ หรับ รั การศึก ศึ ษาค้น ค้ คว้า ว้ และ วิจั วิ ยในด้า ด้ นต่างๆ เช่น การเมือ มื ง เศรษฐกิจ กิ สัง สั คม วัฒ วั นธรรม 6. เป็น ป็ มรดกทางวัฒ วั นธรรมและภูมิ ภู ปัมิ ญ ปั ญา 3
ประเภทของเอกสาร เอกสารของหน่วยงานหนึ่ง สามารถจำ แนกประเภทได้ห ด้ ลายลัก ลั ษณะ โดยพิจ พิ ารณา จากวัต วั ถุ ประสงค์ข ค์ องการจัด จั กลุ่มลุ่ ดัง ดั นี้ 1. แบ่ง บ่ ตามลัก ลั ษณะทางกายภาพ สามารถจำ แนกได้เ ด้ป็น ป็ - เอกสารประเภทลายลัก ลั ษณ์อัก อั ษร คือ คื เอกสารที่สื่ ที่ อ สื่ ข้อ ข้ ความเป็น ป็ ลายลัก ลั ษณ์อัก อั ษร ไม่ ว่า ว่ จะเขีย ขี นด้ว ด้ ยมือ มื หรือ รื พิม พิ พ์ด้ พ์ ว ด้ ยระบบการพิม พิ พ์ล พ์ งบนวัส วั ดุรู ดุ ป รู แบบต่างๆ เช่น ใบบอก สารตรา หนังสือ สื โต้ต ต้ อบ เอกสารการประชุม 2. แบ่ง บ่ ตามลัก ลั ษณะขององค์ก ค์ ร - เอกสารหน่วยงานของรัฐ รั ได้แ ด้ ก่ 1) หนังสือ สื ภายนอก 2) หนังสือ สื ภายใน 3) หนังสือ สืประทับ ทั ตรา 4) หนังสือ สื สั่ง สั่ การ 5) หนังสือ สืประชาสัม สั พัน พั ธ์ 6) หนังสือ สื ที่เ ที่ จ้าหน้าที่ทำ ที่ ทำขึ้น ขึ้ หรือ รื รับ รั ไว้เ ว้ป็น ป็ หลัก ลั ฐานในราชการ 4
3. แบ่ง บ่ ตามความสํา สํ คัญ คั สามารถจำ แนกได้เ ด้ป็น ป็ - เอกสารที่ไที่ ม่สำ ม่ สำคัญ คั คือ คื เอกสารที่ไที่ ด้รั ด้ บ รั มาแต่ไม่เ ม่ กี่ย กี่ วข้อ ข้ งกับ กั ภารกิจ กิ หรือ รื กิจ กิ กรรมหลัก ลั โดยตรงของหน่วยงานนั้นๆ - เอกสารที่มี ที่ ปมี ระโยชน์ คือ คื เอกสารที่จั ที่ ด จั ทำ ขึ้น ขึ้ หรือ รื รับ รั ไว้ เพื่อ พื่ ใช้ประโยชน์ในกิจ กิ กรรมใด กิจ กิ กรรมหนึ่งหรือ รื ช่วงระยะใดระยะหนึ่ง เมื่อ มื่ ใช้เสร็จ ร็ แล้ว ล้ ก็ห ก็ มดความสํา สํ คัญ คั - เอกสารที่สํ ที่ า สํ คัญ คั คือ คื เอกสารที่จั ที่ ด จั ทํา ทํ ขึ้น ขึ้ หรือ รื รับ รั ไว้ เพื่อ พื่ ใช้ในการดำ เนินกิจ กิ กรรมตาม หน้าที่แ ที่ ละเพื่อ พื่ เป็น ป็ หลัก ลั ฐานการปฏิบัติ บั งานตามที่กำ ที่ กำหนดไว้ใว้ นกฎหมาย ระเบีย บี บ ข้อ ข้ บัง บั คับ คั ประกาศ และแนวปฏิบัติ บั - เอกสารสำ คัญ คั ที่สุ ที่ ด สุ คือ คื เอกสารที่ไที่ ด้จั ด้ ด จั ทำ ขึ้น ขึ้ และใช้ในการดํา ดํ เนินงานที่มี ที่ ค มี วามสำ คัญ คั ต่อ การปฏิบัติ บั ง ติ านและการบริห ริ ารหน่วยงาน เป็น ป็ เอกสารการเงิน