3.E.book เทคนิคสื่อสาร

มหาวิทยาลัยการกีฬาแห่งชาติ วิทยาเขตสุโขทัย

เทคนิคหรือวิธีการสื่อสาร

ประสานงานภายในวิทยาเขต


อย่างมีประสิทธิภาพ




โครงการการจัดการความรู้เพื่อพัฒนาองค์กร ในหัวข้อเรื่อง

"เทคนิคหรือวิธีการสื่อสารประสานงานภายในวิทยาเขต
อย่างมีประสิทธิภาพ"

เน้นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างผู้มีความรู้/ประสบการณ์
นำโดยวิทยากร : ศ.นพ.วุฒิชัย ธนาพงศธร
ดำเนินการ 3 รอบ ในวันที่
9 พฤศจิกายน 2564
25 พฤศจิกายน 2564 และในวันที่
9 ธันวาคม 2564

เทคนิคหรือวิธีการสื่อสาร

ประสานงานภายในวิทยาเขต


อย่างมีประสิทธิภาพ

1.เทคนิค Focus เจาะประเด็นสำคัญ

1.1 สอบถามให้ได้เป้าหมายที่ชัดเจน ผู้สื่อสารทุกฝ่าย
ต้องมีจุดมุ่งหมายเดียวกัน เพื่อให้การสื่อสารทั้งสองฝ่ายตรงประเด็น

1.2 ถามตรง ตอบตรง สอบถามความต้องการของผู้ใช้บริการข้อมูล
เพื่อให้ทราบความต้องการที่ชัดเจน และสื่อสารตอบกลับอย่างมีประสิทธิภาพ


เช่น มีอาจารย์ภายในวิทยาเขต ต้องการทำเรื่องเบิกเงินค่าการศึกษาบุตร

ซึ่งมีหลายประเภท ผู้ส่งสารเลือกตอบเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับผู้รับสาร

1.3 ไฮไลท์ข้อความสำคัญ ในเอกสารที่ต้องการสื่อสาร
เช่น การไฮไลท์วันที่ครบกำหนดในการส่งเอกสารตอบกลับ

(ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร)

เทคนิคหรือวิธีการสื่อสาร

ประสานงานภายในวิทยาเขต


อย่างมีประสิทธิภาพ

2. เทคนิคแบบฟอร์มตัวอย่าง

2.1 กรอกข้อมูลรายละเอียดลงในแบบฟอร์มต่าง ๆ เพื่อเป็นตัวอย่าง

ให้ผู้ใช้บริการสามารถกรอกข้อมูลได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว




2.2 ติดประกาศแบบฟอร์มตัวอย่างไว้ที่บอร์ดให้สามารถมองเห็น
ได้อย่างชัดเจน

เทคนิคหรือวิธีการสื่อสาร

ประสานงานภายในวิทยาเขต


อย่างมีประสิทธิภาพ

3. เทคนิคการใช้เทคโนโลยีเพื่อการติดต่อสื่อสาร


การสื่ อสารโดยใช้เทคโนโลยี เช่น Line Messenger Facebook
เป็ นเครื่องมือที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในปั จจุบัน ทุกคนสามารถ

เข้าถึงได้ง่าย ส่ งรวดเร็ว ประหยัดเวลา โดยมีแนวปฏิบัติดังนี้




3.1 ตั้งกลุ่ม Line เฉพาะกลุ่มหรือเฉพาะกิจ เช่น กลุ่มไลน์
เจ้าหน้าที่ธุรการ มกช.สท. เพื่อสื่อสารเฉพาะ กับเจ้าหน้าที่ธุรการ

ในเรื่องเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง

3.2 ตั้งกลุ่ม Messenger เฉพาะกลุ่มหรือเฉพาะกิจ เช่น กลุ่มนักศึกษาคณะ

วิทยาศาสตร์ฯ ชั้นปีที่ 1 เพื่อเป็นช่องทางในการประชาสัมพันธ์ข่าวสาร
และติดต่อสื่อสารกับนักศึกษา

3.3 จัดทำเพจ Facebook เช่น เพจองค์กรนักศึกษา TNSU STI เพื่อเป็นช่อง

ทางในการประชาสัมพันธ์กำหนดการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กรนักศึกษา
และมหาวิทยาลัยการกีฬาแห่งชาติ วิทยาเขตสุโขทัย อาทิเช่น โครงการลอยกระทง

