วัสดุสิ้นเปลือง และเครื่องมือ

JOBDESCRIPTION และ ขั้นตอนการทํางาน แผนกจัดซื้อ ส วนงานว ัสด ุ สิ ้ นเปล ื อง และเคร ื่ องมอ ื

ลักษณะงานโดยรวมและหนาที่รับผิดชอบหลัก จัดซื้อ จัดหา วัสดุสิ้นเปลืองที่นํามาใชในงานซอมรถยนต และ เครื่องมือเครื่องใชตางๆ เพื่อใหเพียงพอตอการใชงาน สามารถทํางานได เสร็จลุลวงตามเวลาที่กําหนด และสามารถสงมอบรถไดตามกําหนดเวลาที่นัด หมายกับลูกคาไวไดสําเร็จ โดยการจัดซื้อนั้นสามารถสรุปพอสังเขปไดดังนี้ 1. การสั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลือง กําหนดระยะเวลาแลวเสร็จ 1-5 วัน 1.1 วัสดุสิ้นเปลืองประจําเดือน (สินคา Stock) โดยจะใหแผนกสโตร สํารวจ และขอซื้อเปนประจําทุกเดือน เชน กระดาษทราย, กระดาษกาว,จาร บี, ตะกั่วถวงลอ, ยางขอบสเกิรต และสีพนรถยนต เปนตน 1.2 วัสดุสิ้นเปลืองที่แผนกสโตรสามารถทําการสั่งซื้อเมื่อของหมด หรือไม เพียงพอตอการใชงานได (สินคาไม Stock) เชน น้ํายาแอร และแกส เปน ตน - รับใบขอซื้อจากแผนกสโตร และแผนกตางๆ โดยตองมีลายเซ็น รับทราบจากผูจัดการจากผูจัดการของศูนยบริการ - ทําการตรวจสอบและเปรียบเทียบราคาเพื่อทําการสั่งซื้อ - หาประวัติการสั่งซื้อครั้งที่แลว สวนงานวัสดุสิ้นเปลืองและเครอื่งมือ - หาประวัติการสั่งซื้อครั้งที่แลว - ออก PO สั่งซื้อกับซัพพลายเออรผานระบบ System Pro - ตรวจนับจํานวนสินคาใหตรงตาม PO รวมกับพนักงานสโตร - รับสินคาเขาระบบ SystemPro ตามเอกสาร - ทําเอกสารการเบิกจายสินคาผานระบบ Systme Pro 2. การสั่งสีใหแตละศูนยบริการ โดย ทําการสั่งสีทุก 2 สัปดาห โดยจะมีการสั่งทุกวันที่ 1 และ 15 ของ เดือน ซึ่งรานจัดสงของ 1-2 วันถัดไปจากที่ไดรับใบสั่งซื้อ หมายเหตุ ยกเวนกรณีที่มีสีที่ใชงานดวน หรือเปนสีที่ไมเคยใชงาน หรืออาจ มีรถใหมเขามาซอม จะทําการสั่งสีใหเปนกรณีพิเศษ โดยการขอซื้อทั้งหมดจะ มีการเปรียบเทียบยอดใช จากรายงานที่แผนกสโตรจัดสงใหแผนกจัดซื้อ กอน ทําการสั่งซื้อ

รับใบขอซื้อ System Pro ตรวจสอบความถูกตองของใบขอซื้อ รวมถึง ประวัติการสั่งซอ ื้ลาสุด เปรียบเทียบราคา / คัดเลือกผูขาย เสนอ ผูมีอํานาจอนุมัติ ออกใบสั่งซื้อสินคา ผานระบบ System Pro สงผูจดัการแผนกจดัซ ื้อ อนุมัติ แจงเร ื่องผขูอซอ ื้อนุมัติ ไมอนุมัติ สงใบสั่งซื้อใหรานคา /ตรวจรับ สินคา สงมอบสินคา / รับสินคาเขา ระบบ System Pro รวมรวมเอกสารสงบัญชี สรุปรายงานสง ผูบริหาร ตัด Stock อนุมัติ

