วัสดุสิ้นเปลือง และสำนักงาน

JOBDESCRIPTION และ ขั้นตอนการทํางาน แผนกจัดซื้อ ส วนงานว ัสด ุ สิ ้ นเปล ื อง และสํ านก ั งาน

สวนงานวัสดุสํานักงาน ลักษณะงานโดยรวมและหนาที่รับผิดชอบหลัก จัดซื้อ จัดหา วัสดุสํานักงาน และเครื่องมือเครื่องใชตาง ๆ เพื่อให เพียงพอตอการใชงาน สามารถทํางานไดเสร็จลุลวงตามเวลาที่กําหนด เพื่อ เปนการสนับสนุนหนวยงานตางๆ ใหทํางานไดอยางมีประสิทธิภาพ บน ความถูกตองและโปรงใส โดยการจัดซื้อนั้นสามารถสรุปพอสังเขปไดดังนี้ 1. การสั่งซื้อวัสดุสํานักงาน กําหนดระยะเวลาแลวเสร็จ 1-5 วัน 1.1 วัสดุสํานักงานประเภทเครื่องเขียนประจําเดือน โดยจะทําการเช็คส ตอกวัสดุสํานักงานเขียนและขอซื้อโดยแผนกจัดซื้อเองเปนประจําทุกเดือน เชน ปากกาลูกลื่น, น้ํายาลบคําผิด , เทปใส เปนตน เพื่อใหมีสตอกเพียงพอ กับความตองการของหนวยงานตางๆ โดยเช็คสตอกวัสดุสํานักงานเพื่อหายอดคงเหลือ ออกใบขอซื้อจากระบบ System Pro สงให ผจก. แผนกจัดซื้อเซ็นตอนุมัติ ออก PO สั่งของและคอนเฟรมใบสั่งซื้อกับซัพพลายเออร รับสินคาเขาระบบ และจัดเก็บสตอกที่จัดซื้อ 1.2 วัสดุสํานักงานประเภทหมึกพิมพ สั่งไดตลอดเมื่อหมดหรือไม เพียงพอตอการใชงานการใชงาน เนื่องจากเปนสินคาที่ไดมีสตอกที่ จัดซื้อ ใหทางผูใชงานเปนผูประมาณการใชงานเอง แตแผนกจัดซื้อเปน ผูควบคุมโดยลงตารางควบคุมสงให ผจก. แผนกจัดซื้อตรวจสอบอีกครั้ง ผูใชงานสงใบขอซื้อมายังแผนกจัดซื้อ พรอมซากตลับหมึกเกา แผนกจัดซื้อตรวจสอบขอมูลพรอมลงตารางควบคุม สงให ผจก. แผนกจัดซื้อเซ็นตอนุมัติ ออก PO สั่งของและคอนเฟรมใบสั่งซื้อกับซัพพลายเออร รับสินคาเขาระบบ และสงมอบสินคาใหกับผูใชงาน ตัดสตอกสินคาออกจากระบบ System Pro