โครงการพัฒนาบุคลิกภาพเพื่อความเป็นผู้นำฯ รวมถึงจัดทำการถ่ายทอดสด

และประมวลภาพกิจกรรมอีกด้วย

เทคนิคหรือวิธีการสื่อสาร

ประสานงานภายในวิทยาเขต


อย่างมีประสิทธิภาพ

4. เทคนิคการสำเนาเอกสาร เซ็นรับทราบ

4.1 ถ่ายสำเนาเอกสารต้นเรื่องให้ชัดเจน ไม่เลือนราง

4.2 ในเอกสารต้นฉบับ ให้ผู้ส่งเอกสารระบุชื่อหน่วยงาน/บุคคล
ที่ต้องการมอบเอกสารให้ในบริเวณพื้นที่ว่างและต้องไม่ชิดขอบกระดาษเกินไป


และให้ผู้รับลงลายมือชื่อรับเอกสารในพื้นที่ที่กำหนดไว้ โดยเขียนชื่อจริง
ด้วยตัวบรรจง และวันที่ที่รับหนังสือ



4.3 ตรวจสอบว่าได้รับเอกสารครบถ้วนตามที่ได้วางแผนระบุ
ไว้ในต้นฉบับหรือไม่

เทคนิคหรือวิธีการสื่อสาร

ประสานงานภายในวิทยาเขต


อย่างมีประสิทธิภาพ

5. เทคนิคการประสานงานนอกสถานที่

นัดหมายผู้เกี่ยวข้องทานอาหารกลางวันในบรรยากาศ
ที่ผ่อนคลาย และสื่อสารส่งข่าวสารข้อมูลด้วยวาจา

ที่สร้างความเป็นกันเอง

เทคนิคหรือวิธีการสื่อสาร

ประสานงานภายในวิทยาเขต


อย่างมีประสิทธิภาพ

6. เทคนิคการแจ้งเตือน กำกับติดตาม

6.1 เมื่อใกล้ถึงวัน เวลานัดหมายให้มีการแจ้งเตือนล่วงหน้า

อีกอย่างน้อย 1 ครั้ง หลังจากที่นัดไปแล้ว เช่น ส่งแจ้งทางไลน์

6.2 กำกับติดตามการส่งงานให้เป็นไปตามกำหนดเวลา
โดยต้องแจ้งเตือนอย่างน้อย 1 วันก่อนครบกำหนด

เทคนิคหรือวิธีการสื่อสาร

ประสานงานภายในวิทยาเขต


อย่างมีประสิทธิภาพ

7. เทคนิคการใช้โทนเสียง ภาษาและท่าทางที่เป็นมิตร

7.1 ใช้โทนเสียงที่ไพเราะ นุ่มหู ไม่พูดเสียงดัง (ตะคอก) ใส่กัน

7.2 มีท่าทางอ่อนน้อมถ่อมตนด้วยความจริงใจ



7.3 ใช้สำเนียงภาษาที่เข้าใจง่ายและเหมาะสมกับผู้รับสาร
เช่น หากสื่อสารกับอาจารย์ควรใช้ภาษาทางการ หากสื่อสารกับพ่อบ้าน แม่บ้าน

ควรใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการและใช้สำเนียงท้องถิ่นได้






7.4 กล่าวคำขอบคุณทุกครั้ง หรือกล่าวแสดงความยินดี
ในการให้บริการก่อนจบบทสนทนา

เทคนิคหรือวิธีการสื่อสาร

ประสานงานภายในวิทยาเขต


อย่างมีประสิทธิภาพ

8. เทคนิคการสื่อสารแบบ Face to Face

นัดหมายผู้เกี่ยวข้องทานอาหารกลางวันในบรรยากาศ
ที่การสื่อสารแบบพบหน้ากัน เป็นการสื่อสารที่ดีที่สุดเพราะได้เจอหน้ากัน

ได้เห็นบุคลิก ลักษณะท่าทาง สีหน้าของผู้ติดต่อทั้งสองฝ่าย
มีเวลาในการซักถามทำความเข้าใจกันอย่างเหมาะสม เพื่อแสดงถึงความตั้งใจ

ในการสื่อสาร และใช้แววตาช่วยในการแสดงความรู้สึก

เทคนิคหรือวิธีการสื่อสาร

ประสานงานภายในวิทยาเขต


อย่างมีประสิทธิภาพ

9. เทคนิคยิ้มหวานนำร่อง

9.1 การยิ้มหวาน เป็นท่าทางที่แสดงถึงความเป็นมิตร
ให้ฝ่ายตรงข้ามรับรู้ เมื่อเรายิ้มหวานเข้าไปก่อนเริ่มบทสนทนา

การสื่อสารก็จะง่ายขึ้น

9.2 การยิ้มหวาน เป็นท่าทางที่ช่วยลดความขัดแย้งระหว่างบุคคล

มหาวิทยาลัยการกีฬาแห่งชาติ วิทยาเขตสุโขทัย



ก ลุ่ ม วิ จั ย แ ล ะ ป ร ะ กั น คุ ณ ภ า พ ก า ร ศึ ก ษ า