งิ เอกสารทางกฎหมาย และ มีผ มี ลในการเป็น ป็ พยานหลัก ลั ฐาน 4. แบ่ง บ่ ตามวงจรชีวิต วิ ของเอกสารหรือ รื กระแสการใช้ เอกสารที่ผ ที่ ลิต ลิ ขึ้น ขึ้ หรือ รื ได้รั ด้ บ รั มาจากหน่วยงานอื่น อื่ ๆ เพื่อ พื่ นำ ไปใช้ในการปฏิบัติ บั งาน แต่ละชั้นมี ลัก ลั ษณะและระยะเวลาของการปฏิบัติ บั งานไม่เ ม่ ท่า ท่ กัน กั เอกสารบางชนิดมีอ มี ายุก ยุ ารใช้งานเพีย พี ง ระยะสั้น สั้ ๆ 5
ขั้น ขั้ ตอนการจัด จั เก็บ ก็ เอกสาร 1. สํา สํ รวจและคัด คั แยกเอกสาร - เอกสารอยู่ระหว่า ว่ งปฏิบัติ บั งานหรือ รืต้องใช้อ้า อ้ งอิง อิ เสมอ -เอกสารที่ปที่ ฏิบัติ บั งานเสร็จ ร็ แล้ว ล้ แต่ยัง ยัต้องใช้อ้า อ้ งอิง อิ อยู่บ้ยู่ า บ้ งหรือ รื สามารถนําเก็บ ก็ เข้า ข้ แฟ้ม ฟ้ ได้เ ด้ ลย - เอกสารที่มี ที่ ค มี วามสํา สํ คัญ คั มีคุ มี ณ คุ ค่า ค่ หรือ รื เป็น ป็ เอกสารลับ ลั - เอกสารที่ทำ ที่ ทำลายได้ 2. แยกประเภทเอกสารออกเป็น ป็ หมวดหมู่ - โดยทั่ว ทั่ไปแยกออกเป็น ป็ 10 หมวด - ประทับ ทั ตรากํา กํ หนดการเก็บ ก็ เอกสารไว้ที่ ว้ มุ ที่ ม มุ ล่า ล่ งด้า ด้ นขวา เก็บ ก็ ถึง ถึ วัน วั ที่ ............ เดือ ดื น ................................... พ.ศ. .............. ห้า ห้ มทํา ทํ ลาย (ด้ว ด้ ยหมึก มึ สีแ สี ดง) (ด้ว ด้ ยหมึก มึ สีน้ สี น้ าเงิน งิ ) 6
3. จัดเรีย รี งเอกสารใส่แ ส่ ฟ้ม ฟ้ - เอกสารใหม่อ ม่ ยู่บยู่ นสุด สุ - เอกสารที่เ ที่ ป็น ป็ เรื่อ รื่ งเดีย ดี วกัน กั ให้เ ห้ รีย รี งตามลำ ดับ ดั เหตุการณ์เรื่อ รื่ งที่เ ที่ กิด กิ ก่อ ก่ นอยู่บยู่ นเรื่อ รื่ งที่ เกิด กิ หลัง ลั อยู่ด้า ด้ นล่า ล่ ง โดยดูจ ดู ากวัน วั ที่ - ไม่ค ม่ วรเก็บ ก็ เอกสารมากกว่า ว่ 1 เรื่อ รื่ งในแฟ้ม ฟ้ เดีย ดี วกัน กั - ในแต่ละแฟ้ม ฟ้ ไม่ค ม่ วรเก็บ ก็ เอกสารมากเกิน กิ ไป - ไม่ค ม่ วรเก็บ ก็ หนังสือ สืปนกับ กั แฟ้ม ฟ้ เอกสาร - เมื่อ มื่ ค้น ค้ เอกสารและนำ ออกมาใช้งานเสร็จ ร็ แล้ว ล้ ควร รีบ รี นาไปเก็บ ก็ ที่เ ที่ ดิม ดิ 4. ทํา ทํ ทะเบีย บี นคุม คุ เอกสารภายในแฟ้ม ฟ้ เพื่อ พื่ เป็น ป็ การลงทะเบีย บี นการจัด จั เก็บ ก็ เอกสารในแฟ้ม ฟ้ ไว้เ ว้ป็น ป็ หลัก ลั ฐาน โดยกรอกรายละเอีย อี ด ดัง ดั นี้ 7
