E-Book Pengelolaan Arsip Secara Digital

PENGELOLAAN ARSIP
SECARA DIGITAL

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
KABUPATEN ASAHAN

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Arsip memiliki peran yang begitu penting, ia dapat dijadikan
pertimbangan pengambilan keputusan atau menjadi bukti konkrit
terhadap sesuatu moment yang berlangsung dalam lembaga atau
organisasi tersebut, dalam perkembangannya, arsip terus mengikuti
perubahan teknologi, arsip kini tidak hanya berbentuk sebuah benda
yang bisa disentuh saja, namun juga merupakan sesuatu yang tersimpan
secara digital yang disebut dengan arsip digital atau elektronik. Arsip
elektronik memiliki empat siklus pengelolaan yaitu penciptaan dan
penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi.
Pemindahan arsip cetak ke dalam arsip elektronik bisa dilakukan dengan
cara scanning, conversion, importing.

Kehadiran teknologi dan informasi yang berkembang dengan pesat
dapat dimanfaatkan untuk menyediakan dan menyebarluaskan informasi
dengan cepat, tepat, berkualitas dan tentunya dapat diakses kapan saja
dan dimana saja tanpa di batasi oleh waktu dan tempat. Pemanfaatan
teknologi informasi dapat mengatasi bahan pustaka tercetak dan
terekam dari resiko rusak karena usia, penanganan yang keliru, serta
metode dan ruang penyimpanan yang tidak tepat.

Alih media digital ini merupakan salah satu upaya penyelamatan isi atau
infromasi yang dikandung tanpa menghilangkan atau merubah bentuk
aslinya. Ketersediaan akses infromasi serta penyebaran informasi yang
lebih cepat kepada masyarakat, dijadikan sebagai salah satu asalan
dalam alih media digital juga. Karena dengan menjadikan format digital,
informasi akan dengan cepat disajikan dan diakses. Arsip elektronik atau
sering dikenal dengan arsip digital merupakan arsip yang sudah diubah
dari bentuk fisik atau lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.
Untuk dokumen arsip tidak hanya sekedar mengubah dari bentuk fisik
menjadi bentuk elektronik saja tetapi penting juga pengelolaan arsip
elektronik agar arsip elektronik berfungsi dengan baik dan dapat
digunakan sebagai semestinya
Dengan adanya media elektronik seperti komputer/laptop, proses
pengelolaan dan pengurusan arsip akan menjadi lebih mudah dan tidak
akan memakan waktu lama sehingga dapat memudahkan dalam proses
penemuan kembali. Pemanfaatan komputer/komputer dapat menjadikan
arsip konvensional menjadi digital atau juga dapat menciptakan arsip
elektronik.

1.2 TUJUAN

Tujuan pembuatan e-Book pengelolaan arsip secara digital
adalah sebagai berikut:
1)Menyediakan sarana kerja bagi pegawai dalam melaksanakan
kegiatan alih media digital, sehingga pelaksanaannya dapat
terarah, sistematik, benar dan efektif.
2)Dapat diadaptasi oleh semua pihak dalam pelaksanaan
kegiatan alih media digital.
3)Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mengenai tata
cara pelaksanaan kegiatan alih media digital.
4)Memberikan gambaran mengenai tahapan-tahapan
pelaksanaan kegiatan alih media digital.
5) Panduan dalam melaksanakan kegiatan alih media digital, baik
itu mengenai metode ataupun teknologi yang digunakan.

1.3 KONSEP ALIH MEDIA DIGITAL

Pengertian digitalisasi secara harfiah berdasarkan Kamus Besar Bahasa
Indonesia (KBBI), digitalisasi /di·gi·ta·li·sa·si/ (n) proses pemberian atau
pemakaian sistem digital, atau dalam bahasa inggris digitizing
merupakan sebuah terminologi untuk menjelaskan proses alih media dari
format tercetak, audio, maupun video ke dalam format digital.

Beberapa sarana dan prasarana yang perlu dipersiapkan untuk
melakukan digitalisasi dokumen/arsip adalah sebagai berikut:
1. Hardware : seperti komputer dan scanner
2. Software : seperti Vistascan, Hp, scan; Adobe Acrobat (versi lengkap)
untuk menghasilkan dokumen dalam format PDF (Portable Document
Format); MSWord untuk menulis dokumen yang kemudian disimpan
dalam format DOC, RTF ataupun PDF.

Google Drive adalah layanan berbasis komputasi awan yang dapat
digunakan untuk membuat, membagi, mengolaborasikan, dan
menyimpan data hingga 1 terabite (TB). Menurut perwakilan Google,
Sundar Pichai, Drive memungkinkan pengguna mengunggah dan
mengakses berbagai file seperti video, foto, Google Docs dan PDF. File
dapat diakses sewaktu-waktu, di rumah, kantor, atau bahkan saat berada
jauh dari perangkat, dengan media penyimpanan berbasis awan ini.
Menurutnya, Drive dapat digunakan di komputer Mac dan merek lain.
Selain itu, Drive juga bisa digunakan di komputer tablet dan ponsel
bersistem operasi Android.