1.3 วัสดุสํานักงานทั่วไปตามความตองการของผูใชงาน ผูใชงานสงใบขอซื้อมายังแผนกจัดซื้อ พรอมตัวอยาง (ถามี) แผนกจัดซื้อตรวจสอบขอมูลพรอมเปรียบเทียบราคาสินคา สงให ผจก. แผนกจัดซื้อเซ็นตอนุมัติ ออก PO สั่งของและคอนเฟรมใบสั่งซื้อกับซัพพลายเออร รับสินคาเขาระบบ และสงมอบสินคาใหกับผูใชงาน ตัดสตอกสินคาออกจากระบบ System Pro 2. การสั่งซื้องานสั่งทําตางๆ แบบฟอรมตางๆ ทางจัดซื้อเปนคนควบคุมสตอก เมื่อสตอกใกลหมด แผนก จัดซื้อจะเปนคนสั่งซื้อ เชน กระดาษ IDS , ใบสั่งงาน , ใบลา เปนตน แผนกจัดซื้อสํารวจสตอกแบบฟอรมตางๆ เปนประจําและสม่ําเสมอ แผนกจัดซื้อทําใบขอซื้อ สงใหผูบริหารเซ็นตเพื่ออนุมัติ พรอมแนบอารตตัวอยางงาน แผนกจัดซื้อออกใบ สั่งซื้อและคอนเฟรมรานคา รับสินคาพรอมตรวจสอบรูปแบบใหถูกตองตามตัวอยางงาน นามบัตร ตรายาง ปายแบรนเนอร ทางผูใชงานจะเปนผูขอสั่งทําเขามายัง แผนกจัดซื้อ ผูใชงานสงใบขอซื้อเพื่อสั่งทําเขามายังแผนกจัดซื้อ พรอมแนบ ตัวอยางงาน แผนกจัดซื้อประสานงานออกแบบกับแผนกสื่อสารองคกร / การตลาด / ซัพพลายเออร สงคอนเฟรมแบบกับผูใชงาน สงใหผูบริหารเซ็นตเพื่ออนุมัติ แผนกจัดซื้อออกใบ สั่งซื้อและคอนเฟรมรานคา รับสินคาพรอมตรวจสอบรูปแบบใหถูกตองตามตัวอยางงาน สงมอบสินคาใหกับผูใชงาน ของพรีเมี่ยม และของที่ระลึก Mascot ตางๆ เชน ตุกตานองนนท , หมอน หนาแมว, ปากกาฮอนดานนท, สมุดฮอนดานนท เปนตน แผนกจัดซื้อหรือผูใชงาน สงเรื่องมายังแผนกจัดซื้อ แผนกจัดซื้อประสานงานกับแผนกการตลาดและแผนกสื่อสารองคกร เพื่อออกแบบ แผนกจัดซื้อตรวจสอบและเปรียบเทียบราคา แผนกจัดซื้อสงใหผูบริหารเซ็นตเพื่ออนุมัติ แผนกจัดซื้อออกใบ สั่งซื้อและคอนเฟรมรานคา รับสินคาพรอมตรวจสอบรูปแบบใหถูกตองตามตัวอยางงาน แผนกจัดซื้อเก็บและควบคุมสต็อก

3. การสั่งซื้อคอมพิวเตอรและเฟอรนิเจอร คอมพิวเตอร อุปกรณคอมเตอร สั่งซื้อตามความตองการและความ จําเปนของผูใชงาน ผูใชงานสงใบขอซื้อมายังแผนกจัดซื้อ แผนกจัดซื้อประสานงานกับแผนก IT เพื่อตรวจสอบสเปคที่ เหมาะสมกับการใชงาน แผนกจัดซื้อเปรียบเทียบราคาและรายละเอียดสินคา สงใหผูบริหารเซ็นตเพื่ออนุมัติ แผนกจัดซื้อออกใบ สั่งซื้อและคอนเฟรมรานคา รับสินคาพรอมตรวจสอบสเปคสินคาใหถูกตอง รวมกับแผนก IT ทําใบยืนยันรับทรัพยสิน สงมอบสินคาใหกับผูใชงาน พรอมใหตรวจสอบและเซ็นตรับ ทรัพยสิน เฟอรนิเจอร สั่งซื้อตามความตองการและความจําเปนของผูใชงาน ผูใชงานสงใบขอซื้อมายังแผนกจัดซื้อ พรอมรายละเอียดสินคา แผนกจัดซื้อตรวจสอบวามีสินคาพรอมใชงานในสตอกหรือไม แผนกจัดซื้อเปรียบเทียบราคาและรายละเอียดสินคา สงใหผูบริหารเซ็นตเพื่ออนุมัติ แผนกจัดซื้อออกใบ สั่งซื้อและคอนเฟรมรานคา รับสินคาพรอมตรวจสอบสเปคสินคาใหถูกตอง ทําใบยืนยันรับทรัพยสิน สงมอบสินคาใหกับผูใชงาน พรอมใหตรวจสอบและเซ็นตรับ ทรัพยสิน 9. จัดของเบิกวัสดุสํานักงานประจําเดือนตามรอบเบิก (2 รอบ/เดือน) แผนกตาง ๆ สงใบเบิกวัสดุสํานักงาน มายังแผนกจัดซื้อ ตามวันที่ กําหนด แผนกจัดซื้อลงตารางควบคุมสินคา ประเภทกระดาษ A4 และ กระดาษ IDS แผนกจัดซื้อจัดสินคาใหตามใบเบิก สงสินคาใหกับแผนกตางๆ ในวันทํางานถัดไป (สงไปกับแมสเซนเจอร)