ทะเบีย บี นควบคุม คุ เอกสารในแฟ้ม ฟ้ ชื่อแฟ้ม ฟ้ เอกสาร ……………………………………………………….. รหัส หั แฟ้ม ฟ้ เอกสาร …………………………… ชื่อหน่วยงาน ………………………………………………………..……………………………………………………………… ลำ ดับ ดั ที่ ชื่อเอกสาร เลขที่ หนังสือ สื ลงวัน วั ที่/ที่ เดือ ดื น/ พ.ศ. เลข ทะเบีย บี นรับ รั รหัส หั เอกสาร วัน วั ที่เ ที่ ก็บ ก็ หมาย เหตุ กำ หนด เวลาเก็บ ก็ 8
ทะเบีย บี นคุม คุ แฟ้ม ฟ้ เอกสาร ชื่อหน่วยงาน ………………………………………………………..……………………………………………………………… ลำ ดับ ดั ที่ หมวดย่อ กลุ่มลุ่ เรื่อ รื่ ง เรื่อ รื่ งย่อ ชื่อแฟ้ม ฟ้ เอกสาร จัดเก็บ ก็ ที่ หมาย เหตุ หมวดเอกสาร ………………………………………………………..……………………………………………………………… 5. ทำ ทะเบีย บี นคุม คุ แฟ้ม ฟ้ เอกสาร เพื่อ พื่ ความสะดวกต่อการค้น ค้ หาว่า ว่ แฟ้ม ฟ้ ที่ต้ ที่ องการอยู่ที่ยู่ ใที่ ด โดย กรอกรายละเอีย อี ด ดัง ดั นี้ 9
6. การจัดเรีย รี งแฟ้ม ฟ้ ขึ้น ขึ้ ชั้นหรือ รืตู้จัด จั เก็บ ก็ เอกสาร ควรใช้แฟ้ม ฟ้ เก็บ ก็ เอกสารให้เ ห้ หมาะสมตาม ลัก ลั ษณะช้ันหรือ รืตู้ที่จั ที่ ด จั เก็บ ก็ ชั้นหรือ รื ตเู้ก็บ ก็ เอกสาร/ตู้กระจก - จัดเรีย รี งแฟ้ม ฟ้ เริ่ม ริ่ จากหมวด 1,2,3, ... ตามลำ ดับ ดั จากซ้ายมือ มื ไปยัง ยั ด้า ด้ นขวามือ มื และจาก ด้า ด้ นบนลงมาด้า ด้ นล่า ล่ ง ตู้4 ลิ้น ลิ้ ชัก - จัดแฟ้ม ฟ้ เอกสารเรีย รี งในลิ้น ลิ้ ชัก เริ่ม ริ่ จากหมวด 1,2,3, ... ตามลำ ดับ ดั โดยเรีย รี งแฟ้ม ฟ้ เอกสาร จากข้า ข้ งนอกไปยัง ยั ข้า ข้ งใน และจากลิ้น ลิ้ ชักบนลงมาลิ้น ลิ้ ชักล่า ล่ ง 10
การจัด จั หมวดหมู่เมู่ อกสาร ในการจัดเก็บ ก็ เอกสารได้มี ด้ ก มี ารคัด คั แยกประเภทเอกสารออกเป็น ป็ หมวดหมู่ เพื่อ พื่ เป็น ป็ ระบบ มาตรฐานเดีย ดี วกัน กั และมีก มี ารกาหนดสีปสี ระจำ หมวดทุก ทุ หมวด เพื่อ พื่ ช่วยให้ก ห้ ารจัด จั เก็บ ก็ มองเห็น ห็ ได้ชั ด้ ชั ดเจน เป็น ป็ ระเบีย บี บเรีย รี บร้อ ร้ ย โดยทั่ว ทั่ไปได้แ ด้ บ่ง บ่ เอกสารออกเป็น ป็ 10 หมวด ดัง ดั นี้ หมวดหมู่เมู่ อกสาร หมวดที่ 1 หมวดที่ 2 หมวดที่ 3 หมวดที่ 4 หมวดที่ 5 หมวดที่ 6 หมวดที่ 7 หมวดที่ 9 หมวดที่ 8 หมวดที่ 10 การเงิน งิ งบประมาณ กฎหมาย คำ สั่ง สั่ ระเบีย บี บ พระราชบัญ บั ญัติ ญั มติค.ร.ม. ประกาศ บริห ริ ารงานบุค บุ คล บริห ริ าร ทั่ว ทั่ไป (เบ็ด บ็ เตล็ด ล็ ) ประชุม พัส พั ดุ ครุภั รุ ณ ภั ฑ์ ที่ดิ ที่ น ดิ สิ่ง สิ่ ก่อ ก่ สร้า ร้ ง เทคโนโลยีสารสนเทศ การบริห ริ ารงานเอกสาร รายงานและแบบสอบถาม กง พด ปช บค ตัวย่อ บห ทป กม ทด ทส บจ 11
