Pengurusan Majlis Rasmi

EDITOR:

AMINUDDIN BIN ABD YAZID
AZHARUDDIN BIN ZANI
MD. RAZHI BIN HASSAN
JURINA BINTI IBRAHIM

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL
INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS TUANKU BAINUN

BUKIT MERTAJAM

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

SEKAPUR SIRIH

Alhamdulilah, bersyukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan kurniaNya, saya diberi peluang
untuk merakamkan sepatah dua kata dalam buku Panduan Pengurusan Majlis Rasmi IPG
Kampus Tuanku Bainun.

Tahniah dan syabas saya ucapkan kepada Unit Perhubungan dan Protokol kerana
berjaya menerbit buku ini. Tahniah dan syabas juga kepada sidang editor buku ini atas
kejayaan merealisasikan impian warga kampus menerbitkan sebuah buku yang amat
bermakna.

Harapan saya semoga maklumat dalam buku panduan ini sedikit sebanyak akan dapat
membantu penganjur, pensyarah, pelajar di jabatan dan unit di kampus ini melaksanakan
majlis dan acara mengikut peraturan dan protokol yang betul dan tepat. Saya juga berharap
agar tahap penganjuran majlis dan acara yang dikelolakan akan terus cemerlang dan
memenuhi kehendak dan kepuasan para tetamu yang hadir.

Akhir kata, saya mendoakan semoga IPGKTB terus maju dalam semua lapangan dan
menjadi tempat rujukan daripada pihak-pihak yang berkenaan.

Terima kasih.

Encik Mohd. Saat Bin Abas
Pengarah
Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 1

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

PRAKATA

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Kesyukuran dipanjatkan kehadrat Allah Subhanahu Wataala. Selawat dan salam ke atas
Junjungan Besar Nabi Muhammad S.A.W serta salam sejahtera kepada semua.

Buku Panduan Pengurusan Majlis Rasmi ini diterbitkan untuk membantu para warga
kampus bagi menyediakan landasan dan garis panduan yang jelas tentang prosedur yang
terlibat dalam pengurusan majlis rasmi di kampus. Selain itu buku ini juga diharapkan dapat
memberi kesedaran tentang kepentingan dalam mengikuti protokol pengurusan majlis dan
acara di kampus.

Dengan adanya buku ini diharapkan dapat dijadikan panduan asas dalam
menguruskan majlis rasmi dan acara di kampus. Maklumat-maklumat yang terdapat dalam
buku ini amat berguna kepada setiap warga kampus yang bertindak sebagai penyelaras majlis
dan acara dalam aspek pengurusan majlis dan acara keseluruhannya.
Sekian, selamat melaksanakan majlis dan acara dengan cemerlang.
Haji Aminuddin Bin Abd Yazid
Ketua Unit Perhubungan Dan Protokol
Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 2

ISI KANDUNGAN PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

SEKAPUR SIREH 1
PRAKATA 2
5
1. PENGENALAN 5
2. KONSEP PENGURUSAN MAJLIS 6
3. PROTOKOL DALAM MAJLIS 6
4. JENIS-JENIS MAJLIS 7
5. JENIS-JENIS ACARA 8
6. PENYEDIAAN KERTAS KERJA 8
7. JAWATANKUASA 9
8. PEMILIHAN TEMPAT 9
9. TATACARA PENGURUSAN 11
10. JEMPUTAN 12
11. KAD JEMPUTAN 13
12. SUSUNAN KEUTAMAAN 13
13. ATUR CARA MAJLIS 14
14. ATUR CARA PENTADBIRAN 15
15. TAKLIMAT TETAMU KEHORMAT 15
16. KESENIAN DAN KEBUADAYAAN 16
17. BACAAN DOA 18
18. LATAR PENTAS / BACKDROP 18
19. SUSUNAN TEMPAT DUDUK 21
20. PENTAS UCAP / ROSTRUM 21
21. BUKU PROGRAM 23
22. CENDERAMATA 24
23. PENGACARA MAJLIS 24
24. PANGGILAN HORMAT 24
25. LAGU KEBANGSAAN 24
26. SUSUNAN MEJA MAKAN 27
27. PERANAN PEGAWAI PROTOKOL 27
28. PENYAMBUT TETAMU
3
UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

29. TUGAS PENGIRING 29
31
30. GIMIK PERASMIAN 31
31
31. BILIK MENUNGGU 42
43
32. SUSUNAN BENDERA 43
44
33. RAPTAI
45
34. POST-MORTEM 46
49
35. PENGURUSAN MEDIA 63
67
36. FOTOGRAFI 70
71
LAMPIRAN 72

L1 - KAD JEMPUTAN

L2 - ATUR CARA PENTADBIRAN

L3 - PANGGILAN HORMAT

L4 - LAGU KEBANGSAAN
L5 - PENGGUNAAN LOGO INSTITUT PENDIDIKAN GURU

MALAYSIA
L6 - PENGGUNAAN LOGO KEMENTERIAN PENDIDIKAN

MALAYSIA
L7 – CARA MENGIRINGI TETAMU

37. SEKALUNG PENGHARGAAN

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 4

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

1. PENGENALAN
Pengurusan majlis adalah satu proses mengurus dan mengendalikan sesuatu majlis.
Pengurusan majlis yang sistematik dan professional akan menghasilkan perjalanan majlis
secara terancang dengan sempurna dan teratur.

Pengurusan majlis atau acara juga melibatkan proses pembelajaran pengurusan,
selok belok perniagaan, mengenalpasti kumpulan sasaran, merancang konsep acara atau
majlis, perancangan logistik dan penyelarasan aspek teknikal sebelum acara atau majlis
dijalankan. Suatu acara dan majlis yang dijalankan mempunyai matlamat dan objektif tertentu
yang berfaedah kepada individu, kumpulan individu tertentu ataupun masyarakat. Contohnya
acara seperti karnival diadakan sebagai suatu acara yang mempunyai matlamat tersendiri
seperti untuk melakukan analisis terhadap produk ditawarkan, mengenal pasti golongan
sasaran dan untuk memasarkan produk yang ditawarkan, ini kerana untuk menjamin
pulangan pelaburan dan keuntungan yang telah dilaburkan.

2. KONSEP PENGURUSAN MAJLIS
Institusi-institusi pendidikan kerap melaksanakan pelbagai majlis yang boleh memberi kesan
kepada keseluruhan imej dan reputasi institusi berkenaan. Oleh itu, nilai profesionalisme yang
lebih tinggi hendaklah ditonjolkan dan diamalkan semasa membuat perancangan dan
pelaksanaan sesuatu majlis atau program.

Aspek protokol hendaklah dipatuhi dan diberi perhatian sewajarnya terutama apabila
melibatkan kehadiran menteri, rektor, pengarah, pegawai pendidikan dan tetamu-tetamu
kenamaan lain dan pihak media. Di antara aspek protokol tersebut termasuklah susunan
keutamaan, susunan tempat duduk, panggilan hormat, pengacaraan majlis, atur cara majlis,
penyambut tetamu dan lain-lain yang berkaitan. Amalan protokol akan membantu dalam
usaha membentuk pendekatan strategik terhadap hubungan dengan pihak luar dan
seterusnya mendapat liputan media yang berkesan terhadap sesuatu majlis.

Secara umumnya, definisi protokol dalam konteks institusi pendidikan ialah peraturan-
peraturan dalam amalan atau peraturan-peraturan dalam pelbagai majlis rasmi atau tidak
rasmi yang dianjurkan oleh institusi yang berkenaan

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 5

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

3. PROTOKOL DALAM MAJLIS
Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan yang diberikan
kepada seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di samping menetapkan peraturan
yang perlu diikuti dan dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis. Kesempurnaan majlis yang
dianjurkan akan mencerminkan atau melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaan
sesebuah organisasi tersebut menganjurkan sesuatu majlis.