4. ซื้อสินคาเงินสด อาหารวางและเครื่องดื่มลูกคา โดยใหธุรการแตศูนยบริการสงยอดการ ใชมายังแผนกจัดซื้อทุกสิ้นเดือน สั่งซื้อออนไลน สั่งซื้อทุกตนเดือน แผนกจัดซื้อทําใบขอซื้อ และขออนุมัติ แผนกจัดซื้อทําการสั่งซื้อสินคาทางออนไลน ตามรายการขอซื้อ แผนกจัดซื้อกําหนดวันและเวลารับสินคา ใหแผนกธุรการบริการของแตละศูนยเปนผูรับสินคา ตามรายการที่ จัดซื้อสงให แผนกจัดซื้อตรวจเช็คการรับสินคา วาไดครบหรือไม หากไมครบ จัดซื้อจะเปนผูดําเนินการจัดซื้อเพิ่มเติม สินคาที่ตองไปเลือกซื้อเอง สั่งซื้อทุกตนเดือน -แผนกจัดซื้อทําใบขอซื้อ และขออนุมัติ -แผนกจัดซื้อไปเลือกซื้อสินคาตามรานตางๆ ดวยตัวเอง -แผนกจัดซื้อจัดสงสินคาไปตามศูนยตางๆ ดวยตัวเอง อุปกรณสํานักงาน ที่จําเปนตองซื้อดวยเงินสด แผนกจัดซื้อจะออกไป ซื้อสัปดาหละ 1 ครั้ง สินคาเงินสดของสวนงานตางๆ ในแผนก ที่จําเปนตองซื้อดวยเงินสด แผนกจัดซื้อจะออกไปซื้อสัปดาหละ 1 ครั้ง 8. จัดทําเอกสารโรเนียว ทั้งที่สตอกจัดซื้อและผูใชงานรองขอ เชน ใบ สมัครงาน, ใบปลอยอะไหล , ใบซื้อขายรถยนตระหวางศูนย เปนตน ผูใชงานสงใบขอโรเนียวพรอมแนบเอกสารตัวอยางมายังแผนกจัดซื้อ แผนกจัดซื้อคํานวณตนทุนการโรเนียวเอกสาร และสงขออนุมัติ แผนกจัดซื้อทําการตรวจสอบแบบฟอรมพรอมอัพเดทแบบฟอรมใหม แผนกจัดซื้อทําการโรเนียวทุกวันเสารทํางาน จัดสงใหผูใชงานในวันทํางานถัดไป ลงตารางสรุปการโรเนียวเอกสาร 9. ปริ้นทเอกสารแบบฟอรม กระดาษตอเนื่อง เชน ใบสั่งงาน, ใบยืมอะไหล , ใบสั่งงานพิเศษ เปนตน แผนกจัดซื้อสํารวจสตอกแบบฟอรมเปนประจํา แผนกจัดซื้อทําการปริ้นทแบบฟอรมสําหรับเก็บสตอกที่จัดซื้อ จายสินคาตามผูใชงานเบิกตามรอบ ปรับปรุงแบบฟอรมใหเหมาะสมอยูเสมอ