การทำ ลายเอกสาร ระเบีย บี บสํา สํ นักนายกรัฐ รั มนตรีว่ รี า ว่ ด้ว ด้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กำ หนดให้ส่ ห้ ว ส่ นราชการ ถือ ถื ปฏิบัติ บั ในการทาลายเอกสารเป็น ป็ ประจำ ทุก ทุ ปี ในหมวด 3 การเก็บ ก็ รัก รั ษา ยืม ยื และทำ ลาย หนังสือ สื ข้อ ข้ 66 ถึง ถึ 70 ซึ่งระเบีย บี บข้า ข้ งต้นได้กำ ด้ กำหนดขั้น ขั้ ตอนวิธี วิ ก ธี ารปฏิบัติ บั ไว้ รวมทั้ง ทั้ให้ส่ ห้ ว ส่ น ราชการต้องส่ง ส่ บัญ บั ชีรายชื่อเอกสารที่ปที่ ระสงค์จ ค์ ะทำ ลายในแต่ละปีใปี ห้สำ ห้ สำนักหอจดหมายเหตุ แห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร เพื่อ พื่ พิจ พิ ารณาสงวนรัก รั ษาเอกสาร ราชการที่มี ที่ คุ มี ณ คุ ค่า ค่ ไว้เ ว้ป็น ป็ ข้อ ข้ มูล มู ใน การศึก ศึ ษา ค้น ค้ คว้า ว้ วิจั วิ ย จั และอ้า อ้ งอิง อิ หรือ รื เป็น ป็ เอกสารประวัติ วั ศาสตร์ก่ ร์ อ ก่ นที่ จะทำ ลายไป การทำ ลายเอกสารที่ห ที่ มดความจำ เป็น ป็ ในการใช้ปฏิบัติ บั งานหรือ รื ครบกำ หนดอายุก ยุ ารจัด จั เก็บ ก็ เป็น ป็ การลดภาระการจัด จั เก็บ ก็ เอกสารที่ไที่ ม่จำ ม่ จำเป็น ป็ ลง สภาพแวดล้อ ล้ มภายในหน่วยงานจะดูเ ดู ป็น ป็ ระเบีย บี บ รวมทั้ง ทั้ประหยัด ยั งบประมาณในการจัด จั ซื้อวัส วั ดุ อุป อุ กรณ์สาหรับ รั การจัด จั เก็บ ก็ เอกสาร 12
ขั้น ขั้ ตอนการทำ ลายเอกสาร 1. สำ รวจเอกสารที่จ ที่ ะทํา ทํ ลาย ภายใน 60 วัน วั นับจากวัน วั สิ้น สิ้ ปีปปี ฏิทิน ทิ ให้เ ห้ จ้า จ้ หน้าที่ผู้ ที่ รัผู้บ รั ผิด ผิ ชอบในการเก็บ ก็ เอกสาร ดํา ดํ เนินการสารวจเอกสารที่ค ที่ รบกํา กํ หนดอายุก ยุ ารเก็บ ก็ ในปีนั้ ปี นั้ น ตามที่ก ที่ ฎหมายหรือ รื ระเบีย บี บ กำ หนด การสารวจ เอกสารเพื่อ พื่ ทาลายควรทาอย่า ย่ งน้อยปีล ปี ะ 1 ครั้ง รั้ 2. จัดทำ บัญ บั ชีหนังสือ สื ขอทาลาย บัญ บั ชีหนังสือ สื ขอทาลายให้จั ห้ ด จั ทาตามแบบ 25 ท้า ท้ ยระเบีย บี บสํา สํ นักนายกรัฐ รั มนตรีว่ รี า ว่ ด้ว ด้ ย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ในการจัด จั ทํา ทํ บัญ บั ชีอย่า ย่ งน้อยให้มี