1.4 KERANGKA BERPIKIR

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL

Kegiatan pengelolaan arsip digital setidaknya meliputi dua hal,
yaitu: (1) penyimpanan arsip dan (2) penemuan kembali arsip.
Kegiatan penyimpanan arsip digital merupakan kegiatan pengelolaan
arsip yang dimulai dari kegiatan alih media arsip sampai pada
penataan arsip dalam media baru. Alih media arsip adalah proses
pengalihan media arsip dari satu bentuk media ke bentuk media arsip
lainnya, dengan menggunakan alat pemindai (scanner) dalam rangka
penyelamatan fisik dan informasi arsip.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 40,
disebutkan bahwa alih media arsip merupakan salah satu cara
(kegiatan) dalam pemeliharaan arsip dinamis. Jika dilihat dari
tujuannya, setidaknya ada dua tujuan dilakukannya alih media arsip,
yaitu (1) untuk mempercepat layanan akses (aktif dan inaktif), dan (2)
untuk pelestarian arsip (statis statis). Tujuan alih media arsip untuk
mempercepat layanan akses arsip, dilakukan terkait tujuan
pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. (Sambas dan Hendri, 2016:
411).

DIGITALISASI ARSIP

Penggunaan Google Drive sebagai tempat penyimpanan arsip
tentu sangat membantu. Untuk meningkatkan pemahaman
tentang penggunaan Google Drive, perlu dipaparkan hal-hal
tentang penggunaan Google Drive, diantaranya adalah:

GOOGLE DRIVE

Prinsip yang harus dimiliki untuk Keunggulan dari Google Drive
menggunakan Google Drive adalah
memiliki akun Gmail. Selain itu adalah arsip akan mudah diakses
komputer atau hardware yang
digunakan harus terkoneksi dengan setiap saat, memiliki space
internet karena Google Drive hanya
bisa diakses apabila terkoneksi penyimpanan yang besar. Dalam
dengan internet saja. Dari
mengunggah arsip, mengunduh Google Drive memungkinkan para
arsip, bahkan mengelola file juga
perlu terkoneksi dengan internet. pegawai berbagi arsip, sesingga

memudahkan apabila seseorang

meminta arsip tersebut tanpa

harus mengantarkan arsip tersebut.

Apabila arsip tersebut bersifat

rahasia atau pribadi, Google Drive

juga memberikan jaminan

keamanan.

Tahapan-tahapan Pengelolaan arsip
menggunakan google menggunakan Google

drive Drive

Mengunggah file atau arsip Pengelolaan arsip menggunakan

merupakan langkah pertama yang Google Drive dalam aplikasi Google

diperlukan untuk menyimpan arsip Drive, arsip yang sudah disimpan

tersebut. Arsip yang sudah berhasil dapat diolah seperti yang

diunggah akan secara otomatis diinginkan. Mengelola arsip yang

tersimpan di Google Drive. Berikut berupa file di Google Drive

merupakan cara mengunggah file: sangatlah mudah. Contohnya

Pertama-tama masuk ke adalah mengarsipkan file

drive.google.com kemudian login pekerjaan. Sering sekali

dengan akun Google. penyimpanan file yang dilakukan

Klik tombol baru – unggah file – hanya disimpan pada satu folder

kemudian pilih file yang akan sehingga tidak tersusun rapi dan

diunggah. sulit untuk mencari kembali data-

Proses unggah akan muncul di data yang dibutuhkan.

kanan bawah. Apabila sudah Permasalahan yang sering terjadi

muncul tulisan “Sudah diunggah” juga apabila ganti komputer maka

maka file sudah terunggah kita akan merasa sulit untuk

secara otomatis. menemukan kembali file yang telah

Setelah selesai, klik tombol kita simpan dalam komputer

“Bagikan” di bagian kanan kotak. sebelumnya, karena file yang

Atau klik kanan file tersebut di dibutuhkan harus dipindahkan.

drive kemudian klik: bagikan. Terbatasnya ruang dan waktu

Kotak share akan muncul, klik di dapat menyebabkan kurang efektif

kanan atas “Bagikan dengan dalam pencarian arsip tersebut.

orang lain”. Akan muncul link Dengan adanya permasalahan-

untuk dibagikan. permasalahan tersebut maka

sangat diperlukan penyimpanan

arsip yang menggunakan sistem

anytime, anywhere dan retrieval

system salah satunya adalah

Google Drive.



PENUTUP

Arsip digital adalah arsip yang dapat disimpan dan ditransmisikan
dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang
dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat
membaca atau mengolah data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat
pergunakan atau dimanfaatkan. Penyimpanan arsip dalam bentuk digital
merupakan salah satu alternatif solusi dalam praktik pengelolaan arsip
manual/berbasis kertas. Hal ini dimungkin karena penyimpanan arsip
dalam bentuk digital memberikan banyak keuntungan dalam hal
peningkatan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip.Media
penyimpanan arsip digital, biasanya memiliki bentuk yang berbeda
dengan fisik arsip aslinya. Oleh karena itu biasanya dilakukan proses alih
media arsip, dari media aslinya ke media baru.

Pengelolaan arsip secara elektronik memiliki banyak kelebihan, baik
dari segi waktu, biaya, maupun tenaga. Melihat banyaknya manfaat dan
keuntungan dari pengelolaan arsip secara elektronik, maka manajemen
arsip elektronik perlu dikembangkan untuk mendukung efisiensi kerja
organisasi. Manajemen arsip elektronik merupakan solusi atas persoalan
arsip yang semakin hari semakin bertambah banyak. Melalui pengelolaan
arsip secara elektronik dapat diperoleh berbagai manfaat yang
mendukung terciptanya efektivitas dan efisiensi organisasi.

DAFTAR PUSTAKA



Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Sistem
Kearsipan Nasional.
Muhidin, Ali Sambas. Dkk. 2016. Pengelolaan Arsip Digital. Jurnal
Pendidikan Bisnis dan Manajemen, Volume 2, Nomor 3. Halaman 178-183.