4. JENIS-JENIS MAJLIS
 Rasmi
Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan Negeri
yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan.

 Rasmi dan Formal
Majlis/acara yang sumber
peruntukannya dari Kerajaan
seperti hari bekerja dari Isnin
sehingga Jumaat di pejabat, di luar
pejabat, majlis penuh istiadat,
majlis jamuan (malam atau hujung
minggu iaitu di luar waktu rasmi
bekerja). Majlis yang melibatkan
pembesar Negara/Negeri dan
menepati aspek protokol secara
penuh

 Rasmi dan Tidak Formal
Majlis/acara yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti program turun padang,
lawatan dan majlis perasmian. Terdapat sedikit kelonggaran dari segi protocol.

 Tidak Rasmi
Merupakan majlis yang dianjurkan oleh agensi-agensi Kerajaan /swasta yang tidak
melibatkan peruntukan Kerajaan serta aspek protokol sepenuhnya.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 6

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

 Tidak Rasmi Tetapi Formal
Majlis/acara yang sumber peruntukannya bukan dari Kerajaan seperti individu atau
pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh orang-orang kenamaan daripada Senarai
Keutamaan Persekutuan dan Negeri.

 Separa Rasmi
Majlis/acara seperti kejohanan
sukan dan riadah di mana
sebahagian sumber peruntukan
dari Kerajaan dan sebahagiannya
daripada sumbangan oleh wang
kelab sukan atau pertubuhan

5. JENIS-JENIS ACARA
 Dalaman
Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan di kalangan ahli-ahli organisasi
penganjur sendiri.

 Luaran
Acara terbuka merujuk kepada skop penglibatan peserta yang tidak terhad kepada
pekerja atau ahli-ahli dalam sesebuah organisasi atau kumpulan sahaja.

 Kebangsaan
Acara peringkat kebangsaan
memerlukan penglibatan atau
penyertaan dari pelbagai Negeri.

 Antarabangsa
Acara peringkat antarabangsa biasanya bercorak sukan, kebudayaan, kempen
pelancongan, mesyuarat Ketua-ketua Negara serta agenda lain yang melibatkan
penyertaan daripada beberapa Negara tertentu.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 7

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

6. PENYEDIAAN KERTAS KERJA
 Pendahuluan
 Objektif
 Kandungan Kursus/Acara
 Kumpulan Sasaran
 Tarikh, Tempat, Masa
 Jawatankuasa
 Jadual Acara
 Anggaran Belanjawan
 Penutup

7. JAWATANKUASA
Keberkesanan pelaksanaan sesuatu majlis adalah bergantung kepada keupayaan
menghasilkan perancangan yang baik, fungsi setiap ahli jawatankuasa yang jelas dan tepat
serta mempunyai senarai semak (checklist) yang lengkap. Bentuk atau cara pelaksanaan
sesuatu majlis juga banyak bergantung kepada kehendak jawatankuasa yang dibentuk, taraf
majlis, jenis majlis, atur cara majlis, taraf tetamu kehormat, tempat dan saiz sesuatu majlis.

Antara Jawatankuasa yang boleh dibentuk bagi pelaksanaan sesuatu majlis rasmi

adalah seperti berikut:

 JK Jemputan  JK Teknikal dan Siaraya

 JK Sambutan (Luar/Dalam)  JK Hadiah dan Cenderamata

 JK Persiapan Dewan (Luar/ Dalam)  JK Keselamatan

 JK Persiapan Pentas  JK Kebersihan dan keceriaan

 JK Bilik Khas  JK Dokumentasi

 JK Juruacara  JK Media (Sekiranya perlu)

 JK Pembaca Doa  JK Publisiti (Sekiranya perlu)

 JK Jamuan  JK Persembahan (Sekiranya ada)

 JK Protokol  JK Gimik Pelancaran (Sekiranya

 JK Buku Program ada)

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 8

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

8. PEMILIHAN TEMPAT
Penentuan tempat majlis perlu dibuat lebih awal kerana tempat majlis ada kaitan dengan
bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Memandangkan kebanyakan acara dan majlis
institusi diadakan di dalam kampus, kebanyakan tempat di dalam kampus boleh dibuat
tempahan melalui jabatan yang berkenaan.

Semasa membuat pemilihan tempat, perkara-perkara berikut perlu diberi
pertimbangan:

 Diketahui umum dan mudah dituju
 Mempunyai ruang legar yang luas
 Kemudahan audio visual dan keperluan

teknikal
 Kemudahan bilik sidang media, tempat

orang kurang upaya, tempat jamuan,
pentas, dan lain-lain yang berkaitan
 Kemudahan bilik menunggu VVIP, tempat
sembahyang, tandas dan tempat letak
kenderaan yang mencukupi

9. TATACARA PENGURUSAN
Pengurusan Majlis melibatkan tiga (3) perkara utama yang penting iaitu:

9.1 Sebelum
Sebelum majlis dilaksanakan, penganjur perlu melihat kepada enam persoalan asas
perancangan majlis iaitu:

 Kenapa majlis tersebut diadakan, (Why),
 Apakah atur cara atau program yang akan dijalankan (What),
 Bila ia akan diadakan (When),
 Di mana ia akan berlangsung (Where),
 Siapa tetamu kenamaan, peserta atau jemputan (Who),
 Bagaimana untuk melaksanakan acara (How).
Melalui cara ini, pihak penganjur dapat mengenalpasti taraf dan saiz sesuatu majlis yang akan
diadakan.

Keberkesanan pelaksanaan sesuatu majlis adalah bergantung kepada keupayaan
menghasilkan perancangan yang baik, fungsi setiap ahli jawatankuasa yang jelas dan tepat

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 9

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

serta mempunyai senarai semak (checklist) yang lengkap. Bentuk atau cara pelaksanaan
sesuatu majlis juga banyak bergantung kepada kehendak jawatankuasa yang dibentuk, taraf
majlis, jenis majlis, atur cara majlis, taraf tetamu kehormat, tempat dan saiz sesuatu majlis.

Di antara contoh tindakan penganjur semasa proses pelaksanaan ialah:

 Penyediaan Kertas Kerja  Jamuan dan Pemilihan Menu

 Jawatankuasa  Susunan keutamaan

 Tempat majlis  Panggilan hormat

 Penyediaan senarai jemputan  Pengacaraan Majlis Formal

 Kad Jemputan  Penyediaan aturcara pentadbiran

 Atur cara majlis  Peranan penyambut tetamu

 Back Drop  Cenderamata

 Susunan tempat duduk  Buku Program

 Kesesuaian pakaian dalam majlis  Raptai

 Penulisan dan pengedaran Kad  Post-mortem

Jemputan

9.2 Semasa
Antara tindakan yang perlu dibuat Semasa Majlis ialah:
 Memastikan semua petugas mengambil peranan dan tempat bertugas

masing-masing
 Buku Pentadbiran Atur Cara
 Memastikan kehadiran Juruacara Majlis
 Memastikan kehadiran Pembaca Doa
 Menyediakan Lagu Negaraku, Lagu Negeri dan Lagu Institusi
 Senarai tetamu jemputan khas yang lengkap
 Kedudukan tetamu kehormat dan tetamu jemputan khas mengikut

susunan protokol (termasuk tagging)
 Cenderamata atau hadiah (jika ada)
 Sistem audio yang lengkap
 Menyediakan bilik holding room atau bilik menunggu
 Tempat jamuan
 Tempat press conference (jika ada)
 Kebersihan tandas dan tempat majlis
 Penyambut tetamu dan pengiring (jika perlu)
 Buku program

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 10

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

 Air minuman di atas rostrum dan lain-lain yang berkaitan.