ห้ ต้ มี นฉบับ บั และสาเนาคู่ฉคู่ บับ บั 3. เสนอขอแต่งตั้ง ตั้ คณะกรรมการทำ ลายหนังสือ สื เมื่อ มื่ จัดทํา ทํ บัญ บั ชีหนังสือ สื ขอทํา ทํ ลายเรีย รี บร้อ ร้ ยแล้ว ล้ ในกรณีราชการบริห ริ ารส่ว ส่ นกลางให้จั ห้ ด จั ทํา ทํ บัน บั ทึก ทึ เสนอหัว หั หน้าส่ว ส่ นราชการระดับ ดั กรม หรือ รื ในกรณีราชการบริห ริ ารส่ว ส่ นภูมิ ภู ภ มิ าคให้เ ห้ สนอผู้ ว่า ว่ ราชการจังหวัด วั พร้อ ร้ มบัญ บั ชีหนังสือ สื ขอทำ ลาย และเสนอรายชื่อคณะกรรมการทาลาย เอกสาร 13
4. หัว หั หน้าส่ว ส่ นราชการระดับ ดั กรมหรือ รื ผู้ว่ผู้ า ว่ ราชการจัง จั หวัด วั แต่งตั้ง ตั้ คณะกรรมการทำ ลาย เอกสารคณะกรรมการทำ ลายเอกสารประกอบด้ว ด้ ย ประธานกรรมการ 1 คน และคณะ กรรมการ อย่างน้อย 2 คน รวม 3 คน คณะกรรมการทำ ลายเอกสารอาจมีม มี ากกว่า ว่ 3 คน ก็ไก็ ด้ โดยปกติคณะกรรมการทํา ทํ ลายเอกสารให้แ ห้ ต่งต้ังข้า ข้ ราชการระดับ ดั 3 หรือ รื เทีย ที บเท่า ท่ ขึ้น ขึ้ ไป 5. การพิจ พิ ารณาสั่ง สั่ การของหัว หั หน้าส่ว ส่ นราชการระดับ ดั กรมหรือ รื ผู้ว่ผู้ า ว่ ราชการจัง จั หวัด วั เมื่อ มื่ หัว หั หน้าส่ว ส่ นราชการระดับ ดั กรมหรือ รื ผู้ว่ผู้ า ว่ ราชการจัง จั หวัด วั ได้รั ด้ บ รั รายงานการขอทำ ลายเอกสาร จาก หน่วยงายของรัฐ รัให้ดํ ห้ า ดํ เนินการ 6. ผลการพิจ พิ ารณาองสํา สํ นักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร สํา สํ นักหอจดหมายเหตุแ ตุ ห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร มีห มี น้าที่พิ ที่ จ พิ ารณาคัด คั เลือ ลื กเอกสาร ประวัติ วั ศาสตร์จ ร์ ากบัญ บั ชีหนังสือ สื ขอทํา ทํ ลายของส่ว ส่ นราชการส่ง ส่ มาให้ภ ห้ ายใน 60 วัน วั ในกรณีที่ ต้องการข้อ ข้ มูล มู ประกอบการพิจ พิ ารณา เพิ่ม พิ่ เติม สำ นักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร อาจส่ง ส่ นักจดหมายเหตุไ ตุ ปสารวจเอกสารหรือ รืประสานขอทราบ รายละเอีย อี ดเพิ่ม พิ่ เติม ผลการ พิจ พิ ารณาของสานักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติ 14