3. การสั่งซื้อเครื่องมือ และการขอซัพพอรตเครื่องมือ 3.1 เครื่องมือขอซื้อใหม กําหนดระยะเวลาแลวเสร็จ 1-7 วัน อาจเนื่องจากไมเพียงพอตอการใชงาน หรือไมเคยมี ใชงานมากอน โดยผูใชงานสามารถทําการขอซื้อได หากมีความจําเปนที่ จะตองใชงาน และระบุเหตุผลที่ตองการใชงานใหชัดเจน 3.2 เครื่องมือเคลม กําหนดระยะเวลาแลวเสร็จ 1-7 วัน เนื่องดวยเครื่องมือเหลานั้นเกิดการชํารุด หรือสึกหรอจากการใชงาน โดยจะ ใหทําการขอซื้อตามรอบของการเช็คสตอกประจําป โดยมี 2ครั้ง/ป ในเดือน พฤษภาคม และเดือนพฤศจิกายน ซึ่งหากเครื่องมือชํารุด แตมีความ จําเปนตองใชงานดวน ใหทางผูใชงานเขียนใบขอเคลมเครื่องมือสงแผนก จัดซื้อไดทันทีเชนกัน 3.3 เครื่องมือสูญหาย กําหนดระยะเวลาแลวเสร็จ 1-5 วัน เนื่องจากการทําสูญหาย หรือการใชงานที่ผิดวิธีทําใหเครื่องมือไดรับความ เสียหาย หากไดรับแจงวาเกิดการสูญหาย หรือใชงานเครื่องมือที่ผิดวิธี จน เปนเหตุใหตองซื้อเครื่องมือใหม ทางแผนกจัดซื้อจะจัดทําเอกสารหักเงิน พนักงาน ผูใชงาน หรือผูดูแลรับผิดชอบ เพื่อที่จะทําการจัดซื้อเครื่องมือ ใหม โดยแผนกจัดซื้อจะดําเนินการสั่งซื้อเครื่องมือ หลังจากที่ไดรับเอกสาร เซ็นตยินยอมจากทางผูใชงาน และสงเอกสารหักเงินพนักงานนั้นใหกับ แผนกบุคคลเซ็นตรับทราบแลวเทานั้น จึงจะดําเนินการสั่งซื้อเครื่องมือใหม ให 3.4 เครื่องมือพิเศษ กําหนดระยะเวลาแลวเสร็จ 1-90 วัน เนื่องจากมีการตรวจมาตรฐานสําหรับศูนยบริการเปนประจําทุกป ดังนั้นจึง จําเปนตองมีการสั่งซื้อเครื่องมือพิเศษ เพราะเปนเครื่องมือที่ไมเคยมีใชงาน ดังนั้นจึงตองทําการสั่งซื้อตามรายการที่ทางฮอนดากําหนด สําหรับนํามาใช งาน เพื่อใหการทํางานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นโดยจะใหแตละศูนยบริการ สํารวจเครื่องมือพิเศษตามรายการที่ทางฮอนดากําหนด เมื่อพบวาเครื่องมือ ไมมีใชงาน จะใหผูใชงาน หรือผูรับผิด ชอบทําการขอซื้อมายังแผนกจัดซื้อ แผนกจัดซื้อทําการตรวจสอบราคา เพื่อทําการสั่งซื้อ โดยออก PO สั่งซื้อ ผานระบบแผนกอะไหลของแตละศูนยบริการ