9.3 Selepas
Tindakan yang perlu dibuat Selepas Majlis ialah:

 Penilaian
 Post-mortem
 Surat penghargaan dan terima kasih
 Laporan majlis(termasuk laporan perbelanjaan dan pendapatan)
 Keratan akhbar
 Salinan Rekod rakaman video atau liputan media
 Album gambar

10. JEMPUTAN
Bagi setiap majlis yang hendak dijalankan, lima perkara berikut perlu diambil perhatian, iaitu:

10.1 Ringkasan Senarai
Tujuan untuk menyediakan ringkasan senarai ini adalah supaya kita dapat mengetahui
kategori dan bilangan tetamu. Penganjur dapat membuat perancangan jamuan,
anggaran belanjawan, jumlah ahli jawatankuasa, tempat letak kenderaan dan susun
atur di dalam dewan atau lokasi majlis.

10.2 Senarai Nama
Senarai nama adalah senarai nama-nama tetamu mengikut kategori. Senarai nama
ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir-butir lain yang
lengkap seperti:
 Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)
 Nama isteri (jika dijemput bersama)
 Jawatan atau pangkat
 Alamat pejabat (lengkap dengan poskod)
 Nombor telefon pejabat
 Alamat rumah (lengkap dengan poskod)
 Nombor telefon rumah
 Nama Setiausaha Sulit dan nombor telefon (jika ada)

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 11

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

10.3 Senarai Mengikut Keutamaan
Senarai tetamu dari senarai nama tadi hendaklah disusun mengikut susunan
keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dan Susunan Keutamaan
Persekutuan atau negeri. Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara
terperinci. Memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan.

10.4 Senarai Jawapan Kehadiran
Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan
di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah
ditandakan serta-merta sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir.

10.5 Senarai Hadir
Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir sahaja.
Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini. Penyambut tetamu perlu
ada senarai ini.

11. KAD JEMPUTAN
Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:

 Nama majlis
 Penganjur atau yang menjemput
 Logo agensi
 Tempat majlis
 Ruang nama jemputan
 Tarikh majlis diadakan
 Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
 Masa ketibaan tetamu
 Panduan pakaian
 Nama dan nombor telefon rujukan
 Aturcara majlis dan plan tempat majlis (mengikut keperluan)
 Kad jawapan (mengikut keperluan)
 Plan Lokasi (mengikut keperluan)

Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya
ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah
seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad
jemputan hendaklah dihantar dengan tangan. Rujuk Lampiran 1

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 12

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

12. SUSUNAN KEUTAMAAN
Susunan Keutamaan Persekutuan ialah satu senarai yang disusun mengikut kedudukan
kekananan antara pelbagai golongan masyarakat termasuk pegawai kerajaan, bukan
pegawai kerajaan dan orang awam. Susunan keutamaan yang digunakan sekarang ialah
Susunan Keutamaan Persekutuan yang ke-20. Susunan Keutamaan ini telah digazet dan
mula berkuat kuasa pada 22 Januari 1998 melalui Warta Kerajaan Malaysia Jilid 42 No. 2
P.U. (B) 29 bertarikh 22 Januari 1998. Susunan keutamaan ini mengandungi 70 kategori.

Susunan Keutamaan Persekutuan yang diselenggarakan oleh sebuah jawatankuasa
yang dikenali sebagai Jawatankuasa Susunan Keutamaan Persekutuan ini amatlah mustahak
diketahui oleh pegawai-pegawai protokol dan mereka yang terlibat secara langsung atau tidak
langsung dalam pengendalian pelbagai majlis rasmi atau tidak rasmi, formal atau tidak formal.
Antara kegunaan susunan keutamaan ini adalah:

 Menyusun tempat duduk bagi pelbagai majlis formal;
 Menyusun atur cara pelbagai majlis;
 Menyusun bendera-bendera negeri di Malaysia;
 Tertib ketibaan tetamu kenamaan dalam majlis formal;
 Tertib kepulangan tetamu kenamaan dalam majlis formal; dan
 Penyampaian ucapan.

13. ATUR CARA MAJLIS
Atur cara majlis merupakan urutan acara dalam majlis dari mula hingga akhir. Waktu yang
sesuai untuk diadakan majlis adalah di sebelah siang. Walau pun begitu majlis yang diadakan
pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas jam 8.00 malam dan ditamatkan selewat-
lewatnya jam 11.00 malam. Jika majlis yang diadakan padahari Jumaat di sebelah pagi, majlis
tersebut hendaklah ditamatkan sebelum jam 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah
petang hendaklah dimulakanselepas jam 2.45 petang.

Penyediaan atur cara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut
urutan. Kemudianmenetapkan jangkaan masa setiap atur cara dengan meletakkan masa
mula dan masa akhir pada setiap aturcara tersebut.

Jarak masa ketibaan di antara para tetamu biasa dengan Tetamu Kehormat hendaklah
tidak melebihi 30 minit.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 13

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Contoh Atur Cara Majlis

ATUR CARA MAJLIS
MAJLIS PERASMIAN PENUTUPAN
SAMBUTAN BULAN KEMERDEKAAN
PERINGKAT IPG KAMPUS TUANKU BAINUN 2017

27 SEPTEMBER 2017 (RABU)
TEMPAT: DEWAN AMINUDDIN BAKI IPG KAMPUS TUANKU BAINUN

8.00 pagi : Ketibaan para pelajar dan pensyarah
8.30 pagi : Ketibaan para jemputan
8.40 pagi : Ketibaan YBhg. Dr. Sariah binti Abdul Jalil,

10.30 pagi Rektor InstitutPendidikan Guru Malaysia, Kementerian Pendidikan
Malaysia
11.30 pagi : Nyanyian Lagu Negaraku dan Negeri Pulau Pinang
: Bacaan Doa
: Ucapan Alu- aluan oleh YBrs. Dr. Sazali bin Yusoff
PengarahInstitut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun
: Tayangan Slide/Video Aktiviti Bulan Kemerdekaan
: Nyanyian Solo –Lagu Patriotik
: Deklamasi sajak-Pra Sekolah
: Persembahan Resita
: Sketsa
: Ucapan Perasmian Penutupan oleh YBhg. Dr. Sariah binti Abdul Jalil
Rektor Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kementerian Pendidikan
Malaysia
: Gimik Pelancaran
: Penyampaian Hadiah
: Penyampaian Cenderahati
: Nyanyian Lagu Madley- 3 Lagu
: Bersurai

14. ATUR CARA PENTADBIRAN
Di dalam atur cara pentadbiran terdapat:

 Masa
 Atur cara yang terperinci
 Pegawai yang bertanggungjawab atau penyelaras
 Catatan khas (jika perlu)

Kegunaan
 Panduan untuk melihat majlis/acara berjalan mengikut perancangan;
 Panduan semua Pegawai/Petugas melaksanakan tugas dan rujukan untuk sesi raptai;
 Panduan untuk Pegawai Atasan/Ketua Penyelaras mengetahui status sebenar

perjalanan majlis/acara;
 Sebagai rujukan dan medium penambahbaikan pada masa hadapan; dan

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 14

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

 Bagi majlis/acara yang mempunyai persembahan yang kompleks, atur cara
persembahan perlulah disediakan. Rujuk Lampiran 2

15. TAKLIMAT TETAMU KEHORMAT
Suatu taklimat hendaklah disampaikan oleh pihak
penganjur kepada tetamu kehormat supaya beliau
mendapat gambaran yang jelas tentang perkara
protokol semasa majlis diadakan. Bagi tetamu
kehormat yang mempunyai juruiring, kebiasaannya
juruiring akan meyampaikan taklimat setelah beliau
menghadiri majlis raptai.