10. ตอสัญญาบริการ เชนสัญญาบริการเครื่องถายเอกสาร , เครื่องปริ้น เตอร Ricoh, โปรแกรมและอุปกรณคอมพิวเตอรตางๆ โดยแผนกจัดซื้อจะ คอยตรวจเช็ควันหมดอายุของสัญญาบริการนั้นๆ เพื่อทําการแจงแผนกตางๆ เพื่อทําเรื่องขออนุมัติและตออายุสัญญา ใหพรอมใชงานอยูเสมอ 11. สั่งซื้อแคตาล็อกของฝายขายประจําเดือน แผนกจัดซื้อแจงฝายขายใหสํารวจและสงใบขอซื้อแคตาล็อกทุกเดือน แผนกจัดซื้อลงตารางควบคุมและตรวจยอดการขอซื้อใหตรงตาม โควตาของแตละศูนย สงอนุมัติ AMD แผนกจัดซื้อทําใบสั่งซื้อสินคา สงใหผูจัดการแผนกจัดซื้ออนุมัติ และสงให HATC ทางอีเมล แผนก PDI เปนผูรับสินคา และสงเอกสารการรับสินคาใหแผนกจัดซื้อ เนื่องจากฮอนดาจะสงสินคามาพรอมรถใหม แผนกจัดซื้อตรวจเช็คสินคาและใหแผนก PDI จัดสงใหแตละโชวรูม 12. สัญญาการตรวจประเมิน ISO 14001 ทั้งตรวจประเมินภายใน องคกร และการขอรับรองระบบ 12.1 ตรวจประเมินคุณภาพสิ่งแวดลอมภายในองคกร - แผนกจัดซื้อติดตอประสานงานกับแผนก จป. เพื่อกําหนดวันเขาตรวจ - แผนกจัดซื้อนัดวันเขาตรวจกับซัพพลายเออร - สงใบคอนเฟรมวันและเวลาใหผูจัดการศูนยและ จป. รับทราบ - เมื่อครบสัญญาแผนกจัดซื้อจะดําเนินการเปรียบเทียบราคา และทํา การขออนุมัติตอสัญญาการตรวจประเมินตอไป 12.2 ตรวจประเมินเพื่อขอใบรับรองระบบ ISO 14001 - แผนกจัดซื้อตรวจเช็ควันหมดอายุของใบรับรองระบบเปนประจํา - เมื่อพบวาใบรับรองใกลหมดอายุ แผนกจัดซื้อจะดําเนินการ เปรียบเทียบราคา และทําการขออนุมัติตออายุใบรับรองระบบตอไป 22. ตรวจสอบทรัพยสินพนักงานลาออก -แผนกจัดซื้อจะไดรับเอกสารพนักงานลาออก จากแผนกบุคคล -แผนกจัดซื้อทําการตรวจอุปกรณสํานักงานและทรัพยสิน พรอมทั้ง เก็บเรียกคืน -สรุปรายการความเสียหาย สง ผจก. แผนกรับทราบ -สงรายการความเสียหายใหกับแผนกบุคคล ดําเนินการตอไป

5. รายงานสวนงานวัสดุสํานักงาน เปนการดึงรายงานขอมูลการสั่งซื้อ สินคาจากระบบ System Pro และจากการลงขอมูลในตาราง Excel - สรุปรายงานยอดสั่งซื้อ ยอดใช ยอดคงเหลือวัสดุสํานักงาน - สรุปรายงานยอดสั่งซื้อแบบฟอรม - สรุปรายงานยอดสั่งซื้อเครื่องดื่มลูกคา - สรุปรายงานยอดสั่งซื้อกระดาษทิชชู - สรุปรายงานยอดใชกระดาษ A4 - สรุปรายงานยอดใชกระดาษ IDS - สรุปรายงานเอกสารการโรเนียว - สรุปรายงานรานคาใหม - สรุปยอดใชรายเดือนหมึกเครื่องถายเอกสารและปริ้นทเตอร รายแผนก - สรุปยอดสั่งซื้อแคตตาล็อคตอเดือน

รับใบขอซื้อ System Pro ตรวจสอบความถูกตองของใบขอซื้อ รวมถึง ประวัติการสั่งซอ ื้ลาสุด เปรียบเทียบราคา / คัดเลือกผูขาย เสนอ ผูมีอํานาจอนุมัติ ออกใบสั่งซื้อสินคา แจงเร ื่องผขูอซอ ื้อนุมัติ ไมอนุมัติ Flow Chart วัสดุสํานักงาน ออกใบสั่งซื้อสินคา ผานระบบ System Pro สงใบสั่งซื้อใหรานคา /ตรวจรับ สินคา สงมอบสินคา / รับสินคาเขา ระบบ System Pro รวมรวมเอกสารสงบัญชี สรุปรายงานสง ผูบริหาร ตัด Stock สงผูจดัการแผนกจดัซ ื้อ อนุมัติ แจงเร ื่องผขูอซอ ื้

รับใบขอซื้อ System Pro ตรวจสอบความถูกตองของใบขอซื้อ รวมถ ึ งประวัติการสั่งซอ ื้ลาสุด เปรียบเทียบราคา / คัดเลือกผูขาย เสนอ ผูมีอํานาจอนุมัติ อนุมัติ ไมอนุมัติ Flow Chart การสั่งแคตตาล็อก HONDA ออกใบสั่งซื้อสินคาโดยใชแบบฟอรมการ สั่งซื้อแคตาล็อก สงใบสั่งซื้อให HATC รับสินคาและสงสินคาใหฝาย ขาย สงผูจดัการแผนกจดัซ ื้ออนุมัติแจงเร ื่องผขูอซอ ื้ อนุมัติ ไมอนุมัติ