3.5 เครื่องมือขอซัพพลอรตจากซัพพลายเออร เครื่องมือบางประเภทสามารถขอซัพพอรตจากทางบริษัทสีได เชน กาพนสี เครื่องลางกา ตูพนเทียบสี และอุปกรณในการทํางานอื่นๆ เชน ชุดพนสี ผากัน เปอน และผาเช็ดรถ โดยสามารถขอซัพพอรตจากทางบริษัทสีที่แตละศูนยใชสี ของบริษัทนั้นได เพื่อเปนการลดคาใชจายใหกับบริษัทไดอีกทาง หมายเหตุ โดยรายการเครื่องมือชํารุดที่มีการขอเคลมเครื่องมือใหม จะตอง สงคืนซากเครื่องมือเกาใหทางแผนกจัดซื้อ หลังจากที่ไดรับเครื่องมือใหม เรียบรอยแลว - ตรวจสอบซากเครื่องมือ กรณีเคลม หรือชํารุด ทุกครั้งที่มีการสงซาก เครื่องมือคืน โดยแผนกจัด ซื้อจะตองทําการตรวจเช็ค และถายรูปไวเพื่อเปน หลักฐานทุกครั้ง 4. การทําใบยืนยันการรับทรัพยสินบริษัท ในการสงเครื่องมือใหผูใชงานทุกครั้ง โดยจะตองทําใบยืนยันการรัทรัพย สิน ใหผูใชงาน / ผูรับผิดชอบ เซ็นตยืนยันไวเปนหลักฐานการรับ 5. ทําใบยกเลิกทรัพยสิน ในการจัดซื้อเครื่องมือใหม หรือเครื่องมือเคลม หากรายการเครื่องมือ ดังกลาวเคยมีการซื้อใชงานแลว แผนกจัดซื้อตองทําใบยกเลิก เพื่อตัดรายการ เกา และอัพเดทรายการใหมทดแทน เพื่อไมใหรายการเครื่องมือซ้ํากันเวลาทํา การตรวจเช็ค

รับใบขอซื้อ System Pro ตรวจสอบความถูกตองของใบขอซื้อ รวมถึงประวัติการ สั่งซื้อลาสุด เปรียบเทียบราคา / คัดเลือกผูขาย เสนอ ผูมีอํานาจอนุมัติ ออกใบสั่งซื้อสินคาผานระบบ System Pro แจงเร ื่องผขูอซอ ื้ อนุมัติ ไมอนุมัติ สงใบสั่งซื้อใหรานคา / แผนกอะไหล สงมอบสินคา / รับสินคาเขา ระบบ System Pro รวมรวมเอกสารสงบัญชี สรุปรายงานสงผูบริหาร สงผูจดัการแผนก จัดซอ ื้อนุมัติ

6. การเช็คสตอกวัสดุสิ้นเปลือง และสี ทั้ง 4 ศูนย ประจําทุกเดือน โดยจะ ทําการเช็ควัสดุสิ้นเปลืองทั้ง 4ศูนยทุกตนเดือน โดยการตรวจเช็คจากวัสดุ สิ้นเปลือง และสีที่ของคงเหลือกับแผนกสโตร โดยนํายอดมาเปรียบเทียบกับ รายงานแสดงยอดรับ และยอดใชประจําเดือน เพื่อตรวจเช็ครายการที่มี ผลตาง และนําขอมูลมาปรับปรุง เพื่อใหการดูแลสตอกวัสดุสิ้นเปลืองและสี ตรงกันในระบบ System Pro 7. การจัดทํา และสงแบบฟอรม ทั้ง 4ศูนย - แผนกสโตร เชน แบบฟอรมขอซื้อวัสดุสิ้นเปลืองประจําเดือน, ตาราง ยอดรับ และยอดใชประจําเดือน เปนตน

8. การตรวจเช็คหองพนสี ทั้ง 4ศูนย ประจําทุกเดือน เพื่อใหหองพนสี สามารถใชงานได และไมสงผลกระทบตอการสงมอบรถลูกคา โดยจะทําการ ตรวจเช็คหลอดไฟสองสวาง ฟลเตอร การทํางานของระบบอบ เปนตน โดย หลังจากทําการตรวจเช็คตองสรุปรายงานการตรวจเช็คหองพนสีทั้ง 4ศูนยสง ตอหัวหนางานภายในเดือนนั้นๆ