7. การส่ง ส่ มอบเอกสารขอสงวน เมื่อ มื่ หน่วยงานของรัฐ รัได้รั ด้ บ รั หนังสือ สื แจ้ง จ้ ตอบผลการพิจ พิ ารณาจากสํา สํ นักหอจดหมายเหตุ แห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร ให้ห ห้ น่วยงานของรัฐ รั จัด จั ทำ หนังสือ สื ส่ง ส่ มอบพร้อ ร้ มเอกสาร ตามรายการที่ สำ นักหอจดหมายเหตุแ ตุ ห่ง ห่ ชาติขอสงวนไว้ และรอหนังสือ สื แจ้ง จ้ ตอบผลการตรวจรับ รั เอกสารว่า ว่ ถูก ถู ต้องครบถ้ว ถ้ นตามรายการที่ข ที่ อสงวน จากสานักหอ จดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร เสีย สี ก่อ ก่ นจึงจะดำ เนินการทำ เอกสารได้ การส่ง ส่ มอบเอกสารขอสงวนให้สำ ห้ สำนักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร ให้ห ห้ น่วยงาน ของรัฐ รั ปฏิบัติ บั ตามขั้น ขั้ ตอนการเตรีย รี มการส่ง ส่ มอบเอกสารที่แ ที่ นบไปกับ กั หนังสือ สื แจ้ง จ้ ตอบ ผลการ พิจ พิ ารณาของสงวนเอกสารของ สํา สํ นักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร 15
8. การแจ้งผลการตรวจรับ รั เอกสารของสานักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร สำ นักหอจดหมายเหตุแ ตุ ห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร จะตรวจรับ รั เอกสารให้ต ห้ รงตามรายการที่ข ที่ อ สงวนไว้ จากนั้นจะมีห มี นังสือ สื แจ้ง จ้ ผลการตรวจรับ รั เอกสารให้ห ห้ น่วยงานของรัฐ รั ทราบ ในกรณีผล การตรวจรับ รั เอกสารครบถ้ว ถ้ นถูก ถู ต้อง ทุก ทุ รายการ สานักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร จะแจ้งให้ห ห้ น่วยงานของรัฐ รั ดาเนินการทาลายเอกสารส่ว ส่ นที่ เหลือ ลื ได้ต ด้ ามระเบีย บี บต่อไป ในกรณี เอกสารยังส่ง ส่ ไม่ค ม่ รบถ้ว ถ้ นถูก ถู ต้อ ต้ งทุก ทุ รายการ สานักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร จะมี หนังสือ สื ทบทวนไปยัง ยั หน่วยงานอีก อี ครั้ง รั้ หนึ่ง ขอความร่ว ร่ มมือ มื ให้ต ห้ รวจสอบเอกสารที่ยั ที่ ง ยัไม่ไม่ ด้ส่ ด้ ง ส่ มอบ โดยสานักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร จะรอรับ รั มอบเอกสารจนกว่า ว่ จะได้รั ด้ บ รั ครบ ถ้ว ถ้ นทุก ทุ รายการที่ข ที่ อสงวน หากหน่วยงานของรัฐ รั มีปัมี ญ ปั หาขัด ขั ข้อ ข้ งประการใดในการส่ง ส่ มอบ เอกสาร จะต้องชี้แจงเหตุผ ตุ ลให้ส ห้ านักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร ทราบเพื่อ พื่ จะได้ ดำ เนินการต่อไป 16