16. KESENIAN DAN KEBUDAYAAN
Persembahan keseniaan diadakan bagi majlis utama dan bersejarah. Kesenian yang
dipaparkan hendaklah bersesuaian dengan tujuan sesuatu majlis itu diadakan. Sambutan
secara traditionl dengan memaparkan ciri-ciri kebudayaan kebangsaan boleh diadakan jika
bersesuaian. Sambutan keudayaan yang dicadankan termasuklah:

 Bunga Manggar
Bungga manggar berwarna - warni
adalah hiasan bagi menyambut ketibaan
dan kepulangan tetamu kehormat.
Bunga manggar seelok-eloknya diatur
dalam bentuk keadaan static kecuali
dalam bilangan yang kecil yang
mengiring tetamu kehormat ke pentas
khas.
 Silat Bunga
Silat adalah kesenian Melayu yang elok
dipertontonkan pada majlis-majlis yang
sesuai. Acara silat yang diadakan tidak
boleh menggunakan senjata yang sebenar
demi keselamatan tetamu kehormat dan
para jemputan lain.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 15

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

 Sirih Junjung Dan Bunga Telur
Sirih junjung dan bunga telur juga boleh
menyerikan acara sambutan. Para
pembawa sirih junjung dan bunga telur
akan berbaris mengiringi tetamu
kehormat dari tempat ketibaan atau bilik
menunggu hingga ke pentas tetamu
khas.
 Permainan Muzik Traditional
Permainan muzik tradisional seperti paluan
kompang, rebana ubi, gamelan dan lain-lain
dimainkan sebagai menandakan atau
mengistiharkan ketibaan tetamu kehormat
dan juga sebagai mengiringi tetamu
kehormat. Kompang, rebana ubi dan gamelan
boleh dipalu selepas ucapan perasmian atau
tanda perasmian bagi memeriahkan lagi
majlis. Bagi acara dalam dewan, kompang
dan rebana ubi tidak digalakkan.

17. BACAAN DOA
Perlembagaan Persekutuan (Perkara 3) memperuntukkan bahawa agama Islam adalah
Agama Bagi Persekutuan. Oleh itu amalan membaca doa dalam Majlis-majlis Rasmi dan
Separuh Rasmi Kerajaan adalah suatu amalan yang suci dan murni sesuai dengan
kedudukan agama Islam di negara ini

17.1 Taraf Pembaca Doa
 Pembaca doa bagi majlis di peringkat persekutuan yang dihadiri oleh Seri Paduka

Baginda Yang diPertuan Agong, doa hendaklah dibaca oleh Sahibus Samahah Mufti
Wilayah Persekutuan atau Timbalan Mufti.
 Di peringkat negeri yang dihadiri oleh Duli Yang Maha Mulia Sultan atau Raja, doa
hendaklah dibaca oleh Sahibus Samahah Mufti Negeri atau Timbalan Mufti atau
amalan yang biasa diguna pakai oleh negeri tersebut.
 Bagi majlis-majlis lain, pembaca doa boleh dilantik daripada kalangan mereka yang
layak.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 16

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

17.2 Teks Doa
17.2.1 Mukaddimah Doa Dan Penutup
 Permulaan doa hendaklah mengandungi lafaz Bismillah dan puji-pujian serta selawat
ke atas Nabi Muhammad S.A.W.
 Doa seelok-eloknya didahului dengan bacaan dalam Bahasa Arab dan diikuti dengan
doa dalam bahasa-bahasa lain.
 Pada bahagian akhir doa seelok-eloknya mengandungi bacaan selawat dan Tahmid
dalam Bahasa Arab.

17.2.2 Isi Kandungan Doa
 Teks doa hendaklah mengandungi permohonan untuk keselamatan, kesejahteraan

umum dan diikuti dengan permohonan doa secara khusus sesuai dengan majlis
berkenaan.
 Isi kandungan doa juga boleh diterjemah dalam Bahasa Inggeris, Arab dan Bahasa-
bahasa lain, sesuai dengan hadirin dan majlis tersebut.
 Teks doa setiap perenggan sebaik-baiknya disebut nama nama Allah dan sifat-sifat
Allah sesuai dengan perkara yang dipohon.
 Teks doa tidak perlu menyebut perkataan-perkataan yang boleh menimbulkan
suasana tidak harmoni di kalangan masyarakat dan negara.

17.3 Masa Pembacaan Doa
 Masa berdoa bagi majlis rasmi atau separuh rasmi sebaik baiknya pada permulaan

majlis tersebut.
 Tempoh masa untuk membaca doa tidak melebihi 5 minit.

17.4 Tempat Majlis Berdoa
 Hendaklah di tempat perhimpunan yang bertujuan untuk kebaikan dan bersesuaian

dengan ajaran Islam.
 Tempat yang tidak mencemarkan kesucian agama Islam.

17.5 Tempat Pembaca Doa
 Penganjur hendaklah menyediakan tempat duduk yang sesuai untuk pembaca doa.
 Tempat bacaan doa hendaklah di atas pentas (jika ada pentas).

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 17

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

18. LATAR PENTAS / BACK DROP
Latar pentas atau backdrop bagi sesuatu
majlis hendaklah dalam Bahasa Melayu.
Latar pentas dalam Bahasa Inggeris atau
bahasa-bahasa lain boleh digunakan
sekiranya majlis tersebut bertaraf
antarabangsa. Darjah-darjah kebesaran
tetamu kehormat yang merasmikan sesuatu
majlis tidak perlu dicatitkan pada latar pentas.

19. SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Dalam majlis rasmi dan formal susunan
tempat duduk mesti mematuhi susunan
keutamaan yang diwartakan. Jika majlis
diadakan di negeri dan tetamunya pula
terdiri daripada tetamu persekutuan dan
negeri maka satu persetujuan hendaklah
dicapai antara Protokol Persekutuan dan
Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip
yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis
kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan
jamuan makan tetamu yang duduk di
pentas atau meja khas hendaklah
dihadkan.

19.1 Penentuan Susunan Tempat Duduk
 Bentuk-bentuk susunan tempat duduk.
 Susunan Keutamaan
 Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan. Kekananan

bermula dari kanan Tetamu Khas.
 Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut kekananan.
 Pentas utama – acara perasmian.
 Majlis jamuan rasmi
 Jumlah ganjil atau genap
 Hadkan 3, 5, 7 atau 4, 6, 8
 Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 18

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

 Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama sekali.
 Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat

19.2 Empat Prinsip Susunan

19.2.1 Prinsip Pertama- Susunan hendaklah mengikut keutamaan

 Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya

hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.

 Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan Tetamu

Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli.

 Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa

ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan)

19.2.2 Prinsip Kedua -Jumlah dif di pentas khas hendaklah terhad
 Jemputan seorang – jumlahnya angka ganjil 5, 7 dan 9.
 Jemputan dengan isteri – jumlahnya angka genap 6, 8, 10 dan 12

Prinsip ini diwujudkan untuk memberi penghormatan dan tumpuan kepada mereka
yang berkenaan/berkaitan sahaja

19.2.3 Prinsip Ketiga- Tuan rumah duduk di sebelah kanan tetamu kehormat atau
 Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput

bertanggungjawab menganjurkan sesuatu majlis atau upacara.