9. การตรวจสอบทรัพยสินอุปกรณ และเครื่องมือประจําตูชาง เมื่อมี พนักงานลาออก ทางแผนกบุคคลจะทําการสงเอกสาร “ใบยืนยันการ ตรวจสอบทรัพยสิน และรายการหักเงินพนักงานพนสภาพการจาง” เพื่อใหทํา การตรวจเช็คเครื่องมือตางๆ วามีความเสียหาย หรือสูญหายหรือไม เพื่อทํา การหักเงินผูที่ใชงานหากมีการสูญหาย โดยหลังจากทําการตรวจเช็คเรียบรอย แลว ตองสงเอกสารคืนแผนกบุคคลกอนวันที่พนักงานพนสภาพ เพื่อที่จะทํา เรื่องหักเงินผูใชงานใหเรียบรอย แลวทําการซื้อคืนเพื่อใชงานตอไป 10. การเบิกเงินสด เพื่อใชจายในสวนของวัสดุสิ้นเปลือง และเครื่องมือที่ จะตองชําระเปนเงินสด โดย วัสดุสิ้นเปลืองทั้งหมดจะเบิกจากกองเงินสดพี่ตาบ คาแกส เบิกจากกองเงินสดยอยของแตละศูนย 11. การเคลียรบิล โดยจะทําการเคลียรบิล ทั้งเงินสด และเครดิตใหเสร็จ เรียบรอยภายในเดือนนั้นๆ ซึ่งหากบิลเกินเดือนที่ผานมาจะทําการรับบิลวัน สุดทาย (วันที่เอกสาร) ของเดือนที่ผานมาเทานั้น 12. การสงเครื่องมือเครื่องใช และวัสดุสิ้นเปลือง ใหแตละศูนยบริการ โดยจะสงของวัสดุสิ้นเปลืองใหแตละศูนยหลังจากที่ไดรับของจากซัพพลาย เออรแลว ไมเกินวันที่ 5 ของเดือนนั้นๆ โดยรถเช็คเกอร

15. การเช็คสตอกทรัพยสินประจําป ทั้ง 4ศูนยบริการ โดยจะทําการเช็คส ตอกทรัพยสินประจําป กําหนดปละ 2ครั้ง คือในเดือนพฤษภาคม และ พฤศจิกายน ดําเนินการตรวจเช็คเครื่องมือ และอุปกรณการทํางานตางๆ ของ แผนก GR และBP เชน เครื่องมือประจําตูชาง, เครื่องมือสวนกลางสโตร, เครื่องมือประจําสวนกลาง เพื่อใหเครื่องมือพรอมในการใชงานอยูเสมอ 14. การติดตอประสานงานกับทางแผนกอะไหล เรื่องการขอซื้อ น้ํามันเครื่อง จารบี และเครื่องมือพิเศษตางๆ โดย - แผนกสโตรทําการสั่งซื้อ โดยตองมีลายเซ็นตรับทราบจากผูจัดการ หรือ หัวหนาสวนงานนั้นๆ - แผนกจัดซื้อตรวจสอบราคาเพื่อทําการสั่งซื้อผานระบบแผนกอะไหล 13. การจัดหาซัพพลายเออร รายใหมใหกับบริษัท โดยจะเปดรับการ นําเสนอ และการทดสอบสินคาใหมๆ เชน กระดาษกาว, น้ํายาทําความสะอาด, จารบี และสีพนรถยนต เปนตน เพื่อเปนทางเลือกที่หลากหลายใหจัดซื้อ และ เปนการเพิ่มซัพพลายเออรใหกับบริษัท เพื่อใหสะดวกรวดเร็วในการจัดหา สินคาใหทันตอการใชงาน 16. รายงานสวนงานวัสดุสิ้นเปลือง - รายงานสรุปยอดคงเหลือ+ยอดซื้อ+ยอดใช ของแตละเดือน แยกเปน วัสดุสิ้นเปลือง GR/BP และสี - รายงานรายงานยอดสั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลือง แผนก GR (สงฝายบริการ) - รายงานยอดใชแกสหุงตม และน้ํามันกาด (สงฝายบริการ) - รายงานยอดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองและสี - รายงานการตรวจเช็คหองพนสี