งานซ่อมบำรุง

JOBDESCRIPTION และ ขั้นตอนการทํางาน แผนกจัดซื้อ สวนงานซอมบํารุง

JOB DESCRIPTION สวนงานซอมบํารุง ลักษณะงานโดยรวม ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการดูแลรักษา แกไข และซอมบํารุง เกี่ยวกับทรัพยสินของ บริษัททุกประเภท เชน คอมพิวเตอร,อุปกรณสํานักงาน, เครื่องมือ, เครื่องจักร, แอร ,รถยนต, เบ็ดเตล็ด,และอื่นๆ ที่ไดรับความเสียหาย ชํารุดหรือมีปญหาไมสามารถใช งานได โดยเปนผูติดตอประสานงานกับบริษัทตางๆที่เกี่ยวของกับทรัพยสินที่มี ปญหา ใชงานไมได ติดตอใหเขามาตรวจเช็คอาการเสียหายและดําเนินการซอม และแกไข เพื่อใหทรัพยสินทุกประเภทและของทุกๆ ฝาย/แผนกภายในบริษัท สามารถใชงานไดเปนปกติ เพื่อประสิทธิภาพที่ดีในการทํางาน และรองรับการ ปฏิบัติงานของทุกแผนก ภายในบริษัทได หนาที่ความรับผิดชอบหลัก 1. งานซอมแซมทรัพยสิน 1.1 เมื่อไดรับใบแจงซอม ตรวจสอบรายละเอียดความเสียหายของรายการ ทรัพยสินที่แจงซอม ของศูนยบริการ วาทางผูใชงานมีความตองการซอมอะไร ความเสียหายหรือปญหามีอยางไรบางเช็คประวัติการซื้อและประวัติการซอม ,Serial Number, อาการ เพื่อเปนขอมูลกอนการติดตอเจรจากับทางบริษัทที่จะ ดําเนินการซอม 1.2 เช็คขอมูลของทรัพยสินที่จะดําเนินการซอมวามีการรับประกันหรือไมมีการ รับประกัน, มีสัญญาบริการหรือไมมีสัญญาบริการ เพื่อประโยชนในการซอม สินคาในเรื่องคาใชจายที่เกิดขึ้น และตรวจสอบวาสามารถซอมเองไดหรือไม 1.3 ติดตอกับบริษัทที่ซอมทรัพยสิน ในแตละประเภทที่ไดรับความเสียหาย เพื่อใหสงชางเขามาตรวจเช็คแกไขและซอมแซมทรัพยที่มีปญหา และแจงหนา งานใหทราบวาชางจะเขาตรวจเช็ควันไหน แลวแจงความคืบหนาผานทางไลน , ทางโทรศัพท เพื่อใหทางผูใชงานทราบ 1.4 พิจารณาวิธีการแกไข และคาใชจายในการซอม จากใบเสนอราคาของทาง บริษัทผูซอมและประเมินคาใชจายในการซอมวาเหมาะสมหรือไม 1.5 ทําการเจรจาตอรองคาใชจายในการซอม ใหมีราคาที่เหมาะสม โดยขอ ตอรองสวนลดคาอะไหล คาแรง ในการซอมทรัพยสินทุกครั้ง และขอเพิ่ม ระยะเวลาการรับประกันการซอมเพิ่มขึ้น 1.6 ทําการเปรียบเทียบราคาระหวาง ซอมกับซื้อใหมแบบไหนคุมและ เหมาะสมกวากัน 1.7 ทําการเจรจาตอรองเกี่ยวกับเงื่อนไขการชําระเงิน