19.2.4 Prinsip Keempat - Isteri duduk di sebelah kiri suami
 Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput

bersama isteri.
 Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri

suami kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.
Kekananan Bagi Dua Orang

12

PENTAS 19

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL

Kekananan Bagi Tiga Orang 1 PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

3 2

PENTAS

Kekananan Bagi Empat Orang 2 4

31

PENTAS

Kekananan Bagi Empat Orang Dengan Isteri

31 2 4

PENTAS

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 20

Kekananan Bagi Lima Orang PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

421 35

PENTAS

Kekananan Bagi Enam Orang Dengan Isteri

531 246

PENTAS

20. PENTAS UCAP / ROSTRUM
Tiga buah pentas ucap atau "rostrum” perlu disediakan.
Pentas Ucap diletakkan di kiri dan kanan pentas untuk
ucapan Tetamu Kehormat dan sebuah lagi untuk tuan
rumah dan pemidato lain serta bacaan doa (jika ada).
Manakala pentas ucap juruacara diletakkan di tempat
khas yang sesuai berhampiran dengan pentas.
Jambangan bunga tidak diletakkan di atas pentas ucap
kerana ia boleh menghalang pemandangan mereka
yang berucap

21 BUKU PROGRAM
Buku Program merupakan salah satu dokumen yang menunjukkan sesuatu program itu telah
dilaksanakan. Ia hendaklah disimpan dan direkodkan oleh pihak penganjur. Ia juga
merupakan dokumen sejarah bagi sesuatu majlis rasmi yang dianjurkan oleh jabatan atau

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 21

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

organisasi. Bagaimanapun, tidak semua majlis memerlukan penyediaan buku program.
Adakalanya, risalah juga sudah memadai sebagai rujukan tetamu dalam majlis.

21.1 Panduan Umum Penyediaan Buku Program
21.1.1 Muka Hadapan
 Logo
 Nama program/aktiviti
 Tetamu kehormat
 Tarikh/masa
 Tempat
 Penganjur

21.1.2 Kandungan
 Kata Aluan Penaung /Penasihat/Tetamu Kehormat (jika ada)
 Kata Aluan Pengarah
 Kata Aluan Pengerusi Jawatankuasa Induk
 Penerangan/Maklumat/perkara yang ingin diketengahkan tentang program/

aktiviti/ majlis/anugerah
 Atur Cara Majlis
 Senarai jawatankuasa
 Penghargaan (jika perlu)
 Lain-lain

Nota:
Lirik Lagu Negaraku tidak perlu dimasukkan dalam Buku Program
Pastikan tulisan tidak terlalu kecil
Pastikan ejaan yang betul dan perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic)

Penyediaan buku program mestilah mengikut peraturan protokol terutamanya
susunan ucapan alu-aluan. Sebagai contoh, sekiranya majlis berkenaan dihadiri oleh tetamu
kehormat bertaraf Menteri atau Timbalan Menteri, maka susunan ucapan alu-aluan dalam
buku program ialah seperti berikut:

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 22

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Jika tetamu kehormat ialah Rektor, susunan ucapan alu-aluan dalam buku program ialah
seperti berikut:

 Ucapan / Kata Alu-aluan Rektor
 Ucapan / kata Alu-aluan Pengarah IPGK
 Ucapan / Kata Alu-aluan Pengerusi Jawatankuasa Penganjur

Semua maklumat dan kandungan yang dimasukkan dalam buku program mestilah
tepat dan ringkas. Sila semak ejaan secara berulang kali dan perlu memastikan penggunaan
bahasa yang betul dan tepat bagi mengelak sebarang kesilapan yang boleh menjejaskan imej
organisasi.

22. CENDERAMATA
Pemberian cenderamata kepada Tetamu Kehormat tidak digalakkan selaras dengan Surat
Pekeliling Am Bil. 7 Tahun 1984. Walau bagaimanapun sebagai tanda kenang-kenangan,
cenderamata yang tidak mahal harganya atau barang-barang yang dihasilkan sendiri oleh
penganjur atau universiti adalah dibenarkan.

Cenderamata boleh disampaikan dalam dua keadaan:
 penyampaian dalam majlis;
 penyampaian dalam bilik semasa acara minuman ringan sebelum atau selepas

majlis.

Jika penyampaian dibuat dalam majlis, ia
hendaklah diadakan pada akhir acara
misalnya selepas menyampaikan hadiah
atau sebelum berangkat ke bilik jamuan.
Penyampaian cenderamata hendaklah
dengan cara yang sopan. Cenderamata
hendaklah diletakkan di atas dulang
beralas. Pembawa dulang cenderamata
pula hendaklah berpakaian sesuai dan
cenderamata akan disampaikan oleh Tuan
Rumah.

Selain itu, produk hasil kreativiti pensyarah atau pelajar yang melambangkan keunikan
dan ketinggian ilmu amat digalakkan untuk ditonjolkan sebagai cenderamata kepada tetamu.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 23

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Buku atau hasil penerbitan yang sesuai juga boleh digunakan sebagai cenderamata kepada
tetamu kehormat.

23. PENGACARA MAJLIS
Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh
menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa
yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis. Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi
Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip
dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu
pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:

 MASA (anggaran)
 CUE (panduan bagi juruacara)
 ANN (teks pengumuman)
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk
kepada tahap atau taraf majlis yang
berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan
dua juruacara (seorang sebagai simpanan).
Teks juruacara hendaklah disediakan oleh
pihak penganjur.
24. PANGGILAN HORMAT
Penggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap orang-orang kenamaan
sebagai tanda penghormatan kepada kedudukan mereka. Amat mustahak bagi seorang
pengacara majlis mengetahui dan menggunakan panggilan hormat dan gelaran yang betul
mengikut protokol dalam sesuatu majlis yang dikendalikan. Rujuk Lampiran 3.

25. LAGU KEBANGSAAN
Lagu Negaraku dinyanyikan secara penuh (Full Version of National Anthem) dan Lagu
Negaraku juga hendaklah dinyanyikan satu suara bukan dipadu-suarakan. Lagu Negaraku
dinyanyikan sebelum memulakan acara sebagai penghayatan dan semangat kecintaan
kepada negara. Rujuk Lampiran 4.

26. SUSUNAN MEJA MAKAN
Terbahagi kepada 4:

 Susunan Meja Panjang
 Susunan Meja Bulat
 Susunan Meja Gabungan Meja Panjang dan Meja Bulat

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 24

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

 Susunan Meja Gabungan Meja Bulat dan Meja Panjang

26.1 Tiga Prinsip Susunan
26.1.1 Prinsip Pertama

Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya
setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah
dari Tuan Rumah

26.1.2 Prinsip Kedua
Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan keutamaan

26.1.3 Prinsip Ketiga
Wanita tidak duduk di hujung meja khas/DiRaja.

26.2 Prinsip Am Meja Jamuan
 Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan

sebaliknya sekiranya setaraf
 Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas
 Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang
 Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua

kerusi membelakangi tetamu utama

26.3 TATACARA ‘TAGGING’ MEJA UTAMA DAN MEJA-MEJA TETAMU
 Konsep 1 Meja (Berpasangan)

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 25

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

 Bagi Meja Utama, kerusi no.1 dan 2 adalah untuk tetamu kehormat yang hadir
bersama-sama isteri, di mana kerusi no.1 adalah untuk lelaki dan no.2 adalah
untuk wanita/isteri.

 Bagi kerusi no.3 dan 4 di meja utama, ia adalah untuk tuan rumah/penganjur
majlis, di mana kerusi no.3 adalah untuk lelaki dan no.4 adalah untuk
wanita/isteri.

 Bagi kerusi-kerusi yang lain di meja utama, ia adalah untuk VVIP yang hadir
berdasarkan kekananan dalam majlis tersebut, di mana kerusi no.5, 7 dan 9
adalah untuk lelaki dan kerusi no.6, 8 dan 10 adalah untuk wanita/isteri.

 Bagi meja 1 dan 2, kerusi no.1 dan 2, adalah untuk VIP yang paling kanan di
meja tersebut di mana kerusi no.1 adalah untuk lelaki dan no.2 adalah untuk
wanita/isteri.