9. การทำ ลายเอกสาร ให้ห ห้ น่วยงานของรัฐ รั ดาเนินการทำ ลายเอกสารได้ห ด้ ลัง ลั จาก ได้รั ด้ บ รั หนังสือ สื แจ้ง จ้ ตอบจากสำ นักหอ จดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติ กรมศิล ศิ ปากร เห็น ห็ ชอบให้ทำ ห้ ทำลายได้ โดยปฏิบัติ บั ตามระเบีย บี บสำ นักนายก รัฐ รั มนตรีว่ รี า ว่ ด้ว ด้ ยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ ข้ 69.5 ซ่ึงได้ก ด้ าหนดวิธี วิ ก ธี ารทำ ลายไว้ 10. รายงานผลการทำ ลายเอกสารให้หั ห้ ว หั หน้าส่ว ส่ นราชการระดับ ดั กรมหรือ รื ผู้ว่ผู้ า ว่ ราชการทราบ เมื่อ มื่ คณะกรรมการทำ ลายดาเนินการทํา ทํ ลายเอกสารเรีย รี บร้อ ร้ ยแล้ว ล้ ในกรณีขาดทอดตลาด ให้ นำ เงิน งิ เข้า ข้ รายได้แ ด้ ผ่น ผ่ ดิน ดิ และให้ค ห้ ณะกรรมการทำ ลายลงนามร่ว ร่ มกัน กั รายงานผลการทำ ลาย เอกสารให้หั ห้ ว หั หน้าส่ว ส่ นราชการ ระดับ ดั กรมหรือ รื ผู้ว่ผู้ า ว่ ราชการจัง จั หวัด วั ทราบ 17
การส่ง ส่ มอบเอกสารให้ห ห้ อจดหมายเหตุแ ตุ ห่ง ห่ ชาติ กรมศิล ศิปากร สํา สํ นักหอจดหมายเหตุแ ตุ ห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร ได้ใด้ ห้แ ห้ นวทางในการพิจ พิ ารณาเอกสารที่ค ที่ วรส่ง ส่ มอบให้ สำ นักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร ตามพระราชบัญ บั ญัติ ญั ข้อ ข้ มูล มู ข่า ข่ วสารของ ทางราชการ พ.ศ. 2540 มาตรา 26 และเอกสารที่มี ที่ อ มี ายุค ยุ รบ 20 ปี ตามระเบีย บี บสานักนายก รัฐ รั มนตรีว่ รี า ว่ ด้ว ด้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แก้ไก้ ขเพิ่ม พิ่ เติม (ฉบับ บั ที่ 2) พ.ศ. 2548 และข้อ ข้ แนะนาใน การส่ง ส่ มอบ ดัง ดั นี้ 1. เอกสารที่เ ที่ กี่ย กี่ วกับ กั นโยบายการบริห ริ ารงานของหน่วยงาน เช่น ประวัติ วั การจัด จั ต้ังหน่วยงาน การแบ่ง บ่ ส่ว ส่ นราชการ การปรับ รั ปรุง รุ หรือ รื ยกเลิก ลิ หน่วยงาน เอกสารเกี่ย กี่ วกับ กั การกำ หนดนโยบาย หรือ รื แผนงานเอกสาร โต้ตอบระหว่า ว่ งผู้บผู้ ริห ริ ารระดับ ดั สูง สู 2. เอกสารเกี่ย กี่ วกับ กั ระเบีย บี บ คาสั่ง สั่ ข้อ ข้ บัง บั คับ คั ประกาศ พระราชกาหนด พระราชกฤษฎีกา พระ ราชบัญ บั ญัติ ญั เอกสารทางด้า ด้ นกฎหมาย คู่มืคู่ อ มืปฏิบัติ บั งาน มติต่างๆ 3. เอกสารเกี่ย กี่ วกับ กั การเงิน งิ งบประมาณ เช่น การร่า ร่ งค่า ค่ ขอตั้ง ตั้ งบประมาณประจำ ปี รายงาน การ ตรวจสอบการใช้จ่า จ่ ยเงิน งิ งบประมาณ ระเบีย บี บเกี่ย กี่ วกับ กั เงิน งิ นอกงบประมาณ 18