1.8 จัดทําจดหมายขออนุมัติคาใชจายในการซอม เพื่อขออนุมัติซอม **งานซอม/ตอสัญญา ทุกประเภทงาน ยอดเงิน 2,000 บาท ขึ้นไป ขออนุมัติ คุณรุงทิพย **งานซอม/ตอสัญญา เครื่องปรับอากาศ ปมลมและรถยนตไมจํากัดวงเงิน ขออนุมัติคุณศกัดดิ์า **งานซอมบํารุงทุกประเภทงาน ยอดเงินต่ํากวา 2,000 บาท ขออนุมัติ คุณฐากูรวดี ยกเวน คอมพิวเตอร อุปกรณคอมพิวเตอร รถทุกประเภท ปมลม และเครื่องปรับอากาศ 1.9 ออกใบสั่งซื้อ (กําหนดวัน-เวลาในการจัดสง) 1.10 เบิกคาใชจายในการซอม สํารองไวลวงหนา ในกรณีมีการชําระคาใชจายใน การซอมเปนเงินสด 1.11 ติดตอประสานงานกับฝายบัญชี ในการจัดทําใบหักภาษี 3% ในกรณีที่ ชําระเปนเงินสด และมีคาจางทํา คาแรงซอม ตั้งแต 1,000 บาทขึ้นไป เพื่อใชเปน หลักฐานทางการเงิน 1.12 เมื่อบริษัทผูซอม ซอมทรัพยสินเสร็จเรียบรอย ทางจัดซื้อจะตองตรวจสอบ เอกสารที่ไดรับจาก SUPPLIERS เชน ใบรายงานบริการ, ใบเสร็จรับเงิน, ใบกํากับ ภาษี ใหถูกตอง 1.13 ติดตามผลการซอมจากผูใชงานวาสามารถใชงานทรัพยสินที่ซอมเปนปกติ แลวหรือไม 1.14 เคลียรบิล ในระบบโปรแกรมจัดซื้อ (System Pro ) 1.15 เคลียรบิล ใบแจงซอม/จดหมายอนุมัติ + ใบสั่งซื้อ + ใบกํากับภาษี สง แผนกบัญชี 1.16 สแกนเก็บขอมูลงานซอมแซมทรัพยสิน และสแกนซื้อทรัพยสิน สแกนเก็บขอมูลงานซอมแซมทรัพยสิน และสแกนซื้อทรัพยสิน 2.งานซื้อทรัพยสินทดแทนกรณีชํารุดซอมไมได กรณีซอมทรัพยสินไมได ตองจัดซื้อใหมทดแทนชํารุด 2.1 รับใบแจงซอม สรุปซอมไมได แจงสาเหตุการซอมไมได จัดซื้อทรัพยสิน ใหมทดแทนแจงความคืบหนาผานทางไลน ,ทางโทรศัพท เพื่อใหทางผูใชงาน ทราบ 2.2 เปรียบเทียบสินคา , ยี่หอ , รุน , คุณสมบัติใหตรงตามการใชงานและระยะ รับประกันสินคา 2.3 เปรียบเทียบราคา 3ราย เปรียบเทียบราคา สวนลด ของแถม การชําระเงิน การรับประกัน เวลาการจัดสง 2.4 จัดทําจดหมายขออนุมัติคาใชจายในการซอม เพื่อขออนุมัติซอม **งานซอม/ตอสัญญา ทุกประเภทงาน ยอดเงิน 2,000 บาท ขึ้นไป ขออนุมัติ คุณรุงทิพย **งานซอม/ตอสัญญา เครื่องปรับอากาศ ปมลมและรถยนตไมจํากัดวงเงิน ขออนุมัติคุณศกัดดิ์า **งานซอมบํารุงทุกประเภทงาน ยอดเงินต่ํากวา 2,000 บาท ขออนุมัติ คุณฐากูรวดี ยกเวน คอมพิวเตอร อุปกรณคอมพิวเตอร รถทุกประเภท ปมลม และเครื่องปรับอากาศ 2.6 ออกใบสั่งซื้อ ( กําหนดวัน-เวลาในการจัดสง) 2.7 ตรวจเช็คสินคา และ รับสินคาที่ถูกตอง ตามใบสั่งซื้อ 2.8 เคลียรบิล ในระบบ โปรแกรมจัดซื้อ (System Pro ) 2.9 เคลียรบิล ใบแจงซอม/ใบขอซื้อ/จดหมายอนุมัติ + ใบสั่งซื้อ + ใบกํากับ ภาษี สงแผนกบัญชี

2.10 สงทรัพยสินใหม ทดแทนชํารุด ใหผูใชงาน (พรอมสาธิตวิธีการใชงาน ของทรัพยสิน) 2.11 ทําเอกสารยกเลิกทรัพยสิน วาจะทําการเก็บสํารอง บริจาค ทําลาย สง แผนกบัญชี 2.12 จัดทําใบยืนยันการรับทรัพยสินสงผูใชงาน 2.13 สแกนตนเรื่องเพื่อเก็บเปนประวัติ 3. รายงานคาใชจายในการซอมแซมทรัพยสิน 4 ศูนย สรุปรายงานคาใชจายในงานซอม แบบมีคาใชจาย ประจําเดือน ศูนย RTB ,TWN ,NBH , PR5 4. ตอสัญญาบริการบํารุงรักษาเครื่องปรับอากาศรายป ของ 4 ศูนย (ตอสัญญา ทุกป) สัญญาบริการบํารุงรักษาเครื่องปรับอากาศรายป ศูนย RTB,TWN,NBH,PR5 5. ตอสัญญาบริการบํารุงรักษาปมลม รายป ของ 4 ศูนย (ตอสัญญาทุกป) สัญญาบริการบํารุงรักษาปมลมรายป ศูนย RTB,TWN,NBH,PR5 6. ตอสัญญาบริการบํารุงเครื่องกรองน้ํา รายป ของ 4 ศูนย (ตอสัญญาทุกป) สัญญาบริการบํารุงรักษาเครื่องกรองน้ํารายป ศูนย RTB,TWN,NBH,PR5 7. คาลิเบรทเครื่องตั้งศูนยลอ รายป ของ 4 ศูนย (ตอสัญญาทุกป) คาลิเบรท เครื่องตั้งศูนยลอรายป ศูนย RTB,TWN,NBH,PR5 8. ตอสัญญาบริการกําจัดแมลง รายป ของ 4 ศูนย (ตอสัญญาทุกป) สัญญา บริการกําจัดแมลงรายป ศูนย RTB,TWN,NBH,PR5 9. การจัดการทรัพยสิน สํารอง บริจาค ทําลาย การจัดการทรัพยสินที่เสียและเก็บไว ดังนี้ *สรุปขอยกเลกิทรัพยสินที่เสีย ชํารุด กับทางคุณฐากูรวดี*ถายรูปทรัพยสินที่เสียชาํรุด เก็บไวเปนหลักฐาน *สแกนเก็บรวบรวมรายละเอียด , รูปถาย , ประวัติ ซื้อ ทรัพยสินที่ยกเลิก *ขออนุมัติทําจดหมายนําไปบรจิาค / ทําลายบอน้ํา กับทาง คุณรุงทิพยยอดวานิช 10. สรุปรายงานเงินสด (คุณฐากูรวดี) 10.1 ทุกวันที่ 15 และทุกสิ้นเดือน ดึงรายงานในระบบ โปรแกรมจัดซื้อ (System Pro ) เงินสด ทั้ง 4 ศูนย 10.2 สรุปการเบิกและจายเงินสด สงคุณฐากูรดี