 Konsep 2 Meja (Meja Lelaki Dan Meja Wanita/Pasangan)

 Bagi meja utama lelaki, kerusi no.1 adalah untuk tetamu kehormat dan isteri
tetamu kehormat duduk di meja utama wanita/isteri di kerusi no.1.

 Bagi kerusi no.2 di meja utama lelaki, adalah untuk tuan rumah/penganjur
majlis dan isteri tuan rumah duduk di meja utama wanita/isteri di kerusi no.2.

 Bagi kerusi-kerusi yang lain adalah untuk VVIP yang hadir berdasarkan
kekananan mereka dalam majlis tersebut dan masih dipisahkan antara lelaki
dan wanita/isteri dan disusun mengikut susunan nombor seperti di gambarajah
tersebut.

 Bagi meja 1 dan 2, kerusi no.1 adalah untuk VIP yang paling kanan dan isteri
duduk di meja 2 wanita/isteri.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 26

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

27. PERANAN PEGAWAI PROTOKOL
Pegawai Protokol (PP) ialah individu yang ditugaskan untuk menyelaras hal ehwal
pengurusan majlis di Kementerian / Jabatan / Agensi. Peranan Pegawai Protokol adalah untuk
memastikan perjalanan majlis berjalan dengan lancar dengan mengambil kira elemen-elemen
protokol dilaksanakan dengan sempurna

28. PENYAMBUT TETAMU
Jumlah penyambut tetamu yang digunakan adalah bergantung kepada jenis majlis dan juga
jumlah jemputan untuk sesuatu majlis. Penyambut tetamu memainkan peranan yang penting
dalam melancarkan perjalanan majlis dan mereka bertindak sebagai barisan hadapan yang
membawa imej organisasi semasa berlangsungnya sesuatu majlis. Antara tugas penyambut
tetamu ialah:

 menyambut ketibaan tetamu
 mengedarkan buku program
 mengiringi tetamu
 petunjuk tempat duduk
 membantu tetamu dalam pelbagai perkara semasa majlis berlangsung.

Bagi melaksanakan fungsinya dengan lebih berkesan, Penyambut Tetamu mestilah
mengetahui perkara-perkara asas seperti atur cara majlis, susunan tempat duduk, pintu
masuk, pintu keluar, tempat doktor untuk rawatan, kawasan yang diperuntukkan untuk
tetamu, tempat-tempat penting (tandas, tempat jamuan dan lain-lain), senarai tetamu yang
dijemput, senarai tetamu kenamaan dan juga memakai pakaian yang sesuai serta mudah
dikenali oleh tetamu.

Semua penyambut tetamu hendaklah tiba di tempat majlis satu jam sebelum tetamu
pertama tiba. Mereka perlu melaporkan diri kepada Ketua Penyambut Tetamu majlis tersebut
dan menyemak tempat duduk jemputan terutama tempat duduk tetamu kehormat. Semua
tetamu jemputan perlu disambut dengan hormat dan memberikan buku program majlis
berkenaan serta mengiringi mereka ke tempat duduk yang dikhaskan.

Salam hormat boleh diberi dengan senyuman atau memberi salam. Jika diterima
pertanyaan, jawablah dengan tertib dan sopan. Jika menghadapi kesulitan atau masalah
hendaklah segera rujuk perkara tersebut kepada penyelaras majlis.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 27

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

28.1 Panduan Bagi Penyambut Tetamu Dalam Majlis
 Maklumat
- Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan
sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.
 Atur cara Keraian Yang Berkenaan
- Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan
terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.
 Susunan Tempat Duduk
- Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya
senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang
 berkenaan.
- Kawasan Yang Diuntukkan
Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan
 baginya menyambut.
- Tempat- Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti
 tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.
- Senarai Tetamu Yang Dijemput
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang
 akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.
- Senarai Tetamu Khas
Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas
 yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.
- Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai
 mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan
- adalah tidak sesuai.
Cara Menyambut
 Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku atur cara jika
- ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat.
Mengenali Tetamu
 Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang
- disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.
Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu
dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 28

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua
tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan
untuknya.
 Pertanyaan dan Teguran
- Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada
teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan
diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu
atau memberi maklumat yang penyambut sendiri kurang pasti.
 Kesulitan
- Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada
Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui
Pegawai Bertugas pada masa itu.
 Senyum
- Penyambut tetamu hendaklah sentiasa senyum.

28.2 Bidang Tugas Penyambut Tetamu
 Perlulah mendapatkan senarai jemputan yang akan hadir di majlis
berkenaan.
 Semak senarai dengan teliti (nama, panggilan hormat, bilangan tempat
duduk, kehadiran jemputan seorang atau dengan pasangan)
 Tentukan semua nama dalam senarai ada tempat duduk dan betul bilangan
 nombor tempat duduk.
Jika tiada tempat duduk yang bernama iaitu duduk secara bebas maka
 bilangan
 Penyambut tetamu perlu mengenali tetamu yang akan hadir.
 Menyambut ketibaan tetamu.
Mengedarkan program kepada tetamu. Elakkan daripada meletakkan buku
 program di atas kerusi tetamu kerana ia melanggar amalan protokol yang
dianggap tidak hormat.
Mengiringi tetamu ke tempat duduk dan menunjukkan tempat duduk.

29. TUGAS PENGIRING
Cara mengajak tetamu ke tempat duduk adalah menggunakan panggilan hormatnya,
contoh:

 “Silakan, Tan Sri”
 “Silakan, Dato”

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 29

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

 “Silakan, Encik”
 “Silakan, Puan” dan sebagainya

Jika tidak diketahui akan panggilan hormatnya, bolehlah menggunakan panggilan
hormat “Encik”, “Puan”, “Cik” atau mana yang sesuai

29.1 Cara mengiring ke tempat duduk adalah seperti berikut:

Menunjukkan cara mengiring bagipengiring Menunjukkan pengiring berjalan di hadapan
yang berjalan di hadapan di sebelah kiri jika di sebelah kanan jika ia hendak membawa
ia hendak membawa tetamu ke kawasan tetamu ke kawasan sebelah kanan.
sebelah kiri.

Menunjukkan pengiring berjalan di hadapan Menunjukkan pengiring berjalan di hadapan

di sebelah kiri jika hendak membawa kedua di sebelah kanan jika hendak membawa

suami isteri ke kawasan kiri. kedua suami isteri ke kawasan kanan.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 30

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

30. GIMIK PERASMIAN
 Tentukan bentuk gimik perasmian

yang sesuai dengan majlis
 Perlu dimaklumkan kepada tetamu

kehormat.
Contoh: Paluan gong, pelepasan
belon, memotong reben, pancaran
laser atau bunga api.

31. BILIK MENUNGGU
 Perlu hadkan siapa yang perlu berada di dalam bilik menunggu.
Hidangan jamuan ringan / air mineral.
 Pemberi dan penerima “que” untuk tetamu kehormat bergerak masuk ke tempat
acara


32. SUSUNAN BENDERA
Sekiranya, sesuatu majlis rasmi melibatkan pengibaran bendera, maka susunan bendera
hendaklah mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Susunan bendera adalah mengikut
susunan keutamaan negeri dan susunan keutamaan negeri adalah mengikuti susunan
keutamaan Duli Yang Maha Mulia Raja dan Yang Terutama Yang DiPertua Negeri. Jika
berlaku pertukaran Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong atau Duli Yang Maha Mulia
Raja yang memerintah negeri atau Tuan Yang Terutama Negeri, maka susunan bendera juga
berubah. Pada masa ini, susunan keutamaan Negeri dan wilayah adalah seperti berikut:

a) Malaysia

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 31

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

b) Negeri Pahang
c) Negeri Terengganu
d) Negeri Perlis
e) Negeri Selangor

f) Negeri Sembilan 32

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

g) Negeri Johor

h) Negeri Perak 33
i) Negeri Kedah
j) Negeri Kelantan
k) Negeri Pulau Pinang

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

l) Negeri Melaka

m) Negeri Sabah

n) Negeri Sarawak

o) Wilayah Persekutuan Kuala
Lumpur

p) Wilayah Persekutuan Labuan

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 34

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

q) Wilayah Persekutuan Putrajaya

Catatan:
Sususnan bendera di atas adalah mengikut peruntukan di bawah Surat Pekeliling Am Bil. 3
Tahun 1994 yang digunapakai mulai 12 September 2017.