4. เอกสารเกี่ย กี่ วกับ กั การประชุมของผู้บผู้ ริห ริ าร เอกสารการประชุมคณะกรรมการและคณะทํา ทํ งานต่างๆ ของหน่วยงาน 5. เอกสารเกี่ย กี่ วกับ กั รายงาน เช่น รายงานประจำ ปี สถิติ ถิ ข้อ ข้ มูล มู ต่าง ๆ 6. เอกสารการประชาสัม สั พัน พั ธ์ เช่น การชี้แจงแถลงข่า ข่ วทางหนังสือ สื พิม พิ พ์ ข่า ข่ วหนังสือ สื พิม พิ พ์ที่ พ์ ที่ เสนอข่า ข่ วเกี่ย กี่ วกับ กั งานของหน่วยงาน 7. เอกสารโครงการสํา สํ คัญ คั ๆ ของหน่วยงาน 8. เอกสารโสตทัศ ทั นวัส วั ดุ เช่น ภาพถ่า ถ่ ย ฟิล์ ฟิ ม ล์ แถบบัน บั ทึก ทึ เสีย สี ง แถบบัน บั ทึก ทึ ภาพ ภาพยนตร์ แผนที่ แผนผัง สิ่ง สิ่ พิม พิ พ์ โปสเตอร์ 19
ข้อ ข้ แนะนําในการส่ง ส่ มอบเอกสารให้สำห้ สำนักหอจดหมายเหตุแ ตุ ห่ง ห่ ชาติ กรมศิล ศิปากร 1. คัด คั เลือ ลื กและตรวจสอบเอกสารตามรายการที่สำ ที่ สำนักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร ขอสงวน 2. เอกสารที่คั ที่ ด คั เลือ ลื กไว้ทุ ว้ ก ทุ รายการให้เ ห้ ขีย ขี นหมายเลข แผ่น ผ่ ที่ ลำ ดับ ดั ที่ ให้ต ห้ รงตามบัญ บั ชีหนังสือ สื ขอ ทำ ลาย โดยเขีย ขี นไว้บ ว้ นหน้าแฟ้ม ฟ้ หรือ รื ที่ที่ ที่ ม ที่ องเห็น ห็ ได้ชั ด้ ชั ดเจน เนื่องจากสำ นักหอจดหมายเหตุ แห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร จะต้องทาการตรวจสอบเอกสารที่ไที่ ด้รั ด้ บ รั มอบจากหน่วยงานอีก อี ครั้ง รั้ ว่า ว่ ถูก ถู ต้องตรงตามรายการที่ข ที่ อสงวนไว้ห ว้ รือ รื ไม่ 3. เอกสารที่คั ที่ ด คั เลือ ลื กไว้เ ว้ รีย รี บร้อ ร้ ยแล้ว ล้ ควรบรรจุก จุ ล่อ ล่ งให้เ ห้ รีย รี บร้อ ร้ ย เพื่อ พื่ ป้อ ป้ งกัน กั เอกสารสูญสู หาย ขณะ ทำ การขนย้า ย้ ย 4. เอกสารรายการใดที่ไที่ ม่ส ม่ ามารถส่ง ส่ ให้สำ ห้ สำนักจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร ตามที่ข ที่ อ สงวนให้ชี้ ห้ ชี้ แจงเหตุผ ตุ ลในหนังสือ สื นำ ส่ง ส่ 5. ก่อ ก่ นการส่ง ส่ มอบเอกสาร ควรแจ้ง จ้ให้สำ ห้ สำนักหอจดหมายเหตุแห่ง ห่ ชาติกรมศิล ศิ ปากร ทราบ ล่ว ล่ งหน้า เพื่อ พื่ จะได้จั ด้ ด จั เตรีย รี มสถานที่ และเจ้า จ้ หน้าที่ไที่ ว้รั ว้ บ รั เอกสาร 20