กระบวนการซอมบํารุงทรัพยสิน แผนกจัดซื้อรับใบแจงซอมจากผูใชงาน (ใบแจงซอมตอง มีลายเซ็นหัวหนาศูนย/ หัวหนาฝาย) แผนกจัดซื้อ คนหาประวัติซื้อ + คนหาประวัตซิอม + คนหาระยะประกัน ( บันทึกขอมูลประวัติซื้อ + ประวตัิซอม + ระยะประกัน ลงในใบแจงซอม ) ประสานงานกับแผนกIT -แผนกสโตร เพื่อตรวจสอบทรัพยสินเพื่อดําเนนิการซอมเอง แกไขไดเองโดยแผนกIT -แผนก สโตรแจงวิธีการแกไข สรุปการแกไขในใบแจงซอมเพื่อแจง ผูจัดการแผนกจัดซื้อรบัทราบ กรณีหมดประกัน แผนกจัดซื้อติดตอ ไปยงับริษทัทรี่ับประกันทรัพยสิน ดําเนินการสงซอม แบบ ONSITE / OUTSITE แผนกจัดซื้อติดตอ ไปยงับริษทัรบัซอมทรัพยสิน ติดตอบริษทัรบัซอมทรัพยสิน ใหเขามารับหรือสงไปซอมเอง กรณีซอมเองภายใน กรณีซอมภายนอกไมมีคาใชจาย กรณีซอมภายนอกมีคาใชจาย กรณีอยูในประกัน บันทึกขอมูลการซอมทรัพยสินลงในคอมพิวเตอร (เพื่อเปนฐานขอมูลสนบัสนุนการซอมครงั้ตอไป) แจงผูใชงานทราบเรื่อง ระยะเวลาซอม รับทรัพยสินที่ซอมเสร็จ พรอมสงคืนแผนกทใี่ชงาน แผนกจัดซื้อสรปุงานซอมสง ผูจัดการแผนกจัดซื้อรบัทราบ ใหเขามารับหรือสงไปซอมเอง บริษทัซอมตรวจเช็คและประเมิน ราคาซอม เสนอราคามายังจัดซอื้ จัดซื้อเปรียบเทียบราคาทํา จดหมายขออนุมัติคา ใชจายสง MD / AMD / ผูจัดการจัดซื้อ ออกP.O. ใหทางรานดําเนินการซอม รับคืนทรัพยสินที่ซอมเสรจ็พรอมสงคืนแผนกทใี่ชงาน เคลียรบ ิลในระบบโปรแกรมจดัซื้อ สแกนตนเรื่อง+ใบกํากับภาษีเพื่อ เก็บประวัติซอมทรัพยสิน แจงผูใชงานทราบ เรื่องระยะเวลาซอม เคลียรเอกสารการชําระเงินสงบัญชี 1.สแกนใบแจงซอมที่มีลายเซ็นผจูัดการแผนก จัดซื้อรบัทราบ ไวในไฟลงานซอมแตละศูนย 2.สแกนสําเนาใบแจงซอมที่มีลายเซ็น MD / AMD ที่อนุมัติคาใชจายในการซอมสําเนาใบกํากับภาษี, ใบเสร็จรบัเงิน,ใบสําคัญการรับเงนิ ไวในไฟลงาน ซอมแตละศูนย