32.1 SUSUNAN DAN KEDUDUKAN BENDERA MALAYSIA APABILA DIKIBARKAN
Susunan dan kedudukan bendera adalah bergantung kepada di mana bendera-bendera
tersebut hendak dikibarkan atau dihamparkan. Susunan yang biasa dibuat ialah:-

SUSUNAN DI LUAR DAN DI DALAM BANGUNAN
Susunan Pada Hari Biasa dan Hari-Hari Kebesaran Persekutuan

Jika hanya dua bendera dikibarkan di
majlis peringkat Persekutuan yang
diadakan dalam negeri.

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis
peringkat Persekutuan yang diadakan
dalam negeri.

Susunan Pada Hari-Hari Kebesaran Negeri

Jika hanya dua bendera dikibarkan
pada majlis peringkat negeri di negeri
yang berkenaan.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 35

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis
peringkat negeri di negeri.

Susunan Apabila Mengibarkan Bendera Persekutuan Dengan Bendera Negeri-Negeri
Pengibaran Bendera Malaysia dan Negeri-Negeri Secara Sebaris

Bendera-bendera yang
dikibarkan cara sebaris dan
keutamaannya bermula dari
kiri ke kanan

Pengibaran Bendera
Malaysia dan Negeri-Negeri
Secara Sebaris dan
Kekanan Bermula Dari
Tengah-Tengah

Bendera-bendera yang
dikibarkan cara dibahagi dua
belah dan keutamaannya
bermual dari dalam

Di persidangan
antarabangsa bendera-
bendera hendaklah
dikibarkan atau disusun
mengikut dua cara
berdasarkan susunan abjad
nama negara-negara
berkenaan dan seperti yang
telah ditetapkan oleh
pertubuhan berkenaan jika
ada.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 36

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Susunan Bendera Di Atas
Meja

Susunan Di Gedung/Kedai/Rumah
Bila bendera Malaysia dipasangkan di rumah,
maka ia hendaklah dikibarkan pada tiang
yang dicondongkan ke arah jalanraya. Di
deretan gudang/kedai pula, jika dua bendera
dipasangkan di dalam Wilayah Persekutuan,
maka bendera Malaysia mestilah dikibarkan
di sebelah kiri dan bendera yang lagi satu
sebelah kanan pada tiang yang dicondongkan
ke arah jalan raya.

Susunan Dalam Keadaan Bersilang
Dalam keadaan bendera Malaysia
diletakkan bersilang, bendera Malaysia
hendaklah diletakkan di sebelah kiri dan
di atas bendera yang lain.

Jika bendera Malaysia diletakkan di dalam
satu kumpulan bendera negeri dan
bendera swasta, bendera Malaysia
hendaklah dikibarkan di tengah-tengah di
antara dua bendera dan tiangnya
diletakkan terkeatas dari bendera yang
lain. Bendera negeri diletakkan di sebelah
kiri manakala bendera swasta di sebelah
kanan.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 37

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Susunan Semasa Lawatan Negara/Rasmi
Adalah menjadi amalan biasa negara kita memberi kehormatan (courtesy) kepada pelawat
itu, maka bendera pelawat diberi keutamaan atas bendera Malaysia. Misalnya semasa
lawatan Paduka Yang Mulia Presiden Indonesia, susunan benderanya adalah seperti rajah
di bawah:

Susunan Dua Bendera Semasa Lawatan Negara
Susunan Bendera Khusus Bagi Acara Dalam Dewan/Bangunan/Stadium
Susunan Bendera
Semasa Seminar

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 38

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Susunan Bendera
Semasa Mesyuarat

Susunan Bendera
Semasa Majlis
Perundangan/
Perbincangan

Susunan Bendera
Semasa Majlis
Perundangan/Perbinca
ngan Dua Negara

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 39

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Susunan Bendera
Dalam Acara Sukan

Susunan Dalam PerarakanBendera Berkibar
Jika bendera diarak secara sebaris, bendera
Malaysia hendaklah mendahului bendera-
bendera lain.

Jika bendera diarak secara sederet bendera
Malaysia hendaklah diletakkan di tengah-
tengah di antara bendera-bendera tersebut
ataupun di tengah-tengah dan terkehadapan
sedikit dari bendera-bendera lain.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 40

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Bendera Terbentang
Jika bendera dibawa berarak secara terbentang, bahagian kepala bendera hendaklah
diusung mendahului perarakan sama seperti jika ianya dibawa dengan tiang bendera.

Susunan dan kedudukan pada dinding/tembok bangunan atau objek yang statik
Apabila bendera Malaysia dipamerkan atau
dilukis pada dinding, tembok bangunan atau
objek yang statik, bahagian Bulan Bintang
atau kepala bendera hendaklah terletak di
sebelah kiri, dipandang dari hadapan.

Apabila bendera Malaysia dibentangkan di
belakang tempat berucap, ia mestilah
dibentangkan terke atas dan di belakang
orang yang berucap.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 41

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Apabila dua atau lebih bendera dipamerkan

di dinding, keutamaan hendaklah diberikan

kepada bendera Malaysia. Susunannya

sama seperti susunan mengibarkan

bendera Malaysia dan negeri-negeri. Di

majlis-majlis sempena lawatan

negara/rasmi jika bendera negara pelawat

dan bendera Malaysia dipamerkan,

kedudukan bendera negara pelawat ialah di

sebelah kiri dan bendera Malaysia di

sebelah kanan dipandang dari hadapan.

Kedudukan Pengibaran Bendera Pada Hari-
Hari Biasa

Pada asasnya, peraturan menyusun bendera adalah mengikut prinsip susunan tempat
duduk sama ada bilangannya ganjil atau genap. Jika disusun dengan cara sebaris, ia
hendaklah bermula dari kiri ke kanan. Sekiranya bendera disusun bermula dari tengah,
susunan hendaklah berasaskan prinsip susunan tempat duduk, iaitu yang di tengah
merupakan yang terkanan sekali, manakala yang sebelah kanannya ialah kedua terkanan
dan sebelah kirinya pula yang ketiga terkanan.

33. RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis
ulangan atau kerap diadakan. Ia hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan.
Tujuan raptai adalah seperti berikut:

 Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawab
 Untuk menentukan urutan majlis
 Untuk menentukan jangka masa yang tepat
 Untuk memperbaiki kelemahan jika ada
 Untuk menyelaras acara
 Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 42

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

34. POST-MORTEM
Post-mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis.
Post-mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya
bagi majlis yang akan datang. Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang
terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang

35. PENGURUSAN MEDIA
Peranan media sangat penting dalam menghebahkan sebarang majlis/ acara sama ada di
peringkat kebangsaan atau antarabangsa. Antara perkara yang perlu diambil perhatian
dalam mengurus wakil media ialah:

 Memastikan hanya media yang berdaftar dengan Kementerian Komunikasi dan
Multimedia Malaysia sahaja yang dijemput.

 Menyediakan tempat pendaftaran wakil media
 Menyediakan meja khas/tempat duduk/tempat khas bagi memudahkan membuat

liputan
 Menyediakan tempat Sidang Media (Press Conference) yang sesuai tertakluk

kepada tetamu kehormat/penganjur
 Menghubungi atau mendapatkan pandangan Setiausaha Akhbar/Unit Komunikasi/

Kumpulan Komunikasi/Pegawai mengenai keperluan mengadakan Sidang Media;
 Menyediakan Pegawai bertugas untuk menjaga, menjelaskan,memberi

penerangan dan mengawal media.
 Menyediakan press kit.
 Pegawai yang bertugas menjaga media perlu mencatat isi penting yang tiada

dalam teks ucapan seseorang perasmi atau tetamu jemputan bagi tujuan
maklumat media;
 Memastikan Pegawai yang pakar mengenai maklumat yang diwar-warkan hadir
bersama-sama semasa Sidang Media terutamanya bagi maklumat yang lebih
mendalam dan statistic
 Penganjur hendaklah memastikan Petugas media mematuhi etika berpakaian dan
peraturan yang ditetapkan.

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 43

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

36. FOTOGRAFI
Gambar yang diambil perlu mematuhi kriteria di bawah.

 Jelas
 Sopan
 Menghormati tetamu kehormat;
 Menceritakan keadaan sebenar

(tidak mendatangkan kekeliruan);
 Mementingkan agenda utama (main

highlight); dan
 Tidak mengambil gambar di belakang

tabir atau persediaan urus setia
tanpa kebenaran (bukan tempat
majlis sebenar).

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 44

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

LAMPIRAN 1

KAD JEMPUTAN

Halaman pertama kad
jemputan

Halaman dua kad jemputan 45
Kad jawapan

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

LAMPIRAN 2

ATUR CARA PENTADBIRAN GEMA KEBANGSAAN 2016

DEWAN AMINUDDIN BAKI, IPG KAMPUS TUANKU BAINUN

Tarikh / Perkara Persediaan Tindakan
Masa
25/08/2016 Ketibaan YB Dato’ Pengawal keselamatan Pengawal
7.45pg Seri Mahdzir Khalid di memaklumkan ketibaan kepada Keselamatan
pintu gerbang EM Pasukan motor
IPGKTB Konvoi motor mengiringi sampai ke
simpang jalan masuk DAB

8.45pg Ketibaan di Pembuka pintu kenderaan siap Pengawal
9.00pg simpang jalan sedia Keselamatan
9.30pg masuk DAB (kenalpasti kedudukan YB dalam Rektor
kereta) Pengarah
Bilik Menunggu Penyambut Tetamu Utama/VIP IPGKTB
siap sedia utk sambutan KJ/Pengarah
Perarakan Masuk Ke Para KJ/KU/AJK Induk berbaris utk Program
Dewan bersalam dengan YB AJK Induk
Selepas bersalaman KJ/KU terus Pegawai Protokol
masuk ke dewan KJ/KU
Jurukamera
Pegawai Protokol mengiringi JK Jamuan
masuk ke Bilik Menunggu YB
Pengarah IPGKTB memberi KPPM
penerangan serba sedikit tentang Rektor
IPGKTB Pengarah
Pengarah projek/Peg Protokol IPGKTB
memberi taklimat atur cara majlis Pengarah Projek
Selesai taklimat diikuti Majlis Tanda Pegawai Protokol
Tangan Buku Pelawat JK Jamuan
Jurukamera
Welcome drinks siap sedia
Meja kecil untuk tanda tangan buku Floor Manager
pelawat Stage Manager
Floor Manager memberi isyarat Juruacara
kepada MC Pembawa Bunga
MC mengumumkan ketibaan Manggar
Muzik Gamelan dimainkan JK Jamuan
Pembawa bunga manggar Juruteknik PA
mengiringi YB dan dif jemputan System
sampai te tempat duduk Juruteknik
Sebaik sahaja YB dan VIP sampai Rakaman Lagu
di tempat duduk muzik gamelan Pemuzik
diberhentikan dan Gamelan
Lagu Negaraku dimainkan Pembantu Majlis
Lagu Negeri Pulau Pinang
Lagu Sehati Sejiwa dimainkan

Selesai nyanyian lagu patriotik,
buku program diedarkan kepada
YB dan VIP oleh pembantu majlis

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 46

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

9.40pg Bacaan doa Susunan tempat duduk VVIP MC
9.50pg 1. YB Ustaz Subki bin
Ucapan Alu-aluan 2. Pengarah KTB (Tuan Mohamad
11.00pg Rumah) MC
Persembahan 3. KPPM Dr. Sazali
Tayangan Video 4. Rektor Pembantu Majlis
Persembahan Alat 5. Timbalan Pengarah
Muzik Tradisional
Lakonan Rostrum bersih
Majlis Penyampaian Mikrofon di atas pentas berfungsi
Hadiah Teks Ucapan Pengarah dan YB
Ucapan Perasmian Air Mineral dan gelas serta kacang
siap sedia di atas meja kecil
VVIP/VIP dan juga Rostrum

MC mempersilakan Al Fadhil Ustaz
Subki bin Mohamad memimpin
bacaan doa.
Selesai bacaan doa MC
mempersilakan DR. Sazali bin
Yusoff menyampaikan ucapan alu-
aluan.
Pembantu majlis mengiringi sampai
ke tangga pentas

Pastikan satu salinan teks ucapan
Pengarah atas rostrum.

Pembantu majllis membuka tudung JK Persembahan

air mineral YB dan VIP Pembantu Majlis

MC mempersilakan ? mengiring ? Stage Manger
untuk menyampaikan hadiah JK Hadiah
Pembawa dulang
MC mempersilakan YB untuk
ucapan perasmian penutupan
Gema Kebangsaan 2016 serta
Gimik Pelancaran Buku Penulisan
Ilmiah

Pegawai Protokol/Pembantu Majlis
akan mengiringi YB sampai ke
rostrum

Pegawai Protokol/Pembantu Majlis
menemani YB sementara VIP2
naik ke atas pentas.

Selesai ucapan, MC meminta YB
terus berada di atas pentas untuk
acara gimik pelancaran

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 47

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

12.00 th Gimik Pelancaran MC mempersilakan Pengarah JK Gimik
Buku IPGKTB mengiringi KPPM dan JK Persembahan
Rektor naik ke atas bersama-sama
Penyampaian ke atas pentas bagi pelancaran JK Hadiah dan
Cenderamata buku. Cenderamata
Finale Kebangsaan MC mempersilakan Pengarah 2 orang
IPGKTB untuk menyampaikan Pembawa Dulang
Perarakan Keluar cenderamata kepada YB Juruteknik
dewan dan majlis Rakaman lagu
Sidang Media MC menjemput dif-dif jemputan ke Pemuzik
atas pentas untuk sama-sama Stage Manager
menyanyi lagu-lagu patriotik Pembantu Majlis
Pembantu Majlis megedarkan
bendera-bendera kepada dif-dif JK Media
jemputan Pegawai Protokol
Juruteknik rakaman lagu Media
memainkan lagu.
MC mengumumkan perarakan
keluar dewan oleh YB dan dif
jemputan
Pegawai Protokol mengiringi YB
dan dif jemputan ke Bilik
Menunggu.

Susunan tempat duduk YB
Ruang untuk Media KPPM
Press Kids ( Diserahkan sebaik Rektor
sahaja wakil media hadir ke Pengarah KTB
dewan) Pengarah Projek
Pegawai Protokol

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 48

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI

LAMPIRAN 3

PENGGILAN HORMAT

UNIT PERHUBUNGAN DAN PROTOKOL 49